Sydarkiveras bastjänster Underlag för verksamhetsutveckling

Sydarkiveras bastjänster Underlag för verksamhetsutveckling Remissversion svar senast 15 februari 2018 Sydarkiveras förbundsstyrelse beslutade 2017 06 02, 17 att ge förvaltningen i uppdrag att driva projektet Sydarkiveras utveckling tillsammans med förbundsmedlemmarna. Projektet syftar till att uppnå en samsyn inom förbundet när det gäller förbundets utveckling och omfattning/avgränsning av bastjänster och anslutande tjänster. Resultat från projektet är ett beslutsunderlag för att planera verksamhetsutveckling ( Business Case enligt vägledning från Ekonomistyrningsverket, ESV). Dokumentet syftar till att ge förbundsstyrelsen och förbundsmedlemmarna beslutsunderlag för fortsatt utveckling av förbundets bastjänster. Uppbyggnaden av Sydarkiveras verksamhet sker stegvis. De olika stegen har prioriterats efter förväntad nytta för deltagande organisationer och de olika målgrupper som kommer att använda arkiven. Syftet är också att bidra till en god ekonomisk hushållning genom att ge underlag för planering av verksamheten. 1

Beställare Sydarkiveras förbundsstyrelse Styrgrupp Eva Palmér, Tingsryd Gunilla Dencker Skog, Höör Henrik Dahlström, Älmhult Ingrid Ljungqvist, Region Blekinge Mats Porsklev, sammankallande Projektkansli Mats Porsklev, projektansvarig Elin Jonsson, projektledare Arbetsgrupp Anders Karlsson, Ronneby Anki Heimonen, Sydarkivera Ann Helene Jarny, Karlskrona Emil Ahlbertz, Vellinge Emilia Bergvall Odhner, Hässleholm Mariell Rannebjer, Karlskrona Referensgrupp Per Johansson, Katrineholm Ria Larsson, Flen Staffan Källström, Gnesta Kerstin Belin, Region Skåne Expertgrupp Anders Danielsson, Sydarkivera Erik Wittmann, Vellinge Jörgen Nord, konsult Magdalena Nordin, Sydarkivera Mårten Lindstrand, Sydarkivera Intressentgrupper Arkivfunktionerna Kontaktpersoner Kommunikatörer Anslutande kommuner Sydarkiveras förvaltning Projektorganisation med de personer som varit med och arbetat fram beslutsunderlaget. Beställare är Sydarkiveras förbundsstyrelse I styrgruppen finns administrativa chefer och kanslichefer Sydarkivera har bemannat projektkansliet Arbetsgruppen har huvudsakligen bemannats av arkivarier Referensgruppen och expertgruppen är bemannad av personer med olika kompetenser Intressentgrupperna är befintliga nätverk som träffas regelbundet och har gemensamma grupparbetsplatser på webben 2

Översikt utvärdering Nyttoprofil Namn Första utvärdering planerad #1 Bli av med system/bättre arkitektur 2017 #2 Planerad dokumenthantering 2016 #3 Arkivinspektion/kvalitetskontroll 2016 #4 Tillgängliggörande och sökbarhet 2016 #5 Interoperabilitet/öppna data 2017 #6 Helt digitalt flöde 2017 #7 Råd och stöd 2015 Första uppföljning när det gäller nyttor kopplade till digitala arkivleveranser och digitalt arkivsystem redovisas i samband med årsredovisning för 2017 Första uppföljningen av realiserade nyttor kopplade till råd och stöd till förbundsmedlemmarna genomfördes 2015. Från och med 2016 mäter vi även realiserade nyttor med planerad dokumenthantering, kvalitetskontroll (arkivinspektion) samt tillgänglighet och sökbarhet. Den första uppföljningen när det gäller identifierade nyttor kopplade till digitala arkivleveranser och digitalt arkivsystem redovisas i samband med årsredovisning för 2017. När det gäller råd och stöd uppnåddes målen gott och väl när det gäller deltagarnas upplevda nöjdhet. Den viktigaste nyttan som förbundsmedlemmarnas arkivfunktioner ser med Sydarkivera är möjligheten att kunna fråga om hjälp. Nyttorealiseringsperioden behöver förlängas för att uppnå målen när det gäller beslutade informationsplaner (dokumenthanteringsplaner). Förbundsmedlemmarna befinner sig i olika faser och det kommer att ta tid innan alla är i mål med uppdaterade planer. När det gäller tillgänglighet och sökbarhet så förtecknas arkiv som överlämnats till kommunarkiv/centralarkiv vanligtvis fortlöpande hos förbundsmedlemmarna. Det är endast ett fåtal som publicerat arkivförteckningar eller levererar uppgifter till Nationell Arkivdatabas (NAD). 3

