Åstorps kommuns revisorer

Åstorps kommuns revisorer Intern kontroll 2016 Granskningsrapport Nr. 2016-08 Granskningsrapporten är beställd av revisionen i Åstorps kommun genom: Mats Lindskog Kristoffer Glinka Mats Dwenger Martina Engberg Jan Hennicks 2017-02-23

Innehåll 1. Bakgrund och syfte, frågeställningar, revisionskriterier, avgränsningar och metod 3 2. På vilket sätt arbetar kommunen med intern kontroll? 4 3. Kommunstyrelsen 5 4. Bildningsnämnden 7 5. Socialnämnden 9 6. Kultur- och fritidsnämnden 11 7. Bygg- och miljönämnden 12 8. Räddningsnämnden 13 9. Överförmyndarnämnden 14 10. Sammanfattning 15 2017 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative, a Swiss entity. All rights reserved. 2

3 1. Bakgrund och syfte, frågeställningar, revisionskriterier och metod Bakgrund och syfte Åstorps kommuns revisorer gör en årlig uppföljning av nämnder och styrelsens arbete med intern kontroll. Granskningen ingår i revisionsplanen för 2016. Frågeställningar Revisorerna vill ha svar på följande frågeställningar: På vilket sätt bedrivs intern kontroll inom respektive nämnd? Hur aktiv är nämnden i arbetet med riskvärdering? Hur dokumenteras riskvärderingen? Upprättas det en intern kontrollplan? Vilka åtgärder har vidtagits för att häva riskerna? Återspeglas riskerna i den interna kontrollen/intern kontrollplan? Hur sker återrapportering och förslag till förbättringar? Fokuserar den interna kontrollen på nämndens huvudsakliga verksamhet? Revisionskriterier Kommunallag (1991:900), 6 kap. 1 och 7, 9 kap. 9 Interna regelverk och policyer Avgränsning Granskningen avser kommunstyrelsen, bildningsnämnden, socialnämnden, kultur- och fritidsnämnden, bygg- och miljönämnden, räddningsnämnden och överförmyndarnämnden. Metod Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudier av relevanta dokument. Intervjuer med tjänstemän utifrån framtaget frågeformulär (se svar i tabell med tillhörande kommentarer för respektive nämnd) 3

4 2. På vilket sätt arbetar kommunen med intern kontroll? Enligt Åstorps kommuns reglemente för intern kontroll framgår att intern kontroll har en väsentlig betydelse både för den politiska ledningen och förvaltningarna. Kontrollsystemen ska bidra till att säkra att beslut tas på korrekta underlag. Internkontrollen ska även skydda mot förluster eller förstörelse av kommunens tillgångar. Syftet med intern kontroll är att säkra en effektiv förvaltning och att undgå allvarliga fel samt att säkerställa att de av fullmäktige fastställda målen uppfylls. I Åstorps kommun är varje nämnd ansvarig för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde och kommunstyrelsen är övergripande ansvarig för internkontrollen i kommunen. Av vår granskning framgår att samtliga interna kontrollplaner för 2016 följer de mallar som finns. Samtliga interna kontrollplaner är avrapporterade till respektive nämnd och kommunstyrelsen under 2016 eller i början av 2017. På nästföljande sidor görs en genomgång av hur respektive nämnd arbetar med intern kontroll utifrån de revisionsfrågor som fastställts för granskningen. Kommunledningskontoret har en samordnande funktion och koordinerar intern kontrollarbetet i kommunen. Varje nämnd har utsett en ansvarig för arbetet med intern kontroll på förvaltningsnivå. Kommunstyrelsen erhåller årligen en samlad rapportering av nämndernas arbete med intern kontroll. Vid framställan av den årliga internkontrollplanen utgår nämnderna från en bruttorisklista och utifrån denna görs en bedömning av vilka risker som finns för att verksamheten inte ska kunna nå sina mål. Även riskbedömningen som utgår från processer och rutiner tas med i bruttorisklistan. Som underlag till bruttorisklistan ska även en dokumenterad risk- och väsentlighetsbedömning upprättas. 4

