ehälsomyndigheten Box 913 391 29 Kalmar www.ehalsomyndigheten.se org.nr: 202100-6552 Den 19 december 2017 Om E-hälsomyndighetens regeringsuppdrag N2016/04455 och bifogat utkast på återrapportering av uppdraget Regeringen har gett E-hälsomyndigheten i uppdrag att tillsammans med Vinnova utarbeta en plan för hur ett tidigare framtaget ramverk av standarder för interoperabilitet kan förvaltas långsiktigt. I genomförandet av uppdraget har E-hälsomyndigheten tagit fram ett förslag på en nationell förvaltningsorganisation som syftar till att ge stöd för en ökad och mer enhetlig användning av standarder utifrån nationella, gemensamma specifikationer. Förslaget bygger på behov och önskemål som framkommit efter kontakter med användare av standarder men även med andra intressenter. Förslaget har som målsättning att det ska finnas ett nationellt stöd för ökad och mer enhetlig tillämpning av standarder för interoperabilitet utgångspunkten är användarnas behov beskriver ett förvaltningsuppdrag fördelat på tre olika huvudområden: kompetenscenter, kontaktpunkt och tillhandahållare av nationella, gemensamma specifikationer bygger på idén att olika aktörer inom standardiseringsområdet arbetar tillsammans syftar till att säkerställa att befintlig kunskap och kompetens om standardisering omhändertas, så att utvecklingen framåt effektiviseras lyfter vikten av att det finns en aktör som håller ihop och driver förvaltningsuppdraget och fungerar som ett nav för det gemensamma arbetet. 1/17
I det bifogade utkastet på återrapportering av regeringsuppdraget beskrivs planen på en övergripande nivå. Det slutgiltiga förslaget, som E-hälsomyndigheten lämnar i samband med avrapporteringen av regeringsuppdraget i mars 2018, kommer att vara mer detaljerat. Det kommer exempelvis att innehålla mer detaljerade beskrivningar av förvaltningsuppdraget, exempel på redan pågående arbete samt förslag på roller och ansvarsfördelning i förvaltningsorganisationen. Eftersom den föreslagna modellen för förvaltning bygger på samarbete mellan flera olika aktörer, ser vi gärna att den förankras innan en slutgiltig version tas fram. Därför skickar vi detta till er som på olika sätt har varit involverade i arbetet och hoppas på att få ytterligare synpunkter. Skicka eventuell återkoppling senast den 31 januari 2018 till registrator@ehalsomyndigheten.se Med vänliga hälsningar, Erika Ericsson Strateg ehälsomyndigheten Niklas Eklöf Tf. chef för enheten Strategi och samordning ehälsomyndigheten 2/17
Innehåll Bakgrund till uppdraget... 4 Behov av standardisering... 4 Behov av förvaltning... 4 Behovsfångst... 5 Förslag på grundläggande förvaltningsuppdrag... 5 Vad är en gemensam specifikation?... 6 Kompetenscenter... 7 Kontaktpunkt för samarbete och erfarenhetsutbyte... 8 Tillhandahållare av nationella, gemensamma specifikationer... 9 Stödjande teknisk infrastruktur... 10 Förslag på modell för organisation... 11 Sammanfattning... 17 3/17
Bakgrund till uppdraget Regeringen har gett Vinnova i uppdrag (N2016/04455/IF) 1 att vidareutveckla det framtagna ramverket från projekten StandIN och 3H3R (N2015/05038/IF). Regeringen har i samma regeringsuppdrag gett E-hälsomyndigheten i uppdrag (N2016/04455/IF) att i samverkan med Vinnova utarbeta en plan för hur det vidareutvecklade ramverket kan förvaltas långsiktigt. I E-hälsomyndighetens regeringsuppdrag ingår också att identifiera hur berörda mottagare ska involveras för att möjliggöra implementering i verksamheterna och därmed nå den interoperabilitet som efterfrågas. E-hälsomyndigheten ska också tillsammans med Vinnova utarbeta en handlingsplan inklusive kommunikationsstrategi för hur möjliggörande lösningar och nya arbetssätt ska spridas, i syfte att underlätta för vårdgivare och huvudmän att tillgodogöra sig ramverk och arbetssätt. I september 2017 publicerade E-hälsomyndigheten en lägesrapport om arbetet som utförts inom regeringsuppdraget, med bl.a. en beskrivning av ansatsen i uppdragets genomförande samt en mål- och intressentanalys 2. Behov av standardisering Standardisering av information som hanteras inom vård och omsorg ingår i två av de tre insatsområden som lyfts fram som särskilt viktiga inom Vision e-hälsa 2025 3 : Enhetligare begreppsanvändning och Standarder. Både semantisk och teknisk standardisering inkluderas alltså i Vision ehälsa 2025, och därmed också i genomförandet av E-hälsomyndighetens regeringsuppdrag. En av