Bilagaa 4 Allmä änna leverans- och förhyrningsvillkor stockholm.se Utbildningsförvaltningen Avdelningen för utveckling och samordning Hantverkargatan 2F 104 22 Stockholm Växel 08-508 33 000 www.stockholm.se
Innehåll 1 Inledning 3 2 Beställningar och leveranser 3 2.1 Allmänt 3 2.2 Leverans och leveranstider 4 2.3 Särskilt om Beställningar inför läsårsstart och införande 5 2.4 Leveranskontroll och Effektiv Leveransdag 6 2.5 Förseningsviten m.m. 7 2.6 Faktureringstidpunkten 7 2.7 Övergång av risk och äganderätt 7 2.8 Hyresvillkor avseende Förhyrda Produkter 8 2.9 Försäkring av Förhyrda Produkter 8 3 Support-, incident- och problemhantering 9 3.1 Ramavtalsleverantörens ansvar i förhållande till Tjänsteleverantörens service desk 9 3.2 Organisation och information 10 3.3 Prioritering av ärenden 10 3.4 Viten m.m. 11 4 Reparation av Produkter och tillhandahållande av Ersättningsprodukter 11 4.1 Åtgärder vid Produktskada eller Brist 11 4.2 Viten m.m. 15 5 Stulna eller förlorade Produkter 15 6 Avveckling av Förhyrda Produkter 16 6.1 Åtgärder inför Hyresperiodens slut 16 6.2 Återlämning efter Hyresperiodens slut 16 6.3 Avveckling 17 6.4 Ersättning vid Hyresperiodens slut 17 7 Precisering vid förnyad konkurrensutsättning 17 2 (17) Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning
1 Inledning Definitioner som används i detta dokument har den betydelse som anges i Bilaga 1 (Begrepp och definitioner). Denna bilaga innehåller de allmänna leverans- och förhyrningsvillkor som ska gälla med avseende på Förvärvade Produkter och Förhyrda Produkter. Den reglerar även Ramavtalsleverantörens ansvar för support och incidenthantering samt dess ansvar för reparationer och Ersättningsprodukter. Avseende Stadens möjligheter att precisera kraven på de allmänna leverans- och förhyrningsvillkoren hänvisas till avsnitt 2.2 i Ramavtalets huvudtext. Ramavtalsleverantören ska etablera och säkerställa att processerna i denna bilaga finns etablerade vid den tidpunkt som anges i Inbjudan till Förnyad Konkurrensutsättning. Ramavtalsleverantören ska följa Stadens och Tjänsteleverantörens anvisningar i etableringen av processerna och anslutning till Portalen. Ramavtalsleverantören ska stå för sina egna kostnader som uppstår för att etablera och underhålla processerna. 2 Beställningar och leveranser 2.1 Allmänt Beställningar av Produkter kommer att ske via Portalen. För att göra det möjligt för Staden att lägga Beställningar, ska Ramavtalsleverantören senast inom den tid som anges Inbjudan till Förnyad Konkurrensutsättning tillhandahålla Tjänsteleverantören information om Produkterna innefattande, men inte begränsat till, Artikelnummer, specifikationer, bilder och priser till Tjänsteleverantören så att denne kan tillhandahålla informationen via Portalen. Lagda Beställningar ska inom en (1) Arbetsdag bekräftas av Ramavtalsleverantören via Portalen. För att Staden ska kunna följa status på Beställningar via Portalen ska Ramavtalsleverantören därefter elektroniskt göra tillgänglig uppdaterad information om order- och leveransstatus för den aktuella Beställningen. Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning 3 (17)
2.2 Leverans och leveranstider Leverans av Digitala Enheter ska ske till Leveranspunkten i enlighet med de leveranstider som anges i Tabell 1 nedan. Beställd volym Digitala Enheter per Arbetsdag Tid från att Ramavtalsleverantören har mottagit Beställning av Digital Enhet till leverans till Leveranspunkten < 51 Två (2) Arbetsdagar 51-200 Fyra (4) Arbetsdagar >200 Enligt överenskommelse Tabell 1: Leveranstider för Digitala Enheter Leverans av Kringutrustning ska ske till Leveranspunkten i enlighet med de leveranstider som anges i Tabell 2 nedan. Beställd volym Kringutrustning per Arbetsdag Tid från att Ramavtalsleverantören har mottagit Beställning av Kringutrustning till leverans till Leveranspunkten < 101 Två (2) Arbetsdagar 101-200 Fyra (4) Arbetsdagar >200 Enligt överenskommelse Tabell 2: Leveranstider för Kringutrustning