TN 2016/1061 Verksamhetsplan 2017 för tillsynsnämnden Natur- och byggnadsförvaltningen/ OKTOBER 2016
Innehåll Huddinges vision och mål... 3 Ansvarsområde... 4 Huddinge en av de tre populäraste kommunerna i Stockholms län... 4 Tillsynsnämndens mål och resultat... 5 Bra att leva och bo... 6 Fler i jobb... 10 Ekosystem i balans... 11 Systematisk kvalitetsutveckling... 12 Sund ekonomi... 14 Plan för intern kontroll... 17 Nämndens internkontrollarbete... 18 Riskreducerande åtgärder... 18 Åtgärder utifrån rekommendation från revision eller annan extern granskning... 19 Systematiska kontroller... 19 Organisation... 21 Källförteckning... 22
Huddinges vision och mål Vision: Huddinge - en av de tre populäraste kommunerna i Stockholms län Huddinges vision är att vara en av de tre populäraste kommunerna i Stockholms län att bo, besöka och verka i. Hållbart Huddinge 2030 I Ett hållbart Huddinge pekar kommunfullmäktige ut en långsiktig, önskvärd och möjlig framtid med fokus på år 2030. Här beskrivs hur ett hållbart Huddinge ter sig och vilka vägval kommunen bör göra för att komma dit. Mål för Huddinge För att nå det framtida läget i Ett hållbart Huddinge 2030 och visionen om att vara en av de tre populäraste kommunerna i Stockholms län, är fem övergripande mål formulerade som visar utåtriktat vad kommunen åstadkommer för invånare, brukare och kunder. Bra att leva och bo Utbildning med hög kvalitet Fler i jobb God omsorg för individen Ekosystem i balans För att vara framgångsrik i detta arbete ska kommunen ständigt sträva efter att förbättra verksamheterna och detta är formulerat i tre strategiska mål under rubriken effektiv organisation som visar inåtriktat hur och med vilka resurser kommunen genomför sitt uppdrag. Attraktiv arbetsgivare Sund ekonomi Systematisk kvalitetsutveckling Huddinges kärnvärden Kärnvärdena är den värdegrund som Huddinge vilar på. Dessa kärnvärden fungerar som ledstjärnor för alla verksamheter och individer som verkar i kommunen. Huddinge ska stå för: Mod betyder att vi vågar ta för oss, ta nya vägar och ta ställning i viktiga frågor. Omtänksamhet betyder att vi bryr oss om människor, besökare, företagare och natur. Driv betyder att vi kraftfullt driver utvecklingen framåt och att vi tar en ledande roll i regionen. Mångfald betyder att vi tar tillvara på variation och omväxling i miljöer, invånare, medarbetare och utbud. Vi vill utnyttja potentialen i mångfalden och skapa ett rikt och flexibelt samhälle. TILLSYNSNÄMNDEN 3
Ansvarsområde Tillsynsnämnden fullgör kommunens uppgifter inom miljö- och hälsoskyddsområdet. Nämnden fullgör kommunens uppgifter 1. som tillsynsmyndighet enligt miljöbalken och föreskrifter meddelade med stöd av miljöbalken, 2. när det gäller att utöva den omedelbara tillsynen enligt tobakslagen (1993:581) över de miljöer och lokaler för vilka Folkhälsomyndigheten har den centrala tillsynen, 3. vad avser offentlig kontroll av efterlevnaden av livsmedelslagen och andra bestämmelser, vilka anges i 11 livsmedelslagen, 4. tillsyn enligt 16 strålskyddsförordningen (1988:293), 5. svara för prövning av dispenser från föreskrifter i naturreservat, naturminne, biotopskyddsområden och djur- och växtskyddsområden som beslutats av kommunen varvid beslutsbefogenheten dock inte skall gälla ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, samt 6. svara för prövning av ansökningar om strandskyddsdispens enligt reglerna i 7 kap. miljöbalken liksom för tillsynen över efterlevnaden av strandskyddet. Det ankommer på tillsynsnämnden att: 1. följa utvecklingen inom kommunen i miljö- och hälsoskyddshänseende och andra frågor inom nämndens ansvarsområde och därvid utarbeta de förslag som är påkallade, 2. medverka i planering där miljö- och hälsoskyddsfrågor eller andra frågor inom nämndens ansvarsområde berörs. Huddinge en av de tre populäraste kommunerna i Stockholms län Vår vision att Huddinge ska vara en av de tre populäraste kommunerna i länet att bo, besöka och verka i ställer stora krav på våra verksamheter. För att sträva mot visionen måste vi utföra våra uppdrag mycket bra, tåla jämförelser med andra kommuner i länet samt bemöta invånare och företag på ett positivt och professionellt sätt. Arbetet med att sträva mot visionen kräver engagemang och uthållighet från medarbetare och verksamheter. Nämnden följer upp visionen och jämför verksamheterna med andra kommuner genom ett antal mått som satts under respektive nämndmål. Nämnden jämför sig med andra kommuner i Stockholms län inom målen Bra att leva och bo, Fler i jobb och Sund ekonomi Under 2016 har förvaltningen fortsatt arbetet med kommunens gemensamma värden som innefattar tre delar: kommunens kärnvärden, förvaltningsspecifika värdegrund samt en etisk kod som utgör grundläggande värderingar. Arbetet har innefattat kommunikation och aktiviteter på avdelningsnivå för att synliggöra och efterleva dessa värden. Information om värdena delges också vid förvaltningsintroduktionen som är obligatorisk för alla nya medarbetare på förvaltningen. Värdegrundsarbetet under 2017 fortsätter på samma sätt där kommunens gemensamma värden ingår på avdelnings- och ledningsgruppsmöten och i förvaltningsintroduktionen. Utvecklingsåtagandet om att utveckla ett aktivt medarbetarskap (se Attraktiv arbetsgivare) och arbeta med personalpolicyn innebär även att värdegrunden hålls levande. 4 VERKSAMHETSPLAN 2017
Tillsynsnämndens mål och resultat Under det övergripande målet Bra att leva och bo har tillsynsnämnden valt att inte ta med delmålet Fler ska få sitt förstahandsval till förskola och skola. Nämnden arbetar för en förbättrad samhällsbyggnadsprocess vilket leder till bättre förutsättningar för att förskolor och skolor planeras och byggs. Nämnden har dock inte någon direkt påverkan på delmålet. Nämnden har även valt att inte ta med delmålet Ökad valfrihet då nämnden inte har några kundvalssystem inom sitt verksamhetsområde. Nämndens mål utgår från de lagar och förordningar som gäller för verksamheten, kommunfullmäktiges vision och mål i Mål och budget 2017. Den gemensamma strukturen och innehållet i nämndens verksamhetsplan utgår från kommunfullmäktiges övergripande och strategiska mål. De aspekter som kommunfullmäktige valt att beskriva under respektive mål/delmål ska vara vägledande för var nämnden beskriver sina mål och åtaganden. För vart och ett av de övergripande och strategiska målen har kommunfullmäktige tydliggjort vad som särskilt ska prioriteras 2017. Fokus ska ligga på att säkerställa resurser till kärnverksamheten och utvecklingsåtaganden som frigör resurser till denna ska prioriteras. Nämndens tolkning av målen Nämnden har systematiskt gått igenom alla kommunfullmäktiges mål och delmål och prövat vilka som har relevans för nämndens verksamhet och därmed är ett ansvar för nämnden. Inte