Egenkontroll vid dygnet-runtenheter inom äldreomsorgen

Egenkontroll vid dygnet-runtenheter inom äldreomsorgen Piia Vehkoja och Päivi Vainio Regionförvaltningsverket i Södra Finland Basservice, rättsskydd och tillstånd 34/2017 Publikationer från Regionförvaltningsverket

Regionförvaltningsverket i Södra Finland Basservice, rättsskydd och tillstånd Egenkontroll vid dygnet-runt-enheter inom äldreomsorgen Piia Vehkoja, Päivi Vainio Publikationer från regionförvaltningsverket 34/2017 ISSN 2343-3132 ISBN 978-952-5890-79-2 2017

PRESENTATIONSBLAD Publikation från regionförvaltningsverket 34/2017 Sammanställd av Piia Vehkaoja Päivi Vainio Utgivningsdatum 2017 Uppdragsgivare Regionförvaltningsverket i Södra Finland Datum då organet tillsatts Publikationens titel Egenkontroll vid dygnet-runt-enheter inom äldreomsorgen Sammanfattning I denna undersökning granskades innehållet i egenkontrollplanerna från de dygnet-runt-enheter inom äldreomsorgen (21 st.) som deltog i en tillsynskampanj som Regionförvaltningsverket i Södra Finland genomförde under 2016 och 2017. I undersökningen bedömde vi om planerna för egenkontroll motsvarar den föreskrift om egenkontrollplaner som upprättats av Tillstånds- och tillsynsverket för social- och hälsovården (Valvira 1/2014). När det gällde enheterna inom äldreomsorgen låg fokus i granskningen på riskhantering, klienternas ställning och rättigheter och klientsäkerheten. Dessutom undersökte vi om planerna också tog upp personalens anmälningsskyldighet enligt 48 och 49 i socialvårdslagen. Syftet med undersökningen var att ge verksamhetsenheterna vägledning i hur de kan utveckla egenkontrollen så att den baserar sig på en systematisk riskhantering och således kan utgöra en ändamålsenlig del av kvalitets- och klientsäkerhetsarbetet. Eftersom tyngdpunkten i tillsynen i fortsättningen allt mer kommer att ligga på egenkontroll är det viktigt att säkerställa att egenkontrollen inom socialvården är välfungerande. Ämnesord Egenkontroll, äldreomsorg dygnet runt ISSN (tryckt) - ISBN (tryckt) - ISSN (webbpublikation) 2343-3132 ISBN (webbpublikation) 978-952-5890-79-2 Antal sidor 48 Språk Pris - Utgivare Regionförvaltningsverket i Södra Finland Tryckeri

Innehållsförteckning 1 Inledning... 4 2 Material och tyngdpunkter i undersökningen... 5 3 Centrala observationer... 6 3.1 Riskhantering... 6 3.2 Klientens ställning och rättigheter... 7 3.3 Klientsäkerhet... 9 3.4 Övriga observationer...10 4 Sammandrag...11 BILAGA 1 Enkätblankett som användes i undersökningen och detaljerade resultat 13 BILAGA 2 Källor som kan användas för planen för egenkontroll...44

1 Inledning Med egenkontroll avses kvalitetsgranskning, riskkartläggning och tryggande av klientsäkerheten som socialvårdsenheterna själva utför och deras skriftliga beskrivning av dessa funktioner. Lagstiftningen som reglerar socialvården innehåller en stark skyldighet att utöva egenkontroll: bestämmelser om egenkontroll ingår i socialvårdslagen (1301/2014), lagen om stödjande av den äldre befolkningens funktionsförmåga och om social- och hälsovårdstjänster för äldre (980/2012) och i lagen om privat socialservice (922/2011). Serviceproducenterna inom socialvården ska upprätta planer för egenkontroll i enlighet med föreskriften 1/2014, som utfärdats av Tillstånds- och tillsynsverket för social- och hälsovården (nedan Valvira). Syftet är att ledningen och personalen upprättar planerna tillsammans. Planerna uppdateras alltid då det sker förändringar i enhetens verksamhet som kan inverka på exempelvis servicens kvalitet eller på klientsäkerheten. Egenkontrollen bygger på att serviceproducenterna behandlar de ämneshelheter som finns angivna i Valviras föreskrift på ett konkret sätt och ur den egna enhetens perspektiv och samtidigt gör egenkontrollen till en del av kvalitetssäkringen och verksamhetsutvecklingen. I den här undersökningen har vi granskat i vilken utsträckning egenkontrollplanerna som gjorts upp vid enheterna inom äldreomsorgen motsvarar Valviras föreskrift. Vi har också undersökt om vissa förändringar i socialvårdslagstiftningen, såsom personalens anmälningsskyldighet och bestämmelser som rör klienternas delaktighet och klientorientering, har beaktats i planerna. Syftet med undersökningen är att lyfta fram vilka av egenkontrollens delområden som behöver utvecklas för att de ska utgöra en fungerande del av äldreomsorgsenheternas kvalitetssäkring och riskhantering. I och med att antalet socialvårdsenheter ökar blir egenkontrollen ett allt viktigare redskap och stöd för tillsynsmyndighetens arbete. Förutom den lagstadgade skyldigheten är det viktigt att utveckla egenkontrollen också av den här anledningen. Granskningen av hur egenkontrollen fungerar bör alltså utgöra en central del av förhandstillsynen, eftersom tillsynsmyndigheternas uppgift är att främja en högklassig egenkontroll inom socialvården. För att detta ska vara möjligt behöver myndigheterna veta hurudan nivå planerna för egenkontroll håller. Även om planerna för egenkontroll inom äldreomsorgen på det stora hela är heltäckande pekar resultaten av undersökningen också på brister inom vissa delområden. Den mest centrala observationen av undersökningen är att enheterna inte i tillräcklig utsträckning har insett vilken betydelse riskhanteringen har när det gäller att säkerställa en kontinuerlig verksamhet och garantera kvaliteten. Riskhantering är en av de viktigaste delarna i planen för egenkontroll och bör 4 Regionförvaltningsverket i Södra Finland Egenkontroll vid dygnet-runt-enheter inom äldreomsorgen

