IT-strategi 2013 2016 STF godkänt 10.6.2013 59
2 Innehåll 1. Bakgrund... 3 2. Allmänna insatsområden i IT-strategin... 5 2.1 Insatsområde 1: Utveckling av den övergripande arkitekturen... 5 2.2 Insatsområde 2: Flerkanalstjänster... 6 2.3 Insatsområde 3: Det regionala samarbetet i huvudstadsregionen... 6 2.4 Insatsområde 4: Ökade möjligheter till påverkan och delaktighet... 7 2.5 Insatsområde 5: Effektivare verksamhet med hjälp av informationsteknik... 7 2.6 Insatsområde 6: Utveckling av personalens IT-kompetens... 8 3. Uppföljning revidering av strategin... 8 4. Bilagor... 9 BILAGA 1: ÅTGÄRDSPROGRAM FÖR GENOMFÖRANDE AV IT-STRATEGIN... 9 BILAGA 2: PROGRAM SOM ÄR I BRUK... 9
3 1. Bakgrund 1.1 Stadens interna ambition att strategiskt utveckla dataadministrationen IT-strategin syftar till att beskriva hur stadens allmänna mål ska genomföras inom informationsförvaltningen. Stadens allmänna strategiska värderingar och gällande strategiska mål utgör grunden för IT-strategin. IT-strategin uppdateras när stadens allmänna strategiska riktlinjer ändras. De strategiska målen styrs också av den nya nationella lagstiftningen och av olika projekt för utveckling av systemen för offentlig informationsförvaltning. Speciellt informationsförvaltningslagen (lagen om styrning av informationsförvaltningen inom den offentliga förvaltningen 10.6.2011/634) och sektorslagstiftningen (t.ex. lagstiftningen om hälso- och sjukvård) samt statens och kommunernas gemensamma förslag till strategi för utnyttjande av IKT i offentlig förvaltning enligt målen i regeringsprogrammet styr utvecklingen av informationsförvaltningen inom offentliga samfund. Därför är IT-strategin också avsedd att beskriva de åtgärder som staden ämnar vidta för att uppfylla dessa gemensamma mål. Åtgärder för att uppfylla målen i IT-strategin samt mer detaljerade, sektorsvis definierade mål ingår i det åtgärdsprogram som fogats till IT-strategin som bilaga 1. Grankullas vision, värderingar och strategiska mål (STF 16.11.2009, 69) innehåller bl.a. värderingen att Grankulla är en stad som utvecklas kontinuerligt och aktivt samt producerar högklassiga tjänster kostnadseffektivt genom att utnyttja den nyaste kunskapen och de nyaste innovationerna. Informationsförvaltningens strategiska utgångspunkt är att Grankulla stad aktivt utvecklar sina informations- och kommunikationstekniska tjänster med siktet inställt på ännu bättre service till kommuninvånarna samt en kostnadseffektiv och modern förvaltning. Därtill deltar Grankulla aktivt i den nationella och regionala utvecklingen av informationsförvaltningen samt säkerställer genom sin egen planering att staden uppfyller utvecklingsmålen för informationsförvaltningen. En informationsförvaltning och IT-kompetens som utvecklas aktivt och uppfyller dagens krav möjliggör bättre service till kommuninvånarna samt en kostnadseffektiv, öppen och modern förvaltning. 1.2 Statsförvaltningens ambition att utveckla offentliga samfunds informationsförvaltning De gemensamma mål för samordning och utveckling av den offentliga informationsförvaltningen som statsförvaltningen satt upp styr för sin del målen i stadens IT-strategi. Genom strategisk planering av informationsförvaltningen definierar man de medel med vilka den offentliga förvaltningens gemensamma mål kan uppnås. Statsförvaltningens mål för samordning och utveckling av den offentliga informationsförvaltningen styr för sin del målen i stadens IT-strategi. Genom strategisk planering av informationsförvaltningen definierar man de medel med vilka den offentliga förvaltningens gemensamma mål kan uppnås. Regeringsprogrammet för statsminister Jyrki Katainens regering sätter upp bl.a. följande mål för den offentliga sektorns informationsförvaltning: - Produktiviteten inom den offentliga sektorn ökas genom effektivare användning av kunskapsledning, kompatibla it-system och genom samordning av den offentliga informationsförvaltningen och finansieringen av upphandlingen. - Samanvändningen av informationen inom den offentliga förvaltningen ska ökas.