Ramavtalsleverantören är införstådd med att leveransdag för Produkter ska följa av varje enskild Beställning. Sådan leveransdag som framgår av en Beställning benämns i det fortsatta en Avtalad Leveransdag. Leveranstiderna som anges i tabellerna 1 och 2 gäller om inget annat överenskommes om mellan Parterna, t.ex. i varje enskild Beställning. Ramavtalsleverantören får inte leverera Produkter innan Avtalad Leveransdag om inte Staden, eller Staden genom Tjänsteleverantörens försorg, godkänt detta. Tjänsteleverantören ska ha rätt att prioritera vilka Produkter som ska levereras enligt de olika leveranstiderna i tabell 1 och 2. För undvikande av tvivel innebär det att om den beställda volymen överstiger 50 Digitala Enheter och/eller 100 Kringutrustning så har Tjänsteleverantören rätt att bestämma vilka specifika Digitala Enheter och/eller Kringutrustning som ska levereras enligt den kortaste leveranstiden. 4 (17) Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning
Vid leverans till Leveranspunkten ska Incoterms 2010, Delivered Duty Paid tillämpas. 2.3 Särskilt om Beställningar inför läsårsstart och införande 2.3.1 Beställningar inför läsårsstart Utöver vad som beskrivs i avsnitt 2.1 och 2.2 ovan gäller nedanstående bestämmelser för Beställningar avseende Produkter som ska levereras inför läsårsstart. Beställningar av Produkter inför läsårsstart ska drivas som projekt där Ramavtalsleverantören ska delta tillsammans med Tjänsteleverantören och Staden. Projekten ska säkerställa att samtliga skolor och andra verksamheter får Produkter levererade senast 31 augusti varje läsår. Ramavtalsleverantören ska inför varje nytt läsår delta i planeringsmöten tillsammans med Staden och Tjänsteleverantören, i enlighet med vad som vidare anges i det Operativa Samverkansavtalet, för att planera i vilken ordningsföljd enheterna inom Stadens organisation ska få sina leveranser. Av denna planering ska en eller flera Avtalade Leveransdagar för Ramavtalsleverantörens leverans fastställas. Staden ska ha slutlig bestämmanderätt i planeringen av leveranser. Under förutsättning att Ramavtalsleverantören uppfyllt sina åtaganden enligt Avtalet samt det Operativa Samverkansavtalet, ska Staden lägga preliminära Beställningar senast den 1 maj under det innevarande läsåret till Tjänsteleverantören. Den preliminära Beställningen innebär att Staden, i enlighet med Bilaga 2 (Deltagande förvaltningar), ska lägga Beställningar i Portalen avseende minst sjuttio (70) procent av den volym av Produkter som Staden bedömer att Staden kommer att behöva vid läsårsstart. Staden ska därefter lägga resterande Beställningar senast 15 juni varje läsår. För undvikande av tvivel kan Staden använda normal beställningsprocess parallellt med rutin för massbeställningar inför läsårsstart. 2.3.2 Beställningar inför införande Utöver vad som beskrivs i avsnitt 2.1 och 2.2 ovan gäller nedanstående bestämmelser för Beställningar avseende Produkter Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning 5 (17)
som ska levereras inför införandet. Införandet är det projekt som syftar till att föra över leveransen från nuvarande leverantör av gemensam it-service till den nya Tjänsteleverantören. Överföring från befintlig leverantör kommer att påbörjas tidigast 2017-01- 01och beräknas vara slutförd senast 2019-01-01. Beställningar av Produkter under införande ska drivas som projekt där Ramavtalsleverantören ska delta tillsammans med Tjänsteleverantören och Staden. Projekten ska säkerställa att samtliga skolor och andra verksamheter får Produkter levererade enligt införandeplaneringen. Ramavtalsleverantören ska under införandet delta i planeringsmöten tillsammans med Staden och Tjänsteleverantören i enlighet med vad som vidare anges i det Operativa Samverkansavtalet, för att planera i vilken ordningsföljd enheterna inom Stadens organisation ska få sina leveranser. Av denna planering ska en eller flera Avtalade Leveransdagar för Ramavtalsleverantörens leverans fastställas. Staden ska ha slutlig bestämmanderätt i planeringen av leveranser. 