5 3. Kommunstyrelsen 1. Kontrollmoment enligt uppdrag Ja Nej 1.1 Gör styrelsen en risk- och väsentlighetsanalys? 1.2 Upprättas en intern kontrollplan? 1.3 Återspeglas riskerna i det interna kontrollarbetet/planen? 1.4 Häver man risker som är identifierade? 1.5 Sker uppföljning och återrapportering? Kommentarer 1.1 I bruttorisklistan för 2016 identifierades 13 riskområden. Utifrån dessa riskområden valdes 8 områden ut som kontrollområden. 1.2 I enlighet med kommunens reglemente har en intern kontrollplan för 2016 upprättats. Planen antogs 2016-01-07 9 (dnr 2015/402). 1.3 Utifrån bruttorisklistan valdes 8 kontrollområden ut, 6 av dessa var även identifierade kontrollområden för 2015. Under 2016 granskades: Delegationsbeslut Outlook e-post Representation, fakturor Kvittoredovisning via lönesystemet, Personec P Upphandling/avtal Systematiska arbetsmiljöarbetet Elektroniska behörigheter Förrådsverksamheten 1.4 Genom kontrollmomenten och metoderna för kontroll får verksamheten en indikation om vilka rutiner och arbetsmoment som behöver ses över och förändras. Vid uppföljningen identifierades avvikelser, exempelvis hur e-posten i Outlook hanteras, representation (fakturor) samt förrådsverksamheten där det krävs åtgärder i form av bland annat information och utbildning. Kontrollområdet delegationsordningar föreslås kvarstå i 2017 års plan. 1.5 Det sker en årlig uppföljning och återrapportering av den interna kontrollplanen. Vid uppföljningen beskrivs vilka metoder som har använts, resultatet av kontrollen och förslag på åtgärder. Uppföljning av 2016 års interna kontrollplan rapporterades i kommunstyrelsen 2017-02-01 33 (dnr RSFD 2015/402). 5

6 3. Kommunstyrelsen Bedömning Vår bedömning är att kommunstyrelsen följer kommunens reglemente för intern kontroll. Vidare bedömer vi att det sker en systematisk riskhantering genom att kommunstyrelsen arbetar med en bruttorisklista. I uppföljningen framgår kontrollmål, resultat samt föreslagna åtgärder i de fall då avvikelser uppmärksammats. I förra årets granskning av intern kontroll framgick att det saknas riskbedömningar avseende kommunstyrelsens verksamheter som tekniska kontoret, integrationsenheten och medborgarkontoret. Det lyftes även upp att kommunstyrelsen med fördel även borde genomföra kontroller på områden som ingår i kommunstyrelsens uppsiktsplikt som nämnders och verksamheters följsamhet till gemensamma policys. Dessa bedömningar kvarstår även i årets granskning då inga kontroller utförts av ovanstående verksamheter. 6

7 4. Bildningsnämnden 1. Kontrollmoment enligt uppdrag Ja Nej 1.1 Gör styrelsen en risk- och väsentlighetsanalys? 1.2 Upprättas en intern kontrollplan? 1.3 Återspeglas riskerna i det interna kontrollarbetet/planen? 1.4 Häver man risker som är identifierade? 1.5 Sker uppföljning och återrapportering? Kommentarer 1.1 I bruttorisklistan identifierades 7 riskområden. Utifrån dessa riskområden valdes 5 ut som kontrollområden. 1.2 I enlighet med kommunens reglemente har en intern kontrollplan upprättats. Den interna kontrollplanen antogs av bildningsnämnden 2015-12-16 92 (dnr 2015/166). 1.3 Samtliga kontrollområden har varit föremål för kontroll även föregående år. Under 2016 granskades: Leverantörsfakturor Efterkontroll barnomsorgsavgifter Skolhälsovården Utdrag ur belastningsregistret Kap. 5 skollagen, granska beslut och rutiner 1.4 Genom kontrollmomenten och metoderna för kontroll får verksamheten en indikation om vilka rutiner och arbetsmoment som behöver ses över och förändras. Avvikelser avseende leverantörsfakturor som var ett kontrollområde 2015 har åtgärdats enligt uppföljningen från 2016. 1.5 Det sker uppföljning och återrapportering en gång per år av den interna kontrollplanen. Vid uppföljningen beskrivs vilka metoder som har använts, resultatet av kontrollen och förslag på åtgärder. Uppföljning av 2016 års interna kontrollplan rapporterades i bildningsnämnden 2016-12-13 74 (dnr BIN 2016/92). 7

