Internkontrollplan 2017, kommunstyrelsen 11 KS

Internkontrollplan 2017, kommunstyrelsen 11 KS 2017.036 4

VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott 2017-02-02 9 Internkontrollplan 2017, kommunstyrelsen (KS 2017.036) Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott återremitterar ärendet. Motivering till återremiss Ärendet återremitteras för översyn. Kommunstyrelsens arbetsutskott önskar ta del av det totala urvalet av granskningsobjekt och en översyn över dem prioriterade objekten och hur dess bedömning gjorts. Ärendebeskrivning Kommunstyrelsen ska enligt kommunens reglemente för internkontroll fastställa en internkontrollplan för varje år. Valet av granskningsobjekt är utifrån en bedömning av väsentlighet och risk. Det innebär att områden där sannolikheten att fel uppstår och där eventuellt fel får stora konsekvenser ska prioriteras framför områden där ett fel sannolikt inte uppstår och om det trots allt inträffar inte innebär några större konsekvenser för kommunen. Bilaga 2. Internkontrollplan 2017, kommunstyrelsen, innehåller kommunledningskontorets förslag till årets internkontrollplan. Bilaga 3. Planering internkontrollplan 2017, kommunstyrelsen, visar de processer som granskats genom internkontroll under åren 2014-2016, samt 2017 års förslag till internkontroll. Yrkanden Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott återremitterar ärendet för översyn. Beslutsgång Ordförande, Parisa Liljestrand (M) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Internkontrollplan 2017, kommunstyrelsen Expedieras till Akten Kommunledningskontorets chefsgrupp Samhällsbyggnadsförvaltningens chefsgrupp Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 15

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2017-01-18 DNR KS 2017.036 KARIN KILERUD SID 1/3 KOMMUNCONTROLLER 0858785118 KARIN.KILERUD@VALLENTUNA.SE KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Internkontrollplan 2017, kommunstyrelsen Förslag till beslut Kommunstyrelsen antar internkontrollplanen för 2017 som omfattar; Kansli: Remisser och verkställighet av beslut Expediering av beslut Hantering av sekretesshandlingar Staben: Handlingsplaner Tjänsteman i beredskap Ekonomiavdelningen: Styrdokument Fastighetsavdelningen: Projekteringsanvisningar Beställningsprocessen gentemot t.ex. entreprenörer, leverantörer Mark- och exploatering: Ramavtal för konsultstöd Gatu- och parkavdelningen: Nedskräpning Avtalsuppföljning HR-avdelningen: Bakgrundskontroller vid rekrytering Behörighetshantering till personalsystemet Rättning av preliminär lön och manuella löneutbetalningar Kommunikationsavdelningen: Information till anställda Relation med media KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG 1 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 KLK@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE 6

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2017-01-18 IT-avdelningen: Backup Service Level Agreement, (SLA) Kontohantering Inköp av programvara (IT-system) Näringsliv och marknad: Systematik kring företagsförfrågningar av mark och lokaler Evenemangspolicy Arbetsmarknadsavdelningen: Samarbete med andra avdelningar och förvaltningar DNR KS 2017.036 SID 2/3 Ärendet i korthet Kommunstyrelsen ska enligt kommunens reglemente för internkontroll fastställa en internkontrollplan för varje år. Valet av granskningsobjekt är utifrån en bedömning av väsentlighet och risk. Det innebär att områden där sannolikheten att fel uppstår och där eventuellt fel får stora konsekvenser ska prioriteras framför områden där ett fel sannolikt inte uppstår och om det trots allt inträffar inte innebär några större konsekvenser för kommunen. Förslag till internkontrollplan innehåller för 2017 även tre områden där riskvärdena är relativt låga, men där förvaltningarna ändå ser ett värde av en granskning. Bilaga 2. Internkontrollplan 2017, kommunstyrelsen, innehåller kommunledningskontorets förslag till årets internkontrollplan. Bilaga 3. Planering internkontrollplan 2017, kommunstyrelsen, visar de processer som granskats genom internkontroll under åren 2014-2016 (se kolumn Beslutat år), samt 2017 års förslag till internkontroll. Bilaga 4, 5 och 6 visar kommunledningskontorets och samhällsbyggnadsförvaltningens processer. De används som utgångspunkt för urval av processer som ska granskas aktuellt år. Handlingar 1. Internkontrollplan 2017, kommunstyrelsen Victor Kilén Kommundirektör Annika Hellberg Ekonomichef 7

