PM 2013-05-23 Dnr 11/560 Rektors kansli Helena Linnell Projekthandläggare 1(32) Uppföljning Verksamhetsplan 2012 - gemensamma verksamheter Inledning Verksamhetsplanen för den högskolegemensamma verksamheten 2012 innehåller dels verksamhetsmål med årliga delmål som tar utgångspunkt i KMH:s strategi, dels uppgifter för förvaltningseneheterna uppdelade på reguljär verksamhet och särskilt prioriterade projekt. De särskilda projekten är framtagna genom avvägningar från respektive förvaltningsenhet och högskolebiblioteket. I föreliggande uppföljningsdokument beskrivs först måluppfyllelsen för de verksamhetsövergripande delmålen. Därefter följer en verksamhetsberättelse som följer upp den reguljära verksamheten, samt genomgång av särskilt prioriterade projekt, för respektive förvaltningsenhet och högskolebiblioteket.
2(32) Innehållsförteckning Inledning... 1 Verksamhetsmål för de högskolegemensamma verksamheterna... 3 Kvalitetsarbete... 3 Studentinflytande och studiesociala frågor... 3 Effektiv och hållbar förvaltning... 4 Verksamhetsberättelser och särskilda projekt för högskolegemensamma funktioner 2012... 5 Rektors kansli... 5 Utbildnings- och forskningsavdelningen... 8 Kommunikationsavdelningen... 10 Ekonomiavdelningen... 14 IT- avdelningen... 16 Serviceavdelningen... 20 Personalavdelningen... 23 Studieadministrativa avdelningen... 26 Högskolebiblioteket... 31
3(32) Verksamhetsmål för de högskolegemensamma verksamheterna Kvalitetsarbete Delmål Kommentar Mål Som ett komplement till KMH:s arbetsordning och övriga styrdokument ska en ny beslutsoch delegationsordning tas fram under 2012 för att kvalitetssäkra beslutsprocesserna vid KMH. Ett nytt, förbättrat kursvärderingssystem ska tas fram för att tillfredsställa såväl kursspecifika behov som krav på jämförbarhet och uppföljning på agregerad nivå. Implementering och vidareutveckling av KMH:s verksamhetsplaner såsom gemensamt kvalitetsutvecklande dokument. En ny besluts- och delegationsordning togs fram under 2012 och beslutades av rektor 21 januari 2013 (dnr. 13/34). Efter att ett par olika alternativa leverantörer och system har testats och utvärderats har avtal tecknats om ett nytt enkät- och kursvärderingssystem för KMH. Projektet fortsätter under 2013, men har flyttats över till UFA som ansvarig förvaltningsavdelning samt UFN som ansvarig för övergripande beslut om utformning av de nya kursvärderingarna och samordnad kvalitetsuppföljning av KMH:s utbildningar. KMH har arbetat vidare med verksamhetsplaner och tagit fram verksamhetsplaner för 2013 efter samma modell som 2012. Utvärdering av 2012 års verksamhetsplaner sker under våren 2013. Uppfyllt Uppfyllt Studentinflytande och studiesociala frågor Delmål Kommentar Mål Följa upp den enkät som gjorts på initiativ av studentkåren genom samtal mellan studentskyddsombud och ansvariga tjänstemän. Enkäten har gåtts igenom med respektive ansvarig avdelningschef för åtgärder. Uppfyllt
4(32) Effektiv och hållbar förvaltning Delmål Kommentar Mål Implementering och utvärdering av den nya organisationen för utbildningsnära förvaltningsstöd. Organisatorisk översyn av andra stödfunktioner. Genomföra utbildning för samtliga handläggare i förvaltningskunskap, beslutsoch dokumenthantering. Organisera behovsanpassad introduktionsutbildning i grundläggande högskoleadministration för prefekter, studierektorer och studentkår. Organisationsförändringen är genomförd och utvärderingen genomförs under 2013. En utvärdering av Ekonomiavdelningens och Personalavdelningens organisation har gjorts i samband med nyrekrytering av respektive avdelningschef. En översyn av organisationen har lett till en omorganisation där nuvarande kommunikationsavdelningen kommer uppgå i en nybildad Samverkansavdelning. Utbildningen är ej genomförd men planeras till 2013. Fyra dagars utbildning av prefekter genomfördes under hösten. En utbildningsdag för studentkåren genomfördes under hösten. Uppfyllt Ej
