ÅRSRAPPORT 2016 Tillväxt- och regionplanenämnden
2017-03-16 201604-0023 Tillväxt- och regionplanenämnden ÅRSRAPPORT 2016 Tillväxt- och regionplanenämnden Revisorerna i revisorsgrupp I beslutade 2017-03-16 att överlämna rapporten till tillväxt- och regionplanenämnden för yttrande senast 2017-08-31. Paragrafen förklarades omedelbart justerad. Kenneth Strömberg Ordförande Christina Holmqvist Sekreterare Landstingsrevisorerna Box 22230 104 22 Stockholm Besök oss: Hantverkargatan 25 B. T-bana Rådhuset Telefon: 08-737 25 00 E-post: landstingsrevisorerna.rev@sll.se Säte: Stockholm Org.nr: 23 21 00-0016 www.sll.se/rev
RK 201604-0023 I den årliga revisionen prövas om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig. Bedömning för år 2016 Tillfredsställande Inte helt tillfredsställande Sammanfattning Tillväxt- och regionplanenämnden Otillfredsställande Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat X Tillräcklig Inte helt tillräcklig Otillräcklig Intern styrning och kontroll X Rättvisande Inte rättvisande Räkenskaper X Ekonomiskt- och verksamhetsmässigt resultat Det ekonomiska resultatet är 1,1 mnkr högre än fastställt resultatkrav. Revisionen konstaterar att fullmäktiges mål om en ekonomi i balans därmed uppnåtts. Fullmäktiges mål och uppdrag har i huvudsak uppnåtts. Det verksamhetsmässiga resultatet bedöms vara tillfredsställande. Det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet bedöms, utifrån genomförd granskning, sammantaget som tillfredsställande. Bedömningen är oförändrad jämfört med 2015. Intern styrning och kontroll Revisionen bedömer att nämnden stärkt verksamhetsstyrningen genom att tydliggöra nämndens roll och ansvar i budget respektive verksamhetsplan. Även nämndens arbete med riskanalys och intern kontrollplanen har stärkts. Det kvarstår för nämnden att arbeta fram verksamhetsnära nämndmål och därefter även koppla målen till den interna kontrollplanen. Den interna styrningen och kontrollen bedöms, utifrån genomförd granskning, vara tillräcklig. Bedömningen är en förbättring jämfört med 2015. Räkenskaper Årsbokslutet är i allt väsentligt upprättat enligt god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. Räkenskaperna bedöms vara rättvisande.
RK 201604-0023 Innehåll 1 Årlig granskning 1 2 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat 1 Ekonomiskt resultat 1 Verksamhetsmässigt resultat 2 Samlad bedömning av ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat 8 3 Intern styrning och kontroll 8 Ekonomi- och verksamhetsstyrning 8 Koordinering av landstingets strategier för deltagande i EU-fonder 10 Upphandling av konsultstöd 12 Bidragshantering 13 Ledningsnära kostnader och representation 14 Avrapporterade granskningar i delrapport 14 Övriga granskningar 15 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer 15 Samlad bedömning av intern styrning och kontroll 15 4 Räkenskaper 15 Samlad bedömning av räkenskaper 15 Bilaga 1 Bilaga 2 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer Bedömningsmål och bedömningskriterier
1 Årlig granskning I den årliga revisionen prövas om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig. Den årliga revisionen omfattar granskning och bedömning inom följande områden: Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Intern styrning och kontroll Räkenskaper Tillväxt- och regionplanenämnden ansvarar enligt de specifika reglementet för regionplaneringen och de regionala utvecklings- och tillväxtfrågorna inom landstinget. Revisionen har utförts enligt kommunallagen, landstingets regler och anvisningar samt god revisionssed för kommunal verksamhet. Revisionen har utgått från revisionsplanen som fastställts av revisorsgrupperna och revisorskollegiet. I granskningen har revisorerna biträtts av landstingets revisionskontor. Granskningen har genomförts av granskningsansvarig Sebastian Kopp m.fl. vid revisionskontoret och huvudansvarig revisor Carin Hultgren m.fl. vid PwC. 2 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat I detta avsnitt görs en bedömning av om nämnden uppnått fullmäktiges mål och genomfört givna