2.4 Leveranskontroll och Effektiv Leveransdag 2.4.1 Kontroll innan leverans Ramavtalsleverantören ska innan Avtalad Leveransdag kontrollera att Produkterna inte är behäftade med Brist (inklusive men inte begränsat till att Produkterna möter de krav som anges i Avtalet). 2.4.2 Stadens leveranskontroll Vid leverans av Produkter till Leveranspunkten ska Staden, eller Staden genom Tjänsteleverantörens försorg, ha rätt, men inte skyldighet, att genom stickprovskontroller kontrollera att Produkterna inte är behäftade med Brist. Parterna är överens om att Effektiv Leveransdag ska inträffa den dag då (i) Produkterna levererats till Leveranspunkten, och (ii) om en leveranskontroll har utförts enligt detta avsnitt 2.4.2, sådan kontroll har genomförts utan att Staden, eller Staden genom Tjänsteleverantörens försorg, gjort befogad anmärkning mot Produkt till Ramavtalsleverantören, exempelvis genom överlämnande av förteckning över Brister. En utförd leveranskontroll ska inte heller medföra att Staden, eller Staden genom Tjänsteleverantörens försorg, förlorar rätten att i ett senare skede göra gällande Brister i Produkterna. Effektiv 6 (17) Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning
Leveransdag ska inte heller medföra att Staden förlorar rätten att i senare skede göra gällande Brister i Produkterna. 2.5 Förseningsviten m.m. För hänvisnings skull anges det att Ramavtalsleverantören kan komma att få betala förseningsvite i enlighet med Bilaga 6 (Servicenivåer och viten) vid försenade leveranser. 2.6 Faktureringstidpunkten Ramavtalsleverantören ska inte ha rätt att ställa ut faktura avseende levererade Produkter förrän den dag då Produkt Leveransgodkänts av Staden utan att befogad anmärkning om Brister gjorts. Leveransgodkännande sker vid den tidpunkt Produkten Leveransgodkänts av Staden vid Stadens verksamhetsställe. Den tidpunkt då faktura får utfärdas i enlighet med det ovanstående benämns i det följande Faktureringstidpunkten. 2.7 Övergång av risk och äganderätt Parterna är införstådda med att risken för Produkter övergår från Ramavtalsleverantören till Staden, eller till Staden genom Tjänsteleverantörens försorg, på Effektiv Leveransdag. Oaktat detta ska Ramavtalsleverantören alltid säkerställa att levererade Produkter tas emot på ett ändamålsenligt sätt, så att risken för stölder av Produkter minimeras. Detta ska bland annat medföra att Ramavtalsleverantören aldrig ska leverera Produkter om inte Tjänsteleverantörens personal finns på plats på Leveranspunkten såvida inte Staden godkänner annat. Äganderätten till Förvärvade Produkter i en Beställning övergår till Staden vid fullgjord betalning av Ersättningen för Produkterna. Detta ska medföra att äganderätten till Förvärvade Produkter som omfattas av en obestridd del av en faktura som betalats enligt avsnitt 10.2 i Ramavtalets huvudtext övergår till Staden vid fullgjord betalning av obestridd del av Ersättningen även om Staden innehåller betalning för en bestridd del av den aktuella Ersättningen enligt avsnitt 10.3 i Ramavtalets huvudtext. För undvikande av tvivel anges det att Förhyrda Produkter endast används av Staden med nyttjanderätt och att Staden således inte ska förvärva någon äganderätt till sådana Förhyrda Produkter. Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning 7 (17)
