Bevarande- och gallringsplan för information på webbplatser

Relevanta dokument
Bevarande- och gallringsplan för information på webbplatser

Generell bevarande- och gallringsplan för ekonomiinformation

Generell bevarande- och gallringsplan för ekonomiinformation

Bevarande- och gallringsplan för handlingar i upphandlingsärenden

Arkiv- och informationshantering

Hantering av verksamhetsinformation

Generell bevarande- och gallringsplan för ekonomiinformation

Bevarande- och gallringsplan för digital journalinformation

Riktlinjer för användning av sociala medier inom Hallstahammars kommun

Dokumentnamn Datum Versionsnummer. Föreskrift VIR_v2_0.docx Föreskrift 14. Verksamhetsbaserad informationsredovisning

Rutin för användning av sociala medier

6. Gallring. Innehållsförteckning ARKIVHANDBOK Landstingsarkivet

Riktlinjer för sociala medier, Lilla Edets kommun. Framtagen av: Kommunikationsteamet Diarienummer: 2014/KS0101 Datum: Version: 1.

Råd för hantering av elektroniska handlingar vid Lunds universitet. Datum Författare Version Anne Lamér 1.0

Riktlinjer för gallring i sociala medier KS-2011/1100

Ansvarig/ Förvaring

Riktlinjer Sociala Medier

Lathund för att storstäda i mappar/filer

Malmö stads riktlinjer för sociala medier

Bevarande- och gallringsplan för handlingar inom personaladministrativ verksamhet

TILLÄMPNING. Hudiksvalls kommun. och. sociala medier

Riktlinjer för användandet av sociala medier i tjänsteutövningen

RIKTLINJER. Riktlinjer för användning av sociala medier i Tranemo kommun

Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar

Regler Sociala medier. Antaget av kommunfullmäktige 28 maj 2012 att börja gälla 1 juni Reviderad , 29

Dokumentnamn Datum Versionsnummer. Föreskrift VIR_v1_0.docx Föreskrift 14. Verksamhetsbaserad informationsredovisning

Dokumentnamn Datum Versionsnummer. VIR-vägledning Vägledning

RIKTLINJE. Riktlinjer för sociala medier. Beslutad av kommunchefen

Policy. Policy för sociala medier i Herrljunga kommun. Dokumentet antas av kommunfullmäktige och gäller för kommunens samtliga förvaltningar.

Gallring av digitala handlingar

Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar. Kommunicera och samverka externt

RIKTLINJER FÖR SOCIALA MEDIER. Bakgrund. Syfte. Användning av sociala mediekanaler. Ansvar för publicering. Sida 1(5)

Bevara, rensa och gallra

Riktlinjer sociala medier. Antagen i kommunstyrelsen den

Riktlinje. Sociala medier. Riktlinje antagen av kommundirektör

Landstingsdirektörens stab Ärendenummer: 2017/01626 Kanslienheten Dokumentnummer: 2017/ Eva Norén Tegård

Riktlinjer för sociala medier

Deponi. Tjänstebeskrivning. Dokumentägare: Arkivservice. Landstingsstyrelsens förvaltning Landstingsarkivet TJÄNSTEBESKRIVNING LA

Rutin för användning av Social Medier. Dnr. Beslutad av kommundirektören Reviderad Reviderad Reviderad

Rutin för användning av Social Medier. Dnr. Beslutad av kommundirektören Reviderad Reviderad Reviderad

KOMMUNGEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK

Riktlinjer för användning av sociala medier i Tyresö kommun

Rutin för användning av sociala medier. Beslutad av Kommundirektören Reviderad Reviderad

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan för myndighetsnämnden

Beslut angående riktlinjer för användning av digitala medier vid extern information och kommunikation KS-2012/837

Riktlinjer för sociala medier i Värmdö kommun

JLL Kulturförvaltningen 1(2)

Systemavveckling BEVARA OCH GALLRA VERKSAMHETSINFORMATION. Koncernkontoret

Regler om gallring av allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse vid Stockholms universitet

KOMMUNGEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK

Policy för sociala medier

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag

1(8) Riktlinjer för webb och sociala medier. Styrdokument

Regler och riktlinjer för sociala medier i Örnsköldsviks kommun Version 1.1

Kompletterande frågor - Regler för informationshantering. och arkivering i IT-system/applikationer, LA 2017

Sociala medier. Riktlinje. Kommunikationsdirektör. Fastställt av. Datum för fastställande

