Granskning av den interna kontrollen inom Kultur- och fritidsnämnden

Granskning av den interna kontrollen inom Kultur- och fritidsnämnden Mats Renborn Lars-Åke Claesson 2002-10-30

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING SAMMANFATTNING... 3 1. INLEDNING... 5 1.1 BAKGRUND... 5 1.2 SYFTE... 5 1.3 AVGRÄNSNING... 6 1.4 METOD... 6 2. BEDÖMNING AV KONTROLLSYSTEM... 7 2.1 ORGANISATION OCH ANSVARSOMRÅDEN... 7 2.2 FÖRVALTNINGENS KONTROLLSYSTEM... 8 3. INTERN KONTROLL I RESPEKTIVE RUTIN... 11 3.1 BIDRAG TILL KULTURFÖRENINGAR... 11 3.2 BIDRAG TILL IDROTTSFÖRENINGAR OCH STUDIEFÖRBUND... 14 3.3 RUTINER VID ALMEDALSBIBLIOTEKET... 17 3.4 KIOSKVERKSAMHET PÅ FRITIDSGÅRDAR... 20 3.5 DOKUMENTHANTERING (POST OCH REGISTRERING)... 23 3.6 UPPFÖLJNING AV EKONOMI OCH VERKSAMHET... 25

3 Sammanfattning Gotlands kommuns revisorer har beslutat om en granskning av den interna kontrollen inom Kultur- och fritidsnämnden. Granskningen syftar till att bedöma förvaltningens kontrollsystem och den interna kontrollen i väsentliga rutiner samt där så är tillämpligt lämna förbättringsförslag. Granskningen omfattar den interna kontrollen i fem specifika rutiner och särskild vikt läggs vid att rutiner är dokumenterade samt innehåller tillräckliga kontrollmoment. Här nedan ges kortare sammanfattningar för respektive rutin samt en bedömning av interna kontrollen. Bidrag till föreningar Inom kultur- och fritidsförvaltningen finns rutiner för bidragshantering dels till kulturföreningar och dels till idrottsföreningar och studieförbund. Den interna kontrollen vid bidragshantering är mycket viktig för att eventuella fel skall undvikas. I huvudsak är den interna kontrollen tillfredsställande men kan till vissa delar förbättras när det gäller bidrag till kulturföreningar. Rutiner vid Almedalsbiblioteket Kommunens samarbete med högskolan måste ses över för att säkra en ändamålsenlig verksamhet. Det avtal som finns mellan de båda huvudmännen är inte heltäckande vilket bl.a. innebär att det inte är reglerat hur de löpande kostnaderna (exkl personal) skall finansieras. Enligt bibliotekets ledning behöver ekonomistyrningen förbättras innebärande att en gemensam budget upprättas från grunden, förbättrad ekonomisk redovisning samt genomgång och dokumentation av rutiner. Det finns ett tilläggsavtal som reglerar Bibliotekskommitténs arbete. I avtalet regleras bl.a. hur arbetet med upprättande av budget skall skötas för Almedalsbiblioteket. Det kan konstateras att tillägsavtatalet inte följs samt att bibliotekskommittén inte säkrat budgetrutinerna. Kioskverksamhet på fritidsgårdar Kioskverksamheten vid fritidsgården Puma är en del i verksamheten vid fritidsgården vilket innebär att även ungdomarna får delta i kassaarbetet. Rutinerna ger ett intryck av att vara väl skötta. Underlag finns som redovisar försäljningsintäkter och regelbunden uppföljning sker mot den ekonomiska rapporteringen. Dokumenthantering Rutiner finns för hantering av inkommande post och allmänna handlingar. Kultur- och fritidsförvaltningen är anslutet till kommunens ärendehanteringssystem. En dokumenthanteringsplan finns framtagen för hantering

