PROTOKOLL styrelsemöte SAK Lördag 3 Sept 2016 kl. 10.00-16.00 Plats: SAKs kansli, Malmgårdsvägen 63, Stockholm Närvarande: Frånvarande: Freshta Dost Anders Fänge Kajsa Johansson Peder Jonsson Bengt Kristiansson Hans Linde Shirin Persson Magnus Forsberg Kasim Husseini Dag Klackenberg Suppleant Ordförande Suppleant Dessutom närv: Anna-Karin Johansson Generalsekreterare (utom 17) Klas Bjurström Handläggare strategisk ledning (utom 17) Karolina Andersson Chef Ekonomi och Administration (endast 15 ) 1. Mötets öppnande. Beslutförhet. Ordförande Peder Jonsson öppnade mötet. Styrelsen konstaterades vara beslutför. 2. Val av justerare att utse att tillsammans med ordföranden justera protokollet. 3. Fastställande av föredragningslista Ordföranden önskade ändra ordningen på 11 och 10 i kallelsen, samt lägga till en uppdatering från GS-rekryteringsgruppen under 17. att med ovanstående ändringar fastställa föredragningslistan. 4. Föregående protokoll Påpekande från GS Anna-Karin Johansson om 6 i protokollet från 16 april; den person som skickat e-post till styrelsen hade vid detta datum redan avslutat sin anställning hos SAK. att lägga protokoll FS 2016-04-16 och 2016-05-28 till handlingarna. 5. Ordning i vilken suppleanterna inträder Enligt stadgarna ska årsmötet besluta i vilken ordning suppleanterna träder in som röstberättigade vid ordinarie ledamots frånvaro. Vid årsmötet 2016 beslöts omval av Kajsa Johansson och nyval av Kasim Husseini, men inget beslut togs om ordningen i vilken de inträder. För tydlighet fattar styrelsen därför ett kompletterande beslut att gälla fram till årsmötet 2017. 1
att Kajsa Johansson väljs till första suppleant och Kasim Husseini väljs till andra suppleant och att beslutet gäller fram till årsmötet 2017 6. Styrelsens arbetsordning Magnus Forsberg valdes in i SAKs styrelse vid årsmötet. Under sommaren accepterade han en anställning som innebär att han kommer att bo i Washington DC, USA. Peder Jonsson informerade styrelsen om sina diskussioner med Magnus Forsberg som avser att fullgöra sitt styrelseuppdrag och återkommer i frågan om detta i praktiken visar sig svårt. Beslut att anta arbetsordningen utan förändringar Beslut att styrelsemöten framöver ska hållas lördagar kl 0900-1600, med undantag för nästkommande möte som kommer att hållas kl 10-17 den 15 oktober och kl 09-12 den 16 oktober 7. Val av arbetsutskott Ordföranden föreslår att arbetsutskottet utöver ordföranden ska bestå av, Bengt Kristiansson och Kasim Husseini, samt att AU under året ska stå i beredskap att sammanträda vid behov samt inför motionsbehandlingen. Kasim Husseini är suppleant i styrelsen, men styrelsen finner inte att detta utgör ett hinder för att ingå i AU. 8. Säkerhetssituationen att Peder Jonsson,, Bengt Kristiansson och Kasim Husseini ska utgöra Arbetsutskottet GS Anna-Karin Johansson uppdaterade styrelsen om den senaste tidens utveckling. Efter en lugnare period under våren har konflikterna intensifierats under sommaren. SAK stängde nyligen kontoret i Kunduz under några dagar efter att konfliktnivån höjts i området runt staden. Säkerhetssituationen skiftar snabbt och är svår att förutsäga. Styrelsen diskuterade konfliktens fortsatta påverkan på SAKs arbete och kontakterna på lokal nivå med inblandade parter. 9. Generalsekreterarens rapport Utöver innehållet i GS-rapporten beskrev Anna-Karin Johansson den afghanska regeringens förändring av sitt arbete med landsbygdsutveckling i enlighet med det nya programmet Citizen Charter, en utveckling av National Solidarity Programme. SAK har i samarbete med andra organisationer (vilket är ett krav från den afghanska staten) på försök sökt kontrakt i tre provinser. GS redogjorde vidare för att USAID utökar sitt arbete i Afghanistan vilket innebär att det blir svårare för SAK att rekrytera och behålla kompetent personal. Styrelsen uttryckte sin stora uppskattning av Generalsekreterarens