Kom m u nstyrelsens a rbetsutskott Sa m ma nträdesprotokol I 2016-02-04 10 (28) 97 Internkontroll kommunstyrelsen 20L6 (KS 2016.031) Beslut Arbetsutskottet beslutar att föreslå att: Kommunstyrelsen antar internkontrollplanen för zo16 som omfattar; Samhällsbyggnadsförvaltningen : - Nämndbeslut. Kontrollmoment, handläggarens externa expediering av nämndbeslut. - Beställningsprocessen av tjänster. Kontrollmoment, utförande från samhällsþggnadsförvaltningen föregås av en beställning. Kansli: - Remisser och verkställighet avbeslut. Kontrollmoment, uppföljning av alla beslut som fattas av KS/KF. - Utlämnande av allmän handling. Kontrollmoment, utlämning av handlingar som regleras av sekretess. Ekonomiavdelningen: - Avtalsprocessen. Kontrollmoment, avtalsansvarig - förståelse för roll och uppdrag. - Avtalsprocessen. Kontrollmoment, kvalitetsansvarig - förståelse för roll och uppdrag. HR-avdelningen: - Utbetalning av ersättningar till familjehem och kontaktpersoner. Kontrollmoment, att ersättning utbetalas i enlighet med korrekta beslutsunderlag. - Utbetalning av ersättning för personliga utlägg via lönesystemet. Kontrollmoment, förekomsten av inköp genom personligt utlägg som utbetalas via lönesystemet. - Hantering av korttidsanställning/timavlönad. Kontrollmoment, rutinerna vid anställning av timavlönad personal och bevakning av anställningstid (LAS-dagar). Kommunikationsavdelnin gen : - Externa webben - Vallentuna.se. Kontrollmoment, tillgänglighet, nåbar. - Kriskommunikation. Kontrollmoment, bemanning, få ut information inom tre timmar. IT-avdelningen: - Inköp av programvara (IT-system). Kontrollmoment, systemdubbletter - har vi köpt in flera programvaror som göra samma sak. Stab: - Försäkringsärenden. Kontrollmoment, effektiv hantering av försäkringsärenden: från enskildas anmälan till beslut. Justerandes sign Utdragsbestyrka nde Justera"'K Ø I
Kom mu nstyrelsens a rbetsutskott Sa m ma nträdesprotokol I 20L6-O2-04 11 (28) Arbetsmarknadsenheten : - Bemanning Arbetsmarknadsenheten. Kontrollmoment, resurser kopplat till uppdrag. Receptionen: - Nyckelord i receptionens kontaktuppgifter. Kontrollmoment, rätt uppgifter. Marknad- och näringsliv: - Uppföljning av utflyttade företag från kommunen. Kontrollmoment, gör kommen något för att ta reda på varför företag fl tar ut från kommunen. Ärendebeskrivning Kommunsþrelsen ska enligt kommunens reglemente för internkontroll fastställa en internkontrollplan för varje år. Valet av granskningsobjekt är utifrån en bedömning av väsentlighet och risk. Det innebär att områden där sannolikheten att fel uppstår och där eventuellt fel får stora konsekvenser ska prioriteras framför områden där ett fel sannolikt inte uppstår och om det trots allt inträffar inte innebär några större konsekvenser för kommunen. Yrkanden Ordföranden Parisa Liljestrand (M) yrkar att arbetsutskottet beslutar att föreslå att: Kommunstyrelsen antar internkontrollplanen för zo16 som omfattar; Samhällsbyggnadsförvaltningen : - Nämndbeslut. Kontrollmoment, handläggarens externa expediering av nämndbeslut. - Beställningsprocessen av tjänster. Kontrollmoment, utförande från samhällsbyggnadsförvaltningen föregås av en beställning. Kansli: - Remisser och verkställighet av beslut. Kontrollmoment, uppföljning av alla beslut som fattas av KS/KF. - Utlämnande av allmän handling. Kontrollmoment, utlämning av handlingar som regleras av sekretess. Ekonomiavdelningen: - Avtalsprocessen. Kontrollmoment, avtalsansvarig - förståelse för roll och uppdrag. - Ar.talsprocessen. Kontrollmoment, kvalitetsansvarig - förståelse för roll och uppdrag. HR-avdelningen: - Utbetalning av ersättningar till familjehem och kontaktpersoner. Kontrollmoment, att ersättning utbetalas i enlighet med korrekta beslutsunderlag. - Utbetalning av ersättning för personliga utlägg via lönesystemet. Kontrollmoment, förekomsten av inköp genom personligt utlägg som utbetalas via lönesystemet. - Hantering av korttidsanställning/timavlönad. Kontrollmoment, rutinerna vid anställning av timavlönad personal och bevakning av anställningstid (IÁS-dagar). Kommunikationsavdelningen : Justerandes sign Utdragsbestyrkande Ø I,,"'ou(" I