4 av dokument inom verksamheten. Rutinerna ger intrycket av att vara ändamålsenliga. Uppföljning av ekonomi och verksamhet Månatlig uppföljning sker av ekonomi och verksamheten. Rapportering av månadsuppföljning sker till kultur- och fritidsnämnd samt till ledningskontoret. Rutinerna ger intrycket av att vara ändamålsenliga. Bedömning av intern kontroll Vår bedömning av den interna kontroll inom kultur- och fritidsförvaltningen är att den kan förbättras inom flera områden. Utifrån genomförd granskning lämnar vi därför ett antal förbättringsförslag och rekommendationer. En bedömning av interna kontrollen kan sammanfattas enligt följande: Det är svårt att dra någon entydig slutsats om kontrollmiljön inom förvaltningen. Den präglas av två olika företagskulturer vilket har sin historia från tidigare förvaltningsorganisationer. Inställningen hos personalen är att man tycker att det är viktigt att det finns rutiner som stöd vid verksamhetens bedrivande. Någon samlad riskbedömning har inte gjorts av verksamheten. Dokumenterade rutinbeskrivningar saknas för flera av de granskade rutinerna. Information av verksamhet och ekonomi sker regelbundet till nämnd och inom förvaltningen. Någon kontinuerlig bevakning, utvärdering och rapportering av den interna kontrollen till ledningsgrupp och nämnd sker inte. Rutiner följs dock upp i enlighet med centrala direktiv. Mer utförliga kommentarer till bedömningen lämnas under avsnitt två.

5 1. Inledning 1.1 Bakgrund Av kommunallagen framgår att kommunens nämnder skall ha kontroll över sin verksamhet. Detta innebär att nämnderna själva ansvarar för att ha ändamålsenlig styrning så att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt samt att det finns säkra rutiner som förhindrar förluster och som säkerställer att redovisningen är rättvisande. Den ekonomiska utvecklingen och förändringar av organisation och rutiner gör att verksamheten ständigt är förenad med risker. Personalens erfarenhet, kompetens, arbetssätt och andra personliga egenskaper är bl. a viktiga faktorer vid en riskbedömning av verksamheten. En riskbedömning syftar till att kartlägga vilka tänkbara fel som kan uppstå inom verksamheten. Gotlands kommuns revisorer har beslutat om en granskning av den interna kontrollen i Kultur- och fritidsförvaltningens verksamhet/rutiner. 1.2 Syfte Ansvarig för organisationen av den interna kontrollen är kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen har till uppgift att främja den interna kontrollen och för tillämpningen ansvarar varje nämnd/förvaltning. Kommunallagen ställer krav på en tillräcklig kontroll inom nämnderna. Det innebär att kontrollen skall säkra en effektiv förvaltning och vara så omfattande att allvarliga fel undviks eller upptäcks. För att säkerställa detta krävs att nämnder har dokumenterade internkontrollrutiner med krav på uppföljning och revidering. Det skall finnas en intern kontroll i verksamheten som upptäcker och förhindrar fel samt garanterar att räkenskaperna blir rättvisande och att gällande regelverk följs. Interna kontrollen skall vidare understödja så att verksamhetens mål uppnås. Revisorerna skall enligt KL 9 kap 9 pröva om den kontroll som görs inom nämnderna är tillräcklig.

6 Granskningen syftar till att bedöma styrelsens och förvaltningens kontrollsystem och den interna kontrollen i väsentliga rutiner samt där så är tillämpligt resultera i förbättringsförslag. 1.3 Avgränsning De processer eller aktiviteter som ingår i den interna kontrollen kan omfatta t ex målsättning med verksamheten, formellt regelverk, ekonomi, personal, prestationer, kvalitet och miljö. Granskningen omfattar den interna kontrollen som berör lagar (redovisningslag, momslag, kommunallag), verksamhetsstyrning och ekonomisk rapportering. Särskild vikt läggs på granskning av att rutiner är dokumenterade samt innehåller tillräckliga kontrollmoment. 1.4 Metod Revisionen måste i sitt val av granskningsmetod skaffa sig en uppfattning om tillförlitligheten i den interna kontrollen. Vid god intern kontroll kan substansgranskningen minska och vid dålig intern kontroll ökar behovet. För att få en uppfattning om hur kommunen arbetar med intern kontroll görs en kartläggning av förvaltningens kontrollsystem och kontrollaktiviteter i viktiga rutiner. Genomförandet av granskningen sker enligt COSO-modellen: COSO - ett ramverk för intern styrning och kontroll I dagens komplexa, föränderliga omvärld måste organisationer sträva efter en balans mellan risk och kontroll. Det gäller att varken över- eller underkontrollera. Risk i detta sammanhang definieras inte som den traditionella risken för ekonomiska förluster utan snarare som risken för att verksamhetens mål inte uppfylls. COSO identifierar fem - ömsesidigt beroende - komponenter som tillsammans omfattar intern kontroll: Kontrollmiljö, Riskanalys, Kontrollaktiviteter, Information & Kommunikation samt Övervakning.

