YTTRANDE 1 (5) Generaldirektören Finansdepartementet 103 33 STOCKHOLM Remissyttrande över betänkandet Strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning (SOU 2009:86) Ert diarienummer Fi 2009/6838 Allmänt Offentliga tjänster måste kontinuerligt utvecklas för att möta nya krav och förväntningar. E-förvaltning utgör en viktig del i den utvecklingen och att myndigheternas arbete med dessa frågor samordnas och prioriteras är centralt. Domstolsverket, som har granskat betänkandet främst mot bakgrund av den verksamhet som verket och domstolarna bedriver, är i huvudsak positivt till de förslag och den strategi som presenteras av E-delegationen. E- förvaltningsarbetet kräver en betydligt tydligare styrning och koordinering än vad som är fallet i dag. Strategin utgör en bra grund att stå på och är ett steg i rätt riktning för att utveckla den svenska e-förvaltningen. Inför det fortsatta arbetet vill Domstolsverket framföra följande synpunkter. I Sverige pågår för närvarande ett antal sektorsvisa samverkansprojekt inom e- förvaltningsområdet. Det är viktigt att hänsyn tas till dessa pågående projekt när strategiarbetet påbörjas. Domstolsverket arbetar tillsammans med bl.a. Kriminalvården och Rikspolisstyrelsen inom ramen för Rättsväsendets informationsförsörjning (RIF) med att införa ett elektroniskt flöde i rättskedjan. Detta arbete är långt framskridet och ska snart gå in i en etableringsfas. Det är viktigt att detta samverkansprojekt mellan myndigheter inom rättskedjan synkroniseras med e-delegationens strategi så att RIF-samarbetet kan fullföljas och avslutas i enlighet med de uppsatta målen. Kap. 3 Domstolsverket delar uppfattningen att det finns behov av att utse ett antal myndigheter som ansvarar för att koordinera det IT-baserade utvecklingsarbetet. Domstolsverket har i och för sig inte några synpunkter på de utvecklingsansvariga myndigheter som har valts för olika sektorer, dvs. Bolagsverket för företag och företagande, Skatteverket för privatpersoner, R1C, 2009-02, DV info.avd. 551 81 Jönköping Besöksadress: Kyrkogatan 34 Telefon: 036-15 53 00 Fax: 036-16 57 21 domstolsverket@dom.se www.domstol.se Expeditionstid: Måndag-fredag 08.00-16.30
YTTRANDE 2 (5) Lantmäteriet för geografisk och fastighetsinformation samt Transportstyrelsen för fordon och förare. Det är emellertid viktigt att varken utvecklingsområdena eller aktörerna får bli statiska. Den valda lösningen med ett antal utvecklingsansvariga myndigheter är dock inte oproblematisk. Som framgår av betänkandet är de olika utvecklingsområdena/sektorerna överlappande och en myndighet kan delta i flera sektorers arbete. Det kan konstateras att Domstolsverket, i linje med det arbete som pågår hos verket, kommer att ingå i alla fyra sektorer/utvecklingsområden (t.ex. konkurshantering, RIF-arbetet, e-migration, socialförsäkringsmål, hantering som rör förarfrågor och fastighetsmål). Av strategin framgår också att de i sektorn medverkande myndigheterna bör delta i strategiprocesser och samverkan. Domstolsverket ställer sig frågande till hur detta ska lösas rent praktiskt. Som framgått kommer Domstolsverket med förslaget att ha fyra olika utvecklingsansvariga myndigheter, vilka kan antas komma att ha delvis olika inriktning för sitt arbete. Att en myndighet ska delta i flera sektorers arbete på det sätt som beskrivits riskerar att leda till en tungrodd arbetsprocess. Det måste också beaktas att varje utvecklingsansvarig myndighet normalt sett har ett egenintresse i arbetet och det måste säkerställas att detta egenintresse inte får styra utvecklingen av arbetet. I betänkandet diskuteras inte ovan nämnda problematik, något som bör ske inom ramen för det fortsatta arbetet. Kap. 4 En viktig förutsättning för att e-förvaltningen ska bli mer behovsinriktad är att finansieringsmekanismerna utvecklas. Att en styrmodell och kalkyleringsmodell för beräkning av nytta och kostnad för strategiska e-förvaltningsprojekt ska tas fram är bra och kommer att utgöra ett värdefullt hjälpmedel för myndigheterna. Detsamma gäller förslaget om att det ska tas fram en vägledning för myndigheternas verksamhetsplanering för e-förvaltning. Domstolsverket är positivt till den styrmodell som föreslås i betänkandet, nämligen att finansieringsproblem som härstammar från den s.k. investeringsparadoxen kan lyftas för avgörande av regeringen. Under vilka förutsättningar detta kan ske och hur förfarandet närmare ska regleras behöver dock övervägas ytterligare. Centralt är att tillräckliga medel reserveras för den typ av projekt där nyttan tillfaller tredje man. En översyn av de s.k. registerförfattningarna är angelägen, något som också har påtalats av flera tidigare utredningar. Om en fungerande e-förvaltning ska kunna etableras måste de begrepp som används i de olika registerförfattningarna vara samordnade och enhetliga. Det är också viktigt att det i författningarna finns en balans mellan integritet och effektivitet. I detta sammanhang bör beaktas att det redan nu sker en översyn av vissa myndigheters registerförfattningar. Det pågår för närvarande bl.a. ett arbete på Justitiedepartementet med utformningen av en ny domstolsdatalag. Det är viktigt att det pågående arbetet synkroniseras med den kommande översyn som föreslås av delegationen så att det inte införs en domstolsdatalag som är inaktuell redan något år efter dess införande.
