Sammanträdesprotokoll

Sid 1 (18) Sammanträdesprotokoll Plats och tid Hemlingbystugan, Hacksten, kl. 13.30-16.45 Paragraf 77-90 Närvarande Se sidan 2 Justeringens plats och tid Gefle Vapen 2014-11-14 Sekreterare Camilla Williamsson Ordförande Lars-Göran Ståhl (S) Erik Holmestig (C) Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har offentliggjorts genom anslag. Organ Sammanträdesdatum 2014-11-05 Anslag sätts upp 2014-11-17 Anslag tas ned 2014-12-10 Förvaringsplats för protokollet Gefle Vapen Underskrift Camilla Williamsson Gävle kommun Box 801 Växel 026-17 80 00 kultur-fritid@gavle.se http://www.gavle.se

Sid 2 (18) Ledamöter Närv. Frånv Tjänstgörande ersättare Paragraf Lars-Göran Ståhl (S) ordf Mona Kolarby (S) Markus Kristiansson (S) Maria Andersson (S) Ismet Uzun (S) Ylva Bandmann (MP) v. ordf Tobias Åkerlund (V) Kenneth Bognesand (M) Birgittha Bjerkén (M) Fredrik Fahlstedt (M) Niclas Bornegrim (M) Gunnar Kvist (FP) Erik Holmestig (C) Robin Andersson (S) 77-90 Ersättare Inga-Lill Hemström (S) Leyla Tarhan (S) Per Gunnarsson (V) Kicki Larsson (MP) Lars-Åke Gyllenhammar (M) Margaretha Hofvenstam (FP) Anders Aldén (KD) Närv. Frånv Övriga Kajsa Ravin, Förvaltningschef 77-90 Camilla Williamsson, Nämndsekreterare 77-90 Tina Hellman Ekonomichef 77-90 Anneli Westin Administrativ chef 77-90 Johan Öholm, chef Fritid 77-81 Beryl Lunder Chef Konserthuset 77-81 Taina Gustafsson Ekonomiadministratör 77-90 Åsa Holmberg, Resesamordnare 77-79 Elin Frisk, Miljöstrateg/Miljöcontroller 77-79

Sid 3 (18) 77: Fastställande av föredragningslista 1. Mötets öppnande, upprop, tjänstgöringsordning 2. Val av justerare 3. Fastställande av föredragningslista 4. Anmälan av beredning 5. Gävle kommuns resepolicy 6. Energieffektiviseringar 7. Revisionsrapport Hantering av kontantförsäljning inom Gävle kommun, dnr 14KFN238 8. Ungdomskulturstipendier, dnr 14KFN279 9. Ungdomsmusikstipendier, dnr 14KFN280 10. Internbudget 2015, dnr 14KFN284 11. Återremiss Översyn angående flytt av inventarier från Strömvallen till Sörby IP och Gunder Hägg-stadion, dnr 14KFN266 12. Remiss från Kulturdepartementet Promemorian överlämnande av allmänna handlingar för förvaring ds 2014:34, dnr 14KFN288 13. Sammanträdesdagar 2015, dnr 14KFN303 14. Arkivbeskrivning, dnr 14KFN304 15. Dokumenthanteringsplan, dnr 14KFN305 16. Karin och Erik Engmans stipendium 2014, dnr 14KFN278 17. Kyrkans Ungdomsgårdars resestipendium 2014, dnr 14KFN281 18. Redovisning av delegeringsbeslut, dnr 14KFN59 19. Ekonomisk månadsrapport 2014, dnr 14KFN76 20. Rapporter från förtroendeuppdrag 21. Kontaktpolitikerna rapporterar 22. Övriga frågor

Sid 4 (18) 78: Anmälan av beredning Ordförandeberedning inför dagens sammanträde har ägt rum den 23 oktober med ordförande Lars-Göran Ståhl (S), vice ordförande Ylva Bandmann (MP), Tobias Åkerlund (V), Kenneth Bognesand (M) och förvaltningschef Kajsa Ravin samt berörda chefer och handläggare på förvaltningen.