2.8 Hyresvillkor avseende Förhyrda Produkter Parterna är överens om att Hyresperioden för Förhyrda Produkter ska påbörjas på Faktureringstidpunkten. Parterna är överens om att Ramavtalsleverantören ska kunna erbjuda tre Hyresperioder om antingen tolv (12), tjugofyra (24) eller trettiosex (36) månader i enlighet med vad som anges i varje enskild Beställning. Staden ska ha möjlighet att senast en (1) månad innan Hyresperiodens utgång förlänga Hyresperioden för en enskild Produkt som hyrs till totalt maximalt fyrtioåtta (48) månader. Om Staden begär att en sådan förlängning ska ske, ska månadskostnaden för den aktuella Förhyrda Produkten sänkas till att motsvara trettio (30) procent av den månatliga Ersättning som Staden erlagt för sådan Förhyrd Produkt innan förlängningen begärdes. Staden åtar sig att använda de Förhyrda Produkterna så att Ramavtalsleverantörens äganderätt till de Förhyrda Produkterna inte äventyras. Staden får inte överlåta, ändra eller pantsätta Förhyrda Produkter på annat sätt än som anges i Avtalet utan Ramavtalsleverantörens samtycke. Ramavtalsleverantören är dock införstådd med att mot bakgrund av att Produkterna kommer att användas av ett stort antal Användare, kommer det finnas risk att Produkter stjäls, förloras eller annars inte kan återbäras, varpå bestämmelserna i denna bilaga ska tillämpas. 2.9 Försäkring av Förhyrda Produkter Om så begärs av Staden i en enskild Beställning, ska Ramavtalsleverantören försäkra de Förhyrda Produkterna och hålla sådana Förhyrda Produkter försäkrade mot samtliga risker (inbegripet tredjepartsrisker) hos försäkringsbolag godkända av Staden (varvid, för undvikande av tvivel sådant försäkringsbolag ska behandlas på samma sätt som andra underleverantörer enligt detta Avtal). Ramavtalsleverantören ska vid Inbjudan till Förnyad Konkurrensutsättning och i övrigt på Stadens begäran tillhandahålla försäkringsgivarens försäkringspolicy. Försäkringen ska utgöra en så kallad allriskförsäkring, dvs. en försäkring som täcker kostnader för oförutsedda händelser såsom rån, inbrott, skada, olycksfall, brand och skadegörelse. Försäkringen ska gälla tjugofyra (24) timmar per dygn, sju (7) dagar i veckan i hem, skola och på samtliga platser där den Förhyrda Produkten kan komma att användas av en Användare. Försäkringen ska gälla med självrisk på högst femhundra (500) kronor. 8 (17) Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning
Om Ramavtalsleverantören underlåter att erlägga de betalningar som krävs för att upprätthålla försäkringen enligt detta avsnitt 2.9 får Staden (dock utan att vara skyldig att göra så) erlägga betalning varpå Ramavtalsleverantören vid anfordran är skyldigt att återbetala motsvarande belopp till Staden (tillsammans med dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635). 3 Support-, incident- och problemhantering 3.1 Ramavtalsleverantörens ansvar i förhållande till Tjänsteleverantörens service desk Ramavtalsleverantören ska bistå Tjänsteleverantören och tillhandahålla support-, incident- och problemhantering avseende Produkterna. Ramavtalsleverantören är införstådd med att Tjänsteleverantören har det primära ansvaret för support-, incidentoch problemhantering genom den service desk som tillhandahålls av Tjänsteleverantören och att Användare därför inte ska kunna kontakta Ramavtalsleverantörens support direkt. Ramavtalsleverantören ska dock vid behov tillhandahålla Tjänsteleverantörens service desk support i enlighet med den ansvarsfördelning som beskrivs i det Operativa Samverkansavtalet innefattande ärendehantering, uppföljning och samverkan med Tjänsteleverantörens service desk. Tjänsteleverantörens service desk ska via telefon, e-post och ärendehanteringsverktyg som tillhandahålls av Tjänsteleverantören kunna kontakta Ramavtalsleverantörens support under vardagar mellan 08.00 17.00 svensk tid. Tjänsteleverantörens service desk ska kunna komma i direktkontakt med Ramavtalsleverantörens support utan att först passera telefonväxel eller separat ärenderegistrering. All support ska kunna ges på svenska. De närmare principerna avseende ansvarsfördelningen för support-, incident- och problemhantering mellan Ramavtalsleverantören och Tjänsteleverantören framgår av det Operativa Samverkansavtalet. Ramavtalsleverantören ska om Tjänsteleverantören så begär rapportera delegerade ärenden i av Tjänsteleverantören tillhandahållet systemstöd. Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning 9 (17)
