Samarbete inom Umeåregionen

Revisionsrapport* Samarbete inom Umeåregionen Bjurholm, Nordmaling, Robertsfors, Umeå, Vindeln och Vännäs kommuner 15 juni 2007 Kjell Moberg Maj-Britt Åkerström Certifierade kommunala revisorer *connectedthinking

Innehållsförteckning 1 Sammanfattning...3 2 Inledning...5 2.1 Bakgrund och revisionsfråga...5 2.2 Metod och avgränsning...5 3 Granskningsresultat...6 3.1 Planering och styrning av regionsamarbetet...6 3.1.1 Avsiktsförklaringen...6 3.1.2 Strategisk plan och verksamhetsplan...7 3.1.3 Rapportering, uppföljning och utvärdering...7 3.2 Arbetsformerna...8 3.2.1 Informell samverkan...8 3.2.2 Regionrådet...8 3.2.3 Kommunchefgruppen...9 3.2.4 Arbetsgrupperna...9 3.2.5 Kansli- och utredningsresurser samt konsultmedverkan...10 3.2.6 Fackliga organisationernas roll...10 3.2.7 Kostnader för samarbetet...10 3.3 Förankring av information, resultat och effekter...11 3.4 Resultat av samarbetet...12 3.5 Utveckling för framtiden...13 3.5.1 Utveckling av pågående samarbete...13 3.5.2 Viktiga framtidsfrågor...14 4 Revisionell bedömning...15 2

1 Sammanfattning Samarbetet inom Umeåregionen har utvecklats under ca tio års tid. Arbetet styrs av regionrådet som består av presidierna i kommunstyrelsen i de kommuner som ingår i Umeåregionen. Kommuncheferna i regionen bereder ärenden till regionrådet och fattar också egna beslut. Samarbetet bygger helt på frivillighet och formell grund för samarbetet i form av exempelvis kommunalförbund saknas. Umeåregionen har en person anställd som samordnare och kanslichef. Denne är placerad vid regionkansliet i Umeå. Övriga personella insatser sker dels genom kommunernas försorg, dels genom konsultstöd. Kostnaderna för samarbetet sker genom en fördelning mellan kommunerna. Den ekonomiska redovisningen är en del av Umeå kommuns redovisning. De förtroendevalda revisorerna i de sex kommunerna har uppdragit till Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers att granska det arbete som utförs inom ramen för Umeåregionen. Revisionsfrågan är: Hur bedriver kommunstyrelserna i respektive kommun samarbetet i regionen? Granskningen, som avser det arbete som utförs inom ramen för Umeåregionen, har genomförts genom intervjuer och dokumentstudier. Efter genomförd granskning är vår sammanfattande revisionella bedömning att de samverkande kommunernas kommunstyrelser bedriver samarbetet på ett tillfredsställande sätt. Vårt ställningstagande grundas på följande faktorer: Planering och styrning av regionsamarbetet fungerar bra. Rapportering, uppföljning och utvärdering fungerar väl. Arbetsformerna för samverkan är anpassade utifrån att de ska vara informella och begränsade och att behövd kompetens därutöver ska kunna tillhandahållas från den kommun som har den efterfrågade kompetensen. Tillämpade arbetsformer bedöms fungera bra även fastän skillnaderna mellan kommunerna är stora i förutsättningar och resurser. Arbetssättet förutsätter stort förtroende och respekt för varandra, vilket även i mycket stor utsträckning finns. Modellen för kostnadsfördelning är väl fungerande. 3