Strategisk betydelse Kommunalförbund som gemensamt arkiv Forskning och utveckling Samarbete med viktiga aktörer Gemensamt inspel till arkivutredningen Helt digitala ärendeflöden Digitalt först: samverkan och innovation Sydarkivera är det första kommunalförbund som har bildats som en gemensam arkivorganisation. Idén är att samverkan och en gemensam organisation är en möjliggörare för att långsiktigt förbättra kommunernas informationsförvaltning. Det finns ett intresse för forskning när det gäller samverkan kring digitalisering och långsiktigt digitalt bevarande. Sydarkivera har blivit en gemensam plattform för förbundsmedlemmarna när det gäller metodutveckling och nära samarbete med viktiga aktörer som Riksarkivet, Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), med flera. Under två år med start 2018 kommer en statlig utredning att genomföras när det gäller arkiv. I kommittédirektivet Översyn av arkivområdet (Dir.2017:106) noteras att digitala informationssystem och digitala arkiv är kostsamma både att etablera och hålla i drift. Samverkan inom förbundet gör det möjligt att tillsammans samla in och förmedla inspel till arkivutredning. Det finns en ökad vilja hos förbundsmedlemmarna att arbeta med helt digitala ärendeflöden. Digitalt först är regeringens satsning för digital förnyelse av det offentliga Sverige. Satsningen är en del i arbetet med att stärka styrningen och samordningen och skapa en enklare, öppnare och effektivare förvaltning. Gemensam arkivorganisation för att förbättra informationsstyrning och säkerställa ett långsiktigt digitalt bevarande är en komponent som möjliggör ett helt digitalt flöde. 4

Effektkedja bastjänster 2017 Möjliggörare Utvecklingsinsatser Förändringar Nyttor Effektmål Gemensam organisation Förvaltningsgemensamma specifikationer Gemensamt arkivsystem It funktion i egen regi Utveckla kompetens Involvera medarbetare Utveckla rutiner och styrdokument Kartlägga information Anpassa system Kunskapsbank, e lärande Gemensamt arbetssätt Gemensamma riktlinjer System anpassade för arkivering Tydlig informationsstruktur Kompetenshöjning Kvalitetssäkring Kvalitetskontroll/ rättssäkerhet Tillgänglighet sökbarhet öppna data Bli av med inaktuell information Trygg och kunnig personal Implementerat arbetssätt Kontrollerad informationsförvaltning Tillgång till information Användande/ nöjdhet Överförd information Besparingar Öppna gränssnitt/ interoperabilitet Helt digitalt flöde Effektivisering För att realisera de nyttor som identifierats och specificerats behöver förändringar ske och utvecklingsinsatser genomföras. Möjliggörare är det som behövs för att kunnaa genomföra utvecklingsinsatserna. Effektmålen är det som kan mätas för att säkerställa att nyttorna realiseras. Effektkedjan används som ramverk för arbetet med nyttorealisering. En ny version av effektkedjan (från 2014) har tagits fram. De största förändringarna är att gemensam organisation och gemensamt arkivsystem, som nu finns på plats, har lagts in som möjliggörare. Effektkedjan har vänts upp och ner, med råd och stöd överst för att bättre spegla att dessa nyttor realiseras först för förbundsmedlemmarna. Några förändringar, nyttor och effektmål har slagits ihop för ett rakare och mer logiskt flöde. Texten i en del figurer har bytts ut för att vara mer självförklarande och tidsenligt. 5

Antaganden I arbetet med beslutsunderlaget har vi utgått från följande antaganden: Den nuvarande trenden håller i sig och 3 7 nya kommuner årligen tecknar avsiktsförklaring att gå med i förbundet Merparten av de nuvarande förbundsmedlemmarna avser att stanna i förbundet 6