uppdrag samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Bedömningen omfattar även om verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. Ekonomiskt resultat Budget 2016 Bokslut 2016 Bokslut 2015 Resultaträkning (mnkr) Verksamhetens intäkter 163,6 167,7 149,1 Verksamhetens kostnader inkl. avskrivningar och finansnetto - 163,6-166,6-146,4 Varav omställningskostnader - - - Årets resultat 0 1,1 2,7 Balansomslutning (mnkr) 15 20,9 19 Årsarbetare (antal) 34 41 29 Årets resultat uppgår till 1,1 mnkr, vilket är 1,1 mnkr högre än fastställt resultatkrav. Resultatet är 1,6 mnkr lägre än 2015 års utfall. 1
Jämförelse med budget 2016 Verksamhetens intäkter uppgår till 167,7 mnkr, vilket är 4,1 mnkr (2,5 procent) högre än budgeterat. Den positiva avvikelsen beror dels på högre intäkter för extern medfinansiering av projekt på ca 2,6 mnkr, dels på en obudgeterad ersättning från landstingsstyrelsens förvaltning (LSF) 1 för avgångsvederlag på ca 1,2 mnkr. Försäljning av övriga tjänster överstiger budget med 0,3 mnkr, vilket beror på intäkter från deltagaravgifter för konferenser som nämnden ansvarar för. Verksamhetens kostnader uppgår till 166,6 mnkr, vilket är 3,1 mnkr (ca 1,8 procent) högre än budgeterat. Av budgetavvikelsen är 3,9 mnkr hänförbart till ökade konsultkostnader som ökat i motsvarande grad som medfinansiering ökat (se avsnitt 3.3). Kostnaderna för bidragsutbetalning är 0,6 mnkr lägre än budgeten, vilket beror på att nämnden beviljat färre miljö-, skärgårds- och fraktbidrag under 2016. Budgetavvikelsen i övrigt utgörs av flera delposter, bl.a. personal- och övriga kostnader. Avvikelser i förhållande till budget har i huvudsak analyserats och kommenterats på ett tillfredställande sätt i nämndens årsrapport. Jämförelse med 2015 års utfall Jämfört med 2015 har intäkterna ökat med 18,6 mnkr (12,5 procent), vilket framför allt beror på utökat landstingsbidrag, ökad extern medfinansiering, försäljning av övriga tjänster samt ersättning från LSF för avgångsvederlag. Verksamhetens kostnader har jämfört med 2015 ökat med 20,2 mnkr (13,8 procent), vilket i huvudsak beror på ökat landstingsbidrag till Skärgårdsstiftelsen och utökning av personal. Bedömning Revisionen bedömer att fullmäktiges mål om ekonomi i balans har uppnåtts i och med att resultatet överstiger resultatkravet. Nämndens ekonomiska resultat bedöms, i likhet med 2015, vara tillfredsställande. Verksamhetsmässigt resultat Nedan redovisas måluppfyllelsen för ett urval av fullmäktiges mål och uppdrag. 2.2.1 Mål för nämndens verksamhet Genom nämndens ansvar för regionplanering bidrar de till fullmäktiges mål attraktiv kollektivtrafik i ett hållbart transportsystem och ett fritt, tillgängligt kulturliv med hög kvalitet samt hållbar tillväxt och utveckling genom att följa upp och genomföra regional utvecklingsplan för Stockholmsregionen, RUFS 2010. Arbete pågår samtidigt med att ta fram en ny regionalutvecklingsplan, RUFS 2050. 1 Dir 5211, Verkställighetsbeslut 2015-09-08 2
Förvaltningen har löpande samverkan med trafikförvaltningen genom att bland annat medverka i varandras remisshantering och projekt för att bidra till målet om attraktiv kollektivtrafik. Förvaltningen har även löpande samarbete med kulturförvaltningen för att verka för ett fritt tillgängligt kulturliv. I uppföljningsrapporten för RUFS 2010 som återrapporteras till fullmäktige (se avsnitt 2.2.2) redovisas specifika miljömål och statistikinformation utifrån ett jämställdhets- och jämlikhetsperspektiv. Genom dessa insatser bidrar nämnden till målet om hållbar tillväxt och utveckling. Förvaltningen har deltagit i landstingets arbete med att se över den centrala målmodellen som baseras på landstingets tre övergripande strategier, varav en är RUFS 2010 2. Förvaltningen ingår inte i styrgruppen för arbetet, däremot ingår representanter från hälso- och sjukvårdsförvaltningen samt trafikförvaltningen som ansvarar för de två övriga strategierna. Förvaltningen är enbart representerad i arbetsgruppen. Bedömning Måluppfyllelsen har i huvudsak analyserats och kommenterats på ett tillfredsställande sätt i årsrapporten. I jämförelse med föregående års redovisning har nämnden utvecklat sin rapportering om hur nämnden bidragit till landstingets övergripande mål. Revisionen bedömer att fullmäktiges mål i huvudsak har uppnåtts. 