Protokoll från styrelsemöte i Botkyrka Ridsällskap Tid Tisdagen den 10 januari 2017 kl. 19.00 21.00 Plats Vita villan, Skrävsta Gård Närvarande Sonny Hellberg, ordförande Mats Andersson, ledamot Mischa Johansson, ledamot och sekreterare Bettina Krausbauer, ledamot Ulrica Sundin, ledamot Sofia Lynghaug, BRUS-representant Therese Kristensen, 1:a suppleant Susanne Irme, 3:e suppleant Lars Osswald, 4:e suppleant Ulrica Goike Brattberg, 5:e suppleant Linda Holmqvist, verksamhetschef, adjungerad Kerstin Ångman, sammankallande valberedningen, särskilt inbjuden Monika Persson, valberedningen, särskilt inbjuden Frånvarande Kerstin Karlsson, vice ordförande Anna Ullman, ledamot Maria Månsson, 2:a suppleant Mikaela Gustafsson, 6:e suppleant Linnea Widstrand, BRUS-suppleant 16140 Mötets öppnande Ordföranden förklarade mötet öppnat. 16141 Dagordningens fastställande Dagordningen fastställdes. 16142 Val av justeringsperson Styrelsen beslutar att utse Therese till justeringsperson. 16143 Föregående protokoll Protokollet från styrelsemötet den 8 november gicks igenom och lades till handlingarna. 16144 Valberedningen läget i arbetet Kerstin Ångman och Monica Persson hälsades särskilt välkomna. Valberedningen har ett ganska tufft arbete då ett flertal personer har bestämt sig för att 1
lämna styrelsen. Man är dock förhoppningsfull om att kunna presentera bra förslag till årsmötet. 16145 Skrivelser Botkyrka kommuns information om bidragsregler Botkyrka kommun har skickat ut information om regler för bidragen och hur man ansöker dem. 16146 Rapporter a) TK Bettina rapporterade: En ponnydressyr har genomförts. Trots bistert väder var uppslutningen god. Grenledare finns nu för alla grenar: Malgorzata Gola Dziurla för fälttävlan, Lisa Andersson för dressyr och Elin Andersson för hoppning. Dessutom är Eva Asplund utsedd som sponsoransvarig. Ambitionen är att försöka ha en aktivitet per gren och månad. TK håller på och samlar in tankar och idéer omkring hur bl.a. First Class Membership borde utvecklas. En arbetsdag inför hopptävlingen i mars är planerad. Det pågår generellt mycket aktiviteter inom TK. Synpunkter på broschyren Välkommen till BRS finns. Bettina samlar in dessa och vidarebefordrar till Mischa. b) BRUS Sofia rapporterade: BRUS kommer att ha sitt första möte i morgon. Arbete med verksamhetsberättelsen pågår. Sofia jobbar dessutom med evenemangsrapporten från Luciashowen. Även om BRUS själva var mer nöjda med Luciashowen 2015 så fick man mycket fin kritik om 2016 års show. c) Verksamhetsrapport Linda rapporterade: Personal Inget nytt avtal finns ännu varför lönerevisionen kommer att ske senare. Linda kommer att gå en tredagars BAM-utbildning som handlar om bättre arbetsmiljö med fokus på hästanläggningar. Tolv personer från hela landet är antagna. Grupper/elever Julkurserna var mycket populära och vi fick positiv feedback. Grupp med luckor (ponnygrupp 16.15) håller på och fyllas upp. Vi kommer att starta två nya introgrupper på ponny. 2
Hästar/ponnyer Glenn och Lussan sätts igång. Melvin och Lady My ska kontrolleras på torsdag. Flingan har precis kommit in i verksamheten igen. Anläggningen Vattnet frös i småstallen i samband med den stränga kylan. Fyrhjulingen är på planerad service. Stallfritids Nästa evenemang är julgransplundringen med bortstädning av allt julpynt i framför allt ridskolestallet. d) Ekonomi Linda har distribuerat 2016 års preliminära resultat (se vidare punkt 16148). Vi har fått förslag på att byta bank från Swedbank till Handelsbanken eftersom de bl.a. har bättre bidrags-/sponsringsmöjligheter. Linda tar fram beslutsunderlag för eventuellt byte. e) Verkställande utskott (VU) Boxplats VU har efter förslag från ledningen beslutat att erbjuda Ebba Asplund en box fr.o.m. 1 februari. Ebba hyr sedan tidigare en box i andra hand. f) IT-utskott (ITU) g) Säkerhetsutskott (SU) h) Personalutskott (PU) i) Övriga rapporter 3
16147 Jubileumsåret 2017 Linda rapporterade: Bettan, Elin m.fl. jobbar med planeringen av showen. Jubileumsmiddagen har redan över hundra anmälningar. Maximalt antal deltagare är 200. Therese har kontaktat Häst & Ryttare om en artikel om vårt jubileum. De har inte återkommit ännu. Sponsorgruppen arbetar vidare. Brev, adresslista osv finns på plats, nu ska utskick och uppföljning påbörjas. Södra Sidan skrev om Luciashowen och kommer senare även att skriva om vårt jubileum. Styrelsen efterfrågar en mer specifik ekonomisk plan för jubileumsaktiviteterna. Linda ansvarig. 