Plats och tid Sammanträdesrum Högholmen, Kommunhuset, Henån, klockan 08:15-12:45

Transkript

1 1 Plats och tid Sammanträdesrum Högholmen, Kommunhuset, Henån, klockan 08:15-12:45 Beslutande Kerstin Gadde (S) Lars Larsson (C) Kristina Svensson (MP) Hans Pettersson (M) Ulf Sjölinder (L), tjänstgörande ersättare Övriga deltagande Se sidan 2 Utses att justera Justeringens plats och tid Hans Pettersson (M) Administrativa enheten, kommunhuset, Henån Tisdag 18 december 2018, klockan 11:00 Sekreterare.. Paragraf Elisabeth Martinsson Ordförande Justerare.. Kerstin Gadde (S).. Hans Pettersson (M) BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats För protokollet Datum för anslags nedtagande Administrativa enheten, kommunhuset, Henån. Elisabeth Martinsson

2 2 Övriga deltagare: Catharina Bråkenhielm (S), ej tjänstgörande ersättare Maria Sörkvist (C), ej tjänstgörande ersättare Alexander Hutter (S), ej tjänstgörande ersättare Anders Arnell (M), ej tjänstgörande ersättare Jan Eriksson, kommunchef Elisabeth Martinsson, sekreterare Angelica Hörngren, HR-specialist, 126 Ann-Katrin Otinder, HR-chef, 126 Lars-Erik Hörmander, Husbilsdestination Sverige, 127 Ronny Svensson, kommunutvecklare, 127 Andreas Sjögren, hamnansvarig, 127 Per Einarsson, controller, Lisbeth Tilly, sektorschef omsorg, 130 Susanne Ekblad, ekonomichef, 130

3 3 126 Dnr KS/2018:1474 Antagande av Policy mot kränkande särbehandling, trakasserier, sexuella trakasserier och repressalier Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta att: Anta upprättat förslag till policy mot kränkande särbehandling, trakasserier, sexuella trakasserier och repressalier daterad Diskrimineringslagen samt Arbetsmiljölagen reglerar arbetsgivarens ansvar att arbeta förebyggande mot kränkande särbehandling, trakasserier och sexuella trakasserier samt skyldighet att utreda omständigheterna kring uppgivna kränkningar/trakasserier eller repressalier och vidta de åtgärder som skäligen kan krävas för att förhindra kränkningar/trakasserier och repressalier i framtiden. Mot denna bakgrund är ett förslag till policy mot kränkande särbehandling, trakasserier, sexuella trakasserier och repressalier är upprättat. Syftet med policyn är att klargöra att inga former av kränkningar såsom kränkande särbehandling, trakasserier, sexuella trakasserier eller repressalier är tillåtet i samt chef och medarbetarens ansvar i dessa frågor. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad Policy mot kränkande särbehandling, trakasserier, sexuella trakasserier och repressalier daterad Beslutet skickas till HR enheten s författningssamling

4 4 127 Dnr KS/2018:1694 Delrapportering av uppdraget om arbetet med ställplatser kan inarbetas i turismstrategin och översiktsplanen Lägga delrapporten till handlingarna. ade Uppdra till förvaltningen att se över om arbetet med ställplatser kan arbetas in i turismstrategin och översiktsplanen. Lars-Erik Hörmander, projektledare från Husbilsdestination Sverige har i samarbete med förvaltningen tagit fram en utredning daterad som visar på förutsättningar för ställplatser och exempel på hur kommunen kan arbeta med ställplatser.

