Sollefteå kommun Anneth Nyqvist Revisionskonsult
Innehållsförteckning 1 Uppdrag 1 2 Revisionsuppdraget 1 3 Revisionsplanering 1 3.1 Bedömning av väsentlighet och risk 1 3.2 Revisionsprojekt 2015 1 3.2.1 Granskning av delårsrapport 1 3.2.2 Granskning av årsredovisning 2 3.2.3 Nämndernas övergripande ansvarsutövande 2 3.2.4 Verksamhetens effektivitet 3 3.2.5 Organisationsförändring 3 3.2.6 Förutsättningar för effektiv ekonomistyrning 4 3.2.7 Anhörigstöd 4 3.2.8 Kommunala taxor och avgifter 5 3.2.9 Kommunstyrelsens utökade uppdrag 5 Mars 2013 Sollefteå kommun
1 Uppdrag Kommunens revisorer har uppdragit till Kommunal Sektor inom att sammanfatta den revisionsplan som revisorerna fastställt att gälla för år 2014. 2 Revisionsuppdraget En grundförutsättning för en tillförlitlig kommunal revision och ytterst en effektiv verksamhet är att samtliga delar av det kommunala verksamhetsområdet årligen blir föremål för revisorernas granskning. Fullmäktiges prövning sker årligen och avser all verksamhet. Prövningen av nämndernas ansvarstagande grundas på revisorernas bedömning och uttalande i revisionsberättelser. 3 Revisionsplanering 3.1 Bedömning av väsentlighet och risk Revisionsprocessens grundstomme är, enligt god revisionssed, analysen av väsentlighet och risk. Analysen som är övergripande, ska ligga till grund för planeringen av granskningens inriktning, omfattning och resursbehov de närmaste åren. I analysen bedöms såväl externa som interna faktorer. Följande revisionsfrågor är aktuella: Inom vilka områden finns risker att väsentliga fel uppstår som negativt kan påverka verksamhetens inriktning, förvaltning och redovisning? Vilka risker finns och hur stor är sannolikheten för att fel eller misskötsel uppstår? 3.2 Revisionsprojekt 2015 Revisorerna har, utifrån genomförd väsentlighets- och riskanalys, beslutat genomföra följande revisionsprojekt år 2014. 3.2.1 Granskning av delårsrapport Krav på delårsrapport och utformning av densamma framgår av Kommunal Redovisningslag, KRL. I kapital 9, 1 regleras att kommunen minst en gång under räkenskapsåret ska upprätta en delårsrapport för verksamheten från räkenskapsårets början. Rapporten ska omfatta en period av minst hälften och högst två tredjedelar av räkenskapsåret. Enligt Kommunallagen är det lagkrav på att kommunen ska formulera verksamhetsmässiga och finansiella mål för god ekonomisk hushållning i budgeten. Dessa mål ska sedan följas upp i delårsrapport och årsredovisning. Kommunens revisorer ska uttala sig om måluppfyllelsen. Sollefteå kommun 1 av 6
Revisionsfrågor Har delårsrapporten upprättats enligt lagens krav och god redovisningssed? Är resultaten i delårsrapporten förenliga med de av fullmäktige fastställda finansiella målen, d.v.s. finns förutsättningar att målen kommer att uppnås? Är resultaten i delårsrapporten förenliga med de av fullmäktige fastställda målen för verksamheten, d.v.s. finns förutsättningar att målen kommer att uppnås? Revisionsobjekt är kommunstyrelsen som enligt kommunallagen är ansvarig för delårsrapportens upprättande. 3.2.2 Granskning av årsredovisning Revisorerna har bl. a. till uppgift att pröva om räkenskaperna är rättvisande. Inom ramen för denna uppgift bedöms om årsredovisningen är upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning. Vidare ska revisorerna enligt kommunallagen bedöma om resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de mål fullmäktige beslutat om. Kommunen har även egna riktlinjer för årsredovisningens upprättande som ska följas. Enligt kommunallagen ska ett skriftligt utlåtande från revisorerna avseende god ekonomisk hushållning biläggas årsredovisningen. Detta sker inom ramen för upprättandet av revisionsberättelsen. Revisionsfrågor Lämnar årsredovisningen upplysning om verksamhetens utfall, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen? Är årsredovisningens resultat förenligt med de mål fullmäktige beslutat avseende god ekonomisk hushållning? Har balanskravet uppfyllts och hanteras eventuella underskott i enlighet med balanskravets regler? Är räkenskaperna i allt väsentligt rättvisande? Revisionsobjekt är kommunstyrelsen som enligt kommunallagen är ansvarig för årsredovisningens upprättande. 