Intressenter De primära intressenterna som påverkas av, och också påverkar, Sydarkiveras utveckling allra mest är Sydarkiveras förtroendevalda och förvaltning, respektive förbundsmedlems kontaktperson och den centrala arkivfunktionen i kommunerna. Andra viktiga intressenter är förbundsmedlemmarnas förtroendevalda (framförallt i kommunstyrelsen), kommuncheferna samt de ansvariga för informationshantering i de kommunala förvaltningarna och bolagen. Viktiga intressenter på förvaltningarna är arkivansvariga förvaltningschefer, arkivombud, registratorer och systemförvaltare. Intressenter som i viss mån påverkas av utvecklingen, eller som påverkar utvecklingen, är intresseorganisationer som Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och arkivföreningarna, samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor (nationella gallringsråd) samt de stora arkivinstitutionerna och kulturarvsinstitutionerna som Riksarkivet, stadsarkiven och Kungliga biblioteket. I takt med att mer information samlas in och tillgängliggörs via Sydarkivera så kommer andra intressentgrupper att bli mer betydelsefulla. Exempel är allmänheten, vana besökare hos kommunarkiven, journalister, andra myndigheter, akademiska forskare och lokalhistoriska forskare som vill ta del av arkiverad information. 7

Organisation Kommunalförbundet Sydarkivera styrs av ett gemensamt förbundsfullmäktige med representanter från samtliga förbundsmedlemmar. Med bakgrund av det stigande antalet medlemmar har förbundsordningen reviderats när det gäller sammansättningen av styrelse och revision. Stor del av Sydarkiveras verksamhet baseras på geografisk närhet till förbundsmedlemmarna. För att kunna upprätthålla service när det gäller framförallt råd och stöd och leveranser av digitala arkiv, så har regionala noder etablerats i takt med att förbundet växer. Personalen utökas i viss mån i takt med att förbundet växer med nya förbundsmedlemmar. Huvudkontoret har 2017 flyttat till lokaler i Alvesta. På huvudkontoret finns förbundets administrativa ledning och resurser för strategisk planering och verksamhetsutveckling. 8

Arkivorganisation i kommunen Det är fortsatt viktigt att det finns personer på hemmaplan i respektive kommun som bevakar förbundsmedlemmarnas intressen. Bestämmelser om formellt ansvar för arkivet i kommunen finns i arkivlagen och i arkivreglementet som antas av fullmäktige. Viktiga roller är: Ledamot och ersättare i Sydarkiveras fullmäktige, utses av kommunfullmäktige. Kontaktperson, utses av kommunchefen och är ofta kanslichef/administrativ chef. Arkivkontakt (centrala arkivfunktionen), som kan vara arkivarie eller arkivföreståndare som finns på plats i kommunen. Arkivansvariga och arkivombud (arkivredogörare) hos förvaltning och kommunala bolag. Det finns fortsatt behov av personal för att hantera befintliga pappersarkiv, för de förbundsmedlemmar som inte väljer att avtala om anslutande tjänst. Den eller de personer som ansvarar för det lokala arkivet behöver däremot inte vara specialist när det gäller digitalt bevarande. 9

Regional samordning För att underlätta för information och kommunikation så är förslag till förändring, som har förankrats hos kontaktpersoner och arkivkontakter, är regionala samordnare. De regionala samordnarna är anställda hos Sydarkivera som fungerar som första kontakt mot förbundsmedlemmarna, genomför kommunbesök, samordnar regionala träffar med mera. De regionala samordnarna är arkivarier som deltar i arbetet med råd och stöd och som kan förmedla vidare frågor och information. Kartan visar indelning av områden 2018, indelningen förändras successivt beroende på hur förbundet utvecklas. Kommuner markerade med grått är de som lämnat avsiktsförklaring att ansluta till kommunalförbundet 2019. 10

