ScanArkiv enligt Betalningsmodell A

Relevanta dokument
ScanArkiv enligt Betalningsmodell B

Projekt ScanArkiv Förstudie kring kommungemensam arkivorganisation med tillhörande e-arkiv

Arkivreglemente. Antagen av kommunfullmäktige

Dokumentet ska fastställas på nytt, eller vid behov revideras, dock senast i juni månad året efter det att ny mandatperiod inletts.

Arkivreglemente för Götene kommun

ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN

Arkivreglemente för Staffanstorps kommun

Arkivreglemente för Arkivemölla kommun

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun

Arkivreglemente med tillämpningsanvisningar för Skövde

Arkivreglemente för Skara kommun

ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige , med senaste ändring

Arkivreglemente för Skövde kommun

ARKIVREGLEMENTE FÖR ORSA KOMMUN

Reglemente för arkiv

Arkivreglemente. Antagen av kommunfullmäktige

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1

Arkivreglemente för Motala kommun

Riktlinjer för hantering av arkiv i Laholms kommun

Arkivreglemente för Uddevalla kommun

20. Arkivreglemente för Västerviks kommunkoncern ändring Dnr 2017/

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Införande av digital mellanarkivering, e-arkiv, i Knivsta kommun KS-2014/29

Arkivreglemente för Helsingborgs stad

ARKIVREGLEMENTE GULLSPÅNG KOMMUN. Antagen av kommunfullmäktige , 99 Dnr: KS 2017/160

Arkivreglemente Mjölby kommun

Riktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun

Målet för Trosa kommuns arkivverksamhet är

Örebro Stadsarkiv Arkivreglemente för Örebro kommun

Riktlinje för arkiv- och informationsförvaltning

Arkivreglemente för Kristianstads kommun

Arkivreglemente. Styrdokument

Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/

Projekt ScanArkiv Förstudie kring kommungemensam arkivorganisation med tillhörande e-arkiv

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

ARKIVREGLEMENTE FÖR SIGTUNA KOMMUN

NYKVARNS KOMMUNS FÖRFATTNINGSSAMLING

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar.

forskningens behov Detta reglemente skall gälla även för de aktiebolag som kommunen äger ensam.

Dnr Kst 2016/194 Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun

Bevarande av digitala allmänna handlingar

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄRRYDA KOMMUN

Kommunal Författningssamling Taxa

E-utvecklingsråd i Jönköpings län

Riktlinjer för hantering av arkiv i Knivsta kommun KS-2016/223

Avtal om anslutande tjänst Arkivcentrum

- rätten att ta del av allmänna handlingar, - behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, - forskningens behov.

Arkivreglemente för Strängnäs kommun

A R K I V R E G L E M E N T E FÖR ORUST KOMMUN med kommentarer

ARKIVREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN

Reglemente för arkiv

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

Antaget av KF 73/2015 Gäller fr o m Ersätter tidigare arkivreglemente, antaget av KF 88/92, reviderat KF 116/95.

Dnr KS-2009/852. Arkivreglemente. Antaget av kommunfullmäktige

Arkivreglemente. Antagen av kommunfullmäktige

Förslag till samverkansavtal kring kommungemensamt e-arkiv

Kommunens författningssamling

Vad är arkiv? Vem äger och ansvarar för informationen i arkiven?

Riktlinjer för digital arkivering. Riktlinjerna gäller för hela den kommunala förvaltningen och kommunala bolag.

Vem bestämmer om arkiv i kommunen?

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN

29 Likvidation av Regionförbundet Sörmland, verksamhetsövergång

Tjörns kommuns författningssamling

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

Förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Göteborgs Stad

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

Utredning av behov av åtgärder inför regionbildningen angående arkiv- och informationshantering

Bilaga 97 KF Arkivreglemente för Karlsborgs kommun. Reglemente. Kommunfullmäktige 2017-MM-DD

Arkivreglemente. Hantering av arkiv i Sundbybergs stad

Arkivreglemente för. Mölndals stad

Arkivreglemente. för Borgholms kommun. Antaget av kommunfullmäktige (Ersätter tidigare arkivreglemente antaget )

