Ärende Dnr Föredragande

1 Ledamot som är förhindrad deltaga i sammanträde inkallar vederbörande ersättare att tjänstgöra. Plats och tid Sammanträdesrum Högholmen, Kommunhuset, Henån. 2018-08-15 kl. 08:15 Beslutande Ledamöter Kerstin Gadde (S), ordförande Lars Larsson (C) Kristina Svensson (MP) Hans Pettersson (M) Veronica Almroth (L) Ersättare Catharina Bråkenhielm (S) Maria Sörkvist (C) Alexander Hutter (S) Anders Arnell (M) Ulf Sjölinder (L) Övriga Jan Eriksson, kommunchef Shkelqim Istrefi, kommunsekreterare Utses att justera Justeringens plats och tid Administrativa enheten, kommunhuset, Henån Måndag 20 augusti kl. 14:00 Ärende Dnr Föredragande 1. Återkoppling av införandet av läsplattor KS/2012:1870 Pia Jakobsson Hansson 08:20-08:50

2 Ärende Dnr Föredragande 2. Antagande av arbetsmiljöpolicy KS/2018:908 Ann-Katrin Otinder, Jennie Johansson 08:50-09:05 s.1-4 3. Riktlinjer för attest KS/2018:914 Susanne Ekblad 09:05-09:30 s.5-12 4. Antagande av mål och strategi för integration i Orust kommun KS/2018:651 Börje Olsson 10:00-10:20 s.13-16 5. Antagande av policy för telefoni KS/2018:219 s.17-20 6. Kommunchefens information KS/2018:72 7. Utskottens information KS/2018:70 8. Ordförandens information KS/2018:71 ORUST KOMMUN Kerstin Gadde (S) Ordförande Shkelqim Istrefi Sekreterare

3 Återkoppling av införandet av läsplattor Dnr KS/2012:1870 Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsen beslutade 2015-01-28 26 att påbörja införandet av läsplattor för digital hantering av handlingar för en pilotgrupp under våren 2015, och att medel för detta tas inom ram för den politiska verksamhetens budget, samt att uppdra till förvaltningen att planera för ett fullskaligt införande av läsplattor för den politiska organisationen inför 2016. beslutade 2018-06-13 72 att uppdra till kommunchefen att vid nästa kommunstyrelses arbetsutskotts sammanträde presentera status på införandet av läsplattor.

4 Antagande av arbetsmiljöpolicy Dnr KS/2018:908 Sammanfattning av ärendet beslutade 2010-12-15 213 att anta arbetsmiljöpolicy daterad 2010-12-01. En ny arbetsmiljöpolicy är upprättad utifrån kommunens riktlinjer för styrdokument. Den ersätter tidigare arbetsmiljöpolicy som inte uppfyller kraven för Orust kommuns styrdokument. Den nya arbetsmiljöpolicyn är också anpassad till arbetsmiljöverkets författningssamling 2015:4 (Organisatorisk och social arbetsmiljö). Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2018-06-25 Arbetsmiljöpolicy daterad 2018-06-25.

5 Tjänsteskrivelse Antagande av Arbetsmiljöpolicy Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att: 1. Att anta upprättat förslag till arbetsmiljöpolicy daterad 2018-06-25. 2. Upphäva tidigare beslut KSAU 2010-12-15 213 att anta arbetsmiljöpolicy daterad 2010-12-01. Sammanfattning av ärendet beslutade 2010-12-15 213 att anta arbetsmiljöpolicy daterad 2010-12-01. En ny arbetsmiljöpolicy är upprättad utifrån kommunens riktlinjer för styrdokument. Den ersätter tidigare arbetsmiljöpolicy som inte uppfyller kraven för Orust kommuns styrdokument. Den nya arbetsmiljöpolicyn är också anpassad till arbetsmiljöverkets författningssamling 2015:4 (Organisatorisk och social arbetsmiljö). Utredning Arbetsmiljöpolicyn är utarbetad i en partsammansatt grupp och är samverkad i den centrala samverkansgruppen och kommunchefens ledningsgrupp. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2018-06-25 Arbetsmiljöpolicy daterad 2018-06-25. Beslutet skickas till HR enheten Orust kommuns författningssamling ORUST KOMMUN Kommunförvaltningen Jennie Johansson HR specialist Ann-Katrin Otinder HR chef

