Page 1 of 5 Policy & Riktlinjer Bankens policies Dokument 2 av 7 2018-09-24 (ersätter 2017-06-26) Styrelsen Westra Wermlands Sparbank Informationsklass: Intern Innehåll Interna regelverk 1. Syfte 2. Mål 3. Riskbedömning 4. Personalpolicy 5. Grunder och principer för ersättning 5.1 Fast ersättning till anställda 5.2 Rörlig ersättning till anställda 5.3 Särskilt ansvarig styrelseledamot 5.4 Avsättning till resultatandelsstiftelse 5.5 Avsättning till resultatandelsstiftelse för personer i kontrollfunktion 5.6 Förmåner 5.7 Avtalspension 6. Styrning, uppföljning och kontroll 7. Information till anställda 8. Offentliggörande Bilaga 1 Riskbedömning Interna regelverk Personalpolicy Etik- och intressekonfliktspolicy Lokal överenskommelse om löneprinciper 1. Syfte Syftet med denna policy är att styrelsen ska ange grunder och principer för ersättningar till anställda i Westra Wermlands Sparbank, nedan kallad Banken, samt hur styrelsen ska styra, analysera, mäta och kontrollera de risker som ersättningssystemet kan medföra för Banken. Syftet är också att motverka risker för intressekonflikter och bristande efterlevnad av uppföranderegler. Med ersättning avses det som Banken
Page 2 of 5 direkt eller indirekt betalar en anställd inom ramen för anställningen t.ex. kontant lön, andra kontanta ersättningar, pensionsavsättningar, avgångsvederlag, skatteförpliktande förmåner etc. Policyn ska minst årligen eller vid behov omprövas av styrelsen. 2. Mål Bankens långsiktiga huvudmålsättning är att i enlighet med sparbankslagen och lagen om bank- och finansieringsrörelse bedriva verksamheten på ett sådant sätt att Bankens förmåga att fullgöra sina förpliktelser inte äventyras. Detta inbegriper även riskhantering, sundhet och transparens. Banken ska därför ha ett ersättningssystem som är förenligt med och som främjar en sund och effektiv riskhantering. Ersättningssystemet ska överensstämma med Bankens affärsstrategi, mål, värderingar, vara rimligt och kopplat till ett långsiktigt värdeskapande och innebära en väl avvägd risknivå för Banken. 3. Riskbedömning Denna Ersättningspolicy föregås av en riskbedömning vilken fastställs i styrelsen årligen. Syftet med denna är att identifiera anställda som har en väsentlig påverkan på bankens riskprofil. Syftet är även att bedöma vilka risker som ersättningssystemet kan medföra för banken, direkt (ekonomisk skada) eller indirekt (allmänhetens förtroende). Riskbedömning och vägledning kompletteras som bilaga 1 till denna policy. 4. Personalpolicy Styrelsen har vid sidan om denna policy fastställt en övergripande Personalpolicy. 5. Grunder och principer för ersättning Anställda i banken har rätt till ersättning i enlighet med lokala och centrala avtal. Ersättningen kan bestå av en fast grundlön, rörlig ersättning, andra förmåner samt avtalspension. Samtliga ersättningar baseras på den aktuella tjänsten. Ersättningen får inte baseras på försäljningsmål avseende finansiella instrument eller bostadskrediter till konsument. Ersättningar till enskilda anställda får inte motverka Bankens långsiktiga intressen och förmåga att upprätthålla en sund kapitalbas. 5.1 Fast ersättning till anställda Bankens anställda ska uppbära en kontant fast lön som utbetalas månadsvis för innevarande månad. Grundlönen bestäms vid anställningen och ses över årligen utifrån Lokal överenskommelsen om Löneprinciper, vilket är ett samverkansavtal mellan Westra Wermlands Sparbank och Finansförbundets företagsklubb. 5.2 Rörlig ersättning till anställda På initiativ av VD kan premiering av enskilda extraordinära insatser i efterskott ske i form av ett engångsbelopp maximalt uppgående till en månadslön, maximerat till ett prisbasbelopp. (se mer i Lokal överenskommelsen om Löneprinciper mellan Westra Wermlands Sparbank och Finansförbundets företagsklubb). Avsättning till resultatandelsstiftelse får ske med maximalt ett prisbasbelopp per heltidstjänst och år. Detta innebär att Regelverket kring uppskjuten ersättning till särskilt reglerad personal, se bilaga 1, ej är tillämpligt. Följaktligen försvinner behovet för anställda att använda personliga risksäkringsstrategier eller försäkring för att undanröja effekterna av en reducering av den uppskjutna ersättningen.