2.2.2 Uppdrag från fullmäktige Nämndens grunduppdrag återfinns i nämndens reglemente. Därutöver finns vissa uppdrag som formulerats i fullmäktiges budget som beskrivs nedan. Uppdrag att genomföra en uppföljning av regionens utveckling med utgångspunkt i RUFS 2010 Regional utvecklingsplan för Stockholmsregionen, RUFS 2010, togs fram som en gemensam regionplan och utvecklingsprogram för Stockholmsregionen. Genom framtagna strategier och tydliga åtaganden 3 skulle regionens aktörer vägledas att utföra konkreta insatser. Enligt RUFS 2010 innehade dåvarande regionplanenämnden 4 uppdraget att följa upp regionens utveckling med utgångspunkt från planen. Uppdraget har sedan TRN bildades även årligen formulerats i landstingsfullmäktiges budget till nämnden. Eftersom nuvarande regionala utvecklingsplan formellt upphörde att 2 Övriga två är Framtidsplan för hälso- och sjukvården och Regionalt trafikförsörjningsprogram för Stockholms län. 3 Följande strategier togs fram: Öka uthållig kapacitet och kvalitet inom utbildningen; Transporterna och bostadssektion; Utveckla idéer och förnyelseförmåga; Säkra vården för framtida behov; Utveckla en flerkärnig och tät region; Stärk sammanhållningen och frigöra livschanser. Inom dessa strategierna finns det 54 åtagande som ska genomföras till 2030. 4 RPN upphörde 2010 och frågorna övergick till tillväxt- och regionplaneutskottet. Den 11 november 2014 beslutade landstingsfullmäktige att inrätta TRN som enligt reglementet nu har ansvaret att ansvara för regionplaneringen och de regionala utvecklings- och tillväxtfrågorna. 3
gälla under augusti 2016 5 har revisionen granskat hur uppföljningen, som årligen har presenterats för fullmäktige, har utförts under de sex år som planen har gällt. I RUFS 2010 betonades det att landstinget hade möjligheter att genomföra viktiga åtaganden i egenskap av huvudman för hälso- och sjukvården, kollektivtrafiken, landstingets fastigheter, kulturnämnden samt som huvudfinansiär av Skärgårdsstiftelsen. För att underlätta genomförandet av planen fick dåvarande regionplanenämnden uppdraget, förutom att följa upp regionens utveckling, att informera, inspirera och koordinera regionens aktörer. Av revisionens tidigare granskning 2010 6 framkommer det att nämnden hade två prioriterade strategier för att verka för ett genomförande av RUFS 2010. Dels att arbeta med gemensamma handlingsprogram mellan regionens aktörer, dels att följa upp RUFS 2010 utifrån de insatser regionens aktörer genomförde för att uppnå de framtagna åtagandena. Av revisionens årsrapport för TRN 2015 7 framkom det bland annat att genomförda handlingsplaner för RUFS 2010, sammanlagt sex stycken, inte hade utvärderats i enlighet med skrivningarna i RUFS 2010. Årligen har en internationell jämförelse med sju andra europeiska storstäder genomförts för att mäta om Stockholm kan uppnå visionen att vara den mest attraktiva storstadsregionen i Europa. Utöver denna jämförelse har uppföljningen varierat. Mellan 2011-2013 återrapporterades det hur regionens olika aktörer på en övergripande nivå arbetat inom strategierna för att ta sig an länets utmaningar och genomföra RUFS 2010 8. Tillväxt- och regionplaneförvaltningen och tidigare regionplanekontoret har sedan 2011 anordnat konferensen Läget i Stockholmsregionen för att belysa regionens utveckling med uppföljningsrapporten som grund. I konferensen har viss kompletterande information om genomförandet presenterats, utöver vad som står i uppföljningsrapporten, eftersom konferensen är en del av den regionala dialogen mellan regionens aktörer för att förstärka genomförandet av RUFS 2010. När alla strategier hade följts upp 2014 påbörjades arbetet med att bedöma om RUFS 2010 fortfarande ansågs aktuell bland regionens aktörer 9. Bedömningen, som presenterades för landstingsstyrelsen 2015, visade att regionens aktörer ansåg