heller delmålet förbättrad infrastruktur har tagits med då tillsynsnämndens verksamhet riktar sig mot förbättrad miljö för kommunens innevånare ur miljö- och hälsoskyddssynpunkt. Detta mål omhändertas av naturoch byggnadsnämnden samt kommunstyrelsen. Vid förändringar av infrastrukturen kommer nämnden dock att bevaka att detta sker med beaktande av Huddinge kommuns innevånares hälsa. Det övergripande målet Utbildning med hög kvalitet har tillsynsnämnden valt att inte ta med eftersom det berör utbildningsnämndernas verksamhetsområden. Därför har nämnden heller inte tagit med den särskilda prioriteringen om att fler elever ska ta gymnasieexamen inom 3 år. På samma sätt tas inte delmålet Fler i egen försörjning med under det övergripande målet Fler i jobb, eftersom detta delmål omhändertas främst inom socialnämndens och äldreomsorgsnämndens verksamhetsområden. Det övergripande målet God omsorg om individen omhändertas av verksamhetsområdena inom utbildningsnämnderna, kommunstyrelsen, kultur- och fritidsnämnden, äldreomsorgsnämnden och socialnämnden. Tillsynsnämnden har därför inte heller tagit med den särskilda prioriteringen om att prioritera tidigare insatser som leder till ökade möjligheter för individen att styra sitt eget liv och skapa sin egen framtid. Delmålet Bibehållen biologisk mångfald och bevarad grönstruktur under det övergripande målet Ekosystem i balans rör främst natur-och byggnadsnämnden samt kommunstyrelsen och finns inte i tillsynsnämndens verksamhetsplan. Det överripande målet Attraktiv arbetsgivare och delmålet Fler arbetstillfällen under det övergripande målet Fler i jobb har inte tagits med då Tillsynsnämnden inte är anställande myndighet. TILLSYNSNÄMNDEN 5
Bra att leva och bo Ökat bostadsbyggande Huddinge har en stor potential att bygga fler bostäder. Översiktsplanen som antogs 2014 visar på en potential för 35 000 nya bostäder på sikt. Kommunen kan, fram till 2030, genom förtätning i kollektivtrafiknära områden och med en takt om 770 bostäder per år i enlighet med den regionala utvecklingsplanen (RUFS), bygga drygt 10 000 bostäder för att bidra till att motverka bostadsbristen i länet. I det fall Spårväg syd och Tvärförbindelse Södertörn genomförs på ett sätt som optimerar bostadsbyggandet kan detsamma dubbleras till 20 000 under samma tidsperiod, under förutsättning att det finns en efterfrågan på nyproducerade bostäder i den omfattningen. Antal nytillkomna bostäder 2014 2015 2016* Etappmål Totalt (antal) 218 250 90 Indikator Varav (antal) Småhus 131 117 90 Indikator Flerbostadshus 87 133 0 Indikator *Till och med 31 augusti. Andel genomförda tillsyns-/kontrollbesök enligt beslutad tillsyns-/kontrollplan 2014 2015 2016* Etappmål Livsmedel (%) - - - 100 Miljöskydd (%) - - - 100 Hälsoskydd (%) - - - 100 Antal tillsynsbesök enligt livsmedelslag/årsarbetskraft 1 2014 2015 2016* Etappmål Totalt (antal) 113 - - 120 Medelvärde Miljösamverkan Stockholms län 136 147 - - Antal tillsynsbesök enligt miljöbalken/årsarbetskraft 2 2014 2015 2016* Etappmål Totalt (antal) 36 - - 50 Medelvärde Miljösamverkan Stockholms län 52 54 - - *Redovisas i verksamhetsberättelsen för 2016. ning och anger hur mycket tillsyn och kontroll som nämnden ska göra under kommande år. Måttet om andel genomförda tillsyns-/kontrollbesök enligt beslutad tillsyns- /kontrollplan följer upp att tillsyns/kontrollplanen följs och etappmålet för 2017 är givetvis att 100 procent av beslutad tillsyn och kontroll ska genomföras. Miljösamverkan Stockholms län är ett samarbete mellan kommunerna i Stockholms län, Länsstyrelsen i Stockholms län (miljöskyddsenheten) och Kommunförbundet Stockholms län (KSL). Inom samarbetet tas nyckeltal fram årligen för kommunerna i samarbetet. Måtten visar att Huddinge kommun ligger lägre än medelvärdet för Miljösamverkan Stockholms län. Målet är att förbättra resultaten. Etappmålet för 2017 är 120 tillsynsbesök enligt livsmedellag/årsarbetskraft och 50 tillsynsbesök enligt miljöbalken/årsarbetskraft. Resultatet gällande antal tillsynsbesök enligt livsmedelskontrollen per årsarbetskraft har ökat de senaste tre mätningarna och etappmålet för 2016 är att fortsätta denna ökning för att närma sig medelvärdet för Miljösamverkan Stockholms län. Även etappmålet för tillsyn enligt miljöbalken är att öka antalet tillsynsbesök per årsarbetskraft. Särskilt prioriterat 2017: Genomföra samhällsbyggnadsprojekt som bidrar till att ny infrastruktur i form av Tvärförbindelse Södertörn och Spårväg syd byggs, takten i bostadsbyggandet är fortsatt högt och arbetsplatskvoten ökar. Särskilt prioriterat 2017: Kostnadsutvecklingen för lokaler för offentligt finansierad service ska dämpas samtidigt som lokaler ska byggas ut i takt med bostadsbyggandet. För att möta de särskilda prioriteringarna ska tillsynsnämnden delta i det kommungemensamma arbetet med att förbättra samhällsbyggnadsprocessen, se nedan. Nämnden ska även hålla hög leverans i basuppdraget för att säkerställa att prioriterade projekt som bidrar till att ny infrastruktur och verksamhetslokaler kan genomföras. Tillsynsnämnden ska varje år besluta om en tillsyns- och kontrollplan. Denna plan baserar sig på en behovsutred- 1 Det totala antalet inspektioner och tillsynsbesök inom livsmedelskontrollen, per årsarbetskraft 2 Det totala antalet inspektioner och tillsynsbesök inom miljöbalkstillsyn, inklusive enskilda avlopp, per årsarbetskraft. Kommungemensam process för samhällsplanering Natur- och byggnadsförvaltningen ska under 2016 aktivt delta i arbetet om att förbättra samordning och planering i ett tidigt skede av samhällsbyggnadsprocessen. Förvaltningen ska även vara med och utveckla en systematik för samhällsbyggnadsprocessen som ligger i linje med kom- 6 VERKSAMHETSPLAN 2017
munens ordinarie planerings- och uppföljningsprocess som tidigt ger kommunen möjlighet att ta beslut om behov och utförare av offentligt finanserad service. Arbetet leds av kommunstyrelsens förvaltning och involverar samtliga förvaltningar. Utvecklingsåtaganden - Kommungemensam process för samhällsplanering Ökad delaktighet De politiska partierna och deras förtroendevalda utgör grunden i den representativa demokratin. De förtroendevalda ska ges goda förutsättningar för sitt arbete så att demokratin kan fungera. Andel överklagade ärenden gällande livsmedelskontroll och miljö- och hälsoskydd där högsta instans (prejudicerande dom) ändrat nämndens beslut. 