Bastjänst: Råd och stöd Tillsyn Utbildning Verksamhetsstöd Utlämnande Rådgivning Grund Nätverkande Hantera utlämnande Inspektion Intensiv Informationskartläggning Samsök arkivinformation Granskning gallringsbeslut Specialist Mallar Öppna data Riktlinjer E lärande Handböcker och rutiner Forskarsal på webben Intern kontroll Stöd vid införande Stöd vi kravställning Grön: Etablerade tjänster, arbetet utförs rutinmässigt Rådgivning och svar på frågor hanteras dagligen. Mallar har tagits fram för att underlätta förbundsmedlemmarnas arbete med arkiv och informationshantering. Två inspektionsrundor har slutförts och det finns en beslutad plan för tillsyn t.o.m. 2022. Utbildningar genomförs löpande. Det finns etablerade nätverksgrupper för arkivfunktioner, registratorer och kommunikatörer. Blått: Arbetet utförs men är fortfarande under utveckling Rutiner för granskning av gallringsbeslut behöver arbetas fram. I takt med att övriga tjänster etableras finns förutsättningar för att utarbeta riktlinjer för förbundsmedlemmarnas arkiv och informationshantering. Utbildningsverksamheten kan utvecklas med e lärande och målgruppsanpassade utbildningar. Ett antal handböcker har utarbetats och de behöver vidareutvecklas baserat på erfarenheterna från praktiskt användande. Rutinerna för att ge medlemmarna stöd i samband med framarbetande av informationsplaner och kravställning av nya system behöver effektiviseras. Orange: Tjänster som efterfrågas/sannolikt kommer att efterfrågas I takt med att förbundet tar emot digitala arkiv från förbundsmedlemmarna kommer förfrågningar om utlämnande av handlingar att öka. En större förändring är behov av att utreda och införa plattformar för att hantera öppna data och forskarsal på webben. Detta för att besökare direkt kunna söka och hämta information. 11

Bastjänst: Arkivsystem och leveranser Bevarandeplanering Digitala arkivleveranser Digitalt arkivsystem Arkivvård Specifikation Omvärldsbevakning Bevarandeplattform Säkerhet och kontinuitet Samordning systemleveranser Överföring Paketeringsverktyg Ordna och förteckna Leveransutredning Godkännande Lagringsdepåer Guide för bevarandetjänster FGS utveckling Teknisk plattform Verktygslåda för bevarandetjänster Arkivpolicy Labbmiljö Grön: Etablerade tjänster, arbetet utförs rutinmässigt Grundläggande plattform för att hantera långsiktigt digitalt bevarande är etablerad (digital arkivdepå). Paketeringsverktyg har införts för att skapa digitala informationspaket. Bankvalv, bergsutrymme med speglad information och depå för säkerhetskopior finns på plats. Digitala arkivleveranser hanteras i nära samarbete mellan Sydarkivera och berörda hos förbundsmedlemmarna. Uttag har genomförts från ett antal it system och arbete pågår med att slutföra leveranser. Rutiner för att hantera webbarkivering och äldre digitalt material har utarbetats. Bevarandeplanering och samordning hanteras genom systeminventeringar och leveransutredningar. Blått: Arbetet utförs men är fortfarande under utveckling Arbetet är påbörjat med styrande dokument för arkivtjänsterna, rutiner för kontroll och godkännande av arkivleveranser. Under kommande intensifieras arbetet med att utreda leveranser och utarbeta lösningar för olika leveranstyper. Införande av förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS), i takt med att dessa beslutas, behöver hanteras. Arbetet är påbörjat med att ta fram en guide och verktygslåda för bevarandetjänster. Arkivvård innebär att säkerställa att ingenting försvinner från arkivet och att informationen är säkert förvarad. Det handlar också om att se till att information över tid är läsbar, användbar, sökbar, äkta, tillförlitlig, äkta och oförändrad. 12