7 2. Bedömning av kontrollsystem 2.1 Organisation och ansvarsområden Kultur- och fritidsförvaltningen leds av en förvaltningschef. Till sin hjälp att leda verksamheten finns en ledningsgrupp som består av fem verksamhetsansvariga. Kultur- och fritidsförvaltningens organisation redovisas i nedanstående organisationsschema. Kultur- och fritidsnämnd Förvaltningschef Administration Almedalsbib lioteket Distriktsbib liotek Fritid Kultur Ungdom År 1992 sammanfördes de båda förvaltningarna för kultur och fritid till en gemensam. Antalet anställda år 2001 uppgick till 143 st.

8 2.2 Förvaltningens kontrollsystem Med kontrollsystem avses förvaltningens organisation för att nå tillräcklig intern kontroll. Kontrollmiljö Kontrollmiljön utgörs av de faktorer som anger tonen inom förvaltningen och därmed påverkar kontrollmedvetandet. Till kontrollmiljön hör bl.a. ledarskapsstil, ansvarsfördelning, attityder, etik, organisatorisk uppbyggnad, engagemang och styrning. Utifrån granskade rutinerna har vi fått en bild av kontrollmiljön inom Kultur- och fritidsförvaltningen. Kontrollmiljön verkar präglas av två olika företagskulturer vilket förklaras av den sammanslagning som gjordes av fritidsnämnd och kulturnämnd under år 1991/92. Vissa av rutinerna präglas av systematiska kontroller och heltäckande regelverk. Inom vissa rutiner utförs kontroller mer oregelbundet och mindre formaliserat, vilket troligen är ett uttryck för kulturen. Det i sig behöver inte innebära att verksamhetens sköts mindre effektivt. Organisationen är liten och kontrollrutinerna är oftast enkelt uppbyggda. Ett undantag är verksamheten vid Almedalsbiblioteket där rutiner ännu är under uppbyggnad. Dokumenterade rutinbeskrivningar förekommer delvis inom Kulturoch fritidsförvaltningen. Ansvar och befogenheter är i huvudsak tydliggjort inom förvaltningen genom befattningskontrakt. Riskbedömning I alla organisationer förekommer det både interna och externa risker. En del av den interna kontrollen är att analysera befintliga risker och att vidta åtgärder för att minimera dessa. Någon samlad riskbedömning har inte gjorts för Kultur- och fritidsförvaltningens verksamhet. Inom verksamheten finns ett antal risker på olika nivåer (övergripandeoch rutinnivå) vilka är viktiga att känna till. För att trygga den interna kontrollen behöver en riskbedömning göras. En riskbedömning bör göras på ett systematiskt sätt för att identifiera de risker som kan ge allvarliga skador.

9 Här nedan ges exempel på risker inom Kultur- och fritidsförvaltningens verksamhet: Kundunderlaget minskar Svårigheter att rekrytera kompetent personal Teknisk utrustning kan försvinna Media försvinner Fel lön utbetalas till projektanställda Föreningsbidrag utbetalas till fiktiv förening. I riskbedömningen ingår att bedöma hur de olika riskerna kan skada verksamheten d.v.s. vilka kan konsekvenserna bli. Kontrollaktiviteter Kontrollaktiviteter är de uttryckliga metoder eller procedurer som används för att hantera risker inom organisationen. Kontrollaktiviteterna skall utformas med hänsyn till de risker som finns inom verksamheten. Ett syfte är att eliminera riskerna. Inom Kultur- och fritidsförvaltningen sköts kontroller i huvudsak genom manuella rutiner. Underlag kontrolleras och godkänns innan registrering sker i försystem (löner, leverantörsreskontra) till ekonomisystemet. Utförda kontroller dokumenteras på underlag med signum eller namnteckning. När det gäller bidragshanteringen till idrottsföreningar kan det konstateras att kontrollaktiviteterna är rigorösa. Kontrollerna ger intrycket av att vara heltäckande och rutinerna har fasta former. Kontrollaktiviteterna vid Almedalsbiblioteket behöver förstärkas genom uppbyggnad av ändamålsenliga rutiner inom det administrativa området. Befintliga rutiner ger ett intryck av att vara orationella. Information och kommunikation En viktig förutsättning för en effektiv intern kontroll är att det finns en väl fungerande information och kommunikation inom förvaltningen. Det är därför viktigt att det finns ett fungerande rapporterings- och uppföljningssystem som är