5(32) Verksamhetsberättelser och särskilda projekt för högskolegemensamma funktioner 2012 Rektors kansli Ledningsstöd och specialistkompetens Rektors kansli påverkades starkt, liksom övriga KMH, av Johannes Johanssons plötsliga bortgång i maj 2012. Förutom hantering av den personliga förlusten innebar den följande tiden konkreta arbetsuppgifter i form av nödvändiga kontakter samt välkomnande av Cecilia Rydinger Alin som tf. rektor. Administrativt stöd till rekryteringen av en permanent rektor pågick sedan under hela resterande 2012. Rektors kansli är en stabsfunktion och utgör ett nära ledningsstöd både genom direkt assistentstöd samt handläggning av ärenden åt ledningen. Det är viktigt för avdelningen att anpassa verksamheten för att utgöra bästa möjliga stöd till den aktuella ledningen. Kansliet är också en avdelning av specialister, exempelvis inom byggnadsfrågor, budgetering, upphandling och registratur. Under årets sista månader påbörjades arbete för att hitta gemensamma projekt för att, där så är möjligt, sammanföra de olika kompetenserna och därmed öka samhörigheten på avdelningen samt utnyttja den samlade kompetensen. Bakgrunden i ledningsstöd samt specialistkunskap påvisas i arbetsuppgifterna beskrivna nedan. Dessa har sorterats under utredningar/handläggning av projekt, verksamhetsplanering och ekonomistyrning, fundraising samt byggnadsfrågor. Aktuella händelser under året att nämna därutöver är att avdelningen fick en ny chef, Lena Ousbäck Badlund, från och med 1 november, samt avdelningens flytt från F-huset till A-huset i december. Uppstarts-/utvecklingssamtal genomfördes i oktober/november och året avslutades med en gemensam jullunch. Utredningar/handläggning av projekt Rektors kansli har under 2012 ansvarat för ett antal utredningar och projekt/handläggning kopplade till ledningen eller en viss specialistfunktion. Dessa har bl.a. rört: Arbete med införande av e-handel Förberedelse för processorienterad arkivering Fortsatt arbete med informationssäkerhet Avslutande arbete kring FoU-frågor Svar rörande åtgärder efter HSV:s tillsynsrapport Samordning av, samt deltagande i, RiR:s löpande granskning Arbete kring beviljad ansökan om medel från KAW till det nya huset Arbete med KMH:s anknutna stiftelser Avrop av leverantör av betalkort samt köpkort
6(32) Ordinarie stipendieadministration samt mottagande av två nya donationer: Marthe Urzanders och Lars-Olof Nyhléns stiftelse och Rektorn och tonsättaren Johannes Johanssons minnesfond. Frågor rörande konsten i nya huset samt flytt av konst från B-huset. Ett antal projekt resulterade i nya riktlinjer/regler: Uppdaterade riktlinjer för representation Uppdaterad krisplan Borttagande av lokalpolicy Riktlinjer för omföring av lärartimmar Beslut rörande införande av SUHF-modellen och dess anpassning till KMH Beslut rörande intern fördelning av intäkt från avgiftsstudenter Därutöver bör noteras att arbetet i arkivet, för att komma ikapp tidigare års arbete, under året fortsatt framåt samt att antalet inkommande ärenden i diariet fortsätter att öka till totalt 672 stycken. Verksamhetsplanering och ekonomistyrning Verksamhetsplaneringen förändrades inför 2012 i och med införande av en ny modell för budgetering och planering. Uppdragen i de nya verksamhetsplanerna gällde för första gången 2012 och i och med höstens omfattande planeringsomgång finslipades modellerna. Medelsfördelning och budgetering följdes upp genom kvartalsvisa analyser till högskolestyrelsen samt, rörande det högskolegemensamma, till förvaltningschefen. Stöd gavs även till prefekter och avdelningschefer i frågor rörande ekonomistyrning och budgetering. Arbetet med årsredovisningen för 2011 präglade årets första månader. Både process och produkt genomgick en omfattande förändring jämfört med tidigare år. Vid utvärderingen i april fann sig gruppen relativt nöjd, men föreslog vissa förändringar i processen, vilka genomfördes när kommande års process startade i augusti. En kvalitetsanalys tillkom och arbetsgrupperna ändrade utseende. Inom verksamhetsplaneringen bör även nämnas följande projekt: Prognos över grundutbildningsanslaget lämnas tre gånger per år till departementet Arbete med effektiviseringar inom förvaltningen samt institutionerna. Efterarbete i och med införandet av SUHF-modellen Avgiftssamråd Framtagande av budgetunderlag Fundraising Arbetet med fundraising tog ny fart under året. Flera strategiska kontakter togs och handläggarsidan förstärktes.