4 - E-servicen och tjänsterna inom den offentliga förvaltningen ska utvecklas utifrån kundernas behov. Tillgängligheten av e-service ska tryggas och äldre personers specialbehov ska beaktas. Offentligt informationsmaterial ställs till allmänt förfogande i maskinläsbart format, fritt för vidareanvändning. - I syfte att främja informationssystemens kompatibilitet inom den offentliga förvaltningen används öppna standarder med vars hjälp kompatibiliteten i informationsinnehållen och de datatekniska gränssnitten fastställs. - En enhetlig övergripande arkitektur iakttas och gemensamma informationsplattformar och gemensamma serviceplattformar och tjänster för e-service utnyttjas. - Program för öppna och slutna källkoder behandlas teknologineutralt vid upphandling. - I syfte att utveckla e-tjänster ska rutinerna för överlämnande av information underlättas, dock utan att datasekretess och integritetsskydd äventyras. - Datasäkerheten för kritiskt informationsinnehåll ska tryggas med hjälp av inhemska lösningar. - Inom den offentliga sektorn främjas en övergång till nätfakturering. De viktigaste av målen i regeringsprogrammet har konkretiserats i den lag som riksdagen stiftat om styrning av informationsförvaltningen inom den offentliga förvaltningen (634/2011). Syftet med lagen är att effektivisera verksamheten inom den offentliga förvaltningen samt förbättra de offentliga tjänsterna och deras tillgänglighet. Lagen fokuserar på att öka interoperabiliteten mellan informationssystemen inom den offentliga förvaltningen, särskilt kommunerna samt de statliga ämbetsverken och inrättningarna. Lagen förpliktar finansministeriet att styra utvecklingen av informationsförvaltningen inom offentlig förvaltning genom senare förordningar, där det den offentliga förvaltningens förpliktelser preciseras: - Planera och beskriva sin informationsförvaltning i enlighet med den övergripande arkitekturen för den offentliga informationsförvaltningen. - I syfte att möjliggöra interoperabilitet mellan informationssystemen iaktta den övergripande arkitekturen för den offentliga förvaltningen samt de beskrivningar och definitioner av interoperabilitet som den förutsätter samt beskrivningar och definitioner enligt ansvarsområde, vilka fastslås i förordningar. - Införa sådana stödtjänster för elektronisk kommunikation och förvaltning som skapar förutsättningar för interoperabilitet. De gemensamma stödtjänsterna definieras i den offentliga förvaltningens s.k. Off ICT-strategi (strategi för utnyttjandet av data- och kommunikationsteknik inom den offentliga förvaltningen), som bereds under 2012 under ledning av finansministeriet. Som ett steg i den nationella harmoniseringen och samordningen av informationsförvaltningen har en arbetsgrupp tillsatt av finansministeriet utarbetat ett utkast till IKT-strategi för den offentliga förvaltningen (förslag till strategi för utnyttjandet av data- och kommunikationsteknik inom den offentliga förvaltningen 2012 2020). De centrala insatsområdena i utkastet är följande: - Ekosystem för serviceinnovationer - Öppna data och samanvändning av information - Förmåga att utnyttja ICT - Tydliga strukturer inom informationsförvaltningen - Driftssäker och kostnadseffektiv ICT-infrastruktur
5 Grankulla stad har byggt upp sina IT-strategiska insatsområden så att de motsvarar den allmänna förvaltningens gemensamma IT-administrativa mål och stadens egna utvecklingsbehov. Dessa mål har sammanställts i kapitel 2 som insatsområden i strategin. Grankulla utvecklar sina datanät och sin IT-kompetens för att höja den offentliga förvaltningens produktivitet bl.a. genom att förbättra datasystemens kompatibilitet med hjälp av kunskapsledning samt genom att effektivare utnyttja datatekniska lösningar i serviceproduktionen och förvaltningen. 