Skånes universitetssjukvård Förvaltningsledning BESLUT

Skånes universitetssjukvård Förvaltningsledning BESLUT Datum 2015-09-02 Dnr: 1500085 Version Ärende Beslut gällande rutin för ärenden i förvaltningens ledningsgrupp, mall för beslut, beslutsunderlag samt checklista för förvaltningsövergripande beslut. Ersätter tidigare beslut Rutin för återrapportering av fattade beslut 2014-04-11 Föredragande Beslutet omfattar Beredning Lena Woin, enhet miljö och kansli Skånes universitetssjukvård Förvaltningens ledningsgrupp, enhet miljö och kansli Samverkan och MBL - Delges Förvaltningens ledningsgrupp Gäller från och med 2015-09-02 Uppföljning - Återrapportering - Beslut Rutin för ärenden i förvaltningens ledningsgrupp, uppdaterad mall för beslut och beslutsunderlag samt checklista för förvaltningsövergripande beslut fastställs enligt bifogade underlag. Rutinen för ärenden i förvaltningens ledningsgrupp beskrivs även i bifogat PM. I beredningen och kommunikationen kan den s.k. A3-modellen användas särskilt vid beslut av mer komplex och/eller omfattande karaktär. Bakgrund och syfte med beslutet ska framgå. Eventuella konsekvenser för andra verksamheter ska identifieras och beaktas. Förvaltningens ledningsgrupp beslutar vid vilka beslut den s.k. A3-modellen måste användas. För övriga beslut används mall för beslut samt mall beslutsunderlag. Skånes universitetssjukvård den 2015-09-02 Jan Eriksson, förvaltningschef Postadress: 205 02 Malmö Besöksadress i Malmö: Södra Förstadsgatan 101 Besöksadress i Lund: Getingevägen 4 Telefon (växel): Malmö: 040-33 10 00 / Lund: 046-17 10 00 Internet: www.skane.se/sus Organisationsnummer: 23 21 00-0255 1

Skånes universitetssjukvård Stab HR och miljö Lena Woin Tel: 046-17 28 97 Lena.Woin@skane.se Rutin för ärenden till förvaltningens ledningsgrupp Datum 2015-08-31 1 (2) Rutin för ärenden till förvaltningens ledningsgrupp Denna rutin gäller för samtliga verksamheter inom Skånes universitetssjukvård. Syfte Denna rutin syftar till att klarlägga ansvar för ärendehantering och dokumentation i förvaltningens ledningsgrupp. Ansvar Förvaltningschefen ansvarar för att rutinen är känd. Samtliga divisionschefer och stabschefer samt förvaltningschefen ansvarar för att rutinen följs. Arbetsbeskrivning Det är alltid en medlem i ledningsgruppen som ansvarar för ett enskilt ärende och därmed också för dess kvalitet under hela ärendeprocessen fram till beslut. Ledningsgruppen är rådgivande och det är förvaltningschefen som fattar beslut i frågor som inte är delegerade av förvaltningschefen till annan befattningshavare. Det finns tre olika typer av ärenden i ledningsgruppen; beslutsärenden, informations-och diskussionsärenden samt anmälningsärenden. 1) Vid beslutsärenden ska handlingar skickas ut i förväg. Föredragning sker om det är föranmält eller om någon undantagsvis begär det vid mötet. Om ärendet omfattas av samverkansskyldighet, ska samverkan genomföras på den nivå där beslutet ska fattas, innan beslutet kan träda ikraft. Beslut och beslutsunderlag dokumenteras i särskild mall, undertecknas, diarieförs, distribueras i linjen samt publiceras VGI. Vid förvaltningsövergripande beslut av mer komplex karaktär ska även underlag enligt den sk. A3-modellen tas fram. I underlaget ska syfte och orsak till beslutet framgå. 2) Vid informations- och diskussionsärenden sker ingen föredragning om handling är utskickad. 3) Anmälningsärenden är ärenden där ingen föredragning eller diskussion ska behöva ske. Postadress: 205 02 Malmö Besöksadress i Malmö: Södra Förstadsgatan 101 Besöksadress i Lund: Getingevägen 4 Telefon (växel): Malmö: 040-33 10 00 / Lund: 046-17 10 00 Internet: www.skane.se/sus Organisationsnummer: 23 21 00-0255

2 (2) Uppföljning Förvaltningschefen ansvarar för uppföljning av innehållet i rutinen. Dokumentation Styrande dokument publiceras på VGI. Förvaltningschefens beslut diarieförs löpande, publiceras på VGI samt läggs in i dokumentportalen. Upprättade handlingar ska hanteras enligt förvaltningens gällande rutiner för arkivering av allmänna handlingar. Region Skåne

