Slutrapport internkontroll 2017

Relevanta dokument
Torshälla stads nämnds internkontrollplan 2018

Internkontrollplan 2017 för kommunstyrelsen

Granskningsrapport av intern styrning och kontroll 2017

Internkontrollplan 2018 för kommunstyrelsen

Missiv Överförmyndarnämndens slutrapport internkontroll 2017

Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ och sammanträdesdatum Kultur- och fritidsnämnden

Återrapportering av internkontroll 2016 för kommunstyrelsen

Återrapportering av internkontroll 2017 för kommunstyrelsen

Barn- och utbildningsnämndens internkontrollplan 2017

Beredning i december av SOCN internkontrollplan 2017

Torshälla stads nämnds internkontrollplan 2019

Internkontrollplan 2016 för kommunstyrelsen

Kontrolleras för ställföreträdare som. Stickprov på uttag från spärrade konton att verifikation av uttag och kvitto finns som är giltigt

Slutrapport internkontroll 2017

TSN Datum 1 (16) IK-plan 2015

Missiv Slutrapport internkontroll 2016

Slutrapport Internkontroll 2016 och internkontrollplan Missiv

Riktlinjer för internkontroll och internkontrollplan

MRN Datum 1 (16) Slutrapport Internkontroll MRN 2017

Internkontrollplan 2017

Reglemente för intern kontroll

Svar på medborgarförslag - Bygg en liten fotbollsplan för barn att leka på i Fröslunda

Återrapportering av internkontroll 2018 för kommunstyrelsen

Intern kontroll i kommunen och dess företag. Sollefteå kommun

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG 5 KS/2015:420. Internkontroll 2016 för kommunstyrelseförvaltningen - uppföljning

Uppföljning av Internkontrollplan 2017

Slutrapport stadsbyggnadsnämndens internkontroll 2015

Internkontrollplan 2017

Svar på motion om stärkt arbete mot korruption, fusk och bedrägeri i Eskilstuna kommun

Miljö- och hälsoskyddsnämndens plan för intern kontroll 2014

Granskning av kommunens beredskap avseende EKOfrågor (Etik, Korruption och Oegentligheter) Revisorerna Bollnäs kommun

Internkontrollplan 2017

55 Svar på motion - Stärk arbetet mot korruption, fusk och bedrägeri i Eskilstuna kommun (KSKF/2017:258)

Hantering av föreningen Å! Fiske Eskilstuna som stödberättigad förening

Yttrande över motion - Motverka machokulturer - ge pojkar och unga killar en chans att få vara sig själva - inlämnad av V

Yttrande över remiss- Eskilstunas kommuns plan för jämlik folkhälsa och social uthållighet


Reglemente för intern kontroll

Internkontrollplan 2019 för kommunstyrelsen

Rapport intern kontroll 2016

Förslag till organisation för kultur- och fritidsnämndens mötesplatser

Yttrande över medborgarförslag - Inför rökförbud på kommunal lek- och badplatser

Missiv internkontrollplan 2018 delårsrapport 1 överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs

Lokala regler och anvisningar för intern kontroll

Uppföljning av internkontrollplan per december 2017

Missiv Socialnämndens internkontrollplan 2018 delårsrapport 1

Internkontrollplan Socialnämnden 2019

Kommunledning. Ärendenr: 2016/61 Fastställd: KS Reviderad: KS RIKTLINJE. Intern kontroll

Internkontrollplan 2019 för omsorgsnämnden

Svar på motion om att införa ett mobilt sportotek

Internkontrollplan 2018

Internkontrollplan 2019

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG 94 KS/2017:267, KS/2019:72. Nämndernas eposthantering svar på revisionens uppföljande granskningsrapport

Slutrapport internkontrollplan 2015

Riktlinje för riskanalys och intern kontroll

Internkontrollplan för 2014

Reglemente för intern kontroll. Krokoms kommun

Granskning av Regionstyrelsens arbete med skydd mot korruption och oegentligheter

Wl KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (23)

Missiv Socialnämndens internkontrollplan 2018

Uppföljning av tidigare granskning

Plan för intern kontroll 2015

I policyn fastställs ansvaret för den interna kontrollen samt på vilket sätt uppföljningen av den interna kontrollen ska ske.

