Halmstads kommun Revisionsrapport 2012-03-28 Kerstin Sikander Carl-Magnus Stensson
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning... 3 2 Inledning... 4 2.1 Bakgrund... 4 2.2 Metod... 4 3 Granskningsresultat... 4 3.1 Verksamhetsredovisning... 4 3.2 Driftredovisning... 5 3.3 Investeringsredovisning... 6 3.4 Prognoser... 7 3.5 Intern kontroll... 8 2
1 Sammanfattning PwC har på uppdrag av revisorerna i Halmstads kommun granskat Teknik- och fritidsnämndens årsredovisning (bokslut) för 2011. Förutom en obligatorisk granskning av kommunens årsredovisning har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. För 2011 har således bl.a. Teknik- och fritidsnämnden valts ut. Vi anser inte att nämndens redovisning avseende verksamhetsmålen är ändamålsenligt. Endast 10 av 31 verksamhetsmål har ett målvärde och som därigenom kan följas upp. I flera fall är vi tveksamma till huruvida vissa verksamhetsmål verkligen är mål, vi uppfattar dem i flera fall mera som aktiviteter för att uppnå målet. Vi rekommenderar nämnden att tydliggöra verksamhetsmålens inriktning, målvärde och uppföljning. I samband med förgående års granskning kommenterade vi att det var svårt att följa kommentarer avseende budgetavvikelse gentemot redovisningen. Verksamheternas överskott eller underskott kommenterades inte. Vi anser att 2011 års redovisning uppvisar samma bristande redovisning och bedöms inte som ändamålsenlig. Enligt vår bedömning behöver redovisningen och analysen utvecklas och vi finner det väsentligt att den ekonomiska redovisningen kopplas samman med verksamhetsredovisningen. Med undantag för redovisning av investeringsbidrag bedömer vi att investeringsredovisningen i all väsentlighet ger en rättvisande bild av hur utfallet förhåller sig till fullmäktiges budget. Vi vill i detta sammanhang påpeka att kommentarer avseende investeringsredovisningen i s bokslut är ytterst knapphändiga. Vår bedömning är att intern kontrollplanen bör spegla risker och väsentlighet i verksamheten. Vi anser liksom tidigare år att den interna kontrollplan som nu föreligger måste utvecklas och mera svara upp till såväl kommunallagens som fullmäktiges krav på intern kontroll. 3
2 Inledning PwC har på uppdrag av revisorerna i Halmstads kommun granskat Teknik- och fritidsnämndens verksamhetsberättelse (årsredovisning) för 2011. Förutom en obligatorisk granskning av kommunens årsredovisning har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. För 2011 har således bl a valts ut. Nämnden, ansvarar bl.a för verksamheterna gator och trafik, park och natur samt idrott och fritid. 2.1 Bakgrund I den kommunala redovisningslagen (KRL) regleras externredovisningen för kommuner och landsting. I lagen finns bestämmelser om årsredovisningen. Vidare regleras den kommunala redovisningen av uttalanden från Rådet för kommunal redovisning (RKR) och i tillämpliga delar av Redovisningsrådet och Bokföringsnämndens normering. Nämndernas redovisning, skall enligt kommunallagen utformas på det sätt som fullmäktige bestämmer. Revisorerna har bl a till uppgift att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnden är tillräcklig. 2.2 Metod Vi har tagit del av det bokslutsunderlag som inlämnat till stadskontoret. Granskningen har företrädesvis koncentrerats på nämndens årsredovisning och ekonomisk uppföljning under året. Vi har även tagit del av redovisning av intern kontroll och verksamhetsplan för 2011. Intervju har företrädesvis skett med förvaltningens controller. Rapporten är sakavstämd med berörda tjänstemän. 3 Granskningsresultat 3.1 Verksamhetsredovisning Av KL 3:15 framgår att nämnderna ska redovisa till fullmäktige hur de fullgjort sina uppdrag, samt att fullmäktige beslutar om omfattningen av redovisningen och formerna för den. I stadskontorets bokslutsanvisningar anges att det i verksamhetsredovisningen skall finnas en beskrivande del som tar upp viktiga händelser och nyckeltal för verksamheterna. Redovisningen utgår från respektive målområde. Vidare skall viktiga händelser beskrivas med utgångspunkt från relevant målområde. I s årsredovisning redovisas fullmäktiges övergripande mål för mandatperioden samt årligen konkritiserade mål inom olika målområdena enligt nedan: 4
