Översyn av kultur- och fritidsverksamhet

1 (8) 2010-08-05 Dnr KS 2009/380-70 Ledningskontoret KsAu, KFN, BUN, GVN, SOF, HSN, Tekniska nämnden. Översyn av kultur- och fritidsverksamhet Uppdrag Ledningskontoret får i uppdrag att tillsammans med barn- och utbildningsnämnden och kultur- och fritidsnämnden, utreda möjligheter och förutsättningar för samordning av eller samverkan mellan kulturverksamhet, fritidsverksamhet och andra kommunala verksamheter som har samma målgrupp eller funktionella beröringspunkter, t ex bibliotek. Budgetberedningen våren 2009, KS 152. I ledningskontorets direktiv anges att man i arbetet med översynen ska utgå från ett kvalitets- och kundperspektiv. Dessutom uttrycktes förväntningar på att översynen ska leda till: Kostnadseffektivisering bland annat genom samordnade, effektiva processer Sparkrav 1 miljon 2010, 3 miljoner 2011 Tydliggjord roll och ansvarsfördelningen mellan KS och KFN med avseende på: Regional kulturverksamhet Primärkommunal biblioteks- kultur- fritids verksamhet samt öppen ungdomsverksamhet Utvecklat samarbete mellan frivilliga krafter, föreningar och näringslivet (det civila samhället) Stimulerande arbetsformer för medarbetarna Specifika krav: Studera särskilt bibliotek, kultur, fritidsverksamhet öppen ungdomsverksamhet, anläggningsdrift och undersök om dessa går att samordna eller utföras av annan förvaltningsorganisation Studera särskilt hantering av föreningsbidrag Beakta resultatet av en samlad scenkonst Se över samverkan med kulturskolan Bakgrund Kommunens kultur- och fritidsverksamhet styrs av kultur och fritidsnämnden och av antagna styrdokument som VISION 2025. I juni 2009 antog KF ett kultur- och ett fritidspolitiskt program som tillsammans med biblioteksplan och ungdomspolitiskt program anger kommunens syn på och ambitioner inom hela kultur- och fritidssektorn. Postadress Besöksadress Telefon Internet/e-post Bankgiro Postgiro Visborgsallén 19 0498-26 90 00 (växel) www.gotland.se 621 81 VISBY Visby 0498-21 55 20 (telefax) gotlands.kommun@gotland.se 339-8328 18 97 50-3

2 (8) Redan hösten 2007 beslutade kultur och fritidsnämnden att påbörja en översyn av förvaltningen för att inom ramen för struktur 2007 tydliggöra kultur- och fritidsförvaltningens (KFF) uppdrag utifrån en allt mer föränderlig omvärld. Det fanns förväntningar på att öka flexibilitet och anpassningsförmåga i relation till nya krav och en krympande ekonomi. 2008 utvidgades översynen till att också precisera KFF: s roll och uppdrag i arbetet med regional utveckling och tillväxt samt uppdraget som huvudman för den regionala kulturverksamheten (KS fastslog att KFN i samråd med KS har uppdraget som huvudman för den regionala kulturverksamheten). Det gjordes mycket arbete inom förvaltningen i form av omvärldsanalyser, kartläggning av tjänsteutbud och uppdrag, analyser av organisation och arbetsformer. Det var med andra ord en väl förberedd förvaltningsledning som tog sig an kommunstyrelsens uppdrag 2009. Tillvägagångssätt Arbetet med översynen har letts av en styrgrupp bestående av: Ordförande Bo Dahllöf, regiondirektör, Per Lindskog, utvecklingsdirektör ledningskontoret (LK), Peter Molin förvaltningschef barn- och utbildningsförvaltningen (BUF) och Lars Danielson förvaltningschef för kultur- och fritidsförvaltningen Lotten von Heijne och Ritva Norrby, strateger för verksamhet och kvalitet på ledningskontoret har anlitats som stöd till styrgruppen. 1. En gemensam plattform Den 16 december 2009 samlades en representativt utvald grupp (chefer och nyckelpersoner) under ledning av konsulten Roger Johansson, Strategi och Ledarskap, för att ta fram gemensamma utgångspunkter för projektet en gemensam plattform. Deltagare: KFF: s ledningsgrupp samt representanter från LK och BUF Syfte med dagen Skapa en gemensam grund för att underlätta arbetet att ta fram alternativa samverkansformer och/eller organisationsmodeller. Resultat av dagen En gemensam plattform Se bilaga 1 2. Enkätundersökning I samband med arbetet med plattformen framkom att alla inte kände till varandras verksamheter och inte heller hur vissa verksamheter är kopplade till kultur- och fritidsområdet. För att råda bot på detta planerades en hearing och en enkät sändes ut till samtliga förvaltningar. Sammanställning av enkätsvaren - Se bilaga 2