Granskning intern kontroll

Uppföljning av internkontrollplan 2017

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG 30 KS/2014:537. Redovisning internkontroll 2015, kommungemensam

AVN Datum 1 (8) Slutrapport Internkontroll 2016

REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL I YSTADS KOMMUN

Granskning av miljö- och hälsoskyddsnämndens interna kontroll avseende faktureringsrutiner

Socialnämndens arbetsutskott PROTOKOLL Riskbedömning inför internkontrollplan Beslut. Arbetsutskottet beslutar

Reglemente för internkontroll i Malung-Sälens kommun

Reglemente för intern kontroll

Intern kontroll Revisionsrapport. Vänersborgs kommun. Intern kontroll år 2o16. Henrik Bergh Mars 2017 PWC

Anvisning för intern kontroll

Kommunstyrelsens förvaltnings åtgärder för förstärkt intern kontroll

Internkontrollplan Tekniska nämnden - Gatukontoret

Reviderade avgifter Arkiv och museer

Ovanåkers kommun. Ansvarsgranskning av kommunstyrelsen och nämnderna med inriktning mot intern kontroll. Revisionsrapport

Uppföljning intern kontrollplan 2015

Reglemente för internkontroll

Riktlinje för nämndernas och bolagsstyrelsernas verksamhetsplanering och uppföljning samt interna kontroll

Redovisning av genomförd intern kontroll 2014 samt intern kontrollplan för 2015 Nämnd: Kultur- och fritidsnämnden

REGLEMENTE FÖR. Intern kontroll. Antaget Tillsvidare, dock längst fyra år från antagande

TOMELILLA KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Nr B 17:1

Yttrande över remiss - Policy för medarbetare, chefer och ledare

Kommunstyrelsens internkontrollplan 2017

Missiv slutrapport internkontroll SOCN internkontrollplan 2016

Internkontrollplan 2017

Intern styrning och kontroll Policy

REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL

Reglemente Fastställd i Kommunfullmäktige

Intern kontroll, reglemente och tillämpningsanvisningar,

Internt kontrollreglemente

Yttrande över projektrapport 14/2012 Risker för oegentligheter inom kollektivtrafiken

Hällefors kommun. Uppföljning av intern kontroll Revisionsrapport. Offentlig sektor KPMG AB Antal sidor: 13

Sollentuna kommun. Granskning av kommunens beredskap gällande etik, korruption och oegentligheter. Revisionsrapport.

Internkontrollplan 2018, rapportering av kontrollmomentet.

Granskning av förrådsverksamheten

Uppföljningsrapport för internkontrollplanen 2018 för Fastighetsnämnden

Riktlinjer för internkontroll i Kalix kommun

Transkript:

Kultur och fritidsnämnden 2018-01-31 Kultur- och fritidsförvaltningen Förvaltningskontoret KFN/2018:60 Sara Nordlund 1 (8) Kultur och fritidsnämnden Slutrapport internkontroll 2017 Förslag till beslut Slutrapport för internkontroll 2017 godkännes Sammanfattning Internkontrollplanen för 2017 har omfattat sju kontrollpunkter, 3 kontrollpunkter antagna av kultur-och fritidsnämnden och 4 antagna av kommunfullmäktige. Följande internkontrollpunkter uppvisar avvikelser: Kontroller att dokumentation finns att man har följt upp alla delar i servicedeklarationen för motionsspår Att kontrollera att rutin för hantering av inkomna synpunkter är känd och efterföljs Att handlingsplaner och rutiner finns för IT-avbrott Värdebaserade samtal för oegentligheter och otillbörlig påverkan Kontroll av rutin för ansökan av bidrag Ärendebeskrivning Redovisning av internkontroll 2017 Servicedeklaration forskarservice Kontrollmoment Att kontrollera att service avseende svar på förfråganingar inom tre arbetsdagar sker inom tre dagar Stickprov på tre förfråganingar som har inkommit via mail till stadsarkivet Kontrollgenomförare (roll)