3.2.3 Nämndernas övergripande ansvarsutövande Av kommunallagen och god revisionssed följer att revisorerna årligen ska granska alla styrelser, nämnder och fullmäktigeberedningar. Kommunstyrelsen och facknämnderna ska förvalta och genomföra verksamheten i enlighet med fullmäktiges uppdrag, lagar och föreskrifter. För att fullgöra uppdraget måste respektive organ bygga system och verktyg för ledning, styrning, uppföljning, kontroll och rapportering samt säkerställa att dessa verktyg tillämpas på avsett sätt. Aktuell revisionsfråga är om styrelsen och nämnderna/berdningar vidtar tillräckliga åtgärder för att styra, följa upp, kontrollera och rapportera tilldelat uppdrag? Prövning av styrelsens ansvarsutövande sker utifrån 21 kontrollmål. Sollefteå kommun 2 av 6
Revisionsobjekt är kommunstyrelsen och överförmyndarnämnd, jävsnämnden samt kommunfullmäktiges fyra fast beredningar (demokrati, vård- och omsorg, barn och lärande och samhällsutveckling). 3.2.4 Verksamhetens effektivitet Kommunallagens bestämmelser om en ekonomi i balans och god ekonomisk hushållning har ökat kraven på att kommunens verksamheter bedrivs effektivt, d v s att verksamhetens kvalitet motsvarar redovisad kostnad. I kommunstyrelsens och nämnderna/beredningarnas uppdrag ingår att var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enligt med lag och de mål/riktlinjer som fullmäktige har bestämt. En bristfällig styrning och kontroll inom området kan riskera att verksamheten inte bedrivs på ett optimalt sätt och att mål inte uppnås. Syftet med granskningen är att bedöma om arbetet med att effektivisera verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och med tillräcklig intern kontroll. Kontrollmål Är styrelsens, nämndernas och förvaltningens styrning av verksamhetens effektivitet tillräcklig? Fokus på mål och mätetal. Är ansvarsfördelning inom enheten tydlig och ändamålsenlig? Fokus på befogenheter och skyldigheter? Är mätning, uppföljning och utvärdering av verksamhetens effektivitet tillräcklig? Gäller både politik och förvaltning. Når verksamheten måluppfyllelse inom området? Revisionsobjekt är kommunstyrelsen och nämnderna/beredningarna. 3.2.5 Organisationsförändring Kommunfullmäktige har beslutat att anta en ny politisk organisation. Denna medför bland annat att vård- och äldrenämnden, individ- och omsorgsnämnden, samhällsbyggnadsnämnden, kultur-, utbildning- och fritidsnämnden samt barnoch skolnämnden avskaffas. Organisationen ska gälla från och med 2015-01-01. Organisationsförändringar kan exempelvis medföra oklara mål och uppgifter, otydligheter i beskrivet ansvar och befogenheter samt oklara rapporteringsvägar. Granskningen ska besvara revisionsfrågan om organisationsförändringen (på politisk nivå) har genomförts på ett ändamålsenligt sätt. Granskningen avser följande kontrollmål: Har organisationsförändringen föregåtts av ändamålsenlig planering (exempelvis syfte, mål, genomförandeplan)? Har i så fall denna planering förankrats i styrelse, nämnder, beredning och utskott? Sollefteå kommun 3 av 6
Har förändringen hittills genomförts i enlighet med planering? Finns tydlig och ändamålsenlig organisation och ansvarsfördelning för förändringsarbetet (inklusive rapportering)? Har de politiska instansernas uppgifter och ansvar utformats på ett tydligt och ändamålsenligt sätt? Revisionsobjekt kommunstyrelsen och kommunfullmäktiges beredningar. 3.2.6 Förutsättningar för effektiv ekonomistyrning Bakgrunden till granskningen utgörs av den förstudie av kommunens ekonomistyrning som genomförts. Förstudien visar på tre angelägna fördjupningsområden (styrning i form av mål, förutsättningar som kultur och miljö samt budgetprocess). Kommunallagen ställer krav på att all kommunal verksamhet ska bedrivas på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Förutsättningarna för ekonomistyrning påverkas av den kultur och miljö som råder inom organisationen. En svag kontrollmiljö gör det mycket svårt att få till en effektiv ekonomistyrning. Syftet med granskningen är att pröva om förutsättningarna för att skapa en effektiv ekonomistyrning inom verksamheten är tillräckliga. Granskningen omfattar 27 kontrollmål. Revisionsobjekt är kommunstyrelsen. I styrelens uppdrag ingår att leda och samordna kommunens ekonomiska förvaltning. 