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2017-01-18 DNR KS 2017.036 SID 3/3 Ska expedieras till Akten Kommunledningskontorets chefsgrupp Samhällsbyggnadsförvaltningens chefsgrupp 8

Internkontrollplan - 2017 (Kommunstyrelsen) Process/rutin Kontrollmoment Ansvarig chef Remisser och verkställighet av beslut Handlingsplaner Expediering av beslut Hantering av sekretesshandlingar Ramavtal för konsultstöd på markoch exploatering Styrdokument Bakgrundskontroller vid rekrytering Uppföljning av alla beslut som fattas av KS/KF. Kommunen har utfört de aktiviteter som beskrivs i antagna handlingsplaner. Handläggaren skriver in i tjänsteskrivelsen vart beslutet ska skickas. Kommunledningskontorets hantering av sekretesshandlingar. Fakturering från leverantör stämmer med avtalsvillkoren. Kommunens styrdokument avseende ekonomi, styrning, inköp och upphandling är kända i organisationen. Kontroll via stickprov 2 ggr /år genom att undersöka ett urval av nyanställningar. Frågeställningar: Har kontroll av tidigare LASdagar / tidigare anställningar (och avgångsorsak) i kommunen för kandidater genomförts, kontroll av genomförd referenstagning och kontroll om annan bakgrundskontroll (som t ex sökning på Google) genomförts. Victor Kilén Emelie Hallin Mikael Carlgren Mikael Carlgren Sara Golkar Annika Hellberg Annika Colding Ansvarig för kontroll Mikael Carlgren Fredrik Sandell Metod Total granskni ng Frekve ns Senaste kontroll Konsekvens Sannolikhet/risk Riskvärde 3 ggr/år 2016 3. Möjlig 4. Allvarlig 12 Stickprov 2 ggr/år 3. Möjlig 3. Kännbar 9 Martin From Stickprov 2 ggr/år 3. Möjlig 3. Kännbar 9 Alfhild Oenema Olle Nordberg Karin Kilerud Linus Holmgren Stickprov 2 ggr/år 3. Möjlig 4. Allvarlig 12 Stickprov 2 ggr/år 4. Sannolik 2. Lindrig 8 Stickprov 1 ggr/år 2. Mindre sannolik 3. Kännbar 6 Stickprov 2 ggr/år 3. Möjlig 3. Kännbar 9 9

Process/rutin Kontrollmoment Ansvarig chef Ansvarig för kontroll Metod Frekve ns Senaste kontroll Konsekvens Sannolikhet/risk Riskvärde Behörighetshantering till personalsystemet (ecompanion/besched inkl. Webbdelar) Kontroll, via stickprov 2ggr/år (samt total genomgång av nuvarande behörigheter vid uppstarten), av beställningsrutinen för behörigheter, av rutin för upplägg/registrering av behörigheter, av hantering av borttag /ändring av behörigheter och utbildning för nya användare som fått behörighet. Annika Colding Karin Lindbom Stickprov 2 ggr/år 3. Möjlig 3. Kännbar 9 Rättning av preliminär lön och manuella löneutbetalningar Kontroll via totalgranskning av skälen till samtliga rättningar av preliminär lön samt granskning av underlag för manuell utbetalning. Annika Colding Camille Arnesson Total granskni ng 2 ggr/år 4. Sannolik 3. Kännbar 12 Inköp av programvara (ITsystem) Följa upp förvaltningarnas dubbla system Chanette Andersson Monika Smidestam Total granskni ng 1 ggr/år 2. Mindre sannolik 3. Kännbar 6 Information till anställda Testmeddelande i olika kanaler. Har informationen gått fram? Hur lång tid? Vilka kanaler? Henrik Kelfve Magdalena Olsson Stickprov 1 ggr/år 4. Sannolik 4. Allvarlig 16 Relation med media Tillgänglighet, talespersoner, kvalitet, mediaträning, vana att formulera budskap. Henrik Kelfve Magdalena Olsson Stickprov 1 ggr/år 3. Möjlig 3. Kännbar 9 Backup Återläsning av filer och e- postmeddelanden. Monika Smidestam Niclas Rosendahl Stickprov 2 ggr/år 1. Osannolik 4. Allvarlig 4 Service Level Agreement, SLA Finns SLA för samtliga dokumenterade verksamhetssystem och efterlevs de? Monika Smidestam Robert Blom Total granskni ng 1 ggr/år 3. Möjlig 2. Lindrig 6 10

