Regler för lokalförsörjning och hyra 9 KS

Regler för lokalförsörjning och hyra 9 KS 2018.198 3

VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-05-31 121 Regler för lokalförsörjning och hyra (KS 2018.198) Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att godkänna det reviderade förslaget till Regler för lokalförsörjning och hyra, samt i samband med detta besluta om upphörande av Regler för lokalförsörjning och internhyra fastställd av kommunfullmäktige 2011-06-13 13. Ärendebeskrivning De kommunala verksamheternas behov av lokaler inom Vallentuna kommun varierar över tiden. Ibland handlar det om att undvika kostnader för outnyttjade lokaler. I andra fall handlar det om att minimera risken att stå utan nödvändiga lokaler när de behövs. Den föreslagna revideringen bygger huvudsakligen på att anpassa dokumentet dels till den genomförda komponentavskrivningen av fastighetsunderhållet, dels till att komplettera dokumentet med regler för bostäder som boendeinsats. Benämningen av dokumentet är ändrat från internhyra till hyra, eftersom reglerna även gäller de externa hyresgästerna. Dokumentet har även justerats språkmässigt och gjorts tydligare. Tuna fastigheter (TuFa) har ersatts med fastighetsavdelningen samt några ansvarsbitar har rättats till. Yrkanden Ordförande, Parisa Liljestrand (M), yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att godkänna det reviderade förslaget till Regler för lokalförsörjning och hyra, samt i samband med detta besluta om upphörande av Regler för lokalförsörjning och internhyra fastställd av kommunfullmäktige 2011-06-13 13. Beslutsgång Ordförande, Parisa Liljestrand (M), ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Regler för lokalförsörjning och hyra 2. Bilaga 1 - Regler för lokalförsörjning och hyra Expedieras till Akten AlIa nämnder Ekonomiavd, KLK Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 14

VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-05-31 Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 25

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SAMHÄLLSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN 2018-05-15 DNR KS 2018.198 BIRGIT REINBRAND SID 1/1 VERKSAMHETSCONTROLLER BIRGIT.REINBRAND@VALLENTUNA.SE KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Regler för lokalförsörjning och hyra Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att godkänna det reviderade förslaget till Regler för lokalförsörjning och hyra, samt i samband med detta besluta om upphörande av Regler för lokalförsörjning och internhyra fastställd av kommunfullmäktige 2011-06-13 13. Ärendet i korthet De kommunala verksamheternas behov av lokaler inom Vallentuna kommun varierar över tiden. Ibland handlar det om att undvika kostnader för outnyttjade lokaler. I andra fall handlar det om att minimera risken att stå utan nödvändiga lokaler när de behövs. Den föreslagna revideringen bygger huvudsakligen på att anpassa dokumentet dels till den genomförda komponentavskrivningen av fastighetsunderhållet, dels till att komplettera dokumentet med regler för bostäder som boendeinsats. Benämningen av dokumentet är ändrat från internhyra till hyra, eftersom reglerna även gäller de externa hyresgästerna. Dokumentet har även justerats språkmässigt och gjorts tydligare. Tuna fastigheter (TuFa) har ersatts med fastighetsavdelningen samt några ansvarsbitar har rättats till. Handlingar 1. Tjänsteskrivelse 2018-05-15 2. Bilaga 1 - Regler för lokalförsörjning och hyra Anna Holm Samhällsbyggnadschef Björn Sundblad Fastighetschef Ska expedieras till Akten AlIa nämnder Ekonomiavd, KLK SAMHÄLLSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN TUNA TORG 2 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 SBF@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE 6

XXXX-XX-XX DIARIENUMMER 2.9.2 KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Regler för lokalförsörjning och internhyra Fastställd av kommunfullmäktige 2011-06-13 13 Reviderad av kommunfullmäktige 2018-xx-xx xx Avdelning/enhet med ansvar för revidering: Fastighetsavdelningen SBF Resultatenhet fastigheter inom samhällsbyggnadsförvaltningen 7