målsättningarna i Vision e-hälsa 2025 är att information ska kunna återanvändas där den behövs. Det innebär att den måste uttryckas så att den kan hanteras och tolkas likartat vid utbyte mellan system (semantisk interoperabilitet), och att system ska kunna skicka och ta emot information utan behov av extra åtgärder (teknisk interoperabilitet). Behov av förvaltning I tidigare projekt har MedTech4Health och Swelife utvärderat vilka standarder för semantisk och teknisk interoperabilitet som kan anses vara intressanta och relevanta för användning i en svensk kontext. Det gäller projekten StandIN 4 och 3H3R 5, som resulterade i ett ramverk av vad som bedömdes vara relevanta standarder. Det är viktigt att säkerställa att det finns kunskap om dessa standarders relevans över tid, t.ex. genom att säkra en långsiktig förvaltning av ramverket. Det räcker dock sällan med att peka på vilka standarder som ska användas, det krävs också enighet och överenskommelser om hur de ska användas i olika sammanhang. Överenskommelser om hur en standard, eller flera i kombination, ska användas, måste även de förvaltas långsiktigt. I sammanhanget är det viktigt att påpeka att E- 1 http://www.regeringen.se/regeringsuppdrag/2016/08/uppdrag-att-genomfora-fortsatta-insatser-avseendedigitalisering-for-battre-halsa-vard-och-omsorg 2 https://www.ehalsomyndigheten.se/satsningar/gemensamma-standarder/ 3 http://www.regeringen.se/informationsmaterial/2016/04/vision-e-halsa-2025/ 4 https://medtech4health.se/standin/ 5 http://swelife.se/vi-erbjuder/fornyelse/3h3r/ 4/17
hälsomyndighetens uppdrag inte handlar om förvaltning av standarderna i sig, detta görs redan av olika standardiseringsorgan och andra ansvariga aktörer. Det handlar istället om att beskriva en plan för förvaltning av överenskommelser om hur standarder och andra gemensamma resurser ska tillämpas i en viss situation för att skapa semantisk och teknisk interoperabilitet. Dessa överenskommelser benämns i Vision e-hälsa 2025 som nationella, gemensamma specifikationer. Dessa aspekter på behov av förvaltning har legat till grund för uppdragets genomförande. Det har dock varit viktigt att skapa en tydlig bild av vad de som använder standarder och andra gemensamma resurser har för behov och vad en förvaltningsorganisation bör erbjuda för att skapa verkligt värde för användarna. Behovsfångst Ett av målen för den förvaltningsorganisation som föreslås här är att den är behovsstyrd. Det innebär att de produkter och tjänster som den erbjuder måste bygga på verkliga behov hos de som kommer att använda sig av dem. I syfte att fånga in och beskriva behov tillfrågades ett antal potentiella användare om vad som skulle ge dem ett bättre stöd i deras användning av standarder. Behovsfångsten genomfördes i workshopform med ett 40-tal deltagare från olika organisationer och med utgångspunkt i modellen Value Proposition Canvas 6. Aktiviteten resulterade i ett antal beskrivningar av vad som skulle skapa värde för olika typer av användare, för att bidra till en ökad och mer enhetlig användning av standarder. Förslag på grundläggande förvaltningsuppdrag De värdeskapande faktorer som uttrycktes vid behovsfångsten kan sammanfattas i tre tydliga, övergripande spår, som delades av de olika typerna av användare. Dessa spår ligger till grund för förslaget till ett kommande förvaltningsuppdrag och kan uttryckas på följande sätt: - Utgöra kompetenscenter som ger stöd och råd i standardiseringsfrågor - Möjliggöra kontaktpunkt för samarbete och erfarenhetsutbyte - Tillgängliggöra nationella gemensamma specifikationer 6 https://strategyzer.com/canvas/value-proposition-canvas 5/17
Kompetenscenter som ger stöd och råd i standardiseringsfrågor Kontaktpunkt för samarbete och erfarenhetsutbyte Tillhandahållare av nationella, gemensamma specifikationer Vad är en gemensam specifikation? Begreppet gemensam specifikation behöver och kommer att utredas vidare. Ett sätt att göra det är att titta på befintliga exempel och utifrån dessa komma fram till en tydligare beskrivning. Nedan finns ett första försök till beskrivning av vad begreppet gemensam specifikation innebär. Med gemensam specifikation avses en överenskommelse om hur standarder och andra gemensamma resurser ska tillämpas i en viss situation för att skapa semantisk och teknisk interoperabilitet. En specifikation kan bestå av en eller flera utpekade resurser för standardisering av information