o el l G s 22 maj 2018 Negin Nazari Malin Lundberg 1111" EY Building a better working world
Bakgrund Syfte Genomförande Tomelilla kommun har tagit fram ett flertal mål för att verka för en hållbar tillväxt. Ett av målområdena är att de kommunala verksamheterna arbetar för att stärka Tomelilla kommuns varumärke och medverkar till att hela kommunen blir mer attraktiv för etableringar, besökare samt inflyttning. Ett ytterligare målområde är att bästa möjliga resursutnyttjande ska ske inom den kommunala verksamheten för att långsiktigt bevara ekosystemet samt minska negativ påverkan på natur och människans hälsa. Syftet med granskningen har varit att bedöma om kommunstyrelsen har en ändamålsenlig styrning, uppföljning och kontroll kring kommunens exploateringsprocess. Granskningen har grundats på intervjuer och dokumentstudier. Intervjuer har genomförts med kommunstyrelsens presidium, t. f. kommunchef, samhällsbyggnadschef och plan och exploateringschef. Revisionskriterier Kommunallagen Lag om riktlinjer för kommunala markanvisningar Plan-och bygglag (PBL) Plan- och byggförordning Miljöbalken Kommunala mal och riktlinjer Tomelillas översiktsplan 2025 Frågor <* Säkerställer kommunstyrelsen att det pågår ett ändamålsenligt arbete för att nä upp till målen gällande en hållbar tillväxt? Finns det en ändamålsenlig samverkan mellan berörda parter inom exploateringsområdet? Finns det tydliga riktlinjer kring exploateringsprocesser? Sida 2
Diagrammet visar färdigställda 50 bostäder mellan 2008 och 2017 Med en längre tidshorisont har det färdigställts 569 bostäder sedan 1991 till och med 2017. 50 De intervjuade uppger att den låga efterfrågan inte har ställt krav pä processbeskrivningar och rutiner för att kunna möta det 40 behov som finns avseende exploatering. Istället har verksamheten hanterar ärendena efter hand som de har dykt upp. 20 10 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 flerbostadshus småhus Sida 3
Våra mest väsentliga iakttagelser framgår nedan tillsammans med bedömning. Kommunstyrelsens reglemente Kommunstyrelsen ska ha hand om frågor som rör kommunens detaljplaner, fastigheter, anläggningar, gator, parker och VA-anläggningar samt fullgöra kommunens uppgifter (som inte är myndighetsutövning) inom miljö- och hälsoskyddsomrädet samt plan- och byggområdet. Vidare ska kommunstyrelsen samordna kommunens exploateringsverksamhet samt ingå exploateringsavtal. Till kommunstyrelsen finns tvä utskott: *:* Arbetsutskottet ska bereda ärenden avseende tillväxtfrågor, den långsiktiga planeringen av kommunens ekonomi, den fysiska översiktsplaneringen, detaljplanering, regionplanering, länsplanering, bostadsförsörjningsplanering, exploateringsverksamhet, gemensamma planeringsförutsättningar, övergripande planering av den lokala trafikförsörjningen (inkl. särskild kollektivtrafik). *> Samhällsbyggnadsutskottet ska fullgöra kommunens uppgifter avseende förvaltning, drift, underhåll och utveckling av kommunens fastigheter och anläggningar samt lös egendom. Styrning Enligt KSO styr kommunstyrelsen exploateringsarbetet genom investeringsbudgeten samt att de fattar beslut i ärenden som tjänstemännen inte har delegation att fatta beslut om. Samhällsbyggnadschefen har enligt delegeringsregler för kommunstyrelsen rätt att pä de villkor och pris som fullmäktige fastställt överlåta sådan mark, som enligt fastställd detaljplan är avsedd för industriändamål, småhusbebyggelse eller flerbostadshus. Sida 4