alltid innehålla en kartläggning av de mest kritiska riskerna för enhetens verksamhet. Beredskap och ett proaktivt förhållningssätt utgör grunden för en ändamålsenlig riskhantering. Källor som enheterna inom äldreomsorgen kan använda när de gör upp planerna för egenkontroll finns i bilaga 2 till undersökningen. 2 Material och tyngdpunkter i undersökningen Regionförvaltningsverket i Södra Finland har år 2017 genomfört en tillsynskampanj under vilken man gjorde proaktiva styrnings- och utvärderingsbesök. Tillsynen riktades mot barnskyddsanstalter, dygnet-runt-enheter inom äldreomsorgen och missbrukar- och mentalvårdsenheter som finns inom Regionförvaltningsverket i Södra Finlands område. När det gällde enheterna inom äldreomsorgen låg fokus på styrning och tillsyn av huruvida läkemedelsbehandlingen genomfördes ändamålsenligt, men förutom detta kontrollerades också hur enheternas egenkontroll fungerade. Inför denna undersökning har vi gått igenom egenkontrollplanerna vid de 21 verksamhetsenheter inom äldreomsorgen i vilka styrnings- och utvärderingsbesöken gjordes. Av dessa enheter hör åtta till den offentliga äldreomsorgen och 13 är privata tjänsteproducenter. Planerna för egenkontroll utvärderades med hjälp av ett frågebatteri som utvecklades utifrån Valviras föreskrift. Eftersom riskidentifiering och riskberedskap är en central del av egenkontrollen byggde granskningen på det avsnitt i föreskriften som behandlade riskhantering. Förutom riskhanteringen tog vi med de avsnitt som behandlar klientens ställning och rättigheter och klientsäkerhet eftersom de är viktiga med tanke på klientens rättsskydd. Dessutom undersöktes också vissa enskilda faktorer som ansågs påverka kvaliteten på klientservicen, t.ex. huruvida anmälningsskyldigheten som föreskrivs i 48 och 49 i socialvårdslagen uppfylldes. I fråga om de ovan nämnda punkterna gick vi igenom vad som enligt Valviras föreskrift ska finnas med i planerna för egenkontroll. Efter detta bearbetades frågorna så att de så bra som möjligt skulle rikta sig mot de utmaningar och särdrag som finns inom egenkontrollen av äldreomsorgen. På detta sätt bildades med hjälp av programmet Webropol utvärderingskriterier med sammanlagt 63 frågor, som användes för att utvärdera innehållet i planerna för egenkontroll. För varje plan för egenkontroll gick rapportförfattarna igenom frågorna på ja/nej-nivå och beaktade också huruvida de olika punkterna behandlats tillräckligt detaljerat i planerna. Hela frågeblanketten är bifogad (bilaga 1), och där framgår också de exakta resultaten i procent och antal. Undersökningen omfattar endast ett litet urval av de dygnet-runt-enheter inom äldreomsorgen som är verksamma 5

inom Regionförvaltningsverket i Södra Finlands område, men de observationer som framkommer av resultaten motsvarar i stort dem som regionförvaltningsverket gjort i sin förhandstillsyn (tillståndsgranskningar) och i den reaktiva tillsynen efter det att författningarna om egenkontroll trädde i kraft. I nästa kapitel behandlas de centrala observationerna enligt ämnesområde. 3 Centrala observationer 3.1 Riskhantering Riskhantering är en del av den dagliga verksamheten och syftar till att minimera riskerna och de skador som de kan orsaka. I riskhanteringen ingår utvärdering av situationer, planering och praktiska åtgärder, där hela personalen deltar i sina egna roller. Riskhanteringen bör utgöra en naturlig del av ledningen av organisationen. Enligt Valviras föreskrift ska riskhanteringen riktas mot alla områden av egenkontrollen. Kärnan i riskhanteringen är att i förväg försöka identifiera negativa händelser och kvalitetsavvikelser för att så effektivt som möjligt kunna förhindra dem. Ingen av de planer för egenkontroll som ingick i undersökningen beskriver avtals- och ansvarsrisker eller risker för avvikande situationer, och endast i knappt en femtedel av planerna är de beskrivna riskerna inte enbart av allmän karaktär utan kopplade till den aktuella enheten. I två tredjedelar av planerna finns det antecknat att enhetens riskhantering är systematisk. I social- och hälsovårdsministeriets handbok för ledningen och säkerhetsexperterna inom socialoch hälsovården (2011:16) konstateras det att ledningen för social- och hälsovårdsenheterna har ansvaret för att ordna riskhanteringen och säkerheten. Ledningen ska se till att verksamhetsförhållandena ger möjligheter till ett säkert utfört arbete, klientservice samt till säker och högklassig vård. För att verksamhetsenheternas riskhantering ska vara ändamålsenlig bör beredskap och ett proaktivt förhållningssätt bli en etablerad del av enheternas riskhanteringspraxis. Riskhanteringen bör alltid genomföras enhetsvis samt systematiskt och regelbundet. 6 Regionförvaltningsverket i Södra Finland Egenkontroll vid dygnet-runt-enheter inom äldreomsorgen

