PM Införande av Ladok3

PM Införande av Ladok3

Dnr UmU: 600-1955-12 Sida 2 av 21 Innehåll INFÖRANDE AV LADOK3... 1 INNEHÅLL... 2 1 INLEDNING... 3 1.1 AVGRÄNSNINGAR... 3 1.2 ANSVAR... 3 1.3 MER INFORMATION OCH REFERENSER... 4 2 SAMMANFATTNING AV GENOMFÖRANDET... 5 2.1 BACKA IN PREPARERAD... 5 2.2 SYSTEMLEVERANSER OCH MILJÖER... 5 2.3 PLANERADE LEVERANSER... 6 2.4 UTFASNING AV DAGENS LADOK... 7 2.5 ÖVERSIKTLIG TIDSPLAN... 7 2.6 STYRKOR OCH SVAGHETER MED VALD METOD OCH LEVERANSUPPDELNING... 8 3 INFÖRANDESTEG... 9 3.1 INFÖRANDESTEG 1: ÅRSREDOVISNING... 9 3.2 INFÖRANDESTEG 2: KOMPLETT UPPFÖLJNING... 10 3.3 INFÖRANDESTEG 3: STUDIEDELTAGANDE, RESULTAT OCH EXAMEN... 10 3.4 INFÖRANDESTEG 4: SLUTLEVERANS... 12 4 GENOMFÖRANDE... 13 4.1 HUVUDAKTIVITETER... 13 4.2 LÄROSÄTETS FÖRBEREDANDE ARBETE... 13 4.3 AKTIVITETER I MIGRERINGS- OCH INTEGRATIONSTESTMILJÖN... 15 4.4 AKTIVITETER I ACCEPTANSTESTMILJÖN... 16 4.5 PRODUKTIONSSÄTTNING... 17 4.2 KATASTROFPLAN... 18 4.6 SUPPORT... 18 4.7 UTBILDNING... 18 5 TIDSPLAN... 19 6 ORD- OCH BEGREPPSLISTA... 20 7 REFERENSFÖRTECKNING... 21 Bilaga 1: Riskanalys införande av Ladok3

Dnr UmU: 600-1955-12 Sida 3 av 21 1 Inledning Denna promemoria beskriver Ladok3-projektets förslag till metod för migrering från nuvarande Ladok till nästa systemgeneration av Ladok. Promemorians primära målgrupp är systemägare, IT-chefer, Ladokansvariga, och beslutsfattare inom lärosätets ledning, samt utsedda lokala projektledare, inom de lärosäten som ingår i Ladokkonsortiet. Utöver en övergripande beskrivning av metoden, de fördelar och risker som Ladok3- projektet identifierat i detta, beskrivs: Planerade införandesteg och huvudsaklig omfattning i respektive steg Testmiljöer och tekniska hjälpmedel som kommer att tillhandahållas lärosätena Den support som kommer att ges till lärosätena På vilket sätt projektet kommer att hjälpa lärosätena med utbildning av användare och lokala utvecklare Slutligen presenteras en översiktlig tidsplan för tillgängliggörandet av de olika miljöer som projektet planerar att leverera. 1.1 Avgränsningar Avsikten med promemorian är att ge lärosätena en övergripande förståelse för Ladok3- projekts planer inför det kommande införandet av en ny systemgeneration. Av denna anledning beskrivs inte Ladok3-interna projektaktiviteter eller beskrivning av projektets interna organisation och samarbetsformer. Inte heller beskrivs den information som krävs för styrgruppens formella beslut om genomförande (BP3-beslut). Promemorian är inte på den nivå som krävs för lärosätenas detaljplanering av de interna projekten och kommer därför att kompletteras i en första version av en leveransplan månadsskiftet oktober/november 2012. Planen tas fram gemensamt av Ladok3 och projektet för förnyad förvaltning. Leveransplanen är central för det kommande arbetet och avser tydliggöra ansvaret mellan leverantörerna Ladok3/Förnyad förvaltning och lärosätenas interna projekt. Den kommer att innehålla beskrivningar av samtliga de leveranser och tjänster som kommer att göras tillgängliga för lärosätenas interna projekt. Beskrivningarna kommer, utöver leveranserna/tjänsterna, även omfatta deras syfte, leveransmottagare, planerad leveranstidpunkt samt vilket av projekten Ladok3 resp. Förnyad förvaltning som är leveransansvarig. Aktiviteter gentemot andra parter än lärosäten 1 som berörs av systembytet kommer att beskrivas i ett separat material för målgruppen. 1.2 Ansvar Varje enskilt lärosäte ansvarar för det lokala införandet av den nya systemversionen av Ladok. I dokumentet har förutsatts att lärosätena kommer att starta upp egna projekt för samordning av de lokala aktiviteter som krävs i och med systembytet. Ladok3-projektet kommer att utveckla det gemensamma systemet och de verktyg som krävs för en rationell 1 Exempel på andra parter som inte behandlas i detta dokument är - SCB, CSN, NyA, Navet och Spar