3 (8) 3. Presentation av verksamheter och resultat av enkätundersökningen Deltagare: Samtliga verksamhetschefer från berörda verksamheter samt deltagare från decembergruppen som skapade den gemensamma plattformen. Efter presentation av verksamheterna och enkätsvaren identifierades ett antal områden som behövde analyseras mer på djupet: Drift av anläggningar teknik och underhåll till Tekniska förvaltningen? Samordna medarbetare, samarbete med f.d. Arbetscentrum Biblioteksverksamhet Barn och ungdomskultur Gotland som region och det civila samhället principer, förhållningssätt och konsekvenser för bidragshantering Öppen ungdomsverksamhet Pröva kulturskolans organisationstillhörighet mot bakgrund av utredningen: den samlade scenkonsten 4. Fördjupningsprojekt/arbetsgrupper Styrgruppen beslutade att genomföra fördjupningsarbeten i olika arbetsgrupper. Styrgruppen formulerade uppdrag och utsåg medarbetare till respektive arbetsgrupp. Nedan redovisas uppdragen. Resultaten redovisas samlat i bilaga 3. Biblioteksverksamhet Ansvariga för gruppens arbete: Kerstin Simberg, KFF och Christer Lundin, KFF 1. Inventera och ta fram en samlad bild av alla utbudspunkter oavsett förvaltning utlåningsvolymer, lokaler, bemanning, kostnader 2. Föreslå alternativa modeller för organisering/samverkan för att uppnå ökad kostnadseffektivitet och kvalitet. Identifiera för- och nackdelar med de olika alternativa modellerna. Drift av anläggningar Ansvariga för gruppens arbete: Hans Stenmark, KFF och någon berörd från TF 1. Inventera aktuella lokaler där det bedrivs kultur och fritidsaktiviteter oavsett inom vilken förvaltningsorganisation dessa finns. 2. Identifiera för- och nackdelar med att överföra driften av anläggningar till Samhällsbyggnadsförvaltningen 3. Föreslå olika samordningsformer, entreprenad 4. Föreslå effektiviseringar Barn och ungdomskultur Uppdraget innebär att utse lämpliga medlemmar (från alla skolformer) till arbetsgruppen Ansvariga för gruppens arbete: Madelene Nilsson, KFF och Karin Nyström, BUF 1. Identifiera möjligheter till samordning/samverkan mellan Gotlands kommuns egna utförare och fria professionella kulturutövare