3.2 Klientens ställning och rättigheter Vård- och serviceplan Enligt undersökningsmaterialet görs vård- och serviceplaner upp i omfattande utsträckning vid enheterna inom äldreomsorgen. Enligt Valviras föreskrift ska planen för egenkontroll innehålla en beskrivning av det förfarande verksamhetsenheten tillämpar när den gör upp en plan för service, vård eller rehabilitering och hur klientens synpunkter och önskemål beaktas. I planen ska det också finnas beskrivet på vilket sätt enheten vid behov hör klientens lagliga företrädare, anhöriga eller annan närstående person vid planeringen och uppföljningen av servicen. Dessutom ska det i planen för egenkontroll finnas beskrivet hur enheten säkerställer att personalen följer vård- och serviceplanerna och hur man följer upp att planerna fullföljs och uppdateras. I alla planer som hörde till materialet för undersökningen finns det antecknat att en vård-, serviceeller rehabiliteringsplan görs upp för klienten. I största delen av enheterna tas klientens synpunkter och önskemål i beaktande när planen görs upp, och när servicen planeras hör man klientens lagliga företrädare, anhöriga eller annan närstående om klienten inte själv kan uttrycka sin åsikt. Lite mindre än hälften av planerna för egenkontroll saknar dock en beskrivning av hur enheten säkerställer att personalen följer vård- och serviceplanerna. Bemötandet av en klient Den del som handlar om bemötandet av klienterna lyfter fram faktorer som gäller klientens självbestämmanderätt och hur man säkerställer att klienterna bemöts korrekt. Enligt Valviras föreskrift ska det finnas antecknat i planen för egenkontroll hur enheten säkerställer att klienterna bemöts korrekt och hur den agerar om osakligt bemötande upptäcks. Detta har behandlats bra i planerna: drygt en tredjedel av planerna beskriver hur enheten säkerställer att klienterna bemöts korrekt. Nästan alla planer beskriver också vilka åtgärder enheten vidtar om osakligt bemötande upptäcks. Klienternas självbestämmanderätt behandlas i en del av planerna på en väldigt allmän nivå. Frågor som rör självbestämmanderätten är dock en central del av egenkontrollen eftersom man genom att främja självbestämmanderätten kan trygga rättigheterna för de personer som är i en utsatt position. Enligt Valviras föreskrift ska enheten också beskriva vilka principer för begränsning av självbestämmanderätten den tillämpar och hur enheten stärker klienternas självbestämmanderätt. 7

Varje plan beskriver principerna för begränsning av självbestämmanderätten, men ingen plan beskriver på ett heltäckande sätt hur enheten främjar självbestämmanderätten. För att klienternas självbestämmanderätt ska kunna stärkas individuellt måste man först kartlägga vilka faktorer som orsakar utmaningar bland boendena i den aktuella enheten. Efter detta ska man vid egenkontrollen överväga hur enheten trots utmaningarna kan hjälpa klienterna att fatta beslut som rör dem själva. Klientens delaktighet I avsnittet som rör klientens delaktighet ligger tyngdpunkten på praxis gällande klientrespons. I planen för egenkontroll ska det enligt Valviras föreskrift finnas beskrivet hur enheten samlar in respons på servicens innehåll, kvalitet och tillräcklighet och respons på klientsäkerheten, hur responsen behandlas och hur den utnyttjas vid utvecklandet av verksamheten. Enligt undersökningen samlar enheterna inom äldreomsorgen in klientrespons i stor utsträckning. Nästan två tredjedelar av enheterna beskriver också i planen hur de utnyttjar responsen för att utveckla verksamheten. Att möjliggöra klienternas delaktighet är dock också förknippat med utmaningar. Inom äldreomsorgen kan t.ex. demenssjukdomar utgöra ett hinder för boendenas delaktighet och deltagande. Socialvårdslagen ålägger enheterna inom socialvården att ta hänsyn till hur olika tillvägagångssätt bäst tryggar klienternas möjligheter att delta i och påverka sina egna ärenden. Enheter som producerar tjänster för demenssjuka klienter bör därför fundera över hur de kan säkerställa att alla klienter är delaktiga i planeringen av enhetens vardagliga funktioner. Klientens rättsskydd I de delar av planerna för egenkontroll som tangerar rättsskyddet ligger fokus på praxis kring hanteringen av anmärkningar, klagomål och tillsynsbeslut. I planen för egenkontroll ska man enligt Valviras föreskrift ange inom vilken tid anmärkningar behandlas och beskriva på vilket sätt anmärkningar som gäller servicen, klagomålsbeslut och andra tillsynsbeslut behandlas. Nästan alla planer för egenkontroll som ingick i undersökningsmaterialet hade angivit vilken instans anmärkningarna ska riktas till. Mer än hälften av planerna innehöll kontaktuppgifter till den instans som tar emot anmärkningar och en målsatt tid för behandlingen av dem. Största delen av planerna har dock inte på det sätt Valvira föreskriver beskrivit hur anmärkningar, klagomål och olika tillsynsbeslut behandlas i enheten. I många planer fanns det beskrivet hur anmärkningar behandlas, men nästan ingen beskrev hur klagomål och tillsynsbeslut behandlas. Behandlingen av tillsynsmyndigheternas tillsynsbeslut och beslut på förvaltningsklagan skiljer sig från 8 Regionförvaltningsverket i Södra Finland Egenkontroll vid dygnet-runt-enheter inom äldreomsorgen