2014 2015 2016* Etappmål Totalt (antal) - - 0 Varav (%) - - 0 *Redovisas i verksamhetsberättelsen 2016. Ökad trivsel och trygghet i Huddinges områden Invånarna i Huddinge kommun behöver en hälsosam och trygg miljö som ökar trivseln. Nämndens verksamhet är fokuserad på en förbättrad miljö ur miljö- och hälsoskyddssynpunkt. Inom hälsoskyddsområdet bedrivs tillsyn på skolor, daghem, äldreboenden, lokaler för hygienisk behandling, hotell, bassängbad, strandbad, samlingslokaler samt vid klagomål i bostäder vad det gäller bland annat buller, fukt, ventilation och mögel. Inom miljöskyddsområdet bedriver nämnden tillsyn på bland annat köldmedier, förorenade områden, industrier, energianläggningar, jordbruk, avlopp, dagvattenanläggningar, värmepumpar och bensinstationer. Nämnden övervakar även miljön vid olyckor då det sker kemikalieutsläpp samt utreder klagomål om buller och lukt. Nämndens verksamhet består även i att bedriva tillsyn på restauranger, skolkök och livsmedelsbutiker. Dessa olika områden inom nämndens verksamhet bidrar till att öka trivseln i Huddinge kommun. Fler är nöjda med natur-, kultur- och fritidsutbudet Nämnden bedriver tillsyn över natur-och byggnadsnämndens bevakning av reservatsföreskifter. Det innebär att kontroll görs för att säkerställa att åtgärder som genomförs i reservaten har de tillstånd eller dispenser som behövs och att åtgärderna genomförs på ett sätt som inte påverkar reservaten negativt. Nämnden handlägger även strandskyddsdispenser och dispenser i naturreservat. Nämnden bedriver även tillsyn över fritidsanläggningar som bassängbad, strandbad samt sportanläggningar. Tillsynen förbättrar naturen i reservatet, vilket kan göra fler nöjda. Kommunen ska ha ett högt förtroende hos invånarna och beslut som fattas ska vara rättssäkra. Tillsynsnämnden har därför satt etappmål om att beslut som överklagas och därmed prövas av högsta instans (prejudicerande dom) ska hålla i denna prövning. En målnivå där samtliga överklaganden står sig i högsta instans är därför nämndens mål. Ökad jämlikhet Jämlikhet i Huddinge betyder att alla ska ha likvärdig service och jämlikt bemötande oavsett bostadsort, ålder, kön, sexuell läggning, könsöverskridande identitet eller uttryck, funktionsnedsättning, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning. Ingen ska lämnas efter, och ingen ska hållas tillbaka. För att skapa bäst möjlighet att verka för jämlika levnadsvillkor är kunskap om våra invånares förutsättningar och möjligheter viktigt. I Huddinge ska verksamheter mäta och analysera statistik och resultat utifrån köns-, områdes- och åldersperspektiv. Omotiverade skillnader ska redovisas och åtgärdas. Kommunens arbete ska utformas utifrån ett barnperspektiv. Att möjliggöra jämlika uppväxtförhållanden för unga är en viktig del i jämlikhetsarbetet. Andel genomförda besök, enligt planerat tillsynsintervall, gällande skolor. 2014 2015 2016* Etappmål Totalt (%) 100 100 0 100 Andel genomförda besök, enligt planerat tillsynsintervall, gällande förskolor. 2014 2015 2016* Etappmål Totalt (%) 100 0 10 100 *Till och med 31 augusti. Nämndens verksamhet består främst av myndighetsutövning där tillsynen sker utifrån bedömningar om risk. Till- TILLSYNSNÄMNDEN 7
synen sker enligt miljöbalken och inte utifrån geografisk hemvist. Tillsynsnämnden redovisar könsuppdelad statistik för måtten om privatpersoners upplevelse av service och handläggning. Barn ska inte utsättas för luftföroreningar eller buller. Barn ska inte heller vistas i inomhusmiljöer som är skadade av fukt och mögel. För att säkerställa att barns miljö och uppväxtvillkor prioriteras mäts hur stor andel av skolor och förskolor som får tillsynsbesök enligt planerat tillsynsintervall. Skolor och förskolor ska få tillsyn vart tredje år, enligt Folkhälsomyndighetens rekommendationer. De senaste åren har fokus legat på skolors inomhusmiljö och tillsyn har därför gjorts varje år på alla skolor. Från och med 2016 genomförs tillsyn var tredje år, vilket är normalt tillsynsintervall. Jämlik statistik Tillsynsnämnden redovisar idag en del statistik och resultat uppdelat på område och kön, exempelvis genom olika nöjdhetsundersökningar och till viss del handläggningstider. Barnperspektivet är svårt att mäta genom dessa undersökningar och handläggningstider utifrån områdesperspektiv mäts endast för begränsad del av verksamheterna. Under 2017 ska nämnden utreda om det är möjligt att ta fram mer statistik utifrån område, kön och barnperspektiv på fler områden än vad vi gör idag. En förteckning ska därför tas fram av de mått/statistik som finns i nämndens verksamhetsplan och förvaltningens arbetsplaner med förslag på vilka som kan redovisas på kön, område och barn. En översyn ska även göras över vilka uppgifter om kön, område och ålder som i automatiserad form samlas in genom blanketter, verksamhetssystem och undersökningar i syfte att säkerställa underlag för jämlikhetsanalyser. Utvecklingsåtaganden - Jämlik statistik Ökad nöjdhet med bemötandet vid kontakt med kommunen Bemötande och kundservice är nyckelfrågor om Huddinge ska bli en av de populäraste kommunerna i länet att bo, besöka och verka i. Nöjd Kund Index gällande handläggning och service för ärenden inom miljö- och hälsoskydd och livsmedelskontroll 2012 2014 2016* Etappmål Totalt (%) 68 67 69 70 Kvinnor (%) ** 65 56 - Män (%) ** 63 55 - Miljö- och hälsoskydd *** 65 66 69 Livsmedelskontroll *** 71 76 75 Ranking i länet 11/22 6/26 *** - Andel enkla frågor via e-post som besvaras av naturoch byggnadsförvaltningen inom två arbetsdagar 2013 2015 2016 Etappmål Totalt (%) 67 - **** 90 Huddinge kommun (%) 87-88 - *Per 31 juli. Eftersom resultatet inte slutligen fastställs förrän vid årets slut så måste 2016 års värde per 31 juli ses som en indikation. **Könsuppdelade svar och svar uppdelat på miljö- och hälsskydd respektive livsmedelskontroll går inte få från 2012 års mätning **** I senaste mätningen som genomfördes i januari 2016 går det inte att få fram resultat på förvaltningsnivå. Ny kommungemensam mätning görs under hösten 2016. Förvaltningen ska ge hög service och ett professionellt bemötande av kunder. Sedan flera år tillbaka genomförs en kundundersökning för att mäta nöjdheten med handläggning och service gällande ett antal olika myndighetsområden, däribland miljö- och hälsoskydd och livsmedelskontroll. Undersökningen baseras på faktiska ärenden som privatpersoner, företagare, myndigheter och ideella organisationer har haft med miljötillsynsavdelningen. Under 2016 har Huddinge kommun börjat genomföra mätningen kvartalsvis för att möjliggöra snabbare återkoppling till verksamheterna så att resultatet tillvaratas på ett bättre sätt. Resultatet för både miljö- och hälsskyddsärenden och ärenden inom livsmedelskontroll har de senaste tre mätningarna hållit sig på en stabil nivå som ligger i nivå med kommunerna i Stockholms län, och detta gäller både kvinnor och män. Visionen om att Huddinge ska vara en av de tre bästa kommunerna i länet gör dock att målet är att öka nöjdheten genom att jobba med de förbättringsområden som undersökningen identifierar. Ett utvecklingsåtagande under 2017 är att förbättra service och återkoppling till kunder. Etappmålet för 2017 är ett Nöjd Kund Index på 70. Frågor som ställs till förvaltningen ska omhändertas på ett professionellt och snabbt sätt. Målet är att 90 procent av frågor av enkel karaktär ska besvaras inom två arbetsdagar. Förbättrad service och återkoppling till kunder Natur- och byggnadsförvaltningen har ett stort inflöde av frågor. Framförallt har invånarna många frågor om bygglov och om drift och skötsel av bland annat gator och belysning. Natur- och byggnadsförvaltningen upplever tydligt att kunderna inte är nöjda med det bemötande de får och att service och återkoppling till kunderna behöver 8 VERKSAMHETSPLAN 2017