8 4. Bildningsnämnden Bedömning Vi bedömer att bildningsnämnden följer reglementet för intern kontroll samt bedriver ett systematiskt arbete med den interna kontrollen genom användande av bruttorisklistan. Uppföljningen innehåller kontrollmetod, resultat och föreslagna åtgärder för att häva riskerna. De identifierade kontrollområdena för 2016 är desamma som för 2015 då det vid kontrollerna 2015 framkom avvikelser. Av uppföljningen 2016 framgår att vissa av dessa avvikelser kvarstår. Exempelvis saknas en rutin för kontroll av registerutdrag för timanställda då dessa måste uppdateras en gång per år. En annan avvikelse som också kvarstår sedan 2015 är att det saknas skriftliga rutiner på en eller ett fåtal skolor gällnade omhändertagande av föremål, utvisning ur klassrummet samt skriftliga varningar. Vi noterar, precis som 2015, att efterkontroll av barnomsorgsavgifter återkommer som kontrollmoment. Vi bedömer att denna funktion inte behöver kontrolleras varje år då rutinen har införlivats med kontroller för att säkra att rätt inkomstuppgift är inrapporterad. Detta gäller även för kontrollmomenten i skolhälsovården. Nämndens interna kontroll bedöms relevant för kärnverksamheten även om åtgärder bör vidtas som säkerställer att avvikelser avseende kontroll av registerutdrag görs årligen. Detta bedömer vi som särskilt viktigt, eftersom samma avvikelse noterades även föregående år. Sammantaget bedöms mot bakgrund av ovan nämndens interna kontrollarbete vara tillfredsställande. 8

9 5. Socialnämnden 1. Kontrollmoment enligt uppdrag Ja Nej 1.1 Gör styrelsen en risk- och väsentlighetsanalys? 1.2 Upprättas en intern kontrollplan? 1.3 Återspeglas riskerna i det interna kontrollarbetet/planen? 1.4 Häver man risker som är identifierade? 1.5 Sker uppföljning och återrapportering? Kommentarer 1.1. I bruttorisklistan för 2016 identifierades 12 riskområden. Utifrån dessa riskområden valdes 10 ut som kontrollområden. 1.2. I enlighet med kommunens reglemente har en intern kontrollplan upprättats. Den interna kontrollplanen antogs av socialnämnden 2015-12-21 134. 1.3. Av de 10 kontrollområden som valdes ut, hade 5 identifierats tidigare och varit föremål för kontroll. Under 2016 granskades: Genomförandeplaner, missbruk inom myndighetsenheten Skydds- och förhandsbedömningar inom barn och familj HSL dokumentation Utredningstid inom barn och familj Uppföljning av beslutade insatser inom barn och familj Handlingsplaner inom försörjningsstöd Relevanta underlag Genomförandeplaner inom funktionshinderverksamheten Rapportering av avvikelser inom funktionshinderverksamheten och äldreomsorgen Genomförandeplaner och social dokumentation inom äldreomsorgen 1.4. Genom kontrollmomenten och metoderna för kontroll får verksamheten en indikation om vilka rutiner och arbetsmoment som behöver ses över och förändras. I samtliga kontrollerade områden pågår åtgärder eller så har åtgärder utförts. 1.5. Det sker uppföljning och återrapportering två gånger per år av den interna kontrollplanen. Vid uppföljningen beskrivs vilka metoder som har använts, resultatet av kontrollen och förslag på åtgärder. Socialnämnden är den enda nämnden som gör uppföljning två gånger per år. Uppföljning av 2016 års interna kontrollplan behandlades av socialnämnden 2016-09-19 109 och 2017-01-23 5 (dnr Sn 2015/311). 9