att RUFS 2010 var en stabil grund för att arbeta fram en ny RUFS. Det framfördes dock att förutsättningarna borde tydliggöras, verktyg för genomförandet borde tas fram samt att uppföljningen borde utvecklas och systematiseras för att tydligare kunna mäta genomförandegraden. Vid uppföljningen av RUFS 2015 poängterades det att RUFS 2010 skulle vara vägledande för kommunernas översiktsplaner. Som ett led i detta 5 Enligt tidigare plan- och bygglag (1987:10) var giltighetstiden för en regionplan sex år. 6 Landstingsrevisorerna, 15/2010, RUFS 2010 innehåll, genomförande och uppföljning, RK 201005-0050 7 Landstingsrevisorerna, RK 201511-0081, Årsrapport 2015 Tillväxt- och regionplanenämnden 8 Återrapporteringen skedde för två strategier per år vilket innebar att det bara hade gått ett år när den första strategin följdes upp. 9 LS 1310-1360, RUFS 2010 en bedömning av aktualitet och användbarhet inklusive redovisning av uppdraget att utvärdera handlingsprogram som arbetsmetod. 4
togs en checklista fram 2015 utifrån olika ämnesområden i RUFS 2010. Förvaltningen har därefter stämt av de kommunala regionplanerna som kommer in på remiss utifrån checklistan. I uppföljningen från 2016 ingår en sammanställning av tillväxt- och regionplanenämndens viktigaste insatser för att genomföra RUFS 2010 under de sex år som planen varit aktuell. Anledningen till varför främst nämndens insatser följdes upp vid slutsummering 2016 var att det inte ansågs rimligt att följa upp de stora antalet regionala aktörer som bidragit till genomförandet 10. I RUFS 2010 poängteras det att dåvarande regionplanekontoret hade till uppgift att sammanställa och analysera relevant kunskap i dialog med de som ska genomföra åtaganden. I fullmäktiges budget för 2016 framhävs det att landstinget har en viktig roll att genomföra och bidra till de mål som anges i RUFS 2010. Vid tidigare granskning av revisionen har det betonats att landstingsstyrelsen behöver förtydliga ansvarsfördelningen inom landstinget när det gäller planering, genomförande och uppföljning av landstingsverksamheternas bidrag till RUFS 11. Granskningen visar att den senaste uppföljningen av hur bland annat landstingets övriga verksamheter verkat för genomförandet av RUFS 2010 redovisades till fullmäktige 2013, i samband med att strategierna i RUFS 2010 följdes upp. I uppföljningen från 2016 framförs det att metoder för att tydligare redovisa hur landstingets samtliga verksamheter bidrar till genomförande ska arbetas fram. Även om RUFS 2010 upphörde formellt att gälla under 2016 framgår det av samrådsförslaget för RUFS 2050 12 att strategierna och åtagandena i RUFS 2010 följs tills att den nya planen (RUFS 2050) antas av landstingsfullmäktige, enligt plan före sommaren 2018. Därmed fortsätter nämnden fortsätta verka för genomförandet av RUFS 2010 under 2017. Bedömning Nämndens ansvar för att årligen genomföra en uppföljning av regionens utveckling med utgångspunkt i RUFS 2010 har i huvudsak genomförts. Granskningen har visat att vad som inkluderats i uppföljningarna har varierat sedan den första uppföljningen 2011. Fokus i uppföljningen för 2016 har, utöver den övergripande regionala utvecklingen, riktats främst mot nämndens egna insatser. I likhet med 2015 anser revisionen att uppföljningarna i större utsträckning kan ta upp landstingsverksamheternas bidrag till RUFS 2010. Framtagandet av en ny regionalutvecklingsplan för Stockholmsregionen Tillväxt- och regionplanenämnden fick 2015 uppdraget från fullmäktige att påbörja arbetet med att ta en fram ny regionalutvecklingsplan (RUFS 2050) som planeras att antas av fullmäktige 2018. Revisionen har granskat hur uppdraget har fortskridit under 2016. 10 TRN 2016-0106, Läget i Stockholmsregionen 2016 uppföljning av RUFS 2010 11 Landstingsrevisorerna, RK 201505-0053, Årsrapport 2015 Landstingsstyrelsen 12 TRN 2015-0015, Samråd om samrådsförslag RUFS 2050 5
