Överförmyndarnämnden Mitt Överförmyndarnämnden Mitt 20 januari 2017 1 Godkännande av föredragningslistan... 3 2 Ekonomisk årsrapport 2016... 4 3 Uppföljning av intern kontroll 2016... 6 4 Information från länsombudsträff... 8 5 Information från förvaltningen om gode män... 9 6 Information från tf. förvaltningschef... 10 7 Entledigande av förvaltare... 12 8 Entledigande av förvaltare... 19 9 Entledigande av god man... 21 10 Entledigande av förvaltare... 23 11 Utökat antal uppdrag för ställföreträdare... 25 12 Uttag från spärrat konto... 27 13 Uttag från spärrat konto... 29 14 Arvode för 2014 och 2015... 32 15 Arvode för år 2015... 34 16 Föreläggande vid vite... 36 17 Övriga frågor... 38 18 Rekrytering av förvaltningschef... 39
2017-01-20 1 Tid Kl. 09.30 12.45 Plats Överförmyndarkontoret, Sundsvalls kommun Beslutande Ledamöter Elisabeth Unander (S) ordförande Lars-Åke Andersson (S) Bertil Swenson (M) Erik Rapp (S) Bo Sjödin (S) Övriga närvarande Ersättare Lennart Tjärnberg (C) Yvonne Kardell (C) Annelie Leman Hamrin (C) Tjänstemän Eva-Lisa Järvinen tf. förvaltningschef 1 17 Dan-Gunnar Olausson ekonom 1 2 Maud Viklander controller, koncernstaben 1 3 Therese Samuelsson Östlund utredare/länsombud 4 5 Christell Kapo handläggare 7 9 Ulrika Håkansson handläggare 10 11 Jenny Hansson handläggare 12 13 Ann-Catrin Kempe handläggare 14 15 Anna Hammar EKB-handläggare 16 Hans Wreber tf. stabschef, koncernstaben 18
Överförmyndarnämnden Mitt 2017-01-20 2 Justering Justerare Tid och plats för justering Bo Sjödin Hudiksvalls kommunhus, 30 januari 2017 Justerade paragrafer 1 18 Underskrifter Elisabeth Unander Ordförande Eva-Lisa Järvinen Sekreterare 1 17 Bo Sjödin Justerare Hans Wreber Sekreterare 18 Bevis/anslag Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Avser sammanträde med Överförmyndarnämnden Mitt Sammanträdesdatum Justeringsdatum Anslagsdatum 2017-01-20 2017-01-30 2017- Protokollet finns tillgängligt på Internet (www.sundsvall.se) eller hos Överförmyndarkontoret, Sundsvalls kommun Anslaget tas ned tidigast Enligt uppdrag (namnteckning) Namnförtydligande 2017-01-
Överförmyndarnämnden Mitt 2017-01-20 3 1 Godkännande av föredragningslistan Beslut Överförmyndarnämnden Mitt beslutar fastställa utdelad föredragningslista med följande ändringar: Ärende nr 6, Information från ordföranden utgår från dagordningen. Ärendet Rekrytering av förvaltningschef läggs till sist på dagordningen. Nämndens överläggning Nämnden beslutar på ordförandens förslag godkänna följande ändringar av dagordningen: Ärende nr 6, Information från ordföranden, utgår då de frågor ordföranden vill behandla, diskuteras under andra punkter på dagordningen. Ärendet Rekrytering av förvaltningschef läggs till sist på dagordningen. Därtill godkänner ordföranden följande punkt behandlas under Övriga frågor : Målsättningar och handlingsplan för verksamheten, fråga väckt av ledamot Erik Rapp (S).
Överförmyndarnämnden Mitt 2017-01-20 4 2 Ekonomisk årsrapport 2016 Diarienummer: ÖN-2017-00001 Föredragande: Dan-Gunnar Olausson, Eva-Lisa Järvinen Beslut Överförmyndarnämnden Mitt beslutar godkänna skriftligt förslag till årsrapport för januari december 2016, godkänna muntligt förslag avseende årsapportens måluppföljning, redovisat av tf. förvaltningschef, delegera till tf. förvaltningschef skriftligen komplettera årsapporten med redovisad och kompletterande måluppföljning, årsrapport 2016 efter färdigställande ska översändas till kommunstyrelsen i Sundsvall, Timrå, Ånge respektive Nordanstigs kommuner, årsrapporten ska redovisas i slutlig form för nämnden i februari 2017. Ärendet Sundsvalls kommun är värdkommun för Överförmyndarnämnden Mitt. Enligt Sundsvalls kommuns redovisningsrutiner, ska uppföljning göras av föregående verksamhetsår vid förevarande sammanträde. Syftet med kommunens redovisning och uppföljning kan sammanfas enligt följande: Den ska ge en rättvisande bild av kommunens och kommunkoncernens ekonomi och verksamhet. Den ska tillgodose externa och interna intressenters information om kommunens, och olika enheters, ställning och resultat. Den ska spegla kommunens resultat och ställning och på så sätt ge underlag för väl grundade beslut. Nämndens överläggning Ordföranden konstaterar det finns ett förslag till beslut och det är förvaltningens förslag. Detta blir också nämndens beslut.
