Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar Länsstyrelseforum, Stockholm, 1 juni 2016 Johan Hjelm
SNABBREPETION GRUNDERNA
Detta behöver utvecklas Kunskap om andra Sociala nätverk Samlade lägesbilder Från informationsdelning till gemensam inriktning och samordning
Gemensamma grunder 3 huvuddelar UTGÅNGS- PUNKTER FÖRHÅLLNINGS- SÄTT ARBETSSÄTT Systemkunskap Det gemensamma ansvaret Tvåspråkighet De mjuka framgångsfaktorerna Effektiva och kompatibla arbetsformer
Ett aktörsgemensamt språk (och tänk)
Gemensamma förhållningssätt Helhetssyn Perspektiv- förståelse Människan som en del av systemet Tid, proaktivitet, samtidighet Beslutsfattande Snabb, öppen och korrekt kriskommunikation
Arbetssätt
Etablera aktörsgemensamma former Inriktnings- och samordningskontakt Inriktnings- och samordningsfunktion (ISF) Stöd till ISF
Aktivera när någon aktör anser att det behövs En aktör initierar funktionen Värden sammankallar funktionen Funktionen möts fysiskt eller virtuellt. Ett stöd sammankallas vid behov.
Exempel: regional nivå (storm) Inriktnings- och samordningsfunktion Stöd till ISF Kontaktpunkt LÄNSSTYRELSEN (VÄRD) REGION/ LANDSTING ELBOLAG KOMMUNER
Exempel: nationell nivå (pandemi) Inriktnings- och samordningsfunktion Stöd till ISF Kontaktpunkt MSB (VÄRD) FOLKHÄLSO- MYNDIGHETEN SOCIAL- STYRELSEN LÄKEMEDELS- VERKET
Checklista Samordnings- och inriktningsprocess Vad är syftet med mötet/forumet? Vad ska vi uppnå? Vilket är målet med samverkan? Vilka andra samverkanskonferenser eller rapporteringstillfällen behöver vi förhålla oss till? För att vi ska uppnå målet; o Vilka aktörer är berörda och bör ingå? o Vilka förberedelser behöver vidtas innan möten? o Vilket mandat och kompetens behöver representanterna? Vilket mötesformat (tex. samverkanskonferens) är det mest resurseffektiva sättet för att uppnå målet? Finns andra alternativ? Behövs rutiner för att hantera sekretessbelagd information?
Skapa förutsättningar för att effektivt dela information Ha hög tillgänglighet och god förmåga att kommunicera Utveckla förståelse och bygg förtroende Var aktiv med att söka och förmedla Återkoppla och lär
Bli bra på att kommunicera, dokumentera och visualisera
Lägesbild fokus på det viktiga
Lägesbildens hörnstenar
Samlad lägesbild en organiserad process
Struktur för informationsdelning mellan nivåer Ledtider Innehåll - Synkning
Checklista - samlad lägesbild Se till att det finns ett tydligt syfte. Se till att aktörerna aktivt bidrar till en helhetssyn. Fokusera på aspekter av särskild vikt för det aktörsgemensamma. Undvik dubbelrapportering från aktörerna. Prioritera samövning av aktörerna för ett sådant gemensamt arbete
Diskussionsfrågor 1. Vilka krav ställer ISF på stödverktyg (teknik, lokaler, annat)? 2. Hur möter vi de krav ISF medför? i. Hur använda befintliga verktyg effektivt? ii. Behov nyutveckling? iii. Goda exempel från verkligheten iv. Vad täcks av pågående eller planerad utveckling?
Diskussionsfrågor 1. Vilka krav ställer ISF på stödverktyg (teknik, lokaler, annat)? 2. Hur möter vi de krav ISF medför? i. Hur använda befintliga verktyg effektivt? ii. Behov nyutveckling? iii. Goda exempel från verkligheten iv. Vad täcks av pågående eller planerad utveckling?
STÖD FÖR IMPLEMENTERING www.msb.se/samverkanledning
Mer info och kontakt Länkar: www.msb.se/samverkanledning www.msb.se/implementering Kontakt: Malin Lintzén, malin.lintzen@msb.se Johan Hjelm, johan.hjelm@msb.se Patrik Hjulström, patrik.hjulstrom@msb.se