Inga beslut som rör enskilda kommuner fattas i Umeåregionen varje kommun svarar för förankring och beslut i hemkommunen. Regionrådsledamöter, kommunchefer och deltagare i arbetsgrupper är väl insatta i aktuella samverkansfrågor. Det finns tydliga positiva resultat av samverkan bl a beträffande identifieringen med Umeåregionen och effektivisering av den kommunala förvaltningen. Samverkan har resulterat i flera lyckade samverkansprojekt, bl a Bibliotek 2007, Gemensam telefonväxel, Stad och Land, Umeå & Co, Fritt sök och gemensamt intagningskansli till gymnasieskolan, Gemensam turistbyrå, Näringslivsvision/-samarbete, Gemensam kollektivtrafikplan, Gemensamma upphandlingar, IT backuppservice, Bredbandslösning, Räddningstjänsten (två olika lösningar) och i olika ärendens remisshanteringar. Den positiva utvecklingen av samverkan förklaras till stor del av frivilligheten/den informella organiseringen av samverkan. Fastän samverkan utvecklats positivt och fungerar tillfredsställande finns områden som kan utvecklas ytterligare. Några viktiga sådana områden är: Förankring på hemmaplan inför behandling av ärenden i regionråd, t ex vad gäller verksamhetsplanen. Lokal information till förtroendevalda och anställda som inte varit/är direkt berörda av hittills genomförda projekt och till kommunmedborgare. Fortsatt arbete med angelägna områden/frågor med målet att ytterligare effektivisera den kommunala förvaltningen. En fortsatt samverkan i Umeåregionen bedöms som viktig. Viktiga frågor blir då bland annat vad Kommunalt samverkansorgan från år 2008 och kommande storregioner från år 2010/2014 kan komma att betyda för fortsatt samverkan i Umeåregionen. Även utvecklingen av dagens samverkan med andra regioner t ex E12-Allianser och mot Örnsköldsvik har betydelse för Umeåregionens fortsatta utveckling. De intervjuade lämnar flera konstruktiva förslag till utveckling av pågående samarbete (se avsnitt 3.5.1) och beskriver viktiga framtidsfrågor (se avsnitt 3.5.2) vilka med fördel kan beaktas i den fortsatta samverkan. 4

2 Inledning 2.1 Bakgrund och revisionsfråga Samarbetet inom Umeåregionen har utvecklats under ca tio års tid. Arbetet styrs av regionrådet som består av presidierna i kommunstyrelsen i de kommuner som ingår i Umeåregionen. Kommuncheferna i regionen bereder ärenden till regionrådet och fattar också egna beslut. Samarbetet bygger helt på frivillighet och formell grund för samarbetet i form av exempelvis kommunalförbund saknas. Umeåregionen har en person anställd som samordnare och kanslichef. Denne är placerad vid regionkansliet i Umeå. Övriga personella insatser sker dels genom kommunernas försorg, dels genom konsultstöd. Kostnaderna för samarbetet sker genom en fördelning mellan kommunerna. Den ekonomiska redovisningen är en del av Umeå kommuns redovisning. De förtroendevalda revisorerna i de sex kommunerna har uppdragit till Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers att granska det arbete som utförs inom ramen för Umeåregionen. Revisionsfrågan är: Hur bedriver kommunstyrelserna i respektive kommun samarbetet i regionen? 2.2 Metod och avgränsning Granskningen, som avser det arbete som utförs inom ramen för Umeåregionen, genomförs genom intervjuer med förtroendevalda och kommunchefer samt genom dokumentstudier i första hand strategisk plan, avsiktsförklaring, verksamhetsplan, verksamhetsberättelse och dokumentation från olika projekt. Följande frågeställningar belyses i granskningen: Hur utövas planering och styrning av regionsamarbetet? Hur sker rapportering, uppföljning och utvärdering? Hur förankras information, resultat och effekter i respektive kommun? Vilka resultat har åstadkommits hittills? Kostnaderna för samarbetet? Hur kan/bör samarbetet utvecklas i framtiden? 5