Eskilstuna kommun 2018-01-31 2 (8) Förvaltningsstrateg Frekvens En gång, okt Motivering till riskvärde Servicedeklaration är ett servicelöfte till invånare i kommunen. De beskriver vilken nivå av servicenivå som en invånare kan förvänta sig av forskarservice vid Stadsarkivet. Sannolikheten för att inte leva upp till servicenivån som utlovas bedöms som möjlig och konsekvensen av att inte leva upp till utlovad servicenivå kan uppfattas som kännbar för invånare. Rapportmottagare (roll) Förvaltningschef Riskvärde 6 Uppföljning Ett stickprov utfördes på månaden april med tre skilda datum, stickprovet visar på att svarsfrekvensen skedde inom tre arbetsdagar. Utfall av sickprover Start datum Internt/ externt Beskrivning Åtgärd/Svar Klart 17-04-03 e Betyg Vårdgymnasiet 1998 17-04-06 e Handlingar ur Högerns kvinnoklubb i Hällby 17-04-10 i Avloppsärende på Germundstorp 1:5 från 1990-talet Hänvisat till Landstingsarkivet 17-04-03 Framtagna till forskarsalen 17-04-06 Har inga efter 1986 17-04-10 Det finns ingen noterad avvikelse eller eventuell sidoobservation.

Eskilstuna kommun 2018-01-31 3 (8) Servicedeklaration motionsspår Kontrollmoment Kontroller att dokumentation finns att man har följt upp alla delar i servicedeklarationen Kontrollmoment Granska besiktningsdokument eller likvärdig dokumentation från två motionsspår. Kontrollgenomförare Förvaltningsstrateg Frekvens En gång, okt Motivation riskvärde Servicedeklaration är ett servicelöfte till invånare i kommunen. De beskriver vilken nivå av servicenivå som en invånare kan förvänta sig av skötsel av motionsspår. Sannolikheten för att inte leva upp till servicenivån som utlovas bedöms som möjlig och konsekvensen av att inte leva upp till utlovad servicenivå kan uppfattas som kännbar för invånare. Rapportmottagare Förvaltningschef Riskvärde 6 Uppföljning En kontroll av dokumentation av besiktning av motionsspår kunde inte genomföras som planerat då dokumentation saknades. En intervju av en arbetsledare genomfördes istället. Intervju utgick från löftena i servicedeklarationen. Av intervjun framkommer det att kontroll enligt servicedeklarationens löften är genomförd under våren 2017. Men ej dokumenterat i mall som finns på internportalen. Noterad avvikelse Avsaknad av dokumentation men kontrollen är genomförd. - Förenkla tillgången till besiktningsprotokoll genom en digitallösning som är tillgänglig mobil för att kunna dokumentera på plats - Förbättra kännedomen av besiktningsprotokoll - Återkommande internkontrollmoment för 2018

Eskilstuna kommun 2018-01-31 4 (8) Synpunktshantering Kontrollmoment Att kontrollera att rutin för hantering av inkomna synpunkter är känd och efterföljs Stickprov på tre inkomna synpunkter som har inkommit via mail till kultur- och fritidsförvaltningen. Kontrollgenomförare (roll) Förvaltningsstrateg Frekvens En gång, nov Motivering till riskvärde Synpunktshantering var ett område som Eskilstuna direkt skulle hantera och en ny rutin infördes i samband med att Eskilstuna direkt öppnade. Under slutet av 2016 fick varje förvaltning tillbaka ansvaret för synpunktshantering. Utifrån förändringarna i organisationen kring synpunktshantering bedöms det sannolikt att fel kan uppstå och får konsekvenser som uppfattas som besvärade för invånare. Rapportmottagare (roll) Administrativchef Riskvärde 7 Uppföljning Eskilstuna direkt tar emot och registerar alla synpunkter för hela kommunens räkning. Så kontrollen utfördes via Eskilstuna direkt som genomförde sex stycken stickprover på synpunkter som var inlämnade till kultur- och fritidsförvaltningen under perioden april-juni. Två synpunkter per månad ingick i stickprovet. Synpunkter ska få svar inom 10 arbetsdagar enligt kommunens riktlinje för service och tillgänglighet. Utfall av sickprover Aprilmånad Ärendenummer #84601, inkom 2017-04-13 kl. 12:16 avslutades 2017-04-13 kl. 14:22 Ärendenummer #85338, inkom 2017-04-19 kl. 11:40 avslutades 2017-04-21 kl. 16:17

