E-plikt för kommuner och myndigheter Detta är en guide från
Introduktion Kommuner och myndigheter, både statliga och kommunala myndigheter, är enligt lag tvungna att leverera analogt och elektroniskt material till Kungliga biblioteket för att bevaras till eftervärlden, så kallad e-plikt. I den här guiden kommer vi ta upp vilket sorts material som ska levereras, och hur. Välkommen ombord, nu kör vi!
Vad ska levereras? Generellt kan man säga att ni ska leverera egentliga myndighets- publikationer som riktar sig till allmänheten. För att underlätta för de som har leveransplikt ska det vara lätt för myndigheten att leverera. Det innebär att man bara behöver leverera publikationer som är en avgränsad enhet, vilket oftast innebär en fil, en tidning, eller en broschyr. Att det sen blir komplicerat att reda ut vad som är en enhet och inte är en annan fråga. Webbplatsen i sig är inte leveranspliktig, men materialet på webbplatsen kan vara det. Längre fram kommer vi gå igenom vad som gäller för webbplatser. Ni ska leverera: Rapporter Broschyrer Årsredovisningar Tidskrifter Filmer Artiklar Informations- och utbildningsmaterial Vägledningar (till exempel bedömningskriterier för kvalitet inom omsorg)
Ni behöver inte redovisa: Inbjudningar till konferenser och liknande Konferensprogram Presentationer från konferenser, till exempel filmklipp och powerpointpresentationer Pressmeddelanden Platsannonser Nyhetsnotiser Kalendarier Blanketter Förvaltningsärenden Budget Yttranden över motioner och medborgarförslag Arkivhandlingar såsom Beslut Remissvar Interna utredningar Protokoll och beslut i nämnder Plankartor Arkitektritningar Sådant som finns i det offentliga rättsinformationssystemet Författningssamlingar Förarbeten Rättspraxis Interna arbetsdokument till exempel Projektförberedelser Underlag Konsekvensanalyser Delredovisningar Publikationer med komplex struktur
Det innebär att rapporter inte behöver redovisas, om det rör sig om interna rapporter. Är det slutrapporter med allmänheten som målgrupp behöver de redovisas. En tumregel kan vara att vägen till målet med alla dess dokument inte behöver redovisas, men när allt är klart ska målet, slutrapporten, redovisas. Med komplex struktur menas att exempelvis text, bilder och filmklipp är integrerade till en helhet. Om text eller filmklipp däremot kan stå för sig själva ska dessa levereras var för sig. Det här är framför allt aktuellt när det gäller webbplatser, och vi kommer därför återkomma till frågan när vi kommer till hur ni levererar webbplatser. Speciellt för kommuner För kommuner är det främst nämndernas material som kan vara leveranspliktigt. Kommunfullmäktige är inte en kommunal myndighet och räknas inte som e-pliktsleverantör. Inte heller kommunala bolag räknas hit, om de inte har en yrkesmässig utgivning (exempelvis en kommunal tidning eller bokförlag). Förutom det som gäller generellt behöver ni även leverera kommunens reglementen för nämnderna den lokala ordningsstadgan Speciellt för lärosäten Lärosäten ska leverera material som vänder sig till allmänheten, men inte material som vänder sig till befintliga studenter, tidigare studenter eller anställda. Lärosäten ska leverera Informationsmaterial till blivande eller potentiella studenter (allmänheten) Artiklar och avhandlingar Rapporter Årsredovisningar Så kallade Open Educational Resources, till exempel instruktions- eller undervisningsfilmer, öppet åtkomligt för alla
Lärosäten ska inte leverera Forskares arbetsdokument till exempel interna instruktioner vägledningar arbetsdokument dokument med anställda Dokument till redan inskrivna studenter till exempel inspelade seminarier och föreläsningar eller flippade klassrum arbetsdokument som instruktioner och betygskriterier dokument till alumner dokument på interna nätverk till exempel veckobrev och matsedlar
Leveransplikt av webbplatser Mycket av innehållet på din webbplats är leveranspliktigt, men inte allt. Om det ska levereras eller inte beror på vad den innehåller och hur komplex sidan är. Komplex struktur Om sidan kan levereras som ren HTML-sida är den leveranspliktig. Med rena HTML-sidor avses en HTML-fil som helt i sig själv utgör en hel myndighetspublikation. Däremot så behöver sidan inte visas enbart med HTML, den kan innehåll länkar eller referenser till CSS och javascript. Komplexa sidor är inte leveranspliktiga. En komplex sida är en sida som inte bara är text, utan även betydelsebärande, inbäddade delar som bild och film. Det innebär att samma sorts innehåll som fanns på HTML-sidan som ska levereras, inte behöver levereras om sidan även har bilder, filmer och diagram inbäddade. Nu har ju nästan alla sidor bild på webben. Därför ska man leverera ändå om bilden är av mindre betydelse. Men då levererar man innehållet levereras utan bild. Bild av mindre betydelse kan till exempel vara dekorationsbilder eller bilder på kontaktpersoner.