10 5. Socialnämnden Bedömning Vi bedömer att socialnämndens interna kontrollarbete sker i enlighet med kommunens reglemente om intern kontroll. Den interna kontrollplanen återrapporteras två gånger per år, vilket vi bedömer som positivt. Uppföljningen innehåller redogörelse och analys för varje kontrollområde. Vidare framgår att den interna kontrollplanen ger tydliga uppdrag för att åtgärder ska kunna vidtas. Nämndens interna kontroll bedöms vara relevant för kärnverksamheten. Sammantaget är vår bedömning utifrån ovan att nämnden har ett tillfredsställande arbete för intern kontroll. 10

11 6. Kultur- och fritidsnämnden 1. Kontrollmoment enligt uppdrag Ja Nej 1.1 Gör styrelsen en risk- och väsentlighetsanalys? 1.2 Upprättas en intern kontrollplan? 1.3 Återspeglas riskerna i det interna kontrollarbetet/planen? 1.4 Häver man risker som är identifierade? 1.5 Sker uppföljning och återrapportering? Kommentarer 1.1 I bruttorisklistan identifierades 3 riskområden. Av dessa riskområden valdes 2 områden ut som kontrollområden. 1.2 I enlighet med kommunens reglemente har en intern kontrollplan upprättats. Den interna kontrollplanen antogs av kultur- och fritidsnämnden 2015-12-02 75 (2015/167). 1.3 Av de 2 kontrollområden som valdes ut har samtliga identifierats och varit föremål för kontroll 2015. Under 2016 granskades: Leverantörsfakturor Utdrag ur belastningsregistret 1.4 Genom kontrollmomenten och metoderna för kontroll får verksamheten en indikation om vilka rutiner och arbetsmoment som behöver ses över och förändras. I uppföljningen framgår inga avvikelser som kräver åtgärder. 1.5 Uppföljning och återrapporteringen av den interna kontrollplanen sker. Vid uppföljningen beskrivs vilka metoder som har använts, resultat av kontrollen och förslag på åtgärder. Uppföljningen av 2016 års interna kontrollplanen rapporterades i kultur- och fritidsnämnden 2016-12-07 42 (dnr KFN 2016/35). Bedömning Vi bedömer att kultur- och fritidsnämndens arbete med intern kontroll är i enlighet med kommunens reglemente för intern kontroll. Av uppföljningen framgår kontrollmetod och resultat samt föreslagna åtgärder. Nämnden har dock inte något kontrollområde som relaterar till kärnverksamheten och vi bedömer därför att nämnden bör fastställa kontrollmål som är kopplade till eventuella risker som finns för att nämndens mål med verksamheten inte kan uppfyllas. 11

12 7. Bygg- och miljönämnden 1. Kontrollmoment enligt uppdrag Ja Nej 1.1 Gör styrelsen en risk- och väsentlighetsanalys? 1.2 Upprättas en intern kontrollplan? 1.3 Återspeglas riskerna i det interna kontrollarbetet/planen? 1.4 Häver man risker som är identifierade? 1.5 Sker uppföljning och återrapportering? Kommentarer 1.1 I bruttorisklistan identifierades 8 riskområden. Av dessa valdes 5 områden ut som kontrollområden. 1.2 En intern kontrollplan har upprättats i enlighet med kommunens reglemente för intern kontroll. Den interna kontrollplanen antogs av bygg- och miljönämnden 2016-02-23 18 (dnr 2016-6). 1.3 Utifrån bruttorisklistan valdes 5 kontrollområden ut. 4 av dessa har identifierats sedan tidigare. Under 2016 granskades: Attestregler Leverantörsfakturor Bygglov administration enligt PBL Administration av inkommande ärenden till Miljökontoret Byggkontorets vidarearbete med LEAN 1.4 Genom kontrollmomenten och metoderna för kontroll för verksamheten får verksamheten en indikation om vilka rutiner och arbetsmoment som behöver ses över och förändras. Kontrollområde bygglov-administration enligt PBL samt administration av inkommande ärenden till Miljökontoret föreslås kvarstå till nästkommande år då arbetsrutiner och arbetsmetoder behöver vidareutvecklas. I de övriga kontrollområdena framgår inga avvikelser som kräver åtgärder. 1.5 Det sker uppföljning och återrapportering av den interna kontrollplanen. Vid uppföljningen beskrivs vilka metoder som har använts, resultatet av kontrollen och förslag på åtgärder. Uppföljningen av 2016 års interna kontrollplan rapporterades i bygg- och miljönämnden 2017-01-17 6 (dnr 2017-10). Bedömning Bygg- och miljönämnden bedöms arbeta i enlighet med reglementet för intern kontroll. En bruttorisklista upprättas av nämnden som ligger till grund för den interna kontrollplanen som tas fram. Av uppföljningen framgår kontrollmetod och resultat samt föreslagna åtgärder. Vår bedömning är att bygg- och miljönämnden utifrån ovan har ett tillfredsställande arbete för intern kontroll. 12