Dnr UmU: 600-1955-12 Sida 4 av 21 överföring av befintlig information från nuvarande till det nya systemet. Ladok3-projektet ansvarar även för att bygga upp gemensamma resurser för support och utbildning i samband med systembytet. Det beskrivna arbetet förutsätts i dokumentet genomföras som en del av Ladok3- projektet. Det kan dock lika väl genomföras inom ramen för andra projekt initierade av Ladokkonsortiet, exempelvis projektet Förnyad förvaltning. Projektet Förnyad förvaltning, som initierades under våren 2012, syftar till att omdana dagens förvaltningsorganisation så att den kan ta emot och förvalta Ladok3. Gränsdragningen mellan Ladok3-projektet och den nya förvaltningen är ännu inte definierad och det ansvar som tillskrivs Ladok3-projektet i detta dokument kan således förändras. Dessa eventuella förändringar ska inte innebära konsekvenser för lärosätena då de kommer att hanteras som en konsortieintern fråga. 1.3 Mer information och referenser Under våren 2012 dokumenterades Ladok3-projektets arbete kring införandet inklusive informationsmigrering i en promemoria, [Ref 1]. Promemorian skickades ut till samtliga lärosäten den 27 april, med syftet att få återkoppling på dokumentets innehåll. De synpunkter som inkom till projektet ligger till grund för detta dokument, tillsammans med en mer detaljerad utvecklingsplan som arbetats fram inom projektet parallellt med att lärosätena läst och återkopplat. En mer omfattande bakgrund av projektets kartläggning och analys av migreringsmetoder, återfinns i dokumentet Översiktlig migreringsplan för Ladok3 [Ref 2]. Dokumentet ger bakgrunden till projektets val av metod. För en tydligare beskrivning av systemlösningen och utvecklingen av Ladok3 hänvisas till Ladok3 Nationellt system [Ref. 3] Läsaren av detta dokument bör också ha tagit del av dokumentet Ladok3 - nästa generations studieadministrativa system [Ref. 4] med bilagor som remitterades till samtliga konsortiemedlemmar och övriga utpekade organisationer i december 2011.

Dnr UmU: 600-1955-12 Sida 5 av 21 2 Sammanfattning av genomförandet Syftet med detta kapitel är att ge läsaren en översiktlig förståelse för projektets plan för införandet, samt att introducera de begrepp som används senare i dokumentet. Kapitlet beskriver - på en övergripande nivå - den föreslagna metoden, de systemmiljöer som kommer att göras tillgängliga för lärosätena, samt funktionellt innehåll i de planerade införandestegen. 2.1 Backa in preparerad Ladok3-projektet planerar att Ladok3 införs stegvis enligt en metod som benämns backa in preparerad. Backa in preparerad innebär i korthet att införandet av den nya systemgenerationen, här kallad Ladok3, sker stegvis i en ordning som relativt den studieadministrativa processen är baklänges. Konkret innebär detta att det nya stödet för årsredovisning införs först medan stöd för studieregistrering kommer i och med senare införandesteg. Ordet preparerad i metodnamnet kommer av att Ladok3 i sin helhet kommer vara i det närmaste komplett då de första delarna av systemet tas i produktion. Metoden möjliggör en kontinuerlig avstämning mot informationen i lärosätenas nuvarande Ladokdatabaser allt eftersom utvecklingen fortgår och att ett helhetsgrepp på data och lokala integrationer kan tas innan produktionssättning. Valet av riktning grundas dels på en ambition att minimera mängden av förändringar av det befintliga Ladok, dels på ansatsen att Ladok3 kommer att innehålla både ny och förändrad information som inte kan hanteras av nuvarande systemgeneration. Den valda metoden innebär att komplexiteten i synkroniseringen av information mellan nuvarande och nytt system i hög grad kan reduceras. Den valda införandeordningen innebär att funktionalitet och information i befintligt Ladok inte kommer vara beroende av den nya funktionaliteten och informationen i Ladok3. 2.2 Systemleveranser och miljöer Före införande av Ladok3 i produktionsmiljö sker ett flertal systemleveranser till en miljö för migrerings- och integrationstest (MIT-miljön), se figur 2 och avsnitt 4.2. Migreringsoch integrationstestmiljön innehåller successivt mer och mer av Ladok3 allt eftersom utvecklingen framskrider. Antalet systemleveranser kommer att vara betydligt fler än leveranserna till produktionsmiljön. I MIT-miljön får lärosätena möjlighet att verifiera den lokala integrationen med Ladok3 samt att genomföra tester i en produktionslik miljö med eget testdata. Där kontrolleras också att informationsmigreringen inneburit att data förts över korrekt till Ladok3 och vilken eventuell kompletterande registervård som krävs för att så ska ske. Testerna i MIT-miljön kommer också bidra till vital information för utvecklingen av den konverterare som används för informationsöverföring från befintligt Ladok till Ladok3. Före införande i produktionsmiljö används en acceptanstestmiljö (se figur 2 och avsnitt 4.3) där Ladokkonsortiets förvaltning och lärosätena slutgiltigt accepterar det kommande införandesteget, med hänsyn tagen till överförd data och lokala integrationer. Därefter kan införandesteget produktionssättas i produktionsmiljö.