Sid 5 (18) 79: Informationsärenden Gävle kommuns resepolicy Åsa Holmberg, Resesamordnare Gävle kommun, informerar nämnden om Gävle kommuns resepolicy. Information från förvaltningschefen Kajsa Ravin, förvaltningschef, informerar nämnden om att arbetet med uppdraget Likvärdig fritid pågår som har tillsammans med Utbildningsnämnden, att nämnden får information i december om den uppföljning och utveckling av fridsgårdsverksamheten som pågår, att arbetet med fotbollsarenan på Gavlehov går enligt planerna. Att PEAB vunnit överklagan som gjorts av upphandlingen inför byggandet av Friidrotts- och sportarenan på Gavlehov. En ny upphandling kommer att påbörjas i början av 2015, att nämnden får information i december om utredningen och översynen av Symfoniorkestern, att direktupphandlingen inför utredningen av Biblioteksverksamheten är avslutad. Två olika konsulter arbetar med detta. Nämnden får information av konsulterna i februari 2015, pågående rekryteringar i förvaltningen, att Gefle IF och Gävle bibliotek har en kampanj tillsammans Kom till skott med läsningen med syfte att få unga i Gävle att läsa och klara skolan, att Skatteverket ser över avdragsregler för Symfoniorkestern, samt att Kultur & fritid är en pilotförvaltning inom Gävle kommun för ett nytt sätt att kommunicera. En ny kommunikationsavdelning bildas på Kommunledningskontoret 1 januari 2015 och kommunikationsarbetet kommer därmed att centraliseras. Symfoniorkestern Beryl Lunder, chef Konserthus & Symfoniorkester, informerar nämnden att Symfoniorkesterns planerade turné till Kina 2015 flyttas fram till 2016. Energieffektiviseringar Johan Öholm, chef Fritid, informerar nämnden om arbetet med energieffektiviseringar på fritidsanläggningar som genomförts tillsammans med Gävle Energi och Gavlefastigheter AB.

Sid 6 (18) Revisionsrapport hantering av kontantförsäljning inom Gävle kommun Tina Hellman, Ekonomichef, informerar nämnden om den revisionsrapport kommunens revisorer tagit fram. Ungdomskulturstipendier 2014 Ylva Bandmann (MP), stipendiekommitténs ordförande, informerar nämnden att 2014 års Ungdomskulturstipendium går till Sara Edbom. s stipendiekommitté delar årligen ut ungdomskulturstipendier. Stipendierna är avsedda att stödja och uppmuntra individuella och kollektiva insatser på kulturområdet och uppgår i år till 10 000 kronor var. utsåg i början av mandatperioden en stipendiekommitté bestående av fem representanter från nämnden. Stipendiekommitténs uppgift består i att utifrån inkomna förslag och ansökningar och utifrån gällande stadgar för kommittén lägga förslag på val av stipendiater till ungdomskulturstipendiet. Stipendiekommittén fattar sedan beslut om vem/vilka som skall motta stipendiet. Ungdomsmusikstipendier 2014 Ylva Bandmann (MP) informerar nämnden att 2014 års Ungdomsmusikstipendier går till Benjamin Jiang och Gustav Modin. s stipendiekommitté delar årligen ut ungdomsmusikstipendier. Stipendierna är avsedda att stödja och uppmuntra individuella och kollektiva insatser som är av betydelse för ungdomsmusiken i Gävle och uppgår i år till 10 000 kronor.

Sid 7 (18) 80: Internbudget 2015 Delges: Kommunledningskontoret Dnr 14KFN284 Beslut beslutar Driftbudget - kommunbidrag exklusive kapitaltjänst Att tilldela Stab inklusive förvaltningsledning och nämnd 12 538 tkr Att tilldela Bibliotek 43 748 tkr Att tilldela Konserthus & Gävle symfoniorkester 45 498 tkr Att tilldela Kultur 70 109 tkr Att tilldela Fritid 110 359 tkr Investeringsbudget Att tilldela Stab och Förvaltningschef 125 tkr Att tilldela Bibliotek 2 000 tkr Att tilldela Konserthus och symfoniorkester 1 100 tkr Att tilldela Kultur 700 tkr Att tilldela Fritid 800 tkr Fördelning av kommunbidrag till internbudget för 2015 gällande drift- och investeringsmedel. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse - Internbudget för 2015 Kultur - och fritidsnämnden, daterad 2014-10- 08 Internbudget för 2015, daterad 2014-09-15 Oppositionen deltar inte i beslutet. Inlägg i debatten Ylva Bandmann (MP), Birgittha Bjerkén (M), Lars-Göran Ståhl (S), Niclas Bornegrim (M), Mona Kolarby (S), Kenneth Bognesand (M)