10 anpassat till förvaltningens behov. Information om frågor rörande ekonomi och verksamhet sker månatligen i till kultur och fritidsnämnden. Inom kultur- och fritidsförvaltningen används det s.k. Månadsbladet för kortfattad information till de anställda. Respektive avdelning har möjlighet att informera om sina verksamhetsfrågor. När det är nyheter inom personalområdet så framgår det av bladet. Månadsbladet skickas till samtliga anställda Övervakning/tillsyn Övervakning är nyckeln till att undvika överraskningar. Den snabba förändringstakten i omvärlden kräver kontinuerlig omvärdering av alla system, i synnerhet system för intern styrning och kontroll. Någon kontinuerlig bevakning, utvärdering och rapportering av kontrollsystemet till ledningsgrupp och nämnd sker inte. Uppföljning av rutiner sker enligt den av KSK fastställda intern kontrollpolicyn. Enligt kultur- och fritidsförvaltningen uppfyller granskade rutiner kravet på goda kontroller.

11 3. Intern kontroll i respektive rutin Vid bedömning av interna kontrollen i respektive rutin inhämtas beskrivning av och information om varje bedömd väsentlig rutin. har utarbetats för respektive rutin. för respektive rutin har gåtts igenom tillsammans med ansvarig personal. Resultatet av genomgångarna redovisas med kommentarer här nedan. 3.1 Bidrag till kulturföreningar Gotlands kommun ger årliga verksamhetsbidrag till c:a 44 kulturföreningar. Verksamhetsbidrag utgår även till ideella föreningar och vissa stiftelser. Rutinen är delvis dokumenterad. Nämnden har antagit regler för bidrag till föreningar. Kulturföreningarna informeras om gällande regler. Delvis uppfyllt Några konkreta regler finns inte för bidrag till kulturföreningar. Enstaka principregler finns antagna av nämnden. Grundkrav finns att följa enligt ansökningsblankett. Nämnden ställer ibland krav på erforderliga handlingar innan utbetalning sker av bidraget. De kulturpolitiska målen styr i hög grad bidragshanteringen. På blanketten för "Ansökan om registrering av nybildad förening" anges grundkraven. Blanketten är publicerad på kommunens hemsida. Grundkraven är de enda reglerna som avser kulturföreningar. När en förening blivit "godkänd" förtecknas åter på ansökningsblanketten för verksamhetsbidrag de krav som gäller för varje år betr. ekonomi etc.

12 Ansökan innehåller samtliga handlingar utifrån grundkrav? Vid beredning av ansökan sker erforderliga kontroller? Gjorda kontroller av ansökan dokumenteras? Sker löpande kontroller av kulturföreningarnas verksamhet? Beslutsordningen är ändamålsenligt utformad? Föreningarna redovisar erforderliga handlingar enligt grundkraven. En värdering sker av föreningens planer mot de kulturpolitiska målen. En kulturpolitisk bedömning görs som en del av kontrollen. Noteringar görs om handlingar saknas. Motiv till förslagen dokumenteras. Förvaltningen får information via informella kontakter. Förvaltningens personal går på vissa arrangemang och tar även del av föreningarnas verksamhetsberättelser. Kultur- och fritidsnämnden tar beslut om bidrag till kulturföreningar. Registrering av nya kulturföreningar rapporteras löpande till nämnden. Översiktligt register om fattade beslut efterfrågas. Rutiner behöver dokumenteras för att tydliggöra ansvaret.

13 Arbetsfördelningen vid beredningen av ansökan uppfyller kravet på en tillräcklig intern kontroll? Beslut om föreningsbidrag och avslag behandlas av rätt instans? Rutin för dokumentation av delegationsbeslut finns? Sker utbetalning till föreningar enligt fastställd tidplan? Ej uppfyllt En informell beredningsgrupp finns idag men behöver få fastare former. En saklig och objektiv beredning är grundläggande. Samråd med utomstående institutioner på riksplanet och regionalt är nödvändigt. Beredningen av ansökan är målrelaterad. Beslut tas av kultur- och fritidsnämnden. Någon delegation av beslut finns inte. Utbetalning sker till de större föreningarna vid årsskiftet och därefter kvartalsvis. Kommentarer Vi bedömer att den interna kontrollen i huvudsak är tillräcklig. Vi rekommenderar att: Rutinen dokumenteras. Grundkrav för kulturföreningar fastställs av kultur- och fritidsnämnden.

