Minnesanteckningar Arbetsmöte Kalmar 2013-08-29--30 Närvarande: CJW, LA, KS, PH, HG, EÅ och GK (endast 30/8) Frånvarande: LO, CM 1. Välkomna! (CJW) 2. Lägesrapport Donationsuppföljning (CJW) 30/8 Mötet i juni visar att vi behöver ändra lite i riktlinjen för uppföljning av avlidna. Det finns statliga pengar för uppföljning. Alla uppgifter om de som inte avlider är borttagna ur protokollet. Förankringsprocessen är troligen inte komplett. Det sker ännu små förändringar. Vad som är lokalt och Sir-ansvar är numer rätt tydligt. Moget för styrelsebeslut september sannolikt. CJW kontaktar BÅH om att få den absolut senaste versionen och be om redovisning av förankringsprocessen. 3. Lägesrapport Vårdbegäran (PH) PH har jobbat med TI i augusti. Börjar se bra ut. Egen portal när väl utdata kommer att finnas. Programmering nedprioriterad f.n. PH tror inte att det behövs mer än 2-3 hela arbetsdagar för att få det klart. 4. Lägesrapport SIR-mikro inklusive rimlig uppskattning kring läget 2014-01-31 och hur SIR-mikro bör drivas vidare inom ordinarie drift efter projektslut (PH, KS) Offertförfrågan skriven men inte färdig till Autonik för att kunna börja jobba med Växjös data. Vem skall leverans godkänna, Otimo eller SIR? Möjligen har vi fått till export från Växjö till 2014-01-31. Mycket långbänkar och mycket lite driv. KS inte kvar efter 31/1. Vem tar över? Viktigt med dokumentation. - Vi måste ha ett avtal med SMI om vidare utveckling. PH och KS driver den frågan i projektgruppen. - Det känns som om vi MÅSTE ha ADBact på banan för att fortsätta projektet även om detta förstås är en styrelsefråga.. Om vi inte har löst detta till projekttidens slut känner gruppen stor tveksamhet till om det blir möjligt komma vidare. 5. SOS-studien (CJW + LA) a. Detaljgenomgång omfattning LA + KS + CJW går igenom detta en gång till. LA med särskilt fokus på användargränssnittet. b. I praktiken vad skall göras på avdelningarna Hur? Avdelningsinformation måste skrivas. CJW sköter kontakten med FS och SW kring detta. 1 (6)
c. Behov av utbildningsmaterial? Måste övervägas. Särskilt kring SOFA, ADL och EQ5D som inte ingår i de flestas vanor. d. Nyhetsbrev och återrapportering? En plan kring detta finns framtagen och meningen är väl att SOS-studien hanteras ungefär som CRRT. Dock behöver det tänkas igenom vilken löpande presentation kring inkluderade patienter som görs. Här skulle vi ha god hjälp av Reporting Services om vi får till det inom närtid. e. Sammanställning av resultat? Se ovan f. Tidsförhållanden? Vi måste igång snarast. Därför maximalt fokus för LA och CJW att försöka få ihop allt. Självfallet inleds sedan själva etableringen av SOS med inbjudan och förnyad studieinformation. Det är olyckligt att allt dröjt så länge. g. IT-aktiviteter? Stor farhåga att intresset för att delta ute bland medlemmarna är mycket litet. I diskussion 29/8 rekommenderades en enkät till MLA snarast för att sondera intresse. GK poängterar dock att studiens genomförande är beslutat och kommunicerad tidigare ut i Sverige. Vi får därför se till att få upp allt och komma igång. 6. Reporting Services (HG) även 30/8 a. Läget just nu utifrån HG:s tekniska dokument med frågor b. Aktiviteter som planeras? HG etablerat kontakt med Sogeti. Diskuterar kring frågor. GK ger Ok för konsultkostnad upp till 5 dagar för att ta fram underlag. Diskussioner med Otimo och Pekka kommer att ställa upp i de resonemang som behövs. c. Lösningsresonemang? Vi planerar för att tekniska spörsmål skall vara avklarade innan v40, men att det sedan blir 1-2 dagars utbildning v40, med utbildare på plats i AKalmar och arbete just mot vår installation i så fall. d. Behov av fortbildning och praktiska förslag till hur vi skall hantera det? Se ovan. e. IT-tekniska begränsningar och möjligheter? 3 varianter: 1 En helt publik sida. 2 En mer känslig del med inloggning. 