Process/rutin Kontrollmoment Ansvarig chef Kontohantering Tjänsteman i beredskap (TIB) Systematik kring företagsförfrågningar av mark och lokaler Evenemangspolicy Projekteringsanvisningar Beställningsprocessen gentemot t.ex entreprenörer, leverantörer. Nedskräpning Gatu- och parkavdelningens avtal Arbetsmarknadsavdelninge ns samarbete med andra avdelningar och förvaltningar. Verifiering att användarbeståndet är uppdaterat och korrekt. Hantering av information vid allvarlig händelse. Rutinen för dialog med företag. Följer kommunen evenemangspolicyn? Är anvisningarna aktuella enligt utarbetad rutin? Följer samhällsbyggnadsförvaltnin gen rutinen för beställningsprocessen? Säkerställa att kostnaden för nedskräpning bokförs på rätt konto. Uppföljning av villkor i avtal. Finns rutiner för effektivt samarbete med andra avdelningar och förvaltningar? Monika Smidestam Emelie Hallin Chanette Andersson Chanette Andersson Björn Sundblad Björn Sundblad Johan Carselind Johan Carselind Rolf Zackrisson Ansvarig för kontroll Stellan Crusoe Fredrik Sandell Magnus Isberg Magnus Sjögren Hans Eklund Åsa Allestam Metod Total granskni ng Frekve ns Senaste kontroll Konsekvens Sannolikhet/risk Riskvärde 1 ggr/år 4. Sannolik 3. Kännbar 12 Stickprov 1 ggr/år 3. Möjlig 4. Allvarlig 12 Stickprov 2 ggr/år 2. Mindre sannolik 3. Kännbar 6 Stickprov 2 ggr/år 3. Möjlig 2. Lindrig 6 Stickprov 2 ggr/år 2. Mindre sannolik 2. Lindrig 4 Stickprov 2 ggr/år 3. Möjlig 3. Kännbar 9 Beri Fajic Stickprov 2 ggr/år 2. Mindre sannolik Göran Söderqvist Stickprov 2 ggr/år 2. Mindre sannolik 2. Lindrig 4 3. Kännbar 6 Anne Wallin Stickprov 1 ggr/år 3. Möjlig 2. Lindrig 6 11

Planering internkontroll - 2017 (Kommunstyrelsen) Kommungemens amma områden Administration Ekonomi, inköp Process/rutin Kontrollmoment Beslu tat år Remisser och verkställighet av beslut Diarieföring i Platina på samhällsbyggnadsförva ltningen Rätt delegat fattar beslut på samhällsbyggnadsförva ltningen Nämndbeslut Utlämnande av allmän handling Handlingsplaner Expediering av beslut Hantering av sekretesshandlingar Krav och inkasso Leverantörsfaktura betald i rätt tid Uppföljning av alla beslut som fattas av KS/KF. Kontrollera att rutiner är kända och följs. Ansvarig chef Ansvarig för kontroll 2016 Victor Kilén Mikael Carlgren 2015 Anna Holm (SBF) Delegationsbeslut 2015 Anna Holm (SBF) Handläggarens externa expediering av nämndbeslut. Utlämning av handlingar som regleras av sekretess. Kommunen har utfört de aktiviteter som beskrivs i antagna handlingplaner. Handläggaren skriver in i tjänsteskrivelsen vart beslutet ska skickas. Kommunledningskonto rets hantering av sekretesshandlingar. Att kravrutinen efterföljs Avtalsprocessen Avtalsansvarig - förståelse för roll och uppdrag 2016 Anna Holm (SBF) 2016 Mikael Carlgren Emelie Hallin Mikael Carlgren Mikael Carlgren 2014 Annika Hellberg Påminnelseavgifter 2015 Annika Hellberg 2016 Annika Hellberg Karolin Staaf Karolin Staaf Heléne Söderlund Karolin Staaf Fredrik Sandell Sannolikh et/risk Konsekven s Risk värd e Ställningsta gande 3. Möjlig 4. Allvarlig 12 Hantera risk 3. Möjlig 3. Kännbar 9 Hantera risk Martin From 3. Möjlig 3. Kännbar 9 Hantera risk Alfhild Oenema Anita Bergström Kamil Baczynski Johan Lundin 3. Möjlig 4. Allvarlig 12 Hantera risk 12