3 Granskningsresultat I detta avsnitt redovisas resultat från genomförda intervjuer och dokumentstudier. 3.1 Planering och styrning av regionsamarbetet 3.1.1 Avsiktsförklaringen En avsiktsförklaring upprättades när samarbetet startade år 1993. Enligt avsiktsförklaringen syftar samverkan till: Att förbättra och förstärka A-regionen infrastruktur för att därigenom underlätta och stimulera näringslivssatsningar inom A-regionen. Att närmare precisera de samverkansområden som i första hand bör utvecklas. Att rådets verksamhet i första hand ska finansieras genom de statliga medel som ställs till förfogande samt att i övrig ett gemensamt ekonomiska ansvarstagande ska gälla. Av genomförda intervjuer framkommer att drivkrafterna till att samarbetet inleddes i huvudsak var följande: Verka för en positiv utveckling i hela kommunen. Möjliggöra kompetensförsörjning och tillgång till spetskompetens. Effektivisera verksamhet genom samordning. Sänka kostnader och ge utrymme för omdisponeringar till kärnverksamhet. Klara service till medborgarna trots befolkningsminskning och därmed minskande ekonomiska resurser i de mindre kommunerna. Överlevnad som egen kommun. Utveckla den kommunala servicen genom samverkan. Ge medborgare service och kulturutbud oberoende av kommungränser. Se Umeåregionen som en gemensam arbetsmarknadsregion. Hålla ihop arbetsmarknadsområdet, dra åt samma håll. De intervjuade uppger överlag att avsiktsförklaringen fortfarande känns aktuell och de flesta ser inte några direkta behov att göra några större förändringar i den. Synpunkter på förändringar/kompletteringar som redovisats i intervjuerna är att att IT-frågor/teknikutveckling och resultat/påverkan av EU-inträdet samt samverkansformer med kommuner som i dag är utanför Umeåregionen, ex vis Örnsköldsvik och E12-alliansen, skulle kunna utvecklas i avsiktsförklaringen. 6

3.1.2 Strategisk plan och verksamhetsplan Avsiktsförklaringen omvandlas i en strategisk plan som uppdateras vid behov, senast i november 2006. Den strategiska planen upptar tre övergripande mål, tre ben nämligen: 1. Utveckla regionen o Tydliggöra och marknadsföra Umeåregionens profil o En öppen och stödjande miljö för företagsutveckling och etablering o Aktivt värdskap för att välkomna och etablera nya innevånare i regionen o Gemensamt engagemang för att Umeå ska bli Europas kulturhuvudstad 2014. 2. Effektivisera den kommunala förvaltningen o Nyttja, skapa och utveckla nationella och internationella nätverk o Gemensamt arbete gällande regionala utvecklingsfrågor genom gemensam planering, profilering och finansiering av EU-projekt. o Helhetssyn på regionens utbud av kommunala tjänster och fördjupa den kommunala samverkan därigenom. 3. Samverkan ska vara demokratiskt förankrad o Transparens i samverkan och beslut i regionen o Aktiv dialog som skapar gemensam identitet och målbild för regionens politiker, tjänstemän, näringsliv och ideella sektor. Den strategiska planen bryts ner i årliga verksamhetsplaner. De intervjuade uppger överlag att samverkan bedrivs i enlighet med den strategiska planens övergripande mål. 3.1.3 Rapportering, uppföljning och utvärdering Kommunchefsgruppen och samordnaren ansvarar för att punkterna i de årliga verksamhetsplanerna verkställs. Olika arbetsgrupper, med representanter från alla samverkande kommuner, jobbar med projekt på kommunchefsgruppens uppdrag. Vid regionråden lämnar kommuncheferna, samordnaren och i vissa fall arbetsgrupper muntlig och skriftlig lägesinformation/rapporter. Kommunchefsgruppen för förteckningar över ärenden som inte avslutats vilka kontinuerligt redovisas till rådet vid en stående punkt på dagordningen beslutsuppföljning. 7

En gång per år genomförs KS-seminarier där alla KS-ledamöterna från de samverkande kommunerna inbjuds att delta. Vid dessa seminarier lämnas bland annat information om pågående samverkan. Samordnaren har deltagit med information om samverkan i vissa av kommunernas fullmäktigeförsamlingar. Avstämning av verksamhetsplanen sker även i de årliga verksamhetsberättelserna. De intervjuade bedömer att uppföljningen fungerar bra och att fortsatt styrning av samarbetet i hög grad utgår från resultat av redovisade uppföljningar. 3.2 Arbetsformerna 3.2.1 Informell samverkan Som nämnts tidigare bygger samverkan på frivillighet utan att någon särskild rättslig organisation (gemensam nämnd, kommunalförbund) bildats. Vid konkret samverkan i någon fråga/uppgift upprättas avtal mellan samverkande kommuner. Nästan alla intervjuade uppger att detta hittills fungerat mycket bra och att man inte känner något behov av att t ex bilda kommunalförbund för att driva samverkansfrågorna. Frågan om att bilda kommunalförbund har diskuterats vid några tillfällen, men politikerna har hittills avstyrt detta, bl a med hänvisning till vikten av frivillighet för samverkan, för att de inte vill ha onödiga mellanled och på grund av att all samverkan hittills kunnat komma till stånd med dagens organisatoriska lösning. Flera intervjuade efterlyser dock en förenklad lagstiftning beträffande samarbetsfrågor. 3.2.2 Regionrådet Regionrådet träffas ca fyra gånger per år. Därav genomförs en träff i samband med en resa och ett KS-seminarium. Beträffande regionrådets arbetsformer anger de intervjuade att de successivt blivit allt bättre, att man nu hittat formerna och att det mesta i dag fungerar mycket bra. Årsmötesplan, ärendehantering och ärendeberedning samt föredragningar och information uppges fungera bra. Regionrådet har haft samma ordförande under hela samverkanstiden. De intervjuade uppger att ordföranden leder sammanträdena mycket bra. Arbetsgrupper och konsulter kallas in vid behov. Viss kritik framförs mot på senare tid ökande tidspress vid sammanträdena. 8