Vara mest väsentliga iakttagelser framgår nedan tillsammans med bedömning. Mål Strategiomräde l - Hållbar tillväxt. Antalet av kommunen försålda egnahemstomter ska öka (mäts i antal) Målvärden: 2016 2017 2017 ÅR 2018 2019 10 11 13 12 13. Begreppet mälvärde används i årsredovisningen för att beskriva utfallet av målet. ÅR = resultatet i årsredovisningen.. Av intervjuerna med tjänstemännen framkom att målen är svåra att konkretisera och använda i verksamhetens egna planer.. Tjänstemännen uppger antalet sålda tomter till stor del ligger utanför kommunens kontroll, eftersom att flera faktorer påverkar målets resultat. Avgörande för resultatet är privatpersoners och byggföretagens benägenhet att bygga bostäder och flytta till kommunen.. Ett bättre mål, istället för antalet sålda tomter, är enligt de intervjuade antalet byggbara tomter. Detta mål skulle vara inom kommunens egen kontroll att påverka. Rättssäkerheten avseende nämndens handläggande av ärenden (mäts i andelen överklagade beslut som nämnden vinner i högre instans). Mälvärden: 2016 2017 2017 ÅR 2018 2019 98 98 98 98 98 Bedömning Verksamheten uppnådde målen för 2017. Det saknas en utveckling inbyggd i målen dä målen är satta pä liknande nivåer år efter år. Denna form av styrning borgar för att samma kvalitetsnivå i verksamheten hålls och måluppföljningen blir en form av kontroll istället. Sida5
Våra mest väsentliga iakttagelser framgår nedan tillsammans med bedömning. Mål forts. Strategiområde 2 - Delaktighet och egenmakt. Bygglovsansökan utan avvikelser ska meddelas beslut inom sex veckor frän det att ärendet är komplett (mäts i procent av inkomna ärenden). Matvärden: 2016 2017 2017 ÅR 2018 2019 95 95 95 95 95 Företagarnas nöjdhet med handläggningen av bygglov ska öka (SKL insikt, Mäts via index 0-100). Matvärden: 2016 2017 2017 AR 2018 2019 75 76-77 78 Bedömning Verksamheten uppnådde målen för 2017. Mätningen Insikt var inte genomförd vid tidpunkt för årsredovisningen. Det saknas en utveckling inbyggd i målen dä målen är satta pä liknande nivåer är efter är. Denna form av styrning borgar för att samma kvalitetsnivå i verksamheten hålls och att mäluppföljningen blir en form av kontroll istället. Sida6
Våra mest väsentliga iakttagelser framgår nedan tillsammans med bedömning. Program, po ys och riktlinjer Politisk behandlin avöversikts länen: <:t 200Z översiktsplanen antogs av kommunfullmäktige. Samtidigt beslöt KF att en årlig översyn skulle ske för att hålla översiktsplanen aktuell, förslagsvis i oktober månad varje år..:* 2003: Översyn av översiktsplanen 24 november. Inget beslut fattades vid KF:s sammanträdet. <. 2004: Rapport beträffande genomförandet av kommunfullmäktiges beslut om översiktsplan för Tomelilla kommun, 11 oktober. KF:s beslut var att lägga informationen till handlingarna. *:* 2005: Rapport om genomförandet av kommunens översiktsplan 28 november, ärendet utgick p. g. a. sjukdom. *:* 2006: Rapport beträffande genomförandet av kommunfullmäktiges beslut om översiktsplan för Tomelilla kommun, 6 mars. KF:s beslut var att lägga informationen till handlingarna. *:* Mellan åren 2007-2010 har KF inte behandlat något ärende som avser aktualisering, översyn eller genomförandet av kommunfullmäktiges beslut om översiktsplan för Tomelilla kommun. *:» Ett ärende var uppe hos KS under 2008, ärendet föranledde inget beslut och i protokollet anges att dagvattenplan, vindkraftpolicy och bostadsförsörjningsplan behöver ses över. *:* Kommunfullmäktige beslöt i april 2011 ( 49) att en ny översiktsplan ska tas fram då nuvarande inte längre var aktuell. Arbetet med att ta fram en ny översiktsplan är på gång och planeras att antas till sommaren 2018. Bedömning Det är en brist att översiktsplanen inte har aktualiserats i enlighet PBL eller med kommunfullmäktiges beslut. Vidare anses det vara en brist att tiden för att verkställa kommunfullmäktiges beslut om ny översiktsplan har tagit drygt sju år. Sida?