Page 3 of 5 5.3 Särskild ansvarig styrelseledamot Ersättningssystem till anställda är styrelsens angelägenhet och ansvar liksom riskbedömning, tillämpning och uppföljning. Inom styrelsen ska finnas en särskilt ansvarig styrelseledamot för ersättningsfrågor till anställda. Denna person ska ha tillräcklig kunskap och erfarenhet av riskbedömning för att självständigt kunna bedöma ersättningspolicyns lämplighet. Personen bereder och följer upp frågor om ersättningssystem i Banken och rapporterar till styrelsen. Anställd i Banken som också ingår i styrelsen får inte inneha denna funktion. I Banken är styrelsens ordförande särskilt ansvarig för ersättningsfrågor. 5.4 Avsättning till resultatandelsstiftelse Styrelsens beslut om de mål som sätts upp samt det maximala belopp som kan utgå i resultatandelar för ett enskilt år ska grunda sig på en analys av de risker målen kan medföra, enligt bilaga 1. Den slutliga avsättningen ska grunda sig på en redovisning över hur uppsatta mål uppfyllts. Storleken på avsättningen ska vara lika stor för samtliga anställda, förutom anställda i kontrollfunktioner, proportionerligt i förhållande till tjänstgöringsgrad. Avsättning till personer i kontrollfunktioner ska i stället grunda sig på en utvärdering av gjorda kontrollinsatser. Ersättningen får aldrig påverka kontrollfunktionernas oberoende. Om Bankens totalresultat understiger femtio procent av budgeterat resultat efter justering för extraordinära poster sker ingen avsättning till resultatandelar även om uppsatta resultatandelsmål nåtts. För närvarande sker avsättningar till Stiftelsen Guldeken där utbetalning av andel sker tidigast efter fem års fondering. 5.5 Avsättning till resultatandel för personer i kontrollfunktioner Avsättning till personer i kontrollfunktioner ska grunda sig på en utvärdering av gjorda kontrollinsatser och vara oberoende av resultatet i de affärsområden de kontrollerar. Ersättningen får aldrig påverka kontrollfunktionernas oberoende. 5.6 Förmåner Alla anställda i banken erbjuds personalförmåner, vilka framgår av riktlinjer rörande dessa. 5.7 Avtalspension Pensionsförmåner utgår enligt lag och avtal. 6. Styrning, uppföljning och kontroll Enligt Finansinspektionens föreskrifter om ersättningssystem i kreditinstitut, värdepappersbolag och fondbolag med tillstånd för diskretionär portföljförvaltning (2011:1 kap 3) är det Bankens styrelse som ska besluta om ersättningspolicy och som ansvarar för att den tillämpas och följs upp. Styrelsens beslut ska i tillämpliga fall följa vad som huvudmannastämman beslutat i fråga om ersättning i Banken. VD ansvarar för löpande uppföljning av Bankens ersättningssystem. Bankens internrevision ska vid behov och minst en gång årligen granska efterlevnaden av ersättningspolicyn och rapportera resultatet av granskningen till styrelsen. 7. Information till anställda Bankens ledning ska informera de anställda som berörs av ersättningspolicyn om beslutat ersättningssystem samt om innebörden av policyn och ersättningssystemet.