Uppdraget med att ta fram en regional utvecklingsplan har konkretiserats av förvaltningen under året genom en projektplan. Enligt plan- och bygglagen ska arbetet med att ta fram en regionplan eller översiktsplan samrådas om med berörda aktörer som kommuner, myndigheter, länsstyrelsen m.fl. som har ansvar för olika delar i det regionala tillväxtarbetet. Detta gjordes mellan april och september 2016. Därefter har förvaltningen mellan oktober och december arbetat fram en sammanställning av remissvaren som presenterats för nämnden i februari 2017. Sammanlagt sändes samrådsförslaget till närmare 600 remissaktörer. Utifrån förvaltningens sammanställning av de drygt 200 aktörer som svarat på remissen framgår inte att centrala aktörer inom landstinget som landstingsstyrelsen och trafiknämnden har yttrat sig i ärendet. Granskningen har dock visat att trafiknämnden har yttrandet sig i ärendet 13 utan att expediera yttrandet till tillväxt- och regionplanenämnden. Trafikförvaltningen ansvarar enligt landstingets reglemente för den översiktliga trafikplaneringen och har därmed även ansvar för de delar som rör trafikplaneringen inom framtagandet av en ny RUFS. I yttrandet lyfter trafiknämnden bland annat fram att det är viktigt att nämnderna koordinerar sina insatser när det gäller att arbeta fram RUFS 2050 och ett reviderat regionalt trafikförsörjningsprogram. Granskningen har visat att trafiknämndens synpunkter i yttrandet dock har förmedlats genom förvaltningarnas löpande avstämningar på chefsnivå samt samarbete på handläggarnivå. Bristande förankring och förståelse inom landstinget för strategiska planeringsfrågor och länets långsiktiga utmaningar är enligt förvaltningen en av de största riskerna för projektet. Under året inrättades därför en intern beredningsgrupp i SLL, på initiativ av TRN, med förvaltningschefer inom landstinget för att motverka risken och stärka förankringen av RUFS 2050. Beredningsgruppen var tänkt att mötas kontinuerligt under projektets genomförande. Enbart ett möte har genomförts under hösten 2016 och inga fler interna beredningsgruppsmöten är inbokade. Frågan om RUFS 2050 kommer istället hanteras i landstingsdirektörens nya koncernledningsgrupp som inrättades mars 2017 och numera inkluderar alla förvaltningsdirektörer i landstinget. TRF har under 2016 presenterat hur arbetet för projektet har fortskridit för kulturnämnden, hälso- och sjukvårdsnämnden samt trafiknämndens beredning för trafikplanering. Förvaltningen har även kontinuerliga avstämningar med tjänstemän på kultur- och trafikförvaltningen. Av landstingsfullmäktiges budget för 2016 framgår det att RUFS 2050 ska innehålla en landsbygd- och skärgårdsstrategi samt en klimatfärdplan. Inriktningsbeslut av strategierna fattades av tillväxt- och regionplanenämnden i december 2016 och de stäms av fortlöpande med projektet för RUFS 2050. Projektplanerna för RUFS 2050, landsbygd- och skärgårdsstrategin och klimatfärdplanen har utgått från den centralt framtagna projektmallen från LSF. En utarbetad 13 SL 2013-5962. Yttrande över samrådsförslag till Regional utvecklingsplan för Stockholmsregionen RUFS 2050. 6
riskanalys ska inkluderas i samtliga nya projekt och riskanalysen bör genomföras innan projektstart 14, vilket inte skett för landsbygd- och skärgårdsstrategin. Bedömning Revisionen bedömer att nämndens arbete med att ta fram en ny regional utvecklingsplan fortgår enligt plan. Revisionen menar att tack vare det löpande samarbetet mellan förvaltningarna kan innehållet i trafiknämndens yttrande avseende RUFS 2050 omhändertas i arbetet med RUFS2050, trots att det formellt inte har expedierats till nämnden inom angiven svarstid. Detta är viktigt i och med att trafiknämnden ansvarar för den översiktliga trafikplaneringen inom den regionala utvecklingsplaneringen. 