och/eller urval ur dessa (t.ex. informationsmodeller och urval ur terminologier), anpassade och paketerade för ett specifikt sammanhang (t.ex. för en verksamhetsprocess eller en specialitet eller profession). Arbete med att skapa specifikationer pågår på olika håll (även om de inte alltid kallas för specifikationer ), i olika syften och för olika verksamhetsområden. En första uppgift för en förvaltningsorganisation blir att skapa en kritisk massa av specifikationer för att utvärdera både konceptet i sig och nyttan med det. Detta kan innebära att identifiera pågående initiativ och utreda om de kan anses vara nationellt gemensamma, utifrån framtagna kriterier. Ett annat sätt kan vara att initiera och driva prioriterade arbeten med att skapa specifikationer och beställa dem från lämpliga utförare. 6/17
Kompetenscenter som ger stöd och råd i standardiseringsfrågor Kontaktpunkt för samarbete och erfarenhetsutbyte Tillhandahållare av nationella, gemensamma specifikationer Kompetenscenter Uppdraget som kompetenscenter innebär framför allt att ge användare råd och rekommendationer om användning av standarder och nationella, gemensamma specifikationer. Användarna har en tydligt utpekad, samordnande aktör att vända sig till och behöver därmed inte kontakta flera olika aktörer för att få svar på sina frågor. I uppdraget ingår att hålla kunskap om vilka standarder för interoperabilitet som kan anses vara intressanta och relevanta för användning i en svensk kontext. Sådan kunskap kan exempelvis utgå från resultat av tidigare arbeten, t.ex. listan med de standarder som utvärderades i de tidigare projekten StandIN och 3H3R. Den kan också komma bygga på erfarenheter av de upphandlingar som pågår i olika landsting och regioner. Uppdraget kräver ett nära samarbete med standardiseringsorganisationer och experter. Kompetenscentret kan därför i stor utsträckning komma att bli en virtuell organisation. Samarbetet med dessa organisationer och experter bör formaliseras i syfte att tydliggöra de olika parternas roller och ansvar samt säkra tillgången till de resurser som förvaltningsorganisationen kräver. Exempel på aktiviteter - Ge stöd till användare av standarder och gemensamma specifikationer t.ex. i form av tillämpningsanvisningar, utbildningar och omvärldsbevakning. - Fånga behov från användare av standarder och gemensamma specifikationer. - Bereda frågor inför strategisk styrning och prioritering. - Hantera samarbeten med standardiseringsorgan och andra aktörer samt hålla ihop expertfunktionen för råd och rekommendationer om standardisering. - Lyfta anpassningsbehov till nationella och internationella standardiseringsorgan. 7/17
Kompetenscenter som ger stöd och råd i standardiseringsfrågor Kontaktpunkt för samarbete och erfarenhetsutbyte Tillhandahållare av nationella, gemensamma specifikationer Kontaktpunkt för samarbete och erfarenhetsutbyte Uppdraget som kontaktpunkt innebär framför allt att tillhandahålla en öppen och transparent arena där många aktörer samlat kan delta i arbetet med gemensamma specifikationer. En gemensam och enkelt tillgänglig plattform för samarbete blir en viktig möjliggörare för detta. I slutrapporten från projektet Gemensamt ramverk av standarder för interoperabilitet del 2 7 beskrivs en organisation med den typen av uppdrag så här: Organisationen är ett nav för arbetet och är sammanhållande för olika kompetenser, roller, resurser och intressenter. Olika målgrupper bidrar till exempel vid framtagandet av [ ] kliniska modeller samt vid granskning av dessa. På detta sätt kan arbete fördelas över hela landet. Den administrerar de nätverk och resurser som behövs för att granska olika framtagna resultat. Uppdraget innebär överlag att skapa samarbetsforum för de parter som behöver vara involverade i arbetet, t.ex. representanter från professioner och specialistföreningar, informatiker och utvecklare av IT-system. Exempel på aktiviteter - Tillhandahålla och förvalta plattform för samarbete och erfarenhetsutbyte. - Ge stöd till de som skapar gemensamma specifikationer. - Om möjligt/relevant: tillhandahålla arbetsverktyg och processtöd för de som skapar gemensamma specifikationer. 7 https://skl.se/download/18.1a5c0d2815acf62cc9322b78/1489665218237/rapport+- +Gemensamt+ramverk+av+standarder+fo%CC%88r+interoperabilitet+-+Huvudrapport.pdf 8/17