Dnr UmU: 600-1955-12 Sida 6 av 21 Figur 1: Översiktlig plan för leveranser till olika miljöer 2.3 Planerade leveranser Projektet planerar att införa Ladok3 i fyra steg. Införandestegen omfattar funktionalitet enligt figur 2. Figur 2: Driftsättningsordning för Ladok3 i produktionsmiljö. Lärosätena får genom uppdelningen möjlighet att verifiera skarpt data mellan nuvarande och den nya systemgenerationen genom att årsredovisningen (och senare även uppföljningen) finns tillgänglig under en längre period i båda systemen. Eventuella problem kan åtgärdas utan större inverkan på övriga delar, som inte produktsatts ännu.

Dnr UmU: 600-1955-12 Sida 7 av 21 Uppdelningen minimerar antalet slutanvändare som behöver arbeta parallellt i både dagens Ladok och Ladok3 samtidigt. Den stora gruppen användare kommer att byta system i samband med införandesteg 3 (Examen, Resultat och Studiedeltagande). En konsekvens av uppdelningen är att vissa centrala resurser på lärosätena kan få en hög belastning inför införandesteg 3 då stora delar i verksamheten påverkas. Detta uppvägs av tekniska fördelar med att hålla ihop dessa delar i införandesteg 3 samt av att den stora delen slutanvändare bara behöver arbeta i ett system samtidigt. 2.4 Utfasning av dagens Ladok Vid varje produktionssättning tillförs ny funktionalitet och skarp data överförs från nuvarande Ladok till Ladok3. Utfasning av det gamla Ladok sker genom att åtkomsten till funktioner stegvis stängs av på lärosätet allteftersom användarna istället får tillgång till det nya systemstödet. Införandesteg 1 och 2 innehåller inte några funktioner som ger möjlighet att tillföra ny information i det nya systemet. Eftersom det endast finns utdatafunktionalitet vid dessa tillfällen kan varje lärosäte själva välja vilket system man vill arbeta i. Det är viktigt att användandet av ny funktionalitet kommer igång så fort som möjligt hos lärosätena så att Ladok3-projektet kan få viktig feedback som används till att säkerställa kvaliteten på systemet. 2.5 Översiktlig tidsplan Migrerings- och integrationstestmiljön planeras att finnas på plats under våren 2013. De fyra driftsättningarna i produktionsmiljö planeras pågå från oktober 2015 till november 2017, det vill säga under cirka ett och ett halvt års tid. Det illustreras i figur 3 av pilen som benämns Införandesteg i produktionsmiljö. De aktiviteter som lärosätet kan påbörja redan innan systemleveranser från Ladok3-projektet är i figuren benämnda Planering & uppstart av migreringsarbetet. Figur 3: Övergripande tidsplan (se förklaring högst upp i figuren)

Dnr UmU: 600-1955-12 Sida 8 av 21 2.6 Styrkor och svagheter med vald metod och leveransuppdelning Metoden och den funktionella uppdelningen mellan leveranserna är vald främst utifrån resultatet av analysen i förarbetet till detta PM. Den pekade ut metoden såsom den minst riskfyllda för både lärosätena och Ladok3-projektet. De främsta styrkorna med metoden backa in preparerad är att: Metoden innebär envägssynkronisering av data från befintligt Ladok till Ladok3 vilket är betydligt enklare att hantera än en dubbelriktad synkronisering De risker och arbetsbelastningar som förknippas med driftsättning i produktionsmiljö fördelas över fyra driftsättningar Risken för att driftsatt funktionalitet ändras och därmed påverkar kvarstående leveranser blir mindre då systemet till stora delar är färdigutvecklat då produktionssättningarna påbörjas Den uppdelning som gjorts av leveranserna ger större valfrihet till lärosätena: De första två leveranserna består enbart av utdata vilket gör att lärosätena har större valfrihet över tidpunkten för driftsättning till produktion. Önskar ett lärosäte ha en mer koncentrerad produktionssättning kan de välja att senarelägga införande av de första leveranserna Svårigheter med metoden: Eftersom produktionssättningarna inte sker löpande utan i fyra större steg fördröjs verksamhetens respons på den nya funktionaliteten vilket kompenseras med ett användardeltagande i utvecklingen och test Då större delen av det nya systemet färdigställs innan en första produktionssättning kommer det att dröja innan ny funktionalitet kommer lärosätena tillgodo Uppdelningen i fyra leveranssteg innebär att lärosätena kommer att ha parallella system under migreringsperioden samt lokala system kan behöva kopplas mot båda. En kartläggning av identifierade risker vid införandet, inklusive förslag på hantering av dessa, återfinns i bilaga 1.