Engagemanget hos rådets ledamöter över samarbetet bedöms som stort (vissa ledamöter dock med mera och vissa med något mindre engagemang) och uppslutningen vid mötena är mycket stor. Ledamöterna ser möjligheter, sporrar och gläds med varandra, alla respekterar och har förtroende för varandra och uppfattas som jämbördiga parter, ingen särbevakar för sin egen kommun. Många av ledamöterna har varit med ända sedan samverkan påbörjades. De intervjuade bedömer att det är en styrka att både majoritet och opposition representeras i regionrådet och att det bl a ger en direkt demokratisk förankring. Vid mötena upprättas protokoll, vilka redovisas på Umeåregionens hemsida. Kommunstyrelseseminarierna uppges fungera mycket bra. Bra omdömen har lämnats vid utvärderingar; bra information och uppdatering, nyttiga för regionrådet och för resten av kommunstyrelserna, bra uppslutning (dock inte total), uppskattade. Någon av de intervjuade efterlyser mera tid för politiska överläggningar (utan tjänstemäns närvaro). 3.2.3 Kommunchefgruppen Kommuncheferna har årsplanerade månadsvisa träffar och jobbar på uppdrag av regionrådet. Kommuncheferna bedömer att dessa möten fungerat mycket bra, mötena är högt prioriterade. Vid mötena bereds frågor/beställningar från regionrådet. Chefsgruppen har möjlighet att vid behov använda sig av resurser i kommunerna eller konsultresurser om så behövs. Rådsledamöterna bedömer att kommuncheferna bereder ärenden och tar fram erforderligt material på ett bra sätt. Chefsgruppen uppfattas som mycket jämbördig. Gruppen har haft samma ordförande under hela samverkanstiden, ordförande uppges leda mötena mycket bra. Vid mötena upprättas protokoll, vilka redovisas på Umeåregionens hemsida. 3.2.4 Arbetsgrupperna Drygt 15-talet arbetsgrupper har varit/är verksamma. Grupperna bildas för olika frågor/verksamhetsfunktioner och representeras av personer från alla samverkande kommuner. Grupperna får uppdrag från kommunchefsgruppen. De presenterar på ett bra sätt beslutsunderlag och information. Genom representation från varje kommun säkerställs förankring och kompetensöverföring i alla kommunerna. Arbetsgrupperna bedöms fungera väldigt olika, de flesta mycket bra några dock inte lika bra. 9

