KONTROLLANTINSTRUKTION för vissa regionala företagsstöd Länsstyrelsen Västerbotten 2015

Transkript

1 1 (8) KONTROLLANTINSTRUKTION för vissa regionala företagsstöd Länsstyrelsen Västerbotten 2015 Denna instruktion gäller stöd enligt förordning (2000:283) om Regionalt bidrag till företagsutveckling med senaste ändring samt förordning (2000:284) om stöd till Kommersiell service med senaste ändring Regionalt bidrag till företagsutveckling (FUB) upp till kr Investeringsstöd till kommersiell service (KS) upp till kr Kontrollantuppdraget för Länsstyrelsens regionala företagsstöd utförs av antingen Länsstyrelsen, kommunala tjänstemän som utsetts av kommunen efter begäran från Länsstyrelsen eller av kontrollanter utsedda av Tillväxtverket. Av Tillväxtverket utsedda kontrollanter har att följa Tillväxtverkets mer omfattande kontrollantinstruktion. Vem som är kontrollant i ett visst stödärende anges på Länsstyrelsens preliminärbeslut om stöd. Av kommunen utsedd kontrollant Länets kommuner har på Länsstyrelsens begäran utsett kommunal tjänsteman som kontrollant för ovanstående bidrag understigande kr. Om det finns särskilda skäl kan Länsstyrelsen anlita kommunal kontrollant även när bidraget överstiger kr. Länsstyrelsen kan begära att kommunen utser annan person om kontrollanten brister i utförandet av kontrollantuppdrag eller på annat sätt inte längre bedöms vara lämplig som kontrollant. Länsstyrelsen kontrollant Länsstyrelsen kan i vissa fall själv utöva kontrollantuppdraget för Regionalt bidrag till företagsutveckling, t ex stöd i form av konsultcheck eller i form av bidrag till samverkansprojekt oavsett bidragets storlek. Av Tillväxtverket utsedd kontrollant I ärenden där Regionalt bidrag till företagsutveckling enligt Preliminärt beslut överstiger kr ska en av Tillväxtverket särskilt utsedd kontrollant anlitas av stödföretaget. Också för Investeringsstöd till kommersiell service kan dessa kontrollanter komma att anlitas. Om det finns särskilda skäl kan av Tillväxtverket utsedd kontrollant anlitas även för stödbelopp under kr. För dessa kontrollanter tillämpas kontrollantinstruktion utgiven av Tillväxtverket.

2 2 (8) Innehåll: 1. Kontrollantuppdraget sid 2 Länsstyrelsens information till kontrollanter Närståendebegreppet Byte av kontrollant 2. Handlingar sid 3 Manuell rekvisition eller webbrekvisition 3. Kontrollantens skyldigheter, ansvar och befogenheter sid 3 Information till företaget Överensstämmelse med Länsstyrelsens beslut Ändring av stödunderlag och förlängning av tidpunkt för slutredovisning Sekretess Arkivering 4. Kontrollantens granskningsåtgärder i enskilda ärenden sid 4 Företagets skyldigheter Kontrollantens intygande Investeringens överensstämmelse med Länsstyrelsens beslut Intygande på rekvisitionsblankett och kontrollantchecklista Bilaga: exempel på stödgrundande respektive icke stödgrundande kostnader. 1. KONTROLLANTUPPDRAGET Kontrollanten är Länsstyrelsens representant. Kontrollantens uppdrag är att följa upp att bidraget används på rätt sätt och i överensstämmelse med Länsstyrelsens beslut. Kontrollant i ett visst stödärende framgår av Länsstyrelsens Preliminära beslut om Regionalt bidrag till företagsutveckling respektive om Investeringsstöd till kommersiell service. Länsstyrelsens information till kontrollant Länsstyrelsen ansvarar för att utsedda kontrollanter löpande får information om bestämmelser, tillämpningar och andra förhållanden rörande Regionalt bidrag till företagsutveckling och Stöd till kommersiell service. Närståendebegreppet Kontrollanten får inte vara delägare och/eller styrelseledamot, vare sig direkt eller indirekt till det företag som beviljats bidrag.