Dnr UmU: 600-1955-12 Sida 9 av 21 3 Införandesteg Detta avsnitt beskriver övergripande det funktionella innehållet i respektive införandesteg. Ett stegvist införande och fördelningen av funktioner mellan införandestegen har påverkan på såväl slutanvändarna i verksamheten som för lärosätenas IT-organisationer. Kapitlet beskriver båda perspektiven och de konsekvenser som valda införandesteg innebär. 3.1 Införandesteg 1: Årsredovisning Figur 4: Införandesteg 1- Årsredovisning 3.1.1 Innehåll Införandesteg 1 innebär att funktionalitet för att skapa rapporter och underlag för årsredovisning tillgängliggörs via uppföljningstjänsten i Ladok3. 3.1.2 Verksamhet Införandesteg 1 kan ses som en funktionellt liten leverans ur ett verksamhetsperspektiv genom att den påverkar/belastar en liten del av organisationen. Införandesteget påverkar inte befintligt Ladok som kan fortsätta användas som vanligt. Eftersom bearbetningen av data för årsredovisningen i Ladok3 baseras på information från befintligt Ladok är risken liten för eventuella problem som kan uppkomma för verksamheten. Verksamheten är inte beroende av innehållet i införandesteget men får möjlighet att tillgodogöra sig och utvärdera den nya funktionaliteten i leveransen. I och med att Ladok3 i detta införandesteg endast ska användas för hantering av utdata, ställer det inga krav på nedsläckning av motsvarande funktionalitet i dagens Ladok. Det är naturligtvis ändå möjligt att göra det. I och med att årsredovisningen är tillgänglig i båda systemen kan man på lärosätet verifiera att resultatet blir lika i de båda systemgenerationerna. 3.1.3 IT Ur ett systemutvecklingsperspektiv är införandesteg 1 en stor leverans med stora delar av systemet utvecklade innan driftsättningarna kan påbörjas. Orsaken till detta är att vi vid informationsöverföringen använder stora delar av de nya tjänsterna i Ladok3 för att ta emot, hantera och säkerställa informationen från dagens Ladok. Dessutom behöver vi all information ur det gamla Ladok för att kunna generera årsredovisningar. För att göra det vill vi inte utveckla någon speciallösning i informationskonverteraren utan istället använda den affärslogik som finns i de tjänster som ska hantera informationen. Lokala systemkopplingar relaterade till årsredovisning behöver vara anpassade inför produktionssättningen av detta införandesteg eftersom de olika tjänsterna i Ladok3 används för att leverera den nödvändiga informationen.

Dnr UmU: 600-1955-12 Sida 10 av 21 3.2 Införandesteg 2: Komplett Uppföljning Figur 5: Införandesteg 2 - Komplett Uppföljning 3.2.1 Innehåll I införandesteg 2 kompletteras årsredovisningen i Uppföljning med ytterligare funktionalitet. Dessa motsvarar en del av de rapporter som finns i LpW och Nouveau. Exakt vilka rapporter som kommer att tas fram är något som kommer att utvärderas och successivt beslutas av verksamhetsexperter i projektet. 3.2.2 Verksamhet Omfattningen ur ett verksamhetsperspektiv för detta införandesteg är något större än för införandesteg 1 beroende på att fler typer av rapport ska kunna hanteras. I övrigt är förutsättningarna för användning och risk desamma som vid införandesteg 1, d v s underlaget för rapporterna kommer endast från befintligt Ladok. Införandesteget påverkar därför inte befintligt Ladok som kan fortsätta användas som vanligt. I och med att Ladok3 endast används för hantering av utdata, är det inte nödvändigt att ställa krav på nedsläckning av motsvarande funktionalitet i dagens Ladok i denna leverans. 3.2.3 IT I och med denna leverans kan lärosätena anpassa sina lösningar för rapporter och andra typer av uppföljning. Eftersom de olika tjänsterna i Ladok3 vidareutvecklats sedan införandesteg 1 kommer kompletteringar och ytterligare anpassningar av lärosätets integrationer att behöva utföras. 3.3 Införandesteg 3: Studiedeltagande, Resultat och Examen Figur 6: Införandesteg 3 - Examen, Resultat och Studiedeltagande 3.3.1 Innehåll Införandesteg 3 innefattar verksamhetsstöd för Studiedeltagande, Resultat och Examen (utfärdande av kurs- och examensbevis). Det innebär att all hantering kring dessa delar från och med denna leverans görs i Ladok3 och att motsvarande delar i befintligt Ladok släcks ner för att säkerställa att inga konflikter med flera informationskällor uppkommer.

