e-signering protokoll Formpipe kunddag 2018-10-04 Johanna Vikström, Objektsamordnare Örebro kommun Thomas Öberg, Projektledare Frontit Västerås AB
Örebro kommun Sveriges sjätte största kommun 20 nämnder och ca 470 förtroendevalda 20 nämndsekreterare Under 2017 var det 269 nämndprotokoll
Örebro kommun Örebro kommun har sedan 2013 en väl utvecklad digital nämndprocess i W3D3 och Meetings Den digitala nämndprocessen bryts idag genom att justering av nämndprotokoll sker på papper En digitalisering av justeringsprocessen för nämndprotokoll skulle medföra effektiviseringsvinster
Effekter Förtroendevalda får det enklare att planera tiden för sitt förtroendeuppdrag Möjliggör för alla förtroendevalda, oavsett yrke, livssituation eller restid, att justera protokoll Nämndsekreterarna får det enklare att planera sin arbetstid Justerade protokoll kan finnas tillgängliga digitalt Behov av mindre fysisk yta för arkivering av protokoll och därmed på sikt minskade kostnader
Projekt: e-signering av protokoll Direktiv Genom e-signering ska protokoll från kommunens politiska sammanträden kunna skrivas under elektroniskt. Projektet ska utreda och analysera kommunens möjligheter och tekniska förutsättningar, föreslå lämplig teknisk lösning och realisera lösningen.
Digitaliseringsstrategi Allt som kan digitaliseras ska digitaliseras
Projekt e-signering protokoll 2018 2019 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Validering Bild: Assently E-sign
Projekt e-signering protokoll - leverabler Förstudierapport SAD (Solution Architecture Document) Rekommendation från Arkitekturrådet Örebro kommun Avtal med Formpipe Signeringsportal (Formpipe) Identitet och åtkomsthantering Verksamhetsrutiner IT-miljöer Genomföra Pilot (Kommunstyrelsen) Överlämning till förvaltning
Process Signering SAD Förstudie Collaboration Justera protokoll MVP Nämndsekreterare Protokoll upprättat Skapa justeringsärende Begär signering nej Protokoll signerat Har samtliga justerare signerat? ja Bestyrk nämndprotokoll Klart för anslag justering avslutad protokoll signerat protokoll Justerare Utsedd till justerare Läs igenom protokoll nej Har synpunkter? Signera protokoll Justering klar Ja Meddelande Avslå
Rekommendation från Arkitekturrådet Förstudien: Alternativ 1 Som e-tjänst på Abou (e-tjänsteplattform) Alternativ 2 Som tilläggsmodul till W3D3 Rekommendation Alternativ 2 Som tilläggsmodul till W3D3
Två projekt Projektorg. Örebro Delprojekt Pilot (Örebro Kommun) Kommunikation, möten, synkronisering Portalprojekt (Formpipe) Projektorg. Formpipe
Signeringslösningen Säker lösning Bygger på Digital signering. Följer de mest krävande lagkraven gällande undertecknares identitet och dokumentets äkthet. Portalen använder en krypterad databas innanför brandväggen. Krypterad kommunikation mellan Portal och DB. Generell lösning Kunna användas för signering även av verksamheter som inte använder W3D3. Bank-ID - För inloggning i portalen. Personliga certifikat Kvalificerad digital signatur. Signaturen är inbäddad i PDF. Kommunen köper tjänsten.
Översikt digital signering - Arkitektur Document Converter Finns idag / fungerar Finns idag / behöver översyn W3D3 (Release 2018 R2) Signeringsportal Finns inte Finns inte (Formpipe) Förtroendevalda Protokoll Protokoll (temporärt) Certifikattjänst (PKI) Bank ID Personliga certifikat
Roller i projektet Örebro delprojekt Pilot Kanslichef (Process-/systemägare) Objektsamordnare Nämndsekreterare Förvaltningsledare Verksamhet och IT IT-Arkitekt Projektledare Resursägare Dataskyddsombud IT säkerhetsansvarig Controller Arkivarie Upphandlare IT-Strateg Kommunikationsstrateg HR-resurser
Arbetsformer i projektet - Örebro Samarbetsrum projektet - Projektplatsen Projektplanering Dokumenthantering Intern kommunikation Agil metod Demonstrationer Kommunikation Samarbetsgrupp intranätet Regelbundna projektmöten med Formpipe PL
Framtid Gör klart piloten Utrullning i samtliga nämnder Sedan får vi se Stort behov och intresse i övriga verksamheten Portalen kan användas för andra typer av dokument/källsystem
Demo Demo
Avslutning