1 KONTROLLANTINSTRUKTION för vissa regionala företagsstöd Länsstyrelsen Västerbotten 2017 Denna instruktion gäller stöd enligt förordning (SFS 2015:210) om statligt stöd för att främja små och medelstora företag med senaste ändring 2015-03-26. Regionalt bidrag till företagsutveckling (FUB) upp till 500 000 kr Kontrollantuppdraget för Länsstyrelsens regionala företagsstöd utförs av antingen Länsstyrelsen eller kommunala tjänstemän som utsetts av kommunen efter begäran från Länsstyrelsen eller av kontrollanter utsedda av Tillväxtverket. Stöd som beviljats med belopp över 500 000 kr kontrolleras av Tillväxtverkets egna utsedda kontrollanter. Vem som är kontrollant i ett visst stödärende anges på Länsstyrelsens preliminärbeslut om stöd. Av kommunen utsedd kontrollant Länets kommuner har på Länsstyrelsens begäran utsett en kommunal tjänsteman som kontrollant för ovanstående bidrag upp till 500 000 kr. Om det finns särskilda skäl kan Länsstyrelsen anlita kommunal kontrollant även när bidraget överstiger 500 000 kr. Länsstyrelsen kan begära att kommunen utser annan person om kontrollanten brister i utförandet av kontrollantuppdrag eller på annat sätt inte längre bedöms vara lämplig som kontrollant. Länsstyrelsen kontrollant Länsstyrelsen kan i vissa fall själv utöva kontrollantuppdraget för Regionalt bidrag till företagsutveckling, t ex stöd i form av konsultcheck eller i form av bidrag till samverkansprojekt oavsett bidragets storlek. Av Tillväxtverket utsedd kontrollant I ärenden där Regionalt bidrag till företagsutveckling enligt Preliminärt beslut överstiger 500 000 kr ska en av Tillväxtverket särskilt utsedd kontrollant anlitas av stödföretaget. Om det finns särskilda skäl kan av Tillväxtverket utsedd kontrollant anlitas även för stödbelopp under 500 000 kr. För dessa kontrollanter tillämpas kontrollantinstruktion utgiven av Tillväxtverket.
2 Innehåll 1. KONTROLLANTUPPDRAGET...3 Länsstyrelsens information till kontrollant...3 Närståendebegreppet...3 Byte av kontrollant...3 2. HANDLINGAR...3 Rekvisition...3 3. KONTROLLANTENS SKYLDIGHETER, ANSVAR OCH BEFOGENHETER...4 Information till företaget...4 Överensstämmelse med Länsstyrelsens beslut...4 Ändring av stödunderlag och förlängning av tidpunkt för slutredovisning...4 Sekretess...4 Arkivering av akter och granskningsrätt...4 När EU:s regionala fond medfinansierar stödet...4 4. KONTROLLANTENS GRANSKNINGSÅTGÄRDER I ENSKILDA ÄRENDEN...5 Företagets skyldigheter...5 Kontrollantens intygande...5 Vid granskning av del- och slutredovisningar från företaget ska kontrollanten särskilt uppmärksamma följande:...5 Informationsmaterial...6 Bilaga:...7 Exempel på stödgrundande respektive icke stödgrundande investeringar...7 Stödgrundande...7 Ej stödgrundande:...7
3 1. KONTROLLANTUPPDRAGET Kontrollanten är Länsstyrelsens representant. Kontrollantens uppdrag är att följa upp att bidraget används på rätt sätt och i överensstämmelse med Länsstyrelsens beslut. Kontrollant i ett visst stödärende framgår av Länsstyrelsens Preliminära beslut om Regionalt bidrag till företagsutveckling. Länsstyrelsens information till kontrollant Länsstyrelsen ansvarar för att utsedda kontrollanter löpande får information om bestämmelser, tillämpningar och andra förhållanden rörande Regionalt bidrag till företagsutveckling och Stöd till kommersiell service. Närstående Kontrollanten får inte vara delägare och/eller styrelseledamot, vare sig direkt eller indirekt till det företag som beviljats bidrag. Kontrollanten får inte vara fysisk närstående person till delägare, styrelseledamot, företagsledare eller annan