Regler för lokalförsörjning och internhyra Innehåll 1. Generellt om lokalförsörjning i Vallentuna kommun...4 1.1 Övergripande...4 1.2 Nyinvestering i lokaler...5 1.3 Effektivhet och flexibilitet...5 1.4 Tecknade av avtal och avveckling av lokaler...5 2. System för internhyra...6 2.1 Parter och roller...6 2.2 Omfattning...6 2.3 Hyreskontrakt...6 2.4 Hyran...6 2.4.1 Kapitalkostnader...7 2.4.2 Drift- och underhållskostnader...7 2.4.3 Hyresberäkning för skollokaler...7 2.4.4 2.5.2 Hyresjustering beräkning övriga lokaler...8 2.4.5 Hyresförhandling...9 2.5 BetalningDebitering och justering av hyra...9 2.5.1 Betalning av hyra...9 8

2.6 Investeringar...9 2.7 Avtalstid, uppsägningstid, frånträde av lokal, förlängning av avtal...10 2.7.1 Avtalstid...10 2.7.2 Uppsägning av avtal...10 2.7.3 Frånträde av lokal...10 2.7.4 Förlängning av avtal...10 2.8 Samnyttjande av lokaler...11 2.9 Andrahandsupplåtelse...11 2.10 Fastighetsskötsel och tillsyn...11 2.11 Underhåll...11 2.12 Myndighetskrav...12 2.13 Felanmälan...12 2.14 Skadegörelse...12 2.15 Oförutsedda kostnader...12 2.16 Tvister...13 9

1. Generellt om lokalförsörjning i Vallentuna kommun 1.1 Övergripande Ansvaret för den strategiska lokalplaneringen ligger på kommunens tjänstemannaledningsgrupp. Till sitt förfogande har den en arbetsgrupp, lokalresursplaneringsstyrgruppen (LRP), i vilken samtliga förvaltningar ska vara representerade. LokalstyrgruppenLRPs huvudsakliga arbetsuppgift, är på uppdrag av kommunens ledningsgrupp, att utarbeta en lokalresursplan. Denna plan ska behandlas av kommunfullmäktige i samband med Kommunplanen. Tuna Fastigheter (TuFa) Samhällsbyggnadsförvaltningen ansvarar för anskaffning och förvaltning av kommunens egna och förhyrda lokaler. All kommunal verksamhet ska i första hand utnyttja kommunens egna lokaler. Resultatenhet fastigheter inom samhällsbyggnadsförvaltningen TuFa beräknar fysiska och ekonomiska konsekvenser av verksamheternas lokalbehov. TuFa är definierad som en intäktsfinansierad resultatenhet (se KFS 1.2.016.1 punkt 4.1). Fastighetsförvaltning är en långsiktig verksamhet i vilken vissa större utgifter belastar enskilda år. För att inte behöva göra omprioriteringar av underhållsbudgeten vid sådana utgifter är Resultatenheten fastigheter inom samhällsbyggnadsförvaltningen TuFa är undantagen från de regler som gäller ombudgeteringar av överrespektive underskott (se KFS 1.2. 016.1 punkt 4.8). Areabegrepp som används inom Vallentuna kommun beskrivs i nedanstående bild. BTA = Bruttoarea, inkl yttervägg BRA = Bruksarea OKA = Omslutande konstruktionsarea HYA = Hyrbar area BIA = Biarea (t.ex. driftutrymmen, lägenhetsförråd) ÖVA = Övrigt utrymme (t.ex. tvättstuga, trappor) LOA = Lokalarea eller BOA = Bostadsarea Verksam yta = HYA-kök Kök 4 10