2. Allmänna insatsområden i IT-strategin De allmänna strategiska insatsområdena i Grankulla stads IT-strategi är följande: 1. Utveckling av den övergripande arkitekturen 2. Flerkanalstjänster 3. Regionalt samarbete inom huvudstadsregionen 4. Ökade möjligheter till påverkan och delaktighet 5. Effektivare förvaltning med hjälp av informationsteknik 6. Utveckling av personalens IT-kompetens 2.1 Insatsområde 1: Utveckling av den övergripande arkitekturen Lagen om styrning av informationsförvaltningen inom den offentliga förvaltningen (634/2011) fokuserar på att öka informationssystemens interoperabilitet inom den offentliga förvaltningen, särskilt kommunerna samt statliga ämbetsverk och inrättningar. Det här förutsätter att även Grankulla startar arbetet med den övergripande arkitekturen. Modellen för en övergripande arkitektur är en för ledningen och informationsförvaltningen gemensam utvecklings- och ledarskapsmetod, med vars hjälp man definierar målbilden för en sådan enhetlig informations- och kommunikationsteknisk miljö som stöder verksamheten, och ser till att målet uppnås. Föredelar som genereras är bl.a. minskning av överlappande informations- och kommunikationstekniska lösningar, kostnadskontroll, interoperabilitet mellan datasystem samt identifiering av mål som utgår från utveckling av verksamheten. Den övergripande arkitekturen beskriver hur organisationens verksamhetsprocesser, information, system och producerade tjänster fungerar som en helhet. Den övergripande arkitekturen är en utvecklingsmodell för verksamheten och servicen, med vars hjälp man garanterar både utveckling av verksamheten och att de nödvändiga verktygen fungerar. I Grankulla har arbetet på den övergripande arkitekturen inletts genom en kartläggning av all den programvara som organisationen förfogar över (bilaga 2). Dessutom gör man som ett steg i beskrivningen av den övergripande arkitekturen en grundlig utredning om hur de nuvarande elektroniska tjänsterna fungerar ur organisationens och kundens synvinkel samt i vilka verksamhetsprocesser man kunde vidareutveckla användningen av e-service. Arbetet på den övergripande arkitekturen siktar på att ta fram en modell för hur datasystemen och datatekniken bäst
6 kan stöda effektiviseringen av serviceprocesserna och framför allt förbättrandet av kvaliteten i Grankulla. Samtidigt siktar arbetet med den övergripande arkitekturen på att ytterligare förbättra ITsystemens regionala enhetlighet så att samarbetet med regionens övriga kommuner och andra samarbetsparter fungerar så effektivt som möjligt. Under 2013 ger stadens IT-ledningsgrupp anvisningar för sammanjämkning av program vid kommande anskaffningar av programvara. Stadens IT-ledning stärks genom att ITledningsgruppen förpliktas att samordna utvecklingen av den övergripande arkitekturen. 2.2 Insatsområde 2: Flerkanalstjänster Med flerkanalstjänster avses att kommuninvånarna erbjuds service via olika kanaler. Sådana kanaler är traditionellt uträttande av ärenden, e-tjänster samt mobiltjänster. Då invånarnas kommunikation med kommunen utvecklas, är det bra att begrunda hur hela processen kunde revideras. Enbart digitalisering av blanketterna gör alltså inte nödvändigtvis skötseln av ärenden lättare eller effektivare. I utvecklandet av e-tjänsterna i Grankulla ingår arbetet för att utveckla möjligheterna att uträtta ärenden elektroniskt samt förbättrandet av de tjänster som stöder beslutsfattandet och den kommunala demokratin. Förbättrandet av e-tjänsterna betyder att de traditionella kommunala tjänsterna, såsom social- och hälsovårdens tjänster och de samhällstekniska tjänsterna, görs bättre tillgängliga via elektroniska kanaler för skötsel av ärenden. Med tjänster som stöder beslutsfattandet och den kommunala demokratin avses bl.a. olika slags informationsservice, tjänster som anknyter till anhängiggörandet och uppföljningen av ärenden samt olika interaktiva tjänster. Idén med utvecklandet av e-tjänsterna är att processerna granskas som helheter. För e-tjänsterna skapas inte parallella processer, utan alla serviceformer bygger på en gemensam bakomliggande process. Utmaningen med e-tjänsterna är att utveckla de elektroniska tjänsterna som helhet till ett system där servicen på den offentliga förvaltningens olika nivåer (lokal och regional nivå samt riksnivå) visar sig för användaren som en lättöverskådlig helhet. Visionen går ut på att de olika myndigheterna samordnar sin elektroniska information och kommunikation för kundernas bästa så att alla ärendetjänster inom den offentliga förvaltningen tillhandahålls för användarna på ett ställe enligt principen om tjänster över en disk, med en inloggning samt dygnet runt alla dagar. Vid utvecklingen av e-tjänsterna är kundorientering högsta prioritet. Staden utvecklar ärendetjänsterna samt de tjänster som stöder beslutsfattandet och demokratin. För utvecklingen av e-tjänsterna ansvarar varje sektor själv. Under 2013 kartläggs möjligheterna till utveckling av tjänsterna sektorsvis. Dataadministrationen ger stöd vid planeringen av det tekniska genomförandet av tjänsterna. IT-ledningsgruppen följer utvecklingen e-tjänsterna. 