2015-08-31 Stab HR och miljö Förvaltningsövergripande beslut

1 Bakgrund... 3 2 Beslutsprocessen... 3 2.1 Generella utgångspunkter... 3 2.2 Beredning av beslut... 4 2.3 Beslut... 4 2.4 Kommunikation av beslut... 4 2.5 Genomförande av beslut... 5 2.6 Uppföljning av beslut... 5 2.7 Praktisk hantering av fattade beslut... 5 3. Rutin och mallar... 6

1 Bakgrund En förstudie har genomförts med målsättningen att ta fram förslag till strukturerad process för beredning och uppföljning av förvaltningschefens beslut som innebär att besluten genomförs. I studien presenteras ett antal förbättringsområden sett till beredning, kommunikation, genomförande och uppföljning av beslut. Med utgångspunkt från studien togs ett antal utvecklingspunkter fram avseende processen för förvaltningsövergripande beslut. I föreliggande PM har dessa utvecklingspunkter sammanförts med rutin för ärenden till ledningsgruppen (gällande från och med 2012-10-29) och mall för beslutsförslag till sjukvårdsnämnd SUS i syfte att utveckla och förtydliga processen för förvaltningsövergripande beslut. 2 Beslutsprocessen 2.1 GENERELLA UTGÅNGSPUNKTER Det är alltid en medlem i ledningsgruppen som ansvarar för ett enskilt ärende och därmed också för dess kvalitet under hela ärendeprocessen fram till beslut. Ledningsgruppen är rådgivande och det är förvaltningschefen som fattar beslut i frågor som inte är delegerade av förvaltningschefen till annan befattningshavare. Det finns tre olika typer av ärenden i ledningsgruppen; beslutsärenden, informations-och diskussionsärenden samt anmälningsärenden. 1. Vid informations- och diskussionsärenden sker ingen föredragning om handling är utskickad. 2. Vid beslutsärenden ska handlingar skickas ut i förväg (använd ärendemall; beslutsunderlag). Föredragning sker om det är föranmält eller om någon undantagsvis begär det vid mötet. 3. Anmälningsärenden är ärenden där ingen föredragning eller diskussion ska behöva ske. De beslut som fattas inom SUS ska så långt som möjligt dokumenteras inkl. underlag för beslut, bl.a. för ökad transparens och spårbarhet. Beslut som fattas på divisions- och verksamhetsområdesnivå ska därför dokumenteras på sätt liknande som görs för beslut som fattas på förvaltningsnivå. Sjukvårdsnämnd SUS beslutade den 26 februari om delegationsordning, d.v.s. vilka beslut som nämnden ska fatta beslut om för egen del samt vilka beslut som delegeras till tjänstemän. Beslut som fattas på delegation från politisk styrelse eller nämnd ska återrapporteras till den som delegerat.

2.2 BEREDNING AV BESLUT Redan när ett underlag för beslut börjar beredas ska, så långt det är möjligt, ställning tas till på vilken beslutsnivå och av vem ett kommande beslut ska fattas. Den tidigare fastställda mallen och checklistan för beredning och framskrivande av ärenden till förvaltningens ledningsgrupp har reviderats. De ska konsekvent tillämpas för alla beslutsärenden till ledningsgruppen. I beredningen och kommunikationen kan den s.k. A3-modellen användas särskilt vid beslut av mer komplex och/eller omfattande karaktär. Bakgrund och syfte med beslutet ska framgå. Eventuella konsekvenser för andra verksamheter ska identifieras och beaktas. Förvaltningens ledningsgrupp beslutar vid vilka beslut den s.k. A3-modellen måste användas. Innan beslut fattas på förvaltningsnivå ska så långt som möjligt behov av avstämning och kommunikation på divisions-, verksamhetsnivå samt med styrgrupper bedömas och beaktas. Intentionen är att använda linjen genom taktade möten för information och kommunikation innan beslut fattas och innan fattade beslut distribueras och kommuniceras. Divisionscheferna behöver bevaka planeringen av ärenden till SUS ledningsgrupp innan dagordningen för möten med divisionernas ledningsgrupper fastställs, så att ett högt och jämt tempo kan hållas i de mellan beslutsnivåerna taktade mötena. 2.3 BESLUT I samband med att beslutsärenden behandlas i förvaltningens ledningsgrupp ska punkterna i checklistan för beslut gås igenom för att säkerställa att ingen viktig aspekt glöms bort. Ansvar: Ordförande vid förvaltningsledningsmötet Tidplanen för fr.o.m. när ett beslut gäller och när det senast ska vara genomfört ska vara tydligt angivet i beslutet. I förekommande fall ska även anges t.o.m. när ett beslut gäller. Det ska framgå hur och när uppföljning av varje beslut ska ske samt vem som har ansvar för att uppföljningen sker. I de fall då återrapportering av resultatet ska ske, ska det i beslutet framgå vem som har ansvar för återrapporteringen samt till hur och till vem återrapportering ska ske. Beslut dokumenteras i särskild mall, undertecknas och diarieförs. Upprättade handlingar ska hanteras enligt förvaltningens gällande rutiner för arkivering av allmänna handlingar. 2.4 KOMMUNIKATION AV BESLUT På SUS ledningsgrupp är fr.o.m. 2015 en stående punkt in på dagordningen Kommunikationsbehov dagens möte. Kommunikationschefen ansvarar för att under denna punkt gå igenom vilka kommunikationsaktiviteter och vid behov särskilda kommunikationsplaner som de ärenden som behandlats föranleder, samt vem eller vilka som ansvarar för att sådan planering görs och genomförs. I detta ingår även kommunikation med anledning av beslut som har fattats eller kommer att fattas. Intentionen är i enlighet med beskrivningen i föregående avsnitt att alla