förbättras. Ett arbete har därför påbörjats 2016 och kommer att fortsätta 2017 med att identifiera brister i samarbetet med servicecenter och ta fram förslag på lämpliga åtgärder för att åtgärda bristerna. Samarbetet med servicecenter är en del i förvaltningens service och återkoppling, men förvaltningen behöver även tydliggöra riktlinjer gällande service och kommunicera ut dessa i hela organisationen. Utvecklingsåtaganden - Förbättrad service och återkoppling till kunder Successivt minskat skatteuttag En rimlig kommunalskatt är en viktig faktor för att Huddinge ska vara en attraktiv kommun att leva och bo i. Huddinges invånare ska inte beskattas hårdare än övriga länsbor och skatten ska, långsiktigt, ligga i nivå med länssnittet. Anpassningen ska dock ske i en ansvarsfull takt så att verksamheterna samtidigt kan utvecklas och bli bättre. Kommunalskatten ska sänkas genom att verksamheterna blir effektivare. Genom att ständigt arbeta med att effektivisera organisationen möjliggör nämnden för framtida skattesänkningar. TILLSYNSNÄMNDEN 9
Fler i jobb Fler och växande företag Kommunen ska vårda och utveckla sitt samarbete med näringslivet, statliga myndigheter och andra berörda aktörer. Ett förbättrat näringslivsklimat genom tillgänglighet, korta handläggningstider samt ett professionellt bemötande ska vara utgångspunkten inför mötet med det lokala näringslivet. Organisation och arbetssätt ska utformas efter företagens behov och samtliga nämnder ska vara delaktiga i att implementera detta förhållningssätt. Kundundersökningen för att mäta nöjdheten med handläggning och service gör det möjligt att specifikt se företagares upplevelser. Företagare är mer nöjda än privatpersoner. För livsmedelskontroll låg Huddinge i nivå med länssnittet 2014 men resultaten för 2016 indikerar att Huddinge nu ligger över genomsnittet i Stockholms län (länssnittet är 76 och Huddinge ligger på 81). Det är dock endast de större kommunerna som mäter kvartals- eller månadsvis och därmed än så länge går att jämföra med för 2016. För miljö- och hälskyddsärenden låg Huddinge en bit över länssnittet 2014 och ser ut att behålla denna placering även under 2016. Etappmålet för 2017 är därför 80. Nöjd Kund Index för företagare gällande handläggning och service för ärenden inom miljö- och hälsoskydd och livsmedelskontroll 2012 2014 2016* Etappmål Totalt (index) 68 72 78 80 Miljö- och hälsoskydd ** 72 75 78 Livsmedelskontroll ** 72 82 * Eftersom resultatet inte slutligen fastställs förrän vid årets slut så måste 2016 års värde per 31 juli ses som en indikation. **Resultat uppdelat på miljö- och hälsskydd respektive livsmedelskontroll går inte att få från 2012 års mätning. Förbättrat näringslivsklimat Tillsynsnämnden har liksom alla nämnder i uppdrag att stärka, utveckla och förbättra sina kontakter med näringslivet. Uppdraget har ett tydligt fokus på företagens behov av effektivare processer och ett professionellt mottagande. Natur- och byggnadsförvaltningen ska aktivt delta i arbetsgruppen för näringslivsfrågor, som leds av kommunstyrelsens förvaltning, och bidra till att genomföra kommunens handlingsplan för ett bättre företagsklimat. Utvecklingsåtaganden - Förbättrat näringslivsklimat 10 VERKSAMHETSPLAN 2017
Ekosystem i balans Minska klimatpåverkan och luftföroreningar Huddinge kommun ska arbeta med att minska miljöpåverkan från den egna organisationen. Detta görs systematiskt genom arbete enligt kommunens miljöledningssystem. Arbete ska ske framför allt inom upphandling, avfall, transporter och energianvändning. Andel fordon med förnyelsebart* bränsle i fordonsflottan 2014 2015 2016 Etappmål Totalt (%) - 5 ** 32 Natur- och byggnadsförvaltningens utsläpp av CO 2 från tjänsteresor 2014 2015 2016 Etappmål Totalt (kg/årsarb.) 0,8 1,09 ** minska * Biogas, etanol och el **Resultat för 2016 redovisas i 2016 års verksamhetsberättelse Energieffektivisering genom beteendeförändring Flera viktiga steg har tagits för att sänka energiåtgången och energikostnaderna genom åtgärder i kommunens byggnader. Nästa steg är att förändra beteenden för att ytterligare minska utgifterna såväl ekonomiskt som för klimatet. Tillsynsnämnen ska därför delta i det kommungemensamma arbetet med att påverka brukarbeteenden vad gäller energiförsörjning. En kommungemensam informationskampanj kommer att genomföras gentemot olika verksamheter med en tillhörande tävling. Dessutom kommer energimätare kopplas till apparater med hög energiförbrukning för att på så sätt synliggöra energiåtgång för brukare. Utvecklingsåtaganden - Energieffektivisering genom beteendeförändring Förvaltningens miljöpåverkan i form av avfall och energianvändning i verksamhetslokaler är jämförelsevis låg. Miljöledningsarbetet under 2017 fokuserar därför i huvudsak på aktiviteter för att minska förvaltningens koldioxidutsläpp från tjänsteresor samt att öka andelen miljöanpassade inköp genom miljökrav i upphandlingar. På sikt ska fossila bränslen helt fasas ut inom kommunen. Ett sätt att reducera förvaltningens koldioxidutsläpp är att ersätta tjänstefordon som drivs med fossila bränslen med fordon drivna på förnyelsebart bränsle. Utfasningen av fossildrivna fordon sker etappvis på förvaltningen. Bedömningen av vilka fordon som ska bytas ut grundar sig på fordonets ålder och verksamhetens behov. Om åtta av förvaltningens fordon som 2017 är äldre än sex år byts ut under året, blir andelen fordon drivna på förnyelsebart bränsle 32 procent. Etappmålet för koldioxidutsläpp ska minska från 2016 års nivå. En högre andel fossilfria fordon på förvaltningen och kommunikationsinsatser riktade till förvaltningens medarbetare är exempel på åtgärder för att nå målet. Särskilt prioriterat 2017: Energieffektivisering genom beteendeförändring. TILLSYNSNÄMNDEN 11