ledande befattningshavare i det företag som beviljats bidrag. Som fysiskt närstående person räknas make/maka/sambo/registrerad partner, barn, syskon, föräldrar, svärföräldrar, mor-/farföräldrar, barnbarn och dessa personers maka/make/sambo samt person som har vårdnad om någon inom ovan angiven personkrets. Kontrollanten får inte ha affärsförhållande eller annan nära anknytning till företaget eller till person som angetts ovan eller till leverantör till det företag som beviljats stöd, som kan innebära att kontrollantens lämplighet, oberoende eller tilltro kan ifrågasättas. Byte av kontrollant Inträffar förhållande som ovan angetts efter att kontrollanten utsetts ska kontrollanten och företaget så snart som möjligt skriftligen anmäla detta till Länsstyrelsen som ska utse ny kontrollant. Önskar kontrollanten avsäga sig sitt uppdrag i ett enskilt ärende innan slutredovisning skett, ska han/hon skriftligen anmäla detta till Länsstyrelsen samt åberopa skälet. Länsstyrelsen har då att utse ny kontrollant och att meddela företaget. 2. HANDLINGAR Rekvisition För att erhålla sitt stöd rekvirerar företaget via webbplatsen: www.minansokan.se Stödföretaget bifogar då samtliga verifikat (fakturakopior och betalningsbevis), verifikatsammanställning som sedan förs in i Länsstyrelsens handläggningsprogram.
4 Därefter vidarebefordras allt material till kontrollanten via e-post. De handlingar som gäller för kontrollantuppdrag i ett enskilt ärende är: 1) Stödmottagarens rekvisition, verifikatsammanställning, fakturor och betalningsbevis, ev. intyg från säljare om köp av begagnad utrustning samt checklista för kontrollant. 2) Länsstyrelsens Preliminära beslut om bidrag inkl. bilagor. 3) Företagets ansökan om bidrag. Kopia av företagets ansökan finns hos kommunen sedan remisstillfället. 3. KONTROLLANTENS SKYLDIGHETER, ANSVAR OCH BEFOGENHETER Information till företaget Kontrollanten ska vid uppdragets början lämna företaget information om hur uppdraget ska utföras. Av Preliminärt beslut om stöd framgår datum för när investeringen får påbörjas, hur många delrekvisitioner som får göras och sista datum för slutredovisning. Överensstämmelse med Länsstyrelsens beslut Kontrollantens uppdrag är att säkerställa att de kostnader som företaget rekvirerar stöd för överensstämmer med det ändamål som framgår av det preliminära beslutet och uppmärksammar eventuella avvikelser och förändringar som påverkar ändamålet med stödet Ändring av stödunderlag och förlängning av tidpunkt för slutredovisning Företaget ska ansöka hos Länsstyrelsen om eventuella förändringar, t.ex. ändrad investeringsplan och förlängning av investeringens genomförandetid. Förändringar ska godkännas av Länsstyrelsen. Sekretess Kontrollanten har tystnadsplikt och får inte till utomstående lämna uppgifter eller information om ett enskilt kontrollantuppdrag. Sekretess enligt 30 Kap. 27 Offentlighets- och sekretesslagen gäller. Arkivering av akter och granskningsrätt Länsstyrelsen ansvarar för arkivering av akter, så som redovisningar, kvitton, verifikat, kopior av beslut, samt övriga handlingar som är kopplade till det ärendet. Kontrollanten ska bifoga eventuella kompletteringar från aktuellt företag i form av fakturakopior och verifikat samt andra handlingar som bedöms viktiga. När EU:s regionala fond medfinansierar stödet Representanter för Förvaltningsmyndigheten och sekretariaten, Övervakningskommittén, Riksrevisionen, Kommissionen och Revisionsrätten har rätt att hos stödmottagaren och kontrollanten följa arbetet och ta del av alla handlingar som kan ge upplysningar om räkenskaperna.