5 5 128 Dnr KS/2017:1963 Uppföljning av internkontroll 2018 Sektor ledning och verksamhetsstöd Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta att: Godkänna redovisad återrapportering av utförda granskningar enligt 2018 års internkontrollplan. Kommunstyrelsen ska enligt kommunallagen 6 kap. 1 och 3 leda och samordna förvaltningen och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att se till att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att en intern kontrollorganisation upprättas inom kommunens samlade behov. Kommunstyrelsen beslutar om riktlinjer för intern kontroll. Sektorerna ansvarar för den interna kontrollens utformning och funktion inom sitt verksamhetsområde. Kommunstyrelsen ska med utgångspunkt från sektorernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll, och i de fall förbättringar behövs ta initiativ till sådana. Varje sektor har en skyldighet att: Löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom sektorns verksamhetsområde. Löpande eller minst årligen i samband med upprättande av verksamhetsberättelse till årsredovisningen rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom sektorn till kommunstyrelsen. Rapportering ska samtidigt ske till kommunens revisorer. Sektor ledning och verksamhetsstöds internkontrollplan för 2018 innehåller 8 st kontrollpunkter. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad Beslutet skickas till Ekonomienhet, HR-enhet, Digitaliseringsenhet, Administrativ enhet och

6 6 Utvecklingsenhet 129 Dnr KS/2018:1291 Plan för internkontroll 2019 Sektor ledning och verksamhetsstöd Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta att: Godkänna plan för intern kontroll 2019 för sektor ledning och verksamhetsstöd, i enlighet med bilaga daterad Riktlinjer för intern kontroll beslutades av kommunstyrelsen utifrån kommunens fastställda ekonomistyrningsprinciper. I de ekonomistyrningsprinciper för som beslutades av kommunfullmäktige anges följande om intern kontroll: Den interna kontrollen är en viktig del av kommunens styrsystem. I begreppet intern kontroll innefattas hela organisationen och alla de rutiner och olika samverkande aktiviteter som bland annat syftar till att: Öka effektiviteten inom alla nivåer i organisationen Säkerställa att lagar, riktlinjer mm efterlevs Trygga tillgångar och förhindra att kommunen drabbas av extra kostnader på grund av oavsiktliga eller avsiktliga fel Säkerställa en riktig eller fullständig ekonomisk redovisning Säkerställa att resurser disponeras i enlighet med kommunfullmäktiges intentioner. Inför granskningen 2019 har ett antal prioriterade riskområden tagits fram som förslag till kommunövergripande kontroller för Sektor ledning och verksamhetsstöd. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad Internkontrollplan daterad Beslutet skickas till Ekonomienhet, HR-enhet, Digitaliseringsenhet, Administrativ enhet och

7 7 Utvecklingsenhet

8 8 130 Dnr KS/2018:67 Ekonomisk rapport - sektor omsorg ar Lägga informationen till handlingarna. Sektor omsorg jämför budgetramar från 2017 och framåt och visar på skillnader mellan de olika åren. Under 2019 kommer en del större förändringar att ske, bland annat genomförs en ny organisation inom sektorn som innebär att ytterligare ett verksamhetsområde skapas.

9 9 131 Dnr KS/2018:1403 Beslut om evenemangsstöd till Svanesundsfestivalen 2019 Avstå från att ge evenemangsstöd med hänvisning till yttrande daterat Svanesundsfestivalen har i skrivelse ansökt om stöd för en festival sommaren Arrangören önskar att kommunen tar på sig kostnader för exempelvis toaletter strö och sophantering. Kommunen brukar inte delta i evenemang med stöd. Det är ett stor antal evenemang under en säsong och de små resurser som finns används på annat sätt. Det arrangemang som kommunen deltagit i på senare år - förutom Öppet Varv - var Orustdagen som hölls under fyra år men Orusts Sparbank var den part som stod för i stort sett alla kostnader för det evenemanget. Ett alternativ skulle vara att delta med exempelvis monter eller med olika budskap under evenemanget men vilket i så fall kräver resurser i form av personal, planering, material m.m. Om det blir aktuellt så blir det en egen planering med arrangören. Ett arbete med att ta fram en turismstrategi har påbörjats och en evenemangsstrategi skulle kunna tas fram som ett följd-dokument till turismstrategin, vilket många andra kommuner gjort. Beslutsunderlag Yttrande daterat Beslutet skickas till Sökande