Arkivmyndighet Kommunalförbund kan vara gemensam arkivmyndighet Det får endast finnas en arkivmyndighet (förarbeten till arkivlagen, arkivmyndigheten omnämns i singular i lagtexten) Sekretess kan röjas om ena arkivmyndigheten ogiltigförklaras i domstol Svårt att överblicka framtida konsekvenser Beslut om helt/delat i kommunfullmäktige Utgångspunkten vid bildandet 2015 var delad arkivmyndighetsfunktion mellan Sydarkiveras förbundsstyrelse (tillsyn och överlämnade elektroniska arkiv) och förbundsmedlems kommunstyrelse (överlämnade pappersarkiv. SKL har efter att förbundet bildades uttalat att det är förenligt med arkivlagen att kommuner har en gemensam arkivmyndighet i form av ett kommunalförbund. Däremot kan en och samma kommun inte ha två arkivmyndigheter enligt de bestämmelser som finns idag. Sydarkiveras förbundsstyrelse informerades under 2016 om vad som har framkommit och frågan har diskuterades i styrelsen. Mall för arkivreglemente i enlighet med det ursprungliga konceptet godkändes, men förbundet öppnade också upp för möjligheten att överlämna hela arkivmyndighetsansvaret. Förbundsordningen har förtydligats när det gäller detta. Det går inte att sätta sig in i exakt alla situationen som kan inträffa under alla tänkbara förhållanden. Ett problem som lyfts fram i diskussionen är bestämmelserna i Offentlighets och sekretesslagen. I domstol eller annan prövning skulle det kunna bedömas att antingen kommunstyrelsen eller Sydarkivera inte är arkivmyndighet. Konsekvensen kan då bli att nämnden har brutit sekretess vid överlämnande. 13

Alt. 1: Delad arkivmyndighet Översiktlig skiss över konceptet delad arkivmyndighet med Sydarkivera som ansvarar för tillsyn och överlämnade digitala arkiv. Kommunstyrelsen har som lokal arkivmyndighet kvar ansvaret för överlämnande pappersarkiv. Beslutet om arkivmyndighet fattas av politikerna i respektive kommunfullmäktige i ett separat beslut (arkivreglemente). Riskerna förknippade med det osäkra rättsläget vägs då mot fördelarna med en gemensam arkivorganisation. Förbundsmedlemmarna har kommit fram till olika ståndpunkter. De flesta förbundsmedlemmarna har fattat beslut om delad arkivmyndighet i enlighet med det ursprungliga konceptet. Nämnder och styrelser ansvarar precis som vanligt för sina arkiv fram tills att de överlämnas till lokal arkivmyndighet (papper) eller Sydarkivera (digitalt). 14

Alt. 2: Hel arkivmyndighet Översiktlig skiss över konceptet hel arkivmyndighet. Kommunen överlämna hela arkivmyndighetsuppdraget till kommunalförbundet Sydarkivera: tillsyn och samråd samt depå för såväl digitala som analoga arkiv som överlämnas till arkivmyndighet. Allt fler förbundsmedlemmar överväger att överlåta hela arkivmyndighetsansvaret till Sydarkivera. I detta fall avtalar kommunen om förvaltning av överlämnade pappersarkiv. Detta är en anslutande tjänst och varje förbundsmedlem bestämmer om pappersarkiven ska vara kvar i befintliga lokaler i kommunen eller flyttas till gemensamma arkivcentra. Samordning av analoga arkiv kommer att utredas i ett sparat projekt under våren. Nämnder och styrelser ansvarar precis som vanligt för sina arkiv fram tills att de överlämnas till Sydarkivera. 15

Förslag: Behålla konceptet Respektive fullmäktige beslutar om hel eller delad arkivmyndighet Bastjänst: Tillsyn, samråd och depå digitala arkiv. Anslutande tjänst: Hel arkivmyndighet, även depå för analoga arkiv. Separat avtal om förvaltning av centralarkiv/kommunarkiv 16

Alternativ Hel arkivmyndighet och förvaltning av pappersarkiv i bastjänsten Mindre förändringar i förbundsordning Större förändring i operativ verksamhet Utredning om samordning pappersarkiv planeras våren 2018 (förfrågan från 10 tal förbundsmedlemmar) Ta bort arkivmyndighetsfunktionen: Endast gemensamt råd och stöd, samt eventuellt äga depåer Bilda bolag, eller ingå avtalssamverkan, istället för kommunalförbund Ingen gemensam styrning av informationshantering Projekt ca 1 år motsvarande det som genomfördes 2014 för att ta fram koncept Välja tjänster och betala efter hur mycket som används Förnyad utredning för att ta fram ny förbundsordning och ny modell för finansiering Innebär ökad administration och svårighet att få förutsägbarhet i ekonomin långsiktigt. Projekt ca 1 år motsvarande det som genomfördes 2014 för att ta fram koncept 17