3.2 Organisation och information För att kunna möta sitt ansvar för support-, incident- och problemhantering ska Ramavtalsleverantören se till att ha en väletablerad och kvalificerad service- och supportorganisation som bemannas med personal med för uppgiften nödvändig kännedom om Staden och om Produkterna. Ramavtalsleverantören ska tillämpa ITIL version 3 eller likvärdigt som ramverk för processerna vid support-, incident- och problemhantering. Oaktat vad som anges ovan om Tjänsteleverantörens primära ansvar för support-, incident- och problemhantering via Tjänsteleverantörens service desk, ska Ramavtalsleverantören i alla lägen proaktivt förse Tjänsteleverantören med information och stöd till självhjälp. Ramavtalsleverantören ska till Tjänsteleverantören göra tillgängligt övergripande information, användarguider och svar på vanligt förekommande frågor. 3.3 Prioritering av ärenden Ärenden prioriteras utifrån Figur 1 - Matris för prioritering av ärenden. Påverkan bestäms utifrån hur stor verksamhetspåverkan ärendet har och tidsaspekten utifrån hur viktigt det är att ärendet hanteras snabbt. Tidsaspekt Låg Medel Hög Hög 3 Medel 2 Hög 1 Kritisk Påverkan Medel 4 Låg 3 Medel 2 Hög Låg 5 Planerad 4 Låg 3 Medel Figur 1 - Matris för prioritering av ärenden Ramavtalsleverantören är införstådd med att Tjänsteleverantörens service desk ska har det primära ansvaret för att prioritera ärenden i 10 (17) Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning
enlighet med de rutiner som närmare beskrivs i det Operativa Samverkansavtalet. Ramavtalsleverantörens arbete med hantering av ärende med prioritet 1 och prioritet 2 ska pågå oavbrutet till dess ärendet är stängt, även om detta behöver ske utanför den servicetid som anges i avsnitt 3.1. Vid incidenter som prioriteras som hög eller kritisk ska alltid en rotorsaksanalys genomföras i enlighet med avsnitt 12.2.2 i Ramavtalets huvudtext. Rotorsaksanalysen ska ligga till grund för åtgärder som förhindrar att händelsen upprepas. Rotorsakanalysen ska levereras till Staden senast tio (10) Arbetsdagar efter att incidenten inträffade och godkännas av Staden. Ramavtalsleverantören kan begära längre tid för att utföra rotorsaksanalys om denna anser det nödvändigt. Ramavtalsleverantören ska då meddela skälen till begäran om förlängd tidsfrist till Staden senast fem (5) Arbetsdagar innan tidsfristens utgång. Staden har då rätt, men inte skyldighet, att bevilja en sådan förlängning. 3.4 Viten m.m. För hänvisnings skull anges det att Ramavtalsleverantören kan komma att få betala Viten för försenad leverans av rotorsaksanalys i enlighet med vad som anges i Bilaga 6 (Servicenivåer och viten). 4 Reparation av Produkter och tillhandahållande av Ersättningsprodukter 4.1 Åtgärder vid Produktskada eller Brist 4.1.1 Allmänt Om det vid ett support-, incident- och problemärende enligt avsnitt 3 eller på annat sätt, t.ex. vid en leveranskontroll enligt avsnitt 2.4 konstateras att en Produkt är behäftad med Produktskada eller Brist ska Ramavtalsleverantören åtgärda Produktskadan eller Bristen genom att antingen reparera den aktuella Produkten eller genom att tillhandahålla en Ersättningsprodukt, varvid bestämmelserna i detta avsnitt 4.1 ska tillämpas. Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning 11 (17)
4.1.2 Felsökning och hantering av Produkter behäftade med Brist eller Produktskada Vid Brister och Produktskador ska Ramavtalsleverantören hämta den aktuella Produkten vid Leveranspunkten snarast möjligt. Därefter ska Ramavtalsleverantören ansvara för felsökning och eventuell reparation eller tillhandahållande av Ersättningsprodukt efter bedömning av om Produktskadan eller Bristen ska anses utgöra en Totalförlust eller inte. För undvikande av tvivel anges det att Ramavtalsleverantören aldrig ska ha rätt utföra felsökningar eller eventuella reparationer vid Leveranspunkten om inte Tjänsteleverantören godkänner detta, utan Ramavtalsleverantören ska utföra sådana felsökningar och eventuella reparationer vid Ramavtalsleverantörens eget verksamhetsställe. Närmare bestämmelser om rutiner och ansvarsfördelning vid felsökning framgår av det Operativa Samverkansavtalet. Om reparation utförs av underleverantör till Ramavtalsleverantören, garanterar denne att underleverantören är auktoriserad reparatör eller att personalen som utför reparationen är auktoriserad. För undvikande av tvivel anges det att Ramavtalsleverantören inte ska ha rätt till någon särskilt ersättning för utförandet av felsökningen. 