1 (8) Datum 2017-01-24 Diarienummer KS 2017-21 Handläggare Eveline Karlsson Direkttelefon 0380-51 88 69 E-postadress Eveline.karlsson@nassjo.se Kommunstyrelsen Handlingsplan verka för att öka andelen heltidsanställningar Sammanfattning Heltidsprojektet är ett samarbete mellan Nässjö kommun och Kommunal och syftar till att verka för att öka andelen heltidanställningar inom Kommunals avtalsområde. För att öka möjligheterna till heltidsarbete har Nässjö kommun och Kommunal tagit fram en handlingsplan för att beskriva det arbete som görs och ska göras. Vårt mål är att öka andelen heltidsanställda i kommunen, men för att nå dit jobbar vi stegvis med att öka sysselsättningsgraderna för kommunals yrkesgrupper. Handlingsplanen kommer även ligga till grund för ett införande av heltidsprojektet för andra grupper än kommunals yrkesområden. Förslag till beslut Kommunledningskontoret får i uppdrag att fortsatt verka för att öka andelen heltidanställningar. Beskrivning av ärendet därför behöver vi öka andelen heltidsanställningar Kompetensförsörjning Liksom många andra arbetsgivare står Nässjö kommun inför stora rekryteringsutmaningar som bland annat beror på pensionsavgångar, befolkningsutveckling samt en ökad efterfrågan på offentliga tjänster och service. För att klara denna utmaning behöver vi hitta nya sätt att kompetenssäkra våra verksamheter. Ett sätt att möta denna utmaning är att öka möjligheten för deltidsanställda medarbetare att arbeta heltid. I Nässjö kommuns senaste medarbetarundersökning (2016) kan vi se att 10 procent av kommunens medarbetare skulle vilja öka sin sysselsättningsgrad, vilket innebär en stor arbetskraftresurs för Nässjö kommun. Viljan att arbeta mer syns inte minst på tekniska serviceförvaltningen där motsvarande siffra är 32 procent. Tabellen nedan visar vad kommunens medarbetare anser om sin sysselsättningsgrad. Vi kan se att de flesta är nöjda samtidigt som det finns en vilja hos medarbetare på samtliga Postadress Gatuadress Telefon (v) Telefax Bankgiro Org. nr. E-postadress 571 80 Nässjö Rådhusgatan 28 0380-51 80 00 0380-133 90 5886-9868 212 000-0548 kommunstyrelsen@nassjo.se
2 (8) förvaltningar att öka sin sysselsättningsgrad. Nöjdhet i sysselsättningsgrad Förvaltning Öka Nöjd Minska Socialförvaltningen 12 83 5 Barn- och utbildningsförvaltningen 6 91 3 Tekniska serviceförvaltningen 32 65 3 Kommunledningskontoret 7 88 5 Kultur- och fritidsförvaltningen 11 89 0 Samhällsplaneringskontoret 5 82 14 Totalt i kommunen: 10 86 4 Statistiken anges i procent och är hämtad från den senaste medarbetarenkäten (2016). Att kunna tillgodose önskan om en höjd sysselsättningsgrad hos våra medarbetare är en viktig del i att vara en attraktiv arbetsgivare. Vi behöver kunna erbjuda heltidstjänster för att både behålla och rekrytera nya kompetenta medarbetare. Om vi tittar på hur andelen heltider i Nässjö kommun utvecklats under det senaste året kan vi se en ökning från 69,5 till 70,4 procent, vilket är ett steg på vägen i vårt mål att öka andelen heltider. Andelen heltider Förvaltning 2015 2016 Socialförvaltningen 55,3 56,9 Barn- och utbildningsförvaltningen 84,8 84,9 Tekniska serviceförvaltningen 51,8 53,8 Kommunledningskontoret 91,5 91,4 Kultur- och fritidsförvaltningen 85,4 82,6 Samhällsplaneringskontoret 100 96,8 Totalt i kommunen: 69,5 70,4 Andelen heltider anges i procent och avser tillsvidareanställda medarbetare i Nässjö kommun. Statistiken grundar sig på uppgifter från personalboksluten. En viktig fråga inom ramen för heltidsprojektet är att man som medarbetare ska vilja och orka jobba heltid. För att nå vårt mål att öka andelen heltidsanställda i kommunen arbetar vi därför med att stegvis höja sysselsättningsgraderna och samtidigt låta arbetsmiljöarbetet genomsyra projektet. Vi kan se att det har skett en gradvis ökning sysselsättningsgraderna under de senaste åren, från 92,9 till 93,5 procent. Medelsysselsättningsgrad Förvaltning 2015 2016 Socialförvaltningen 90,9 91,3 Barn- och utbildningsförvaltningen 95,6 95,8 Tekniska serviceförvaltningen 88,3 90,5 Kommunledningskontoret 96,8 97,2 Kultur- och fritidsförvaltningen 94,8 93,6