Kompetenscenter som ger stöd och råd i standardiseringsfrågor Kontaktpunkt för samarbete och erfarenhetsutbyte Tillhandahållare av nationella, gemensamma specifikationer Tillhandahållare av nationella, gemensamma specifikationer Uppdraget som tillhandahållare av gemensamma specifikationer innebär framför allt att tillgängliggöra paketerade tillämpningar av standarder och andra resurser tillsammans med tillämpningsanvisningar för specifika användningsområden. I uppdraget ingår också att driva på och hålla ihop arbetet med att ta fram nationella, gemensamma specifikationer. Dessutom omfattar uppdraget att, genom omvärldsbevakning och samverkan med andra aktörer, fånga upp pågående och planerade initiativ som kan resultera i gemensamma specifikationer. I sin helhet kräver uppdraget ett nära samarbete med de olika grupperingar som ingår i hela kedjan från behovsfångst och prioritering/beställning av specifikationer, till framtagande, kvalitetssäkring och testning. Exempel på aktiviteter - Fånga, tolka och prioritera behov av ny- och vidareutveckling av gemensamma specifikationer. - Driva utveckling av nya specifikationer, på uppdrag av strategisk styrgrupp och utifrån användarnas behov. - Hantera samarbeten och avtal med de som skapar och äger specifikationerna. - Ställa krav på och kvalitetssäkra nya specifikationer - Löpande förvalta framtagna gemensamma specifikationer 9/17
Kompetenscenter som ger stöd och råd i standardiseringsfrågor Kontaktpunkt för samarbete och erfarenhetsutbyte Tillhandahållare av nationella, gemensamma specifikationer Stödjande teknisk infrastruktur Det behövs flera olika typer av verktyg som tillsammans stödjer en ökad och mer enhetlig användning av standarder. Behovet gäller de som vill använda gemensamma specifikationer, men också det nätverk av intressenter som deltar i arbetet med att skapa specifikationer. Ett gemensamt verktyg för samarbete och erfarenhetsutbyte, men också för tillgängliggörande av specifikationer bör tillhandahållas av förvaltningsorganisationen. Verktyget för samarbete kan innehålla olika funktioner, beroende på behov och vald ambitionsnivå. Några tänkbara funktioner är att hämta specifikationer, samarbeta och utbyta erfarenheter, lämna synpunkter och ändringsförlag samt möjligen även stöd i arbetsprocessen med att skapa specifikationer. Under 2018 planerar E-hälsomyndigheten att göra en första analys av behoven och ta fram en kravspecifikation för ett samarbetsverktyg. Utöver det gemensamma samarbetsverktyget krävs andra typer av verktyg som understödjer användning och implementering av standarder och gemensamma specifikationer. Bland de verktygen kan nämnas terminologitjänster och modellbibliotek. Dessa verktyg kan tillhandahållas av andra organisationer än förvaltningsorganisationen men behöver ingå i samma helhet av infrastruktur. 10/17
Förslag på modell för organisation Den föreslagna modellen bygger på idén att olika aktörer på standardiseringsområdet arbetar tillsammans. Syftet är att säkra ett mer effektivt utvecklingsarbete samt att omhänderta den kompetens och kunskap som redan finns rörande standardiseringsprocesser. Det är trots det viktigt att det finns en aktör som ansvarar för att driva och hålla ihop förvaltningsuppdraget och som kan fungera som ett nav för det gemensamma arbetet. I slutrapporten från projektet Gemensamt ramverk av standarder för interoperabilitet del 2 8 beskrivs behovet av en samordnande organisation så här: Det behövs en samverkande organisation som utvecklar, förvaltar och administrerar [gemensamma specifikationer]. En sådan organisation kan bestå av flera organisatoriska delar som också samverkar med regionala och internationella organisationer. I modellen som beskrivs i förslaget i detta dokument finns ett sådant nav, dvs. en tydligt utpekad förvaltningsorganisation som ansvarar för att hålla samman gemensamma frågor och utvecklingsinsatser. Förvaltningsorganisationen föreslås även koordinera samverkan mellan de olika grupper som krävs för ett effektivt utvecklingsarbete och i det involvera de olika aktörer som bör bidra med kunskap och kompetens. Bland dessa aktörer finns t.ex. kommuner, landsting, myndigheter, universitet och högskolor, professions- och specialistföreningar, standardiseringsorgan och representanter från näringslivet. 8 https://skl.se/download/18.1a5c0d2815acf62cc9322b78/1489665218237/rapport+- +Gemensamt+ramverk+av+standarder+fo%CC%88r+interoperabilitet+-+Huvudrapport.pdf 11/17