7(32) Nybyggnationen Arbetet med byggnationen fick ett genombrott genom beslutet i Mark- och miljödomstolen rörande detaljplanen för området. Under året tömdes B-huset och bl.a. orglar flyttades till A-huset. Uppföljning av särskilda projekt 2012 Projekt Kommentar Mål Implementering av informationssäkerhetshanteringen. Planerats och påbörjats, men kommer genomföras under 2013. Förberedelse för E- handelsrutiner. Fortsatt avveckling av nuvarande stödsystem och implementering av nya. Organisering av utbildningar för chefer respektive handläggare i ärendehantering m.m. Framtagande av ny beslutsoch delegationsordning. Ansvara för uppföljning av studentkårsenkät. Uppdatering av KMH:s krisplan. Utvärdering av olika leverantörer samt val av leverantör att approchera har gjorts. Detta är ett långsiktigt projekt som sträcker sig över flera år. En prefektutbildning har genomförts. Utbildning av övriga chefer samt handläggare planeras till 2013. Beslutat av rektor i januari 2013 (dnr 13/34). Beslutsunderlaget framtaget under 2012. Har gåtts igenom med respektive ansvarig avdelningschef för åtgärder. Projektet planerades ursprungligen bland kommunikationsavdelningens aktiviteter, men flyttades under året över till Rektors kansli. Ny krisplan beslutades av rektor i december (dnr 12/626). Uppfyllt Uppfyllt Uppfyllt Uppfyllt
8(32) Utbildnings- och forskningsavdelningen För att motsvara kravet KMH:s nya nämndorganisation kommer att ha på förvaltningsstöd och för att renodla de utbildnings- och forskningsadministrativa funktionerna, har nödvändig kompetens på detta område samlats i en förvaltningsenhet med huvudansvar för utbildnings-och forskningsstöd. (Ur VP 2012) Nämndarbete UFA har under 2012 arbetat intensivt med att medvetandegöra betydelsen av den nya nämndorganisationen på högskolan. Detta har gjorts både inom nämnden, men även inom högskolan på mer generell basis. KMH:s nämndorganisation är ny för högskolan, och dess ledamöter är också nya på sina respektive poster och roller. Nämndorganisationen innebär också att det finns 4 nya utskott, som även de har nya personer i för dem nya roller. Denna helt nya konstruktion, med nya personer på nya uppdrag medför en viss inkörningsperiod, vilket kan sägas känneteckna 2012 års möten. Sammantaget kan samarbetet mellan nämnd, utskott och UFA beskrivas som välfungerande. Under året har UFA intagit en ledande roll i AEC:s speciella projekt (Polifonia 3) som fokuserar på criterias and assessments. Detta har burit frukt även inom högskolan, då lärdomarna från projektet har diskuterats på nämndmötena. Den mer kamerala del av UFA som handlar som sekretariatsfunktion till nämnden kan beskrivas som mycket väl fungerande, vilket också nämnden givit sin uppskattning för. Det finns dock områden att utveckla, speciellt gentemot utskotten. Ett stort problemområde har varit att utskotten har haft svårt att respektera de tider som fastslagits vid läsårets början. Denna problematik hänger delvis ihop med att flera av utskottens ledamöter arbetar deltid och har andra åtaganden vid sidan av högskolan. För att råda på bot på detta har nämnden gett UFA i uppdrag att försöka hitta en ny modell för mötestider under kommande läsår (13/14). Pedagogiskt utvecklingsarbete Vad gäller pedagogiskt utvecklingsarbete har UFA gentemot institutionerna arbetat med större fokus på hur de olika kurserna inom ett program kompletterar varandra för att nå examensmålen. Detta arbete har skapat en viss medvetenhet hos de olika institutionerna som i sin tur kan resultera i mer konkret pedagogiskt utvecklingsarbete. Däremot ska tilläggas att det är mycket svårt att få till en riktig utveckling inom detta område. Högskolan hamnar ofta i diskussioner om hur själva undervisningen går till, vilket kan hindra möjligheten till pedagogiskt utvecklingsarbete. Att arbeta med pedagogiskt utveckling är något som högskolan ständigt måste hålla levande, och som UFA ska bidra till för att möjliggöra. UFA har arbetat mycket med att utverka en modell för framtagande av utbildningsprogram med fokus på lärandemål. Denna modell kommer att introduceras under hösten 2013. Modellen har hittills varit till stor hjälp med att utveckla de internationella joint programmes som KMH är involverade i.