YTTRANDE 3 (5) Kap. 5 Domstolsverket delar uppfattningen att myndigheternas elektroniska informationsutbyte bör baseras på en standardiserad meddelandehantering och ett fastställt gränssnitt, något som också ligger i linje med EU:s interoperabilitetsramverk. Verket vill framhålla vikten av att olika myndigheters, t.ex. domstolarnas, specifika krav vad gäller t.ex. säkerhetsaspekter beaktas vid fastställande av en standardiserad meddelandehantering. Verket förutsätter också att det arbete som sker i pågående projekt, t.ex. inom RIF-projektet, kommer att följas noggrant i samband med att de tänkta föreskrifterna utformas. Öppna standarder bör, som delegationen konstaterar, vara en utgångspunkt vid val av olika tekniska lösningar. Det är också rimligt att öppen programvara övervägs vid val av lösning. Det är dock önskvärt att få klarhet i hur supportkvalitets- och säkerhetsaspekter ska hanteras vid sådana lösningar. Kommer det att finnas möjlighet att få stöd på koncernivå kring dessa frågor? Att myndigheterna bör planera övergång till ny teknik vid rätt tidpunkt samt att modern och beprövad teknik ska användas är en självklarhet (avsnitt 5.7). Frågan om hur man i detta sammanhang ska kunna kvalitetssäkra kravet på effektivitet, låg risk och teknikval behöver dock övervägas ytterligare. Även där är det en fråga från verkets sida om stöd kommer att ges till myndigheterna, t.ex. genom delegationens försorg. Se också kommentarerna under kap. 7. Kap. 6 Många gånger kan stödprocesser effektiviseras genom att flera myndigheter med likartade behov utnyttjar tjänster från ett gemensamt verksamhetsstöd. Verket är positivt till den försöksverksamhet som föreslås vad gäller tjänster för ekonomioch personaladministration samt den utvärdering av kostnader som Ekonomistyrningsverket föreslås få i uppdrag att utföra. Att en myndighet ska ansluta sig till ett gemensamt verksamhetsstöd såvida inte en gjord nyttoanalys visar att det finns skäl för en annan lösning är en rimlig utgångspunkt. Framhållas bör att en viktig del i den nyttoanalysen också är kvalitetsaspekten, där t.ex. befintlig personals kunskap ingår. Vad som kan anses utgöra särskilda skäl bör ges en vidsträckt tolkning och respektive myndighet bör ges ett betydande mått av inflytande när det gäller valet mellan intern leverans, gemensamt verksamhetsstöd eller befintlig outsourcing. Samma överväganden gör sig gällande också när det gäller valet mellan intern eller extern leverans av IT-tjänster. Kap. 7 Den inriktning mot federationer som förespråkas av delegationen när det gäller e-legitimationer m.m. är, enligt Domstolsverkets uppfattning, viktig för att uppnå de mål som satts för e-förvaltningsarbetet. Verket är positivt till konstruktionen av den samordningsfunktion (Nämnden för e-samordning) som föreslås inrättas under Skatteverket. Inom Skatteverket finns redan den specialistkompetens och den tekniska infrastruktur som krävs och självfallet bör
YTTRANDE 4 (5) detta utnyttjas. Det är dock mycket viktigt att nämndens kompetens, behörighet och - inte minst - oberoende regleras tydligt i författning. Delegationens förslag medför att förutsättningarna ökar för ett utökat användande av e-legitimationer och elektronisk underskrift. Förslagen kommer sannolikt att underlätta RIF-samarbetet och arbetet med att införa ett elektroniskt flöde i rättskedjan. Rimligen bör kommande lagstiftningsarbete kunna underlättas om det finns en samordningsfunktion som ser till att de användargränssnitt som används för legitimering, underskrift och stämpling är enhetliga samt att säkerhetsaspekterna uppfylls. I det sammanhanget bör också nämnas att det i många nuvarande bestämmelser (t.ex. i rättegångsbalken och