5 4. KONTROLLANTENS GRANSKNINGSÅTGÄRDER I ENSKILDA ÄRENDEN Företagets skyldigheter Företaget är skyldigt att överlämna de uppgifter och handlingar som krävs för att en kontroll skall kunna genomföras till kontrollanten. Företaget ska också ge kontrollanten möjlighet till fysisk kontroll av byggnad, anläggning, maskiner och liknande som ingår i stödgrundande utgifter. Företaget ska via minansokan.se upprätta en rekvisition och bifoga verifikatsammanställning, verifikat (fakturakopior och betalningsbevis), samt övriga handlingar som tillhör del- eller slutredovisning. Investeringsändamål ska alltid framgå av verifikatsammanställningen. Kontrollantens intygande För att Länsstyrelsen ska kunna fatta ett beslut om utbetalning krävs att kontrollanten dokumenterat sin granskning i en granskningschecklista som tillhandahålls av Länsstyrelsen. Kontrollantens intygande innebär att samtliga granskningsåtgärder enligt kontrollantinstruktionen genomförts. Om kontrollanten uppmärksammar felaktigheter ska dessa redovisas på granskningschecklistan. Ofullständig redovisning ska inte bestyrkas av kontrollanten. Vid granskning av del- och slutredovisningar från företaget ska kontrollanten särskilt uppmärksamma följande: 1. Att redovisade utgifter är bidragsgrundande och i sin helhet betalda. OBS att fakturorna måste vara utställda på och betalda av det företag som beviljats stödet. 2. Begagnade maskiner/utrustning kan ingå i av Länsstyrelsen godkänt stödunderlag endast om följande tre villkor samtidigt är uppfyllda: - Intyg bifogas från säljaren att utrustningen inte inköpts med offentligt stöd (särskild blankett finns på Länsstyrelsens webbplats). - Priset på den begagnade utrustningen får inte överstiga marknadsvärdet och måste vara lägre än kostnaden för liknande ny utrustning. - Utrustningens tekniska egenskaper ska vara ändamålsenliga. 3. Att samtliga beställningar och inköp gjorts tidigast från och med godkänt startdatum som framgår av Länsstyrelsens preliminära beslut om stöd. 4. Att utgifter redovisas exklusive moms. 5. Att en investering endast är stödberättigad om företaget har äganderätt till objektet. 6. Att investeringar inte är finansierade via hyres/leasingavtal. 7. Finansiering med avbetalningskontrakt godkänns inte, om det inte framgår av det preliminära beslutet.