3.2.5 Kansli- och utredningsresurser samt konsultmedverkan En samordnare/kanslichef och vissa projekt- och utredningsresurser finansieras i den gemensamma budgeten (se avsnitt 3.2.7). Därutöver tillhandahålls resurser från de samverkande kommunerna utifrån behov och kompetens. Kansliresurserna bedöms av alla tillfrågade som för närvarande tillräckliga. Vid behov sker förstärkning via specialistkompetens i de olika kommunerna och/eller genom extern konsultmedverkan. Även externa konsultinsatser bedöms ligga på en lagom nivå. Externa konsultinsatser köps efter beslut i kommunchefgruppen och inom ramen för tillgänglig budget. Skillnaderna är stora i förutsättningar och resurser mellan kommunerna, där Umeå kommun i kraft av sin storlek oftare har tillgång till specialistkunskap som de mindre kommunerna saknar. De flesta intervjuade anger att detta inte varit något problem utan att samarbetet ändå fungerat på ett mycket bra sätt Umeå ger mest, har mest resurser och kompetens men varje kommun bidrar dock efter kompetens och förmåga. I intervjuerna framkommer enstaka synpunkter på att det funnits tendenser att sådant som man inte haft resurser till att göra på hemmaplan lyfts in i Umeåregionen samverkan vilket uppfattas som felaktigt. 3.2.6 Fackliga organisationernas roll Samstämmigt från de intervjuade uppges att facklig samverkan sker i respektive kommun. Vikten av att detta sker så tidigt som möjligt betonas. 3.2.7 Kostnader för samarbetet Budgeten för Umeåregionen uppgick år 2006 till 1,5 Mkr och fördelar sig på följande kostnadsposter: Personalkostnader 590 000 Rörelsekostnader 94 000 Regionråd och kommunchefsgrupp 190 000 Projekt- och utredningskostnader, 626 000 information, annonsering, marknadsföring Totalt 1 500 000 10

Varje kommun belastas med en sjättedel av 15 % av kostnaderna, 85 % av kostnaderna fördelas per kommun efter folkmängd vilket för resp kommun innebär: Bjurholm ca 60 000 Vindeln ca 89 000 Robertsfors ca 101 000 Nordmaling ca 105 000 Vännäs ca 113 000 Umeå ca 1 032 000 Kostnadsfördelningen diskuterades mycket inför starten av samarbetet, alla var eniga om fördelningsgrunden. Därefter har inga diskussioner förekommit. Alla intervjuade uppger att modellen fungerar väl och att finansieringsformen är en förutsättning för/möjliggör för de mindre kommunerna att vara med. Samma fördelningsnyckel har även använts i andra sammanhang där kostnadsfördelning varit aktuell. För år 2007 beslutade regionrådet att medlemskommunerna inte skulle betala något till Umeåregionen eftersom det fanns ett balanserat överskott från tidigare år. Tanken var att man genom att inte behöva betala något till Umeåregionen i stället skulle kunna använda dessa medel i kommunerna för att till exempel behålla projektanställd personal att förbereda nya gemensamma utvecklingsprojekt. Många av de projekt som drivs inom ramen för samverkan drivs som EU-projket med olika kommuner som projektägare och belastar således inte budgeten för Umeåregionen. 3.3 Förankring av information, resultat och effekter Samverkan bygger helt på frivillighet. Regionrådet fattar inga beslut som rör enskilda kommuner, rådet föreslår inriktning men besluten fattas på hemmaplan. Varje kommun ansvarar för förankringen i hemkommunen. De närmast berörda, d v s ledamöterna i regionrådet, kommunchefsgruppen och samordnaren är väl insatta i alla frågor som hanteras inom Umeåregionen, liksom deltagare i arbetsgrupperna i de frågor som de specifikt jobbar med. Enligt de intervjuade finns en ansvarsfördelning avseende information; Ledamöterna i regionrådet ansvarar, i sina respektive kommuner, för information till andra förtroendevalda, kommunmedborgare och media Kommuncheferna informerar sina förvaltningschefer och övrig personal/fackliga organisationer Deltagare i arbetsgrupper informerar i de förvaltningar de verkar. 11