Eskilstuna kommun 2018-01-31 5 (8) Majmånad Ärendenummer #89134, inkom 2017-05-06 kl. 11:10 avslutades 2017-06-08 kl. 11:43 Ärendenummer #92602, inkom 2017-05-23 kl. 11:50 avslutades 2017-06-27 kl. 09:03 Junimånad Ärendenummer #94447, inkom 2017-06-01 kl. 08:45 avslutades 2017-06-01 kl. 10:24 Ärendenummer #98988, inkom 2017-06-22 kl. 12:05 avslutades 2017-07-14 kl. 16:02 Avvikelser Tre synpunkter visar på avvikelser som innebär att det har tagit mer än tio arbetsdagar att få svar på sin synpunkt. Eventuell sidoobservation Det har varit problematiskt med synpunktshanteringen under 2017 främst vår och sommar då synpunkter kan ha fått svar med ärendet har inte avslutas hos Eskilstuna direkt. Den vanligaste anledningen är att synpunktslämnare har fått svar men svaret har inte skickas till Eskilstuna direkt. Samma synpunkt har då skickats igen från Eskilstuna direkt till registator som då har skickat den vidare till ansvarig chef. Det finns fler fall där denna rundgång har inträffat. - Utveckla former för att säkra synpunktshanteringen i samverkan med Eskilstuna direkt - Förtydliga och informera om riktlinjen för synpunktshantering för chefer och arbetsledare - Undersöka möjligheterna för en enklare hantering av synpunkter Kommungemensamma kontrollpunkter Kontrollområde och moment Att handlingsplaner och rutiner finns för IT-avbrott Enkät till kvalitetschefer på förvaltningarna. Datum/period för kontroll Mars 2017 Resultat av kontroll Inom kultur- och fritidsnämndens verksamheter finns det kontinuitetsplaner för vissa av IT-systemen. Kontinuitetsplan saknas för nya IT-system.

Eskilstuna kommun 2018-01-31 6 (8) Avvikelse Kontinuitetsplan saknas för nya IT-system. Eventuell sidoobservation Frågeställningar i enkätundersökningen var svåra att besvara. Frågorna var inte inriktade på förvaltningens IT-system utan snarare på en övergripande nivå. - Ta fram kontinuitetsplaner för de IT-system som saknar plan. Kontrollområde och moment Värdebaserade samtal för oegentligheter och otillbörlig påverkan Enkät till alla chefer Datum/period för kontroll Mars 2017 Resultat av kontroll 82 procent av cheferna bedömer att medarbetare (inklusive de nyanställda) känner till riktlinjerna mot korruption, mutor och jäv. 54 procent av cheferna på förvaltningen har under 2016 fört en arbetsplatsdiskussion kring riktlinjer mot korruption, mutor och jäv. 45 procent av cheferna har lokal rutiner för att förhindra och förebygga uppkomsten av korruption, mutor och jäv. Noterad avvikelse 18 procent av cheferna bedömer att medarbetare inte känner till riktlinjerna mot korruption, mutor och jäv. 44 procent av cheferna har inte haft arbetsplatsdiskussion kring mot korruption, mutor och jäv. Eventuell sidoobservation 36 procent av cheferna har påbörjat arbetet med lokala rutiner för att förhindra och förebygga uppkomsten av korruption, mutor och jäv. - Öka kännedomen bland medarbetare om riktlinjerna mot korruption, mutor och jäv och kultur- och fritidsnämndens tillämpningsanvisningar om riktlinjerna mot korruption, mutor och jäv. Kontrollområde och moment Kontroll av hur förvaltningar och bolag säkerställer momshantering

Eskilstuna kommun 2018-01-31 7 (8) Enkät till ekonomichefer på förvaltningarna Datum/period för kontroll Juni 2017 Resultat av kontroll Kultur och fritid har ingen verksamhet som ger rätt till momskompensation enligt lagen om rätt för ingående skatt för kommuner (2005:87). Ej aktuellt för kultur-och fritidsförvaltningen. Kontrollområde och moment Kontroll av rutin för ansökan av bidrag Enkät till ekonomichefer på förvaltningarna Datum/period för kontroll Oktober 2017 Eventuell justerad metod Resultat av kontroll Enkätundersökning visar att det saknas en rutin för ansökan till statliga bidrag på kultur- och fritidsförvaltning. Dualitetsprincipen tillämpas på förvaltningen (att två personer måste handlägga en transaktion) Noterad avvikelse Saknas rutin på förvaltningen. Eventuell sidoobservation Arbetet med att ta fram rutin har påbörjats under 2017. - Fortsätta arbetet med att ta fram en rutin för ansökan av statliga bidrag. Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation Internkontroll är en av grundstenarna för arbete med ständiga förbättringar för hög kvalitet.

Eskilstuna kommun 2018-01-31 8 (8) KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN Eva Königsson Förvaltningschef Sara Nordlund Förvaltningsstrateg Beslutet skickas till: Akten