insats i det påverkansarbete som bedrivits under sommaren avseende respekten för hälsovårdsarbete i konflikt. GS påpekade vikten av att bevaka de minskande avräkningarna från biståndsbudgeten. Styrelsen diskuterade utvecklingen av SAKs bybaserade rehabilitering av personer med funktionsnedsättning och om det finns behov av en översyn för att försäkra sig om att arbetet bedrivs i enlighet med intentionerna och WHOs riktlinjer. att till nästa styrelsemöte begära ett förtydligande från GS om skillnaderna mellan bybaserad och individcentrerad rehabilitering. att styrelsen ska skickas den utvärdering av SAKs bybaserade rehabilitering som har genomförts av Brown University på uppdrag av SAK. 2
10. Förslag om nya rutiner för GS-rapporterna Styrelsen diskuterade förslaget till nya rutiner för GS rapportering till styrelsen och påpekade att analysen inte endast kan komma i samband med årsrapporten utan måste vara kontinuerlig. Styrelsen begärde därför att analysen skulle skrivas in i underlagets första stycke enligt nedan: Efter diskussioner med KMO om hur rapporteringen kan förbättras och bli mer sammanhållen, mindre partikulär och detaljerad, finns nu ett förslag om att tydligare koppla GS-rapporterna till de kvartalsvisa genomgångarna av verksamhet och ekonomi. På så sätt kan en bättre sammanfattning av verksamhetens utveckling göras och bibringas styrelsen och vi kan förhoppningsvis uppnå ett större fokus på analys, resultatuppföljning, trender, utmaningar etc. Underlaget inklusive tillägg bifogas protokollet. att med detta förtydligande uppdra åt GS att arbeta enligt förslagets ordning 11. Redaktionsråd A-nytt Det noterades att Börje Almqvist har avsagt sig uppdraget som faktagranskare men att detta ändå inte är en uppgift för redaktionsrådet. Styrelsen informerades om att redaktionsrådet kommer att bestå av: Signe Hassler, medlem Ann-Marie Fallenius, medlem Enayatullah Adel, medlem Carla da Costa Bengtsson, A-nytts redaktör Monica Eriksson, insamlingsansvarig Filippa Almlund, föreningshandläggare 12. Kontaktpersoner styrelse-lk Lokalkommitté Skellefteå Sundsvall Uppsala Stockholm Södertälje Skövde/Skaraborg Jönköping Vänersborg Göteborg Växjö Lund Malmö Kabul Kontaktperson Dag Klackenberg Kajsa Johansson Magnus Forsberg Shirin Persson Freshta Dost Hans Linde Bengt Kristiansson Kasim Husseini Anders Fänge Anders Fänge Peder Jonsson 3
att fastställa enligt ovan att Peder Jonsson ska vara kontaktperson till Uppsala om Magnus Forsberg inte har möjlighet att fullgöra sitt uppdrag 13. Rapport kontakter med lokalföreningar Några ledamöter meddelade att de inte haft kontakt med respektive lokalkommitté under sommaruppehållet. Shirin Persson redogjorde för den aktiva kommittén i Skövde/Skaraborg som deltagit vid friskvårdsdag i Skövde, samt att medlemmarna framfört uppskattning av åsiktstorget vid årsmötet. Bengt Kristiansson meddelade att LK i Göteborg är mycket aktiv med föreläsningar, utbildningsdagar och ett bra samarbete med världskulturmuseet. redogjorde för Stockholm LKs ambitiösa plan för hösten med bland annat en utbildning för personer som arbetar med afghanska flyktingar, liksom flera program på ABF. Peder Jonsson meddelade att Filippa Almlund (föreningshandläggaren) för tillfället besöker lokalkommittén i Kabul för att arbeta med den formella strukturen. 14. Rapport unga SAK Peder har haft kontakt med Unga SAK som kommer ha ett möte i oktober för att bekräfta sin status som aktivitetsgrupp och besluta om styrgrupp. Styrelsen kommer att tillställas ett dokument från Unga SAK om dess bakgrund. 15. 