Upprättare: Johanna E Borgström Handlingsplan Diarienr: Ej tillämpligt 1(10) Dokument ID: 09-72035 Fastställandedatum: 2018-11-14 Giltigt t.o.m.: 2019-11-14 Fastställare: Göran Angergård Åtgärdsplan vid brist på somatiska vårdplatser Hälso- och sjukvård Region Innehåll 1 Syfte och omfattning... 1 2 Allmänt... 1 2.1 Definitionsbeskrivning:... 1 3 Ansvar och roller... 2 Beskrivning... 2 3.1 Mötesstruktur för genomgång av platsläge... 2 3.1.1 Hudiksvall:... 2 3.1.2 Gävle:... 2 3.2 Hantering och åtgärder vid brist på somatiska vårdplatser... 2 3.2.1 Normalt platsläge (Grönt)... 2 3.2.2 Belastat platsläge (Gult)... 3 3.2.3 Ansträngt platsläge (Orange)... 4 3.2.4 Överansträngt platsläge (Röd)... 5 4 Plan för kommunikation och implementering... 5 5 Dokumentinformation... 5 6 Referenser... 6 7 Bilaga 1... 7 7.1.1 Gävle sjukhus... 7 7.1.2 Hudiksvalls sjukhus... 7 7.1.3 Sandviken sjukhus... 7 7.1.4 Aleris Bollnäs sjukhus... 8 8 Bilaga 2... 9 9 Bilaga 3... 10 1 Syfte och omfattning Dokumentet beskriver en ansvars- och handlingsplan vid brist på somatiska slutenvårdsplatser och omfattar samtliga somatiska vårdplatser vid Gävle, Hudiksvalls och Bollnäs sjukhus för patienter över 18år (Inläggningar av barn- och ungdomar under 18 år hanteras enligt separat rutin, se Överbeläggning; handläggning vid överflyttning av patient inom och utom länet, Barn- och ungdomssjukvården) Dokumentet tydliggör även definitioner och bedömningsgrunder för begreppen fastställd vårdplats, disponibel vårdplats, teknisk vårdplats, överbeläggningar och utlokaliserade patienter. 2 Allmänt 2.1 Definitionsbeskrivning: Fastställd (fysisk) vårdplats: Vårdplats i sluten vård beslutad av huvudman. Fastställd vårdplats är en administrativ benämning som används i budget- och planeringssammanhang. Disponibel vårdplats: Antal faktiska vårdplatser utifrån bemanning Teknisk vårdplats: Disponibel vårdplats på vårdenhet med särskilda resurser, tex. intensivvårdsplats och förlossningsplats. Överbeläggning: Händelse när en inskriven patient vårdas på vårdplats som inte uppfyller kraven på disponibel vårdplats.
Handlingsplan 2(10) Utlokaliserad patient: Inskriven patient som vårdas på annan enhet än den som har specifik kompetens och medicinskt ansvar för patienten. 3 Ansvar och roller Verksamhetschefen är ansvarig för att innehållet i denna rutin följs. Vårdenhetschefen ansvarar för att rutinen är känd för samtliga medarbetare som är involverade i platsläge och inläggningar av patienter från akutmottagningarna. Medarbetare ansvarar för att tillämpa och följa innehållet i denna rutin. Vårdplatskoordinator ansvarar för att tillämpa och följa innehållet i denna rutin. TiB ansvarar för att godkänna och ha kännedom om följande rutin. Beskrivning 3.1 Mötesstruktur för genomgång av platsläge 3.1.1 Hudiksvall: Vardagar kl. 12.45, akutmottagning, virtuellt rum 15: Syfte: Genomgång platsläge. Deltagare: VEC avd. 1, 6, 7, HIA/Hjärtavdelningen, Kvinnosjukvården, IVA, Akutmottagningen. Deltagare vid behov: Dagbakjour, vårdplatsansvarig VC och chefläkare. 