13 8. Räddningsnämndens interna kontroll (gemensam nämnd med Klippans kommun) 1. Kontrollmoment enligt uppdrag Ja Nej 1.1 Gör styrelsen en risk- och väsentlighetsanalys? 1.2 Upprättas en intern kontrollplan? 1.3 Återspeglas riskerna i det interna kontrollarbetet/planen? 1.4 Häver man risker som är identifierade? 1.5 Sker uppföljning och återrapportering? Kommentarer 1.1 Räddningsnämnden utgör en gemensam nämnd med Klippans kommun. Den gemensamma nämnden följer det interna kontrollarbetet i Åstorps kommun. Nämnden har gjort en bruttorisklista och identifierat 8 riskområden. Av dessa har 3 kontrollområden valts ut. 1.2 I enlighet med reglementet för intern kontroll har en intern kontrollplan upprättats. Den interna kontrollplanen antogs av räddningsnämnden 2015-12-15 57 (dnr 2015-001409). 1.3 Utifrån bruttorisklistan valdes 3 kontrollområden ut, samma kontrollområden som 2015. Under 2016 granskades: Insatstider Utbildning av personal Tillsyn enligt lagen (2003:778) om skydd mot olyckor 1.4 Genom kontrollmomenten och metoderna för kontroll får verksamheten en indikation om vilka rutiner och arbetsmoment som behöver ses över och förändras. Vid kontrollerna har inga avvikelser identifierats. 1.5 Det sker uppföljning och återrapportering en gång per år av den interna kontrollplanen. Vid uppföljningen beskrivs vilka metoder som har använts, resultatet av kontrollen samt förslag på åtgärder. Uppföljning av 2016 års interna kontrollplan skedde 2017-01-31 3 (dnr 2017-000011). Bedömning Räddningsnämnden bedöms följa Åstorps kommuns reglemente för intern kontroll genom att de har upprättat en bruttorisklista, utarbetat en intern kontrollplan samt följt upp kontrollplanen. I uppföljningen beskrivs kontrollmetoden, resultat presenteras och åtgärder föreslås. Kontrollområdena har varit desamma de senaste två åren och inte påvisat några avvikelser, varpå vår bedömning är att dessa kontrollmoment bör finnas med som en naturlig del av verksamhetens processer och årliga uppföljningar. Vi ser det som viktigt att nämnden utifrån risk- och väsentlighetsanalysen väljer kontrollmål utifrån de riskområden som identifieras för respektive år. 13

14 9. Överförmyndarnämnden 1. Kontrollmoment enligt uppdrag Ja Nej 1.1 Gör styrelsen en risk- och väsentlighetsanalys? 1.2 Upprättas en intern kontrollplan? 1.3 Återspeglas riskerna i det interna kontrollarbetet/planen? 1.4 Häver man risker som är identifierade? 1.5 Sker uppföljning och återrapportering? Kommentarer 1.1 Nämnden har valt ut tre kontrollområden utifrån en riskanalys. Till skillnad från övriga nämnder har nämnden inte sammanfattat möjliga risker i en bruttorisklista. 1.2 En intern kontrollplan har upprättats i enlighet med reglementet för intern kontroll. Den interna kontrollplanen för överförmyndarnämnden antogs av överförmyndarnämnden 2016-03-07 17 (dnr 2016/116). 1.3 3 kontrollområden har identifierats, samma kontrollområden som 2015. Under 2016 granskades: Föreligger utredning avseende lämpligheten av ställföreträdare Granskning av 2015-års utbetalda arvoden till ställföreträdare Delegationsbeslut 1.4 Genom kontrollmomenten och metoderna för kontroll framgår att det tagits fram rutiner och dokument. I uppföljningen framgår inga avvikelser som kräver åtgärder. 1.5 Det sker uppföljning och återrapportering en gång per år av den interna kontrollplanen. Vid uppföljningen beskrivs vilka metoder som har använts, resultatet av kontrollen och förslag på åtgärder. Uppföljning av 2016 års interna kontrollplan behandlades av överförmyndarnämnden 2017-02-06 11 (dnr 2017/3). Bedömning De identifierade kontrollområdena för 2016 är desamma som för 2015 då det vid kontrollerna 2015 framkom avvikelser. Av uppföljningen 2016 framgår att några av dessa avvikelser är avhjälpta genom exempelvis upprättande av en rutin för lämplighet av ställföreträdare samt ett dokument avseende skäligt arvode vid bedömningen av arvoden till ställföreträdare. Vår bedömning är att överförmyndarnämnden utifrån ovan har ett tillfredsställande arbete för intern kontroll. 14