4.1.3 Åtgärder och fördelning av kostnader vid reparationer eller Ersättningsprodukter Om en Brist i en Produkt föreligger är Parterna överens om att; (a) om en Totalförlust bedöms föreligga med anledning av Bristen, ska Ramavtalsleverantören tillhandahålla en Ersättningsprodukt på egen bekostnad, (b) om en Totalförlust inte bedöms föreligga med anledning av Bristen, ska Ramavtalsleverantören utföra reparation på den aktuella Produkten på egen bekostnad, (c) om Bristen berör en Förhyrd Produkt ska ingen hyra utgå under tiden från att Produkt med brist finns tillgänglig för Ramavtalsleverantören vid Leveranspunkten för avhämtning till att Ersättningsprodukt eller reparerad Produkt har Leveransgodkänts av Staden, och (d) om Bristen upptäcks vid leveranskontroll och därmed Effektiv Leveransdag inte föreligger ska Ramavtalsleverantören på egen bekostnad leverera ny 12 (17) Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning
produkt till Leveranspunkten och hämta Produkt behäftad med Brist vid Leveranspunkten. Om en Produktskada i en Produkt inträffar är Parterna överens om att: (a) om en Totalförlust bedöms föreligga med anledning av en Produktskada på en Förhyrd Produkt, ska Ramavtalsleverantören tillhandahålla en Ersättningsprodukt för den aktuella Förhyrda Produkten varpå hyresavgifter för Ersättningsprodukten för kvarvarande hyrestid ska börja erläggas och Staden ska erlägga ersättning för den Förhyrda Produkt som blivit föremål för Totalförlust, varvid principerna i avsnitt 4.1.4 ska tillämpas, och (b) om en Totalförlust inte bedöms föreligga med anledning av en Produktskada, ska Ramavtalsleverantören ha rätt till ersättning för skäliga reparationskostnader om inte annan ersättning för den aktuella reparationen anges i det tilldelade Kontraktet, varvid Ramavtalsleverantören innan reparation utförs ska tillhandahålla en bindande offert på kostnaden för reparationen till Tjänsteleverantören och Staden. Om Staden godkänner offerten enligt punkten (b) ovan, ska Ramavtalsleverantören utföra reparationen i enlighet med rutinerna i det Operativa Samverkansavtalet och Staden ska ersätta Ramavtalsleverantören i enlighet med den godkända offerten. Om Staden inte godkänner offerten enligt punkten (b), ska Ramavtalsleverantören tillhandahålla en Ersättningsprodukt, varvid Staden ska stå för de eventuella merkostnader som Ramavtalsleverantören åsamkas till följd av att en Ersättningsprodukt tillhandahålls istället för att en reparation utförs. Oaktat vad som anges ovan om reparationsåtgärder och tillhandahållande av Ersättningsprodukter, ska Staden, eller Staden genom Tjänsteleverantörens försorg, alltid ha rätt begära att Ramavtalsleverantören ska tillhandahålla en Ersättningsprodukt (dvs. trots att en Totalförlust inte föreligger). Ramavtalsleverantören ska i sådant fall ha rätt till Ersättning för de merkostnader som Ramavtalsleverantören åsamkas till följd av att en Ersättningsprodukt istället för att Produkt repareras. Oaktat vad som anges ovan om fördelning av kostnader, så ska följande gälla om Staden i enlighet med avsnitt 2.9 ovan begärt att Ramavtalsleverantören ska teckna en försäkring avseende de Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning 13 (17)