1.2 Nyinvestering i lokaler Investeringar i nya lokaler får endast göras om verksamheten har ett långsiktigt lokalbehov som, efter en behovsutredning, visat sig inte kunna lösas inom befintligt fastighetsbestånd. LRPokalstyrgruppen har det huvudsakliga ansvaret för att samordna behovet med befintliga lokaler detta. Vid varje investering i ny-, om- eller tillbyggnad ska i beslutsunderlaget redovisas framtida förändring av lokalkostnaden, samt effekterna på verksamheten samt en riskanalys. Investeringar för lokaler budgeteras i respektive styrelse/nämnds investeringsbudget inom ramen för inriktningsbeslut i kommunplanen. Budgetmedeln förs sedan, eefter ett genomförandebeslut i kommunstyrelsenfullmäktige är, över till samhällsbyggnadsförvaltningen TuFa som är utförare och ansvarig för projektets genomförande. Respektive nämnd har ansvar för uppföljningen av investeringen. Respektive styrelse/nämnd budgeterar för inköp av inventarier till nya och befintliga lokaler. 1.3 Effektivhet och flexibilitet Lokaleffektivitet och flexibilitet ska prioriteras vid ny-, om- och tillbyggnader. För att underlätta vid förändrad verksamhet ska flexibilitet vad gäller stomme samt försörjningssystem eftersträvas. Lokaler ska i framtiden kunna bli ändamålsenliga för så långt det är möjligt samnyttjas av flera olika verksamheter. Vid en bedömning av lokalers flexibilitet samnyttjande ska även möjliga samordningslösningar med andra fastighetsaktörer vägas in. Vid tillfälliga lokalbehov ska dessa, i första hand, tillgodoses inom befintligt fastighetsbestånd, i andra hand genom att hyra in externt förhyrning. 1.4 Tecknade av avtal och avveckling av lokaler Resultatenhet fastigheter inom samhällsbyggnadsförvaltningen TuFa tecknar hyresavtal för kommunens räkning. Hyresavtal för inhyrning av lokaler hos extern fastighetsägare ska behandlas av LRPlokalstyrgruppen för att få ett koncernperspektiv. Avtal får inte tecknas för längre tid än tio år utan att ha godkänts av kommunstyrelsenfullmäktige. Vid tecknande av hyresavtal med extern verksamhet 5 11

ska respektive berörd nämnds synpunkter beaktas. Långa hyresavtal kan innebära att avtalet ska betraktas som finansiell leasing. Lokaler ska avvecklas om det, efter analys av verksamheternas långsiktiga behov, visar sig att de inte behövs. Resultatenhet fastigheter inom samhällsbyggnadsförvaltningen TuFa står för kostnaden för ej uthyrda lokaler som inte är uthyrda. 2. System för internhyra 2.1 Parter och roller a) Samhällsbyggnadsförvaltningen Tuna Fastigheter (TuFa) TuFa är lokalförsörjare (LF), fastighetsförvaltare (FF) och hyresvärd (HV). b) Styrelse och nnämnd (S/N) S/N eller externa utförare är hyresgäster (HG). 2.2 Omfattning Följande regler gäller för samtliga lokaler som används i Vallentuna kommuns verksamheter. För lokaler som används för verksamheter enligt Skollagen (2010:800) kap 1 1 gäller dock i vissa fall speciella regler. Dessa lokaler benämns i det följande för skollokaler. 1 2.3 Hyreskontrakt Hyreskontrakt ska upprättas för alla upplåtelser av lokaler. Endast förvaltningschef eller extern utförares firmatecknare har rätt att underteckna hyreskontrakt. I kontraktet anges årshyran och antalet kvadratmeter bruksarea. För skollokaler anges antalet kvadratmeter verksam yta samt priset per kvadratmeter. 2.4 Hyran Självkostnad är grundprincip vid hyressättning. 1 Lokaler för skolverksamhet som definieras i Skollagen (2010:800) kap 1 1 är förskola, förskoleklass, grundskola, grundsärskola, gymnasiekola samt fritidshem. 6 12