Dnr UmU: 600-1955-12 Sida 11 av 21 3.3.2 Verksamhet För verksamheten är detta en funktionellt stor leverans då den påverkar en stor del av verksamheten med avseende på utbildningsbehov, användarstöd och arbetssätt. Den påverkar också en stor del av verksamheten med avseende på utbildningsbehov och användarstöd. Insatser kommer även att krävas med avseende på lärosätesspecifika inställningar och regelverk samt möjlighet till förändrat arbetssätt. Exempel på delar som planeras för Studiedeltagande (samtliga nivåer): hantera/dokumentera studiedeltagande (förväntade deltagare, registreringar) hantera/dokumentera förändringar för deltagande på utbildningstillfälle, studieuppehåll, avbrott, individuell studieplan hantera/dokumentera förändringar (program, inriktning, ämne, lärosäte) Exempel på delar som planeras för Resultat: sammanställa underlag för resultat/tillgodoräknande sätta betyg/besluta om tillgodoräknande dokumentera resultat/tillgodoräknande signera resultat/tillgodoräknande elektroniskt och underlätta digital arkivering Exempel på delar som planeras för Examen (utfärdande av kurs- och examensbevis): ansöka om examen och ta emot examensansökan kontrollera att examensfordringar är uppfyllda skapa examens-/kursbevisunderlag dokumentera examen hantera gemensamma examina 3.3.3 IT På samma sätt som för verksamhetssidan är införandesteg 3 en stor leverans för lärosätets IT-organisation. Alla lokala integrationer som på något sätt hanterar ovanstående delar ska inför detta steg anpassas till Ladok3:s tjänstegränssnitt. Man kan minska omfattningen på detta arbete genom att effektivt utnyttja de möjligheter man har för anpassning av integrationer redan under de föregående stegen. I och med att tjänsterna för Studiedeltagande, Resultat och Examen börjar användas i Ladok3 i detta införandesteg kommer synkroniseringen av motsvarande delar från befintligt Ladok att avslutas. Kvar blir synkronisering av Utbildningsinformation och vissa katalogdata. Inför detta steg krävs att alla integrationer, med undantag för delar av utbildningsinformation (t ex utbildningsdatabaser), är helt anpassade till Ladok3.

Dnr UmU: 600-1955-12 Sida 12 av 21 3.4 Införandesteg 4: Slutleverans Figur 7: Införandesteg 4 - Slutleverans 3.4.1 Innehåll Införandesteg 4 innehåller dels hantering av utbildningsinformation och dels administration av kataloginformation. I och med denna leverans släcks befintligt Ladok ned. 3.4.2 Verksamhet Ladok3 kommer att tillhandahålla ett grundläggande stöd för hantering av utbildningsinformation. Lärosäten med specifika krav måste istället anpassa sina utbildningsdatabaser mot Ladok3 och dess tjänstegränssnitt för ändamålet. Exempel på delar som planeras för Utbildningsinformation: Stöd för att skapa nya, redigera befintliga samt lägga ner utbildningar Hantera uppgifter i kursplan/utbildningsplan/allmän studieplan som är gemensamma och tvingande (Högskoleförordning, krav på rapportering till SCB, information till antagningssystem mm) för samtliga lärosäten Stöd för arbetsflöde i form av godkännandefaser, datum för beslut och fastställande, version av dokument etc. i sådan utsträckning att det råder entydighet i de uppgifter som ligger till grund för hantering av utbildningstillfälle. Stöd för att skapa nya, redigera befintliga samt ställa in utbildningstillfällen Hantera utbildningstillfälle med t ex preliminär respektive beslutad status för att säkerställa godkännande på olika nivåer Exempel på delar som planeras för Kataloginformation: Funktioner för att administrera katalogdata (gemensamt, delat och lärosätesunikt) 3.4.3 IT Införandesteg 4 kommer även den att vara en omfattande leverans för ett flertal lärosäten. Leveransen innebär främst att eventuell utbildningsdatabas måste vara integrerad mot Ladok3 och dess tjänstegränssnitt.

Dnr UmU: 600-1955-12 Sida 13 av 21 4 Genomförande Detta kapitel beskriver införandet ur ett lärosätesperspektiv, med mål att tydliggöra lärosätets ansvar och det stöd som ges av Ladok3-projektet. 4.1 Huvudaktiviteter Det lokala arbete som krävs vid införandet av det nya systemet kommer att utföras av lärosätena i både befintligt system och i de av Ladok3-projektet tillhandahållna testmiljöerna. Figur 8 nedan visar huvudaktiviteterna i införandet, samt hur dessa är kopplade till de testmiljöer som görs tillgängliga för lärosätena. Innan lärosätena får tillgång till projektets testmiljöer krävs ett internt förberedelsearbete vad gäller registervård och lokala integrationer. I följande avsnitt beskrivs lärosätets förberedande aktiviteter och på vilket sätt de olika testmiljöerna skall användas. Avslutningsvis beskrivs den support och det stöd som Ladok3-projektet avser att ge för lärosätenas interna utbildningsbehov. Figur 8: Aktiviteter i de olika miljöerna 4.2 Lärosätets förberedande arbete 4.1.1 Lokala projekt Övergången från nuvarande Ladok till nästa systemgeneration är ett kritiskt och komplicerat arbete. Omfattningen av arbetet är olika för skilda lärosäten, men gemensamt är att det studieadministrativa systemet är centralt för verksamheten och en central komponent i de lokala IT-miljöerna.