6 8. Genom att ta del av företagets redovisning ska kontrollanten säkerställa att eventuella rabatter, krediteringar, provisioner, förseningsavgifter och liknande räknas bort vid redovisningen av investeringsutgifterna. 9. Eget arbete är normalt inte stödberättigat. Om Länsstyrelsen godkänt eget arbete bifogas särskilda instruktioner i bilagan Godkänt stödunderlag till det Preliminära beslutet. 10. Eget material är inte en stödberättigad utgift. Om Länsstyrelsen godkänt eget material bifogas särskilda instruktioner i bilagan Godkänt stödunderlag till det Preliminära beslutet. 11. Normalt godkänns inte utgifter för köp från annat bolag i koncern, delägare eller annan närstående fysisk eller juridisk person. Utgifterna är bidragsgrundande endast om det skriftligen uttrycks i bilagan Godkänt stödunderlag till Preliminärt beslut om Regionalt bidrag till företagsutveckling. 12. Att redovisade utgifter för resor är specificerade med avseende på resmål, tidpunkt, kostnader för biljetter, logi, m.m. och att ändamålet med resan och vilka som rest framgår samt att utgifterna är skäliga. För resa med egen bil godkänns kostnader enligt Skatteverkets schablon med 18,50 kr per mil (2015). 13. Representationskostnader är inte stödgrundande kostnader. 14. Att redovisade utgifter inte är stödgrundande om dessa utgör utgifter för företagets normala drift. 15. Om företaget beviljats stöd med EU-medel ska kontrollanten kontrollera att information om att företaget fått EU-medel satts upp på väl synlig plats. 16. Kontrollanten ska vid behov besöka företaget och den plats där investeringen genomförs. Senast i samband med slutredovisningen ska dock kontrollanten alltid genomföra en fysisk inspektion av genomförd investering och verksamheten på investeringsorten. Kontrollantens kommentarer ska bifogas slutredovisningen. 17. Om kontrollanten bedömer att redovisade utgifter framstår som oskäliga eller annat anmärkningsvärt förekommit ska Länsstyrelsen informeras. Informationsmaterial Länk till Länsstyrelsens Kontrollantsida och granskningschecklista: http://www.lansstyrelsen.se/vasterbotten/sv/naringsliv-och-foreningar/foretagsstod/info-tillvara-externa-kontrollanter/pages/default.aspx Stöd som beviljats till företag i Västerbotten fr o m år 2015 kan komma att medfinansieras av EU:s Regionala strukturfondsprogram för Övre Norrland.
7 Bilaga: Exempel på stödgrundande respektive icke stödgrundande investeringar Stödgrundande - Byggnader och anläggningar för stadigvarande bruk - Markanläggningar, ledningar, projektering, röjning, terrassering, beläggning, sådd o d - Byggnadskontroll, teknisk rådgivning - Bygglov - Begagnad utrustning, förutsatt att leverantören intygat att investeringen inte finansierats med offentliga medel - Investeringar på/inom annans fastighet om nyttjandeavtal finns som täcker investeringens nedskrivningstid. - Maskiner, inventarier - Båtar för turistföretags verksamhet - Produktutveckling som inte utgör utgifter för den normala driften eller normala utvecklingskostnader - Marknadsföring som inte utgör den normala driften. - Viss kompetensutveckling (ej för den normala driften eller vid nystart) - Förvärv av patent, tillverkningslicenser och tekniskt kunnande (dock inte inom koncern eller från närstående) Ej stödgrundande: - Investeringar som genomförts/påbörjats innan ansökan inkommit till Länsstyrelsen - Investeringar som sker utanför länet/stödområde - Driftkostnader - för företagets normala drift - Utbyggnad eller ombyggnad av hyrda lokaler (gäller inom stödområde B) - Förvärv av fast egendom (mark och byggnader) - Förvärv av rörelse - Ränte- och kreditivkostnader, dröjsmålsräntor - Lagfartskostnader - Reinvesteringar - Underhållsåtgärder, renovering - Leasingkostnader - Avbetalningsköp - Fordon och flygplan (ok med truck inom t ex sågverksområde) - Släpvagnar, skotrar, utrustning på fordon - Förvärv av konkursbo - Investeringar utanför den egna industritomten - Företagsekonomiska och juridiska utredningar - Maskiner som överförs från närstående företag (intressegemenskap) - Företagsledarens och personalens löne- och omkostnader - Representationskostnader - Lokalhyror (ok inhyrning av t ex manskapsvagn under byggtid) - Förbrukningsmaterial som porslin, glas, lakan, borrar, fräsar och dylikt (vissa undantag kan göras i samband med s k mikrobidrag) - Förvärv av patent, licenser eller andra immateriella rättigheter inom koncern eller från närstående - Investeringar som krävs enligt lag - Moms (undantag för vissa verksamheter) - Eget arbete (om inte annat anges i Länsstyrelsens beslut om stöd) - Årsavgifter, abonnemang, försäkringar