ARKIVREGLEMENTE FÖR KLIPPANS KOMMUN

Vägen mot e-arkiv. Hur vi skapar förutsättningar för e-arkiv och ett digitalt informationsflöde KORTVERSION AV FÖRSTUDIERAPPORTEN

Arkivvården inom Håbo kommun

Policy för hantering av arkiv i Vetlanda kommun och dess bolag

Projekt ScanArkiv Förstudie kring kommungemensam arkivorganisation med tillhörande e-arkiv

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

Arkivreglemente för Region Kronoberg

Riktlinjer för hantering av arkiv i Gävle kommun

Arkivfunktionen. - beskrivning av roller och ansvar för arkivansvariga och arkivredogörare Styrdokument Version 1.

MELLERUDS KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Flik A Titel ARKIVREGLEMENTE

Reglemente för hantering av arkiv i Upplands Väsby kommun

ARKIVBESKRIVNING OCH DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR SAMORDNINGSFÖRBUNDET SÖDRA ROSLAGEN Sophia Dahlgren

Arkivreglemente för Kristianstads kommun. 1 Omfattning (1-2 AL, 2 kap 3 offentlighets- och sekretesslagen SFS 2009:400)

E-arkiv samverkan. Beredning

Upprättande av arkivbeskrivning

Varje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente.

256 Arkivreglemente för Höörs kommun

Svedala Kommuns 4:06 Författningssamling 1(6)

Revisionsrapport Granskning av arkivrutiner. Krokoms kommun

Riktlinje fo r hantering av arkiv KOMMUNSTYRELSEN

Projekt ScanArkiv Förstudie kring kommungemensam arkivorganisation med tillhörande e-arkiv

Ägardirektiv för Årjängs nät AB

Vem bestämmer om arkiv i kommunen?

ARKIVREGLEMENTE FÖR LYSEKILS KOMMUN

Moment 4: Att upprätta en arkivbeskrivning och en dokumenthanteringsplan

Strategi Program Plan Policy Riktlinjer Regler. Styrdokument ARKIVREGLEMENTE

Dnr KK15/773. Arkivreglemente för Nyköpings kommun

Styrande dokument. Arkivreglemente för Oskarshamns kommun. Fastställd av kommunfullmäktige , 173

Transkript:

ScanArkiv enligt Betalningsmodell A År 2017 Kommunernas utgångsläge Läget är oförändrat. De 15 kommunerna inom förstudien har tillsammans 12,3 tjänster dedicerad personal anställd under arkivmyndigheterna och har ej tillgång till e-arkiv och liten eller ingen kompetens kring digital arkivering. Kostnaderna för dessa tjänster beräknas till 6 199 200 kronor. Dessa tjänster fördelas på 11 av de deltagande kommunerna. Totalkostnader under arkivmyndigheterna blir därmed 10 401 600 kronor. 1 Denna siffra baseras på ett deponeringsvärde på 3 887 400 kronor för ett bestånd på c:a 19,245 hyllkilometer 2. Till totalkostnaden hör också värdet på den arbetstid som läggs av annan personal på arkivmyndighetens arbetsuppgifter t.ex. gallring i, informationseftersökning i och utlämnande av allmän handling ur kommunarkivet. Kostnaden för vad övrig personal engageras i arkivmyndighetens arbetsuppgifter har enligt uppgifter från övriga deltagande 4 kommuner bedömts vara c:a 315 000 kronor (25 timmar/vecka) 3. Verksamheten utifrån arkivlagens krav mm: Någon tillräcklig lagstadgad verksamhet under arkivmyndigheterna synes inte finnas bland de deltagande 15 kommunerna. Det finns i princip ingen systematisk tillsyn av de kommunala myndigheternas verksamhet, någon professionell rådgivning finns undantagsvis på plats och utbildning av personalen i de kommunala myndigheternas förvaltningar synes förekomma ostrukturerat och sporadiskt. I den mån det förekommer är det enligt vår bedömning otillräckligt. Den myndighetsverksamhet som bedrivits eller kunnat bedrivas har inte kunnat ske med den nödvändiga självständighet och oberoende som krävs exempelvis vid tillsyn. 4 Arkivmyndigheter och arkivverksamheter har inte följt med tiden på det sätt som varit önskvärt vilket bland annat tar sig till uttryck genom avsaknad av e-arkiv och obefintligt digitaliserat tillgängliggörande. År 2018 Om kommunerna inträder i ScanArkiv: Vid ett inträde i ScanArkiv och ett antagande av förbundsordning och gemensamt 1 Summan baseras på en marknadsmässig bedömning av deponeringsvärde på 200 kronor per hyllmeter och år. Det är sannolikt att detta värde ligger i det övre spannet. 2 Det av kommunen uppgivna beståndet i kommunarkivet. 3 Som beräkningslön har använts 30 000 kronor/månad. 4 Beskrivning en sammanvägd bild från de i delrapport 1 upptagna beskrivningarna.