Överförmyndarnämnden Mitt 2017-01-20 5 Beslutsunderlag Förslag till Årsrapport januari december 2016 för Överförmyndarnämnden Mitt delas ut vid sammanträdet
Överförmyndarnämnden Mitt 2017-01-20 6 3 Uppföljning av intern kontroll 2016 Diarienummer: ÖN-2016-00004 Föredragande: Eva-Lisa Järvinen Beslut Överförmyndarnämnden Mitt beslutar godkänna uppföljningen av 2016 års interna kontrollplan, överföra kontrollpunkterna Säkerställa kostnaderna avseende ensamkommande barn och Granskning av arvodesbeslut till intern kontrollplan för 2017, överlämna rapporteringen till kommunstyrelsen i Sundsvall, Timrå, Ånge respektive Nordanstigs kommuner samt till revisorerna i Sundsvalls kommun. Ärendet Enligt Sundsvalls kommuns internkontrollreglemente ska varje nämnd årligen anta en särskild plan för uppföljningen av den interna kontrollen. Resultatet av denna uppföljning ska redovisas till nämnden och rapporteras till kommunstyrelsen. Överförmyndarkontoret har följt upp den interna kontrollen 2016 inom nämndens ansvarsområde. Arbetet har utgått från det av kommunfullmäktige fastställda internkontrollreglementet och nämndens interna kontrollplan för 2016. Intern kontroll 2016 Punkt 1 i planen, Säkerställa kostnaderna avseende ensamkommande barn har inte följts upp. Därför föreslås punkten föras över till nästa års plan. Avseende punkt 2 i planen, Granskning av arvodesbeslut, har ordföranden gett muntlig återrapportering av uppdraget till nämnden 2016-11-11 96. Ordföranden konstaterade aktförvaringen på förvaltningen för ärenden avseende ensamkommande barn var väl organiserad. Även denna kontrollpunkt förs över till nästa års plan, för ge ordföranden möjlighet sammanställa formell
Överförmyndarnämnden Mitt 2017-01-20 7 återrapportering i enlighet med Sundsvalls kommuns anvisningar för intern kontroll. Tf. förvaltningschefen har genomfört självdeklaration vilken redogörs för under sammanträdet. I självdeklarationen framkommer samma verksamhetsbrister som nämnden har uppmärksammats om i samband med nämnden hemställde om stöd från Kommunstyrelsen i Sundsvalls kommun 2016-12-16 116. Nämndens överläggning Ordföranden konstaterar det finns ett förslag till beslut och det är förvaltningens förslag. Detta blir också nämndens beslut. Beslutsunderlag Tf. förvaltningschefens självdeklaration beträffande intern kontroll 2016 delas ut vid sammanträdet Intern kontrollplan 2016 hålls tillgänglig vid sammanträdet
Överförmyndarnämnden Mitt 2017-01-20 8 4 Information från länsombudsträff Diarienummer: ÖN-2016-00002 Föredragande: Therese Samuelsson Östlund Föredragning Information från länsombudsträffen den 1 december 2016. Länsombudet ger en kort redogörelse om vad som sker i de andra länen rörande frågor om arvode till gode män för ensamkommande barn och problem gällande statistiken som länsstyrelserna ska inhämta. Länsombudet ger vidare en kort redogörelse av information som lämnades av representanterna från Skeverket, Riksrevisionen och Nationella operativa avdelningen inom polisen (NOA). Länsombudet överlämnar två skrivelser som Föreningen Sveriges Överförmyndare (FSÖ) har förfat gällande uppskrivning av ålder samt svar på Riskförbundet Frivilliga Samhällsarbetare (RFS) skrivelse. Underlag FSÖ:s skrivelse daterad 2016-12-07 delas ut vid sammanträdet FSÖ:s skrivelse daterad 2016-12-18 delas ut vid sammanträdet
2017-01-20 9 5 Information från förvaltningen om gode män Diarienummer: ÖN-2016-00002 Föredragande: Therese Samuelsson Östlund Föredragning Utredare överlämnar och redogör för statistik gällande bland annat totalt antal ställföreträdarskap, antal ställföreträdare, antal nya ställföreträdare under år 2016, antal ärenden under utredning och antal byten av ställföreträdare. Hon besvarar också ledamöternas frågor om lämnad information. Underlag Statistik ur ärendehanteringssystemet Wärna delas ut vid sammanträdet Statistik avseende gode män för ensamkommande barn 2016 2017 delas ut vid sammanträdet
