VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 7/2015 Församlingsrådets sammanträde onsdag 9.9.2015 kl. 18 20.20 Detta protokoll innehåller följande paragrafer: 128 Sammanträdets öppnande och andakt... 1 129 Sammanträdets laglighet och beslutsförhet... 1 130 Val av två protokolljusterare... 1 131 Godkännande av föredragningslistan... 2 132 Protokoll från kapellrådet... 2 133 Protokoll från distriktsrådet i Dragnäsbäck-Gerby... 2 134 Protokoll från direktionen för barnverksamheten... 2 135 Protokoll från direktionen för kristen fostran bland unga... 3 136 Anhållan om partiell tjänstledighet... 4 137 Anställning av vikarie inom diakonin... 5 138 Anhållan om bisyssla... 6 139 Budgetförslag för år 2016 samt verksamhets- och ekonomiplan för åren 2016-2018... 7 140 Förvaltning av Vasa svenska församlings fonder... 8 141 Anmälningsärenden... 9 142 Barnkonsekvensanalys av ärendena... 9 143 Övriga ärenden... 10 144 På mötet väckt ärende... 10 145 Anvisning om sökande av ändring... 10 146 Sammanträdets avslutning... 10
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 7/2015 1 Ledande diakonitjänsteinnehavare Lena Streng presenterade församlingens diakoniarbete. I Vasa svenska församling arbetar sex personer med diakoni. Det finns fyra heltidstjänster och en deltidstjänst på 55 %. Därtill arbetar en diakoniassistent 60 %. Målet för diakonin är att vara en plats av närvaro och hjälp. Inspiration för arbetet fås från Jes. 57 och Jes. 61. Kyrkolagen definierar att diakoni är församlingens uppgift och att diakonin verkar där nöden är som störst och ingen annan hjälper. Det centrala i diakonins arbete är att se människan som en helhet och förmedla att hon är älskad och att hennes liv har en mening. Diakonimottagningarna är centrala i diakonins arbete. Till mottagningarna söker sig människor som behöver hjälp som inte mötts annanstans. Diakonerna tar tid för klienten, hjälper och handleder vid behov vidare. Den främsta orsaken till besök på mottagningen är ekonomiska bekymmer. Diakonerna kan hjälpa med matkasse (1gng/månad), köpkort och vid behov kan räkningar betalas. Mottagningarna finns i Sundom, Brändö, Dragnäsbäck, Roparnäs och på Vasaesplanaden. Diakonerna håller andakter, leder gruppverksamhet, ordnar utfärder, läger och luncher samt gör hembesök och uppvaktningar. För att möta klienternas andliga behov ordnas Bön och lovsång en gång i månaden. Varje sommartorsdag ordnas Parkcafé i kyrkparken. Under verksamhetsåret hålls Parkcaféet i Trefaldighetskyrkans aula efter torsdagarnas morgonböner. Diakonerna upplever sitt arbete meningsfullt. Visionen är en diakonal församling där alla är välkomna och delaktiga. 128 Sammanträdets öppnande och andakt Ordförande Tor-Erik Store öppnade sammanträdet med andakt kl. 18. Andakten inleddes med psalm 486 och följdes av läsning ur 1 Thess. 5. Andakten avslutades med bön. Rose-Marie Dahlgren-Sand uppvaktades med anledning av sin bemärkelsedag. 129 Sammanträdets laglighet och beslutsförhet Sammanträdet konstaterades vara lagenligt sammankallat och beslutsfört. Kallelsen sändes per e-post 28.8.2015 och beredningen var tillhanda fem dagar före sammanträdet. Förutom ordföranden var 13 ledamöter och 1 ersättare närvarande. 130 Val av två protokolljusterare Till protokolljusterare väljs John Åsvik och Siv-Britt Höglund. Till protokolljusterare valdes John Åsvik och Siv-Britt Höglund.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 7/2015 2 131 Godkännande av föredragningslistan Föredragningslistan godkändes efter komplettering av tre övriga ärenden och ett på mötet väckt ärende. 132 Protokoll från kapellrådet Protokoll från Sundom kapellråds sammanträde 17.6.2015 läggs fram. Protokollet antecknas för kännedom. Församlingsrådets ordförande Tor-Erik Store refererade protokollet. Protokollet antecknades för kännedom. 