God vattenstatus i sjöar och vattendrag Åtgärder ska vidtas för att värna Huddinges sjöar, vattendrag och våtmarker så att miljökvalitetsnormerna för sjöarna uppnås senast 2021. Situationen för Trehörningen- Sjödalen, som är den mest övergödda sjön i Tyresåns sjösystem, ska särskilt beaktas. Kommunen ska tillsammans med övriga kommuner i Tyresåns och Mälarens avrinningsområden och med Stockholm Vatten, arbeta med åtgärder för att sjöarna ska uppnå god ekologisk och kemisk status. För sjöarna Orlången och Trehörningen finns nu särskilda åtgärdsplaner, med åtgärder som ska genomföras under åren 2015-2021. Kommunen ska även delta i arbete tillsammans med Stockholms stad om åtgärdsplaner för Långsjön och Magelungen. Fosforhalt i sjöarna (mäts i mikrogram per liter)* 2013 2014 2015 Indikator Långsjön (Segeltorp) 36 52 51 23 (2021) Trehörningen 118 111 110 28 (2021) Orlången (Vidja) 49 51 46 23 (2021) Magelungen 30 32 31 22 (2021) Drevviken 38 32 32 18 (2021) Siktdjup i sjöarna (meter)* 2013 2014 2015 Indikator Långsjön (Segeltorp) 1,7 1,5 1,0 2 (2021) Trehörningen 0,6 0,7 0,6 1,8 (2021) Orlången (Vidja) 0,9 0,9 0,8 1,9 (2021) Magelungen 2,0 1,8 2,1 2,2 (2021) Drevviken 1,7 2,9 3,1 2,2 (2021) Antal inventerade enskilda avlopp Vattenmyndigheten beslutade 2009 om miljökvalitetsnormer (MKN) för vatten i Sverige. MKN är juridiskt bindande kvalitetskrav. Enligt förordningen om förvaltning av kvaliteten på vattenmiljön är det grundläggande målet för alla vattenförekomster att de ska uppnå god ekologisk och kemisk status. Miljökvalitetsnormerna för Huddinge kommuns sjöar ska uppnås senast 2021. Om sjöarna i Huddinge kommun ska uppnå god vattenstatus måste näringsämnet fosfor minska, eftersom det orsakar övergödningen i detta område. Näringsämnena har sitt ursprung från utsläpp av vatten från t ex industrier, lantbruk och enskilda avlopp. I åtgärdsplanerna för Trehörningen och Orlången 2015-2021, finns flera åtgärder med som faller under nämndens tillsynsansvar. - Tillsyn i Storängens industriområde - Tillsyn av enskilda avlopp, vid klagomål och nya ansökningar. - Tillsyn av jordbruk och gödselhantering - Tillsyn av ledningsnätet - Inventering av dagvattenanläggningar För att säkerställa hög takt i inventering av enskilda avlopp har tillsynsnämnden utformat ett nytt mått. Etappmålet om att inventera 150 avlopp under 2017 är satt utifrån att enskilda avlopp är en bidragande faktor som påverkar sjöar och vattendrag negativt i form av övergödande ämnen. En av de viktigaste åtgärderna för att uppnå god vattenstatus i kommunens sjöar är att inventera enskilda avlopp och ställa krav på åtgärder. 2014 2015 2016* Etappmål Totalt (antal) - - 110 150 *Per 31 augusti Systematisk kvalitetsutveckling Systematiskt planera, följa upp och förbättra Huddinges styrmodell beskriver hur organisationen omsätter kommunfullmäktiges styrsignaler och kommunens kvalitetsstrategi till handling. Modellen är uppbyggd runt förbättringshjulet, där kommunen planerar, utför, följer upp och förbättrar sina verksamheter i en årlig process. En levande dialog mellan olika parter och på olika nivåer tillsammans med den systematiska arbetsprocessen hjälper kommunen i sin strävan att ständigt förbättras. Kommunkompassen I syfte att identifiera och skapa planering för förändringar och förbättringar av Huddinge kommuns kvalitets- och utvecklingsarbete ska den så kallade Kommunkompassen genomföras i hela kommunen. Kommunkompassen är ett utvärderingsverktyg som är anpassat till kommunal verksamhet och belyser kommunen utifrån ett invånare- och brukarperspektiv. Under 2017 ska nämnden därför delta i arbetet med att genomföra Kommunkompassen och utifrån 12 VERKSAMHETSPLAN 2017
resultatet sedan identifiera förbättringsåtgärder inom nämndens verksamheter. Systematik för att omhänderta synpunkter m.m. EY (tidigare Ernst & Young) genomförde på revisionens uppdrag en granskning av natur- och byggnadsnämndens kvalitetsarbete 2016. Utifrån granskningens rekommendationer gav nämnden förvaltningen i uppdrag att ta fram en sammanhållen plan/systematik för att omhänderta information från felanmälan, klagomålshantering, synpunkter från invånare och förbättringsförslag från medarbetare i ordinarie planerings- och uppföljningsprocess. Arbetet samordnas med kommunstyrelseförvaltningens arbete med att systematisera invånarnas synpunkter via servicecenter. Uppdraget ska innefatta: - en kartläggning över möjlig/relevant statistik för övergripande sammanställningar - förslag på systematik - modell för rapportering inom ordinarie uppföljning - modell för medarbetares involvering och delaktighet gällande invånares synpunkter och egna förbättringsförslag - utveckla planerings- och uppföljningsprocessen. Konkretisera NBF 2020 på lång sikt Under 2016 har förvaltningens ledningsgrupp arbetat fram NBF 2020 som är en beskrivning av var förvaltningen ska befinna sig år 2020. Visionen består i att förvaltningen ska växa och arbeta hållbart genom att ha samsyn om uppdraget och samarbeta. Förvaltningen ska ha ett högt förtroende internt och externt, vara bra på det vi gör och medarbetarna ska trivas med sitt arbete. För att nå visionen har ledningsgruppen identifierat åtta prioriterade områden som förvaltningen behöver arbeta med: kompetensförsörjning, planering, arbetsmiljö, nöjda kunder, samarbete, interna arbetssätt, digitalisering och kultur. Ett antal åtgärder inom dessa områden pågår under 2016 och flera är planerade att genomförs under 2017. För att få ett bra planeringsunderlag på längre sikt, 2018-2020, och samtidigt involvera medarbetarna i arbetet kommer åtta avdelningsöverskridande grupper att formeras under hösten 2016. Dessa grupper får sedan i uppdrag att ta fram förslag på aktiviteter för att förverkliga NBF 2020, utifrån en förvaltningsgemensam mall. Grupperna ska avrapportera sina förslag i maj 2017, för att infogas i planeringsarbetet för 2018. Förbättrad planering Som beskrivits ovan är planering ett av de åtta områdena i NBF 2020. Natur- och byggnadsförvaltningen samt kommunen i stort har svårt med planering av verksamhet som ska bedrivas över organisationsgränser. Detta åtagande syftar till att förbättra vår verksamhetsplanering så att den även omfattar vem som ska delta i arbetet och när det ska ske, för att på detta sätt minimera risken för att insatser krockar med varandra. På detta sätt hoppas vi att förvaltningen lyckas med flera av våra åtaganden och att våra medarbetare inklusive chefer och arbetsledare får en bättre arbetsmiljö. Åtagandet är av omfattande karaktär och rör hela förvaltningens samt i viss mån hela kommunens modell för planering och uppföljning, Arbetet delas upp i delar där vissa delleveranser görs redan 2016, några 2017 och slutleverans görs 2018. 2016 2017 2018 - Ett försök till tidigarelagd process för verksamhetsplanering där resurs- och tidplanering ingår som en delmängd - Analys av den nya processen och förslag till förbättrad process för 2017 med koppling till projektet om systemstöd för planering och uppföljning - En översyn av hur andra aktörer hanterar sin resursplanering, såväl andra förvaltningar, kommuner och myndigheter som privata aktörer som t.ex. konsultbolag - En översyn över eventuella verktyg för resurshantering som skulle kunna bistå förvaltningen/kommunen - Ett förslag till förbättrad process för 2018 och framåt som kopplar an till systemstödet för planering och uppföljning - Slutleverans och driftsättning av ny process enligt förslag från 2017 Utvecklingsåtaganden - Kommunkompassen - Systematik för att omhänderta synpunkter m.m. - Förbättrad planering - Konkretisera NBF 2020 på lång sikt TILLSYNSNÄMNDEN 13