6 Riktlinjer för attest Dnr KS/2018:914 Sammanfattning av ärendet Kommunfullmäktige beslutade 2013 om nya ekonomistyrningsprinciper. Dessa ersatte det tidigare ekonomireglementet från 2009. I ekonomistyrningsprinciperna står det följande: Attest är en viktig del av den interna kontrollen. Det är en bekräftelse på riktigheten i ett agerande eller beslut och ingen egen beslutsfunktion. Alla ekonomiska transaktioner ska kontrolleras enligt riktlinjer för attest och utbetalning. Huvudattestanter utses av nämnd eller av nämnden utsedd delegat. Ekonomienheten inom sektor ledning och verksamhetsstöd, har tagit fram riktlinjer för attest. Fram till idag har hanteringen i stort sett följt de tidigare ekonomireglementet. De nya riktlinjerna är mer beskrivande kring hanteringen för olika utbetalningsformer och attestformer. Riktlinjerna beskriver också kontrollmomentens innebörd samt funktioner som säkerställer att oegentligheter, oavsiktliga eller avsiktliga fel minimeras samt att en rättvisande redovisning säkerställs. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2018-06-25 Riktlinjer för attest

7 Tjänsteskrivelse Riktlinjer för attest Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att: 1. Anta riktlinjer för attest enligt upprättat förslag 2. Riktlinjerna gäller omgående och ska vara implementerade senast 2019-01-01 3. Ändra i delegeringsförteckningen enligt följande: Ändra delegat i följande punkt: 2.6.3 Utseende av huvudattestant Ny delegat: Sektorschef/Verksamhetschef Vidaredelegation: Verksamhetschef inom respektive ansvarsområde. Sammanfattning av ärendet Kommunfullmäktige beslutade 2013 om nya ekonomistyrningsprinciper. Dessa ersatte det tidigare ekonomireglementet från 2009. I ekonomistyrningsprinciperna står det följande: Attest är en viktig del av den interna kontrollen. Det är en bekräftelse på riktigheten i ett agerande eller beslut och ingen egen beslutsfunktion. Alla ekonomiska transaktioner ska kontrolleras enligt riktlinjer för attest och utbetalning. Huvudattestanter utses av nämnd eller av nämnden utsedd delegat. Ekonomienheten inom sektor ledning och verksamhetsstöd, har tagit fram riktlinjer för attest. Fram till idag har hanteringen i stort sett följt de tidigare ekonomireglementet. De nya riktlinjerna är mer beskrivande kring hanteringen för olika utbetalningsformer och attestformer. Riktlinjerna beskriver också kontrollmomentens innebörd samt funktioner som säkerställer att oegentligheter, oavsiktliga eller avsiktliga fel minimeras samt att en rättvisande redovisning säkerställs. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2018-06-25 Riktlinjer för attest

8 Beslutet skickas till Ekonomienheten Sektorschefer ORUST KOMMUN Kommunförvaltningen Susanne Ekblad Ekonomichef

9 Antagande av mål och strategi för integration i Orust kommun Dnr KS/2018:651 Sammanfattning av ärendet Efter samråd med kommunfullmäktiges presidium erhöll framtidsgruppen i slutet av augusti 2017, uppdraget att lämna förslag på mål och strategi för integration i Orust kommun. Framtidsgruppen har nu arbetat fram ett förslag till mål och strategi för integration i Orust kommun, daterat 2018-06-18 och beslutade 2018-06-18 2 att för sin del godkänna förslaget. Dokumentet kommer att kompletteras med en handlingsplan som också godkänts av framtidsgruppen och som ska föreläggas kommunstyrelsen när kommunfullmäktige antagit förslaget till strategi. Beslutsunderlag Framtidsgruppens förslag daterat 2018-06-18.

10 Tjänsteskrivelse Antagande av strategi för integration i Orust kommun Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att: Anta strategi för integration i Orust kommun enligt framtidsgruppens förslag, daterat 2018-06-18 Bakgrund Efter samråd med kommunfullmäktiges presidium erhöll framtidsgruppen i slutet av augusti 2017, uppdraget att lämna förslag på mål och strategi för integration i Orust kommun. Framtidsgruppen har nu arbetat fram ett förslag till mål och strategi för integration i Orust kommun, daterat 2018-06-18 och beslutade 2018-06-18 2 att för sin del godkänna förslaget. Dokumentet kommer att kompletteras med en handlingsplan som också godkänts av framtidsgruppen och som ska föreläggas kommunstyrelsen när kommunfullmäktige antagit förslaget till strategi. Beslutsunderlag Framtidsgruppens förslag daterat 2018-06-18. Beslutet skickas till OKFS, Utvecklingschef, Integrationssamordnare, Kom vux, IFO, samtliga sektorer ORUST KOMMUN Kommunförvaltningen Börje Olsson Utvecklingschef

11 Antagande av policy för telefoni Dnr KS/2018:219 Sammanfattning av ärendet I sin kontakt med Orust Kommun har varje medborgare rätt är att få ett professionellt mottagande och ett serviceinriktat gensvar. Det är därför av stor vikt att alla anställda på Orust kommun ger medborgaren ett tydligt och korrekt svar och möjlighet att uträtta sitt ärende. Genom att förenkla kontakten via telefon mellan medborgare och medarbetare, ökar kvalitén i de tjänster som kommunen tillhandahåller. Lättast uppnås detta genom att uppvisa en gemensam profil i vårt bemötande, i vår service och i våra tjänster. Kommunikationen till medborgaren bör ses som ett lärande då de svar som medborgaren får kan komma att förmedlas vidare. För att säkerställa en bra telefonservice har Orust kommun tagit fram ett förslag till policy, som tar hänsyn till kommunens egna mål som omvärldens krav på tillgänglighet och effektivitet. De riktlinjer som policyn tar upp ska följas vid telefontrafik såväl internt inom kommunen som externt. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2018-08-07 Telefonipolicy