chefer som berörs av ett beslut som fattats på förvaltningsnivå ska ha varit informerade i beredningen av beslutet. De ska även vara informerade om beslutet innan det skrivs under och distribueras. Det är viktigt att synpunkter från berörda linjechefer fångas upp. Det är även viktigt att kommunikation med berörda styrgrupper sker. Vid kommunikation av beslut kan s.k. A3:or användas. Det är viktigt att det av underlagen framgår bakgrund och syfte med att ett beslut fattas, d.v.s. varför ett visst beslut har fattats. Vid mer omfattande och/eller komplexa behov ska gemensamma underlag för kommunikation upprättas. Beslutsärenden och andra frågor som hanterats i SUS ledningsgrupp ska sammanfattas och, vid behov kompletteras med särskilda presentationer, i närmast kommande Chefsnytt. Ansvar för samtliga ovanstående punkter: Kommunikationschefen Alla chefer vid SUS ska finnas som prenumeranter på Chefsnytt. Ansvar: Stabschefer och divisionschefer 2.5 GENOMFÖRANDE AV BESLUT Om ärendet omfattas av skyldighet om samverkan eller MBL-förhandling, ska detta genomföras på den nivå där beslutet ska fattas, innan beslutet kan träda ikraft. Samtliga stabsfunktioner kan med fördel användas som coachande expertfunktion vid införandet. 2.6 UPPFÖLJNING AV BESLUT I enlighet med beskrivningen i avsnitt Beslut ovan ska det i beslutet framgå hur och när uppföljning av varje beslut ska ske samt vem som ansvarar för uppföljningen. Uppföljningar av beslut ska så långt som möjligt ske i samband med ordinarie uppföljningar kopplat till tertial- och årsbokslut. Resultat av uppföljning ska återkopplas till verksamheterna på lämpligt sätt. Föredömen och goda exempel ska lyftas fram. Avvikelser från genomförande av beslut eller bristande måluppfyllelse ska analyseras och justeras, med ny tidplan för uppföljning. Ansvar: Berörd divisonschef och stabschef 2.7 PRAKTISK HANTERING AV FATTADE BESLUT Den praktiska hanteringen av förvaltningsövergripande beslut samlas hos en och samma funktion på enheten för miljö och kansli. Besluten ska publiceras på VGI i listan under respektive rubrik samt i sökfunktionen. Samtliga styrande dokument ska registreras i Dokumentportalen. Samtliga gamla och nya förvaltningsövergripande beslut ska därför läggas in i Dokumentportalen. Dokumentportalen

kan användas för att skriva fram beslut samt att för elektronisk signatur. Målsättningen är att dessa funktioner i framtiden ska användas, men i avvaktan på mall för beslut i Dokumentportalen samt riktlinjer angående elektronisk signatur på Region Skåne-nivå undertecknas beslut med pennsignatur, scannas och läggs i pdf-format i Dokumentportalen. Genom att besluten läggs in i Dokumentportalen kommer en påminnelse om revidering automatiskt skickas ut till faktaägaren. Den praktiska hanteringen omfattar: Kontroll att underlag är korrekt ifylld. Utskick av beslut till de som ska delges Publicera beslut på VGI och i sökfunktionen Skicka beslut till Chefsnytt Spara beslut i Dokumentportalen Skicka beslut till Diariet Borttagande av ej gällande/ersatta beslut Återrapportering av delegationsbeslut 3. Rutin och mallar Rutinen för ärenden i förvaltningens ledningsgrupp och mall för beslut och beslutsunderlag har uppdaterats. Ny mall för beslutsunderlag i A3-format har tagits fram. Mallar är avstämda med mallen för beslutsunderlag till sjukvårdsnämnd SUS. Länk till rutiner och mallar (under rubriken Beslutsordning): http://intra.skane.se/organisation-- Ledning/Ledningsinfo/Forvaltningschefens-beslut/Styrande-dokument-SUS/ Ny rutin för ärende i förvaltningens ledningsgrupp. Mall beslut. Mall beslutsunderlag. Mall beslutsunderlag A3. Checklista inför förvaltningsövergripande beslut.