133 Protokoll från distriktsrådet i Dragnäsbäck-Gerby Protokoll från distriktsrådets sammanträde 4.8.2015 läggs fram. Protokollet antecknas för kännedom. Församlingsrådets representant Ulla Salmenheimo-West refererade protokollet. Protokollet antecknades för kännedom. 134 Protokoll från direktionen för barnverksamheten Protokoll från direktionen för barnverksamhetens sammanträde 5.8.2015 läggs fram. Protokollet antecknas för kännedom. Församlingsrådets representant Solveig Wallin refererade protokollet. Protokollet antecknades för kännedom.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 7/2015 3 135 Protokoll från direktionen för kristen fostran bland unga Protokoll från sammanträdet med direktionen för kristen fostran bland unga 24.8.2015 läggs fram. Protokollet antecknas för kännedom. Församlingsrådets representant Anna Sundback refererade protokollet. Protokollet antecknades för kännedom.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 7/2015 4 136 Anhållan om partiell tjänstledighet Innehåller personliga uppgifter.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 7/2015 5 137 Anställning av vikarie inom diakonin Diakoniarbetare Susanne Blomqvist är anställd som diakoniassistent 60 % sedan 1.1.2014 och tills vidare (FR 23.10.2013 169). Därtill har Blomqvist under diakon Luisa Tast tjänstledighet fungerat som dennas vikarie. Ledande diakonitjänsteinnehavare Lena Streng anhåller per brev 27.8.2015 om att diakoniarbetare Susanne Blomqvist får fortsätta som Tasts vikarie 20 % under Tasts tjänstledighet 1.1.2016 31.7.2017. Lön utbetalas enligt tidigare beslut. Diakoniarbetare Susanne Blomqvist anställs som vikarie 20 % för Luisa Tast under tiden 1.1.2016 31.7.2017. Lön utbetalas enligt tidigare beslut. enligt beslutsförslaget. Tilläggsinformation om ärendet kan vid behov ges av ordförande Tor-Erik Store, tfn 044 4808 300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 7/2015 6 138 Anhållan om bisyssla Kantor Dan Andersson anhåller per brev 28.8.2015 om rätt att sköta en bisyssla som pianolärare i Korsholms vuxeninstitut. Antalet timmar per vecka är 2,5 timmar och undervisningen sker på tisdagar. Anställningstiden är 8.9 1.12.2015 och 12.1 5.4.2016. Kantor Dan Andersson beviljas rätt till bisyssla vid Korsholms vuxeninstitut under tiden 8.9 1.12.2015 och 12.1 5.4.2016. enligt beslutsförslaget. Tilläggsinformation om ärendet kan vid behov ges av ordförande Tor-Erik Store, tfn 044 4808 300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 7/2015 7 139 Budgetförslag för år 2016 samt verksamhets- och ekonomiplan för åren 2016-2018 Församlingsrådet tog vid sitt möte 9.6.2015 ( 120) del av Vasa kyrkliga samfällighets anvisningar för uppgörande av budget samt verksamhets- och ekonomiplan för åren 2016-2018. På basen av anvisningarna har varje verksamhetssektor uppgjort en verksamhetsplan och ett budgetförslag för sin sektor. Kyrkoherden och församlingssekreteraren har utgående från förslagen sammanställt verksamhetsplanen för hela församlingen och utarbetat ett budgetförslag (bilaga 1-3). Församlingen har tilldelats 476 000 euro. Förslaget till församlingens verksamhetsbudget för år 2015 jämte motiveringar framläggs för fastställande. Församlingsrådet fastställer budgetförslaget för verksamheten i Vasa svenska församling år 2016. Budgetförslaget år 2016 balanserar på 476 000 euro. Församlingsrådet fastställde efter några språkliga ändringar budgetförslaget för verksamheten i Vasa svenska församling år 2016. Budgetförslaget balanserar på 476 000 euro. Verksamhetsoch ekonomiplanen för år 2016-2018 godkändes. Tilläggsinformation om ärendet kan vid behov ges av ordförande Tor-Erik Store, tfn 044 4808 300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 7/2015 8 140 Förvaltning av Vasa svenska församlings fonder Vasa svenska församling har åtta fonder med varierande kapital. Olika arbetsgrupper har genom åren diskuterat