6 Month BFU Karolina Andersson redogjorde för budgetuppföljningen januari juni 2016. Budgetutnyttjandet för perioden är ca 75%, prognosen för hela året ca 90%. Genomgående har säkerhetssituationen påverkat genomförande av aktiviteter, liksom att tjänster inte har kunnat besättas enligt plan. Även kursförändringar mellan SEK, AFS och USD påverkar kontinuerligt. Avvikelser över 10% från budget kommenterades särskilt. I presentationen ingick också ett förslag om några ändringar i budgeten, vilka behöver godkännas så tidigt som möjligt för att arbetet ska kunna genomföras under året. Presentationen bifogas protokollet. att uppdra åt GS att tydliggöra beslutsgrunderna för omallokeringen till nästa styrelsemöte att enligt förslag i presentationen a) Allokera 1 750 000 kr till vattenledningsprojekt i provinsen Kunar. Styrelsen önskar att GS försäkrar sig att om att förslaget särskilt ur säkerhetsaspekten har tillräckliga förutsättningar för genomförande och uppföljning. b) Allokera 1 000 000 kr till tillbyggnad av befintliga skolor med tex murar, vaktrum och generatorrum. Dessa tillbyggnader ingår inte i standardutförandet. c) Allokera 500 000 kr till förbättrad tillgänglighet genom ramp eller hiss vid sjukhuset i Maidan Shahr. d) Allokera 1 000 000 kr till en ökning av lärarlöner inom CBE med 7% från och med juli 2016. e) Allokera 2 000 000 kr för anläggandet av två skolbyggnader. 16. Uppföljning årsmötet a) Rapport om årsmötet 4
GS presenterade resultatet av den enkätutvärdering som gjorts av SAKs årsmöte. Omdömet är övervägande positivt om både årsmötet som helhet, liksom åsiktstorget. Det påpekades av styrelsemedlemmar att könsfördelningen bland talarna är problematisk och att SAK borde sträva efter att förbättra den. Åtgärder skulle kunna inkludera sk omvänd talarordning, liksom att ta tid på inlägg och dokumentera talarnas talang för lång-talning. Andra iakttagelser var att lokalen inte var helt diskussionsvänlig och måste vara bättre vid nästa årsmöte, samt att representanter för Kabuls LK har små möjligheter att följa med i diskussionen och fatta ett informerat beslut vid röstning då årsmötet hålls på svenska. att vid nästa förändring av stadgarna överväga om lottning ska skrivas in i stadgarna för situationer när två kandidater till styrelsen får lika antal röster. b) Föreningsutskott Styrelsen diskuterade hur arbetet ska gå vidare med att formera Föreningsutskottet enligt årsmötesbeslut, relationen mellan Styrelse, Föreningsutskott och medlemsråd, liksom uppdraget att försöka etablera nya lokalföreningar i Sverige. att styrelsens ledamöter senast den 30 september till kansliet ska skicka sina svar och kommentarer på frågorna i underlaget avseende föreningsutskottets mandat, formerande, rapportering etc. att uppdra åt GS att utifrån styrelsens förslag ta fram ett resonerande underlag om FUs utformning för ett medlemsråd att diskutera. att bjuda in till medlemsråd lördagen den 22 oktober att Hans Linde och Peder Jonsson ska representera styrelsen vid medlemsrådet att medlemsrådet ska diskutera det förslag till FUs utformning som GS har tagit fram och föreslås välja ett interimistiskt föreningsutskott att med utgångspunkt från diskussionerna vid medlemsrådet uppdra åt GS att ta fram ett förslag till styrelsen på utformning av och mandat för FU för slutgiltigt beslut. att vid styrelsemötet i oktober besluta om vilka två ledamöter som ska representera styrelsen i FU c) Medlemsråd under hösten att kansliet ska bjuda in till medlemsråd den 22 oktober och ha fokus på nästa strategiska plan och föreningsutskottets funktion. Medlemsrådet ska hållas i Stockholm. d) Om utgivning av handbok, studiematerial etc. GS rapporterade om arbetet som påbörjades i våras med att ta fram ett kunskapsmaterial för människor som i Sverige i sitt arbete möter personer som kommer från Afghanistan. SAKs årsmöte beslöt också att SAK utöver kunskapsmaterialet ta fram ytterligare en produkt, en handbok om Afghanistan. Ett antal medlemmar har anmält sig för att bilda en aktivitetsgrupp för utgivningen: Börje Almqvist, Svante Fredbandost, Reza Javid, Josefin Åström, Anders Forsberg. Ordföranden underströk kraven på att detta arbete måste ha en noga hållen budget, liksom behovet av att styrelsen går in i arbetet om inte projektet framskrider enligt plan. 5