3.1.2 Gävle: Vardagar, kl. 13.15, akutmottagning, virtuellt rum 14: Syfte: Platsläge, inflöde akutmottagning. Deltagare: Vårdplatsansvarig VEC/ Vårdplatskoordinator 1, VEC Akut/Medicin/Specialmedicin/Kardiologi/opererande specialiteter/onkologi alt ersättare för resp. enhet. Deltagare vid behov: Dagbakjour medicin/kirurgi/ortopedi, vårdplatsansvarig VC, chefläkare. Vardagar, kl. 16.00 och kl. 20.00, telefonavstämning 2 Syfte: Platsläge Deltagare: Vårdplatskoordinator, vårdavdelningar. Vårdplatskoordinator kontaktar samtliga avdelningar telefonledes och efterfrågar aktuell vårdplatssituation. Vårdplatskoordinator vidareförmedlar uppgift till berörda inläggande läkare på akuten. Vid behov kallar vårdplatsansvarig VEC/ vårdplatskoordinator 2 till extramöte. 3.2 Hantering och åtgärder vid brist på somatiska vårdplatser Bedömning av platslägesnivå (grönt, gult, orange eller rött läge) sker utifrån bedömning genomförd av vårdplatsansvarig VEC/ vårdplatskoordinator i samråd med vårdplatsansvarig VC. 3.2.1 Normalt platsläge (Grönt) Disponibla vårdplatser inom det egna VO:t används och respektive VO kan ta beslut om egna överbeläggningar. Enstaka utlokaliserade patienter mellan VO:n kan förekomma. Ansvariga dagtid: Berörd dagbakjour, vårdplatsansvarig VEC / vårdplatskoordinator, (vb. vårdplatsansvarig VC) 1 Vårdplatskoordinator: Vårdplatskoordinator tjänstgör vissa dagar på medicinakuten i Gävle. När denne finns i tjänst leder vårdplatskoordinatorn inläggningar av patienter på medicinkliniken på Gävle sjukhus. 2 Telefonavstämning: De vardagar som vårdplatskoordinator tjänstgör kvällstid kontaktar denna respektive vårdavdelning kl 16.00 och 20.00. Om vårdplatskoordinator inte finns i tjänst uteblir denna kontakt.
Handlingsplan 3(10) Ansvariga jourtid: Berörd bakjour 3, (vb. vårdplatsansvarig VC i beredskap 4 ) OBS! för ansvarsfördelning, se fotnot 3 & 4 nedan. Åtgärder (hantering inom det egna verksamhetsområdet): Alla vårdavdelningar ansvarar för korrekt in och utregistrering av patienter i Elvis. Elvis ligger till grund för visualisering av platsläge i beläggningsöversikten, BOV. VEC/ avdelningsrepresentant är väl förberedd inför platslägesmöte på akuten. Har kännedom om platsläge på avdelningen och flyttbara patienter. Ansvarig avdelningsläkare ansvarar för att senast kl. 16.30 upprätta en prioriteringslista (Se bilaga 3) över vilka patienter som kan utlokaliseras om platslägessituationen förändras under kommande det dygnet. Avdelningsläkare dokumenterar en tydlig planering för flyttbara patienten i journalen inför ev. flytt. Flyttbara patienter ska tydligt markeras på samtliga enheters reception. Utskrivning av patienter sker så långt det är möjligt på förmiddagen för att skapa utrymme för akut sjuka patienter i behov av inskrivning inom slutenvården. Utskrivningsplanering för patienter som planeras hem nästkommande dag färdigställs (T.ex. utskrivningsanteckning, läkemedelslista färdigställd, läkemedel delade, taxi beställd mm.). Medicinskt färdigbehandlade patienter som kommunen inte kan ge vårdplats åt flyttas till upphandlade vårdgivare enligt rutin, se Medicinskt färdigbehandlad patient utlokalisering, Hälso och sjukvårsförvaltning. Avdelningar med platsbrist stämmer av sin situation utifrån Överbeläggning Checklista