4 (8) 2. Se över möjligheter till samordning lokaler och bemanning 3. Föreslå ev. organisationsmodell Gotland som region och det civila samhället Ansvariga för gruppens arbete: Bo Dahlöf, LK, Lars Danielson, KFF och Per Lindskog, LK/ARU 1. Synliggör krav som omvandling till regionkommunen 2011 innebär för: - roll och ansvar för kulturverksamheten - regionens ansvar för kulturdialogen (förhandlingar om kulturportföljen) - beskriv kopplingar mellan regional kulturutveckling och kulturverksamhet lokalt/regionalt 2. Föreslå förändringar utifrån ovan. Beakta betydelsen av att hålla samman primär kommunala och regional verksamheter 3. Identifiera principer för stöd och förhållningssätt gentemot det civila samhället 4. Identifiera principer för hantering av bidrag (förenings mm) Öppen ungdomsverksamhet Ansvariga för gruppens arbete: Arne Grau-Amnér, KFF och Mats Hanell, BUF 1. Inventera lokaler där det bedrivs ungdomsverksamhet oavsett förvaltning 2. Se över möjligheter till samordning av öppen ungdomsverksamhet och skolan - lokaler, bemanning och kostnad - Beakta också verksamheter som finns inom sociala, ev. sjukvårdsområdet och ev. föreningslivet Pröva kulturskolans organisationstillhörighet Ansvariga för gruppens arbete: Madelene Nilsson, KFF och Peter Molin, BUF Som underlag finns ett förslag Samlad scenkonstorganisation 1. Identifiera kulturskolans möjligheter att genom samarbete/samverkan dra nytta av en samlokalisering med en samlad scenkonstorganisation (lokaler, bemanning och kostnader) 2. Ta fram för- och nackdelar om: kulturskolan tillhör BUF eller KFF 5. Dialog och förankring Styrgruppens medlemmar har kontinuerligt och översiktligt informerat sina respektive nämnder och medarbetare. Regiondirektör Bo Dahllöf har träffat och fört samtal i ledningsgruppen för KFF och BUF. Fortsättningsvis kommer denna rapport med bilagor, där de olika arbetsgruppernas resultat redovisas att, diskuteras i KSAU och remitteras till berörda nämnder. Styrgruppen bedömer att det är angeläget att få de förtroendevaldas synpunkter och konsekvensanalys av de förslag som kommer att presenteras. Utifrån inkomna remissvar kommer styrgruppen, efter en samlad analys att redovisa ett slutligt förslag till kommunstyrelsen i oktober. Eventuella organisationsförändringar ska beslutas av kommunfullmäktige under november samt successivt genomföras under första halvåret 2011.

5 (8) Översynens resultat Styrgruppen har analyserat och diskuterat arbetsgruppernas resultat. Med utgångspunkt från uppdrag och direktiv har styrgruppen kommit fram till två huvudalternativ. Dessa går givetvis att genomföra helt eller delvis. Båda förslagen utgår från antagna styrdokument såsom Vision 2025, biblioteksplanen, samt kulturrespektive fritids- och ungdomspolitiska programmen. Båda alternativen förutsätter att regionstyrelsen ska vara avtalstecknande part för statliga kulturmedel och att kulturen som tillväxtfaktor är en del av den regionala utvecklingspolitiken. Alternativ 1. Samlad kultur och fritidsnämnd Regionstyrelsen är avtalstecknande part för statliga kulturmedel. Regionstyrelsen ansvarar för i samverkan med kultur- och fritidsnämnden att planera och följa upp den regionala kultur verksamheten. Den regionala planen antas av kommunfullmäktige. Alternativ 2. En samlad kulturnämnd och ett utökat barn och ungdoms ansvar för BUN Regionstyrelsen är avtalstecknande part för statliga kulturmedel. Regionstyrelsen ansvar för i samverkan med kulturnämnden att planera och följa upp den regionala kulturverksamheten. Den regionala planen antas av kommunfullmäktige. Kultur och fritidsnämnden har i uppdrag att: Ansvara för att fördela överenskomna regionala kulturmedel till interna och externa utförare. Ansvara för och fördela lokala bidrag till kulturen. Ansvara för och fördela bidrag till: - idrott, friluftsliv, sociala och idé- burna föreningar, - drift och investeringsbidrag till föreningsägda anläggningar Ansvara för att tillhandahålla kommunala lokaler för kulturoch fritidsverksamhet inkl logi samspel med det civila samhället (främst Kulturnämnden har i uppdrag att: Ansvara för att fördela överenskomna regionala kulturmedel till interna och externa utförare. Ansvara för och fördela lokala bidrag till kulturen. samspel med det civila samhället inom området Ansvara för en sammanhållen biblioteksverksamhet Barn och utbildningsnämnden/barn och ungdomsnämnden har i uppdrag att: Ansvara för öppen ungdomsverksamhet fritidsverksamhet och fördela bidrag till idrott, friluftsliv,