16148 Bokslut Vi gör ett preliminärt resultat på cirka 20 000 kronor. Dock kan resultatet komma att påverkas till följd av revisorernas bedömning av vissa transaktioner. Då vi inte har fått hyresfakturan för andra halvåret ännu har vi reserverat 120 000 kronor i bokslutet för denna. Beloppet kan behöva justeras upp eller ner. Några områden som slutade sämre än budget under året är veterinärvård och försäkringsersättningar (ca 233 000 kronor sämre än budget), tävlingsverksamheten (ca 43 000 kronor sämre än budget), lektioner (vi fick till följd av hästläget ställa in ett antal speciallektioner, ca 411 000 kronor sämre än budget) och slutligen har vi haft relativt många tomboxar (ca 76 000 kronor sämre än budget). För att komma i kapp med underhållsåtgärder eftersom kommunen stoppade alla sina delar tog vi in Snappe Ahokas som entreprenör och detta har naturligtvis även kostat (ca 44 000 kronor sämre än budget). Avvikelserna är så pass betydande att styrelsen bör få löpande rapporter om åtgärderna inom dessa områden under 2017. Linda är ansvarig. På den positiva sidan ligger bl.a. anläggningsavgifter (ca 45 000 kronor bättre än budget), personalkostnader (ca 45 000 kronor bättre än budget) och övrigt (ca 77 000 kronor, varav ca 45 000 kronor avser avyttring av hästar). Revisorerna kommer på torsdag och gör sin granskning. Därefter har vi mer säkra siffror. 16149 Verksamhetsberättelse Arbetet med verksamhetsberättelsen och övriga dokument inför årsmötet är i gång. Material fattas dock ännu vilket gör att första korrekturet inte kommer att kunna skickas ut till styrelsen på fredag. Verksamhetsplan 2017-2019 Mischa har efter styrelsens genomgång av verksamhetsplanen arbetat in inkomna synpunkter på förändringar. Styrelsen beslutar om Verksamhetsplan för 2017-2019 enligt förslag med tillägget att återföra utvecklingsmålet avseende tävlingsverksamheten. 4
16150 First Class Membership Linda har föreslagit att 136 stycken FCM-checkar utgår till ett värde av 70 kronor per styck, dvs. totalt 9 520 kronor. Maximalt antal checkar per person är åtta. Styrelsen beslutar enligt förslaget. 16151 Tävlingsstöd Antalet placeringspoäng som BRS-ekipage har tävlat ihop under 2016 är 412 (180 poäng färre än 2015). Linda föreslår att 12 kronor delas ut per placeringspoäng vilket blir 4 944 kronor totalt. Vidare föreslås att träningsbidraget har ett maxtak på 2 000 kronor per person. Styrelsen beslutar enligt förslaget. 16152 Budget Linda har skickat ut senaste versionen av budgetförslaget. Eftersom 2016 års resultat nu är preliminärt klart behöver vi titta närmare på vissa delar, t.ex. ridintäkterna och tävlingsdelen. Beslut om budget kommer därför att fattas vid februari månads styrelsemöte. 16153 Botkyrka kommun Sonny rapporterade: Under hösten har vi på olika sätt påtalat för kommunen om problemen med deras efterlevnad av våra avtal. Kultur- och fritid har från sin sida stött på Tekniska förvaltningen för att de ska börja ta sitt ansvar. Man anser vidare att frågeställningarna måste hanteras på förvaltningschefsnivå. I december fick vi besked om att möte skulle hållas mellan Kultur- och fritid och Tekniska förvaltningen den 21 december. Mötet blev inställt och ett nytt möte bokades till den 4 januari. Även detta möte blev inställt. Nu är planen att mötet ska hållas den 19 januari. Vi får invänta resultatet från detta möte innan vi går vidare. 16154 Övriga frågor Ridabonnemanget Det har förekommit diskussioner om hur innebörden ska tolkas, särskilt när det gäller formuleringen Abonnemanget kan, efter särskild överenskommelse med BRS, delas mellan två elever som då huvudsakligen rider varannan gång under avsnittet Delat abonnemang. Styrelsen anser att man t.ex. kan dela abonnemang om man vet att man kommer att vara bortrest mycket, t.ex. på tjänsteresa, eller har planerat in någon operation med längre frånvaro. Att sätta en specifik gräns på antal gånger den ena respektive andra deltar är dock svårt utan varje önskemål om delat abonnemang kommer att bedömas individuellt (även naturligtvis med avseende på viktgränser, utbildningsnivå och övriga krav enligt policyn). Det är dock fortsatt inte avsikten att delat abonnemang ska nyttjas för att ersätta vid något enstaka ridtillfälle. 5
Det finns för närvarande ett tiotal önskemål om delat abonnemang som ska gås igenom. När det gäller antal abonnemang som ska fyllas i och undertecknas så krävs det ett för varje delat sådant. Om man i övrigt rider flera gånger i veckan räcker det med ett ifyllt och undertecknat abonnemang för dessa. Personalen kommer under onsdagens möte att åter gå igenom bedömningskriterierna. Linda återrapporterar till styrelsen. Sekreteraren passar i sammanhanget på och påminner om att diskussioner via mail inte automatiskt tas med som punkter i dagordningen. Var och en som vill få med en punkt måste meddela detta specifikt tillsammans med uppgift om hur man vill att ärendet ska behandlas (information, diskussion, beslut) och vad det förväntade resultatet ska vara. 16155 Genomgång och uppdatering av åtgärdslistan Åtgärdslistan (se bilaga 1) gicks igenom och uppdaterades. 16156 Utvärdering av mötet Utvärderingen är ett internt verktyg för utveckling och kvalitetssäkring av styrelsens arbete och redovisas inte i protokollet. 16157 Nästa möte Nästa möte hålls onsdagen den 8 februari. 16158 Avslutning Mötet förklarades avslutat 21:38. Skrävsta 2017-01-10 Mischa Johansson Sonny Hellberg Therese Kristensen Sekreterare Ordförande Justeringsperson 6