vid brist på somatiska vårdplatser, Gävle och Hudiksvalls sjukhus. Inläggningar på medicin sker utifrån Gränssnitt - "Rätt patient på rätt plats" för medicinpatienter. Vårdplatsansvarig VEC/ vårdplatskoordinator i Gävle uppdaterar vårdplatsmall. Kommentar: Ur patientsäkerhetsperspektiv skall patienter från akuten alltid läggas på den medicinska specialitet som patienten tillhör. I de fall disponibla platser inte räcker till på aktuell vårdavdelning skall utskrivningsklar patient på berörd vårdavdelning flyttas för att bereda plats åt nyinskiven patient. Ambulanstransporter går alltid till närmaste sjukhus med rätt kompetens, oavsett beläggningssituation. Omdirigering av ambulans pga. överbeläggning får inte förekomma. Vid inläggning på infektion, avd. 120 ska alltid jour/bakjour kontakta infektionsjour för konsultation, gäller även vid ev. omflyttningar. Uppgradering till gult läge sker när åtgärder enligt grön nivå är vidtagna men vårdplatserna inom flera VO:n inte räcker till. 3.2.2 Belastat platsläge (Gult) Antalet disponibla vårdplatser inom flera VO:n räcker inte till i förhållande till förväntat behov kommande dygn. Överbeläggningar förekommer. Sjukhusövergripande samarbete krävs. Ansvariga dagtid: Berörda dagbakjourer, vårdplatsansvarig VEC / vårdplatskoordinator, (vb. vårdplatsansvarig VC). Ansvariga jourtid: Berörda bakjourer, (vb. vårdplatsansvarig VC i beredskap). Åtgärder: Säkerställa att åtgärder enligt grön nivå är vidtagna. 3 Bakjour: Under jourtid har respektive bakjour ansvar och mandat som verksamhetschef inom det egna verksamhetsområdet 4 Vårdplatsansvarig VC i beredskap: Ansvarar för att beakta det övergripande regionala somatiska vårdplatsbehovet. Kontaktas om ansvarig bakjour inte själv klarar att hantera situationen och ytterligare stöd behövs för att praktiskt hantera det uppkomna läget. Det formella ansvaret övertas inte av VC i beredskap, formellt ansvar ligger kvar hos bakjour om inte annat överenskommes.
Handlingsplan 4(10) Alla enheter ska representeras vid vårdplatsmöte. Ta ställning till ytterligare överbeläggning inom egna verksamhetsområdet och behov av extra personal. Flytt av patienter till annan vårdavdelning sker enligt respektive avdelnings prioriteringslista. Vårdplatsansvarig VEC/ Vårdplatskoordinator akuten har fulla befogenheter att initiera flytt av patient dagtid, övrig tid initierar berörd primärjour/ bakjour flytt av patienter. Ställningstagande till extra rond på samtliga avdelningar. Berörd VC hanterar kontakt med röntgen/ fyslab för möjlig omprioritering av undersökningar. Utlokalisering av patienter sker enligt beslutade riktlinjer, se tabell i Bilaga 2 Patientgrupper som inte får utlokaliseras till följande verksamhetsområden. Kommentar: Vid vård av patienter inom annat VO/ medicinsk specialitet skall tillsyn av patient ske från ansvarig hemklinik minst 1 gång dagligen. Rond av utlokaliserade patienter prioriteras. Uppgradering till orange läge sker när åtgärder enligt gul nivå är vidtagna men det finns ett behov av länsövergripande åtgärder. 