Skånes universitetssjukvård Förvaltningsledning BESLUT Datum Dnr: 1500085 Version Ärende Ersätter tidigare beslut Föredragande Beslutet omfattar Beredning Samverkan och MBL Delges Gäller från och med Kommunikation Hur? A3? När? Ansvar: Uppföljning Hur? När? Ansvar för återrapportering: Beslut Skånes universitetssjukvård den Jan Eriksson, förvaltningschef Postadress: 205 02 Malmö Besöksadress i Malmö: Södra Förstadsgatan 101 Besöksadress i Lund: Getingevägen 4 Telefon (växel): Malmö: 040-33 10 00 / Lund: 046-17 10 00 Internet: www.skane.se/sus Organisationsnummer: 23 21 00-0255 1

Skånes universitetssjukvård [Undernivå] [Namnl] [Titel] [Tel], [Mobil] [E-postadress] Beslutsunderlag Datum [Datum] Version [Version] Dnr [Diarienummer] 1 (2) Rubrik Sammanfattning Sammanfattande beskrivning av beslutet. Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget Beskriv bakgrund och orsaker till beslutet. Redovisa i förekommande fall konstaterade eller förmodade konsekvenser för andra verksamheter samt hur detta har eller kommer att beaktas. Konsekvenser för patienter, patientsäkerhet och kvalitet Redovisa i förekommande fall vilka konsekvenser beslutet bedöms få för patienter, patientsäkerhet och kvalitet Konsekvenser för medarbetare och arbetsmiljö Redovisa i förekommande fall vilka konsekvenser beslutet bedöms få för medarbetare och arbetsmiljö Samverkan och MBL med berörda fackliga organisationer Redovisa om samverkan och MBL med fackliga organisationer har genomförts och vid vilket/vilka datum. Juridisk bedömning Redogör för beslutets eventuella juridiska konsekvenser. Miljökonsekvenser Redovisa i förekommande fall vilka miljömässiga konsekvenser beslutet bedöms innebära. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Redovisa beslutets ekonomiska konsekvenser samt hur genomförandet av beslutet ska finansieras. Kommunikation Redogör för hur beslutet ska kommuniceras Postadress: 205 02 Malmö Besöksadress i Malmö: Södra Förstadsgatan 101 Besöksadress i Lund: Getingevägen 4 Telefon (växel): Malmö: 040-33 10 00 / Lund: 046-17 10 00 Internet: www.skane.se/sus Organisationsnummer: 23 21 00-0255

2 (2) Uppföljning och ansvar för återrapportering Redovisa hur, när uppföljning ska ske och vem som ansvarar för återrapporteringen. Region Skåne

Beslutsunderlag A3 Ekonomiska konsekvenser och finansiering Beslut Sammanfattning Införandeplan Bakgrund, nuläge och orsak till beslut. Gäller från och med Omfattar Delges Ersätter tidigare beslut Samverkan och MBL med berörda fackliga organisationer Juridisk bedömning Miljökonsekvenser Eventuell påverkan samt konsekvenser för andra verksamheter samt eventuella åtgärder Kommunikationsplan När? Hur? Ansvar: Uppföljning När? Hur? Ansvar för återrapportering: Upprättad av: Datum:

Skånes universitetssjukvård Förvaltningsledning Checklista beslut Datum 2015-07-07 Version Ärende: Ansvar för beredning Omfattar Kommunikation, A3? Bakgrund, syfte Konsekvenser för patienter, patientsäkerhet och kvalitet Konsekvenser för medarbetare och arbetsmiljö Samverkan och MBL med berörda fackliga organisationer Juridisk bedömning Miljökonsekvenser Ekonomiska konsekvenser och finansiering Delges Gäller från och med Uppföljning Ansvar för återrapportering Postadress: 205 02 Malmö Besöksadress i Malmö: Södra Förstadsgatan 101 Besöksadress i Lund: Getingevägen 4 Telefon (växel): Malmö: 040-33 10 00 / Lund: 046-17 10 00 Internet: www.skane.se/sus Organisationsnummer: 23 21 00-0255 1