Page 4 of 5 8. Offentliggörande Information om Bankens ersättningar ska lämnas i årsredovisningen, i bilaga till årsredovisningen eller på Bankens webbplats. Informationen ska finnas tillgänglig minst ett år efter offentliggörandet. Informationen ska innehålla: Beslutsprocess och riskbedömning för ersättningssystemet Mål och kriterier för ersättning Räkenskapsårets kostnadsförda belopp för ersättningar samt Övriga relevanta uppgifter enligt FFFS 2007:5, kap 11. Bilaga 1 Riskbedömning Bakgrund Finansinspektionen utkom i februari 2011 med nya föreskrifter om ersättningssystem i kreditinstitut, värdepappersbolag och fondbolag med tillstånd för diskretionär portföljförvaltning, FFFS 2011:1 (föreskrifterna). En konsoliderad version, (2014:22) utkom i juli 2014. Syftet med de nya föreskrifterna är att förbättra företagens hantering av risker i sina ersättningssystem. Föreskrifterna uppställer generella krav på företagens ersättningspolicy och rörliga ersättning samt specifika krav på riskanpassning av ersättningssystemets struktur såsom resultatbedömning, riskjustering, uppskjutande av rörlig ersättning samt krav på att resultatbaserad rörlig ersättning ska grundas på riskjusterade vinstmått. Syfte Syftet med denna riskbedömning är att analysera de risker som finns med Bankens ersättningspolicy och ersättningssystem samt identifiera särskilt reglerad personal som omfattas av specifika bestämmelser om riskanpassning av ersättningens struktur. Metod När beslut om resultatandelsmålen för det kommande räkenskapsåret fattas ska hänsyn tas till den ökade riskexponering målen kan ge, både på kort och lång sikt. Vidare ska säkerställas att målen ska överensstämma med Bankens affärsstrategi, mål, värderingar och långsiktiga intressen. Särskilt reglerad personal Banken har mot bakgrund av riskbedömningen bedömt att följande anställda ska anses vara särskilt reglerad personal Verkställande ledning Till denna grupp räknas Ledamot i Bankens ledningsgrupp Anställda i ledande strategiska befattningar Ej tillämpligt i WWS Anställda med ansvar för kontrollfunktioner Risktagare Till denna grupp räknas ansvariga för regelefterlevnad och riskkontroll Till denna grupp räknas samtliga anställda med kreditbeviljningsrätt
Page 5 of 5 Försäkringsförmedlare Till denna grupp räknas personal som är sysselsatt inom försäkringsdistribution, inklusive de som direkt leder eller ansvarar för detta arbete i Banken. Anställda som har en ersättning som uppgår till eller överstiger den totala ersättningen till någon i ledningsgruppen Då avsättningen till resultatandelsfond är maximerad till ett prisbasbelopp per heltidsanställd och år omfattas särskilt reglerad personal inte av regelverket avseende uppskjuten utbetalning. När det gäller bedömningen av vilken personal som ska anses vara särskilt reglerad gäller som utgångspunkt i riskbedömningen en presumtion för att alla anställda i de personalkategorier som anges i 1 kap 4 9 a-d i föreskrifterna utgör särskilt reglerad personal. Bankens och ersättningssystem Rörliga ersättningar i Westra Wermlands Sparbank Samtliga anställda, utom regelefterlevnads- och riskkontrollansvarig omfattas av Bankens resultatandelssystem. Utfallet av resultatandelssystemet baseras på av styrelsen beslutade mål. Maximal avsättning uppgår till ett prisbasbelopp per heltidsanställd och år. Bankens resultatandelssystem bygger på både marknads- och ekonomimål. Utfallande belopp avsätts till Stiftelsen Guldeken. Utbetalning av andel sker tidigast efter fem års fondering. Risker med Westra Wermlands Sparbanks ersättningspolicy och ersättningssystem Bankens ersättningspolicy och ersättningssystem får aldrig innebära att de äventyrar Bankens möjlighet att fullgöra sina förpliktelser. I Banken ska endast finnas ett rörligt ersättningssystem som är lika för alla som omfattas. Den rörliga ersättningen avser ett mindre belopp och utgör enbart en begränsad risk för Banken. Maximalt utfallande belopp inklusive löneskatt för 2018 vid full måluppfyllelse motsvarar 0,24% av Bankens egna kapital per 2017-12-31. Överensstämmelse med Westra Wermlands Sparbanks affärsstrategi, mål, värderingar och långsiktiga intressen Syftet med rörlig ersättning är att stödja och motivera medarbetare till att uppnå av styrelsen uppsatta mål. Målen sätts med utgångspunkt från Bankens strategiska plan och ska leda till att styra beteende och försäljning på ett sätt som är långsiktigt bra för Banken. Slutsats Bankens rörliga ersättningssystem syftar till långsiktigt värdeskapande och har en väl avvägd risknivå som aldrig kommer att leda till att Bankens långsiktiga huvudmålsättning äventyras. Dokument 2 av 7