Kommungemens amma områden Process/rutin Kontrollmoment Beslu tat år Ansvarig chef Ansvarig för kontroll Sannolikh et/risk Konsekven s Risk värd e Ställningsta gande Kvalitetsansvarig - förståelse för roll och uppdrag 2016 Annika Hellberg Johan Lundin Avtalsuppföljning Avtalsansvarig gör uppföljning av att leverantör följer avtalet. Annika Hellberg Amanda Spiik 2. Mindre sannolik 3. Kännbar 6 Acceptera risk Fakturering, fastighetsavdelningen Fastighetsavdelnigen får betalt för sina tjänster. Björn Sundblad Linda Söderberg 2. Mindre sannolik 2. Lindrig 4 Acceptera risk Ramavtal för konsultstöd på markoch exploatering Fakturering från leverantör stämmer med avtalsvillkoren. Sara Golkar Olle Nordberg 4. Sannolik 2. Lindrig 8 Hantera risk Styrdokument Kommunens styrdokument avseende ekonomi, styrning, inköp och upphandling är kända i organisationen. Annika Hellberg Karin Kilerud 2. Mindre sannolik 3. Kännbar 6 Hantera risk HR Personalkostnader Rätt personer på lönelistan 2014 Annika Colding Katharina Rahm Systematiskt arbetsmiljöarbete Åtgärdsplaner från medarbetarenkäten 2015 Annika Colding Lina Hammarströ m Utbetalning av ersättningar till familjehem och kontaktpersoner Att ersättning utbetalas i enlighet med korrekta beslutsunderlag 2016 Annika Colding Katharina Rahm Utbetalning av ersättning för personliga utlägg via lönesystemet Förekomsten av inköp genom personligt utlägg som utbetalas via lönesystemet 2016 Annika Colding Katharina Rahm 13

Kommungemens amma områden Process/rutin Kontrollmoment Beslu tat år Ansvarig chef Ansvarig för kontroll Sannolikh et/risk Konsekven s Risk värd e Ställningsta gande Hantering av korttidsanställning / timavlönad Rutinerna vid anställning av timavlönad personal och bevakning av anställningstid (LASdagar) 2016 Annika Colding Karin Lindbom Bakgrundskontroller vid rekrytering Kontroll via stickprov 2 ggr /år genom att undersöka ett urval av nyanställningar. Frågeställningar: Har kontroll av tidigare LAS-dagar / tidigare anställningar (och avgångsorsak) i kommunen för kandidater genomförts, kontroll av genomförd referenstagning och kontroll om annan bakgrundskontroll (som t ex sökning på Google) genomförts. Annika Colding Linus Holmgren 3. Möjlig 3. Kännbar 9 Hantera risk Behörighetshantering till personalsystemet (ecompanion/besched inkl. Webbdelar) Kontroll, via stickprov 2ggr/år (samt total genomgång av nuvarande behörigheter vid uppstarten), av beställningsrutinen för behörigheter, av rutin för upplägg/registrering av behörigheter, av hantering av borttag /ändring av behörigheter och utbildning för nya användare som fått behörighet. Annika Colding Karin Lindbom 3. Möjlig 3. Kännbar 9 Hantera risk 14

Kommungemens amma områden Process/rutin Kontrollmoment Beslu tat år Ansvarig chef Ansvarig för kontroll Sannolikh et/risk Konsekven s Risk värd e Ställningsta gande Rättning av preliminär lön och manuella löneutbetalningar Kontroll via totalgranskning av skälen till samtliga rättningar av preliminär lön samt granskning av underlag för manuell utbetalning. Annika Colding Camille Arnesson 4. Sannolik 3. Kännbar 12 Hantera risk IT Antivirus - Server och klient Att alla servrar och klienter har rätt antivirusskydd installerat 2014 Stefan Nyberg Niclas Rosendahl Backup Återläsning av filer och e-postmeddelanden 2015 Monika Smidestam Niclas Rosendahl Externa webben - Vallentuna.se Tillgänglighet, nåbar 2016 Henrik Kelfve Andreas Hedlund Inköp av programvara (IT-system) Systemdubbletter - har vi köpt in flera programvaror som göra samma sak 2016 Monika Smidestam Följa upp förvaltningarnas dubbla system Chanette Andersson Monika Smidestam 2. Mindre sannolik 3. Kännbar 6 Hantera risk Information till anställda Testmeddelande i olika kanaler. Har informationen gått fram? Hur lång tid? Vilka kanaler? Henrik Kelfve Magdalena Olsson 4. Sannolik 4. Allvarlig 16 Hantera risk Relation med media Tillgänglighet, talespersoner, kvalitet, mediaträning, vana att formulera budskap. Henrik Kelfve Magdalena Olsson 3. Möjlig 3. Kännbar 9 Hantera risk Backup Återläsning av filer och e-postmeddelanden. Monika Smidestam Niclas Rosendahl 1. Osannoli k 4. Allvarlig 4 Hantera risk 15