förvaltningsprocesslagen) uppställs olika typer av formkrav som kan utgöra hinder för elektronisk kommunikation, t.ex. kravet på att vissa handlingar ska vara egenhändigt undertecknade. FORMEL-gruppen (Ju 2002:D) gjorde inom ramen för sitt arbete en genomgång av samtliga formkrav i gällande lagar och förordningar (Ds 2003:29). Genomgången omfattade omkring 2 000 författningsställen. Det är angeläget att gruppens arbete följs upp och uppdateras samt att frågorna prioriteras. Om delegationens förslag till genomförande av strategin ska kunna bli verklighet är det viktigt att detta arbete påbörjas snart och inte först när de tekniska lösningarna har utvecklats. En snabb och säker åtkomst över tiden till en myndighets informationstillgångar är en förutsättning för en väl fungerande e-förvaltning. Det långsiktiga digitala förvarandet har medfört frågeställningar och problem bl.a. när det gäller bevarandet av elektroniskt underskrivna handlingar. För att möjliggöra ett elektroniskt flöde i rättskedjan är det nödvändigt att denna fråga får en lösning. I betänkandet föreslås att Riksarkivet ska utveckla en strategi för bevarande där det särskilt ska uppmärksammas hur elektroniskt underskrivna handlingar ska framställas, hanteras och bevaras. Vidare föreslås att Riksarkivet ska vidareutveckla sina föreskrifter samt ta fram en vägledning för myndigheterna. Domstolsverket är positivt till förslaget och vill framhålla vikten av att det nu tas ett helhetsgrepp över e-arkivfrågan. Konsekvenser Delegationens bedömning är att den föreslagna strategin i stort sett kan realiseras inom befintliga ekonomiska ramar. Enligt Domstolsverket är det i detta sammanhang viktigt att framhålla följande. Ett ökat informationsutbyte mellan myndigheter kommer att ställa högre säkerhetskrav på myndigheternas informationssystem. Även om samordningsmöjligheten medför många fördelar och på sikt kan antas bidra till att den totala kostnaden minskar, innebär det ändå administrativa kostnader och kostnader för tekniska lösningar för myndigheterna. Exempelvis kommer användandet av e-legitimationer och elektroniska underskrifter många gånger att kräva investeringar i tekniska lösningar. Som tidigare nämnts pågår ett flertal sektorsövergripande projekt som rör domstolarna och Domstolsverket, t.ex. RIF samarbetet. Det är naturligtvis viktigt att sådana projekt inte ges en lägre prioritet till förmån för ett genomförande av de förslag som lämnas av delegationen. Det är naturligt att de ekonomiska konsekvenserna av delegationens förslag blir olika för olika
YTTRANDE 5 (5) myndigheter, bl.a. som en följd av vilka krav som ställs i dag på interoperabilitet, säkerhet och kapacitet. Sålunda har t.ex. Domstolsverket en betydligt mindre budget för IT-utveckling än större myndigheter som Skatteverket och Försäkringskassan. En framgångsrik e-förvaltning kräver att myndigheterna har tillräckliga medel för att utföra nödvändiga investeringar. Detta bör beaktas vid resurstilldelningen. Förutom investeringar i tekniska lösningar kommer ett genomförande av strategin på sikt att kräva utbildningsinsatser. En övergång till ett elektroniskt flöde i rättskedjan med elektroniska handlingar, elektroniska underskrifter och elektronisk arkivering kommer t.ex. att ställa krav på utbildning av personalen vid Domstolsverket och vid landets domstolar. Likaså kommer omfattande informationsinsatser att bli nödvändiga. Även detta måste beaktas vid kommande resurstilldelning. Detta yttrande har beslutats av undertecknad generaldirektör. I den slutliga handläggningen har även deltagit planeringsdirektören Christine Lager, chefsjuristen Jörgen Nilsson och hovrättsassessorn Anna Kramer (föredragande). Barbro Thorblad Anna Kramer