Dnr UmU: 600-1955-12 Sida 14 av 21 I januari 2015 finns en första komplett leverans tillgänglig i MIT-miljön. Det skulle vara en mycket stor risk för införandet om slutsatsen av detta är att man kan vänta innan det lokala arbetet sätts igång. Det är därför mycket viktigt att lärosätena inte fördröjer starten av det lokala förberedelsearbetet. Det också viktigt att lärosätena som en del av starten av det lokala arbetet utser en lokal projektledare för samtliga de aktiviteter som är förknippade med lärosätets systembyte. Projektledaren kommer vara kontaktperson med Ladok3-projektet och övriga lokala införandeprojekt. Det lokala projektet bör omfatta samtliga de aktiviteter som krävs för ett kontrollerat införande av den nya versionen av Ladok. Allt från integrationer med lokala system, via registervård och migrering av egen information, till utbildning av användare. I följande avsnitt beskrivs de aktiviteter som kan inledas innan lärosätet har tillgång till Ladok3-projektets testmiljöer. 4.2.1 Kontroll och översyn av den egna Ladokdatabasen I det befintliga Ladok har det under åren lagts till fler och fler kontroller för att säkerställa att information läggs in och lagras på ett korrekt sätt. Trots det kan man inte utesluta att det här och var smugit sig in felaktigheter i de lokala Ladokdatabaserna. Med andra ord kan man på lärosätena på förhand behöva se över och säkerställa kvaliteten. Felaktigt lagrad och ofullständig information i de lokala Ladokdatabaserna kommer att bli tydlig i MIT-miljön efter hand som testmiljön fylls med data. Lärosätena kan påbörja arbetet med registervård genom att redan nu ta hand om eventuella lokala fel och på så sätt reducera omfattningen av arbetet i samband med tester i MIT-miljön. Ladok3-projektet kommer under hösten leverera information till stöd för registervårdsarbetet. 4.2.2 Anpassning av integrationer Ladok3-projektet kommer att prioritera framtagandet av detaljerade beskrivningar för tjänstegränssnittet för lokal integration med Ladok3 [Ref 5 och 6]. På så sätt ges möjlighet för lärosätena att påbörja arbetet med anpassning redan innan testmiljöerna kommer på plats. För flera lärosäten är arbetet att anpassa lokala integrationer troligen mer omfattande än vad som krävs för inledande registervård. Innan anpassningen av integrationerna påbörjas måste flera grundläggande frågor besvaras, exempelvis: Vilka lokala integrationer till Ladok har vi på lärosätet och hur är dessa kopplade till Ladok? Kan vi löskoppla våra kopplingar till befintlig Ladokdatabas innan anpassningsarbetet påbörjas? Kan vi göra oss av med några integrationer? Behövs några nya integrationer? Vilken strategi vill vi ha vad gäller lokala integrationer i framtiden?

Dnr UmU: 600-1955-12 Sida 15 av 21 Vilka systemflöden och mönster vill vi användas oss av och hur påverkar det våra befintliga integrationer? Genom att omedelbart inleda arbete med dessa aktiviteter och frågor kan värdefull tid och värdefulla resurser sparas innan själva anpassningarna till det nya integrationsgränssnittet påbörjas och innan MIT-miljön finns tillgänglig. 4.3 Aktiviteter i migrerings- och integrationstestmiljön 4.1.2 Funktionalitet och data i MIT-miljön Migrerings- och integrationstestmiljön (MIT) tas fram för att lärosätena i god tid ska kunna förbereda och testa såväl integrationer som informationsöverföringar inför kommande produktionssättningar. Trots att införandestegen levereras sent i projektet kan lärosätena genom de löpande systemleveranserna till MIT-miljön ge feedback till projektet under pågående utveckling och därmed stödja det iterativa utvecklingssättet. I takt med varje systemleverans fylls MIT-miljön stegvis med information från den lokala Ladokdatabasen. Vilken funktionalitet som levereras till MIT-miljön och när beror på hur planeringen av utvecklingsarbetet och överensstämmer därför inte nödvändigtvis med ordningen på de slutgiltiga införandestegen. När leverans av införandestegen påbörjas kommer MITmiljön att innehålla minst funktionalitet och information motsvarande aktuellt steg, men kan också innehålla funktionalitet och information som ska ingå i senare införandesteg. 4.3.1 Registervård med hjälp av MIT-miljön Vid systemleveranserna till MIT-miljön ges lärosätet möjlighet att successivt kontrollera att överföring av lokal information sker tillfredställande och att åtgärda ohanterlig information. Felrättning och registervård görs i den lokala Ladokdatabasen med hjälp av registervårdsfunktioner och script. Ladok3-projektet kommer att hjälpa lärosätena med att ta fram nödvändiga funktioner och script, men det kan även behövas lokalt framtagande av script eller manuell rättning för specifika lokala problem. Script och registervårdsfunktioner anpassas löpande för att åtgärda överföringsfel till dess att överföringen sker korrekt. För varje systemleverans till MIT-miljön kommer en allt större del av informationen i Ladok påverkas. Slutmålet är att all information i den av Ladokkonsortiet levererade delen av det befintliga systemet kommer att kunna överföras till Ladok3. Information som sparats i lokalt skapade tabeller eller information som lagts in i den lokala Ladokdatabasen på ett felaktigt sätt kan inte garanteras överföring till Ladok3. Det är därför viktigt att kravprocessen får kännedom om lokala behov så att flexibilitet möjliggörs. 4.3.2 Integrationstester Lärosätets lokala integrationer kan efter anpassning till de nya tjänstegränssnitten testas i MIT-miljön. Integrationsarbetet bör samordnas med registervårdande aktiviteter.