Sid 8 (18) 81: Återremiss - Översyn angående flytt av inventarier från Strömvallen till Sörby IP och Gunder Hägg-stadion Delges: Gavlefastigheter AB Dnr 14KFN266 Beslut beslutar att uppdra åt förvaltningen att tillsammans med GFAB, Gästriklands idrottsförbund, Gästriklands fotbollsförbund, GIF-fotboll samt övriga berörda föreningar utreda Kultur & fritids fortsatta verksamhet vid Strömvallen, att efter översyn redovisa resultat och eventuella förslag på förändringar, samt att i enlighet med ordförandens tilläggsförslag att arbetet i möjligaste mån ska vara klart i april 2015. Den nya fotbollsarenan vid Gavlehov kommer att färdigställas under maj 2015, och därmed vara GIF:s nya hemmaarena för deras elitverksamhet. Idag är det huvudsakligen GIF som bedriver verksamhet vid Strömvallen och främst deras elitlag. Därtill bedriver Brynäs, IK Huge och VAIF viss tränings- och matchverksamhet för deras seniorlag och mestadels utanför ordinarie säsong. I samband med ny hemmarena för elitverksamheten har GIF utryckt önskemål om att flytta all sin ungdomsverksamhet till Sörby IP. I dagsläget skulle det betyda att GIF:s verksamhet vid Strömvallen upphör och endast ett fåtal seniorlag från andra föreningar skulle vara kvar och då främst för träning och match utanför ordinarie säsong. Mot bakgrund av detta finns nu ett behov för förvaltningen att se över verksamheten vid Strömvallen. Översynen kommer att ske i samråd med GFAB, GIF-fotboll, GIF-friidrott, Gästriklands idrottsförbund, Gästriklands fotbollsförbund samt övriga berörda föreningar kring Strömvallen idag. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse - Återremiss - Översyn angående flytt av inventarier från Strömvallen till Sörby IP och Gunder Hägg-stadion, daterad 2014-10-02 Protokollsutdrag KFN 2014-09-24 71 Tjänsteskrivelse Översyn angående flytt av inventarier från Strömvallen till Sörby IP och Gunder Hägg-stadion, daterad 2014-09-02

Sid 9 (18) Efter en diskussion gör ordföranden ett tillägg i beslutsförslaget att arbetet i möjligaste mån ska vara klart i april 2015. Inlägg i debatten Birgittha Bjerkén (M), Niclas Bornegrim (M), Lars-Göran Ståhl (S)

Sid 10 (18) 82: Remiss från Kulturdepartementet - Promemorian Överlämnande av allmänna handlingar för förvaring ds 2014:34 Delges: Kommunledningskontoret Dnr 14KFN288 Beslut beslutar att ställa sig bakom förvaltningens yttrande. Kommunstyrelsen har från begärt yttrande i ärenden om Överlämnande av allmänna handlingar för förvaring, Ds 2014:34, ku2014/14927rfs, som är en remiss från Kulturdepartementet. En ny lag föreslås träda i kraft den 1 juli 2015. Den föreslås ersätta den s.k. förvaringslagen, Lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring. Förvaltningen ställer sig positiv till lagförslaget. Kommunerna ges i förslaget frihet att själva utforma hur bestämmelserna ska tillämpas. Om lagförslaget genomförs så innebär det att kommunens lokala regelverk, arkivreglementet, behöver ses över för att överensstämma med den nya lagtexten. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Remiss från Kulturdepartementet Promemorian Överlämnande av allmänna handlingar för förvaring ds 2014:34, daterad 2014-10-23 Ds 2014:34, Kulturdepartementet. Överlämnande av allmänna handlingar för förvaring Remissmissiv 14KS321 Inlägg i debatten Lars-Göran Ståhl (S), Niclas Bornegrim (M), Kenneth Bognesand (M)