14 3.2 Bidrag till idrottsföreningar och studieförbund Gotlands kommun ger årliga verksamhetsbidrag till c:a 660 idrottsföreningar och studieförbund. Rutinen är inte dokumenterad. Nämnden har antagit regler för bidrag till föreningar. Föreningarna informeras om gällande regler. Ansökan innehåller samtliga handlingar utifrån bidragsregler? Vid beredning av ansökan sker erforderliga kontroller? Kommunfullmäktige antog år 1990 bidragsbestämmelser för idrottsföreningar m.fl. Under årens lopp har bidragsreglerna anpassats för att stödja verksamheten på bekostnad av administration. För samlingslokaler har särskilda regler antagits år 1998 p.g.a. egna kriterier. Samtliga föreningar som erhåller bidrag har fått bidragsregler. Nya föreningar får också muntlig information. Beslut om bidrag fattas först när ansökan är komplett. Gotlands idrottsförbund kontrollerar den statliga delen av föreningsbidrag. Distriktsorganisationer granskar respektiver förenings bidragsansökan årligen. Distriktsorganisationen gör därefter en samlad ansökan för samtliga föreningar.

15 Gjorda kontroller av ansökan dokumenteras? Utförda kontroller dokumenteras på avsedd blankett. När det gäller kontroller av ansökningsblanketten så sker dokumentation genom signum. Kultur och fritidskontoret granskar c:a 15 föreningar årligen. Det finns en planering av granskningsarbetet. Kontrollerna är detaljerade vilket innebär kontroll av deltagarantal, ledare, födelsedata, div matematiska kontroller. Resultatet av granskningen lämnas som delgivning till nämnden. Sker löpande kontroller av föreningarnas verksamhet? Nya föreningar granskas alltid mer noggrant efter första verksamhetsåret. Förvaltningen ordnar träffar med verksamheten för samtal om aktiviteterna. Framförallt sker träffar med föreringar som har en avtagande deltagarkurva. Ibland så bjuder föreningar ut förvaltningen för att berätta om verksamheten. Som regel är det förvaltningen som tar initiativ till möten. Uppskattningsvis träffar förvaltningen c:a 100 föreningar per år. Verksamhetsberättelser för samtliga föreningar (600 st) gås igenom.

16 Beslutsordningen är ändamålsenligt utformad? Arbetsfördelningen vid beredningen av ansökan uppfyller kravet på en tillräcklig intern kontroll? Beslut om föreningsbidrag och avslag behandlas av rätt instans? Rutin för dokumentation av delegationsbeslut finns? Delegationsbeslut anmäls till nämnden? Sker utbetalning till föreningar enligt fastställd tidplan? Den vida delegationen innebär en rationell hantering av bidragsärenden. Information ges fortlöpande till nämnden. Nämnden har delegerat beslutsrätten av driftbidraget till bidragschefen. Bidragschefen beslutar också om investeringsbidrag upp till 50 tkr. Verksamhets- och driftbidrag av engångskaraktär beslutar nämnden om. Innan utbetalning sker till föreningen så är minst två personer inblandade i beredningen. I beredningen som är ett samarbete mellan två personer så utförs kontroller och ärendet godkänns. Rätten till beslut är delegerat till bidragschefen. Beslutet dokumenteras skriftligen. Bidragstagaren delges beslutet. Delegationsbeslut dokumenteras skriftligt och delgivning sker till bidragsmottagare. Delegationsbeslut anmäls månatligen till kultur- och fritidsnämnden. Rapporter över betalningar finns tillgängliga på sammanträdet. Det sker utbetalningar regelbundet enligt fastlagd plan. Vissa föreningar erhåller förskott redan i januari. Vissa föreningar erhåller bidrag i slutet av april.

17 Vi bedömer att den interna kontrollen är tillräcklig. Vi rekommenderar att: Rutinen dokumenteras. 3.3 Rutiner vid Almedalsbiblioteket Rutiner är inte dokumenterad. Finns det en tydlig beskrivning av respektive huvudmans ansvar? Är ansvarsfördelningen ändamålsenlig? Har huvudmännen tillräckligt med kunskaper om motpartens verksamhet? Delvis uppfyllt Ursprungligt avtal finns upprättat om gemensam verksamhet (från 1999) mellan Gotlands kommun och högskolan. Avtalet utgör endast ramen för samarbetet mellan de båda huvudmännen. Det kan konstateras att ansvaret för den löpande driften i stora delar inte är reglerat, vilket kommenteras under denna tabell. Ej uppfyllt Ansvar och befogenheter behöver dokumenteras. Delegationsordning finns fastlagd av kultur- och fritidsnämnden. Någon formell delegationsordning från högskolestyrelsen. Frågan är dock under beredning. Delvis uppfyllt Inom bibliotekskommittén finns en vilja att förstå och lära av varandra. Rapportering och information kan förbättras.