Dnr UmU: 600-1955-12 Sida 16 av 21 Figur 9: Aktiviteter i Migrerings- och integrationstestmiljön 4.4 Aktiviteter i acceptanstestmiljön Acceptanstestmiljön används för att innan produktionssättning verifiera att respektive steg i införandet fungerar som det ska. I acceptanstestmiljön överförs all data från nuvarande Ladok till Ladok3, på samma sätt som den kommer göras vid driftsättningen. Överföringen av data görs med hjälp av den intrimmade informationskonverteraren. Övergången till Ladok3 utförs av lärosätena med samordnat stöd från Ladokkonsortiets förvaltnings- och driftorganisation..

Dnr UmU: 600-1955-12 Sida 17 av 21 Figur 10: Aktiviteter i acceptanstestmiljön 4.5 Produktionssättning Produktionssättning kan ske efter det att lärosätet och ansvarig driftorganisation godkänt resultatet från de tester som genomförts i acceptanstestmiljön. Produktionssättningen genomförs av driftorganisationen i samarbete med lärosätet på samma sätt som i acceptanstestmiljön. Data överförs från den nuvarande Ladokdatabasen med hjälp av informationskonverteraren till Ladok3. Produktionssättning kommer att ske med förmodad gradvis ökad takt. Det är rimligt att börja med ett lärosäte som inte är särskilt stort och som har en förhållandevis okomplicerad systemmiljö. Denna produktionssättning övervakas noggrant och eventuella problem hanteras och dokumenteras i syfte att förbättra efterkommande driftsättningar. Produktionssättningar genomförs på detta sätt med allt kortare intervall tills alla Ladokdatabaser har migrerats. Med god planering och väl genomförda förberedelser anser projektet att leverans 1, 2 och 4 har förutsättningar att kunna genomföras med relativt begränsade störningar för verksamheten. Leverans 3 bedömer projektet att det krävs ett par dygns driftsavbrott. De lärosäten som har en Ladok Open-databas kan använda den för läsning under pågående driftsättning i produktionsmiljö.

Dnr UmU: 600-1955-12 Sida 18 av 21 4.2 Katastrofplan Ladok är ett av de mest kritiska systemen på de svenska lärosätena. Projektet kommer att ta fram en katastrofplan som ska godkännas av alla inblandade parter i god tid innan produktionssättningarna är aktuella. 4.6 Support Ladok3-projektet kommer att erbjuda en supportfunktion med avseende på informationsöverföring och de anpassningar av integrationer som skall genomföras av lärosätena. Supportfunktionen kommer att tillhandahålla avancerad support för utsedda representanter från varje lärosäte. Lärosätenas lokala support ger därefter stöd till slutanvändarna. 4.7 Utbildning Ladok3-projektet kommer att ta fram informationsmaterial och utbildningsmaterial för slutanvändare samt till utvecklare som skall anpassa lokala integrationer mot det nya tjänstegränssnittet. Före driftsättningarna ger Ladok3-projektet utbildning och support till de av lärosätena utsedda nyckelpersonerna. Informations- och utbildningsmaterial kommer att beskriva systemstödet. Lärosätet svarar för eventuella lokala anpassningar vad gäller beskrivningar av arbetsprocesser och regelverk görs av lärosätet.