3.2.3 Ansträngt platsläge (Orange) Alla ordinarie vårdplatser är belagda och alla VO som kan bistå har överbeläggningar. Risk för att antalet disponibla vårdplatser och överbeläggningsplatser inte räcker till i förhållande till förväntat behov kommande dygn. Behov av samverkan med övriga sjukhus inom länet. Ansvariga dagtid: Berörda dagbakjourer, vårdplatsansvarig VEC/ vårdplatskoordinator 2, (vb. vårdplatsansvarig VC). Ansvariga jourtid: Berörda bakjourer, (vb. vårdplatsansvarig VC i beredskap 3 ), Tjänsteman i beredskap (TiB). Åtgärder: Säkerställa att åtgärder enligt grön och gul nivå är vidtagna. Vårdplatsansvarig VEC/ vårdplatskoordinator kallar till extrainsatt möte vardagar. Berörda primärjourer tar stöd av bakjour. Avstämning mellan bakjourer inom och mellan sjukhus. Bakjour har mandat att prioritera om flyttbara patienter utifrån nytt rådande platsläge. Vårdplatsansvarig VEC/ vårdplatskoordinator och bakjour har ett nära samarbete vid identifiering av flyttbara patienter till andra sjukhus. Vid behov kontaktas vårdplatsansvarig VC/ vårdplatsansvarig VC i beredskap. Bakjour på berört sjukhus kontaktar bakjour på övriga sjukhus inom länet vid behov av utlokalisering av patient. Samtliga avdelningar ansvar för att ha uppdaterade prioriteringslistor som stöttar vårdpersonal med sysslor som man kan avvakta att genomföra (t.ex. fylla på förråd, tömma sopor) samt sysslor som ska prioriteras (t.ex. medicinutdelning enl. ord.). Berörd VC/ bakjour ansvarar för att initiera inskränkningar i det elektiva inflödet inom respektive VO. Vårdplatsansvarig VC/ vårdplatsansvarig VC i beredskap ansvarar för att i nära samråd med berörd VC/ bakjour se till det regionala behovet och initiera eventuella inskränkningar av det elektiva inflödet. Kontakt tas med regionansvarig chefläkare vid behov av medicinska råd/prioriteringar. TIB infomeras om platsläget av vårdplatsansvarig VC/ bakjour (vb. VC i beredskap). TiB eller vårdplatsansvarig VC kontaktar vb närliggande regioner för hjälp med vårdplatser. Kommentar: Sekundärtransporter bör ske så tidigt som möjligt på dygnet, undvik transport efter kl 17.00.
Handlingsplan 5(10) Utlokalisering till annat sjukhus direkt från akutmottagning ska inte förekomma i annat än vid undantagsfall (T.ex. transport till avdelningar med länsövergripande upptagningsområde). Uppgradering till rött läge sker när regionens totala vårdplatssituation inklusive öevrbeläggningar inte räcker till trots att åtgärder enligt orange nivå är vidtagna. 3.2.4 Överansträngt platsläge (Röd) Trots att åtgärder enligt grön, gul och orangenivå är vidtagna räcker inte de somatiska vårdplatserna inom regionen till. Ansvariga dagtid: Berörd dagbakjour, vårdplatsansvarig VEC/ vårdplatskoordinator, vårdplatsansvarig VC, HSD/ Bitr. HSD, regionsansvarig chefläkare. Ansvariga jourtid: Kirurgbakjour, Medicinbakjour, Vårdplatsansvarig VC i beredskap, TiB. Åtgärder: Säkerställa att åtgärder enligt grön, gul och orange nivå är vidtagna. Överansträngt platsläge fattas i samråd mellan vårdplatsansvarig VC och den bakjour som identifierat ett behov av att utlösa detta. Direktkontakt tas med biträdande Hälso- och sjukhusdirektör för rapport om rådande platsläge. Möte med bakjour anestesi, medicin, kirurgi och ortopedi, kardiologi initieras av vårdplatsansvarig VC på mest utsatt sjukhus. Handlingsplan framtags. Chefläkare stöttar med prioritering av medicinska uppgifter. I händelse av att vidtagna åtgärder inte ger effekt inträder katastrofläge och katastrofplan gäller. 