aktuella Produkterna. Kostnader för reparationer eller för införskaffande av Ersättningsprodukter enligt detta avsnitt 4.1.3 (dvs. antingen Stadens kostnader enligt avsnitt 4.1.4 om en Totalförlust bedöms föreligga eller skäliga kostnader för reparation om en Totalförlust inte bedöms föreligga) ska så långt möjligt hämtas ur den försäkringsersättning som utbetalas av försäkringsgivaren. Om försäkringsersättningen inte täcker den fulla kostnaden för reparation av den aktuella Produkten eller kostnaden enligt avsnitt 4.1.4, ska Staden stå för den resterande kostnaden, varvid principerna i detta avsnitt 4.1.3 ska tillämpas. Ramavtalsleverantören ska alltid vidta skäliga åtgärder för att begränsa de kostnader som uppkommer enligt detta avsnitt 4.1.3. Staden är endast skyldig att utge Ersättning till Ramavtalsleverantören enligt detta avsnitt 4.1.3 till den del beloppet på objektiva grunder är att anse som skäligt. Staden ska aldrig vara skyldig att ersätta Ramavtalsleverantören för oskäliga kostnader som denne åsamkats vid reparationer. Ramavtalsleverantören ska alltid hålla Staden, eller Staden genom Tjänsteleverantörens försorg, informerade om de reparationsåtgärder som Ramavtalsleverantören vidtar, och om Ramavtalsleverantören är osäker på om Staden avser att godkänna en reparationskostnad ska Ramavtalsleverantören samråda med Staden, eller Staden genom Tjänsteleverantörens försorg. Staden ska aldrig vara skyldig att ersätta Ramavtalsleverantören för kostnader som denne åsamkats till följd av att denna underlåtit att samråda med Staden, eller med Staden genom Tjänsteleverantörens försorg, enligt detta avsnitt. Ersättningsprodukter som tillhandahålls enligt detta Avtal ska alltid vara av samma modell som den Produkt som Ersättningsprodukten ersätter, eller av en modell som Staden godkänner. Ramavtalsleverantören ska alltid medverka till att avveckla en Produkt som varit föremål för Totalförlust (och det oavsett om Totalförlusten är en Brist eller Produktskada), varvid bestämmelserna i avsnitt 6 ska tillämpas på motsvarande sätt. 4.1.4 Ersättning vid Totalförlust orsakad av Produktskada eller om Förhyrd Produkt inte kan återbäras Om en Förhyrd Produkt blir föremål för en Totalförlust orsakad av en Produktskada eller om Förhyrd Produkt inte kan återbäras på grund av stöld eller förlust ska Staden till Ramavtalsleverantören erlägga en ersättning som motsvarar; 14 (17) Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning
(a) samtliga förfallna men obetalda betalningar och övriga kostnader som ska betalas till Ramavtalsleverantören i fråga om den aktuella Förhyrda Produkten, (b) summan av samtliga kommande betalningar och övriga kostnader som skulle ha betalats till Ramavtalsleverantören i fråga om den aktuella Förhyrda Produkten, och (c) den procentuella andel som Ramavtalsleverantören angivit i sitt Leveransanbud (vilken procentuella andel får uppgå till maximalt tio (10) procent) av den totala ursprungliga Ersättning (dvs. utan beaktande av eventuella förlängningar av Hyresperioden som Staden begärt) som skulle ha betalats för den aktuella Förhyrda Produkten under Hyresperioden om den Förhyrda Produkten inte hade blivit föremål för Totalförlust under Hyresperioden enligt detta avsnitt 4.1.4. 4.2 Viten m.m. För hänvisnings skull anges det att Ramavtalsleverantören kan komma att få betala Viten för sena reparationer i enlighet med vad som anges i Bilaga 6 (Servicenivåer och viten). 5 Stulna eller förlorade Produkter Staden, eller Staden genom Tjänsteleverantörens försorg, ska ansvara för att informera Ramavtalsleverantören om att en Förhyrd Produkt är stulen, förlorad eller på annat sätt inte kan återbäras. Med avseende på Förhyrda Produkter, ska Staden i sådant fall ersätta Ramavtalsleverantören för den Förhyrda Produkt som stulits, förlorats eller annars inte kan återbäras varvid principerna i avsnitt 4.1.4 ska tillämpas på motsvarande sätt. Med avseende på Förvärvade Produkter anges det för undvikande av tvivel att Staden ska stå risken och kostnaden för Förvärvade Produkter som stulits, förlorats eller annars inte kan återbäras. Oaktat vad som anges ovan om fördelning av kostnader, är Parterna dock överens om följande: Om Staden i enlighet med avsnitt 2.9 ovan begärt att Ramavtalsleverantören ska teckna en försäkring avseende de aktuella Produkterna, ska kostnader enligt detta avsnitt Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning 15 (17)