15 10. Sammanfattande bedömning 1. Kontrollmoment enligt uppdrag 1.1. Gör nämnden risk- och väsentlighetsanalys? 1.2. Upprättas en intern kontrollplan? 1.3. Återspeglas riskerna i det interna kontrollarbetet/planen? 1.4. Häver man risker som identifierats? 1.5. Sker uppföljning och återrapportering? 1.6 Är den interna kontrollen relaterad till kärnverksamheten? Kommentarer Sammanfattande iakttagelse Kommunstyrelsen och samtliga nämnder gör risk- och väsentlighetsanalys. Kommunstyrelsen och samtliga nämnder upprättar en intern kontrollplan. I samtliga kontrollplaner återspeglas riskbedömningen. Kommunstyrelsen och samtliga nämnder identifierar förbättringsområden vid utförd kontroll. Samtliga interna kontrollplaner återrapporteras och följs upp. Vår bedömning är att det finns förbättringsområden inom vissa nämnder. Vi ser det som viktigt att nämnderna fokuserar på kärnverksamheten i den interna kontrollen och inte enbart på administrativa stödfunktioner och rutiner. Detta är av vikt för att kontrollera områden som är väsentliga för att nå målen med verksamheten. I detta avseende bedömer vi att vissa nämnder har förbättringspotential. Vissa områden kontrolleras återkommande varje år och som tidigare år vill vi påpeka att dessa bör kartläggas noggrant för att utvecklas till fasta kontrollstationer i nämndens processer och årliga uppföljningar. Vi bedömer därmed att återkommande kontrollmål utan påvisade avvikelser inte behöver följas upp varje år inom ramen för nämndens interna kontrollplan. Sammantaget är vår bedömning att nämnderna följer kommunens reglemente för intern kontroll och den interna kontrollen sker på ett ändamålsenligt sätt med vissa förbättringsområden. Malmö 2017-02-23 Utifrån genomförd granskning kan vi konstatera att Åstorps kommuns arbete med intern kontroll sker på ett ändamålsenligt sätt och i enlighet med kommunens reglemente för intern kontroll. Kommunens riskbedömningsarbete samt uppföljningen och återrapporteringen av kontrollmomenten följer en tydlig struktur. Emma Garpenholt Verksamhetsrevisor, KPMG 15

16 1. Bilaga Svar från tjänstemän: Kommunstyrelsen Annika Tublén (controller, Kommunstyrelseförvaltningen) Bildningsnämnden Josefine Ahlin (ekonom, Kommunstyrelseförvaltningen) Socialnämnden Magnus Nygren (förvaltningsekonom, Socialförvaltningen), Daniel Sjölin (nämndsekreterare, Socialförvaltningen) Kultur- och fritidsnämnden Josefine Ahlin (ekonom, Kommunstyrelseförvaltningen) Bygg- och miljönämnden Simon Jaldefjord (ekonom, Kommunstyrelseförvaltningen) Räddningsnämnden Simon Jaldefjord (ekonom, Kommunstyrelseförvaltningen) Överförmyndarnämnden Annika Tublén (controller, Kommunstyrelseförvaltningen) 16