3 3 (8) Kontrollanten får inte vara fysisk närstående person till delägare, styrelseledamot, företagsledare eller annan ledande befattningshavare i det företag som beviljats bidrag. Som fysiskt närstående person räknas make/maka/sambo/registrerad partner, barn, syskon, föräldrar, svärföräldrar, mor-/farföräldrar, barnbarn och dessa personers maka/make/sambo samt person som har vårdnad om någon inom ovan angiven personkrets. Kontrollanten får inte ha affärsförhållande eller annan nära anknytning till företaget eller till person som angetts ovan eller till leverantör till det företag som beviljats stöd, som kan innebära att kontrollantens lämplighet, oberoende eller tilltro kan ifrågasättas. Byte av kontrollant Inträffar förhållande som ovan angetts efter att kontrollanten utsetts ska kontrollanten och företaget så snart som möjligt skriftligen anmäla detta till Länsstyrelsen som ska utse ny kontrollant. Önskar kontrollanten avsäga sig sitt uppdrag i ett enskilt ärende innan slutredovisning skett, ska han/hon skriftligen anmäla detta till Länsstyrelsen samt åberopa skälet. Länsstyrelsen har då att utse ny kontrollant och att meddela företaget. 2. HANDLINGAR Manuell rekvisition eller webbrekvisition Om företaget rekvirerar via webben (möjligt sedan mars 2009) kommer såväl rekvisition som fakturakopior och kvitton in elektroniskt till Länsstyrelsen. I dessa fall kommer Länsstyrelsen att vidarebefordra materialet till kontrollanten via mail alternativt brevledes. De handlingar som gäller för kontrollantuppdrag i ett enskilt ärende är: 1) Stödmottagarens rekvisitionsblankett, verifikatsammanställning, fakturor och betalningsbevis, ev. intyg från säljare om köp av begagnad utrustning samt checklista för kontrollant. 2) Länsstyrelsens Preliminära beslut om bidrag inkl. bilagor. 3) Företagets ansökan om bidrag. Kopia av företagets ansökan finns hos kommunen sedan remisstillfället. 3. KONTROLLANTENS SKYLDIGHETER, ANSVAR OCH BEFOGENHETER Information till företaget Kontrollanten ska vid uppdragets början lämna företaget information om hur uppdraget ska utföras. Av Preliminärt beslut om stöd framgår bl a datum för

4 4 (8) när investeringen får påbörjas, hur många delrekvisitioner som får göras och sista datum för slutredovisning. Överensstämmelse med Länsstyrelsens beslut Kontrollantens uppdrag är att utföra en tillfredsställande kontroll i syfte att säkerställa att det bidrag företaget får överensstämmer med det ändamål som framgår av det Preliminära beslutet med tillhörande bilagor. Kontrollanten ska följa hur bidraget används och särskilt uppmärksamma eventuella avvikelser och förändringar av den investering för vilket bidrag har beviljats. Kontrollanten ska dokumentera utfört arbete på särskild granskningschecklista. Ändring av stödunderlag och förlängning av tidpunkt för slutredovisning Företaget ska hos Länsstyrelsen ansöka om eventuella förändringar, t.ex. ändrad investeringsplan och förlängning av investeringens genomförandetid. Förändringar ska godkännas av Länsstyrelsen. Sekretess Kontrollanten har tystnadsplikt och får inte till utomstående lämna uppgifter eller information om ett enskilt kontrollantuppdrag. Sekretess enligt 30 Kap. 27 Offentlighets- och sekretesslagen gäller. Arkivering av akter och granskningsrätt Kontrollanten ska förvara redovisningar, kvitton, verifikat, kopior av beslut och övriga handlingar tillhörande äldre ärenden på ett betryggande sätt så att det är möjligt att följa hur kontrollanten fullgjort sitt uppdrag. För bidrag beviljade år ska handlingar sparas minst t.o.m. år 2013 eller i minst 10 år efter slutligt beslut. För Preliminärt beslut fr o m 1 januari 2007 skall kontrollanten översända samtliga verifikat till Länsstyrelsen. När EU:s regionala fond medfinansierar stödet Representanter för Förvaltningsmyndigheten och sekretariaten, Övervakningskommittéen, Riksrevisionen, Kommissionen och Revisionsrätten har rätt att hos stödmottagaren och kontrollanten följa arbetet och ta del av alla handlingar som kan ge upplysningar om räkenskaperna. 4. KONTROLLANTENS GRANSKNINGSÅTGÄRDER I ENSKILDA ÄRENDEN Företagets skyldigheter