12 Tjänsteskrivelse Antagande av Policy för telefoni Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att: Anta förslag till Telefonipolicy. Sammanfattning av ärendet I sin kontakt med Orust Kommun har varje medborgare rätt är att få ett professionellt mottagande och ett serviceinriktat gensvar. Det är därför av stor vikt att alla anställda på Orust kommun ger medborgaren ett tydligt och korrekt svar och möjlighet att uträtta sitt ärende. Genom att förenkla kontakten via telefon mellan medborgare och medarbetare, ökar kvalitén i de tjänster som kommunen tillhandahåller. Lättast uppnås detta genom att uppvisa en gemensam profil i vårt bemötande, i vår service och i våra tjänster. Kommunikationen till medborgaren bör ses som ett lärande då de svar som medborgaren får kan komma att förmedlas vidare. För att säkerställa en bra telefonservice har Orust kommun tagit fram ett förslag till policy, som tar hänsyn till kommunens egna mål som omvärldens krav på tillgänglighet och effektivitet. De riktlinjer som policyn tar upp ska följas vid telefontrafik såväl internt inom kommunen som externt. Utredning Orust kommun deltar tillsammans med flertalet av landets kommuner i den årliga mätningen av servicenivån avseende svenska kommuners hantering av telefonioch e-postkontakter. Den genomförs utifrån instruktioner av SKL (Sveriges Kommuner och Landsting). Mätningen sker inom ramen för Kommunens Kvalité i Korthet (KKIK) och 2017 deltog 147 av kommunerna. Syftet med mätningen är att ta reda på i vilken omfattning och med vilken kvalité kommunerna svarar på de frågor som ställs. Det är SKL som tagit fram såväl upplägg som omfattning och frågeunderlag. Resultatet redovisas för respektive kommun och totalresultatet jämförs med de övriga kommunerna. Det har visat sig att resultatet för Orust kommun försämrats. För att kunna förbättra kommunens resultat, bör en telefonpolicy upprättas.

13 Bedömning Idag finns inte några riktlinjer eller policy för telefonin. Snabba svarstider är alltid bra och bör eftersträvas. Svarstider inom 30 sekunder upplevs som snabba och professionella. Blir väntetiderna för långa riskerar man att förlora samtalet. I Profitels undersökning hamnar Orust kommun på plats 102 av 147 deltagande kommuner. Tillgänglighetsaspekten är viktig för att uppnå en hög kundnöjdhet. Vi har en traditionell växel som ska koppla samtalen vidare till den medarbetare de söker eller hjälpa den inringande att få kontakt med handläggare som kan svara på deras fråga. Ibland kan växeltelefonisten svara direkt på en kort fråga och samtalet behöver inte kopplas vidare, men krävs det ett mer utförligt svar tar det tid och telefonlinjen blockeras så det kan uppstå kö. Profitels erfarenhet av tillgänglighet är att hos kommuner med traditionell växel som kopplar samtalen vidare till handläggare får uppringaren svar i ca 40-50% av samtalen. Orust kommuns totalresultat avseende tillgänglighet var betydligt lägre än genomsnittet. Att få bra information när frågor ställs är viktigt. Svaren ska vara tydliga och relevanta och inte leda till att den som ringt in med en fråga känner sig osäker efter samtalet. I Profitels undersökning gällande Orust kommun bedömdes sådan information som god och resultatet låg i nivå med genomsnittet. Helhetsintrycket är en sammanvägning av alla intryck som de har noterat under respektive samtalsförsök. Helhetsintrycket omfattas av bl.a. svarstider, hälsningsfraser, expedieringstid, bemötande, tillgänglighet, om de fått svar på frågan och kvalitén på svaret. Orust kommuns placering vid Profitels undersökning är 124 av 147 deltagande kommuner. Detta resultat kan förbättras avsevärt genom att vi har ett gemensamt förhållningssätt kring hur vi svarar och använder våra telefoner. En kommunövergripande policy och rutiner kring telefonin kan öka kvalitén. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2018-08-07 Telefonipolicy Beslutet skickas till Administrativa enheten Digitaliseringsenheten Kommunchef Göran Engblom IT-chef Pia Jakobsson Hansson Administrativ chef

14 Kommunchefens information Dnr KS/2018:72

15 Utskottens information Dnr KS/2018:70

16 Ordförandens information Dnr KS/2018:71