Riktlinjer för sociala medier

Riktlinjer för användning av sociala medier

Riktlinje för Göteborgs Stad i sociala medier

Dokumenthanteringsplan för kommunledningsförvaltningen

Ny föreskrift för informationshantering och arkiv inom Region Stockholm

kommunikation Riktlinjer Extern

ARKIVREGLEMENTE FÖR SIGTUNA KOMMUN

Riktlinjer sociala medier

RIKTLINJER FÖR SOCIALA MEDIER

Bevarande- och gallringsplan för personalhandlingar

Bevarande- och gallringsplan för ekonomisystem med försystem på Landstingsservice

Regler för sociala medier i Kungsbacka kommun

Dokument- och arkivreglemente för Stockholms läns landsting

Riktlinjer för sociala medier (KSKF 2014:58)

Regler för publicering på

Dokumenthanteringsplan för Växjö Kommunföretag AB Antagen av Växjö Kommunföretag AB:s styrelse

Myndigheter i sociala medier

Bevarande och gallring av webbplatsinnehåll riktlinjer för myndigheter

Kommunal författningssamling för Smedjebackens kommun. Riktlinjer för sociala medier. 13 Dnr 2017/00021

Regler och riktlinjer för Lidingö stad på sociala medier

Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden

Skapa riktlinjer för hantering av Sociala medier. Kretstips från Naturskyddsföreningens kansli Mälardalen

MISSIV 1 (1) Dnr Elin Adén. Till Landstingsstyrelsen

Förvaltningens beslutsförslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att:

Riktlinjer för användning av sociala medier i tjänsten

Policy för hantering av sociala medier för Härjedalens kommun

Hantering av allmänna handlingar hos S:t Erik Livförsäkring AB

Utredning av behov av åtgärder inför regionbildningen angående arkiv- och informationshantering

Rutin för webbpublicering av personuppgifter

Val av format för elektroniska handlingar - ArkivE. Nora Liljeholm / Riksarkivet /

BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR SJUKRESEENHETEN

Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: Version: 1.0. TAM-Arkiv Arkivhandbok

Dokument- och ärendehantering i Alingsås kommun Bilaga 4

Bevarande- och gallringsplan för Färdtjänsten i Stockholms läns landsting

Datum (6) Antaget av Kommunstyrelsen

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen Dnr RA /4754 A-K Andersson

ett led i en process, t.ex. avisera en inspektion och inhämta underlag från en databas,

Sociala medier ur ett rättsligt perspektiv. Johan Bålman, E-delegationen

Varje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente.

Österåkers kommuns styrdokument

Landstingsstyrelsens förslag till beslut

Strategi och riktlinjer för sociala media

Transkript:

Landstingsstyrelsens förvaltning Landstingsarkivet Bevarande- och gallringsplan för information på webbplatser Gäller inom Stockholms läns landsting Dokumentägare: Landstingsarkivet, enheten Tillsyn och utredning

2 (6) Innehållsförteckning Dokumenthistorik...2 1. Omfattning och avgränsning...3 2. Så använder du planen...3 3. Bevarande- och gallringsregler... 4 3.1 Information på webbplatser... 4 3.2 Metadata som hanteras på webbplatser... 5 4. Särskilt om bevarande av vissa webbplatser... 6 Dokumenthistorik Rev. nr Datum Kommentarer Ansvarig 2.1 2016-10-07 Ändrat rubriker och tagit bort inledande text enligt ny mall för landstingsövergripande bevarande- och gallringsplaner. Inga gallringsfrister ändrade. Sara Jacobson 2.2 2016-10-18 Lagt till nytt diarienummer. Sara Jacobson 3.0 2016-10-25 4.0 2017-04-01 Bevarande- och gallringsplanen färdigställd enligt ny mall. Ändringar godkända av planens förvaltare Christina Andersson. Reviderad. Inga gallringsfrister ändrade. Sara Jacobson Helene Boman Gunilla Isacson

3 (6) 1. Omfattning och avgränsning Detta är en generell bevarande- och gallringsplan för information som inkommer eller upprättas via Stockholms läns landstings webbplatser och därmed utgör allmänna handlingar. Begreppet webbplatser/webben innefattar också de sociala medierna. Denna bevarande- och gallringsplan gäller för samtliga förvaltningar, bolag och stiftelser inom Stockholms läns landsting. Om myndigheten har en egen bevarande- och gallringsplan, som beslutats efter samråd med landstingsarkivet, ska den tillämpas i första hand. Denna version av bevarande- och gallringsplanen gäller från och med den 1 april 2017 och ersätter en tidigare version. Planen kan användas retroaktivt. Handlingar i EU-projekt har i vissa fall en längre gallringsfrist än vad som anges här. Ingen gallring får ske före revision och kontroll. För mer information om gallring och hantering av allmänna handlingar/information, se www.landstingsarkivet.sll.se. 2. Så använder du planen Denna bevarande- och gallringsplan är uppdelat i tre kategorier utifrån hur informationen uppkommit på webbplatsen. Information som finns lagrad någon annanstans än i det redaktionella systemet (webbplatsen) Information som enbart är upprättad på webbplatsen Information som är inkommen eller upprättad via en användargenererad funktion I de två övre kategorierna finns exempel på handlingstyper som kan förekomma inom respektive kategori. Till ovanstående kategorier tillkommer bevarande- och gallringsregler för metadata på webbplatsen.