9(32) Forskning och forskarutbildning En specifik fristående kurs riktad till KMH:s lärarkår är fastställd och har erbjudits via antagning.se. Fokus för kursen är förberedelse för konstnärlig forskning. För att stärka infrastruktur som högskolan behöver när det gäller forskning och forskarutbildning har en ny forskningshandläggare till avdelningen rekryterats. Själva rekryteringen blev dock försenad, så under hela 2012 arbetade UFA utan denna person, som började sin tjänst 20123 Institutionsnära stöd Den del av UFA som arbetar med visst ekonomistöd, budgethjälp, budgetuppföljning och annan institutionsservice har under 2012 genomfört dessa arbetsuppgifter enligt gängse rutiner. Under 2013 startas en mer djupgående utvärdering av dessa arbetsuppgifter med målsättning att hitta en så effektiv organisation som möjligt. Uppföljning av särskilda projekt 2012 Projekt Kommentar Mål Avdelningen startar under 2012 ett arbete, som i förlängningen bör leda till ny utbildningsstruktur på KMH, främst vad gäller de konstnärliga utbildningarna på grundnivå och avancerad nivå. Beredningsarbete kring KPU (Kompletterande pedagogisk utbildning). Har påbörjats och kommer att slutföras under läsåret 2013/14 för programstart 2104. En del smärre förändringar är genomförda och kommer att starta redan till hösten 2013. Har genomförts och fastställts i UFnämnden. Kursstart vt 2013. Uppfyllt
10(32) Kommunikationsavdelningen Kommunikationsavdelningens arbete under 2012 präglades till stor del av två händelser. Rektor Johannes Johanssons plötsliga bortgång innebar ett omedelbart behov av ett antal kommunikations- och produktionsinsatser, men också förändringar i förhållande till fundraisingarbetet, där Johansson under våret intagit en mycket operativ roll. Avgörande för avdelningens fortsatta arbete var dock beskedet om en förestående nedläggning i och med att verksamheten föreslås uppgå i en nybildad samverkansavdelning. Beskedet ledde till ett stort antal samtal och skriftväxlingar, såväl internt inom avdelningen som med andra funktioner inom KMH. Den ledde också till en grundlig genomgång av avdelningens arbetsuppgifter och produktionsprocesser. Även den fysiska flytten till tidigare laboratorielokaler i huvdbyggnaden, med därtill hörande frågor gällande arbetsmiljö och infrastruktur, påverkade verksamheten negativt under slutet av året i synnerhet som den kom att ske mot bakgrunden av osäkerheterna inför den kommande omorganisationen. Publicering En viktig del av arbetet under 2012 innebar utveckling, produktion och utgivning av första numret av magasin:kmh. Det slutliga resultatet innebär ett översiktligt magasin med förhållandevis lättlästa introduktionsartiklar om olika aktuella verksamheter, projekt och personligheter. Tanken är delvis att publikationen också ska kunna utgöra ett kompletterande material i fundraisingarbetet. En dominerande del av Kommunikationsavdelningens resurser ägnas åt dagligt redaktions- och produktionsarbete i samband med uppdatering av webb och sociala media, internt nyhetsbrev, publicering av pressmeddelanden, annonsering av utbildningar och konserter, förmedling av KMH:s utbildnings- och evenemangsutbud till externa kalendarier, bevakning och revidering av olika former av profilmaterial etc. Riktlinjer och övergripande planering Kommunikationsavdelningen slutförde under 2012 arbetet med flera förslag till övergripande riktlinjer eller rutinbeskrivningar, som i vissa fall efter revisioner överlämnats till förvaltningschefen för fortsatt handläggning eller beslut. Det gäller bl.a. Riktlinjer för kommunikation, bestående dels av en övergripande kortfattad kommunikations-ordning, dels av mera operativa riktlinjer för ansvar, partners/målgrupper, kanaler etc., Riktlinjer i språkfrågor samt nya rutiner för hantering av behörigheter och publicering i KMH:s officiella kalendrar. Under 2012 har Kommunikationsavdelningen tagit flera initiativ till att samordna kommunikationen och marknadsföringen av KMH:s öppna seminarier; genom särskilda kalendarier, intern och extern annonsering spridning via sociala media och pressmeddelanden etc. I samråd med Konsertrådet har rutinerna för studentdrivna festivaler förtydligats och dokumenterats med ett förtydligande av ansvarsfördelningen mellan arrangerande institution, medverkande studenter och stödfunktioner inom förvaltningen.