Våra mest väsentliga iakttagelser framgår nedan tillsammans med bedömning. Bedömning Program, policys och riktlinjer fortsättning Arbetet med att ta fram en VA-plan har pågått sedan hösten 2014. Stora delar av underlaget till en ny VA-plan uppges vara klart, men den slutliga planen är inte färdigställd och inte politiskt antagen. Bostadsförsörjningsprogram har saknats sedan 2016. Det finns ett förslag som ska upp för dialog pä kommunstyrelsens arbetsutskott den 25 april 2018. Det som finns är en antagen taxa för tomter och industrimark. Övriga försäljningar, cirka en per år, hanteras som separata ärenden. Kommunen genomför markanvisningar, men det finns inga riktlinjer eller policys som avser exploateringsarbetet. Senaste "försäljningen" var Brösarp 11:16 till Hovdala och optionerna som Seniorvillor fått i Brösarp och Tomelilla. Bedömningen är att det är en brist att VA-plan och bostadsförsörjningsprogram saknas samt att det har tagit så lång till att utarbeta förslag. Avsaknaden av styrande dokument bidrar till en mindre effektiv planering dä en samlad bild av kommunens utbyggnadsplaner saknas. Det försvårar även för externa intressenter att fä en uppfattning av förutsättningarna som råder inför en potentiell exploatering. Vidare anser vi att det är en brist att det saknas riktlinjer för kommunal markanvisning. SidaS
Våra mest väsentliga iakttagelser framgår nedan tillsammans med bedöm ing. Beredning av exploateringsärenden Samverkan internt Det finns ingen processbeskrivning för kommunens exlploateringsarbete. Infört plan- och exploateringsmöten (PLEX) sedan hösten 2017, som äger rum varannan månad. Vid dessa deltar kommunstyrelens arbetsutskott och samhällsbyggandsutskott tillsammans med tjänstemän frän samhällsbyggnad. Samhällsbyggnadsutskottets ordförande leder mötena. Syftet är att fånga upp frågor på ett mycket tidigt stadium. Inga formella beslut fattas. Mötena präglas av dialog och diskussion för att nä en politisk förankring inför den politiska behandlingen i arbetsutskottet, kommunstyrelsen och vid behov i kommunfullmäktige. Mötena renderar i minnesanteckningar. Minnesanteckningarna är till stor del kortfattade meningar om vad som har diskuterats under mötena. Minnesanteckningarna lämnas inte vidare till kommunstyrelsen. Enligt presidiet kan uppdrag ges till tjänstemännen i detta forum, men det framgår inte av anteckningarna. Var fjortonde dag internt möte inom samhällsbyggnad. Exploateringsmöten pä tjänstemannasidan med VA, gata- och park och plan, bygg och miljö. Mötena sker var tredje vecka för att gä igenom aktuella projekt. Inga schemalagda möten med privata aktörer, utan vid behov. Bedömning Det är en brist att det saknas en processbeskrivning. En processbeskrivning för exploateringsärenden hade förtydligat roller och ansvar i processen. Vi anser att mer kvalitativa minnesanteckningar frän PLEX-mötena och att dessa skulle lämnas vidare till kommunstyrelsen skulle leda till en bredare förankring av pågående ärenden. Möten sker i tillräcklig omfattning. Sida 9
Vara mest väsentliga iakttagelser framgår nedan tillsammans med bedömning. Beslutsunderlag Kompetensförsörjning Sida 10. :. Oenighet bland KS-presidium avseende underlagens kvalité vid exploateringsärenden. KS tar inte konsekvent del av samma underlag som presenteras under PLEX-mötena. Enligt uppgift lämnas information muntligen vid PLEX-möten som inte när KS. <* KSO uppger att fokus läggs pä den ekonomiska kalkylen. Kalkylerna inbegriper tomttaxor och vad kommunen kan förvänta sig av en affär. Utgångspunkten är att inte köpa mark som inte går att räkna hem. Kommunen gjorde ingen vinst gällande Kv. Fjäriln p. g. a. den sanering som krävdes av marken. *:* Enligt verksamhetschefen kan för mycket information avseende försäljning/köp av mark i tjänsteskrivelser vara till nackdel för kommunen under pågående ärenden. *:. Om byggandet fortsätter i samma takt kommer kommunen inte ha någon markreserv om fem är (slutsatsen är inte dokumenterad någonstans, KS ska enligt uppgift ha blivit muntligt informerad). <* Kompetensförsörjningen uppges vara en orosfaktor, vilket även framgår av årsredovningen för 2017. <* 20 personer totalt i verksamheten och 14 personer är specialister. Driftsorganisation är lika stor som för åtta nio är sedan. Upplevs vara en pressad organisation..> Svårt att rekrytera vissa kompentenser som krävs för verksamheten, främst ingenjörer. *:.» Leder till minskat tempo att frambringa planer och bibehålla efterfrågan. Sarbarhetjprganisatipnen. Bedömning Bristfällig dokumentation lämnas till KS. Enbart en tjänsteskrivelse låg till grund när KS fattade beslut om Kv. Fjäriln. Vi anser att åtminstone bör en ekonomisk kalkyl och en konsekvensanalys av affären ha ingått. Det är en brist att analyser och slutsatser inte dokumenteras utan enbart informeras muntligen under sammanträden. Kompetensförsörjningen är en utmaning för mänga kommuner. KS ansvar har brustit i detta avseende dä framtagandet av kommunens planer har fördröjts avsevärt.