4 (6) 3. Bevarande- och gallringsregler 1 3.1 Information på webbplatser Kategori Information som finns lagrad på annan plats än i det redaktionella systemet 2 (webbplatsen), t.ex. - protokoll - kallelser - policys/instruktioner - årsredovisningar - fotografier/bilder - presentationer - statistik Information som enbart upprättats för webbplatsen som är av Bevaras/ Vid inaktualitet Anmärkningar Texter och filer (ljud, bild, foton, pdf) som publiceras direkt på webben och som inte finns lagrade någon annanstans. varaktig betydelse för verksamheten, t.ex. - artiklar - presentationer - statistik BEVARAS Informationen ska omhändertas på annat sätt 3. tillfällig eller ringa betydelse för verksamheten, t.ex. - utfyllnadsbilder - banner - kalendarium - frågor och svar av rutinartad karaktär (FAQ) Vid inaktualitet Redaktionell information, t.ex. kortfattade nyheter, kopior, sammanfattningar och tillfälliga anslag. 1 Bevaras: Att handlingar/information ska sparas för all framtid. Gallras: Att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar. Vid inaktualitet: En gallringsfrist som innebär att handlingen/informationen eller uppgifterna kan när de har blivit inaktuella för verksamheten, dvs. när verksamheten inte behöver dem längre. 2 Kan avse ärendehanteringssystem, databaser, gemensamma kataloger eller hemkataloger. 3 T.ex. registreras i myndighetens diarium/ärendehanteringssystem eller i kronologisk ordning.

5 (6) Kategori Användargenererad 4 information som är inkommen eller upprättad och kan vara av varaktig betydelse för verksamheten tillfällig eller ringa betydelse för verksamheten Bevaras/ BEVARAS Vid inaktualitet Anmärkningar Kommentarer och inlägg som kan strida mot gällande lagstiftning, t.ex. förtal, ofredande, hets mot folkgrupp samt uppgifter som innehåller sekretess ska omedelbart avpubliceras från det sociala mediet och tas om hand på annat sätt 5. 3.2 Metadata som hanteras på webbplatser Handlings-/ informationstyp Bevaras/ Ansvarig utgivare, uppgift om Anmärkningar Vid inaktualitet Uppgift om ansvarig utgivare ska enligt Riktlinjer för webbplatser inom Stockholms läns landsting finnas dokumenterat i annat sammanhang. Författare, uppgift om Informationsansvarig, uppgift om Länkar Se Upphovsman. Se Ansvarig utgivare. Vid inaktualitet Avser här själva kopplingen till den länkade informationen. Upphovsman, uppgift om om dokumentet eller bilden bevaras BEVARAS om dokumentet eller bilden Vid inaktualitet Upphovsrätt/copyright, uppgift om Uppgiften lagras tillsammans med dokumentet eller bilden. I de fall upphovsrätt endast gäller för en viss tid ska detta anges. Se Upphovsman. 4 Kan avse chattmeddelanden, blogg och inlägg på elektronisk anslagstavla. 5 T.ex. registreras i myndighetens diarium/ärendehanteringssystem.

6 (6) Handlings-/ informationstyp Bevaras/ Anmärkningar Webbmaster Vid inaktualitet Se Ansvarig utgivare. Webbplatsansvarig, uppgift om Webbredaktör, uppgift om Se Ansvarig utgivare. Se Ansvarig utgivare. 4. Särskilt om bevarande av vissa webbplatser Det kan finnas ett värde i att bevara en webbplats i sin helhet där webbplatsens layout och funktionalitet sparas även om informationen i sig också bevaras separat. Urvalet av vilka webbplatser inom Stockholms läns landsting som bör sparas i sin helhet och hur ofta detta bör ske görs i samråd mellan berörda myndigheter och landstingsarkivet. Myndigheten kan visa hur webbplasten sett ut genom att regelbundet ta en skärmdump, förslagsvis en eller två gånger per år samt vid större förändringar. Skärmdumparna kan bevaras genom att registreras i myndighetens diarium/ärendehanteringssystem eller ordnas på annat sätt 6. 6 T.ex. kronologisk ordning i pappersform.