att uppdra åt GS att vid nästa styrelsemöte, efter samråd med aktivitetsgruppen, redovisa budget och produktionsplan inklusive tidplan, samt redogöra för mekanismer för uppföljning och kvalitetsgranskning av arbetet att bjuda in redaktören till styrelsen för en presentation av arbetet i november. att begära en lägesrapport av arbetet till styrelsemötet i januari 17. Ersättning till Generalsekreteraren Ordförande och generalsekreterare har haft den årliga förhandlingen om lön och annan ersättning för generalsekreteraren. Dessa uppgifter är offentliga och information daterad 2014-05-13 om aktuella villkor finns på SAKs hemsida. Överenskommelsen om ny lön för perioden 1 mars 2016 28 februari 2017 innebär en löneförhöjning om 2,3 % (enligt allmänna riktmärket från LO-SAF), avrundat till närmast högre hundratal 1 500 kr. Den nya lönen blir därmed 65 300 kr/månad. Överenskommelse har också gjorts om att generalsekreteraren fr o m 1 juli 2016 ska erhålla ersättning för läkarvård och mediciner upp till högkostnadsskyddet, i enlighet med det som stadgas i det lokala avtalet för övriga anställda vid kansliet i Stockholm. 18. Strategisk Plan från 2018 GS Anna-Karin Johansson presenterade bakgrund och förutsättningar för arbetet med nästa Strategiska Plan, bland annat avseende erfarenheterna från den nuvarande SPn som de beskrivs i den utvärdering som gjorts av Stockholm Policy Group: dess förtjänster, otydligheter och underliggande antaganden. GS redogjorde för det förslag till process för den nya SP som utvecklas i underlaget till beslut, liksom för några ramar. GS förslag är att - den strategiska planen ska avse 2018-2021 - den strategiska planen ska bygga vidare på nuvarande utvecklingsmål och strategiska mål (SO) - den strategiska planen ska innehålla mål för intern utveckling av organisationen inklusive stödfunktioner - den strategiska planen ska tas fram i en deltagande process med både SAKs anställda och medlemsrörelsen - hänsyns ska tas till behovet av att bygga in flexibilitet i SAKs planering - hänsyn ska tas till att den extern kontext kan förändras - uppföljning av SP ska planeras till halvtid - beslut om ny SP ska tas i april så att nästa ansökan till Sida kan baseras på SP - den strategiska planen ska tas fram i en process där PRU på KMO har huvudansvaret med stöd av konsult och en stödjande intern grupp GS rekommenderar också styrelsen att vid behov ha ett extra styrelsemöte under våren för att godkänna SP då ytterligare förseningar får stora konsekvenser för rapportering och ansökningar. Styrelsen påpekade att det bör finnas en koppling till FNs nyligen antagna mål för hållbar utveckling. Presentationen bifogas protokollet. att uppdra åt GS med utgångspunkt från de förslag och riktlinjer som utvecklas i underlaget till beslut arbeta enligt dessa. 19. Rapport styrelsebesöket Afghanistan Under maj månad besökte Freshta Dost och Siwita Nasser SAKs verksamhet i Afghanistan. Freshta berättade om besöket och det positiva intrycket hon fick av organisationens arbete, liksom om problem hon noterade, bland annat avseende jämställdheten inom SAK. 6
20. Nästa styrelsemöte Punkter på agendan vid styrelsemötet i Göteborg 2016-10-15/16 - GS-rapport - WP&B 2017, inkl beslut om risk analysis & risk management - Solidaritetsprisgrupp - Ort för ÅM 2017 att Hans Linde kontaktar Vänersborgs LK och undersöka ev intresse för att anordna årsmötet 2017 att Hans Linde och Freshta Dost föreslår träffpunkt för styrelseledamöter som så önskar kvällen fredagen den 14 oktober 21. Övriga frågor Inga. 22. Mötet avslutades Ordföranden avslutade mötet. Mötessekreterare: Klas Bjurström Justeras: Peder Jonsson Ordförande Bilagor: - Nya rutiner GS rapportering - Presentation 6 month BFU - Styrelsens arbetsordning - Presentation Strategisk Plan 2018-21 7