3 (8) Samhällsplaneringskontoret 100,0 99,7 Totalt i kommunen: 92,9 93,5 Statistiken anges i procent och grundar sig på uppgifter från personalboksluten. Då vi i Nässjö kommun har en medelsysselsättningsgrad på 93,5 procent samtidigt som andelen heltidsanställda medarbetare är 70,4 procent kan vi dra slutsatsen att många medarbetare har höga sysselsättningsgrader, men att långt ifrån alla har heltidstjänster. Jämställdhet Att som arbetsgivare kunna erbjuda heltidstjänster är en viktig fråga utifrån ett jämställdhetsperspektiv. Samtidigt kan vi idag se stora skillnader i medelsysselsättningsgrad mellan kvinnor och män. Sysselsättningsgraden påverkar hela livsinkomsten, vilket i sin tur har en direkt påverkan på pensionen. Därför är det viktigt att kvinnor och män behandlas likvärdigt i frågan om arbetsförhållande och anställningsvillkor. Siffror från statistiska centralbyrån visar att betydligt fler kvinnor än män arbetar deltid, något som vi kan känna igen i våra siffror. I Nässjö kommun är medelsysselsättningsgraden relativt hög med sina 93,5 procent. Däremot går det se en tydlig skillnad mellan män och kvinnor. Medelsysselsättningsgraden för kvinnor är 92,5 procent och motsvarande siffra för män är 97,6 procent. Vi vill verka för att bryta arbetsmarknadens traditionella normer angående sysselsättningsgrad, både kvinnor och män ska ha möjlighet att arbeta heltid. Medelsysselsättningsgrad kvinnor och män Förvaltning Kvinnor Män Socialförvaltningen 90,4 97,3 Barn- och utbildningsförvaltningen 95,3 97,9 Tekniska serviceförvaltningen 88,5 97,8 Kommunledningskontoret 96,7 98,0 Kultur- och fritidsförvaltningen 93,9 93,2 Samhällsplaneringskontoret 99,4 100,0 Totalt i kommunen: 92,5 97,6 Statistiken anges i procent och grundar sig på uppgifter från personalbokslutet 2016. Yrkena inom kommunals avtalsområde är kvinnodominerade och även här kan vi se en skillnad i medelsysselsättningsgrad mellan kvinnor och män. I tabellen nedan kan vi se att männen i de allra flesta fall har en högre medelsysselsättningsgrad än kvinnorna. Medelsysselsättningsgrad yrken Yrken Totalt Kvinnor Män Undersköterska 89,5 (507) 89,3 (484) 94,4 (23) Personlig assistent 95,1 (123) 92,4 (77) 98,7 (46) Vårdare dagverksamhet 95,0 (30) 94,1 (25) 100,0 (5) Vårdbiträde äldreomsorg 84,0 (56) 83,9 (55) 90,0 (1)
4 (8) Vårdare gruppboenden 91,6 (179) 90,2 (137) 96,5 (42) Barnskötare 91,4 (80) 91,3 (79) 100,0 (1) Elevassistent 88,2 (105) 86,4 (79) 93,6 (26) Fritidsledare 83,3 (10) 83,3 (3) 83,3 (7) Fritidspedagog 97,1 (52) 97,4 (39) 96,2 (13) Vaktmästare 96,1 (32) 87,5 (2) 96,7 (30) Kokerska 91,0 (54) 91,3 (53) 75,0 (1) Måltidspersonal 81,6 (72) 81,1 (70) 97,0 (2) Lokalvårdare 87,9 (39) 88,3 (38) 72,5 (1) Statstiken anges i procent och grundar sig på 2016 års statistik. Siffran inom parentes anger antal tillsvidareanställda inom yrkesgruppen. Sammanfattningsvis har medarbetare i Nässjö kommun en relativt hög medelsysselsättningsgrad, men långt ifrån alla har heltidstjänster. På både nationell nivå och i Nässjö kommun kan vi se lägre medelsysselsättningsgrader hos kvinnor än hos män. Vi kan också se en skillnad