LUNDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 Plats och tid: Överförmyndarnämndens kansli, Kiliansgatan 12, kl. 14.00 16.05 Ledamöter: Elisabeth Iregren (V), ordförande Solveig Ekström Persson (S), ledamot Lars Bergwall (C), ledamot Ersättare: Övriga: Gunnar Håkansson (MP) Mette Maaria Lundström (FP) Björn Bengtsson, handläggare Jessica Nilsson, handläggare Paula Lopez Skute, handläggare Nina Stierna, sekreterare Justerare: Lars Bergwall Plats för justering: Rådhuset, Stortorget 7, plan 2 Underskrifter: Sekreterare: Nina Stierna 114-134 Ordförande: Justerare: Elisabeth Iregren Lars Bergwall ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ: Överförmyndarnämnden Sammanträdesdatum: Den 9 juni 2015 Datum då anslaget sätts upp: 2015-06-17 Datum då anslaget tas ned: 2015-07-09 Förvaringsplats för protokollet: Överförmyndarnämndens kansli, Kiliansgatan 12 Underskrift: Nina Stierna
LUNDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 114 Justering av dagordningen Överförmyndarnämnden beslutar att föredragningslistans ärende nr. 8 och 10 ska utgå.
LUNDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 115 Tid och plats för protokolljustering samt val av justerare Protokollet finns tillgängligt på Rådhuset, Stortorget 7, plan 2, för justering onsdagen den 17 juni 2015 kl. 09.00. Överförmyndarnämnden beslutar att utse Lars Bergwall (C) till justerare.
LUNDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 116 Akt nr 7659 Paula Lopez Skute 117 Akt nr 8736 Paula Lopez Skute 118 Akt nr 7053 Jessica Nilsson 119 Akt nr 7918 Jessica Nilsson
LUNDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 120 Akt nr 8731 Jessica Nilsson 121 Akt nr 9137 Jessica Nilsson 122 Akt nr 5734 Björn Bengtsson 123 Akt nr 4424 Björn Bengtsson
LUNDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 124 Akt nr 7973 Björn Bengtsson 125 Akt nr 5296 Björn Bengtsson
LUNDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 126 Överförmyndarnämndens yttrande angående Kommunrevisionens rekommendationer om rollfördelning mellan nämndledamöter och tjänstemän Jessica Nilsson Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Lunds kommun granskat rollfördelningen mellan nämndledamöter och tjänstemän. Syftet med granskningen har varit att bedöma om det finns en tydlig och ändamålsenlig rollfördelning mellan nämndledamöter och tjänstemän samt om granskade nämnder säkerställer att ärenden bereds i tillräcklig utsträckning. De nämnder som ingått i granskningen är kommunstyrelsen, socialnämnden, miljönämnden och byggnadsnämnden. En del av iakttagelserna är av allmän karaktär och därav av intresse även för övriga nämnder. Överförmyndarnämnden ska senast den 15 juni 2015 yttra sig med kommentarer kring de rekommendationer som lämnats av revisorerna. Beslutsunderlag Revisionsrapport Lunds kommun, Granskning av rollfördelning mellan nämndledamöter och tjänstemän, februari 2015 Tjänsteskrivelse, den 13 maj 2015 Överförmyndarnämndens beslut att yttra sig angående revisorernas rekommendationer i enlighet med överförmyndarenhetens tjänsteskrivelse. Expedieras till: Kommunrevisionen Akten
LUNDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 127 Överförmyndarnämndens åtgärdsplan för att få ekonomin i balans Jessica Nilsson Sammanfattning Kommunstyrelsen beslutade den 6 maj 2015 att uppdra åt samtliga nämnder som förväntas få underskott att inkomma till KSAU med en åtgärdsplan till ekonomi i balans senast den 1 augusti 2015. Överförmyndarnämnden har i samband med delårsrapport per den 31 mars 2015 beräknat ett underskott på 1,8 miljoner kronor för 2015. Beslutsunderlag Överförmyndarenhetens tjänsteskrivelse den 1 juni 2015 Överförmyndarnämndens beslut att yttra sig till KSAU avseende möjliga åtgärder för att få ekonomin i balans, i enlighet med överförmyndarenhetens tjänsteskrivelse. Expedieras till: KSAU Akten
LUNDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 128 Statistik och budgetuppföljning Björn Bengtsson Sammanfattning Överförmyndarenheten har uppdaterat de statistikuppgifter som redovisats i EVP skrivelse per den 31 maj 2015. Uppdateringen av de statistiska uppgifterna visar på att överförmyndarnämndens verksamhet fortsätter att växa. Det har dock skett en minskning av antalet byten av ställföreträdare jämfört med tidigare år. Överförmyndarenheten redovisar det ekonomiska utfallet per den 31 maj 2015 som visar på att det prognostiserade underskottet på 1.8 miljoner kronor för 2015 fortfarande får anses realistiskt. Överförmyndarenheten redovisar även prognos avseende kommunfullmäktiges mål för nämnden. Med nuvarande resurser kommer målen ej uppnås. Beslutsunderlag Överförmyndarenhetens tjänsteskrivelse den 1 juni 2015 Överförmyndarnämndens beslut att godkänna rapporten och lägga den till handlingarna Expedieras till: Akten
LUNDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10 129 Tillfällig anställning av årsräkningsgranskare Jessica Nilsson Sammanfattning En stor del av överförmyndarnämndens tillsynsverksamhet utgörs av granskning av redovisningshandlingar. Under 2015 beräknas 1 400 redovisningar inkomma, varav 950 är årsräkningar avseende 2014, 275 är sluträkningar och 175 är redovisningar avseende godmanskap för ensamkommande barn. Vid årets början fanns 186 redovisningar som inte var granskade. Under året ska således 1 586 redovisningar granskas. Per den 31 maj 2015 har 714 redovisningshandlingar granskats. Av dessa är 329 årsräkningar som avser 2014. Enligt kommunfullmäktiges mål för nämnden ska 95 % av årsräkningarna avseende 2014 vara granskade den 31 december 2015. Detta innebär att 903 årsräkningar ska vara granskade den 31 december. Per den 31 maj har 329 årsräkningar granskats. Med nuvarande bemanning bedöms cirka 800 årsräkningar avseende 2014 vara granskade den 31 december vilket motsvarar 85 % av inkomna årsräkningar vilket innebär att målet inte nås. Beslutsunderlag Överförmyndarenhetens tjänsteskrivelse den 2 juni 2015 Överförmyndarnämndens beslut att besluta att tillsätta ytterligare en tillfällig anställd för granskning för perioden fram till den 31 december 2015 i enlighet med överförmyndarenhetens tjänsteskrivelse. Expedieras till: Akten
LUNDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11 130 Beslut med anledning av möte med godmansföreningen Sammanfattning Godmansföreningen har uppmärksammat att överförmyndarnämndens protokoll saknas på kommunens hemsida sedan augusti 2014. Godmansföreningen planerar att försöka starta studiecirklar som en påbyggnadsutbildning efter överförmyndarenhetens introduktion. Styrelsen kommer att vara mentorer i verksamheten. Föreningen önskar att kommunens tjänstemän puffar för detta vid introduktionen. Den blir särskilt viktigt för att diskutera svåra ärenden. Godmansföreningen önskar fortsätta sitt goda samarbete med Eva Karlsson vid överförmyndarnämndens förvaltning. Godmansföreningen informerade om rapporten Förbättrad rättssäkerhet i lagreglerade frivilliguppdrag 2011-2014. I slutrapporten föreslås att kommunala förvaltningar, som rekryterar frivilliga till kontaktuppdrag, god man, för övervakning etc, bör samarbeta närmare för effektivisering av arbetet. Överförmyndarnämndens beslut att nämndens protokoll läggs ut på hemsidan efter justeringen, att föreslå att överförmyndarenheten vid introduktionen informerar om möjligheten till studier och bjuder in en representant från godmansföreningen att närvara vid ordinarie introduktion för att mycket kort informera om föreningens verksamhet, att föreslå verksamhetschefen för överförmyndarenheten att beakta önskemålet om att tjänsteman deltar vid godmansföreningens månadsmöte, då förändringar införts, nya beslut tagits eller liknande som godmansföreningens medlemmar behöver informeras om, att överförmyndarnämndens ledamöter och ersättare tar del av rapporten Förbättrad rättssäkerhet i lagreglerade frivilliguppdrag 2011-2014 så att nämnden kan återkomma i denna fråga vid nästa sammanträde. Expedieras till: Godmansföreningen
LUNDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12 131 Information om överförmyndarnämndens arbete med ensamkommande barn Björn Bengtsson informerar om ärendehanteringsrutinerna när det gäller ensamkommande barn. Dessa ärenden prioriteras före alla andra. Inledningsvis görs en prövning av Lunds kommuns behörighet i samarbete med den socialsekreterare som är ansvarig för ärendet. Om Lunds kommun är behörig ska förslag till god man presenteras inom två arbetsdagar. Socialregistret och brottsregistret kontrolleras regelmässigt för goda män för ensamkommande barn. Man kräver också att nya gode män för ensamkommande barn har genomgått SKL:s digitala utbildning. I brådskande ärenden väljs en erfaren god man som kontaktas via telefon och ger bekräftelse via e-post. Barnet ges möjlighet att yttra sig i efterhand. Då behovet av goda män förväntas öka pågår ett aktivt arbete för att rekrytera nya gode män. Förvaltningen har besökt två boenden för ensamkommande barn för att informera om överförmyndarnämndens uppdrag. Man har även kontaktat socialförvaltningen för att få ett närmare samarbete och för att se till att information från socialförvaltningen kring de ensamkommande barnen överförs till överförmyndarnämnden. Det finns vidare planer på att i egen regi genomföra introduktion för goda män för ensamkommande barn.
LUNDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 13 132 Ekonomisk rapport Björn Bengtsson informerar om det ekonomiska läget.
LUNDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 14 133 Information om aktuella frågor i verksamheten Jessica Nilsson redogör för aktuella frågor i verksamheten. Björn Bengtsson redogör för granskningsläget.
LUNDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 15 134 Övriga frågor Överförmyndarnämnden diskuterar möjligheten att ta initiativ till en skrivelse till justitie- och migrationsministern angående gällande lagstiftnings behov av revidering och anpassning till dagens samhälle.