Däremot kan det vara så att filmerna eller bilderna som du visar på sidan är leveranspliktig, även om inte själva sidan är det. Se mer under Film, podd och inbäddat material. Artikelsidor och informationssidor Många sidor på webben är sidor som berättar om hur man gör något, till exempel hur man söker bygglov, var man hittar mer information om skolval och liknande. Sådana sidor är inte leveranspliktiga. En del informationssidor kan innehålla delar med innehåll som är leveranspliktigt. Leverera då hela sidan. Nya versioner av sidor och publikationer Om du har uppdaterat en publikation till en ny version ska den nya versionen levereras. Det kan exempelvis vara tillägg i texten eller felaktigheter som har rättats till. Däremot räknas inte en rapport som ges ut på nytt som en version, till exempel en årsredovisning. För varje nytt årtal ska den laddas upp som en ny publikation, inte som en version av föregående års. Nya versioner levereras som en ny version av levererat material i din lista med tidigare leveranser, inte som en ny leverans. Sociala medier Det mesta innehållet på sociala medier är inte leveranspliktigt, eftersom den typ av inlägg som de flesta lägger ut inte är något av de ovan uppräknade sakerna. Facebookuppdateringar och Twitter-inlägg till exempel, publiceras fortlöpande och räknas därför inte som av avslutad och permanent karaktär. Dessutom tappar innehållet ofta sin betydelse när det lyfts ur sitt sammanhang. De räknas därmed inte som egentliga myndighetspublikationer. Exempel på inlägg som inte är leveranspliktiga Kundtjänstärenden Inlägg med syfte att göra reklam för kommunen, en tjänst eller ett event
Skulle ni däremot välja att publicera innehåll som uppfyller leveranskraven enbart på era sociala medieplattformar så är det leveranspliktigt. Det kan till exempel vara om ni väljer att publicera en rapport eller årsredovisning endast på Facebook. Interaktivt material Databaser och interaktivt material som inte visas på samma sätt vid varje visning eller kräver programkod för att visas är inte leveranspliktigt. Om det interaktiva materialet går att ladda ner som en fil (till exempel pdf) är det dock leveranspliktigt. Filmer, poddar och inbäddat material Filmer, poddar och inbäddat material är leveranspliktiga om de innehållet är leveranspliktigt och om det är ni som har tagit fram materialet, alternativt ni som betalat för det. Till exempel om ni har en informationsfilm på er webbplats som ni själva har gjort eller köpt ska den levereras, men om ni har tagit en film som någon annan har gjort från Youtube ska den inte levereras. Nyhetsbrev Nyhetsbrev som vänder sig till allmänheten är leveranspliktigt. Undantaget är om det har komplex struktur, det vill säga att text, bilder och filmklipp är integrerade till en enhet. Gäller detta är nyhetsbrevet inte leveranspliktigt. Men om ni skulle ha nyhetsbrevet, med text och bild, som PDF blir det leveranspliktigt. Det blir även leveranspliktigt om det finns tillgängligt som HTML utan komplex struktur på en webbplats. Webbutbildningar Webbutbildningar som består av en kombination av text, ljud, bild och video räknas som komplex struktur och ska inte levereras. Har ni däremot webbutbildningar med bara text som vänder sig till allmänheten ska de levereras.