mellan olika yrkesgrupper, där en potentiell arbetskraftresurs finns hos måltidspersonal, fritidsledare, vårdare, elevassistenter, lokalvårdare och undersköterskor. Detta gör vi för att öka andelen heltidsanställningar Hur kan vi då jobba för att öka andelen heltider? Nässjö kommun och Kommunal driver tillsammans heltidsprojektet. Arbetet sker i dialog med medarbetare och chefer vilket har resulterat i ett antal lösningar som ska skapa förutsättningar för en förbättrad arbetsmiljö, utveckling och trygghet. Att verka för att öka andelen heltidstjänster innebär ett aktivt arbete, både med att stegvis höja sysselsättningsgraderna och samtidigt ha fokus på arbetsmiljön. Kommunikation och förankring Diskussionsdagar Heltidsprojektet startade med att 100 medarbetare från olika förvaltningar inom Kommunals avtalsområde bjöds in att delta i diskussionsdagar, Framtidsverkstäder. Temat på diskussionsdagarna var: hur kan vi utveckla våra verksamheter med hjälp av fler heltidsanställda? Resultatet från dessa tre dagar låg till grund för det fortsatta arbetet. Informations-kit För att sprida information om projektet och samla in synpunkter har informations-kit skickats ut till berörda chefer. Cheferna har i sin tur använt materialet på sina arbetsplatsträffar. Varje kit har innehållit ett antal diskussionsfrågor som arbetslagen har diskuterat, skrivit ner och skickat in till projektets styrgrupp. Referensgrupp Som ett ytterligare sätt att få in synpunkter finns en referensgrupp, bestående av 21 arbetsplatsombud från olika verksamheter. Syftet med referensgruppsmötena är att både informerar och diskutera kring heltidsfrågan. Arbetsplatsombuden har även uppdraget att sprida information och samla in synpunkter från sina arbetslag.
5 (8) Intranät och mail Information om projektet finns tillgängligt på projektets intranätsida. Medarbetare och chefer har även möjlighet att skicka sina frågor till projektets egna mailadress. De inkomna mailen sammanställs och behandlas av styrgruppen, som består av representanter från både Nässjö kommun och Kommunal. Projektet diskuterats även vid chefsträffar, fackliga medlemsmöten, samverkansgrupper och ledningsgrupper. Överenskommelse om flexibelt arbetssätt kring arbetstid Överenskommelsen har arbetats fram av Nässjö kommun och Kommunal. Syftet med dokumentet är att presentera ett antal förslag för att förbättra organisationsens arbetsmiljö, där arbetstidfrågan är av stor betydelse. Överenskommelsen har sin grund i de synpunkter som framkommit under kommunikations- och förankringsprocessen. Överenskommelsen består av två områden: målsättningar och flexibla arbetssätt. Målsättning Vår målsättning att skapa en bättre arbetsmiljö ska genomsyras av kommuninvånarperspektivet, vi ska leverera de tjänster och den service som kommuninvånarna behöver i livet olika skeden. De målsättningar som vi aktivt behöver arbeta med inom heltidsprojektet är: Arbetsbelastning Områden Trygghet Rättvisa Kompetens Lära av varandra Flexibelt arbetssätt De flexibla arbetssätten som beskrivs i överenskommelsen innebär flera former av organisatoriska lösningar. Lösningarna kommer att skilja sig åt i olika verksamheter och för olika medarbetare. De lösningar som beskrivs i överenskommelsen är: Flextid Turbyte Veto Kombinationstjänster Pooltjänster Komplettering av befintligt arbetstidsavtal En komplettering har gjorts i det lokala kollektivavtalet angående arbetstid, övertidsersättning, flextid i timbank och flextid. Kompletteringen har inneburit att medarbetare som har TimeCare har fått möjlighet att kunna påverka sin arbetstid utifrån verksamhetens behov.