Sid 11 (18) 83: Sammanträdesdagar 2015 Delges: Kommunledningskontoret Dnr 14KFN303 Beslut beslutar att återremittera ärendet till förvaltningen med uppdrag att ta fram ett förslag på nytt datum i juni. Sammanträdena börjar kl 13.30. Vid heldag kl 8.30. 28 jan Utbildningsdag ny mandatperiod 18 feb Sammanträde 9 mars Utbildning Roller och mandat Politiker och tjänstemän 18 mars Sammanträde 13 april Sammanträde 27 maj Sammanträde 10 juni Sammanträde 19 aug Verksamhetsplanering heldag 23 september Sammanträde 4 november Sammanträde 16 december Sammanträde Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Sammanträdesdagar 2015, daterad 2014-10-23 Efter en diskussion reviderar ordföranden beslutsförslaget med att återremittera ärendet till förvaltningen med uppdrag att ta fram ett förslag på nytt datum i juni. Inlägg i debatten Margaretha Hofvenstam (FP), Lars-Göran Ståhl (S)

Sid 12 (18) 84: Arkivbeskrivning Dnr 14KFN304 Beslut beslutar att anta den av förvaltningen uppdaterade arkivbeskrivningen. Enligt både offentlighets- och sekretesslagen (kap.4, 2) och arkivlagen ska varje myndighet upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. I arkivlagen (6 ) kallas denna arkivbeskrivning. Beskrivningen har till syfte att ge en överblick över myndighetens organisation, arbetsuppgifter och hantering av allmänna handlingar. Arkivbeskrivningen revideras vid varje förändring i organisationen och omarbetas vid större förändringar. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Arkivbeskrivning, daterad 2014-10-07 Arkivbeskrivning, daterad 2014-10-07

Sid 13 (18) 85: Dokumenthanteringsplan Dnr 14KFN305 Beslut beslutar att fastställa dokumenthanteringsplanen för Kultur & fritid Gävle, samt att förvaltningschefen vid behov får fatta beslut om smärre ändringar i dokumenthanteringsplanen efter samråd med en arkivarie. Enligt kommunens arkivreglemente (Kf 1998-12-14), som grundar sig på arkivlagen, skall varje myndighet upprätta en dokumenthanteringsplan. Dokumenthanteringsplanen fungerar som styrdokument för flödet av allmänna handlingar inom verksamheten och anger vilka handlingar som får gallras, när detta ska ske, vilka handlingar som ska bevaras för framtiden, rutiner och förvaringsplatser för handlingarna. Planen ger en översikt och ökar möjligheten till insyn i förvaltningens verksamhet i enlighet med offentlighetsprincipen. Planen gör dokumenthanteringen och även arkivbildningen kontrollerbar. Dokumenthanteringsplanen underlättar vidare arbetet vid stadsarkivet inför slutarkiveringen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Dokumenthanteringsplan, daterad 2014-10-14 Dokumenthanteringsplan, daterad 2014-10-14 Inlägg i debatten Per Gunnarsson (V)

Sid 14 (18) 86: Karin och Erik Engmans stipendium 2014 Delges: Stipendiater Dnr 14KFN278 Beslut beslutar att Karin och Erik Engmans stipendium 2014 tilldelas Jakob Hultin Rosenberg och Sigrid Ejemar. delar årligen ut Karin och Erik Engmans stipendium. Stipendiet grundar sig på en donation från Gävlebon Erik Engman som avled 2001, och delades ut för första gången 2005. Enligt testamentet ska varje år två lovande unga konstnärer i Gävle dela på ett belopp som uppgår till 80 % av fondens årliga avkastning; stipendiets ändamål är att stimulera konstnärerna till utbildning och fortbildning. Beloppet uppgår till 160 000 kronor var till de två stipendiaterna. utsåg i början av mandatperioden en stipendiekommitté bestående av fem representanter från nämnden. Stipendiekommitténs uppgift består i att utifrån inkomna ansökningar och utifrån gällande stadgar för kommittén lägga förslag på val av stipendiater till Karin och Erik Engmans stipendium. Kultur- och fritidsnämnden fattar sedan beslut om vem/vilka som skall motta stipendiet. Beslutsunderlag Skrivelse Karin och Erik Engmans stipendium 2014, daterad 2014-10-10