Var och en bedömer själv hur informationsarbetet ska utföras. De intervjuade är överens om att informationen kan förbättras. Framför allt framförs sypunkter på att informationen bör förbättras till kommunmedborgarna, men även till förtroendevalda utanför fullmäktige och kommunstyrelse samt till personal. De flesta av de intervjuade uppger att det i vissa ärenden finns brister i förankring före behandling i regionrådet, t ex vad gäller verksamhetsplanen. Informationen efter behandling i regionrådet anses fungera bättre. Men det finns olikheter, både att information lämnas och synpunkter inhämtas före råd och att brister även finns i återkoppling efter regionråd. En viktig lokal förankring sker genom arbetet i arbetsgrupperna. I särskilt viktiga frågor uppges informationen fungera tillfredsställande både före och efter regionråd. Tidsbrist uppges vara den största grunden till att information och förankring inte alltid fungerar helt tillfredsställande. Generellt har det rått en bred uppslutning, i de allra flesta frågor en total uppslutning, om vilka frågor/projekt kommunen ska delta i samverkan kring. Och varje kommun väljer själv att delta eller att avstå från att delta. I intervjuerna lämnas bland annat följande förbättringsförslag avseende information och förankring: Det behövs en lokal strategi för den lokala förankringen. På ny Webb-sida planeras särskild rubrik Samverkan. Mera och regelbunden information i de kommunala informationsbladen. Redovisa de goda exemplen tydligt. 3.4 Resultat av samarbetet De intervjuade uppger att samverkan bland annat: Resulterat i att kommunerna har dragit åt samma håll vilket bidragit till en positiv utveckling i Umeåregionen Skapat en tydlig gemensam arbetsmarknadsregion Gjort regionen stark i remissärenden genom gemensam stöttning även för frågor som gäller enbart någon eller några av samverkanskommunerna Utvecklat en stor förståelse mellan kommunerna och för varandras olika strukturer Effektiviserat verksamhet och organisation och sparat pengar vilket gjort det möjligt att ha råd med service trots en krympande ekonomi Gett medborgare service och kulturutbud oberoende av kommungränser Möjliggjort för de mindre kommunerna att kunna fortsätta att vara egna kommuner 12

Underlättat/stöttat kompetensförsörjningen och möjliggjort tillgång till nödvändig spetskompetens Minskat behovet av traditionella kommungränser och underlättat att tänka i större regioner. Under den tid som gått sedan samarbetet inleddes har ett flertal olika samverkansprojekt åstadkommits. De intervjuade anger som lyckade projekt i första hand Bibliotek 2007, Gemensam telefonväxel, Stad och Land, Umeå & Co, Fritt sök och gemensamt intagningskansli till gymnasieskolan, Gemensam turistbyrå, Näringslivsvision/-samarbete, Samordning av Flyktingmottagningen, Gemensam kollektivtrafikplan, Gemensamma upphandlingar, IT backuppservice, Bredbandslösning, Räddningstjänsten (två olika lösningar) och i olika ärendens remisshanteringar. Diskussioner pågår för närvarande om att även utveckla samverkan avseende samhällsbyggnads- och miljö- och hälsoskyddsområdet och med personaladministrativa rutiner. Arbetet med samverkan i dessa frågor bedöms ha gått trögt. 3.5 Utveckling för framtiden 3.5.1 Utveckling av pågående samarbete De intervjuade uppger generellt att samverkan är viktig, att formerna för samverkan fungerar bra och att samverkan måste fortsätta. För att fortsatt hålla intresset uppe och utveckla samverkan lämnas bland annat följande förslag: Begränsa! Fokusera! Satsa! Jobba mera med olika teman kraftsamla och behandla frågor som hör ihop mera koncentrerat. Förändra successivt vid behov. Gärna mera fart, men vissa frågor behöver tid för att mogna, måste vara ödmjuk och vänta ibland. Inte slå sig till ro med vad man har åstadkommit, använda blåslampan hela tiden. Driva på mera; det går för sakta ibland. Driva på politiskt hela tiden. Bli tydligare i styrningen för samverkan. Bli bättre på att köpa tjänster av varandra. Förbättra den lokala demokratiska förankringen och informationen. Marknadsför nyttan med samverkan mera öka förståelse och engagemang för. Vara uppmärksam så att det inte blir slentrian i samverkan. 13