arkivreglemente blir ScanArkiv arkivmyndighet för de deltagande 15 kommunernas myndigheter. ScanArkiv gör bedömningen att en verksamhet som omfattar förvaltningen i ScanArkivs storlek ska bemanna upp arkivmyndigheten fyra dagar i veckan d.v.s en 960 % närvaro ute i kommunerna. 5 Personal från ScanArkiv kommer att vara på plats och administrera utlämnande av allmän handling ur kommunarkivet, eventuell gallring i beståndet, informationseftersökning, regelbunden tillsyn, rådgivning och utbildning. Bevarandesystem: ScanArkiv kommer under året 2018 börja införskaffandet av ett bevarandesystem och kommer från förbundsstart kunna påbörja informationsutredningar inför gallring och bevarande av digital information. Under året ska även digitala leveranser kunna ske. Målsättningen är att i slutet av året kunna testköra och konfigurera systemet. 6 Kompetenser: Kommunerna kommer att ha tillgång till ScanArkivs digitala kompetenser i form av IT-arkivarie och programmerare. Kommunerna tillhandahålls informations-/ gallringsutredningar av digital som analog information som ordinarie tjänst medan digitala leveransförberedelser erbjuds till självkostnadspris. Arkivmyndighetens arkivbestånd: Kommunernas arkivbestånd i kommunarkiven, arkivmyndigheten tillhörigt, överförs med full förfoganderätt till ScanArkiv. ScanArkiv kommer dock, så länge som inte kommunstyrelserna i respektive kommun medgivit samlokalisering, inte förflytta beståndet, utan det kvarstannar i respektive kommuns kommunarkiv. Under denna tid sker en kvittning av deponeringsvärdet d.v.s. aktuell kommun erlägger deponeringens värde till ScanArkiv som sedan betalar tillbaka till samma kommun för deponering av sitt förfogande bestånd i samma kommuns kommunarkiv. Personella kostnader: De personella kostnader som belastar de 15 kommunerna vid inträdet i ScanArkiv blir 8 148 000 kronor. Detta omfattar då 5 213 600 kronor för den fysiska närvaron i kommunerna samt 2 934 400 i del av övriga förbundsförvaltningen. 7 Arvodering: Kommunalförbundets arvodering blir 734 479 kronor. Detta återgår till deltagande kommuners politiker, men beroende på utfallet i förbundsstyrelsevalet så kan det återgå mer till vissa kommuner än andra. 8 5 Genom att undersöka bemanningen i deltagande kommuner samt jämföra med andra kommuner som referens så har vi tagit fram en bemanningsmodell som följer 0,2 tjänster per 10 000 kommuninvånare. I kommuner som därmed får väldigt låg bemanning kommer sannolikt delegation behöva ges till kommunanställd personal i aktuell kommun för att upprätthålla utlämnandet av allmän handling inom rimlig tid (2 arbetsdagar). 6 Enligt vår bedömning kan ScanArkiv driva ett införandeprojekt för e-arkiv, men även samtidigt börja utreda vilken information som är aktuell för bevarande eller gallring. I vissa fall kan man även temporärt arkivlägga material. 7 Övriga förbundsförvaltningen omfattar två tillkommande programmerartjänster samt förbundsarkivarie och förste arkivarie.