18 Sker kontinuerlig samverkan mellan förvaltningarna? Finns samarbetet reglerat i avtal? Finns det fördelningsnycklar vid betalning av fakturor mm? Är huvudmännens budgetrutiner samordnade för att trygga den ekonomiska styrningen? Är det tydligt vem som skall stå för olika kostnader? Delvis uppfyllt En bibliotekskommitté finns inrättad för samverkan. Kommittén är rådgivande och utses av kommun och högskola (3 vardera). Mellan administrationen för kultur- och fritidsförvaltningen och högskolan sker samråd och avstämningsmöten i budget och övriga ekonomiska frågor. Delvis uppfyllt Kompletterande tilläggsavtal behövs för löpande kostnader. Principerna för hur gemensamma kostnader skall fördelas behöver klarläggas. Kostnader för kompetensutveckling. Delvis uppfyllt Något avtal som reglerar de löpande kostnaderna finns inte. I det ursprungliga avtalet finns en fördelningsnyckel för lokalkostnader, kapitalkostnader och verksamhetschefen. Ej uppfyllt Någon samordnad budget för Almedalsbiblioteket finns inte vilket försvårar såväl ekonomisk uppföljning som styrningen. Ej uppfyllt Det är ej tydligt. Det är viktigt att samtliga kostnader tydliggörs samt att det rutiner finns hur fördelning skall göras. Kommentarer Någon gemensam budget finns inte vilket är ett problem ur ekonomistyrsynpunkt. I det ursprungliga avtalet för samarbetet finns reglerat att intäkter i Almedalsbibliotekets budget skall bestå av medel som de båda huvudmännen

19 årligen ställer till förfogande. Enligt avtalet skall lokalkostnaderna fördelas så att kommunen svarar för fem åttondelar och högskolan för tre åttondelar. Samma fördelningsprincip gäller för kapitalkostnader hänförda till bibliotekets investeringar. När det gäller löpande utbyte av inventarier och IT-utrustning finns inget reglerat om hur kostnader skall fördelas. Praxis är att fördelningsprincipen 3 och 5 åttondelar skall användas. Under innevarande år har kommunen haft en budget för detta men inte högskolan. Det kan vidare konstateras att det inte finns någon plan för förnyelse eller överenskomna investeringsramar. Kommunen står för vissa kostnader vid högskolans reception och vaktmästeri, vilket grundas på ett muntligt avtal. Det behöver tydliggöras vad kostnaderna avser och huruvida det finns någon beställning av dessa tjänster? Det finns inte heller en tydlig redovisning av bibliotekets behov och utnyttjande av högskolans IT-avdelning (vad betalas för support och vad betalas för övriga tjänster, licenser etc ). Det finns ett tilläggsavtal rörande Bibliotekskommittén där bl.a arbetet med budgetens upprättande finns reglerat. I tillägssavtalet framgår att bibliotektskommittén årligen skall upprätta förslag tilldrifts- och investeringsbudget för nästföljande verksamhetsår och I behörig tid till vederbörande huvudman inge upprättat förslag". I praktiken har budgetprocessen varit den omvända. Huvudmännen upprättar förslag till budget och bibliotekskommittén blir därefter informerade. Huvudmännens budgetprocesser sammanfaller inte i tid, vilket gör uppgiften med den gemensamma budgeten närmast omöjlig. Det kan konstateras att tillägsavtatalet inte följs samt att bibliotekskommittén inte säkrat budgetrutinerna. Nuvarande rutiner med två olika konteringssystem och fakturering mellan huvudmännen för att reglera kostnaderna är mycket tids- och resurskrävande och risken för att felaktigheter uppstår är stora. För att säkra rutinerna och få dem rationellare så är det en fördel om en huvudman är ansvarig för de ekonomiadministrativa rutinerna.