Kommungemens amma områden Kund Miljö Säkerhet Verksamhet Process/rutin Kontrollmoment Beslu tat år Service Level Agreement, SLA Kontohantering Kriskommunikation Försäkringsärenden Tjänsteman i beredskap (TIB) Beställningsprocessen av tjänster Bemanning Arbetsmarknadsenhete n Nyckelord i receptionens kontaktuppgifter Finns SLA för samtliga dokumenterade verksamhetssystem och efterlevs de? Verifiering att användarbeståndet är uppdaterat och korrekt. Organisation för kriskommunikation Bemanning, få ut information inom tre timmar Effektiv hantering av försäkringsärenden: från enskildas anmälan till beslut Hantering av information vid allvarlig händelse. Utförande från samhällsbyggnadsförva ltningen föregås av en beställning Resurser kopplat till uppdrag Ansvarig chef Monika Smidestam Monika Smidestam 2014 Magnus Sjögren 2016 Kajsa Tiren, Henrik Kelfve 2016 Torbjörn Nyqvist Emelie Hallin 2016 Björn Sundblad 2016 Rolf Zackrisson Rätt uppgifter 2016 Mikael Carlgren Ansvarig för kontroll Sannolikh et/risk Konsekven s Risk värd e Ställningsta gande Robert Blom 3. Möjlig 2. Lindrig 6 Hantera risk Stellan Crusoe Kajsa- Helene Bjurehov (borttagen) Torbjörn Nyqvist Dan Gustafsson (KLK) Fredrik Sandell Mi Karnstedt Annika Colding Keoma Lindroth 4. Sannolik 3. Kännbar 12 Hantera risk 3. Möjlig 4. Allvarlig 12 Hantera risk 16

Kommungemens amma områden Från föregående år Process/rutin Kontrollmoment Beslu tat år Uppföljning av utflyttade företag från kommunen Systematik kring företagsförfrågningar av mark och lokaler Evenemangspolicy Projekteringsanvisning ar Beställningsprocessen gentemot t.ex entreprenörer, leverantörer. Nedskräpning Gatu- och parkavdelningens avtal Arbetsmarknadsavdelni ngens samarbete med andra avdelningar och förvaltningar. Från föregående år Gör kommen något för att ta reda på varför företag flyttar ut från kommunen Rutinen för dialog med företag. Följer kommunen evenemangspolicyn? Är anvisningarna aktuella enligt utarbetad rutin? Följer samhällsbyggnadsförva ltningen rutinen för beställningsprocessen? Säkerställa att kostnaden för nedskräpning bokförs på rätt konto. Uppföljning av villkor i avtal. Finns rutiner för effektivt samarbete med andra avdelningar och förvaltningar? Åtgärder från föregående år Ansvarig chef 2016 Magnus Sjögren Chanette Andersson Chanette Andersson Björn Sundblad Björn Sundblad Johan Carselind Johan Carselind Rolf Zackrisson Ansvarig för kontroll Anders Vikberg Magnus Isberg Magnus Sjögren Hans Eklund Åsa Allestam Beri Fajic Göran Söderqvist Sannolikh et/risk 2. Mindre sannolik Konsekven s Risk värd e Ställningsta gande 3. Kännbar 6 Hantera risk 3. Möjlig 2. Lindrig 6 Hantera risk 2. Mindre sannolik 2. Lindrig 4 Hantera risk 3. Möjlig 3. Kännbar 9 Hantera risk 2. Mindre sannolik 2. Mindre sannolik 2. Lindrig 4 Hantera risk 3. Kännbar 6 Hantera risk Anne Wallin 3. Möjlig 2. Lindrig 6 Hantera risk 17