Arkivsystemet Pre- Ingest Karantän Ta emot Vårda arkiv Lämna ut Sydarkivera Tools Bevarandeplattform Datacenter It-infrastruktur Wiki guide till bevarandetjänster När förbundet startade var utgångspunkten att avtala med förbundsmedlem om teknisk drift för bevarandeplattformen. Lösningen har istället blivit egen it drift och egen itfunktion. Detta har blivit en möjliggörare både för vidareutveckling av tjänsterna och för att kunna bygga upp bevarandeplattformen med mycket höga säkerhetskrav utan att kostnaderna blir orimligt höga. När det gäller den grundläggande bevarandeplattformen så finns det inte i närtid några större behov av anpassningar. Ett koncept för verktygslåda (Sydarkivera Tools) har tagits fram för de verktyg som behövs för att vårda de digitala arkiven. Under kommande år så behöver verktygslådan etableras i bevarandeplattformen och fyllas på med verktyg. Handböcker, processbeskrivningar, rutinbeskrivningar, checklistor med mera kommer att samlas i en guide för bevarandetjänster (wiki). Produktionsmiljön behöver skalas på sikt upp när det gäller både prestanda och volym. I takt med att inleveranser ökar så kommer konverteringsjobb med mera kräva en mer kraftfull miljö. För att kunna åstadkomma tätare kontinuerlig replikering mellan arkivdepåer kommer det finnas ett behov av säkra nätverk mellan arkivdepåerna (valvet, berget och depå för säker backup). I dagsläget hanteras replikering av programvara och information manuellt. 18

Identifierade beroenden Arkivutredningen 2018 2019 Dataskyddsförordningen GDPR Ramavtal för e arkiv, SKL Kommentus Inköpscentral Förvaltningsgemensamma specifikationer FGS Ett av de beroende som finns är bestämmelserna i arkivlagen. När utredningen genomfördes 1989 och arkivlagen kom 1990 så fanns det inte möjligheter för kommunerna att bilda gemensamma organisationer (gemensam nämnd och kommunalförbund). Under två år med start 2018 kommer en statlig utredning att genomföras när det gäller arkiv. Det finns möjlighet att förmedla inspel till arkivutredning. Arkivmyndigheter kommer genom särskilda föreskrifter i arkivförordningen samt genom riktlinjer från Riksarkivet vara undantagna när det gäller vissa delar av den nya Dataskyddsförordningen (GDPR) och kommer därmed att kunna hantera personuppgifter under lång tid. Nytt ramavtal för e arkiv upphandlas av SKI. Sydarkivera har deltagit i arbetsgrupp. Ramavtalet är viktigt både för Sydarkiveras behov och för förbundsmedlemmar som har behov av att upphandla mellanarkiv/verksamhetsnära arkiv. Standardiserade överföringsformat för information i form av förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) är en viktig möjliggörare för en gemensam arkivorganisation. FGS:erna utvecklas i samverkan och är gemensamma för hela den offentliga sektorn. Det finns ett gemensamt förvaltningsråd för FGS. Beslutade FGS:er förvaltas av FGSfunktionen hos Riksarkivet. 19

Kostnader Största kostnaden är personal med specialistkompetens inom arkiv, informationssäkerhet och it 2018 2019 Teknik för att möjliggöra effektiva webbmöten Produktion av resurser för e lärande Anpassning verktygslåda och arkivleveranser Plattform för utlämnande med direktåtkomst Säkra nät mellan depåer (egen fysisk förbindelse) 2020 2021 Upphandling av ny it infrastruktur för bevarandeplattformen 20

Nyttor Nytta Kompetenshöjning Kvalitetssäkring Kvalitetskontroll Sökbarhet och tillgänglighet Beskrivning Anställda i kommunerna får kunskap om arkiv och informationshantering. Förvaltningarna får stöd i arbetet med att planera säker informationshantering och kravställa system. Kommunstyrelse, nämnder, chefer och anställda får kvittens på om information hanteras på ett säkert sätt eller ej. Allmänheten och verksamheterna kan enklare hitta, begära ut och få del av allmän information. Bli av med gammal information Helt digitalt flöde Förvaltningarna får hjälp med att ta hand om inaktuell information, avveckla gamla system och få en bättre arkitektur. Förvaltningarna får stöd i arbetet för helt digital informationshantering, förbättrad interoperabilitet samt ett digitalt slutarkiv för långsiktigt bevarande. Sammanfattning av de nyttor som har identifierats och specificerats i projektet. Utgångspunkt för att formulera effektmål för att realisera nyttorna finns i beslutsunderlaget. 21