Hyran för ett enskilt hyresobjekt är kopplad till kostnaden för det aktuella hyresobjektet. För skollokaler gäller att hyran för samtliga skollokaler tillsammans (inte ej varje enskilt hyresobjekt) ska motsvara den totala kostnaden resultatenheten fastigheter TuFa har för dessa lokaler (se punkt 2.4.3). För övriga inhyrda lokaler har HV rätt att lägga på självkostnaden för att finansiera skillnader i kontraktsvillkor mellan externa och interna avtal samt tre procents påslag för att täcka de administrativa kostnaderna som inhyrningen medför. 2.4.1 Kapitalkostnader Kapitalkostnader beräknas enligt nominell annuitetsmetod. Metoden innebär att investeringskostnaden, uppräknad med internräntan, slås ut på objektets livslängd med ett lika stort belopp per år. Underlaget utgörs av den totala investeringsutgiften för det aktuella hyresobjektet. I avvaktan på att alla investeringsutgifter har bokförts kan den budgeterade utgiften användas i en preliminär beräkning. Grundprincipen är att internräntesatsen ska följa den årliga rekommendationen från Sveriges Kommuner och Landsting. 2.4.2 Drift- och underhållskostnader Drift- och underhållskostnader för lokaler beräknas med utgångspunkt från en schabloniserad självkostnad per kvadratmeterm 2 bruksarea (BRA). På grund av omprioriteringar och förekomsten av varierande akuta underhållsinsatser överstiger alternativt understiger vanligtvis den verkliga underhållskostnaden ett enskilt år det i hyran för enskilt hyresobjekt inkalkylerade underhållsbeloppet. Genomförande av större planerade underhållsarbeten kan också medföra avvikelser som utjämnas över åren. 2.4.3 Hyresberäkning för skollokaler För beräkning av hyran för skollokaler används begreppet verksam yta. Verksam yta är bruksarean för respektive fastighet justerat för c) teknikutrymmen (till exempel undercentral, elcentral och fläktrum) d) kök (inklusive biutrymmen) e) soprum f) uteförråd 7 13

Den totala hyreskostnaden för skollokaler (enligt 2.4.1 och 2.4.2) fördelas slås ut på den totala verksamma ytan varvid en hyreskostnad per kvadratmeter verksam yta erhålls. Hyreskostnaden för icke verksam yta finansieras på detta sätt gemensamt av samtliga HG av skollokaler. Resultatenhet fastigheter inom samhällsbyggnadsförvaltningen tar inför budgetarbetet fram nedanstående uppgifter: + alla driftkostnader inkl. kapitalkostnader och fördelad administration för de skollokaler som utgjorde tidigare kvadratmeterpris + driftkostnader inkl. kapitalkostnader och fördelad administration för alla nya objekt som tagits i bruk - driftkostnader inkl. kapitalkostnader och fördelad administration för alla avvecklade objekt + beräknade driftkostnader inkl. kapitalkostnader och fördelad administration för alla nya objekt som beräknas tas i bruk under år 2 och 3 + allmän prisjustering (detta gäller för alla lokaler, inte bara barn- och ungdomsförvaltningen) Enligt skolförordningen (2011:185), om kostnaden är hög till följd av nybyggnation eller renovering, är det möjligt att belasta den interna verksamheten direkt. Antalet kvadratmeter verksam yta framgår av bilaga till respektive hyreskontrakt. 2.4.4 2.5.2 Hyresjustering beräkning övriga lokaler Hyran för inhyrda lokaler/bostadsrättslokaler (som inte ej är definierade som skollokaler) är rörlig och följer förändringar i de externa avtalen vilka LF tecknat. HV ansvarar för och följer upp lokalens/fastighetens driftkostnader. Hyresjustering sker normalt vid årsskifte av någon/några av följande anledningar a) förändrade driftskostnader för kommunens ägda lokaler b) indexhöjningar på inhyrda lokaler är generellt 2 procent årligen c) avgiftshöjningar för bostadsrättslokaler d) investeringar enligt punkt 2.6 e) oförutsedda kostnadsökningar enligt punkt 2.15 Hyresförändringar enligt a, b och c finansieras normalt inom respektive nämnds N/S budgetuppräkning. Förändringar enligt d och e behandlas separat i budgetarbete. 8 14