20 Enligt bibliotekets ledning behöver ekonomistyrningen förbättras. Följande åtgärder behövs: 1. En gemensam budget behöver upprättas för biblioteket. Budgeten bör byggas från grunden. 2. Samtliga intäkter hänförda till biblioteket behöver synliggöras. 3. Samtliga kostnader (inkl interna) hänförda till biblioteket behöver tydliggöras. 4. Den ekonomiska redovisningen behöver bli aktuellare. Debiteringar mellan de båda huvudmännen måste ske i rätt tid. 5. Ekonomiadministrativa rutiner måste dokumenteras. Vi bedömer att den interna kontrollen behöver förbättras. Vi rekommenderar att: Rutiner dokumenteras. Kompletterande avtal upprättas för att klarlägga hur löpande kostnader skall finansieras. Ny ekonomistyrningsmodell införs innebärande en gemensam budget för driftkostnader och intäkter vid Almedalsbiblioteket. 3.4 Kioskverksamhet på fritidsgårdar Granskningen har omfattat rutiner vid fritidsgården Puma i Visby. Rutinen är inte dokumenterad. Finns det ett kassasystem för registrering av inbetalningar? Kassaapparat används i kiosken vid försäljning av kioskvaror. Kassapparaten används av samtliga personal. Något loggsystem för olika användare finns inte.

21 Uttagna priser överensstämmer med prislista? Kvitto lämnas till kunden vid betalning? Kassabehållningen överensstämmer med försäljningsresultatet? Redovisning av Försäljningsmedel sker på kassarapport? Kassarapport redovisar datum, saldo, vem som upprättar rapporten och kvittoremsa. Försäljningsmedel redovisas med korrekt belopp och utan dröjsmål? Ej uppfyllt Prislista finns inte över varorna. Däremot är samtliga varor prismärkta. En prislista över kioskens sortiment är under framtagande. Delvis uppfyllt Kvitto lämnas till kunden när de vill ha det. Delvis uppfyllt Mindre differenser finns ibland vilket då kommenteras på kassarapporten. Kvällsomsättning varierar mellan 200:- - 3500:-. Försäljningsmedel redovisas på kassarapport som avser hela veckan. Kassarapportern förvaras i särskild pärm (årsvis). Kassarapporten innehåller erforderliga uppgifter. Kassarapporten sparas på fritidsgården som en specifikation till bokföring och inbetalning. På bankens insättningskvitto framgår kontering och underskrift av den kassansvarige. Kvittoremsor sparas i särskild kartong. Ej uppfyllt Redovisning av intäkterna sker veckovis. Enligt Redovisningslagen skall inbetalningar bokföras senast nästkommande arbetsdag. Underlag för bokföring är det insättningskvitto som skickas med pengarna till banken. På insättningskvittot står den kodsträng som intäkterna skall bokföras på. Banken skickar en kopia på insättningskvittot till

22 Förvaring av dagskassor är säker? Sker kontroll av att inbetalningar finns bokförda? Sker kontroll av inbetalningsflöde mot utbetalningsflöde? Redovisas moms enligt gälland regler? Förekommer det att kunden handlar på kredit? Konsult- och servicekontoret. Förvaring sker i kassaskåp vilket är brandsäkert. Inbrottslarm är installerat. Kontroll sker månatligen av detaljrapporter. Felaktigheter i redovisningen upptäcks ibland. Kontroll sker även av handläggare på kultur- och fritidsförvaltningen vilken dokumenteras och delges avdelningschefen. Kontroll sker månatligen av kostnader och intäkter för kioskverksamheten. I huvudsak är det balans. Pålägg görs med 30 % vid försäljning av varor. Enligt räkenskapsunderlaget är utgående moms redovisad med 12 %. Fel momssats (25 %) är programmerad i kassapparaten vilket korrigeras. Kredit accepteras inte vid inköp av kioskvaror. Alla ungdomar behandlas lika. Kommentarer Cafévärdar får på frivillig basis tjänstgöra vid kassan under fritidsgårdens öppethållande i pedagogiskt syfte. Fritidsgårdens personal finns då med som backupp. Vi bedömer att den interna kontrollen är tillräcklig.

23 3.5 Dokumenthantering (post och registrering) Rutinen är delvis dokumenterad. Posten ankomststämplas. Postlista förs. Inkommen handling når ansvarig handläggare utan onödig tidsfördröjning. Originalhandling förvaras säkert. Diarieplan eller motsvarande används för att strukturera allmänna handlingar. Allmänna handlingar registreras i enlighet med sekretesslagens regler. Det finns reglerat vem som har rätt att utlämna allmänna handlingar. All post inklusive leverantörsfakturor och internfakturor ankomststämplas. Postlista förs inte eftersom behov inte finns. I princip når handlingen den ansvarige samma dag som den ankommer till förvaltningen. Originalhandlingar förvaras inlåst i brandsäkert arkivskåp. Diarieplan används för att strukturera handlingar. Kommunens ärendehanteringssystem kallad ÄHS används vid inregistrering/diarieföring av handlingar. Någon handling som omfattas av sekretesslagen har aldrig ankommit till förvaltningen. Enligt tillämpad praxis utlämnas allmänna handlingar när så efterfrågas. I princip är det alltid registratorn som lämnar ut allmänna handlingar. Det är i enlighet med kommunarkivets regler.