Finansiering Bastjänsterna finansieras av medlemsavgiften Fördelas efter invånarantal 27 kronor per kommuninvånare och år Förbundsfullmäktige beslutar om medlemsavgift och eventuell återbetalning av överskott Anslutande tjänster finansieras separat Anslutningsavgiften betalas av de organisationer som lämnat avsiktsförklaring att ansluta till kommunalförbundet 4 kr per kommuninvånare (engångsavgift) Förbundsstyrelse som beslutar om anslutningsavgiften 22

Finansiering forts. Förbundsfullmäktige har fastställt långsiktiga finansiella mål Budget och flerårsplan (ej höjning av medlemsavgifterna) Överskott på minst två procent av verksamheten Budget och verksamhetsplan med konkreta mål Målsättningen är att kostnaderna för bastjänsterna ska vara stabila över tid Samarbete med olika aktörer Kostnaderna för den utveckling som föreslås i dokumentet innebär inte att medlemsavgiften ökar de närmaste åren 23

Risker Ta tag i! Observera Bristande tillit Medlem deltar ej Kommunikation Ketchup effekt Förväntningar tillgänglighet Felsatsningar/fel vid överföring Allvarliga risker som behöver hanteras och uppmärksammas av ledningen: Bristande tillit från förbundsmedlemmarna är allvarligt eftersom förbundet strävar efter att vara en arkivorganisation som är värd att lita på. Förtroende behöver byggas upp över tid och behöver förtjänas. Risken hanteras genom kvalitet i tjänsterna, bemötande, utvärdering, säkerhetsarbete och samarbete med de stora aktörerna. Kommunikationsproblem mellan Sydarkivera och förbundsmedlemmarna, internt inom kommunerna eller internt inom Sydarkivera. Information och kommunikation med de varierande förutsättningar som finns är en stor utmaning och samarbete behövs. Risk att medlemmar inte skickardeltagare till aktiviteter. Om tjänsterna inte utnyttjas så får förbundsmedlemmen inte nytta av verksamheten. Risker som behöver observeras: Sydarkiveras tjänster är ganska okända, förfrågningarna kan väntas öka när det blir mer känt. Förfrågningar ökar redan nu om rådgivning i samband med upphandling. Förväntningarna på tillgänglighet till information stämmer inte överens med vad som är praktiskt, tekniskt och juridiskt möjligt (dvs möjlighet att söka, hitta och hämta digitala handlingarn direkt över internet). Det finns risker förknippade med alla situationer när information transformeras, plockas ut från sitt ursprungliga sammanhang och överförs till ett nytt system. Hanteras genom information, planering, utvärdering och löpande riskvärdering. 24

Risker Observera Har förebyggts Felaktiga råd Spridda resurser (utlämnande) Kompetens, kunskap och ansvar Orimliga kostnader Externa beroenden Tekniska fel it miljö Risker som behöver observeras: Konsekvenserna om Sydarkivera ger felaktiga råd kan bli allvarliga. Risken hanteras bl.a. genom samarbete med viktiga aktörer som Riksarkivet, SKL, MSB, arkivföreningarna och nära samarbete med specialister hos förbunds medlemmarna. I samband med utlämnande kan det finnas risker förknippade med att digitala arkiv och pappersarkiv förvaras på olika ställen. Det finns också risker förknippade med att nyckelpersoner slutar och att det kan uppstå oklarheter med rollfördelning. Hanteras med planering, rutiner, dokumentation, information och samordning. Risker som i stora delar har förebyggts De risker som förknippas med it drift har i stora delar förebyggts genom det arbete med riskanalys som gjorts under projektet att införa bevarandeplattformen. Lösningen är konstruerad för att i möjligaste mån bygga bort dessa risker genom etappvis införande, isolerad miljö utan externa beroenden, rutiner och funktioner för redundans. 25

Realisering och ägarskap 26

Förslag 27