5 så långt möjligt hämtas ur den försäkringsersättning som utbetalas av försäkringsgivaren. 6 Avveckling av Förhyrda Produkter 6.1 Åtgärder inför Hyresperiodens slut Ramavtalsleverantören ska senast tre (3) månader innan Hyresperioden för en Förhyrd Produkt löper ut meddela Staden om Hyresperiodens utgång genom att skicka ett meddelande till Tjänsteleverantören. 6.2 Återlämning efter Hyresperiodens slut Under förutsättning att Ramavtalsleverantören lämnat meddelande till Tjänsteleverantören i enlighet med avsnitt 6.1, ska Staden, eller Staden genom Tjänsteleverantörens försorg, återlämna den Förhyrda Produkten till Leveranspunkten. Om Staden, eller Staden genom Tjänsteleverantörens försorg, inte återlämnat Förhyrd Produkt till Leveranspunkten inom trettio (30) dagar efter Hyresperiodens utgång ska Staden betala en summa motsvarande den summa som anges i avsnitt 4.1.4 till Ramavtalsleverantören. Förhyrda Produkter som återlämnas ska vid återlämning vara fria från Produktskador. Om återlämnade Förhyrda Produkter är behäftade med Produktskador, ska Staden antingen erlägga det lägre beloppet av följande två belopp: (i) skälig ersättning för reparationskostnader, om inte annan Ersättning för den specifika reparationen anges i det aktuella tilldelade Kontraktet, eller (ii) ersättning motsvarande den ersättning som anges i avsnitt 4.1.4. Oaktat vad som anges ovan är Ramavtalsleverantören införstådd med att lösa tillbehör såsom laddare, som levereras tillsammans med vissa Förhyrda Produkter, i många fall vid Användares användning kan komma att förloras varvid Staden kan komma att ersätt dessa tillbehör med likvärdiga. Staden ska därför inte vara ersättningsskyldigt eller stå för någon form av värdeminskning som en följd av att Förhyrda Produkter inte lämnas tillbaka tillsammans med de tillbehör som Ramavtalsleverantören levererade tillsammans med Förhyrda Produkter då de Förhyrda Produkterna ursprungligen beställdes. I detta sammanhang hänvisas uttryckligen till avsnitt 11.3 i Ramavtalets huvudtext, enligt vilket Ramavtalsleverantören är medveten om att de Förhyrda Produkterna kommer att användas i 16 (17) Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning
en miljö som innebär att de Förhyrda Produkterna kan komma att bli föremål för större slitage och mera omild användning än vad som normalt är fallet då utrustning som motsvarar de Förhyrda Produkterna används i normal kontorsmiljö. 6.3 Avveckling Ramavtalsleverantören ska hämta återlämnade Förhyrda Produkter vid Leveranspunkten, varefter de Förhyrda Produkterna ska avvecklas. Avveckling ska genomföras i enlighet med bestämmelserna i Bilaga 3 (Säkerhet) och Bilaga 7 (Hållbar it). 6.4 Ersättning vid Hyresperiodens slut För undvikande av tvivel anges det att Staden inte ska vara ersättningsskyldigt gentemot Ramavtalsleverantören för Förhyrda Produkter efter att Hyresperioden för Förhyrd Produkt har löpt ut. Ramavtalsleverantören är införstådd med att Staden således inte är ersättningsskyldig i förhållande till Ramavtalsleverantören för hyra avseende tid efter Hyresperiodens slut intill dess att Förhyrd Produkt mottagits av Ramavtalsleverantören vid Leveranspunkten för avveckling. 7 Precisering vid förnyad konkurrensutsättning Vid Inbjudan till Förnyad Konkurrensutsättning kan vissa preciseringar komma att göras gällande denna Bilaga 4 (Allmänna leverans- och förhyrningsvillkor). Exempel på precisering av specifikationer som Staden avser genomföra vid förnyad konkurrensutsättning är: precisering av Leveranspunktens adress eller adresser och användningsområde, precisering av tekniska gränssnitt i Portalen, precisering av samverkansformer mellan Ramavtalsleverantören och Tjänsteleverantören, och precisering av processer mellan Ramavtalsleverantören och Tjänsteleverantören. Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning 17 (17)