5 5 (8) Företaget är skyldigt att lämna kontrollanten de uppgifter och handlingar som behövs för att denne ska kunna utföra kontrollen. Företaget ska också ge kontrollanten möjlighet till fysisk kontroll av byggnad, anläggning, maskiner och liknande som ingår i stödgrundande utgifter. Företaget ska upprätta en komplett verifikatförteckning, rekvisitionsblankett och eventuellt övriga handlingar som tillhör del- eller slutredovisning. Verifikat skall bifogas. Investeringsändamål ska alltid framgå av verifikatförteckningen. Redovisning från företaget av investeringsutgifter ska göras på Länsstyrelsens blanketter och vara fullständigt ifyllda. Ofullständig redovisning ska inte bestyrkas av kontrollanten. Företaget ska överlämna del- eller slutredovisning i original till kontrollanten som efter verkställd granskning undertecknar rekvisitionsblanketten och kontrollantchecklistan. Kontrollantens intygande Av kontrollanten bestyrkta redovisningar utgör beslutsunderlag för Länsstyrelsen. Länsstyrelsen beslutar utifrån underlaget om del- och slututbetalning av Regionalt bidrag till företagsutveckling och Investeringsstöd till kommersiell service. Kontrollantens intygande innebär att samtliga granskningsåtgärder enligt kontrollantinstruktionen genomförts. Intygar kontrollanten redovisningens riktighet med någon form av förbehåll ska kontrollanten på verifikatsammandraget/checklistan redogöra för innehållet i förbehållet. Vid granskning av del- och slutredovisningar från företaget ska kontrollanten särskilt uppmärksamma följande: 1. Att redovisningen är undertecknad av behörig firmatecknare enligt aktuellt registreringsbevis. 2. Att redovisade utgifter är bidragsgrundande och i sin helhet betalda. OBS att fakturorna måste vara utställda på och betalda av det företag/den juridiska person som beviljats stödet. 3. Begagnade maskiner/utrustning kan ingå i av Länsstyrelsen godkänt stödunderlag endast om följande tre villkor samtidigt är uppfyllda: a. Intyg bifogas från säljaren att utrustningen inte inköpts med offentligt stöd (särskild blankett finns på Länsstyrelsens webbplats).

6 6 (8) b. Priset på den begagnade utrustningen får inte överstiga marknadsvärdet och måste vara lägre än kostnaden för liknande ny utrustning. c. Utrustningens tekniska egenskaper ska vara ändamålsenliga. 4. Att samtliga beställningar och inköp gjorts efter godkänt påbörjandedatum som framgår av Länsstyrelsens Preliminära beslut om Regionalt bidrag till företagsutveckling eller Stöd till kommersiell service. 5. Att utgifter redovisas exklusive mervärdesskatt och att eventuellt avdrag för mervärdesskatt uppmärksammas avseende förvärv från annat EU-land avseende verksamhet där rätten till avdrag för ingående moms saknas. 6. Att investeringsändamål bara är stödgrundande om företaget har oinskränkt äganderätt till objektet. 7. Att leasingavtal inte finns avseende redovisade utgifter. Med leasing skall jämställas hyresavtal på längre tid, normalt över ett år. Hyra under kort tid, normalt högst ett år, av varor och tjänster kan dock utgöra stödunderlag om de har direkt samband med investeringen, t ex hyra av arbetsmaskiner, manskapsbodar, presenningar, särskilda verktyg eller liknande utrustning. 8. Finansiering med avbetalningskontrakt godkänns inte. 9. Genom att ta del av företagets redovisning ska kontrollanten säkerställa att eventuella rabatter, krediteringar, provisioner, förseningsavgifter och liknande räknas bort vid redovisningen av investeringsutgifterna. 10. Eget arbete är normalt inte bidragsberättigat. Om Länsstyrelsen godkänt eget arbete bifogas särskilda instruktioner i bilagan Godkänt stödunderlag till det Preliminära beslutet. 11. Eget material är inte en bidragsberättigad utgift. 12. Normalt godkänns inte utgifter för köp från annat bolag i koncern, delägare eller annan närstående fysisk eller juridisk person. Utgifterna är bidragsgrundande endast om det skriftligen uttrycks i bilagan Godkänt stödunderlag till Preliminärt beslut om Regionalt bidrag till företagsutveckling respektive Investeringsstöd till kommersiell service. 13. Att redovisade utgifter för resor är specificerade med avseende på resmål, tidpunkt, kostnader för biljetter, logi, m.m. och att ändamålet med resan och vilka som rest framgår samt att utgifterna är skäliga. För resa med egen bil godkänns kostnader enligt schablon med 18,50 kr per mil (2015). 14. Representationskostnader är inte stödgrundande kostnader.