11(32) En gemensam upphandling av översättningstjänst har genomförts av Konstfack och KMH, för vår del i första hand för speciella avgränsade översättningsuppdrag och snabba språkgranskningar. En samlad databas över externa adresser och andra institutionella kontaktuppgifter har upprättats. Ambitionen är att göra databasen tillgänglig och lätt sökbar för anställda och studenter via de interna webbsidorna. Studentrekrytering Under 2012 har rekryteringsinsatserna breddats med nya kanaler (sociala media, webb-banners etc.), liksom med studentambassadörer vid olika externa evenemang såsom t.ex. SACO:s utbildningsmässa i Älvsjö, Musikmässan Musicians Planet i Stockholm (ffg 2012) och EPTA:s internationella pianokongress i Stockholm. Kommunikationsavdelningen samordnade i december 2012 en första gemensam informationskväll, med korta presentationer och möjlighet att mingla med representanter för institutioner och studentkåren. Särskilda insatser för webben En systemförvaltningsplan för webben har tagits fram i samråd med ITavdelningen. I anslutning till detta arbete har en upphandling av externt konsultstöd för webbutveckling förberetts. En påbörjad storstädning av teknik, struktur och innehåll har gjorts för att åtgärda kvardröjande brister och inkonsekvenser från den tidigare webbplatsen och som förberedelse för en kommande större uppgradering av publiceringssystemet. Produktion och publicering av video och audio har utökats, en ökad integration mot sociala media har gjorts och att det har skapats nya gränssnitt och rutiner för att förenkla och möjliggöra en mer decentraliserad publicering. Kommunikationsavdelningen har även producerat CoPeCo-projektets webbplats, som därmed också fungerar som testyta inför KMH:s kommande uppgradering av ordinarie publiceringssystem. Produktion och marknadsföring av konserter Antalet konserter i säsongsprogrammen ökade väsentligt: från 244 produktioner 2011 till 285. En särskild projektsamordnare anställdes på tidsbegränsad tjänst för att samordna produktionsarbete och handleda studenter i samband med de studentdrivna festivalerna, och för att planera för ett mera långsiktiga samarbete med Kulturhuset. Under 2012 tog Kommunikationsavdelningen fram flera olika modeller för att tydliggöra den institutionsvisa resursfördelningen för konserter och ge institutionerna större möjligheter att prioritera mellan sina produktioner. Den traditionella tidningsannonseringen kompletterades under året med alternativa kanaler, såsom en utökad marknadsföring via sociala media, olika former av webb-annonsering och utnyttjande av de s.k. Kulturtavlorna på Stockholms gator.
12(32) Kommunikationsavdelningen har dessutom bidragit med större produktions- och redaktionella insatser inom flera event och projekt under 2012, bl.a. Jan Wallanderpriset, EMS12, CoPeCo och Mats Uddholms doktorsdisputation i musikpedagogik. Uppföljning av särskilda projekt 2012 Projekt Kommentar Mål Struktur för användning av sociala media. Kalenderstruktur (i samarbete med ITavdelningen). Struktur för planering av konsertproduktion. Planering av evenemangsserie. Riktlinjer formulerade som del av (ännu ej beslutade) Riktlinjer för kommunikation (förslag 120508, Dnr 12/146) och i 130311_KOM_PM_Studentdrivna_festi valer. Tillämpas som del av Kommunikationsavdelningens rutiner, främst vad gäller integrering mellan KMH:s webbplats och KMH:s officiella sida, grupp och events på Facebook samt KMH:s kanaler på Youtube. Återstår dock formellt beslut (rektor/fc) om kommmunikationsriktlinjer, samt förbättrade rutiner när det gäller sociala media i marknadsföringen av studentdrivna evenemang. Teknisk infrastruktur för hantering av gemensamma och gruppvisa kalendrar genomfört av IT-avdelningen och kommunicerat av KOM inkl. manualer och prenumerationslänkar på www.kmh.se. Förtydligat ansvar för publicering i gemensamma kalendrar (KOM huvudansvarig inkl. utdelning av publiceringsbehörigheter till lokala handläggare). En samlad dokumentation av teknik och handläggningsprocesser återstår dock att göra. Principmodell för tydligare indelning i olika kategorier av konserter med tillhörande budget- och ansvarsfördelning framtagen i samråd med Konsertrådet (med särskilda villkor för studentdrivna festivaler). Överförs under 2013 till ny produktionsorganisation inom den kommande Samverkansavdelningen. Uppfyllt Uppfyllt Ej