Sid 15 (18) 87: Kyrkans Ungdomsgårdars resestipendium 2014 Delges: Stipendiater Dnr 14KFN281 Beslut beslutar att Kyrkans ungdomsgårdars resestipendium 2014 tilldelas Sofi Jonsevall och Tomas Mörck, samt att i enlighet med ordförandens tilläggsförslag ge förvaltningen i uppdrag att utreda om det går att ändra namnet på stipendiet. delar årligen ut Kyrkans ungdomsgårdars resestipendium till välmeriterade ungdomsledare, som på fritiden gjort goda insatser i ungdomsarbetet. Stipendiet ska användas till en studieresa. Beloppet uppgår i år till 8 000 kronor var. utsåg i början av mandatperioden en stipendiekommitté bestående av fem representanter från nämnden. Stipendiekommitténs uppgift består i att utifrån inkomna förslag och ansökningar och utifrån gällande stadgar för kommittén lägga förslag på val av stipendiater till Kyrkans ungdomsgårdars resestipendium. fattar sedan beslut om vem/vilka som skall motta stipendiet. Beslutsunderlag Skrivelse Kyrkans Ungdomsgårdars resestipendium 2014, daterad 2014-10-10 Efter en diskussion gör ordföranden ett tillägg i beslutsförslaget att ge förvaltningen i uppdrag att utreda om det går att ändra namnet på stipendiet. Inlägg i debatten Kenneth Bognesand (M), Fredrik Fahlstedt (M), Mona Kolarby (S), Birgittha Bjerkén (M)

Sid 16 (18) 88: Redovisning av delegeringsbeslut 2014 Dnr 14KFN59 har överlåtit sin beslutanderätt till kommitté, ordförande och tjänstemän i enlighet med s delegeringsordning. Dessa beslut ska redovisas till. Redovisningen innebär inte att omprövar eller fastställer delegationsbesluten. Däremot får återta lämnad delegation eller föregripa ett beslut i ett enskilt ärende av den som fått beslutanderätten genom att själv ta över ärendet och fatta beslut. Personalärenden Tillsättningsbeslut 14.1019-20 Bidrag och stöd Arrangemangsstöd 14.2040 Lotteriverksamhet 14.2041 Projektstöd 14.2042-44 Planer Övrigt Stängning av närbibliotek 14.4009 Tecknande av avtal 14.4010

Sid 17 (18) 89: Ekonomisk månadsrapport 2014 Dnr 14KFN76 Tina Hellman, Ekonomichef, redogör för förvaltningens ekonomi per den 30 september 2014.

Sid 18 (18) 90: Rapporter 1. Rapporter från förtroendeuppdrag Förtroendevald Datum Uppdrag Lars-Göran Ståhl (S) 25-26 september Rapport från Bokmässan i Göteborg, från möte om samverkan kring fristadsarbete samt från möte med konsulterna bakom utredningen om Symfoniorkestern. Lars-Göran Ståhl (S) 1 oktober Rapport från Kulturfrukost. Lars-Göran Ståhl (S) 13 oktober Rapport från möte om finskt förvaltningsområde. Lars-Göran Ståhl (S) 27 oktober Rapport från kultursamråd TRU-nämnden bjudit in till. Lars-Göran Ståhl (S) 5 november Rapport från möte med konsumentvägledare. Lars-Göran Ståhl (S) 5 november Rapport från Kulturfrukost. Gunnar Kvist (FP), Margaretha Hofvenstam (FP) Rapport från rundvisning på Fjärran Höjderbadet samt Valbobadet. 2. Kontaktpolitikerna rapporterar Kontaktpolitiker Fritidsstöd & utveckling Niclas Bornegrim (M) rapporterar om ett möte med enheten fritidsstöd & utveckling. 3. Övrigt Maria Andersson (S) ställer en fråga till förvaltningen om den lokala trygghetsvandringen som genomförts i Hedesunda. Förvaltningschef Kajsa Ravin svarar. Kenneth Bognesand (M) ställer en fråga om Kulturhus Lätting. Kajsa Ravin svarar. inbjuds till Gavlerinken den 4 december för avtackning med anledning av mandatperiodens slut.