24 Dokumenthanteringsplan finns. Närarkivet fyller kraven enligt arkivlagen kap. 6 3. Rutiner finns för att hantera e-post enligt nämndens dokumenthanteringsplan. Leverantörsfakturor registreras i enlighet med Kommunala Redovisningslagen. Dokumenthanteringsplan finns från år 1992 vilken upprättades i samband med att kulturnämnd och fritidsnämnd slogs ihop. I närarkivet förvaras allmänna handlingar på säkert sätt. Delvis uppfyllt Viktig elektronisk post skrivs ut på papper och hanteras som andra allmänna handlingar. Hur elektroniska dokument skall hanteras berörs dock ej i dokumenthanteringsplanen. Leverantörsfakturor ankomstregistreras innan de skickas vidare för attest. Särskilt register finns dessutom upprättat för inkomna fakturor. Kommentarer Rutinen är dokumenterad på det viset att det framgår vad som skall göras och hur det skall göras. Vi bedömer att den interna kontrollen är tillräcklig.

25 3.6 Uppföljning av ekonomi och verksamhet Rutinen är delvis dokumenterad. Nämnden har fastställt tidpunkter för när uppföljning skall ske. Förvaltningen har upprättat tydliga anvisningar för uppföljning av verksamheten. Verksamhetsmått och nyckeltal finns fastställda och tillämpas. Verksamhetsansvaret är tydligt uttryckt. Verksamhetsansvarig har ett ekonomiskt ansvar. Sen två år tillbaks fastställer nämnden tidpunkter för månadsuppföljning. Månadsredovisning lämnas till kommunledningskontoret. Några särskilda anvisningar finns inte. Inför bokslutet upprättas verksamhetsrelaterade nyckeltal. Målen följs upp en gång per år. Mätning av beläggningsgrader på simhallar, idrottshallar, bibliotek sker löpande under året. Resultatet av mätningen lämnas till förvaltningen. Förvaltningen tar fram både verksamhetsmått och nyckeltal. Nyckeltalen tas fram men används inte för styrningen. Nyckeltalen har använts för att följa upp verksamheten. Jämförelse med rikstäckande nyckeltal görs en gång per år. Verksamhetsansvaret är tydligt uttryckt i befattningskontraktet. Några tveksamheter finns inte om ansvaret. Det ekonomiska ansvaret framgår i befattningskontraktet. De tjänstemän som inte har kontrakt har en fastställd budget. Det finns en stor följsamhet i att följa upp budgeten.

26 Uppföljning av verksamheten sker regelbundet. Alla budgetansvariga/ekonomiskt ansvariga erhåller ekonomiska rapporter. Budgetansvariga/Ekonomiskt ansvariga upprättar och kommenterar månads- eller delårsbokslut/prognoser. Informationen i ekonomisystemet är tillförlitlig. Ekonomisk avvikelse kommenteras. Vid negativ avvikelse lämnas förslag till åtgärder. Det sker en månatlig uppföljning av verksamheten på det viset att verksamhetsavvikelser efterfrågas. Varje månad distribueras rapporter. I det nya systemet ges bättre möjligheter till att ställa frågor. Totalt är c:a 15 personer delaktig i den skriftliga rapporteringen. Ytterligare personer är delaktig verksamheternas uppföljningsprocess. Totalt finns det 20 budgetansvariga. Rapporter behöver dock bearbetas för att få aktuell information. När det gäller interna fakturor så kan det lång tid innan integrering sker. Några ekonomiska avvikelser finns i dagsläget inte. Det finns en stor följsamhet mot budget. Ekonomiska avvikelser har hanterats antingen genom anvisning av medel eller styrning. Kultur- och fritidsnämnden har dagsläget c:a 4-5 mkr beroende på hur 2001 års resultat skall hanteras. Det egna kapitalet har vid ett antal till fällen används för åtgärder i den ekonomiska styrningen. Kommentarer Rutinen delvis dokumenterad. Förutom ekonomikontorets anvisningar upprättas egna anvisningar för uppföljningen vilken distribueras. Bokslutsanvisningar ger tillräckligt stöd i arbetet med att upprätta årsredovisning. Vi bedömer att den interna kontrollen är tillräcklig.

27