behandlingen av anmärkningar. Med tanke på klientens rättsskydd är beskrivningen av dessa processer väsentlig eftersom klienterna och deras anhöriga behöver vara medvetna om vilka möjligheter de har att trygga sitt rättskydd. 3.3 Klientsäkerhet Personal Valviras föreskrift innehåller flera punkter som behandlar personal, rekrytering och inskolning. Planerna för egenkontroll bör till exempel innehålla uppgifter om vård- och omsorgspersonalens antal och sammansättning och beskriva praxis kring rekrytering och inskolning. Många av uppgifterna som gäller personalen har beskrivits på ett heltäckande sätt i egenkontrollplanerna. Det är dock värt att notera att endast en dryg tredjedel av planerna innehåller en adekvat beskrivning av hur enheterna säkerställer att personalresurserna är tillräckliga. Utgångspunkten är att personalmängden i alla situationer ska motsvara klienternas behov av vård och service, vilket också bör framkomma av planerna för egenkontroll. För att vården och omsorgen ska hålla hög kvalitet är det viktigt att personalens inskolning i arbetet är tillräcklig och mångsidig. Det ligger på arbetsgivarens ansvar att säkerställa personalens kompetens. Av egenkontrollplanerna framgår det att största delen av enheterna inom äldreomsorgen introducerar personalen i klientarbetet och hanteringen av klientuppgifter. Dock finns det endast i mindre än hälften av planerna antecknat att personalen också får inskolning i hur egenkontrollen ska genomföras. Eftersom egenkontrollen bör involvera hela personalen är det viktigt att de anställda känner till enhetens praxis kring egenkontroll. Tekniska lösningar Inom äldreomsorgens enheter spelar olika tekniska lösningar en viktig roll för att garantera klientsäkerheten. Enligt Valviras föreskrift ska planen för egenkontroll innehålla en beskrivning av den utrustning som används för att trygga klienternas och personalens säkerhet eller för att genomföra servicen. Dessutom ska det finnas angivet vem som är ansvarsperson för de tekniska lösningarna. Undersökningen visade att det endast i hälften av planerna fanns beskrivit både vilken passerkontrollutrustning enheten hade och vilken utrustning den använde för att trygga klienternas säkerhet. Dessutom var det enbart en plan som beskrev vilken utrustning som användes för att trygga personalens säkerhet eller för att genomföra servicen. Enligt Valviras föreskrift ska det också finnas angivet vem som ansvarar för de tekniska lösningarna, men detta hade angetts i endast 9

omkring en femtedel av planerna. Denna ansvarsperson har till uppgift att säkerställa klientsäkerheten i enheten i fråga om de tekniska lösningarna. Produkter och utrustning för hälsovård Avsnittet som rör produkter och utrustning för hälsovård har i regel behandlats på ett omfattande sätt i planerna för egenkontroll. I nästan alla planer finns det såsom Valvira föreskriver angivet vem som ansvarar för säkerheten i anslutning till produkter och utrustning för hälsovård, och största delen av planerna innehåller också den ansvariga personens kontaktuppgifter. I genomsnitt tre av fyra planer beskriver hur enheten säkerställer att klienterna får de hjälpmedel de behöver och hur hjälpmedlen servas och repareras på lämpligt sätt. En stor del av planerna har dock inte beaktat skyldigheten enligt 26 i lagen om produkter och utrustning för hälso- och sjukvård (629/2010) att föra ett register över utrustning och produkter för hälsovården. 3.4 Övriga observationer Av de enskilda faktorer som granskades i egenkontrollplanerna gällde de mest centrala observationerna hur enheterna hade beaktat de nya skyldigheterna enligt socialvårdslagen (1301/2014). Från och med ingången av år 2016 har socialvårdslagen också innehållit en bestämmelse om socialvårdspersonalens skyldighet att anmäla missförhållanden som upptäcks i enheten (48 ) och en bestämmelse om att den person som tar emot anmälan är skyldig att vidta åtgärder (49 ). Endast omkring hälften av planerna för egenkontroll har beaktat anmälningsskyldigheten enligt 48 i socialvårdslagen, och 49 i socialvårdslagen har beaktats i mindre än hälften av planerna. Det är också värt att notera att det finns brister i planerna i fråga om beskrivningen av hur begränsande åtgärder används. Största delen av planerna har en ändamålsenlig beskrivning av beslutsfattandet kring och nedtecknandet av begränsande åtgärder, men endast i en plan fanns det angivet hur länge beslut om begränsande åtgärder är i kraft. Besluten om begränsning av självbestämmanderätten ska vara motiverade och tidsbegränsade, och den begränsning som används ska vara lindrigast möjliga i situationen. När självbestämmanderätten begränsas och olika tvångsåtgärder används ingriper man i de grundläggande rättigheterna, såsom personlig integritet och frihet, som finns reglerade i Finlands grundlag (731/1999). Det är motiverat att använda begränsande åtgärder om det är nödvändigt för att trygga vården och omsorgen om patienten eller om en åldring är till fara för sig själv eller andra. Man bör dock alltid med regelbundna mellanrum bedöma om den begränsande åtgärden är nödvändig. Motiveringen till åtgärden ska också antecknas i klientens uppgifter. 10 Regionförvaltningsverket i Södra Finland Egenkontroll vid dygnet-runt-enheter inom äldreomsorgen