Överförmyndarnämnden Mitt 2017-01-20 10 6 Information från tf. förvaltningschef Diarienummer: ÖN-2016-00002 Föredragande: Eva-Lisa Järvinen Beslut Överförmyndarnämnden Mitt beslutar delegera till ordföranden besvara Länsstyrelsen Västernorrlands frågeformulär inför tillsynsbesök 15 februari 2017, notera av tf. förvaltningschefen genomförda ändringar i Mål och resursplan för 2017. Information från tf. förvaltningschef Länsstyrelsen Västernorrland genomför sitt årliga tillsynsbesök vid överförmyndarnämnden den 15 februari 2017. Samtliga förtroendevalda och tjänstemän uppmanas delta vid ett samtal med länsstyrelsen under eftermiddagen. Länsstyrelsen har översänt ett frågeformulär för inhämta sakuppgifter om verksamheten inför tillsynsbesöket. Nämnden föreslås delegera till ordföranden besvara frågorna. Vid sammanträdet den 16 december 2016 delegerade nämnden till tf. förvaltningschefen komplettera vissa detaljer i den mål och resursplan som fastställdes vid sammanträdet. Tf. förvaltningschefen konstaterar inga förändringar i sak är genomföra. En ej ifylld tabell för viss ekonomisk redovisning har kunnat plockas bort efter samråd med avdelningen för ekonomistyrning vid Kommunstyrelsen i Sundsvalls kommun. Vissa mindre språkliga förändringar är också genomförda. Nämnden föreslås notera informationen. Den 30 januari 2017 anordnas utbildning i Hudiksvall med Eva von Schéele. Både tjänstemän och förtroendevalda är inbjudna delta. Nämnden diskuterar praktiska frågor med anledning av utbildningstillfället.
Överförmyndarnämnden Mitt 2017-01-20 11 Ledamoten Erik Rapp har efterlyst information om vilka tekniska alternativ som kan tänkas finnas till nämndens nuvarande ärendehanteringssystem Wärna. Tf. förvaltningschefen besvarar frågeställningen. Tf. förvaltningschefen informerar om pågående och planerade utbildningstillfällen för ställföreträdare under våren 2017. Nämndens överläggning Ordföranden konstaterar det finns ett förslag till beslut, och det är tf. förvaltningschefens förslag: delegera till ordföranden besvara Länsstyrelsen Västernorrlands frågeformulär inför tillsynsbesök 15 februari 2017, notera av tf. förvaltningschefen genomförda ändringar i Mål och resursplan för 2017. Detta blir också nämndens beslut.
Överförmyndarnämnden Mitt 2017-01-20 38 17 Övriga frågor Beslut Överförmyndarnämnden Mitt beslutar hänskjuta behandlingen av ledamot Erik Rapps (S) fråga till nästkommande sammanträde. Ärendet Ledamot Erik Rapp (S) har väckt fråga benämnd Målsättningar och handlingsplan för verksamheten och har lämnat in ett dokument till nämnden med mål- och problembeskrivningar rörande nämndens verksamhet. Nämndens överläggning Ordföranden föreslår ärendet hänskjuts till nästkommande sammanträde, för ge nämnden tid begrunda de inkomna förslagen från ledamoten. Detta blir också nämndens beslut. Beslutsunderlag Erik Rapps skrivelse, distribuerad till nämnden 2017-01-19
Överförmyndarnämnden Mitt 2017-01-20 39 18 Rekrytering av förvaltningschef Beslut Överförmyndarnämnden Mitt beslutar erbjuda Eva-Lisa Järvinen anställning som förvaltningschef för överförmyndarkontoret, delegera till ordföranden för överförmyndarnämnden förhandla om lön, andra villkor för tjänstetillsättningen samt underteckna anställningsavtal. Ärendet Eva-Lisa Järvinen är tillförordnad förvaltningschef för överförmyndarkontoret sedan 28 september 2016. Överförmyndarnämnden har nu ta ställning till frågor om rekrytering och tillsättning av ordinarie förvaltningschef. Nämndens överläggning Efter överläggning beslutar en enig nämnd erbjuda Eva-Lisa Järvinen anställning som förvaltningschef vid överförmyndarkontoret samt delegera till ordföranden förhandla om de närmare villkoren för tjänstetillsättningen.