2.4.5 Hyresförhandling HV ska vid rapportering till LRP ekonomiavdelningen enligt punkt 2.4 även lämna en beräkning av hyreskostnaden per kvadratmeter verksam yta. Denna beräkning ska innehålla dels årlig indexering, dels effekterna av investeringar enligt punkt 2.6. LRP ska behandla frågan innan beslut ska tas i kommunens ledningsgrupp om hyran för externa hyresgäster. HV ska senast den 31 mars ha hyresförhandlat med externa utförare. HV ska senast den 15 april till ekonomiavdelningen meddela kommande års justeringar av hyran. Detta för att eventuella förändringar ska kunna beaktas i kommunens budget- och planeringsarbete. 2.5 BetalningDebitering och justering av hyra 2.5.1 Betalning av hyra ÅrshHyran debiterasbetalas månadsvis via automatisk periodisering. Eventuell hyresjustering under pågående kalenderår regleras via bokföringsorder. Eventuell hyresjustering under pågående kalenderår regleras löpande. Inför varje årsskifte samt när hyran därutöver förändras lämnar HV ett hyresmeddelande till HG. 2.6 Investeringar Med investeringar avses här nybyggnad, tillbyggnad, ombyggnad, reinvesteringar samt andra verksamhetsanpassningar (exklusive utom inventarier) av och i fastigheter. För gränsdragning mellan driftkostnad och investeringsutgift se KFS 1.2.016.1 punkt 4.4. Huvudprincipen är att HV finansierar investeringarna och debiterar HG via hyresjustering. Vid investeringar gäller följande med avseende på hyran kapitalkostnad (avskrivning plus internränta) samt i förekommande fall ökad driftkostnad påförsläggs på hyran från färdigställandetidpunkten avskrivningen bestäms utifrån investeringens beräknade nyttjandetid Bedömningen ska ta sin utgångspunkt i rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning (RKR) 9 15

2.7 Avtalstid, uppsägningstid, frånträde av lokal, förlängning av avtal 2.7.1 Avtalstid För ägda lokaler och inhyrda skollokaler är kontraktstiden ett år. Har resultatenhet fastigheter inom samhällsbyggnadsförvaltningen hyrt in lokal för viss verksamhet så ska det interna hyreskontraktet vara på motsvarande period och kan bara sägas upp om annan verksamhet tar över avtalet. För inhyrda lokaler som ej är definierade som skollokaler följer kontraktstiden den som anges i LF:s externa hyreskontrakt. 2.7.2 Uppsägning av avtal Avtal sägs upp minst det antal månader före hyrestidens utgång, som kontraktet anger. Kortare uppsägningstid accepteras om särskilda skäl föreligger. Med särskilda skäl avses till exempel när HG vill frånträda del av lokal och annan hyresintressent finns. HV avgör om kortare uppsägningstid ska gälla. 2.7.3 Frånträde av lokal Frånträde av lokal, eller del av lokal, sker regelmässigt vid hyrestidens utgång med uppsägningstid enligt 2.7.2 ovan. HG medges också, under nedan angivna förutsättningar, frånträda den hyrda lokalen eller del av lokalen under hyrestiden om annan hyresintressant finns som HV kan godta om HG önskar samnyttja använda lokalen eller delar av lokalen tillsammans med annan verksamhet. OmHuruvida budgetramen för nämnden ska justeras under budgetåret för S/N avgör kommunstyrelsenfullmäktige. Förändringar för kommande år behandlas i kommunplaneprocessen. 2.7.4 Förlängning av avtal Avtal förlängs om uppsägning inte sker. 10 16