4 Sammandrag På basis av denna undersökning är de största enskilda bristerna inom egenkontrollen att planerna för egenkontroll endast kortfattat och allmängiltigt behandlar riskhantering, praxis kring klienternas rättsskydd, såsom anmärkningar, klagomål och tillsynsärenden, och faktorer som rör tekniska lösningar. En betydande brist är också att de nya skyldigheterna enligt socialvårdslagstiftningen inte har beaktats i tillräckligt stor utsträckning i enheternas egenkontrollplaner. Riskhantering är själva kärnan i egenkontrollen, och omvänt sett är all egenkontroll också riskhantering. I social- och hälsovårdsministeriets handbok (2011:16) konstateras det att en organisations säkerhet är en omfattande helhet, och att man vid riskhanteringen därför inte enbart ska granska störningssituationer under normala förhållanden utan också sociala faktorer och organisationen i sig och dess ledarskap. Eftersom det finns ett brett spektrum av möjliga risker bör fokus i den del av egenkontrollen som rör riskhantering ligga på enhetens kartläggning av de mest kritiska riskerna. Den bästa kunskapen att kartlägga enhetens risker besitter enheten själv. Vissa risker bör dock alltid uppmärksammas. En heltäckande riskhantering förutsätter bland annat ett enheten har beredskap inför eventuella störningar och avvikande situationer. Alla serviceproducenter bör ha en uppdaterad plan för hur enheten ska agera vid exempelvis el- eller vattenavbrott. Också om kommunen köper tjänster av en privat serviceproducent ska de olika parternas ansvar vid eventuella störningar eller avvikande situationer finnas angivna i avtalet. Inom äldreomsorgen används olika hjälpmedel och teknisk utrustning i det dagliga klientarbetet. De tekniska lösningarna kan till exempel göra att hjälpen snabbare når fram till klienten och öka både klienternas och personalens trygghetskänsla. Tekniken ersätter dock inte personalen, utan det krävs tillräckligt med personal i alla situationer för att hjälpa klienterna i deras personliga aktiviteter. I och med att de tekniska lösningarna utvecklas och blir mångsidigare blir det också allt viktigare att tekniken behandlas på ett heltäckande sätt i egenkontrollen inom äldreomsorgen. Det är viktigt att komma ihåg att det också finns många risker med utnyttjandet av tekniken. På grund av detta är en ändamålsenlig uppföljning av de tekniska lösningarna en viktig del av arbetet med att säkerställa klientsäkerheten i enheterna. Socialvårdsenheterna ska i sin verksamhet ge akt på skyldigheten enligt lag och förordning att se till att klienterna får vård och omsorg som är säker, håller hög kvalitet och motsvarar klienternas behov. Verksamhetspraxis eller situationer som rör bemötandet av klienten kan dock innefatta 11

förfaranden som hotar klientsäkerheten. Skyldigheten att anmäla dessa hot eller till och med missförhållanden finns angiven i socialvårdslagen. Syftet med 48 i socialvårdslagen är att säkerställa att missförhållanden i klientarbetet eller risker för missförhållanden blir kända och att enheten kan åtgärda dem tillräckligt tidigt. Utgångspunkten för 49 är för sin del att säkerställa att missförhållandena och riskerna för dem rättas till (RP 164/2014 rd). Den nya lagstiftningen tryggar en god vård och omsorg för klienterna och stödjer samtidigt serviceproducenterna i deras produktion av tjänster av hög kvalitet. En snabb reaktion på missförhållanden i klientarbetet ökar klientnöjdheten och förbättrar enhetens företagsbild. På motsvarande sätt gynnar det både klienter och serviceproducenter att klienternas rättsskydd tillgodoses på lämpligt sätt. En del av riskhanteringen är att säkerställa klienternas rättsskydd, och en viktig del av det är att hantera klientrespons samt anmärkningar, klagomål och tillsynsbeslut i arbetsgemenskapen. När klientrespons, anmärkningar, klagomål och olika tillsynsärenden gås igenom med personalen kan arbetsgemenskapen tillsammans utarbeta metoder för hur enheten i fortsättningen ska kunna minimera sådant som hotar klienternas rättsskydd eller kvaliteten på servicen. Tillsynsmyndigheterna har till uppgift att vägleda serviceproducenterna i hur egenkontrollen ska genomföras. En ändamålsenlig egenkontroll gynnar regionförvaltningsverkens grundläggande uppgift som är att trygga rättsskyddet och de grundläggande rättigheterna samt socialvårdstjänster av hög kvalitet. 12 Regionförvaltningsverket i Södra Finland Egenkontroll vid dygnet-runt-enheter inom äldreomsorgen

BILAGA 1 Enkätblankett som användes i undersökningen och detaljerade resultat 1. Enhetens namn (identifierande uppgifter har raderats) Antal svarande: 21 2. Är ni en offentlig eller privat serviceproducent? Privat 13 61,9% Offentlig 8 38,1% KLIENTENS STÄLLNING OCH RÄTTIGHETER Vård- och serviceplan 3. Det finns antecknat i planen att en vård-, service- eller rehabiliteringsplan görs upp för klienten 13

Ja 21 100% Nej 0 0% 4. Det finns antecknat i planen att klientens synpunkter och önskemål tas i beaktande när planen görs upp Ja 18 85,71% Nej 3 14,29% 5. Det finns antecknat i planen att klientens lagliga företrädare, anhörig eller annan närstående person vid behov hörs vid planeringen och uppföljningen av tjänsten Ja 20 95,24% Nej 1 4,76% 14 Regionförvaltningsverket i Södra Finland Egenkontroll vid dygnet-runt-enheter inom äldreomsorgen

6. Det finns antecknat i planen hur enheten säkerställer att personalen följer vård- och serviceplanerna Ja 12 57,14% Nej 9 42,86% 7. Det finns antecknat i planen att enheten regelbundet följer upp hur vård- och serviceplanerna fullföljs och uppdateras Ja 17 80,95% Nej 4 19,05% 15

Bemötandet av en klient 8. Det finns antecknat i planen hur enheten främjar klienternas självbestämmanderätt Ja 0 0% Nej 21 100% 9. Principerna för begränsning av självbestämmanderätten finns antecknade i planen Ja 21 100% Nej 0 0% 16 Regionförvaltningsverket i Södra Finland Egenkontroll vid dygnet-runt-enheter inom äldreomsorgen

10. Det finns antecknat i planen hur enheten säkerställer att klienternas bemöts korrekt Ja 16 76,19% Nej 5 23,81% 11. Det finns beskrivet i planen hur enheten agerar om osakligt bemötande upptäcks Ja 20 95,24% Nej 1 4,76% 17