13(32) Övriga kommunikationsinsatser för särskilda externa projekt initierade av rektor eller inom fundraisingarbetet. Har avförts från listan över Kommunikationsavdelningens projekt. Projektledning för aktiviteter inom detta område ligger hos Rektors kansli och insatser utförs i form av beställningar inom Kommunikationsavdelningens reguljära verksamhet. Utgår
14(32) Ekonomiavdelningen Ekonomiavdelningens arbete innefattar uppgifter rörande reskontra, lön och pensioner, bankkontakter, rådgivning m.m. Avdelningen hanterar betalningar en gång per vecka, samt månadsvis löneutbetalningar. Utbetalningarna föregås av omfattande kontroller av fakturor, konteringar och löneunderlag. Därutöver hanteras ett stort antal frågor rörande bl.a. fakturor och ersättningar från leverantörer och anställda. Utmärkande för arbetet inom det ekonomiadministrativa området har under året varit följande. År 2012 inleddes, som alla år, intensivt genom arbetet med bokslut och årsredovisning. Diskussioner med revisorerna gällde bl.a. fördelning av kostnader på internkonton. Revisorernas granskning ledde till enbart en punkt på sammanställningen över funna fel i årsredovisningen. Revisorernas anmärkning gällde redovisning av samfinansiering. En modell för bokföring, samt rapportering i Agresso, av samfinansiering utarbetades därmed och togs i bruk under våren. Samfinansieringen är nära kopplad till redovisningsmodellen för full kostnadstäckning, vilken infördes till 2012. Omfattande arbete under våren gällde finslipning, samt uppföljning av modellen och dess effekter på redovisningen bl.a. i form av kalkyldifferenser. Den rapport rörande ekonomisk uppföljning som kvartalsvis lämnades till styrelsen utvecklades för att passa redovisningsmodellen, samt för att särskilt visa bidragsfinansierad verksamhet. Tiden närmast efter bokslutet ägnades åt enheternas budgetering. Förberedelse för samt, för första gången, inläsning av värden i Agresso innebar stort arbete. Budgetering inför 2013 gjordes i december. Ett antal externmedelsfinansierade projekt tillkom under året och innebar arbete i form av upplägg, utredning om ekonomiska transaktioner, rådgivning kring detta m.m. Under årets sista månader genomfördes en omfattande arkivering av bokföringsmaterial. För att förenkla arbetet tog Ekonomiavdelningen fram rutiner för olika typer av material. Avdelningens rutin rörande lönehantering förändrades under året då beslut fattades om att avskaffa extra lönekörningar. Detta säkerställer processen kring lönekörningen samt sparar arbete för avdelningen. Under hösten meddelade ekonomichefen sin pensionsavgång och arbetet med att rekrytera en efterträdare inleddes. Det stod relativt snabbt klart att ingen ersättare skulle finnas på plats till 2012 års bokslut, varför en konsult från Calona AB istället anlitades och påbörjade arbetet i december. Arbete med förvaltning av KMH:s stiftelser och donationer har inte skett i den utsträckning som angivits i verksamhetsplanen. Inte heller har prognoser lämnats till högskolestyrelsen. Orsaken till båda dessa punkter är att arbete snarare utförts av annan avdelning. Noteras kan, avslutningsvis, att KMH för 2012 erhöll det högsta betyget i EAvärderingen. EA-värderingen mäter årligen hur väl myndigheterna följer ekonomiadministrativa bestämmelser.
15(32) Uppföljning av särskilda projekt 2012 Projekt Kommentar Mål Införande av E- handelssystem. Ett längre projekt som fortsätter under 2013 och eventuellt även 2014. Har påbörjats enligt plan.