De föreslagna grupperingarna utgår från de övergripande roller och ansvarsområden som finns eller bör finnas i samarbetsorganisationen som helhet för att det gemensamma arbetet ska kunna genomföras på ett effektivt sätt. - Använda standarder och andra gemensamma resurser. - Koordinera och prioritera nationellt gemensamma frågor som rör standardisering. - Skapa och testa gemensamma specifikationer. - Ge råd och rekommendationer om tillämpning av standarder. - Tillhandahålla en ändamålsenlig teknisk infrastruktur - Samordna och förvalta. 12/17
Användarforum Förvaltningsorganisationens största källa till kunskap om utvecklingsbehov är användarna av de gemensamma specifikationerna. Det gäller både behov av vidareutveckling och nyutveckling av de produkter och tjänster som organisationen tillhandahåller. Kommunikationen mellan användare och förvaltningsorganisation sker framför allt genom digitala kanaler, på ett öppet och transparent sätt. Flera av användarna deltar troligtvis även i arbetet med att skapa specifikationer och ingår därmed i det nätverk för arbete med gemensamma specifikationer som också föreslås här. Utöver detta nätverk innehåller förvaltningsmodellen inte någon användarspecifik gruppering. En sådan kan tillföras om behov finns. 13/17
Nätverk för arbete med gemensamma specifikationer I och med att det pågår och planeras flera olika uppdrag och projekt som syftar till att ta fram gemensamma specifikationer, behöver det finnas ett nätverk som samlar de som arbetar med dessa. Ett första syfte med nätverket är att dela erfarenheter, sprida kunskap om pågående utvecklingsinitiativ och underlätta synergieffekter mellan dem. Nätverket skulle framöver också kunna driva och genomföra samarbete kring att ta fram gemensamma specifikationer. Arbetet inom nätverket sker framför allt genom digitala kanaler, på ett öppet och transparent sätt. Expertfunktion för råd och rekommendationer I samband med uppdraget som kompetenscenter krävs tillgång till expertkunskap om olika standarder och tillämpning av dem. Dessa experter samlas i en virtuell organisation som bistår förvaltningen med råd och rekommendationer som svarar mot användarnas behov. Behoven kan också komma från forumet för koordinering och prioritering. Expertfunktionen måste bestå av ett antal personer med dels bred och dels djup kunskap, så att gruppen som helhet kan tillhandahålla nödvändig expertkunskap. Beroende på vilka frågor och ämnesområden som hanteras konsulteras olika personer i gruppen. 14/17
Samarbetsforum för teknisk infrastruktur Det krävs ett antal olika verktyg och plattformar för att säkerställa den tekniska infrastrukturen. Den ansvarige för förvaltningsorganisationens IT-drift ansvarar även för samarbetet med de aktörer och leverantörer som tillhandahåller de olika verktygen. 15/17
Forum för strategisk styrning och prioritering Det behövs en gruppering vars uppgift är att koordinera, prioritera och strategiskt styra de utvecklingsinsatser som är eller skulle kunna vara nationellt gemensamma. Beredningen av frågorna som gruppen hanterar görs inom förvaltningsorganisationen, utifrån infångade behov från användare och genom kontinuerlig omvärldsbevakning. Därefter är det gruppens uppgift att prioritera och beställa de gemensamma utvecklingsinsatserna, antingen genom uppdrag till förvaltningsorganisationen eller direkt till möjliga utförare. 16/17
Sammanfattning Förslaget har som målsättning att det ska finnas ett nationellt stöd för ökad och mer enhetlig tillämpning av standarder för interoperabilitet utgångspunkten är användarnas behov beskriver förvaltningsuppdraget fördelat på tre olika områden: kompetenscenter, kontaktpunkt och tillhandahållare av specifikationer bygger på idén att olika aktörer inom standardiseringsområdet arbetar tillsammans syftar till att säkerställa att befintlig kunskap och kompetens om standardisering omhändertas, så att utvecklingen framåt effektiviseras lyfter vikten av att det finns en aktör som håller ihop och driver förvaltningsuppdraget och fungerar som ett nav för det gemensamma arbetet. Det slutgiltiga förslaget, som E-hälsomyndigheten lämnar i samband med avrapporteringen av regeringsuppdraget i mars 2018, kommer att innehålla mer detaljerade beskrivningar av förvaltningsuppdraget, exempel på vad som är eller skulle kunna vara gemensamma specifikationer samt förslag på olika aktörers roller och ansvar och hur samarbetet bör formaliseras. 17/17