4 Plan för kommunikation och implementering Implementeras i linjen till berörda chefer och medarbetare. Information via HSL +. Kvalitetssamordnare för berörda vårdenheter läggs som extra uppföljare till dokumentet. Respektive VC/ VEC ansvarar för vidare information till berörda medarbetare via t.ex. APT. 5 Dokumentinformation Dokumentet (R9) är en revidering av tidigare rutin Överbeläggningar och utlokaliseringar Hälsooch sjukvård Region där Handlingsplan vid rist på vårdplatser, personal, utrustning, och/eller transport sommaren 2017 också beaktats. Vid synpunkter och önskemål om förändringar i dokumentet, kontakta chefsläkare John Mälstam. Dokumentet är granskat av: VC för somatiska vpl Vårdplatskoorinator Helena Björkman, Biträdande hälso- och sjukvårdsdirekt med ansvar för produktion Roger O Nilsson, Biträdande hälso- och sjukvårdsdirekt med ansvar för nära vård Johan Kaarme, Biträdande hälso- och sjukvårdsdirekt med ansvar för funktionen ledarskap Ronny Stjernlöf, säkerhetschef
6 Referenser Handlingsplan 6(10) Dokumentnamn Beläggning BOV Beläggningsförändringar/Kommunväntande Gränssnitt - "Rätt patient på rätt plats" för medicinpatienter (09-67439) Katastrof och beredskap Region Medicinskt färdigbehandlad patient utlokalisering, Hälso och sjukvårsförvaltning Vårdplatskoordinator arbetsbeskrivning Div Medicin-Psykiatri (09-275028) Överbeläggning - Checklista vid brist på somatiska slutenvårdsplatser, Gävle och Hudiksvalls sjukhus (09-143394) Överbeläggning; handläggning vid överflyttning av patient inom och utom länet, Barn- och ungdomssjukvården (09-30793) Överbeläggning och utlokalisering av patienter - Socialstyrelsen Överbeläggningar i vården Plats Plexus/Beläggningsöversikt (BOV) Plexus/Beläggningsförändringar/ Kommunväntande Platina Katastrof och beredskap Region, Hemsida Platina Platina Platina Platina Socialstyrelsens hemsida SKLs hemsida
Handlingsplan 7(10) 7 Bilaga 1 Tillgängliga vårdplatser på respektive vårdavdelning. Det totala platsläget per sjukhus baseras på en övergripande bedömning. 7.1.1 Gävle sjukhus Vårdavdelning Gävle (Fysiska vårdplatser, ej antal faktiska vpl) Disponibla vårdplatser - nuläge 1. Disponibel/- tillfällig överbeläggningspla ts 2. Överbeläggning med viss påverkan på verksamheten 3. Vid svårt platsläge 4. Vid extremt svårt platsläge. Totalt antal överbeläggningar 120 Infektion 18 vardagar 14 fre 16.00 sön 22 21.00 1 1 1* 3* 6 11 Geriatrik rehab 12 rehab 16 + 5 medicin 0 0 0 4* 4 105 Hjärtavd. 