Bedömningen är att kommunstyrelsen inte har en ändamålsenlig styrning, uppföljning och kontroll kring kommunens exploateringsprocess. Arbetet med att ta fram väsentliga planer för kommunens exploateringsprocess såsom översiktsplan, VA-plan, bostadsförsörjningsprogram har fördröjts. Flera av planernas giltighetstid har gått ut och översiktsplanen har inte aktualiserats j enlighet med plan- och bygglagens krav. Det finns inte heller några upprättade riktlinjer för kommunens markanvisning, vilket även det är ett lagkrav. Det saknas en beskrivning av exploateringsprocessens tillvägagångssätt. Det finns dock former för samverkan mellan berörda tjänstemän inom exploateringsområdet. Den politiska beredningen av exploateringsärenden sker genom plan- och exploateringsmötena där kommunstyrelsens två utskott deltar. Vidare anser vi att det saknas ett tillräckligt underlag när ärendena lämnas till kommunstyrelsen för beslut. Det anses inte vara ändamålsenligt att utskotten får ta del av underlag/information vid plan- och exploateringsmötena som därefter inte lämnas till kommunstyrelsen. Sida 11
Vi rekommenderar kommunstyrelsen att säkerställa: att planer och program fastställs, att riktlinjer för kommunala markanvisningar upprättas, samt att tillräckligt underlag lämnas till kommunstyrelsen när exploateringsärenden ska antas. Sida 12
Intervjuade: Leif Sandberg, kommunstyrelsens ordförande Per-Martin Svensson, kommunstyrelsens 1:e vice ordförande Torgny Larsson, kommunstyrelsens 2:e vice ordförande Helena Berlin, tillförordnad kommunchef Jörgen Prahl, verksamhetschef samhällsbyggnad Ulrika Ljung, plan- och exploateringschef edverkat vid intervjuerna: Birgit Johansson, förtroendevald revisor Torsten Lindgren, förtroendevald revisor Sida 13 EY
Kommunstyrelsens reglemente Budget 2017 Årsredovisning 2017 Delegeringsregler för kommunstyrelsen Tomtpriser (momsbefriat) 2018 Köp av tomtmark, Tomelilla 237:29 och Fjäriln 15, Dnr Ks 2011. 10115 Exploatering av bostadsområde, Dnr Ks 2012. 108 KF-protokoll, dnr Ks 2001/10427 Plan- och exploateringsmöten minnesanteckningar Sida 14
EY Assurance Tax Transactions Advisory OmEY EY är ett världsledande företag inom revision, redovisning, skatt, transaktioner och affärsrådgivning. Våra tjänster och insikter hjälper till att skapa förtroende och hållbar tillväxt på finansmarknader och i ekonomier världen över. För att hålla våra löften till våra intressenter utvecklar vi ledare och medarbetare som arbetar i team över gränserna. Vi vill att allt vi gör ska bidra till att affärsvärlden och arbetslivet fungerar bättre - för våra medarbetare, våra kunder och de samhällen vi verkar i. EY refererar till den globala organisationen samt kan avse en eller flera medlemsföretag i Ernst & Young Global Limited. Varje medlemsföretag utgör en egen juridisk person. 2013 Ernst &Young AB. All Rights Reserved. ey. com/se EY Building a better working world