3.2.7 Anhörigstöd Socialstyrelsens undersökningar visar att närmare var femte svensk i vuxen ålder vårdar, hjälper och stödjer en närstående. Sedan några år tillbaka har det införts en ny bestämmelse i socialtjänstlagen. Den innebär att kommunen är skyldig att erbjuda ett individuellt anpassat stöd till anhöriga som vårdar en närstående, för att underlätta och förebygga ohälsa. En bristfällig styrning och kontroll kan risker att kommunens stöd till anhöriga inte sköts på ett ändamålsenligt sätt. Syftet med granskningen är att bedöma om området hanteras på ett ändamålsenligt sätt och med tillräcklig intern kontroll. Revisionskriterier Är den strategiska styrningen i form av policies, mål och planer tillräcklig? Används en tillförlitlig rutin att kartlägga anhörigas behov? Sker en tillräcklig uppföljning och utvärdering av individuellt anpassade stödåtgärder till anhöriga? Är styrelsens styrning och kontroll inom området tillräcklig? Revisionsobjekt är kommunstyrelsen. Inom styrelsen finns ett vård- och omsorgsutskott. Av styrelsens reglemente framgår att den fullgör kommunens uppgifter inom ramen för socialstjänstlagen. Sollefteå kommun 4 av 6
3.2.8 Kommunala taxor och avgifter Kommunens verksamhet finansieras i varierande omfattning av taxor och avgifter. Brister i den interna kontrollen på området riskerar medföra uteblivna intäkter för berörda verksamheter. Revisionsfråga Är den interna kontrollen i de system och rutiner som hanterar kommunens taxor och avgifter tillräcklig? Följande kontrollmål/granskningsmål är aktuella: o Regler och riktlinjer på kommunövergripande nivå finns. o Rutin beskrivningar för respektive avgiftsområde finns. o Organisation: ansvar- och befogenhetsfördelning är tydlig. o Arbetsfördelningen är ordnad så att en medarbetare inte sköter alla moment. o Behörigheter i ADB-system har tilldelats med beaktande av intern kontroll. o Löpande avstämningar dokumenteras och rapporteras. o Den interna redovisningen är ordnad så att den stödjer den interna kontrollen. Revisionsobjekt är kommunstyrelsen samt berörda nämnder/beredningar. I styrelsens uppdrag ingår bl a att ansvara för den ekonomiska förvaltningen samt att säkerställa en tillräcklig intern kontroll. 3.2.9 Kommunstyrelsens utökade uppdrag Från 2015 har den politiska organisationen förändrats där kommunstyrelsen tilldelats nya ansvarsområden. Med anledning av detta har det inom styrelsen bildats nya utskott. För att fullgöra sitt utökade uppdrag krävs att styrelsen bygger upp system och verktyg för ledning, styrning, uppföljning, kontroll och rapportering samt säkerställer att dessa verktyg tillämpas på avsett sätt. En bristfällig styrning och kontroll kan riskera att verksamheten inte bedrivs och utvecklas på avsett sätt. Revisionsfråga Hanterar kommunstyrelsens sitt utökade uppdrag på ett ändamålsenligt sätt och med tillräcklig intern kontroll? Följande kontrollmål är aktuella: Är beslutsorganisationen tydlig och ändamålsenlig? Fokus på rollfördelningen mellan styrelsen och dess utskott. Tillämpas delegationsordningen på avsett sätt? Fokus på beslutsärenden i respektive utskott. Utöver styrelsen en tillräcklig styrning och kontroll över sitt utökade uppdrag? Fokus på nya ansvarsområden. Är kommunstyrelsens rapportering/redovisning till kommunfullmäktige tillräcklig? Fokus på nya ansvarsområden. Revisionsobjekt är kommunstyrelsen. Sollefteå kommun 5 av 6
3.2.10 Uppföljning av tidigare granskning Målet med revisorernas arbete är inte bara att det efter årets slut ska leda till en revisionsberättelse. Revisorernas arbete ska också leda till en bättre trygghet, säkerhet och effektivitet. Därför är det nödvändigt att de förslag som lämnats tidigare år löpande följs upp så att revisorerna kan bedöma om tillräckliga åtgärder vidtagits från kommunens sida. Uppdraget innebär att följa upp att föreslagna åtgärder enligt tidigare granskningar genomförs. Uppföljningen år 2013 har avgränsats till att avse projekten: Kränkningar och diskrimineringar i skolan Moms Personella resurser inom äldreomsorgen Uppföljning av genomförda granskningar av delårsrapport och årsredovisning sker i annan ordning. Revisionsfråga Vilka åtgärder har blivit genomförda med anledning av de förslag och synpunkter som lämnades i revisionsrapporter 2013? Revisionsobjekt är kommunstyrelsen och nämnderna/beredningarna. 20 april 2014 Uppdragsledare Sollefteå kommun 6 av 6