21 21 0 3 angio ** 0 0 3 angio HIA Hjärtintensiv 6 vardagar 6 4 fre 20.00 sön 20.00 0 0 0 0 0 AVA, Akutvårdsavd 22 22 2 0 0 2 4 109 Lungavd 24 12 2 2 2 2 8 109 Strokeavd 24 16 2 2 2 2 8 110 Njurhemaavd 18 15 2 2 2 2 8 111 A kirurg 24 20 1 2 0 2 5 Kava 24 20 1 2 0 2 5 112 K kirurgi 22 18 1 2 0 2 5 112 Ortoped 28 vardagar 38 21 fre 16.00 mån 13.00 2 0 0 0 2 17 Onkolog 20 15 2 0 0 3 5 108 A Gyn 6 11*** 6 Vardagar, mån OBS! Endast vid 07.00 fre 15.00 2*** 0 0 katastrofläge 2 (+11) *= Krävs dialog med VC innan inläggning, saknas sjuksköterskeresurser för akut inläggning. ** = Ej direktinläggning från akuten eller annan vårdavdelning till angioplatser. Vb. av överbeläggning till angioplats flyttas patient från 105:an. ***= Endast inläggning av kvinnliga patienter på Gyn. 7.1.2 Hudiksvalls sjukhus Vårdavdelning Hudiksvall (Fysiska vårdplatser, ej antal faktiska vpl) Disponibla vårdplatser - nuläge 1. Disponibel/- tillfällig överbeläggningspla ts 2. Överbelägg-ning med viss påverkan på verksamheten 3. Vid svårt platsläge. 4. Vid extremt svårt platsläge. Totalt antal överbeläggningar Medicinavd 7 Hjärtavd 8 Kirurgi avd 1 Ortoped avd 6 Gyn Hu 30 26 2 2 2 2 8 22 17 2 2 2 2 8 30 vardagar 28 fre 20.00 sön 30 20.00 1 0 0 0 1 24 15 4 0 0 2 6 1 2 4: Vardagar, mån (ej med gånghjälpmedel eller rullstol) 0 0 eller rullstol) (ej med gånghjälpmedel 4 07.00 fre 15.00 3 7.1.3 Sandviken sjukhus 70 Sandviken 16 16 1 0 0 0 1
Handlingsplan 8(10) HIA Medicinavd 4 Medicinavd 5 7.1.4 Aleris Bollnäs sjukhus 14 12 2 0 0 0 2 18 14 2 2 0 0 4 18 14 2 2 0 0 4
Handlingsplan 9(10) 8 Bilaga 2 Nedanstående patientgrupper ska inte utlokaliseras till följande verksamhetsområden (pat som kräver subspecialiserad vård ska inte utlokaliseras) Medicin Kirurgi Ortopedi Kvinnosjukvård Onkologi Barn Skallskada/ Commotio Nyopererade patienter Färska frakturer *und: enkel, okomplicerad fraktur hos frisk patient t.ex. fotledsfraktur GI-blödning i prechock eller chock Hjärtpatienter som kräver övervakning KOL där aktiva insatser planeras Stroke där aktiva insatser planeras Infekterade sår vid brist på enkelrum på infektionskliniken. Hjärtpatienter som kräver övervakning KOL där aktiva insatser planeras Stroke där aktiva insatser planeras Infekterade sår vid brist på enkelrum På infektionskliniken. Akut buk Barn Skallskada/ Commotio Barn (Undantag Infektionskliniken) Palliativ vård då enkelrum saknas Hjärtpatienter som kräver övervakning KOL där aktiva insatser planeras Stroke där aktiva insatser planeras Färska frakturer *und: enkel, okomplicerad fraktur hos frisk patient tex fotledsfraktur Ortopedpatienter efter op. Manliga patienter Hjärtpatienter som kräver övervakning Suicidrisk med övervakning Stroke där aktiva insatser planeras Risk för Delirium tremens Akut intox Behov av transport till Rtg, Op, etc. eller behov av kontinuerlig bedömning av hemklinikens läkare kväll, natt Hjärtpatienter Infekterade patienter Stroke, akut Psykiskt instabila, dementa, intox Behov av lift, duschvagn för pre-op-tvätt Palliativ vård, Åldringar Barn Barn Stora kir.op Mobilisering av Ortopedpatienter.
Handlingsplan 10(10) 9 Bilaga 3 Datum: Tid: Prioriteringslista flyttbara patienter Ansvarig avdelningsläkare ansvarar för att senast kl. 16.30 varje vardag upprätta en prioriteringslita över vilka patienter som kan flyttas inom den egna medicinska specialiten alt. utlokaliseras. Använd följande tabell. Sal Patient/ Diagnos Prio Flyttbar till Kommentar 1-3 5 (Smitta alt. behov av enkelrum) Utskrivningsklar datum 5 1= Måste vara kvar på enheten 2= Bör vara kvar, kan flyttas i nödfall 3= Kan flyttas