7 7 (8) 15. Att redovisade utgifter inte är stödgrundande om dessa utgör utgifter för företagets normala drift. 16. Kontrollanten ska vid behov besöka företaget och den plats där investeringen genomförs. Senast i samband med slutredovisningen ska dock kontrollanten alltid genomföra en fysisk inspektion av genomförd investering och verksamheten på investeringsorten. Kontrollantens kommentarer ska bifogas slutredovisningen. Om kontrollanten bedömer att redovisade utgifter framstår som oskäliga eller annat anmärkningsvärt förekommit ska Länsstyrelsen informeras. Blanketter och informationsmaterial Se Länsstyrelsens webbplats Regionalt bidrag till företagsutveckling som beviljats till företag i Västerbotten fr o m år 2015 kan komma att medfinansieras av EU:s Regionala strukturfondsprogram för Övre Norrland. Bilaga: Exempel på stödgrundande respektive icke stödgrundande investeringar för Regionalt bidrag till företagsutveckling Stödgrundande: Byggnader och anläggningar för stadigvarande bruk Markanläggningar, ledningar, projektering, röjning, terrassering, beläggning, sådd o d Byggnadskontroll, teknisk rådgivning Bygglov Investeringar på upplåten mark om arrendeavtal på minst 5 år Maskiner, inventarier (ekonomisk livslängd på minst 3 år) Båtar för turistföretags verksamhet Produktutveckling som inte utgör utgifter för den normala driften eller normala utvecklingskostnader Marknadsföring som är extraordinär (ej utgifter för den normala driften) Viss kompetensutveckling (ej för den normala driften eller vid nystart) Förvärv av patent, tillverkningslicenser och patenterat eller icke

8 8 (8) patenterat tekniskt kunnande (dock inte inom koncern eller från närstående) Ej stödgrundande: Utbyggnad eller ombyggnad av hyrda lokaler Förvärv av fast egendom (mark och byggnader) Förvärv av rörelse Ränte- och kreditivkostnader, dröjsmålsräntor Lagfartskostnader Reinvesteringar Underhållsåtgärder, renovering Leasingkostnader Avbetalningsköp Fordon och flygplan (ok med truck inom t ex sågverksområde) Släpvagnar, skotrar, utrustning på fordon Förvärv av konkursbo Investeringar utanför den egna industritomten Företagsekonomiska och juridiska utredningar Maskiner som överförs från närstående företag (intressegemenskap) Byggherrens administrationskostnader Företagsledarens och kontorspersonalens löne- och omkostnader inkl resor Representationskostnader Lokalhyror (ok inhyrning av t ex manskapsvagn under byggtid) Förbrukningsmaterial som porslin, glas, lakan, borrar, fräsar od (vissa undantag kan göras i samband med s k mikrobidrag) Mindre modifikation av företagets produkter, tjänster eller processer Driftkostnader - för företagets normala drift Förvärv av patent, licenser eller andra immateriella rättigheter inom koncern eller från närstående Investeringar som krävs enligt lag Mervärdeskatt (undantag för vissa verksamheter) Eget arbete (om inte annat anges i Länsstyrelsens beslut om stöd) Begagnade maskiner o d utan spec. intyg från säljaren Årsavgifter, abonnemang, försäkringar