12. Det finns beskrivet i planen hur enheten efter en negativ eller farlig händelse som drabbat en klient behandlar händelsen tillsammans med klienten och vid behov med hans eller hennes anhöriga eller annan närstående Ja 12 57,14% Nej 9 42,86% Klientens delaktighet 13. Det finns beskrivet i planen hur klienterna (och/eller anhöriga eller andra närstående) deltar i utvecklandet av enhetens egenkontroll och kvalitet Ja 9 42,86% Nej 12 57,14% 18 Regionförvaltningsverket i Södra Finland Egenkontroll vid dygnet-runt-enheter inom äldreomsorgen

14. Det finns beskrivet i planen hur enheten samlar in respons om servicens innehåll, kvalitet och tillräcklighet och respons om klientsäkerheten Ja 21 100% Nej 0 0% 15. Det finns beskrivet i planen hur enheten behandlar klientrespons Ja 21 100% Nej 0 0% 19

16. Det finns beskrivet i planen hur klientresponsen utnyttjas för att utveckla verksamheten Ja 13 61,9% Nej 8 38,1% Klientens rättsskydd 17. Det finns angivet i planen vilken instans anmärkningarna ska riktas till Ja 20 95,24% Nej 1 4,76% 20 Regionförvaltningsverket i Södra Finland Egenkontroll vid dygnet-runt-enheter inom äldreomsorgen

18. Planen innehåller kontaktuppgifterna till den instans som tar emot anmärkningar Ja 12 57,14% Nej 9 42,86% 19. Planen innehåller kontaktuppgifterna till socialombudsmannen Ja 17 80,95% Nej 4 19,05% 21

20. Planen innehåller uppgifter om vilken service socialombudsmannen erbjuder Ja 9 42,86% Nej 12 57,14% 21. Planen innehåller konsumentrådgivarens kontaktuppgifter Ja 10 47,62% Nej 11 52,38% 22 Regionförvaltningsverket i Södra Finland Egenkontroll vid dygnet-runt-enheter inom äldreomsorgen

22. Planen innehåller uppgifter om vilken service konsumentrådgivaren erbjuder Ja 7 33,33% Nej 14 66,67% 23. Planen innehåller en målsatt tid för hanteringen av anmärkningar Ja 11 52,38% Nej 10 47,62% 23

24. Det finns beskrivet i planen hur enheten behandlar anmärkningar som rör servicen, klagomålsbeslut och andra tillsynsbeslut Ja 2 9,52% Nej 19 90,48% KLIENTSÄKERHET 25. Det finns beskrivet i planen hur enheten vid utvecklandet av servicen beaktar beslut som enheten fått Ja 0 0% Nej 21 100% 24 Regionförvaltningsverket i Södra Finland Egenkontroll vid dygnet-runt-enheter inom äldreomsorgen

26. Det finns beskrivet i planen hur enheten samarbetar med andra myndigheter och aktörer som ansvarar för säkerheten Ja 14 66,67% Nej 7 33,33% Personal 27. I planen beaktas det patientsäkerhetsavsnitt som krävs för hälso- och sjukvårdsverksamhet (inte obligatorisk uppgift) Ja 2 9,52% Nej 19 90,48% 25

28. Enhetens personalmängd finns angiven i planen Ja 16 76,19% Nej 5 23,81% 29. Enhetens personalstruktur finns beskriven i planen Ja 16 76,19% Nej 5 23,81% 30. Enhetens principer för användning av vikarier finns nedtecknade i planen 26 Regionförvaltningsverket i Södra Finland Egenkontroll vid dygnet-runt-enheter inom äldreomsorgen

Ja 18 85,71% Nej 3 14,29% 31. Det finns beskrivet i planen hur enheten säkerställer tillräckliga personalresurser Ja 8 38,1% Nej 13 61,9% 32. Enhetens principer för rekrytering finns beskrivna i planen Ja 19 90,48% Nej 2 9,52% 27

33. Det finns beskrivet i planen hur enheten i sin rekrytering beaktar hur personer som arbetar i klienternas hem lämpar sig för uppgiften Ja 18 85,71% Nej 3 14,29% 34. Det finns beskrivet i planen hur personalen som deltar i vård- och omsorgsarbetet inskolas i klientarbetet Ja 16 76,19% Nej 5 23,81% 28 Regionförvaltningsverket i Södra Finland Egenkontroll vid dygnet-runt-enheter inom äldreomsorgen

35. Det finns beskrivet i planen hur personalen som deltar i vård- och omsorgsarbetet inskolas i hantering av klientuppgifter Ja 18 85,71% Nej 3 14,29% 36. Det finns beskrivet i planen hur personalen som deltar i vård- och omsorgsarbetet inskolas i egenkontrollen Ja 9 42,86% Nej 12 57,14% 29

37. Enhetens principer och praxis för fortbildning av personalen finns nedtecknade i planen Ja 17 80,95% Nej 4 19,05% Lokaler 38. De lokaler som enheten använder finns beskrivna i planen Ja 16 76,19% Nej 5 23,81% 30 Regionförvaltningsverket i Södra Finland Egenkontroll vid dygnet-runt-enheter inom äldreomsorgen

39. Principerna för användningen av lokalerna finns angivna i planen Ja 17 80,95% Nej 4 19,05% 40. Rutiner som följs vid städning finns beskrivna i planen Ja 18 85,71% Nej 3 14,29% 31