Dnr UmU: 600-1955-12 Sida 19 av 21 5 Tidsplan Lärosätenas produktionssättningar kommer att serieläggas och exakt tidpunkt planeras i samråd med respektive lärosäte. Datum för start av produktionssättningsperioderna redovisas nedan. Det pågår aktiviteter i Ladok året runt men då vissa aktiviteter pågår mer intensivt under vissa delar av året har tidpunkterna för produktionssättning anpassats efter verksamhetsåret. De tidpunkter som anges för testmiljöerna i tabell 1 nedan, är då komplett funktionalitet och tjänstegränssnitt finns tillgängligt i respektive miljö. För att ge lärosätena möjlighet att så tidigt som möjligt utvärdera egna delresultat, vad gäller informationsmigrering och lokala integrationer, kommer Ladok3-projektet att löpande göra delleveranser innan dessa tidpunkter. Den första delleveransen till MITmiljön planeras redan till april 2013. Införandesteg Migrerings- och integrationstestmiljö Acceptanstestmiljö Påbörjad produktionssättning 2 1 januari 2015 maj 2015 oktober 2015 2 maj 2015 oktober 2015 mars 2016 3 januari 2016 maj 2016 oktober 2016 4 januari 2016 oktober 2016 mars 2017 Tabell 1: Driftssättningsplan Målet är att samtliga lärosäten skall ha produktionssatt leveranssteg 4 senast under november 2017. Specifikationer för det nya tjänstegränssnittet görs successivt tillgängliga för lärosätena. Tabell 2 nedan visar hur stor del av tjänsterna som kommer att vara färdigutvecklade och tillgängliga i MIT-miljön. Mängd färdigutvecklade tjänstegränssnitt 25 % motsvarande införandesteg 1 April 2013 Datum för - Specifikation av tjänstegränssnitt 50 % motsvarande införandesteg 1 Augusti 2013 75 % motsvarande införandesteg 1 Mars 2014 100 % motsvarande införandesteg 1 November 2014 100 % motsvarande införandesteg 2 April 2015 100 % motsvarande införandesteg 3 November 2015 100 % motsvarande införandesteg 4 November 2015 Tabell 2: Specifikationer av tjänstegränssnittsleveranser 2 Datumet gäller produktionssättningen av det första lärosätet

Dnr UmU: 600-1955-12 Sida 20 av 21 Redan vid det första införandesteget (se tabell 1 ovan) är stor del av systemet utvecklat. Detta medför att de flesta tjänstegränssnitten för att läsa information från Ladok redan finns specificerade i samband med införandesteg 1, även om de egentligen hör ihop med något av de tre efterföljande införandestegen. Vid dessa efterföljande steg planeras enbart kompletteringar som främst härrör från ytterligare utvecklad funktionalitet (bland annat skriv och uppdatera) och eventuella justeringar i tjänstegränssnittet. 6 Ord- och begreppslista Driftsättning Innebär att systemet görs tillgängligt för aktivitet såsom test eller produktionssättning. Driftsättning kan göras i test-, acceptans(test)- eller produktionsmiljö. Slutanvändare har inte åtkomst till systemet ännu. Informationskonverterare Den programvara som ansvarar för att information från befintligt Ladok överförs till Ladok3, både vid uppstart och kontinuerligt vid förändringar i befintligt Ladok Informationsmigrering Införande Införandesteg Iterativ Lokala integrationer Migrering Produktionssättning Den aktivitet som syftar till att förflytta och konvertera information från befintligt Ladoksystem till Ladok3 Den totala mängden aktiviteter som krävs för ett byte av från gammalt till nytt systemstöd för lärosätets register. De fyra systemleveranser av Ladok3-systemet inklusive informationskonverterare som införs i acceptanstest- och produktionsmiljö. I systemutvecklingssammanhang det ord som används för hur en systemutvecklingsmetod är uppbyggd kring upprepning/cykler som medför en stegvis förfinad och uppbyggd systemlösning. Med lokala integrationer menas här de system som finns lokalt på lärosätena och som på något sätt är integrerade med Ladok-systemet. Migrering betyder förflyttning. I detta sammanhang förflyttning av information, användare, processer och integrationer från befintligt Ladok till Ladok3. Sker då systemet tas i skarp drift, dvs. då slutanvändarna underhåller registret genom det nya systemstödet.

Dnr UmU: 600-1955-12 Sida 21 av 21 Registervård Systemleverans Tjänstegränssnitt Med registervård menas kontroll och åtgärder för att se till att en databas innehåller tillåtna värden, följer uppsatta regler och affärsmässiga logiska kopplingar. De leveranser av Ladok3-systemet inklusive informationskonverterare som levereras från Ladok3- projektet till MIT-miljön Ett tjänstegränssnitt är den kontaktyta som en tjänst i ett system visar för andra system. Gränssnittet sätter ramarna för hur kontakten med omvärlden ska gå till såsom vilken information som kan tas emot och lämnas ut från tjänsten. 7 Referensförteckning 1. 2. Översiktlig migreringsplan för Ladok3 3. Ladok3 Nationellt system 4. Ladok3 - nästa generations studieadministrativa system 5. PM Hantering av integrationer i Ladok3 6. PM Tjänstegränssnitt Ladok3