6 (8) Nationellt heltidsnätverk Heltidsfrågan är en aktuell fråga för många kommuner i landet vilket har gjort att SKL, Sveriges Kommuner och Landsting, har startat ett nationellt heltidsnätverk som Nässjö kommun deltar i. Nätverket kommer att fortgå fram till 2018 och syftar till att utbyta erfarenheter och idéer kring heltidsfrågan. Kartläggning av deltidsanställningar En kartläggning av deltidsanställda har genomförts på socialförvaltningen och tekniska serviceförvaltningen. Kartläggningen har bestått av en enkät där medarbetare inom Kommunals avtalsområde som arbetar deltid fyller i hur de arbetar i dag och hur de kan tänka sig att arbeta framöver. Förvaltningarna kommer använda kartläggningen som ett underlag i det fortsatta arbetet mot fler heltidstjänster för att se vilka former av lösningar som kan bli aktuella. Barn- och utbildningsförvaltningen kommer inom kort att skicka ut en liknande enkät till sina deltidsmedarbetare inom kommunals avtalsområde. Samarbete mellan förvaltningar Diskussioner har påbörjats mellan barn- och utbildningsförvaltningen och kulturoch fritidsförvaltningen för att hitta sätt att samarbeta över förvaltningsgränserna kring heltidsfrågan. En internannons har skickats ut som öppnar upp för deltidsanställda medarbetare på barn- och utbildningsförvaltningen att öka sin sysselsättningsgrad genom att även jobba som fritidsledare på kultur- och fritidsförvaltningen. Samarbete mellan områden En viktig del i heltidsprojektet är att samarbeta mellan olika områden, då sådana samarbeten gör det enklare att kunna ge medarbetare höge sysselsättningsgrader. Socialförvaltningen arbetar med TUB, tid utöver bemanningsgrafen, vilket innebär att medarbetarnas arbetstid är inplanerat i schemat och vilket område de ska arbeta på bestäms efter behovet. Idag görs schemaplaneringen över ett större område på särskilt boende och delar av funktionshinderomsorgen för att möjliggöra samarbete och högre sysselssättningsgrader. Inom personlig assistans finns möjligheten att anställa medarbetare med höga sysselsättningsgrader och schemalägga TUB-tid hos flera brukare. Inom hemtjänsten träffas planerare och chef dagligen för att se över behovet i verksamheten och flyttar schemalagd tid till där behovet finns. Samarbete mellan avdelningar Ett mål enligt överenskommelsen är att arbeta för ett ökat samarbete mellan olika avdelningar. Socialförvaltningen har tittat på aktiviteter som skulle kunna främja ett sådant samarbete, där Ingsbergsgården med sina sju avdelningarna aktivt arbetar med ett avdelningsöverskridande samarbete. Ett första steg mot att ett ökat samarbete har varit att säkerställa att alla medarbetare på alla avdelningar har samma rutiner och får samma information. För att säkra detta har husmöten och veckobrev införts. Andra aktiviteter som genomförts för att främja samarbete är studiebesök, gemensam festkommitté, aktivitetsråd för att öka inflytandet, gemensamma arbetsplatsträffar samt arbetsplatsträffar som förlagts på andra äldreboenden.