41. Rutiner som följs vid tvätt av kläder och linne finns beskrivna i planen Ja 17 80,95% Nej 4 19,05% Tekniska lösningar 42. Enhetens passerkontrollsystem och utrustning som tryggar klienternas säkerhet finns beskrivna i planen Ja 11 52,38% Nej 10 47,62% 32 Regionförvaltningsverket i Södra Finland Egenkontroll vid dygnet-runt-enheter inom äldreomsorgen

43. Utrustning som används för att trygga personalens säkerhet eller för att genomföra servicen finns beskriven i planen Ja 1 4,76% Nej 20 95,24% 44. Det finns angivet i planen vem som ansvarar för tekniken Ja 4 19,05% Nej 17 80,95% 33

45. Det finns beskrivet i planen hur enheten säkerställer att klienternas personliga säkerhets- och larmapparater fungerar Ja 13 61,9% Nej 8 38,1% 46. Det finns angivet i planen vem som ansvarar för att produkterna och utrustningen för hälsovård är säkra och för anmälningar om farliga händelser Ja 19 90,48% Nej 2 9,52% 34 Regionförvaltningsverket i Södra Finland Egenkontroll vid dygnet-runt-enheter inom äldreomsorgen

Produkter och utrustning för hälsovård 47. Ansvarspersonens kontaktuppgifter finns angivna i planen Ja 17 80,95% Nej 4 19,05% 48. Det finns beskrivet i planen hur enheten säkerställer att klienterna får de hjälpmedel de behöver Ja 15 71,43% Nej 6 28,57% 35

49. Det finns beskrivet i planen hur enheten säkerställer att de hjälpmedel klienterna behöver servas på lämpligt sätt Ja 15 71,43% Nej 6 28,57% RISKHANTERING 50. Det finns angivet i planen att enheten har ett kontrollsystem för hälsovårdsutrustningen och hälsovårdsprodukterna för att garantera att det är säkert att använda dem Ja 4 19,05% Nej 17 80,95% 36 Regionförvaltningsverket i Södra Finland Egenkontroll vid dygnet-runt-enheter inom äldreomsorgen

51. Personriskerna i enhetens verksamhet finns beskrivna i planen Ja 3 14,29% Nej 18 85,71% 52. Avtals- och ansvarsrisker som ingår i enhetens verksamhet finns beskrivna i planen Ja 0 0% Nej 21 100% 37

53. Riskerna för avvikande situationer i enhetens verksamhet finns beskrivna i planen Ja 0 0% Nej 21 100% 54. Det framkommer av planen att enheten genomför riskhanteringen på ett systematiskt sätt Ja 14 66,67% Nej 7 33,33% 38 Regionförvaltningsverket i Södra Finland Egenkontroll vid dygnet-runt-enheter inom äldreomsorgen

55. Det finns beskrivet i planen hur resultaten av riskbedömningen utnyttjas vid förebyggandet av risker Ja 2 9,52% Nej 19 90,48% 56. De identifierade riskerna gäller den aktuella enheten och är inte bara allmänna till sin karaktär Ja 3 14,29% Nej 18 85,71% 39

ENSKILDA OMRÅDEN OCH ALLMÄNNA OBSERVATIONER 57. Det finns angivet i planen hur ofta och i vilka situationer den uppdateras Ja 19 90,48% Nej 2 9,52% 58. Det finns angivet i planen vem som har godkänt och fastställt planen Ja 15 71,43% Nej 6 28,57% 40 Regionförvaltningsverket i Södra Finland Egenkontroll vid dygnet-runt-enheter inom äldreomsorgen

59. Det framkommer av enhetens verksamhetsidé vilken service enheten erbjuder och till vem Ja 9 42,86% Nej 12 57,14% 60. Planen innehåller en beskrivning av hur enheten fattar beslut om begränsande åtgärder och hur de begränsande åtgärderna nedtecknas korrekt Ja 16 76,19% Nej 5 23,81% 41

61. Det finns angivet i planen hur länge ett beslut om begränsande åtgärder är i kraft (högst 3 mån.) Ja 1 4,76% Nej 20 95,24% 62. Personalens anmälningsskyldighet enligt 48 i socialvårdslagen finns nämnd i planen Ja 11 52,38% Nej 10 47,62% 42 Regionförvaltningsverket i Södra Finland Egenkontroll vid dygnet-runt-enheter inom äldreomsorgen

63. Personalens anmälningsskyldighet enligt 49 i socialvårdslagen finns nämnd i planen Ja 8 38,1% Nej 13 61,9% 43

BILAGA 2 Källor som kan användas för planen för egenkontroll KLIENTENS RÄTTIGHETER - Lagen om patientens ställning och rättigheter (785/1992) https://www.finlex.fi/sv/laki/ajantasa/1992/19920785 - Lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården (812/2000) https://www.finlex.fi/sv/laki/ajantasa/2000/20000812 - Finlands grundlag (731/1999) https://www.finlex.fi/sv/laki/ajantasa/1999/19990731 - Diskrimineringslagen (1325/2014) https://www.finlex.fi/sv/laki/alkup/2014/20141325 HYGIEN - Lagen om smittsamma sjukdomar (1227/2016) https://www.finlex.fi/sv/laki/alkup/2016/20161227 LÄKEMEDELSBEHANDLING - Fimea: förteckningar över hci-läkemedel samt läkemedel som innehåller narkotiska och psykotropiska ämnen http://www.fimea.fi/documents/542801/812043/19966_hci_och_narkotika_final_05 0609.pdf.pdf - THL:s handbok (endast på finska): Turvallinen lääkehoito. Opas lääkehoitosuunnitelman tekemiseen sosiaali- ja terveydenhuollossa https://www.julkari.fi/bitstream/handle/10024/129969/urn_isbn_978-952-302-577- 6.pdf?sequence=1 KOST OCH NÄRING - Näringsrekommendationer för äldre https://www.evira.fi/sv/livsmedel/halsoframjande-kost/naringsrekommendationer/aldre2/ RISKHANTERING - Näkökulmia sosiaalihuollon palvelujen turvallisuuteen (Aspekter på säkerheten i socialvårdens tjänster, endast på finska) http://urn.fi/urn:isbn:978-952-302-895-1 44 Regionförvaltningsverket i Södra Finland Egenkontroll vid dygnet-runt-enheter inom äldreomsorgen