Appar Appar i sig är inte leveranspliktiga. Innehållet kan däremot vara det om det uppfyller kraven för leveransplikt, se avsnitten Vad ska levereras och komplex struktur. Publikationer Om ni har digitaliserat era egna tryckta publikationer och publicerat dem på webben omfattas även den digitala versionen av e-plikt. Det gäller oavsett om publikationen är skyddad av upphovsrätt eller inte. Om det däremot är någon annan än ni som har tagit fram den ursprungliga publikationen så omfattas inte den digitaliserade utgåvan av leveransplikt. Bloggar Bloggar i sig är inte leveranspliktiga. Innehållet kan däremot vara det om det uppfyller kraven för leveransplikt. Om du publicerar leveranspliktigt innehåll enbart på bloggen så ska du leverera det. Blogginnehåll som inte behöver levereras Innehåll med syfte för att öka insynen i verksamheten ( Bakom kulisserna på Kungliga biblioteket ) Innehåll i syfte att sprida kunskap om myndighetens kunskaps- område, där innehållet bygger på levererade rapporter, utredningar eller liknande. Personuppgifter och GDPR En del av det innehåll ni måste leverera kan innehålla personuppgifter där personen ifråga inte har gett sitt tillstånd till att ni lämnar vidare hens uppgifter. KB hänvisar i det här fallet till artikel 61 c Dataskyddsförordningen. Artikeln säger som säger att behandling av personuppgifter får ske utan den registrerades samtycke om behandlingen är nödvändig för att den registeransvarige ska kunna uppfylla lagen. E-plikten följer av lag och ni kan därför lämna vidare personuppgifter utan samtycke.
Registrera dig som leverantör När du vet vilket material du ska leverera är det dags att registrera dig som leverantör. Du registrerar dig på kb.se. Där kan du också ansöka om att få leverera elektroniskt material över nätverk. Enligt lagen ska man leverera i fysisk form, men KB rekommenderar webbuppladdning. Därför måste du registrera dig för webbuppladdning. Du måste leverera ditt material inom tre månader från att det har tillgängliggjorts för allmänheten. Du kan leverera via webb- uppladdning, RSS och FTP. Leveranssätt Det finns flera sätt att leverera till KB. För myndigheter och kommuner är det tre sätt som kan vara aktuella: Webbuppladdning RSS-flöde FTG Webbuppladdning Webbuppladdning sker i en portal där du laddar upp dina filer och anger metadata i samma gränssnitt. Detta sätt passar för leverantörer som inte ska leverera så mycket material eller som inte har möjlighet till teknisk anpassning. + Enkelt att komma igång. När du fått dina användaruppgifter är det bara att sätta igång. Hjälptexter i gränssnittet hjälper dig genom hela processen. Kräver manuellt arbete med att ladda upp filer vid varje leverans.
RSS-flöde Med RSS-flöde automatiserar du dina leveranser genom att sätta upp ett RSS-flöde enligt KB:s specifikation. KB läser då av ditt flöde en gång i timmen. Detta sätt passar leverantörer som redan använder RSS och publicerar många och små publikationer i ett flöde. + Automatiserat flöde Förutsätter att ni implementerar KB:s RSS-specifikation. FTG FTG innebär att du paketerar dina filer som FGS eller DDEX och skickar via FTP-tjänst. Detta sätt passar leverantörer som publicerar många och små publikationer i ett flöde eller har stora filer. + Automatiserbart flöde + Möjligt att leverera stora filer. Kräver en lösning hos er som kan paketera och skicka upp filer och metadata till KB utifrån fastslagna specifikationer. För att se detaljer om vad som gäller för just ditt sätt att leverera, se KB:s sida med teknisk information för leverans. https://www.kb.se/insamling-och-pliktleverans/teknisk-information-for-leverans-av-e-plikt.html Stöd för leverans i CMS Vissa CMS, till exempel SiteVison, har stöd för e-pliktsleverans. Hör med din leverantör av CMS vilka möjligheter som finns för ditt CMS. Men inget CMS kan automatisera leveransen helt. Det krävs fortfarande viss manuell handpåläggning för att avgöra vilket innehåll som ska levereras och ej.
Vi hjälper dig att lyckas med din digitala närvaro. På riktigt. Vi på 7minds är experter på att titta på helheten runt din digitala närvaro. Om du är beredd att lyfta på alla stenar för att få en bättre helhet där teknik och innehåll hänger ihop med processer och arbetssätt har du hittat rätt. Vi hjälper dig att tänka på alla delar som krävs för att du långsiktigt ska lyckas. www.7minds.se