10 Dnr KS/2018:1714 Beslut om medel för att anlita rekryteringsföretag i samband med rekrytering av kommunchef Inte avsätta kronor till rekrytering av kommunchef under 2019 utan rekrytering av kommunchef fortgår enligt beslut Kommunchef Jan Eriksson har beslutat att lämna sitt uppdrag som kommunchef i. Vid arbetsutskottets sammanträde gav arbetsutskottet HR-chef i uppdrag att påbörja rekrytering av ny kommunchef omgående. Arbetsutskottet utsåg vidare tre representanter från arbetsutskottet till en rekryteringsgrupp. Rekryteringsgruppen har haft sitt första möte och föreslår som stöd vid denna rekrytering att anlitar ett rekryteringsföretag. Uppskattad kostnad på kronor ska täcka alla delar i denna rekrytering. I tjänsteskrivelse till arbetsutskottets möte gör HR-chef bedömningen att det är angeläget att så snabbt som möjligt påbörja en rekrytering. Vidare är HR-chefens bedömning att rekryteringen inledningsvis kan ske i egen regi och konsultstöd bör användas i samband med slutliga tester. Vid rekryteringsgruppens första möte framkommer önskemål om att anlita rekryteringsföretag som stöd i hela processen. Avsikten är att företaget ska kunna vara behjälpliga i allt från behovsanalys, kravspecifikation, annonsering, urval till intervjuer. De ska även kunna genomföra adekvata tester i slutfasen av rekryteringen. En upphandling måste genomföras innan rekryteringsprocessen kan påbörjas vilket innebär en viss försening av processen. Förslag till beslut under sammanträdet Kristina Svensson (MP) föreslår att kronor inte ska avsättas till rekrytering av kommunchef under 2019 utan rekrytering av kommunchef fortgår enligt beslut Beslutsgång Kommunstyrelsens arbetsutskott bifaller Kristina Svenssons förslag.

11 11 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad Beslutet skickas till HR enheten Ekonomienheten

12 Dnr KS/2018:72 Kommunchefens information Lägga informationen till handlingarna. Arbetet med implementering av Vision Orust 2040 har påbörjats, bland annat vid en halv dag med cheferna i kommunen.

13 Dnr KS/2018:1542 Beslut om eventuellt tidigareläggande av tidpunkt för entledigande av kommunchef Tidigarelägga tidpunkten för entledigande, för kommunchefen, till ade bland annat att kommunchefens avgång dateras till Kommunchefens uppsägningstid fastställdes till Därmed blir sista anställningsdag i Under uppsägningstiden är kommunchefen arbetsbefriad under april, maj och juni. Kommunchefen ska dock finas tillgänglig för stöd, råd och handledning till sin efterträdare under hela uppsägningstiden. Kommunchefen har fått en förfrågan om nytt uppdrag som skulle innebära ett tidigareläggande av datum för entledigande. Kommunchefen kommer att vara tillgänglig för stöd, råd och handledning till sin efterträdare under hela uppsägningstiden. Om uppdraget går om intet kommer tidigare beslut från att fortsätta gälla. Beslutet skickas till HR enheten Ekonomienheten Kommunchef

14 Dnr KS/2018:70 Utskottens information Lägga informationen till handlingarna. Utskottet för lärande Inrättande av programeringspool i skolorna Situationen inom barnomsorgen med tillgängligheten på platser på förskolorna Brukarenkät bland eleverna i år 2, 5 och 9 med bättre resultat än vid senaste enkäten Lagändring innebärande tillsynsskyldighet för kommunstyrelsen tillsyn av ledningen inom enskilda verksamheter (förskolor) Utskottet för samhällsutveckling Detaljplan för Högeliden 1:23 Kundundersökningar för kulturaktiviteter Framtida lobbyarbete om bron i Svanesund Utskottet för omsorg Problematiken inom individ- och familjeomsorgen Arbetsmiljöanmälan på Strandgården övriga boende inventeras för att undvika liknande anmälningar Dåligt hyresavtal för Eklunden Flera förslag för ökad kvalitet inom hemtjänsten Arbetsmarknadsenhetens svårigheter med pålagda krav för utförande av uppgifter

15 Dnr KS/2018:71 Ordförandes information Lägga informationen till handlingarna. Framtida bron i Svanesund kontra Bohusbanan Ordförande och vice ordförande har varit på sitt sista möte med Fyrbodal, där det beslutades att representanter i Fyrbodal ska vara kommunstyrelsens ordförande och vice ordförande från respektive kommun.