2.2.3 Attraktiv och konkurrenskraftig arbetsgivare Nämnden uppnår det övergripande målet vad gäller stolta medarbetare (det s.k. AKA-indexet 15 ). Förvaltningen har under 2016 anställt en ny avdelningschef, inrättat en ny kommunikationsavdelning och utökat personalen med närmare 30 procent för att minska beroendet av konsultinsatser. Verksamheten har tidigare uppvisat problem med hög arbetsbelastning och stress. Utifrån 2015 års medarbetarenkät togs en handlingsplan fram för att aktivt arbeta med utvecklings- och förändringsarbete inom verksamheten. Fokus riktades mot följande tre utvecklingsområden; Styrning, roller och ansvarsfördelning, Planering och prioritering samt Värdegrund, arbetsklimat och kommunikation. Av nämndens årsrapport samt intervjuer framgår det att förvaltningen avser fortsätta arbeta med att stärka och tydliggöra prioriterings- och planeringsarbetet för att hantera arbetsbelastningen hos medarbetarna. Enligt anvisningar från LSF ska varje nämnd rapportera in en kompetensförsörjningsplan i samband med nämndens årsrapport. TRF planerar att upprätta en kompetensförsörjningsplan under 2017. Förvaltningen ska påbörja implementeringen av den fullmäktigebeslutade kompetensplaneringsmodellen KOLL under 2017. Bedömning Revisionen bedömer att nämnden har en utmaning med ett stort antal nyanställningar och att det därmed är viktigt att förvaltningen fortsätter arbeta aktivt med att tydliggöra prioriteringar och minska den upplevda höga arbetsbelastningen hos medarbetarna. 14 Stockholms läns landsting projektmodell, PROJEKTil, Instruktion Riskanalys 2.0 15 AKA index Indexet har skalan 1-100 och består av områdena aktivt ansvarstagande, kund- och resultatfokus, förändring och utveckling, jämlikhetsindex, hälso- och stressindex samt motivationsindex. 7
2.2.4 Uppdrag att ta fram styrdokument Revisionen pekade 2015 på vikten av att nämnden påbörjade arbetet med att ta fram styrdokument för informationssäkerhet, säkerhet och krisberedskap i linje med fullmäktiges uppdrag under 2016. Förvaltningen har under 2016 inlett detta arbete, men inväntar stöd från SLL Säkerhet och beredskap för att kunna slutföra framtagandet av styrdokumenten. Uppdraget från fullmäktige med att ta fram en investeringsstrategi för nämnden är dock slutfört. Samlad bedömning av ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Årets resultat uppgår till 1,1 mnkr, vilket är 1,1 mnkr högre än fastställt resultatkrav. Revisionen konstaterar att fullmäktiges mål om en ekonomi i balans därmed uppnåtts. Nämndens verksamhetsmässiga resultat bedöms vara tillfredsställande. Revisionen bedömer att nämnden i huvudsak genomfört landstingsfullmäktiges uppdrag om att genomföra en uppföljning av regionens utveckling med utgångspunkt i RUFS 2010. Revisionen menar, i linje med revisionens bedömning för 2015, att uppföljningarna kan förtydliga landstingsverksamheternas bidrag till RUFS 2010. Uppdraget om att ta fram en ny RUFS fortgår enligt plan. Revisionen instämmer i nämndens bedömning av det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet och konstaterar att det beskrivits på ett i huvudsak tillfredsställande sätt i årsrapporten. Sammantaget bedöms det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet, utifrån genomförd granskning, som tillfredsställande. 3 Intern styrning och kontroll I detta avsnitt görs en bedömning av hur nämnden tar ansvar för att det finns en intern styrning och kontroll som med en rimlig grad av säkerhet leder till måluppfyllelse, effektiv verksamhet och regelefterlevnad. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. Ekonomi- och verksamhetsstyrning 3.1.1 Ekonomistyrning Nämndens ekonomistyrning utgår ifrån landstingets övergripande policyer och riktlinjer. Rutiner finns för regelbunden finansiell rapportering till nämnden. Nämnden har i delrapporten för 2016 prognostiserat årets resultat till 0 mnkr. Utfallet blev dock 1,1 mnkr högre än prognosen i delårsrapporten vilket anges bero på att miljö- och skärgårdsbidragen inte har utnyttjats i sin helhet samt att alla medel för övriga personalkostnader inte nyttjades. 8