- Riskhantering och säkerhetsplanering. Handbok för ledningen och säkerhetsexperterna inom social- och hälsovården (Av denna finns också en nyare version, men denna innehåller ett omfattande avsnitt om riskhantering) http://urn.fi/urn:isbn:978-952-00-3324-8 TERMINALVÅRD OCH HÄLSOVÅRD - God terminalvård i Finland http://julkaisut.valtioneuvosto.fi/bitstream/handle/10024/72263/urn%3anbn%3afife201504223120.pdf?sequence=1 - Hälso- och sjukvårdslagen (1326/2010) https://www.finlex.fi/sv/laki/ajantasa/2010/20101326 INFORMATIONSSÄKERHET - Arkivlagen (831/1994) https://www.finlex.fi/sv/laki/ajantasa/1994/19940831 - Regeringens proposition till riksdagen med förslag till lagar om klienthandlingar inom socialvården och om ändring av 10 och 14 i lagen om elektronisk behandling av klientuppgifter inom social- och hälsovården (RP 345/2014) https://www.finlex.fi/sv/esitykset/he/2014/20140345.pdf - Personuppgiftslagen (523/1999) https://www.finlex.fi/sv/laki/ajantasa/1999/19990523 - Lagen om klienthandlingar inom socialvården (254/2015) https://www.finlex.fi/sv/laki/alkup/2015/20150254 - Lagen om elektronisk behandling av klientuppgifter inom social- och hälsovården (159/2007) https://www.finlex.fi/sv/laki/ajantasa/2007/20070159 - Lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet (13/2003) https://www.finlex.fi/sv/laki/ajantasa/2003/20030013 - THL:s föreskrift 2/2015: Plan för egenkontroll inom informationshantering: utredningar och krav som ska tas in i planen för egenkontroll http://www.thl.fi/attachments/oper/thl_foreskrift2_2015.pdf - THL:s föreskrift 1/2017: Föreskrift om grunderna för specifikation av åtkomsträttigheter till klientuppgifter inom socialvården 45

https://www.thl.fi/documents/920442/2816495/thlmaarays_1_2017_kayttooikeuksien_p erusteet_v1_0sv.pdf/391c23eb-d842-4b61-a7f7-068cc9dbe2a3 - Lagen om stark autentisering och betrodda elektroniska tjänster (617/2009) https://www.finlex.fi/sv/laki/ajantasa/2009/20090617 - Lagen om befolkningsdatasystemet och Befolkningsregistercentralens certifikattjänster (661/2009) https://www.finlex.fi/sv/laki/ajantasa/2009/20090661 VALVIRA - Valviras föreskrift om planer för egenkontroll https://www.valvira.fi/web/sv/-/foreskrift-1-2014-foreskrift-om-planen-for-egenkontroll-forprivat-socialservice-och-offentlig-aldreomsorg - Blankett: Plan för egenkontroll inom socialservicen http://www.valvira.fi/web/sv/socialvard/tillsyn-over-socialvarden/egenkontroll - Riksomfattande tillsynsprogram för social- och hälsovården https://www.valvira.fi/documents/18502/1556403/sote_valvontaohjelma_paivitys_2017_sve. pdf/f216fdc2-69ec-4799-803c-4a7e0f7ee4f4 ALLMÄN LAGSTIFTNING OCH ALLMÄNNA ANVISNINGAR - Förvaltningslagen (434/2003) https://www.finlex.fi/sv/laki/ajantasa/2003/20030434 - Regeringens proposition till riksdagen med förslag till lag om produktion av social- och hälsotjänster (52/2017) https://www.eduskunta.fi/sv/vaski/hallituksenesitys/sidor/rp_52+2017.aspx - Kommunallagen (410/2015) https://www.finlex.fi/sv/laki/alkup/2015/20150410 - Lagen om stödjande av den äldre befolkningens funktionsförmåga och om social- och hälsovårdstjänster för äldre (den sk. äldreomsorgslagen) (980/2012) https://www.finlex.fi/sv/laki/alkup/2012/20120980 - Lagen om yrkesutbildade personer inom socialvården (817/2015) https://www.finlex.fi/sv/laki/alkup/2015/20150817 - Lagen om produkter och utrustning för hälso- och sjukvård (629/2010) https://www.finlex.fi/sv/laki/alkup/2010/20100629 46 Regionförvaltningsverket i Södra Finland Egenkontroll vid dygnet-runt-enheter inom äldreomsorgen

- Lagen om privat socialservice (922/2011) https://www.finlex.fi/sv/laki/alkup/2011/20110922 - Socialvårdslagen (1301/2014) https://www.finlex.fi/sv/laki/alkup/2014/20141301 - Tillämpningsguide för socialvårdslagen http://julkaisut.valtioneuvosto.fi/bitstream/handle/10024/80392/08_17_tillämpningsguide%2 0för%20socialvårdslagen.pdf - Arbetsgruppens slutrapport om reformen tjänsteproducentlagen http://stm.fi/artikkeli/-/asset_publisher/tyoryhma-laki-yksityisista-sosiaali-ja- terveyspalveluista-vahentaisi-hallinnollista- taakkaa?_101_instance_yr7qpnmljmsj_languageid=sv_se - Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) https://www.finlex.fi/sv/laki/ajantasa/1999/19990621 47