6 (8) föreningsliv och folkbildning) inom respektive område. kultur och fritidsverksamheter: - Folkbiblioteksverksamhet ( ev ett bredare ansvar för all biblioteksverksamhet). - Kulturskola (nuvarande BUN) - Bad och simverksamhet, - Öppen ungdomsverksamhet: Fritidsgårdar, mötesplatser, fältverksamhet, Fenix - Mobila anläggningar för uthyrning bl a stolar, bord, tält samt dusch- och WC vagnar Tekniska nämnden har i uppdrag att: Ansvara för skötsel av anläggningar. Alternativet 1 innebär för förvaltningsorganisationen att: - Kulturskolan överförs från BUF till KFF - Inköp till biblioteken samordnas av KFF. - Ansvaret för skötsel av anläggningar överförs från KFF till SBF - Kulturstrategisk kompetens tillförs ledningskontoret. sociala och idé- burna föreningar Ansvara för investeringsbidrag till föreningsägda anläggningar Ansvara för att tillhandahålla kommunala lokaler för kulturoch fritidsverksamhet inkl logi bad och simverksamhet samspel med det civila samhället (främst föreningslivet) inom respektive område Tekniska nämnden har i uppdrag att: Ansvarar för skötsel av anläggningar Ansvara för mobila anläggningar för uthyrning Alternativ 2 innebär för förvaltningsorganisationen att: - Fritid - och öppen ungdomsverksamhet, bad och simverksamheten blir en del av barn BUF - Samtliga bibliotek blir en del av GVF verksamhet - Skötseln av anläggningar och uthyrning av mobila anläggningar överförs till SBF - KFF läggs ned. - Kultur och fritidsstrategisk kompetens tillförs ledningskontoret som utgör stab till kulturnämnden.

7 (8) Konsekvenser av olika vägval alternativ 1 och 2 Styrgruppen har gjort en preliminär analys av konsekvenser av de båda huvudalternativen. Det har gjorts med utgångspunkt från de fyra effekter som anges i utredningsdirektivet, dvs demokrati och styrning, kvalitet, effektivitet och arbetsglädje. Det är en enkel plus-minus analys som tar fasta på skillnaderna i de båda huvudalternativen. Effekter som ska uppnås med ny organisation Obs! endast det som skiljer de två alternativen åt redovisas Demokrati och styrning Alternativ 1. Samlad kultur och fritidsnämnd - Regional kulturverksamhet inkl samplaneringsmodellen: risk för otydlig roll och ansvarsfördelning mellan regionstyrelse och kulturnämnd liksom mellan förvaltningschef och regiondirektör/strateg Alternativ 2. En samlad kulturnämnd och ett utökat barn och ungdoms ansvar för BUN + Samlad styrning av kommunens kulturverksamhet + Samlad styrning av kommunens ungdomsverksamhet - Risk för att politiker uppfattar en förskjutning mot ökat tjänstemannastyrning Kvalitet Effektivitet + Mycket väl fungerande kultur och fritidsverksamhet med nuvarande organisation + Samordningsvinster: Kulturskolan med övrig kultur- och fritids och ungdomsverksamhet för + Ökat utrymme för politisk strategisk styrning - BUF ges ett stort och brett ansvarsområde med både lagstadgade och frivilliga verksamheter som kräver omfattande kundkontakter på många nivåer + Kulturens närmare koppling till arbetet med regional utveckling. + En samlad verksamhet för barn och ungdomar kopplat till BUF. + En samlad biblioteksverksamhet. + Samordningsvinster: Öppen ungdomsverksamhet med skolans verksamheter

8 (8) Arbetsglädje barn och ungdomar + Hela kultur och fritidssektorn hålls ihop med en gemensam prioriterad målgrupp barn och ungdom + Minsta förändring på kort sikt därför minst oro för medarbetarna. + Ökade samordningsmöjligheter runt lokalutnyttjande och anläggningar. + Kultur och fritidsförvaltningen avvecklas och vi ökar bärkraften hos befintliga förvaltningar, framförallt betydelsefullt för GVF. + Något större förändring som skapar goda utvecklingsmöjligheter på längre sikt. Remissomgång Innan styrgruppen tar ställning till och presenterar ett slutligt förslag är styrgruppen angelägen om att inhämta berörda nämnders syn på de två huvudalternativen som presenterats i rapporten. Konsekvenser för den egna verksamheten med utgångspunkt från de fyra ovan angivna önskade effekterna bör anges. För att tidsplanen ska hålla behöver ordförande för styrgruppen; Bo Dahllöf nämndernas synpunkter och konsekvensanalyser senast 2010 09 24 LEDNINGSKONTORET Bo Dahllöf Regiondirektör