2.8 Samnyttjande av lokaler Med samnyttjande av lokaler avses förhållandet när två eller fler kommunala verksamheter nyttjar samma lokaler vid olika tider. HV tecknar kontrakt med samtliga verksamheter och anger i kontraktet hur stor andel av lokalen som respektive verksamhet hyr. Andelen ska vara kopplad till nyttjandegraden. 2.9 Andrahandsupplåtelse HG får efter HV:s godkännande upplåta lokalen eller del av lokalen i andra hand under tid HG bedriver verksamhet i lokalen. Vid upplåtelse under längre sammanhängande tid ska nyttjandeavtal tecknas mellan nämnden S/N och nyttjare och vara godkänt av HV. HG behåller hyresintäkter och står för alla kostnader som uppstår i samband med andrahandsupplåtelse 2.10 Fastighetsskötsel och tillsyn Gränsdragning mellan parters ansvar framgår av bilaga till respektive hyreskontrakt. Fastighetsskötsel som ingår i HV:s åtagande ska framgår av bilaga till hyreskontraktet1. Fastighetsskötsel och tillsyn som inte ingår i HV:s åtagande utförs av HV efter beställning alternativt separat avtal. 2.11 Underhåll Underhåll omfattar planerat, akut och avhjälpande underhåll. HV utför planerat underhåll enligt gällande underhållsplan, akut och avhjälpande underhåll efter felanmälan. Gränsdragningen mellan parters ansvar framgår av bilagor till respektive hyreskontrakt. Planerat underhåll avser underhåll som kan förutsägas och som ingår i underhållsplanen: utvändigt underhåll av byggnad invändigt underhåll av byggnad/lokal underhåll av installationer Akut och avhjälpande underhåll avser akuta insatser för att återställa funktioner som havererat eller är så bristfälliga att åtgärder måste vidtagas göras omgående. För hyresgästens inflytande på underhåll gäller att 11 17

HV har totalansvaret för underhållet av byggnaden/lokalen. Åtgärden som rör byggnadens värde, standard och funktion ingår i underhållsplanen och utförs av HV enligt angiven periodicitet HG har möjlighet att påverka underhållet av den inre miljön, det vill säga ytskikten samt övrig invändig utrustning i lokalerna. Utifrån fastlagda principer för standardklasser på färg, tapeter, golv etc. och så vidare samråder HV och HG om periodicitet etc. när det invändiga underhållet planeras Principer för städning av lokaler regleras separat. 2.12 Myndighetskrav HG bekostar åtgärder till följd av myndighetsförelägganden som är betingad av verksamheten i lokalen via hyresjustering. Här avses också åtgärder som HG i egenskap av arbetsgivare åläggs enligt arbetsmiljölagstiftning. HV åtgärdar mer omfattande brister på byggnad och installationssystem som ligger utanför normalt underhåll. Kostnader för sådana åtgärder belastar påförs HG genom hyresjustering. 2.13 Felanmälan HG ska utan dröjsmål underrätta HV om iakttagna brister i fastighet/lokal genom felanmälan till HV. 2.14 Skadegörelse Gränsdragning mellan parternas ansvar framgår av bilaga till respektive hyreskontrakt. Övrig skadegörelse bekostas som regel av HV. Omfattande skadegörelse vid inbrott regleras enligt särskild överenskommelse mellan parterna. 2.15 Oförutsedda kostnader Skulle under hyrestiden oförutsedda betydande kostnadsökningar uppkomma för fastigheten gällande skatt, avgift eller pålaga, som riksdag regering eller myndighet kan komma att besluta, ska detta bekostas av HG genom hyresreglering. Under löpande budgetår beslutar kommunstyrelsen om att tillföra S/N nämnden budgetmedel från kommunstyrelsens oförutsedda kostnader för att täcka hyresregleringar uppkomna enligt punkten ovan. Förändringar för kommande år behandlas i kommunplaneprocessen. 12 18

2.16 Tvister Tvister som kan uppstå mellan parterna om tolkning och tillämpning av internhyresavtal hänskjuts till kommunstyrelsens arbetsutskott för avgörande. 13 19