Kom m u nstyrelsens a rbetsutskott Sa m ma nträdesprotokol I 2016-02-04 L2 (28) - Externa webben - Vallentuna.se. Kontrollmoment, tillgänglighet, nåbar. - Kriskommunikation. Kontrollmoment, bemanning, få ut information inom tre timmar. IT-avdelningen: - Inköp av programvara (IT-system). Kontrollmoment, systemdubbletter - har vi köpt in flera programvaror som göra samma sak. Stab: - Försäkringsärenden. Kontrollmoment, effektiv hantering av försäkringsärenden: från enskildas anmälan till beslut. Arbetsmarknadsenheten : - Bemanning Arbetsmarknadsenheten. Kontrollmoment, resurser kopplat till uppdrag. Receptionen: - Nyckelord i receptionens kontaktuppgifter. Kontrollmoment, rätt uppgifter. Marknad- och näringsliv: - Uppföljning av utflyttade företag från kommunen. Kontrollmoment, gör kommen något för att ta reda på varför företag fl tar ut från kommunen. Beslutsgång Ordföranden ställer proposition på Parisa Liljestrands (M) yrkande och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Internkontrollplan kommunstyrelsen zo16 2. Internkontrollplan kommunstyrelsen zo16 g. Förteckning över årets och tidigare års processer/rutiner Expedieras till Akten Kommunledningskontorets chefsgrupp Samhällsbyggnadsförvaltningens chefsgrupp Justerandes sign & J ustera n des sigy \ Utdragsbestyrka nde
TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2016-01-21 DNR KS 2016.031 ANDREAS FORSLUND SID 1/3 KOMMUNCONTROLLER ANDREAS.FORSLUND@VALLENTUNA.SE KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Internkontrollplan kommunstyrelsen 2016 Förslag till beslut Kommunstyrelsen antar internkontrollplanen för 2016 som omfattar; Samhällsbyggnadsförvaltningen: - Nämndbeslut. Kontrollmoment, handläggarens externa expediering av nämndbeslut. - Beställningsprocessen av tjänster. Kontrollmoment, utförande från samhällsbyggnadsförvaltningen föregås av en beställning. Kansli: - Remisser och verkställighet av beslut. Kontrollmoment, uppföljning av alla beslut som fattas av KS/KF. - Utlämnande av allmän handling. Kontrollmoment, utlämning av handlingar som regleras av sekretess. Ekonomiavdelningen: - Avtalsprocessen. Kontrollmoment, avtalsansvarig - förståelse för roll och uppdrag. - Avtalsprocessen. Kontrollmoment, kvalitetsansvarig - förståelse för roll och uppdrag. HR-avdelningen: - Utbetalning av ersättningar till familjehem och kontaktpersoner. Kontrollmoment, att ersättning utbetalas i enlighet med korrekta beslutsunderlag. - Utbetalning av ersättning för personliga utlägg via lönesystemet. Kontrollmoment, förekomsten av inköp genom personligt utlägg som utbetalas via lönesystemet. KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG 1 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 KOMMUN@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE
TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2016-01-21 DNR KS 2016.031 SID 2/3 - Hantering av korttidsanställning/timavlönad. Kontrollmoment, rutinerna vid anställning av timavlönad personal och bevakning av anställningstid (LAS-dagar). Kommunikationsavdelningen: - Externa webben - Vallentuna.se. Kontrollmoment, tillgänglighet, nåbar. - Kriskommunikation. Kontrollmoment, bemanning, få ut information inom tre timmar. IT-avdelningen: - Inköp av programvara (IT-system). Kontrollmoment, systemdubbletter - har vi köpt in flera programvaror som göra samma sak. Stab: - Försäkringsärenden. Kontrollmoment, effektiv hantering av försäkringsärenden: från enskildas anmälan till beslut. Arbetsmarknadsenheten: - Bemanning Arbetsmarknadsenheten. Kontrollmoment, resurser kopplat till uppdrag. Receptionen: - Nyckelord i receptionens kontaktuppgifter. Kontrollmoment, rätt uppgifter. Marknad- och näringsliv: - Uppföljning av utflyttade företag från kommunen. Kontrollmoment, gör kommen något för att ta reda på varför företag flyttar ut från kommunen. Ärendet i korthet Kommunstyrelsen ska enligt kommunens reglemente för internkontroll fastställa en internkontrollplan för varje år. Valet av granskningsobjekt är utifrån en bedömning av väsentlighet och risk. Det innebär att områden där sannolikheten att fel uppstår och där eventuellt fel får stora konsekvenser ska prioriteras framför områden där ett
TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2016-01-21 DNR KS 2016.031 SID 3/3 fel sannolikt inte uppstår och om det trots allt inträffar inte innebär några större konsekvenser för kommunen. Handlingar 1. Internkontrollplan kommunstyrelsen 2016 2. Internkontrollplan kommunstyrelsen 2016 3. Förteckning över årets och tidigare års processer/rutiner Victor Kilén Kommundirektör Annika Hellberg Ekonomichef Ska expedieras till: Akten Kommunledningskontorets chefsgrupp Samhällsbyggnadsförvaltningens chefsgrupp
Internkontrollplan - 2016 (Kommunstyrelsen) Process/rutin Kontrollmoment Ansvarig chef Remisser och verkställighet av beslut Nämndbeslut Utlämnande av allmän handling Avtalsprocessen Utbetalning av ersättningar till familjehem och kontaktpersoner Utbetalning av ersättning för personliga utlägg via lönesystemet Hantering av korttidsanställning / timavlönad Externa webben - Vallentuna.se Inköp av programvara (ITsystem) Kriskommunikation Försäkringsärenden Beställningsprocessen av tjänster Uppföljning av alla beslut som fattas av KS/ KF Handläggarens externa expediering av nämndbeslut Utlämning av handlingar som regleras av sekretess Avtalsansvarig - förståelse för roll och uppdrag Kvalitetsansvarig - förståelse för roll och uppdrag Att ersättning utbetalas i enlighet med korrekta beslutsunderlag Förekomsten av inköp genom personligt utlägg som utbetalas via lönesystemet Rutinerna vid anställning av timavlönad personal och bevakning av anställningstid (LAS-dagar) Tillgänglighet, nåbar Systemdubbletter - har vi köpt in flera programvaror som göra samma sak Bemanning, få ut information inom tre timmar Effektiv hantering av försäkringsärenden: från enskildas anmälan till beslut Utförande från samhällsbyggnadsförvaltningen föregås av en beställning Victor Kilén Anna von Axelson Mikael Carlgren Annika Hellberg Annika Hellberg Annika Colding Annika Colding Annika Colding Ansvarig för kontroll Mikael Carlgren Mikael Carlgren Metod Frekvens Sannolikhet/ risk Total granskning Konsekvens Riskvärde 3 ggr/år 3. Möjlig 4. Allvarlig 12 Stickprov 2 ggr/år 3. Möjlig 4. Allvarlig 12 Karolin Staaf Stickprov 2 ggr/år 2. Mindre sannolik Johan Lundin Johan Lundin Katharina Rahm Katharina Rahm Lina Hammarström Kajsa Tiren Andreas Hedlund Monika Smidestam Lars Sundström Kajsa Tiren Torbjörn Nyqvist Torbjörn Nyqvist Jonas Bergquist Dan Gustafsson Total granskning Total granskning 3. Kännbar 6 1 ggr/år 3. Möjlig 4. Allvarlig 12 1 ggr/år 4. Sannolik 2. Lindrig 8 Stickprov 2 ggr/år 3. Möjlig 4. Allvarlig 12 Stickprov 2 ggr/år 4. Sannolik 3. Kännbar 12 Stickprov 2 ggr/år 4. Sannolik 3. Kännbar 12 Stickprov 2 ggr/år 3. Möjlig 3. Kännbar 9 Stickprov 2 ggr/år 4. Sannolik 3. Kännbar 12 Stickprov 2 ggr/år 3. Möjlig 4. Allvarlig 12 Stickprov 2 ggr/år 3. Möjlig 4. Allvarlig 12 Mi Karnstedt Stickprov 2 ggr/år 3. Möjlig 4. Allvarlig 12 sida 1 av 2 (2016-01-22)