2.3 Insatsområde 3: Det regionala samarbetet i huvudstadsregionen Utvecklingsarbetet för informationsförvaltningen i huvudstadsregionen leds i huvudsak av respektive sektor så att sektorerna och serviceproduktionen i första hand ansvarar för utvecklingen av funktionerna. Arbetsgrupperna för de olika serviceområdena (social- och hälsovården, undervisningssektorn, geodata- och basregister) har till uppgift att planera och verkställa de ändringar i datasystem som den gemensamma serviceproduktionen kräver. Fokus i utvecklingsarbetet ligger på samarbetsprojekt inom social- och hälsovården samt möjliggörandet av nya gemensamma tjänster.
7 Det regionala samarbetet i huvudstadsregionen fortsätter med siktet inställt på enhetliga lösningar i informationsförvaltningen. Ansvaret för projektledning ligger på respektive sektor. Målet är att regionen ska bli en föregångare i Finland i fråga om interoperabilitet mellan de olika aktörernas informationstekniska lösningar. Den regionala interoperabiliteten prövas vid varje anskaffning av datasystem inom staden. Grankulla utvecklar sina datasystem i samarbete med de övriga kommunerna i huvudstadsregionen. 2.4 Insatsområde 4: Ökade möjligheter till påverkan och delaktighet Elektronisk kommunikation gör det möjligt att öka öppenheten och dialogen i förvaltningen samt förbättra invånarnas möjligheter att medverka genom medel som är lätta att ta till sig. Möjligheterna till påverkan och delaktighet förbättras avsevärt, om invånarna kan medverka redan när ärenden bereds. Dessutom bör det vara möjligt att med minsta möjliga besvär följa hur ärenden framskrider. De sociala medierna främst Facebook och Twitter har blivit en del av nätkommunikationens vardag i Grankulla. De sociala medierna kompletterar stadens egentliga webbplats och erbjuder en extra möjlighet till kommunikation. Den nya mediemiljön utgör en naturlig verksamhetsmiljö och plats för nätverkande och interaktion särskilt för de yngre generationerna. Som ett steg i utvecklandet av den kommunala demokratin ämnar staden utveckla möjligheterna till interaktiv kommunikation och delaktighet som stöd för beslutsfattandet. Med det här avses bland annat att de sociala medierna mer än hittills ska användas som kanal för interaktiv kommunikation och som ett medel för att öka delaktigheten. Grankulla stad deltar i projektet Helsinki Region Infoshare, som siktar på att göra offentliga informationskällor tillgängliga för allmänheten. Projektet bygger på tanken att öppen offentlig information ökar medborgarnas kunskap om och förståelse av hembygdens utveckling. Detta i sin tur förbättrar förutsättningarna för medborgaraktivitet. Fri tillgång på information kan också resultera i ny service och företagsverksamhet i regionen samt främja forskningen och utvecklingsverksamheten. Grankulla effektiviserar användningen av interaktiv kommunikation via nätet som ett redskap för delaktighet och påverkan. Staden fortsätter också med den process som projektet Helsinki Region Infoshare startat för tillgängliggörandet av de offentlig informationsreserverna för befolkningen. 2.5 Insatsområde 5: Effektivare verksamhet med hjälp av informationsteknik Med sina IT-lösningar strävar staden ständigt efter en effektivare förvaltning och smidigare service. I samarbete med tjänsteproducenter försöker staden medvetet utveckla de existerande lösningarna för att de ska fungera ännu effektivare. Varje sektor ansvarar för utvärderingen av sina egna IT-system och utvecklar dem i samarbete med serviceproducenter och IT-administrationen. Det primära målet för systemen är att stödja serviceprocesserna, men i framtiden är det allt viktigare att också lägga vikt vid systemkompatibilitet. IT-ledningsgruppen följer utvecklingen av datasystemen som helhet inom staden och handleder sektorerna mot sådana lösningar som främjar kompatibiliteten och strävan efter en övergripande arkitektur med enhetliga system som stöd för serviceprocesserna.