3.1.2 Verksamhetsstyrning Nämnden har i linje med tidigare revisionsrekommendation 16 förtydligat tolkningen av fullmäktiges uppdrag i sin interna budget. Dock är det till viss del fortsatt otydligt i nämndens budget vilka insatser som nämnden avser ska riktas mot uppdraget om att följa upp regionens utveckling utifrån RUFS 2010 och vilka insatser som ska riktas mot uppdraget om att ta fram en ny regional utvecklingsplan. I ledningens verksamhetsplan förtydligas fördelningen av insatserna för de skilda uppdragen inom förvaltningen. Ledningen har tagit fram specifika verksamhetsmål för varje prioriterat uppdrag i nämndens budget, vilket ligger i linje med tidigare revisionsrekommendation 17. De prioriterade uppdragen och verksamhetsmålen har följts upp i årsrapporten för nämnden på systematiskt sätt. Nämnden har påbörjat arbetet med att bryta ner egna verksamhetsnära mål och indikatorer utifrån fullmäktiges mål och indikatorer enligt revisionen rekommendation till nämnden 2015 18. Nämnden beräknar att arbetet är slutfört till budget 2018. Revisionen framförde i årsrapporten för 2015 att gränsdragningen är otydlig mellan tillväxt- och regionplanenämndens ansvar och det landstingsövergripande ansvar för planering och uppföljning av landstingets eget bidrag till genomförandet av RUFS 2010. Gränsdragningen har inte tydliggjorts av landstingsstyrelsen i årets fullmäktige budget eller i nämndens reglemente. 3.1.3 Övriga interna styrdokument och processer I nämndens verksamhetsplan har prioriterade uppdrag formulerats med utgångspunkt från landstingsfullmäktiges budget. Ett av dessa uppdrag är att strategiskt arbeta med dialog och kommunikation både internt inom landstinget och externt med regionens övriga aktörer. En kommunikationsstrategi skulle tas fram av förvaltningen under 2016 för att formalisera kommunikations- och dialogarbetet. Strategin planeras att färdigställas under 2017. Revisionen framhöll i årsrapporten 2015 att förvaltningen saknade beskrivning av avdelningarnas ansvarsområden och rutiner för intern ansvarsfördelning. Förvaltningen har uppmärksammat detta och initierat ett arbete att ta fram ett dokument för att förtydliga den interna organisationen, rutiner och arbetssätt. 3.1.4 Riskanalys och internkontrollplan Nämnden har fastställt en för året aktuell intern kontrollplan upprättad utifrån en dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys. I nämndens årsrapport följs interna kontrollplanen upp och de sex upptagna riskerna är kommenterad och uppdaterade enligt trafikljusmodellen utifrån hur riskerna har hanterats under året. Fem av riskerna har bedömts som gröna (åtgärdade) och en (att ta fram styrdokument) som gul (delvis åtgärdad). 16 Landstingsrevisorerna, RK 201511-0081, Årsrapport 2015 TRN 17 Landstingsrevisorerna, RK 201511-0081, Årsrapport 2015 TRN 18 Landstingsrevisorerna, RK 201511-0081, Årsrapport 2015 TRN 9
Bedömning Revisionen bedömer att nämnden, i linje med revisionsrekommendationer från 2015, har utvecklat sitt arbete med att förtydliga tolkningen av fullmäktiges mål och uppdrag. I jämförelse med nämndens delårsrapport framgår det också tydligare i årsrapporten hur nämnden har arbetat för att genomföra nämndens prioriterade uppdrag och förvaltningens framtagna verksamhetsmål. Nämnden har vidare påbörjat arbetet med att bryta ner egna verksamhetsnära mål och indikatorer utifrån fullmäktiges budget. Revisionen kommer fortsätta följa arbetet under 2017. Koordinering av landstingets strategier för deltagande i EUfonder I landstingets budget för 2016 betonas det att en allt mer globaliserad värld kräver att Stockholms läns landsting ökar sin medverkan och sitt deltagande i EU:s program och fonder. Enligt reglementet ansvarar tillväxt- och regionplanenämnden för att koordinera landstingets strategier för deltagande i EU:s regional, -struktur och socialfondsprogram. 19 Ansvaret preciseras i nämndens budget för 2016 genom att förvaltningen ges i uppdrag att arbeta för bättre nyttjande av EU:s fonder inom SLL och regionen. Revisionen har granskat hur nämnden arbetar med detta område. Strukturfonderna kan nyttjas av regioner och medlemsländer i EU för att implementera målen i EU2020 om att arbeta mot smart och hållbar tillväxt för alla. Av de europeiska strukturfonderna är Regionalfonden och Socialfonden de största. För att ett projekt inom dessa fonder ska få EU-bidrag krävs en prövning av de svenska tillsynsoch förvaltningsmyndigheterna 20 för strukturfonderna samt i de flesta fall svensk medfinansiering från antingen