förvaltningen av fonderna. Församlingsrådet beslöt 13.10.2011 ( 207) att ett direktiv som sammanstår fonderna till två fonder utarbetas av en arbetsgrupp bestående av ekonomidirektör Nils-Eric Sahlström, Daniel Djupsjöbacka och John Åsvik. Samtidigt beslöt församlingsrådet att det stöder att information om fonderna ska sammanställas och marknadsföras till församlingsborna. I informationen bör det framgå vilka fonder som ursprungligen ingått i fonderna, hur man kan stöda verksamheten genom fonderna samt för Vasa svenska församlings fonds del hur man ansöker om pengar från fonderna. Arbetsgruppen presenterade sitt arbete för församlingsrådet 13.6.2012 ( 122). Församlingsrådet gav arbetsgruppen fullmakt att fortsätta sitt arbete så att fonderna sammanslås till en diakonifond, en musik- och utbildningsfond samt Sundom kyrkas fond. Därtill fanns ett förslag om att en fond som stöder verksamheten i Vasa svenska församling ska bildas. Församlingsrådet beslöt (FR 12.5.2015 96) att arbetsgruppen bestående av ekonomidirektör Nils-Eric Sahlström, Daniel Djupsjöbacka och John Åsvik utarbetar stadgar för församlingens fonder i enlighet med tidigare beslut. Förslaget presenteras på församlingsrådets möte 9.9.2015. Arbetsgruppen presenterar förslag till stadgar för församlingens fonder. Ärendet remitterades och behandlas på nytt av församlingsrådet 14.10.2015. Tilläggsinformation om ärendet kan vid behov ges av ordförande Tor-Erik Store, tfn 044 4808 300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 7/2015 9 141 Anmälningsärenden a) Kyrkoherdens beslutsförteckning 87-108/2015. Vice ordförande granskade kyrkoherdens beslutsförteckning. b) Ändring av kollektlistan för Trefaldighetskyrkan Församlingsrådet fastställde kollektlistan för Trefaldighetskyrkan 9.6.2015 119. Kyrkoherden har per 29.6.2015 gjort ändringar i kollektlistan så att kollekt under de ekumeniska parkgudstjänsterna 5.7 och 9.8 uppbärs för den ekumeniska föreningen Mathjälp Vasa rf. De fastslagna kollekterna flyttas till 23.8 och 26.12. Detta innebär att kollekten för SAT-7 och Martyrkyrkans vänner uteblir. Utgående från Kyrkostyrelsens rekommendation ändrades kollekten söndagen 6.9 från kollekt till förmån för vänförsamlingen i Mazimbu till Kyrkans utlandshjälp och deras arbete för flyktingar i Europa. c) Prosterirådets verksamhetsberättelse och bokslut år 2014 Kontraktsprost Berndt Berg har per brev 15.7.2015 sänt protokollen för vårterminen 2015 jämte verksamhetsberättelse och bokslut för år 2014 till församlingen. d) John Åsvik tackade för kollekten som uppburits till förmån för föreningen Mathjälp Vasa rf. 142 Barnkonsekvensanalys av ärendena Beredningsgruppen har prövat ärendena enligt barnkonsekvensanalysen. Inga ärenden behöver barnkonsekvensanalyseras. Enligt beslutsförslaget.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 7/2015 10 143 Övriga ärenden a) Anhållan om tjänstledighet Innehåller personliga uppgifter. b) Kyrkvärdar Kaplan Mikael Forslund, ansvarig för kyrkvärdarna i Trefaldighetskyrkan, frågar om två församlingsrådsmedlemmar kan verka som kyrkvärdar vid högmässan i Trefaldighetskyrkan på första advent 30.11.2015 kl. 13. Johanna Ulrika Söderholm och Rose-Marie Dahlgren-Sand ställer upp som kyrkvärdar 30.11.2015. c) Eloge till scoutkåren Korsfararna Björn Björklund framförde en eloge till scoutkåren Korsfararna för väl genomförd verksamhet. 144 På mötet väckt ärende Siv-Britt Höglund initierade att Vasa svenska församling tillsammans med t.ex. Vasa finska församling och Amnesty skulle uppmärksamma Hiroshimadagen 6.8.2016. Initiativet tas upp som ett ärende på nästa möte. 145 Anvisning om sökande av ändring Församlingsrådet gav anvisningar om rättelseyrkande, besvärsförbud och besvärsanvisning enligt bilaga 4 blankett 2. 146 Sammanträdets avslutning Sammanträdet avslutades kl. 20.20 med bön om Herrens välsignelse.