e-arkivkostnader: När det gäller e-arkivskostnaderna så stannar de på 949 717 kronor. Beräkningen bygger på en strikt befolkningsmässig fördelning och en årlig genomsnittskostnad över 8 år. 9 Övriga kostnader: Övriga kostnader stannar på 1 140 432 kronor. Ingår i huvudsak utbildningskostnader, resekostnader, personaladministrativa kostnader, kostnader för kontorslokaler, IT-kostnader för arkivmyndighetens behov. Årsavgift: Totalt hamnar kommunernas netto årsavgifter på 10 972 628 kronor. År 2019-2021 Allt lika innebär samma kostnader för kommunerna som 2018. Däremot, skulle nya medlemmar ansluta så faller kommunernas kostnader. Skulle medlemmar falla ifrån så stiger kostnaderna inte förrän efter tre år (pga utträdesklausulen). År 2022 Möjlighet till samlokalisering: ScanArkiv siktar på att det senast nu möjliggörs en samlokalisering. ScanArkiv har full förfoganderätt över sitt arkivbestånd och kan välja att ensidigt besluta om samlokalisering. Detta kommer dock inte ske, utan samlokalisering sker endast efter det att respektive kommunstyrelse medgivit en samlokalisering av det till ScanArkiv överlämnade beståndet. Bevarandesystem i full drift: Det finns nu också ett bevarandesystem i full drift där kommunerna har tillgång till sin egen mellanarkivsinstans, publicerade delar av slutarkivet samt i övrigt tillgång till hela arkivmyndighetens kompetens. Konsekvens av samlokalisering: Sker en samlokalisering så blir kommunernas samlade beräknade deponeringsavgift 4 085 800 kronor. 10 Avgiften för de personella kostnaderna kvarblir på 8 148 000 8 Arvodering beräknas enligt Lunds kommuns bestämmelser samt för ett förbund med fullmäktige och styrelse med sju ledamöter. 9 I realiteten så innebär ett anskaffande av produkt en mycket förhöjd kostnad första året för att därefter från andra året falla över i en förvaltande fas. I exemplet med SKL:s ramavtal visar detta på att c:a 37,6% av en 8-årig totalkostnad ska betalas ut första året.

kronor (eller sänkas nedåt 5 541 200 kronor om och behovet av arkivmyndighetens närvaro ute i kommunerna halveras och detta ges fullt genomslag i bemanningen). Samtidigt frigörs ytor i medlemmarnas kommunarkiv att använda för andra ändamål. Ett alternativ som lyfts fram är att inrätta en central verksamhetsarkivfunktion och därmed kunna frigöra närarkiv ute i kommunen till andra ändamål. Värdet på detta har inte närmare undersökts. Arvoderingsavgift: Arvoderingsavgiften har stigit till 787 202 kronor. 11 e-arkivskostnaderna Bedöms ligga kvar på 949 717 kronor. Övriga kostnader: Övriga kostnader faller till 1 066 015 kronor. Nettoårsavgift: Totalt hamnar kommunernas netto årsavgifter på 15 036 734 kronor. Därifrån ska dras alternativvärdet för de frigjorda ytorna i kommunarkiven. Det ska också påpekas att i detta scenario betalar kommunerna till fullo för sina egna arkivbestånd. Vid en befolkningsmässig fördelning av deponeringskostnaderna kommer kostnadsbilden för de enskilda kommunerna förändras. Vid ett läge utan samlokalisering: Sker inte en samlokalisering, så kvarstår kvittningsarrangemangen med deponeringsavgiften. De personella kostnaderna kvarblir då på 8 148 000 kronor eftersom den högre närvarograden måste upprätthållas. Arvoderingsavgiften har stigit till 787 202 kronor. e-arkivskostnaderna bedöms ligga kvar på 949 717 kronor. Övriga kostnader stiger till med en årlig 2 % uppräkning till 1 234 440 kronor I detta scenario hamnar kommunernas netto årsavgift på 11 119 359 kronor. 10 Bygger på en årlig 1% tillväxt av beståndet samt samma deponeringsavgift som tidigare (200 kr/hm/år). Det är möjligt att ScanArkiv i detta läge kan få ett fördelaktigare avtal för sin deponering och därmed faller kostnaderna i denna del. Beloppet bygger också på en betalningsmodell där varje kommun betalar för sitt bestånd. 11 Här har räknats med en 2% årlig uppräkning.