Bygga och bo Demokrati och dialog Miljö och energi Resor och trafik Trygghet, säkerhet och folkhälsa Uppleva och göra Övriga prioriteringar För varje konkritiserat mål anger nämnden egna verksamhetsmål och aktiviteter och eventuellt nyckeltal samt målvärde för detta. Totalt redovisas 31 verksamhetsmål, endast 10 redovisar målupplevelse. Övriga finns inget målvärde kopplat till verksamhetsmålen. Vi bedömer att i stort följt stadskontorets anvisningar, men ser dock en betydande förbättringspotential inom ett antal områden. Vi anser inte att nämndens redovisning avseende verksamhetsmålen är ändamålsenligt. Endast 10 av 31 verksamhetsmål har ett målvärde och som därigenom kan följas upp. I flera fall är vi tveksamma till huruvida vissa verksamhetsmål verkligen är mål, vi uppfattar dem i flera fall mera som aktiviteter för att uppnå målet. Vi rekommenderar nämnden att tydliggöra verksamhetsmålens inriktning, målvärde och uppföljning. Vidare behöver verksamhetsberättelsen utvecklas vad gäller beskrivning av prestationer och jämförelser mellan åren, samt även jämförelser med andra kommuner eller riket i övrigt. Olika nyckeltal/verksamhetsmått bör vara analyserade och kommenterade. 3.2 Driftredovisning Nedan följer en närmare redovisning av nämndens verksamheter, belopp i mnkr: Verksamhet Bokslut-09 Bokslut-10 Budget -11 Bokslut -11 Avvikelse Ombudg Gemensamt 1,6 3,4 5,6 5,5 0,1 0,7 Gator o trafik 83,0 104,5 113,3 113,4-0,1 Park o natur 31,9 32,7 33,8 33,8 0,0 Idrott o fritid 81,7 113,0 119,8 119,3 0,5 0,4 Summa 198,2 253,6 272,5 272,0 0,4 1,0 De största budgetavvikelserna beskrivs nedan. Gator och trafik Årets vinterväghållning orsakade budgetunderskott motsvarande 3 mnkr. Kostnaderna uppgick till 9,4 mnkr (15,2 mnkr) och relateras i huvudsak till arbeten som härrör från början av året. Under 2011 har kommunen bytt ut 1400 armaturer till mer energieffektiva belysningsarmaturer. Budgetavvikelsen avseende offentlig belysning uppgår totalt till + 2 5
mnkr. Under året har nämnden fått särskild budgettilldelning om 20 mnkr avseende beläggningsförnyelse, vilket påverkar jämförbarheten mellan åren. Park och natur Naturparker redovisar en budgetavvikelse motsvarande 1,9 mnkr, vilket i huvudsak förklaras av ökade kostnader med anledning av höstens stormar. Viddare har man under året haft intäkter från avverkning av skog. Idrott och fritid Idrott och fritids verksamheten redovisar ett positivt resultat på 0,5 mnkr, vilket bl.a. förklaras av ej utnyttjad internhyra avseende Skedala IP 0,6 mnkr. Detta med anledning till att byggnationen förskjutits då detaljplanen överklagats. Upphandling har genomförts under året och byggnation beräknas färdigställas under 2012. Vidare redovisar föreningsstöd en positiv avvikelse med 0,9 mnkr vilket beror på inte tillräckligt med ansökningar. Övrigt Besparingsprogrammet för 2010-2012 har resulterat i en budgetavvikelse på +0,7 mnkr och förklaras av effektiviseringar, lokal och maskin reduceringar, restriktiv personalpolitik m.m. Budgetavvikelse avseende avskrivningarna uppgick till +2,3 mnkr, dock ökade avskrivningskostnaderna jämfört med 2010 med 2 mnkr. I samband med förgående års granskning kommenterade vi att det var svårt att följa kommentarer avseende budgetavvikelse gentemot redovisningen. Verksamheternas överskott eller underskott kommenterades inte. Vi anser att 2011 års redovisning uppvisar samma bristande redovisning och bedöms inte som ändamålsenlig. Enligt vår bedömning behöver redovisningen och analysen utvecklas och vi finner det väsentligt att den ekonomiska redovisningen kopplas samman med verksamhetsredovisningen. 3.3 Investeringsredovisning Belopp i mnkr Verksamhet Bokslut-10 Bokslut-11 Budget -11 Avvikelse Ombudg Gator, parker, idrott 69,9 57,6 113,1 55,4 55,5 Som synes har endast knappt 57,6 mnkr, d v s 51 % (63 %) av investeringsbudgeten utnyttjas. Den enskilt största investeringsutgiften är resecentrum 34,5 mnkr och uppvisar en negativ budgetavvikelse på 7,6 mnkr. De största budgetavvikelserna är Södra infarten 10,9 mnkr, centrumgator 8,2 mnkr, tunnel Skedalahed 7,4 mnkr, parkeringsverksamheten 4,5 mnkr, Skedala IP 12,8 mnkr. Anledningar till avvikelserna är överklaganden samt förseningar. När det gäller projektet centrumgator kommer projektet kräva medverkan och samfinansiering av berörda fastighetsägare. 6