Ökad processorientering Processorientering innebär att kommunen strävar efter att de kommunalt bedrivna verksamheterna ska präglas av processynsättet och att kommunen kartlägger, dokumenterar och utvecklar sina processer i syfte att förbättra kvaliteten på tjänsterna, effektivisera utförandet och stärka styrningen. Kommunens processutvecklingsmodell ska användas. Kommunens processorientering kommer att mätas genom att nämnderna i ett processindex graderar hur långt de har kommit med utvecklingen av sina olika processer. Mätning införs successivt. Processindex 2014 2015 2016 Etappmål Totalt (Index) - - * Huvudprocesser Ledningsprocesser Stödprocesser *Siffror tas fram när nämnderna har sina processregister på plats Processmognaden ska följas genom att använda Svenskt kvalitetsindex, SQI. Förvaltningen kommer under 2017 att delta i det kommungemensamma arbetet med att sätta upp förutsättningarna för ett gemensamt processregister. God användning av digitaliseringens möjligheter Grundprincipen i strategin för att ta Huddinge kommun in i e-samhället är utveckling med invånarnas fokus. Målet är att skapa en digital kommun där invånare, företagare och besökare på ett effektivt sätt guidas till rätt tjänst vare sig den är elektronisk (e-tjänst) eller kräver kontakt via telefon eller besök. De digitala tjänsterna ska alltid vara tillgängliga. En strävan i arbetet är att göra invånaren/kunden till en aktiv part i processarbetet samtidigt som processerna i verksamheterna optimeras. Det är denna kombination som kan ge invånarna ökad service och ökad tillgänglighet till kommunen samtidigt som kommunen kan använda den frigjorda arbetskapaciteten till nya eller andra uppgifter i kommunen, alternativt kunna möta en ökad efterfrågan utan att expandera den kommunala organisationen. Särskilt prioriterat 2017: IT-insatser som minskar kostnaderna för verksamheter och underlättar för medarbetarna, ska prioriteras. Effektiviseringar genom digitalisering Med utgångspunkt i Strategi för Huddinges väg in i e- samhället 2014-2019 behöver kommunen dels ta fram och tillgängliggöra enkla, säkra och sammanhållna digitala välfärdstjänster som baseras på användarnas behov, dels förbättra och effektivisera verksamheterna för att minska kostnader. Detta kan exempelvis ske genom framtagandet av nya e-tjänster, samt genom att med stöd av IT automatisera och effektivisera interna arbetssätt, processer och informationshantering. Under 2017 genomförs flera kommungemensamma satsningar där natur- och byggnadsförvaltningen deltar aktivt. Det gäller implementering av flera systemstöd; projektverktyg, verktyg för nytto- och kostnadsanalyser, systemstöd för planering och uppföljning och processverktyg. Dessutom genomförs det kommungemensamma projektet Utskrift som tjänst och ett annat projekt påbörjas i syfte att införa så kallat e-arkiv. Förutom dessa har natur- och byggnadsförvaltningen identifierat ett antal projekt för ökad digitalisering. Förvaltningen kommer under hösten 2016 att prioritera dessa utifrån hur de tekniskt påverkar varandra och vilken genomförbarhet projekten har utifrån tillgängliga resurser. Bruttolistan nedan kommer därför med stor sannolikhet att kortas ner innan verksamhetsåret 2017 drar igång. - Nytt verksamhetsstöd för miljötillsynsavdelningen - Ny funktionalitet för direktarkivering i befintliga verksamhetsstöd - Pilotförvaltning för arbetet med E-arkiv - Byte av databasmotor, från Oracle till SQL Server som supporteras av kommunens IT-sektion. Utvecklingsåtaganden - Effektiviseringar genom digitalisering Sund ekonomi Budgethållning Huddinge har under ett antal år haft en ekonomi i balans. Ekonomistyrningsprinciperna är tydliga i att nämnderna har ansvar och befogenheter att fatta nödvändiga beslut för att hålla budget. Stor vikt har dessutom lagts vid regelbunden ekonomisk rapportering och vid kommunstyrelsens ansvar att föreslå åtgärder för det fall att nämnderna brister i sitt ansvar. 14 VERKSAMHETSPLAN 2017
Budgethållning Miljönämndens resultat/tillsynsnämndens etappmål (mnkr)* 2013 2014 2015 Etappmål 0,6-0,34 0,44 0 *jämförelser över tid är ej möjliga då tillsynsnämnden inrättades 1 januari 2015. Natur- och byggnadsförvaltningen gör delårsrapporter, månadsvis uppföljning på verksamhetsnivå samt verksamhetsberättelse vilka redovisas till förvaltningens nämnder och centrala ekonomikontoret på kommunstyrelseförvaltningen. Uppföljningen skall vara ett stöd och underlätta för nämndens avdelningar och enheter i det ekonomiska arbetet. Under 2017 fortsätter arbetet med att förbättra kvaliteten i budgetuppföljningen genom bättre kvalitet gällande kontering, uppbokningar och periodiseringar av kostnader samt förbättrade prognoser av såväl driftkostnader som investeringskostnader. Särskilt prioriterat 2017: Öka avgiftsfinansieringen inom de verksamheter det är möjligt. Ärende om reviderad taxa beslutades på nämndsammanträdet i september och överlämnades till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige för beslut. Förslaget kommer att medföra en ökad intäkt och större självkostnadstäckning för tillsynsverksamheten. Alla inspektörer har från mitten av mars 2016 fått ett tydligt uppdrag från miljöchefen att debitera alla nedlagda timmar i sina ärenden. Rutin för att beräkna tid och rutin för debitering håller på att arbetas fram och bedöms färdigställas senast under december 2016. Nämnden har därför inte formulerat några utvecklingsåtaganden gällande att öka avgiftsfinansieringen under 2017. Långsiktig balans Kostnadsnivåerna för verksamheterna ska analyseras och jämföras med andra som underlag för effektiviseringar och omprioriteringar. Det är viktigt att få ut maximal nytta för invånarnas skattemedel. Investeringarna finansieras över lång tid och påverkar kommunens såväl kortsiktiga som långsiktiga betalningsförmåga. Målet för att följa vilket utrymme som finns för investeringar är att nettoinvesteringarna inte bör överstiga summan av avskrivningar och årets resultat över en treårsperiod. Faktiskt debiterade timmar för miljöbalkstillsyn, per årsarbetskraft Totalt (antal) - - Självfinansieringsgrad miljöbalkstillsyn 2014 2015 2016 Etappmål 2014 2015 2016* Etappmål Totalt (%) 50 - Öka Medelvärde Miljösamverkan Stockholms län 49 52 Faktiskt debiterade timmar för livsmedelskontroll, per årsarbetskraft Totalt (antal) - - Självfinansieringsgrad livsmedelskontroll 2014 2015 2016 Etappmål 2014 2015 2016* Etappmål Totalt (%) 74 - Öka Medelvärde Miljösamverkan Stockholms län 69 75 *Redovisas i verksamhetsberättelsen för 2016. Särskilt prioriterat 2017: Implementera åtgärder för att säkra en långsiktig finansiering av kommunens investeringar. Långsiktig finansiering Ett växande Huddinge behöver en stabil ekonomisk grund att stå på för att klara framtida utmaningar i form av nya lokaler samt upprustning och nybyggnation av bostäder. En avgörande del i detta är att ta kontroll över kommunens växande låneskuld. Tillsynsnämnden ska delta i det kommungemensamma arbetet med att genomföra förslag i ärendet Strategier för långsiktig finansiering i Huddinge kommunkoncern. Särskilt prioriterat 2017: Kommunen ska nå ett årligt resultat om 2 %. Kommunens mål ska vara att nå ett årligt resultat om 2%, vilket kommunfullmäktige har fördelat på respektive nämnd. Detta innebär att nämndens verksamheter måste hålla en budget i balans för att uppnå detta mål. Utvecklingsåtaganden - Långsiktig finansiering TILLSYNSNÄMNDEN 15
Budgetåret 2017 Resultaträkning, tkr Bokslut 2015 Budget 2016 Budget 2017 Taxor och avgifter 3 479 4 610 4 610 Bidrag 49 24 24 Övriga intäkter -3 0 0 Verksamhetens intäkter 3 525 4 634 4 634 Personal -8 037-9 683-10 366 Lokal -682-765 -720 Konsulter och inhyrd personal -123-345 -128 Varor och tjänster -1 064-1 289-1 019 Övriga kostnader -28-28 0 Kapitalkostnad -6-23 -23 Verksamhetens kostnader -9 941-12 133-12 256 Nettokostnad -6 416-7 499-7 622 Budget, netto 6 853 7 499 7 622 Årets resultat 437 0 0 varav uttag Eget kapital Balansresultat 437 0 0 IB Eget kapital 165 500 500 Resultatöverföring +335 0 0 UB Eget kapital 500 500 500 Tillsynsnämnden fick en utökad rambudget motsvarande 123 tkr, vilket avsåg endast volymökning. Nämndens rambudget fördelas procentuellt mellan nämndverksamhet och miljötillsynsavdelningen. 16 VERKSAMHETSPLAN 2017
Driftbudget per verksamhetsområden, tkr Bokslut 2015 Budget 2016 Budget 2017 Tillsynsnämnd -345-450 -457 Miljötillsynsavdelningen -6 071-7 050-7 166 Summa netto -6 416-7 499-7 622 Miljötillsynsavdelningen fortsätter sin verksamhet då budgeten inte har ökat markant. Samtidigt arbetar man vidare med att slutföra de inspektioner som inte genomfördes föregående år. Tillfälliga rekryteringar har gjorts för dessa inspektioner. I väntan på beslut om reviderad taxa från kommunstyrelsen och kommunfullmäktige görs inga ytterligare rekryteringar, trots behov av personal för att fullfölja nämndens mål. Investeringar, tkr Bokslut 2015 Budget 2016 Budget 2017 Ecos 2 0 1 400 0 Summa netto 0 1 400 0 Under 2016 kommer en översyn av miljötillsynsavdelningens ärendehanteringsystem ECOS att göras. Under hösten 2016 kommer miljötillsynsavdelningen att genomföra en annonserad upphandling för nytt systemstöd. Att ersätta ECOS är prioriterat för att effektivisera och digitalisera handläggningen samt att förbättra möjligheterna till uppföljning av verksamheten. I verksamhetsberättelsen kommer en begäran om saldoöverföring göras för kvarvarande investeringsmedel som inte har förbrukats. Lokaler Under 2016 har avtalet gällande tekniska nämndhuset med Huge fastigheter AB reviderats. På den plats där tekniska nämndhuset idag ligger kommer det inom de närmaste åren enligt planerna byggas skola/förskola/bostäder, vilket innebär att förvaltningen är i behov av nya lokaler för sin verksamhet senast vid årsskiftet 2017/2018. Förvaltningen har under hösten 2016 drivit ett projekt med uppdraget att utreda förvaltningens lokalbehov och ta fram ett förslag till genomförandeplan. Projektet omfattar förvaltningens totala lokalbehov och således berörs även natur- och gatudriftsavdelningens lokaler runtom i kommunen. Under 2017 kommer flyttprojekt att genomföras och beräknas avslutas januari 2018. Flyttprojektet omfattar flytt till nya lokaler och avveckling av de gamla lokalerna. Båda projekten leds av externt inhyrd projektledare. Flytt till nya lokaler Utvecklingsåtagandet om flytt till nya lokaler under 2017 innehåller följande delar: Förvaltningens verksamheter är installerade och fungerar i nya lokaler. Tekniska nämndhuset och andra lämnade verksamhetslokaler är tömda från natur- och byggnadsförvaltningens verksamheter, utrustning och andra tillhörigheter. Samtliga delar i genomförandeplanen är avslutade. Plan för intern kontroll Intern kontroll är en process som används för att säkerställa att verksamheten fungerar och att målen nås. Fokus är att minska risken för oönskade händelser genom strukturerad riskhantering. Det handlar om att på ett systematiskt sätt identifiera och minska risker samt skapa strukturer för att förebygga att oönskade händelser inträffar. God intern kontroll förverkligar vi genom att vi på alla nivåer i organisationen arbetar systematiskt med att minska eller eliminera befintliga risker, skapar systematik, processer och rutiner för att säkerställa god ordning, kontrollerar efterlevnad av lagar och regler, samt genom ett kontinuerligt arbete för att höja riskmedvetenheten på alla nivåer i organisationen, så att vi genomför verksamheten på ett riskmedvetet och säkert sätt. Nämnderna ska i den ordinarie planeringsprocessen identifiera oönskade händelser som kan hindra respektive verksamhet att nå sina mål, samt bedöma om det behövs någon åtgärd från nämndens sida i form av till exempel nya eller förändrade rutiner, information eller uppföljning. Därefter ska nämnden besluta om vilka åtgärder och kontroller som ska vidtas. Besluten tas utifrån ovan nämnda riskanalys, genom systematiskt arbete med processer och rutiner, samt utifrån rekommendationer från extern granskning. Uppföljningen av arbetet med intern kontroll sker i delårsrapporter och verksamhetsberättelsen. TILLSYNSNÄMNDEN 17