8 För IT-lösningarnas del utvärderar sektorerna regelbundet hur de existerande systemen fungerar. Dessutom arbetar staden för att förbättra de befintliga systemens inbördes kompatibilitet. Möjligheterna att utveckla systemarkitekturen ska kartläggas inom ramen för arbetet med den övergripande arkitekturen. Staden utvärderar kontinuerligt sina informationstekniska anskaffningar ut arbetseffektivitetens synvinkel. I framtiden bör utrustningen göra det möjligt att sköta arbetsuppgifter också utanför den egentliga arbetsplatsen. Bättre nätverkslösningar och bättre informationsteknisk beredskap är ett centralt mål. Utvecklingsarbetet fokuserar bl.a. på att modernisera datasystem, nätverkslösningar samt arbetsredskap och -miljöer enligt de krav som trådlöst arbete ställer. Grankulla utvecklar sina datasystem och sin informationstekniska arbetsmiljö med siktet inställt på bättre service och arbetseffektivitet. 2.6 Insatsområde 6: Utveckling av personalens IT-kompetens Informationsteknikens ökade betydelse i stadens serviceproduktion och de snabba teknologiska ändringarna innebär att speciellt IT-personalen men även alla sektorer aktivt och fortlöpande bör utveckla sin kompetens och bilda nätverk. Sektorernas kompetensbehov bedöms i samarbete med stadens IT-administration. Personalens kunnande påverkar såväl kvaliteten som effektiviteten i verksamheten och servicen. Personalen utbildas i huvudsak i samband med att nya datasystem tas i bruk. Dessutom ska personalens allmänna informationstekniska kompetens upprätthållas. Nyanställda utbildas i regel internt i användningen av de program de behöver. De möjligheter som informations- och kommunikationstekniken ger utnyttjas i allt arbete, och de anställdas uppgiftsbeskrivningar uppdateras för att motsvara de behov som nya verksamhetsrutiner medför. Personalens datatekniska färdigheter förkovras i samband med att ny teknik och programvara tas i bruk. Staden lägger större vikt än hittills vid inskolningen av nyanställda i att använda de program och den datatekniska utrustning som behövs i arbetet. 3. Uppföljning revidering av strategin IT-ledningsgruppen följer årligen upp hur strategin utfallit. Varje sektor rapporterar genomförda åtgärder till IT-ledningsgruppen. IT-administrationen ansvarar för uppföljningen som helhet. Det är väsentligt med tanke på den övergripande arkitekturen och ledningen av informationsförvaltningen att betydande nya åtgärdsbehov under strategiperioden i fråga om förnyandet av datasystem och datatekniken alltid behandlas i ITledningsgruppen. Dataadministrationen rapporterar årligen hur strategin utfallit
9 4. Bilagor BILAGA 1: ÅTGÄRDSPROGRAM FÖR GENOMFÖRANDE AV IT-STRATEGIN BILAGA 2: PROGRAM SOM ÄR I BRUK