Satsa mera på samverkan i kärnverksamheten. Viktigt att arbeta mera med effektivisering av olika verksamheter. Aktivera vissa arbetsgrupper mera. Ta till sig erfarenheter från andra som samverkar, bland annat genom studiebesök. Arbeta målmedvetet med tillgängliga resurser. 3.5.2 Viktiga framtidsfrågor Som viktiga framtidsfrågor för samverkan redovisas bland annat följande: Mycket viktigt att alla kommunerna är med. Gemensam arbetsmarknadsregion. Kompetensförsörjning och kompetensutveckling. Utbildning, bl a gymnasieskolan. Hur bättre använda sig av universitetet och dess kunskaper och utbud? Infrastruktur bl a vägar och bredbandsutbyggnad/-utveckling. Befolkningsutveckling. Ytterligare tydliggöra och gemensam marknadsföra Umeåregionen. Umeåregionen som utvecklingsregion, ligga i framkant. Fortsatt samarbete, se hela regionen inte bara den egna kommunen. Fortsätta i påbörjad anda, dra åt samma håll, sträva efter enighet. Förtroende och tillit. Bättre förankring hos medborgarna. Se möjligheter, inte bara problem. Att hitta samverkansformer som möjliggör att klara av åtaganden gentemot kommuninvånarna med tillgängliga ekonomiska resurser och därmed öka möjligheterna att överleva som egen kommun. Utvecklingen av samarbetet med andra regionorgan förutsätts fortsätta, t ex med E12-Alliansen och mot Örnsköldsvik. En annan viktig fråga blir också hur samverkan kommer att påverkas av Kommunalt samverkansorgan från år 2008 och kommande storregioner från år 2010/2014, stora och drastiska förändringar förutses. En utökad regionsamverkan bedöms komma att kräva mera formaliserade former för samverkan. 14

4 Revisionell bedömning Planering och styrning av regionsamarbetet Planering och styrning av regionsamarbetet fungerar bra. Översyn av strategisk plan och verksamhetsplan sker kontinuerligt. De intervjuade känner väl till innehållet både i strategin och i verksamhetsplanen. Uppföljning av verksamhetsplan sker kontinuerligt och fortsatt styrning av samarbetet utgår i hög grad från resultat av redovisade uppföljningar. Arbetsformerna Utveckling och utredning avseende samverkan inom Umeåregionen bygger helt på frivillighet och bedrivs på informell grund utan att någon särskild rättslig organisation bildats. Om/när samverkan inom något område blir aktuell upprättas samverkansavtal. Arbetsformerna för samverkan i Umeåregionen är anpassade utifrån att de ska vara informella och begränsade och att behövd kompetens därutöver ska kunna tillhandahållas från de kommuner som har den efterfrågade kompetensen. Tillämpade arbetsformer bedöms fungera bra trots att skillnaderna mellan kommunerna är stora i förutsättningar och resurser. Arbetssättet förutsätter stort förtroende och respekt för varandra, vilket även i mycket stor utsträckning finns. Den modell som tillämpas för fördelning av kostnader för samverkan är tydlig och fungerar väl. Gällande lagstiftning vad gäller samverkan mellan kommuner har hittills endast i något fall utgjort ett problem (dock överkomligt) för samverkan. Förankring av information, resultat och effekter Inga beslut som rör enskilda kommuner fattas i Umeåregionen varje kommun svarar för förankringen i hemkommunen. Regionrådsledamöter, kommunchefer och deltagare i arbetsgrupper är väl insatta i aktuella samverkansfrågor. Respektive kommuns representanter svarar för förankring och informationen på hemmaplan, både före och efter behandling i regionråd. Förankring och information fungerar olika bra i de olika kommunerna, men generellt bedömer vi att förankringen före behandling i rådet och informationen till dem som inte är närmast berörda kan utvecklas. 15

Resultat av samarbetet Det finns tydliga positiva resultat av samverkan bl a beträffande identifieringen med Umeåregionen och effektivisering av den kommunala förvaltningen (se avsnitt 3.4). Ett flertal lyckade samverkansprojekt har åstadkommits, bland annat Bibliotek 2007, Gemensam telefonväxel, Stad och Land, Umeå & Co, Fritt sök och gemensamt intagningskansli till gymnasieskolan, Gemensam turistbyrå, Näringslivsvision/-samarbete, Gemensam lokaltrafikplan, Gemensamma upphandlingar, IT backuppservice, Räddningstjänsten (två olika lösningar) och i olika ärendens remisshanteringar. Utveckling för framtiden Flera olika viktiga frågor av betydelse för utvecklingen av Umeåregionen redovisas från de intervjuade, se avsnitt 3.5. En fortsatt samverkan i Umeåregionen bedöms som viktig. Viktiga frågor blir då bland annat vad Kommunalt samverkansorgan från år 2008 och kommande storregioner från år 2010/2014 kan komma att betyda för fortsatt samverkan i Umeåregionen. Även utvecklingen av dagens samverkan med andra regioner bl a E12-Allianser och mot Örnsköldsvik har betydelse for Umeåregionens fortsatta utveckling. 16