3 En helt intern arbetssida. Troligen skulle detta kunna lösa årsrapportsproblematiken. Ännu inte besked om detta kommer att fungera i landstingsvärlden, så ännu inte klart om vi skall satsa på det. 7. Diskussion vidare kring Bollar i luften från Juni rekommendationer kring prioritering för kommande 12 månaderna från er anställda? (CJW-GK) 30/8 OTIMO inblandade i nästan allt. Omprioritering mellan anställda och OTIMO? Finns nya verktyg som vi kan använda själv utan OTIMO. Helst få prioriterade projekt med flera inblandade som vi ska försöka få i mål relativt snabbt. PDF-filen med Bollar i luften har bearbetats vidare av KS till en Excelfil som mycket uppskattades. GK har sedan i denna kompletterat och justerat. Se punkt 21. En del 2 (6)
punkter från Excelfilen skall föras över på Att göra-listan. 8. Adminkursen (KS, LA, HG) a. Hur? b. Nyheter? c. Andra idéer? Inga nyheter eller andra idéer. Finansieringen, kursavgift eller inte? GK: VI enas om att bibehålla målet om < 1000 Kr. CM får ta upp diskussionerna kring det praktiska. 9. SIR for dummies (CJW, HG) a. Upplägg? 11 st. anmälda 27/8, CJW får fortlöpande information från Katja Andersson. Upplägget ganska klart och Katja tror att vi snart kommer arr ha minst 20 anmälda. 10. Portalen (HG + alla) a. Åsikter från användbara data? Medelålder, summerad vårdtid, vanligaste diagnoser saknas idag. b. Utökat urval hur går det och när kan vi släppa? Gått i stå eftersom konverteringen av gamla frågor till nya inte fungerar. Här står vi nu, hur går vi vidare. GK: Bortse från konverteringsfrågan och prioritera att användargränssnittet blir bra för Utökat urval. Maximal prioritet för detta för HG och PH att bidra med detta. Diskuterat med TI och PR på plats. c. Konvertering av sparade rapporter om vi ändrar urvalen? Går inte enl. Pecka. Vissa kryssrutor försvinner och andra tillkommer. Går manuellt men inte maskinellt. Det är idag sannolikt 800 rapporter ungefär enligt PR. Erfarenheterna från Användbara data är enligt HG kanske ändå sådana att nuvarande lösning inte bör tas bort, men måste i så fall kompletteras. d. Läget i olika detaljfrågor kring rapporter? HG och PH kollar Pekkas rapporter med duration. Ännu inte rätt, version 3 f.n. Detta arbete måste också ha fokus så vi får upp de rapporter vi nu väntat länge på. e. Nästa årsrapport SKALL förenklas och scriptas på något sätt Hur? Inget har skett över sommaren. HG hoppas att reporting services ska gå att använda. Diskuteras med ordentligt fokus v40. 11. Webbvalideringsprogrammet Hur går det? 30/8 a. Lägesrapport (Otimo) Mikael på Otimo lägger mycket tid på detta. Arbetet går framåt, men någon exakt tidpunkt för färdigställande kan ännu ej överblickas. b. Specifikation av innehåll version 1.0 I grunden samma funktionalitet som nuvarande program. Vissa nödvändiga förändringar måste göras, men detta får Otimo helt styra över i första version så länge inte funktionaliteten försämras mot idag. 3 (6)
c. Viktiga ting att ha med framöver? Detta bör vi börja inventera och sätta ned tydligt. d. Hur jobba med framtida prioriteringar och styrning av detta Vad som händer efter version 1.0 måste SIR styrelse och VD ha ett mycket tydligt inflytande över, även om det förstås kan finnas tekniska aspekter som Otimo måste bevaka och poängtera. Processen för detta får växa fram under kommande vinter. 12. Ta fram nästa generations verktyg för internkontroll a. Vi har fått anslag? b. Hur arbetar vi Vad gör vi och vem gör det? En diskussion fördes både 29 och 30/8 utan någon tydlig målbild. Frågan måste upp på arbetsveckan och där hanteras med ansvar och avgränsning. Vi var överens om att vald inriktning måste fokusera på att jämföra de data som finns hos SIR med sanningen och då indirekt visa hur väl man följt registreringsstandarden. 