Nämndens internkontrollarbete Natur- och byggnadsförvaltningen har sedan 2015 en egen anvisning för sin verksamhetsplanering och intern kontroll samt uppföljning av densamma. Anvisningen utgår från Huddinge kommuns planerings- och uppföljningsprocess, den så kallade PUFF:en som beskriver hur nämnderna löpande planerar, utför, följer upp och förbättrar sina verksamheter. Inspel till nämndens internkontrollplan kommer från tre underlag: förvaltningens bruttorisklista, revisionsregister samt systematiska kontroller inom nämndens verksamhet. Utifrån kommunens mål, vision och gemensamma värden genomför årligen avdelningsvisa riskinventeringar under arbetsplatsträffar. Riskerna sammanställs i en bruttorisklista. Risker som berör arbetsmiljö kartläggs inom kommunens nya arbetsmiljöprocess och de viktigaste riskerna förs därefter in förvaltningens bruttorisklista. Utifrån bruttorisklistan prioriterar ledningsgruppen vilka risker som ska föreslås ingå i nämndens internkontrollplan samt vilka systematiska kontroller som föreslås genomföras i verksamheten. Ansvaret för prioriterade risker fördelas inom ledningsgruppen och förslag till riskreducerande åtgärder arbetas fram. Medarbetare och förtroendevalda ges därefter möjlighet att ge synpunkter på förslaget till internkontrollplan innan beslut fattas av nämnden. Uppföljningen av internkontrollplanen sker med samma systematik som åtagandena i verksamhetsplanen. I samband med delårsrapporterna görs en prognos av arbetet med de riskreducerande åtgärderna och i verksamhetsberättelsen bedöms sedan måluppfyllelsen för årets arbete. Riskreducerande åtgärder I detta kapitel beskrivs prioriterade risker inför 2017 med tillhörande riskreducerande åtgärder. Arbetsmiljö Risk 1 Okunskap om hur man som medarbetare ska agera vid brand Bakgrund och tidplan Åtgärder och ansvar I förvaltningens arbetsmiljörapport för 2016 och medarbetarundersökningen framkommer att medarbetare efterfrågat mer kunskap om brandskyddet på förvaltningen. Klart 2017-12-31 1 a) Brandskyddsutbildning för nyanställda och andra som inte gått utbildning under 2016 1 b) Under introduktionsutbildning för nya medarbetare informera om befintliga rutiner inom skydd och säkerhet på förvaltningen Ansvar: Administrativ- och personalchef Arbetsmiljö Risk 2 Medarbetare utsätts för våld och hot i tjänsten Bakgrund och tidplan I förvaltningens arbetsmiljörapport för 2016 och medarbetarundersökningen framkommer att medarbetare uttryckt oro införför att utsättas för våld och hot i Åtgärder och ansvar tjänsten. Klart 2017-12-31 2 a) Utbildning i förebyggande av våld och hot, för medarbetare där behov finns 2 b) Ta fram verksamhetsanpassade rutiner för att förebygga att medarbetare blir utsatta för våld och hot i tjänsten 2 c) Under introduktionsutbildning för nya medarbetare informera om befintliga rutiner inom skydd och säkerhet på förvaltningen Ansvar: Administrativ- och personalchef Arbetsmiljö Risk 3 Medarbetare i ensamarbete drabbas av ohälsa eller olycksfall Bakgrund och tidplan Åtgärder I förvaltningens arbetsmiljörapport för 2016 och medarbetarundersökningen framkommer att medarbetare uttryckt oro inför att drabbas av ohälsa eller olycksfall i samband med ensamarbete. Klart 2017-12-31 3 a) Ta fram verksamhetsanpassade rutiner för ensamarbete 18 VERKSAMHETSPLAN 2017
och ansvar 3 b) Under introduktionsutbildning för nya medarbetare informera om befintliga rutiner inom skydd och säkerhet på förvaltningen Ansvar: Administrativ- och personalchef Förvaltning av verksamhetssystem Risk 4 Bristande IT-driftsäkerhet Åtgärder och ansvar 4 a) Identifiera och dokumentera huvudsakliga brister som förvaltningen upplever gällande driftsäkerhet och IT-säkerhet 4 b) Tydliggöra förvaltningens ansvar gällande ITsäkerhet i förhållande till IT-sektionen på kommunstyrelsens förvaltning gällande de identifierade bristerna (om detta är otydligt) 4 c) Ta fram plan för hantering av de huvudsakliga bristerna identifierade ovan Ansvar: Administrativ- och personalchef Bakgrund och tidplan Regelbundna nätverksstörningar i befintliga IT-system påverkar förvaltningens förmåga att ge service åt kommuninvånarna. Stor del av informationen och handläggningsstödet finns i IT-systemen. Klart 2017-12-31 Åtgärder utifrån rekommendation från revision eller annan extern granskning Nämnden har inga rekommendationer från revision och andra externa granskningar. Systematiska kontroller I detta kapitel beskrivs prioriterade risker inför 2017 med tillhörande riskreducerande åtgärder. Personal Kontroll Otillåtna bisysslor Kommunens revisorer har i olika granskningar mellan 2010-2013 påtalat att den dåvarande samhällsoch tidplan byggnadsnämnden bland annat bör säkerställa en god intern kontroll för att säkra att regler, lagar och rutiner följs. Kontrollen genomförs kvartalsvis, det vill säga fyra gånger per år. Bakgrund och tidplan Ansvar Kort beskrivning av kontrollen Kommunens revisorer har i olika granskningar mellan 2010-2013 påtalat att den dåvarande samhällsbyggnadsnämnden saknade rutiner kring rapportering och uppföljning av bisysslor. Kommunen har sedan dess bland annat upprättat rutiner för hantering av bisysslor. Kontrollen ska säkerställa att rutinen följs. Kontrollen genomförs årligen. Administrativ- och personalchef Kontrollen syftar till att säkerställa att medarbetare inte har otillåtna bisysslor. Samtliga medarbetare ska registrera om man har en bisyssla eller inte i kommunens portal Förmånsmenyn (där samtliga medarbetares förmåner är listade). Hantera ekonomiadministration Kontroll Korrekt leverantörsfakturering Bakgrund Ansvar Kort beskrivning av kontrollen Administrativ- och personalchef Kontrollen syftar till att säkerställa att lagar, regler och rutiner kring leverantörsfakturor följs på förvaltningen. Vidare ska kontrollen säkerställa att bokförda kostnader tillhör verksamheten. Hantera ekonomiadministration Kontroll Korrekt kundfakturering Bakgrund och tidplan Ansvar Kort beskrivning av kontrollen Kommunens revisorer har i olika granskningar mellan 2010-2013 påtalat att den dåvarande samhällsbyggnadsnämnden bland annat bör säkerställa en god intern kontroll för att säkra att regler, lagar och rutiner följs. Kontrollen genomförs årligen. Administrativ- och personalchef Kontrollen syftar till att säkerställa att rätt kund faktureras, att rutiner för kreditering efterföljs samt att bokförda intäkter är korrekta. TILLSYNSNÄMNDEN 19
Genomföra direktupphandlingar Kontroll Efterlevnad av regler, lagar och rutiner kring direktupphandlingar Bakgrund och tidplan Ansvar Kort beskrivning av kontrollen Kommunens revisorer har i olika granskningar mellan 2010-2013 påtalat att den dåvarande samhällsbyggnadsnämnden behöver förbättrade rutiner för direktupphandling. Förvaltningen har sedan dess förbättrat rutiner och arbetssätt men ytterligare arbete återstår. Månatliga kontroller genomförs på natur- och gatudriftsavdelningen och årliga kontroller genomförs på övriga avdelningar på förvaltningen. Administrativ- och personalchef En fullständig kontroll genomförs månatligen av tillsynsnämndens alla fakturor över 10 000 kr inom natur- och gatudriftsområdet. Övriga avdelningars fakturor över 10 000 kr kontrolleras årligen. Bedriva miljö- och hälsoskyddstillsyn i enlighet med lagstiftningen Kontroll Korrekt tillsyn inom miljö- och hälsoskyddsområdet Bakgrund och tidplan Ansvar Kort beskrivning av kontrollen Systematiska kontroller ska genomföras inom nämndens samtliga områden där myndighetsutövning sker. Kontrollen genomförs kvartalsvis, det vill säga fyra gånger per år. Miljöchef Kontrollen syftar till att säkerställa en korrekt myndighetsutövning inom miljö- och hälsoskyddsområdet i enlighet med lagar, regler och rutiner. 20 VERKSAMHETSPLAN 2017
Organisation TILLSYNSNÄMNDEN 21