16(32) IT-avdelningen IT-avdelningen har under 2012 fokuserat på ökad driftsäkerhet, stabilisering av IT-miljön, förbättring av IT-rutiner samt fortsatt utveckling av planerade nya ITstöd. Den löpande verksamheten ökade i omfattning under 2012. Orsaken till ökningen är bland annat att användarna påverkats av flera av de nödvändiga åtgärder som genomförts i IT-miljön, med fler ärenden som resultat. En annan anledning är de nya IT-system som är under utveckling eller driftsatts, vilka medfört en ökad dialog med övriga avdelningar. Utöver detta har ett antal akuta incidenter i IT-miljön uppstått och behövt hanterats parallellt med löpande arbete, vilket ytterligare ökat belastningen på medarbetarna. Resurser för en del av avdelningens planerade projekt för 2012 har därför behövt omprioriteras och projekten har därmed försenats. Löpande drift/underhåll Löpande ärenden inkomna till IT-helpdesk var under 2012 ca 2000. Utöver detta mottas ca 5 samtal via telefon eller genom direktkontakt i snitt per dag, vilket betyder totalt ca 3000 ärenden under ett år. Avdelningen har utfört arbetsinsatser för att förbättra och optimera ITinfrastrukturen på olika sätt både konfigurationsmässigt och hårdvarumässigt. Ett större arbete genomfördes under sommaren 2012 med att installera en helt ny katalogtjänst för att eliminera ett fel i IT-infrastrukturen. Arbetet var nödvändigt och berörde samtliga KMH:s användare, som alla fick ändrade inloggningsuppgifter samt justerade inställningar av sina arbetsstationer. Ett nytt backup-system infördes i samarbete med Uppsala Universitet, vilket ökat driftsäkerheten och möjligheten att vid behov återställa förlorad data. Ekonomiavdelningens arbetsstationer, vilka tidigare var anslutna till ett separat Windows-nätverk, har integrerats med KMH:s övriga nätverk i Mac-miljö. Ett nytt serviceavtal för att säkerställa kyla till serverrummet har tecknats. Resurser har även lagts på planering och genomförande av flytt av data, telefoni och säkerhetsinstallationer i samband med flytt av personal från F- till A-huset. Utöver ovanstående drabbades avdelningen av flera IT-incidenter under 2012, såsom stölder, åsknedslag, trasig kylanläggning samt oplanerade elavbrott, vilka bidrog till trasig hårdvara och oförutsett arbete. Systemutveckling Inom systemutvecklingsområdet har avdelningens huvudsakliga fokus varit att slutföra utvecklingsarbetet och driftsätta persondatabasen (PDB). PDB:s huvudsakliga syfte är att utgöra navet i IT-miljön för tilldelning av roller och behörighet för användare i KMH:s IT-miljö. Avdelningen nödgades redan under 2011 akut produktionssätta PDB, i samband med att lokal- och schemaläggningssystemet TimeEdit driftsattes, för att lösa vissa tekniska problem av systemet. Den för tidiga produktionssättningen av PDB skapade oförutsedda och akuta problem i persondataflödet, då vissa tester inte hunnit genomföras. Utvecklingsarbetet för PDB har därför kraftigt försenats då de akuta problemen behövde hanteras parallellt med utvecklingsarbetet. Planerad driftsättning för PDB är nu satt till sommaren 2013. Förutom PDB har resurser lagts på att utveckla ett nytt studieplaneringssystem (SPS). Detta inom ramen för de planerade nya systemstöd som ska ersätta delar
17(32) av Oden. Utvecklingsarbetet har gått enligt plan och systemet driftsätts i maj 2013. KMH anslöt till SWAMID och den tekniska lösningen för autentisering installerades under 2012, då detta behövdes för anslutning till VFU-portalen. Den tekniska lösningen är även en förutsättning för inloggning till flera andra system såsom DIVA, NyA och Ladok3 i kommande steg. Ett nytt utskriftssystem har införts för att förenkla utskrifter och få en förbättrad kontroll över utskriftsstatistik och debitering av utskrifter för studenter. Ett samarbete med kåren har etablerats vilket innebär att kåren administrerar studenternas betalningar för utskrifter via Not&Bok. IT-rutiner Ett stort arbete har även lagts på att förbättra interna IT-rutiner och arbetsflöden. Bland annat har persondataprocessen delvis kartlagts och en ny modell för systemförvaltning börjat impelmenteras. Först ut att prova den nya modellen var KOM för förvaltning av KMH:s webbsida. Systemförvaltningsorganisationen och rutiner har implementerats, vilket underlättat dialog och arbetsprocesser runt systemet. Fortsatt arbete med införande av modellen planeras genomföras successivt för övriga IT-system under 2013. Uppföljning av särskilda projekt 2012 Projekt Kommentar Mål Implementering av informationssäkerhetshante ringen, innefattande identifiering av informationstillgångar, krav och klassificering av information, genomförande av riskanalys av ITinfrastruktur och övriga ITsystem samt framtagande av kontinuitetsplaner. Påbörjats men kommer främst att genomföras under 2013.