Process/rutin Kontrollmoment Ansvarig chef Ansvarig för kontroll Metod Frekvens Sannolikhet/ risk Konsekvens Riskvärde Bemanning Arbetsmarknadsenheten Resurser kopplat till uppdrag Rolf Zackrisson Monica Karlén Stickprov 2 ggr/år 3. Möjlig 4. Allvarlig 12 Nyckelord i receptionens kontaktuppgifter Rätt uppgifter Mikael Carlgren Keoma Lindroth Stickprov 2 ggr/år 4. Sannolik 2. Lindrig 8 Uppföljning av utflyttade företag från kommunen Gör kommen något för att ta reda på varför företag flyttar ut från kommunen Magnus Sjögren Anders Vikberg Stickprov 2 ggr/år 3. Möjlig 3. Kännbar 9 sida 2 av 2 (2016-01-22)
Förteckning över årets och tidigare års processer/rutiner (Kommunstyrelsen) Kommungemensamma områden Riskvärde Administration Ekonomi, inköp Process/rutin Kontrollmoment Beslutat år Remisser och verkställighet av beslut Diarieföring i Platina på samhällsbyggnadsförvaltningen Rätt delegat fattar beslut på samhällsbyggnadsförvaltningen Nämndbeslut Utlämnande av allmän handling Uppföljning av alla beslut som fattas av KS/KF Kontrollera att rutiner är kända och följs Senaste kontroll Sannolikhet/ risk Konsekvens Ställningstagande 2016 2014 3. Möjlig 4. Allvarlig 12 Hantera risk 2015 Acceptera risk Delegationsbeslut 2015 Acceptera risk Handläggarens externa expediering av nämndbeslut Utlämning av handlingar som regleras av sekretess Krav och inkasso Att kravrutinen efterföljs 2014 2014 Leverantörsfaktura betald i rätt tid Avtalsprocessen Påminnelseavgifter 2015 Avtalsansvarig - förståelse för roll och uppdrag Kvalitetsansvarig - förståelse för roll och uppdrag 2016 2. Mindre sannolik 3. Kännbar 6 Hantera risk 2016 4. Sannolik 2. Lindrig 8 Hantera risk HR Personalkostnader Rätt personer på lönelistan 2014 2014 Acceptera risk Systematiskt arbetsmiljöarbete Utbetalning av ersättningar till familjehem och kontaktpersoner Utbetalning av ersättning för personliga utlägg via lönesystemet Hantering av korttidsanställning / timavlönad Åtgärdsplaner från medarbetarenkäten Att ersättning utbetalas i enlighet med korrekta beslutsunderlag Förekomsten av inköp genom personligt utlägg som utbetalas via lönesystemet Rutinerna vid anställning av timavlönad personal och bevakning av anställningstid (LAS-dagar) 2015 Acceptera risk 2016 4. Sannolik 3. Kännbar 12 Hantera risk 2016 4. Sannolik 3. Kännbar 12 Hantera risk
Kommungemensamma områden Process/rutin Kontrollmoment Beslutat år Senaste kontroll Sannolikhet/ risk Konsekvens Riskvärde Ställningstagande IT Antivirus - Server och klient Att alla servrar och klienter har rätt antivirusskydd installerat 2014 2014 Acceptera risk Kund Miljö Backup Återläsning av filer och e-postmeddelanden 2015 Acceptera risk Externa webben - Vallentuna.se Tillgänglighet, nåbar 2016 3. Möjlig 3. Kännbar 9 Hantera risk Inköp av programvara (IT-system) Systemdubbletter - har vi köpt in flera programvaror som göra samma sak Säkerhet Kriskommunikation Organisation för kriskommunikation Verksamhet Försäkringsärenden Beställningsprocessen av tjänster Bemanning Arbetsmarknadsenheten Nyckelord i receptionens kontaktuppgifter Uppföljning av utflyttade företag från kommunen Bemanning, få ut information inom tre timmar Effektiv hantering av försäkringsärenden: från enskildas anmälan till beslut Utförande från samhällsbyggnadsförvaltningen föregås av en beställning Resurser kopplat till uppdrag 2016 4. Sannolik 3. Kännbar 12 Hantera risk 2014 2014 Acceptera risk Rätt uppgifter 2016 4. Sannolik 2. Lindrig 8 Hantera risk Gör kommen något för att ta reda på varför företag flyttar ut från kommunen 2016 3. Möjlig 3. Kännbar 9 Hantera risk