13. Patientinvolvering Patientdelen på webben mm (LA) a. Idédiskussion! Se ppt presentation från LA, i 1:a hand bygga patientinfodelen med t ex vilka data finns i SIR och varför samlar vi dessa data. b. PREM, hur gör vi? Enkät? I så fall när och till vilka? c. SSF:S omvårdnadsindikatorer När och hur gör vi något? Inte primärt intensivvårdinriktade i nuläget. GK poängterar att detta ändå är en tydlig nationell prioritering i registersatsningen från SKL. Måste noga övervägas 14. Revision av Q-indikatorer (CJW och GK) 30/8 a. Hur skall vi göra det? Styrelsen ger inriktningsdirektiv efter sitt styrelsemöte 16/9. Mer info på arbetsveckan. b. Tidplan? Vi utgår tills vidare att det rör sig om revision som innebär ny standard från 2016. Enskilda indikatorer kan komma att tas bort innan. c. Resursplan? CAÖ undersöker styrelsemedlemmarnas möjligheter till aktivt arbete och detta kommer att tydliggöras på styrelsemötet. Planering vidare på arbetsveckan. JP är tillfrågad om han kan bli ansvarig för detta arbete som helhet. 15. Beläggning/Bemanning (GK.PH, CJW) 30/8 a. Satsa eller Lägga ned? Ej vidare diskuterat. b. Konsekvenser av valen? Ej vidare diskuterat. 4 (6)
16. Planering av arbetsveckan v 40 (GK, CJW) 30/8 - Utbildning i Reporting services om vi får klartecken. - SOS - Q-indikatorer - Portalenarbetet - Internkontrollfilen och arbetet med revision av detta 17. Kika på bildspelsfunktionen på webben och hur vi kan få in lite mer bilder (alla) Inget gjort ännu men LA ska titta på detta och återkoppla. GK ber LA ta fram ett demoexempel till arbetsveckan. 18. Post-IVA utdata (EÅ, HG) Nuvarande XML-filer som vi erbjuder i retur finns nästan ingen som har möjlighet att bearbeta. Börja med att analysera hur data ser ut idag för att se vad som kan vara användbart som utdata 19. CRRT-lägesrapport (CJW) Nyhetsbrev 5 går ut nu till hemsidan och MLA. GK ansvarar för utskick. 20. Övriga frågor Fler arbetsveckor för anställda för att jobba med konkreta uppgifter. Alla är överens om detta och vi enas om att för 2013 planera för 3 + 3 arbetsveckor som då inkluderar tidigare årsrapportvecka. Otimo informerades om denna avsikt och hade inget att invända, men självfallet måste planering och förläggning ske i samförstånd. GK hanterar en del frågor med Otimo nu under hösten som sannolikt resulterar till en bilaga till nuvarande avtal. 21. Nytt arbetssätt Det är svårt att ha överblick över frågor och deras hantering när vi är utspridda över Sverige. För Otimo är det likaledes svårt att alltid ha koll på vilka prioriteringar som görs. Detta har resulterat att vi de senaste två åren har allt svårare att avsluta enskilda ärenden. VI diskuterar och enas om att försöka med en variant av det som i IT-världen kallas för Agilt arbetssätt. Det innebär att vi kalendermånadsvis gör en plan för vad vi skall åstadkomma under månaden och att det är denna prioritering som sedan benhårt följs såvida inte akuta frågor t.ex. driftstopp mm stör. Detta fordrar ett telefonmöte för planering ca en vecka före 1/10 där Otimo deltar. Varje avslutad kalendermånad utvärderas efter ca en vecka. Vi enades om att GK och TI planerar detta lite mer i detalj på telefonkonferens kommande vecka och att vi utgår ifrån att vi hela tiden håller en att göra lista uppdaterad som vi prioriterar ifrån. SIR-mikro måste lägga in sina behov på samma sätt som övriga och har ingen fribiljett till resurser hos Otimo. PH, KS måste tydligt informera om detta i projektet och planera för att på kommande skapade Att göralista föra in aktiviteter som projektet har behov av. Det är angeläget att större aktiviteter bryts ned i delkomponenter som ändå innebär ett tydligt delresultat som kan utvärderas som klart eller inte och att dessa bitar om möjligt kan hanteras under en kalendermånad. Webbvalideringsprogrammet undantas från denna planering och Otimos jobb är att 5 (6)
egentligen precisera vilka resurser som finns utan att leverans av webbvalideringen hotas. 22. Avslutning GK och CJW tackade för arbetsinsatserna och önskade alla trevlig hemresa. 6 (6)