18(32) Införandet av nya stödsystem som ersättning för ODEN-systemet. Integration av Ekonomiavdelningens nätverk till KMH:s övriga nätverk. Införande av en ny persondatabas. Förbättra strukturen i katalogtjänst, systemgrupper och på filserver. Åtgärda korrupt katalogtjänst för användare (OpenDirectory). Framtagande av långsiktig backup-lösning. Översyn och förbättring av IT-infrastruktur. Ett långsiktigt projekt som fortsätter kommande år. Hittills har: Ladok driftsatts och implementering pågår. Lokalbokningssystemet är sedan januari 2012 driftsatt. Schemaläggningsfunktioner har driftsatts under juni 2012. Utveckling av nytt studieplaneringssystem pågår och beräknas implementeras under våren 2013. Samtliga användare på ekonomiavdelningen överflyttade till KMH:s övriga nätverk i december 2012. PDB driftsatt och integrationer med lokalbokningssystemet och PAGO klart 2012. Systemet distribuerat till ett urval av användare 2012. Distribution till resterande användare beräknas ske våren 2013. Utarbetande av principer för struktur för katalogtjänst, systemgrupper och mappar på filservern är delvis klart, men behöver finjusteras. Projektet beräknas vara slutfört under våren 2013. Ett helt nytt OD har satts upp och det gamla avvecklats med lyckat resultat. Arbetet slutfört hösten 2012. Avtal har slutits med Uppsala Universitet för KMH:s backuphantering. Backup av grundläggande data skickas dygnsvis till UU för lagring och arkivering. Projektet har påbörjats. Förbättring av konfigurationer i nätverket har gjorts. Översynen beräknas vara klar under 2013. Uppfyllt Uppfyllt Uppfyllt
19(32) Översyn av rutiner för ITsäkerhet. Implementering av systemförvaltningsmodell. Kalenderstruktur (i samarbete med Kommunikationsavdelning en). Projektet påbörjat och har beröringspunkter med informationssäkerhet och backupprojektet. Översynen beräknas vara klar under 2013. Ett utkast till systemförvaltningsmodell har utarbetats. Modellen har införts för webbsidan. Slutlig justering och fastställande av modell återstår. Implementering av modell pågår och sker successivt för övriga IT-system. Implementering för samtliga system beräknas vara klart våren 2014. Teknisk lösning implementerad. Utkast för organisation, ansvar och roller och FAQ:s utarbetade. Slutlig justering och fastställande återstår.
20(32) Serviceavdelningen Serviceavdelningen har en verksamhet som till stor del bygger på regelbundna arbetsuppgifter, så också under 2012. Dock påverkades verksamheten mycket av den flytt som gjordes i början av året då hela B-, C- och D-husen utrymdes och stängdes, samt den flytt som under slutet av året gjordes från delar av F-huset till nya lokaler i A-huset. Något som också tagit mycket tid i anspråk är arbetet inför det nya huset. I projektarbetet är det många ritningsunderlag som KMH som hyresgäst ska vara med och granska. Vidare är det många möteskonstellationer - studiomöten, föreställningsteknikmöte, salsmöten och programrådsmöten - som har upptagit stor arbetstid under 2012 och kommer göra så även framöver. En del av Serviceavdelningen har under året varit på studiebesök på Konstfack för att titta på deras lokaler och hur de jobbar, men även för att prata om hur planeringen inför deras flytt till Telefonplan gick till. Det har dessvärre varit mycket sjukskrivningar på avdelningen under året, bl.a. ett par långtidssjukskrivningar. Även administrationen av konsertvärdarna har varit stor det här året. Trots att fyra amanuenser har jobbat har många vikarier fått ringas in. Servicecentrum Servicecentrum (SC) har under 2012 bl.a.: lånat ut instrument, svarat på frågor om lokaler kvitterat ut studentnycklar och p-tillstånd. tagit emot reprobeställningar, felanmälningar, lokaldukningsönskemål samt utfört dukning, tryck och reparationer efter beställning. utfärdat passerkort och sett till att studenter och personal har rätt behörighet på sina kort. Inför terminsstart tog SC emot och redigerade alla studenters bilder. kontrollerat och utrett de larm som gått under dagtid. tagit emot och lämnat ut paket samt frankerat all utgående post. beställt och monterat möbler, samt flyttat inventarier inom huset. agerat scentekniker, ljustekniker samt jobbat som konsertvärdar vid lunchkonserter. Allt scenljus underhålls och återställs efter konserterna och även lättare ljudteknik har ibland riggats av SC. beställt, lagerhållt samt interndebiterat kontorsmaterial. administrerat student- och instrumentskåp samt vid behov lagat, bytt och servat lås på KMH:s dörrar. administrerat student- och personalfack. Vid terminsstart tömdes samtliga studentfack (ca 600 st) och flyttades om. under helger tagit hand om förebyggande underhåll som att byta lampor, laga trasiga saker i undervisningsrum etc. samt hållit servicedisken öppen för utlån och eventuella evenemang.