I prognos avlämnad i samband med delårsbokslut (avser redovisningen t o m augusti månad) angavs att 81,8 mnkr skulle användas. Under hösten har prognosen skrivits ned med anledning av förseningar och överklaganden. Nämnden har erhållit investeringsbidrag motsvarande 8,4 mnkr. Redovisningen av dessa ska enligt RKR 18 ske i den mån en avgift eller ett bidrag är hänförbart till en investering, ska inkomsten intäktsföras på ett sätt som återspeglar investeringens nyttjande och förbrukning. Nämnden redovisar investeringsbidragen som ett minskat anskaffningsvärde. Vi förordar att investeringar och investeringsbidrag bruttoredovisas i enlighet med RKR 18. Vi vill i detta sammanhang påpeka att kommentarer avseende investeringsredovisningen i s bokslut är ytterst knapphändiga. Med undantag för redovisning av investeringsbidrag bedömer vi att investeringsredovisningen i all väsentlighet ger en rättvisande bild av hur utfallet förhåller sig till fullmäktiges budget. 3.4 Prognoser När det gäller kommunens ekonomiska kontroll är budgetföljsamhet och prognossäkerhet två viktiga aspekter. Vi har tagit del av de ekonomiska prognoser som redovisats till Kommunstyrelsen. Nedan redovisas prognoserna för, som en jämförelse finns även redovisade prognoser för motsvarande tidpunkt 2009 och 2010. 25 20 15 10 5 0-5 -10-15 mars april maj juni aug sept okt nov dec boksl 2009 0 0 0 0 0 9,3 9,5 9,9 9,5 20,7 2010-12,9-12,9-12,9-10,9-10,9-10,9-10,9-10,9-10,8-12,7 2011-4,0-4,0-1,7-1,7-2,1-2,0-2,0-2,5-2,5 0,4 Redan inledningsvis under året konstaterades en negativ budgetavvikelse om 4 mnkr. Det prognostiserade underskottet berodde på att intäkter från evenemang, exempelvis mässor och konserter i Halmstad Arena, inte bedömdes komma upp i den nivå som fastställdes 7
vid ramtilldelningen. Vidare prognostiserades att kostnaderna avseende vinterväghållningen skulle överstiga budgeterade nivån. Under våren förbättrades prognoserna och förklaras av att avskrivningskostnaderna skulle bli lägre med anledning av att planerade investeringar förskjutits. Det slutliga utfallet för nämnden blev 0,4 mnkr vilket är en skillnad på 2,9 mkr mot decemberprognosen. Anledningen till skillnaden beskrivs ej. Vi vill understryka vikten av budgetföljsamhet och prognossäkerhet. En tidig upptäckt av befarade budgetavvikelser gör det lättare att vidtaga åtgärder som får effekt på det slutliga resultatet. Som framgår ovan är prognoserna under året tämligen lika. Vi anser att den ekonomiska redovisningen som nämnden lämnat i samband med sin årsredovisning är knapphändig och svag. Utifrån det material som lämnats går det inte att få en förståelse av nämndens verksamhet eller kostnader över året. Vidare anser vi att nämnden behöver analysera sitt resultat utifrån de prognoser som lämnats under året. 3.5 Intern kontroll I bokslutet finns en internkontrollplan för teknik- och fritidsförvaltningen 2011. Planen innehåller sexton olika processer medtillhörande kontrollmoment. Kontrollmomenten omfattar bl. a delegation, verksamhetsuppföljning, inköpsregler, ekonomisk uppföljning, avstämningar av konton, kontantkassor, leverantörsfakturor, kundfakturering, behörighet, dokumenthanteringsplan m m. I planen redovisas även kontrollansvarig, frekvens, metod, riskbedömning och till vem rapportering ska ske samt status. Sju av sexton kontrollmoment har inte genomförts under 2011. Nämnden har i de flesta fall beslutat att genomföra kompletta kontroller. Vi ifrågasätter val av komplett metod i de flesta fall. Inte minst som komplett metod är tidskrävande och kan vara ett resultat av att endast nio av sexton kontroller är genomförda. Vi ställer oss frågan om vissa kontrollmoment behöver vara med i internkontroll planen då de även finns med inom annan uppföljning. Vår bedömning är att intern kontrollplanen bör spegla risker och väsentlighet i verksamheten. Vi anser liksom tidigare år att den interna kontrollplan som nu föreligger måste utvecklas och mera svara upp till såväl kommunallagens som fullmäktiges krav på intern kontroll. 8