7 (8) För att stärka samarbetet mellan avdelningarna ytterligare har TUB, tid utöver bemanningsgrafen, begränsats till att medarbetarna endast arbetar sina TUB-pass på någon av Ingsbergsgårdens avdelningar. Många medarbetare upplever detta som en trygghet, man rör sig över gränser men ändå inom ett begränsat område. I projektet kommer vi fortsatt arbeta med att öka samarbetet över avdelningsgränserna. Vikarier En god hantering av vikarier är en viktig del i personalpolitiken i Nässjö kommun. I linje med heltidsprojektet vill vi att de vikarier som vi anställer ska ha möjlighet att arbeta fler timmar. Färre vikarier som arbetar fler timmar ger en både större kontinuitet och kundnytta i verksamheterna. Att tillsammans med vikarieförmedlingen arbetar med att följa statistisk för hur mycket våra vikarier arbetar är en viktig del i heltidsprojektet. Timvikarier med rätt kompetens är idag svårt att rekrytera i tillräckligt antal, därför har äldreomsorgen satsat på att anställa medarbetare på tillsvidareanställningar. Syftet med tillsvidareanställningar är både att få en kontinuitet och ökad trygghet för brukarna och en förbättrad arbetsmiljö för medarbetarna. Genom att samarbeta med andra avdelningar får medarbetarna även möjlighet att påverka sin sysselsättningsgrad. Socialförvaltningen har börjat titta på nya sätt att marknadsföra sina tjänster vid rekryteringarna. Istället för den mer traditionella marknadsföringen har man exempelvis valt att spela in en reklamfilm för yrket vård och omsorg. Syftet med marknadsföringen är att få fler intresserade av omvårdnad och Nässjö kommun som arbetsgivare. Samordnad rekrytering Socialförvaltningen arbetar med att samordna rekryteringar för att främja att samarbete mellan arbetsplatser och områden. Alla vakanser över tre månader går via forum för samordnad rekrytering med ambitionen att ha tjänster med så höga sysselsättningsgrader som möjligt. Även tekniska serviceförvaltningen jobbar med rekryteringsmöten för att kunna hitta lösningar för att öka sysselsättningsgraderna. Pooltjänster Socialförvaltningen, barn- och utbildningsförvaltningen och tekniska serviceförvaltningen har medarbetare som arbetar i respektive förvaltnings pool. Barn- och utbildningsförvaltning har nyligen startat sin pool och kommer att se över hur poolen skulle kunna fungera som en hjälp att öka andelen heltidsanställningar. Kommentar från Kommunal Rätt till heltid är en viktig fråga för Kommunal då vi ser att flera av våra medlemmar idag jobbar ofrivillig deltid, men minst lika viktigt är att man har en arbetsmiljö som tillåter heltidsarbete. Trycket från våra medlemmar var stort att något måste ske med möjligheten att kunna påverka sitt schema men utan flytande tid och att delade turer ökar. Därför tog Nässjö kommun och Kommunal ett steg i rätt riktning med ett nytt arbetstidsavtal. Nu fortsätter vi projektet med att se över vilka möjligheter det finns för våra medlemmar att höja sina sysselsättningsgrader och närma sig heltid.
8 (8) Uppföljning Kontinuerlig uppföljning är en viktig del av projektet. Uppföljningen kommer ske både i styrgruppen, i referensgruppen med arbetsplatsombud samt på respektive förvaltning. Att följa statistik är en del av uppföljningen där vi bland annat kommer följa medelsysselsättningsgraden och andelen hel- och deltidstjänster per förvaltning. Prövning enligt barnkonventionen Berör ärendet direkt eller indirekt barn så att en prövning enligt barnkonventionen behöver göras? Nej, ärendet är en uppföljning på Nässjö kommun arbete med att höja sysselsättningsgraderna. Kopplingen till barns situation är i detta sammanhang avlägset. Kommunledningskontoret Eveline Karlsson HR-konsult