den offentliga eller privata sektorn. Landstingets riktlinjer för internationellt arbete från 2013 (LS 1103-0413) slår fast landstingets strategi gentemot EU. Strategin har tre fokusområden: bevaka och påverka EU, dra nytta av EU samt internationell benchmarking, lärande och positionering. Grundprincipen enligt riktlinjerna är att det internationella arbetet ska vara decentraliserat och integrerat i landstingets olika verksamheter, medan det övergripande och samordnade arbete ska hanteras centralt. TRN övertog, när nämnden inrättades 2015, uppdraget från LSF att inom sitt ansvarsområde ansvara för internationella frågor. Fortsatt finns funktionen internationell chef i landstingsdirektörens stab kvar på LSF. Granskningen har visat att ansvarsfördelningen mellan TRN och LS är oklar när det gäller det övergripande ansvaret för strategins fokusområden. Exempelvis anser båda verksamheterna att de har det övergripande ansvaret för landstinget att bevaka och påverka EU. Enligt LS 1103-0413 skulle riktlinjerna reviderats senaste 1 januari 2017 av LS, men detta har ännu inte genomförts. 19 SLL, Arbetsordningar, reglementen och delegationsordning, 2015 20 Tillväxtverket är tillsyns- och förvaltningsmyndighet för Regionalfonden. ESF-rådet innehar motsvarande roll för Socialfonden. 10
Tillväxt- och regionplaneförvaltningen fokuserar på att mobilisera aktörer inom SLL och i länet att nyttja strukturfonderna. Arbetet utförs genom att förvaltningen bemannar och erbjuder tjänstemannastöd i Central Baltic-programmet 21 och i Strukturfondspartnerskapet 22. En av de främsta anledningarna till den aktiva medverkan i just dessa två program är att de anses bidra till genomförandet av RUFS2010 och arbetet med att ta fram RUFS2050. Det regionala beslutsdokumentet som Strukturfondspartnerskapet utgår från är RUFS 2010, vilket medför att de beviljade projekten ska bidra till genomförandet av RUFS2010. I dagsläget innehar SLL partnerskap i fyra pågående Central Baltic projekt och är projektägare i ett pågående socialfondsprojekt och i ett regionalfondsprojekt. TRF presenterade i maj 2016 ett förslag om att en informell politiskt sammansatt avstämningsgrupp bör inrättas för att bland annat stärka möjligheterna att koordinera landstingets strategier för deltagande i EU:s strukturfonder. Ambitionen är att starta avstämningsgruppen under våren 2017. Efter föregående programperiod för EU-medel (2007-2013) beställde internationella funktionen på LSF en utvärdering av hur SLL nyttjade EU-fonder 23. Rapporten presenterades 2014 i ett informationsärende till dåvarande tillväxt- och regionplaneutskottet och andra regionala aktörer såsom Skärgårdsrådet och tjänstemannagruppen för Central Baltic i Sverige. I utvärderingen framkom det bland annat att förankringen i förvaltningarnas och bolagens ledning var bristfällig och att det var administrativt tungt att arbeta med EU-fonder. Kraven på medfinansiering från landstinget ansågs även vara problematiskt eftersom det inom verksamheternas budgetram inte avsätts fria resurser som kan nyttjas till finansiering av EU-projekt. Granskningen har visat att dessa problem kvarstår. LSF genomförde en kartläggning av externa bidrag 24 under hösten 2016 som bland annat föreslog hur landstinget bättre kan nyttja EU-medel. Av kartläggningen framkommer det att en central stödfunktion inom landstinget skulle underlätta för verksamheter i landstinget att bättre nyttja EU-fonder genom att erbjuda projekt-, redovisnings- och administrativt stöd. Granskningen har visat att få av landstingets projektledare för pågående strukturfondsprojekten har haft någon, alternativt endast sporadisk, kontakt med TRF under ansökningsprocessen eller under pågående projektperiod. Projektledarna efterfrågar ett liknande centralt stöd som LSF:s kartläggning föreslår, också för att utbyta projekterfarenheter samt få information om framtida utlysningar av fondmedel. 21 Central Baltic är ett av EU:s strukturfondsprogram som erhåller bidrag från regionalfonden. Programmet finansierar samarbetsprojekt mellan regioner i Sverige, Estland, Finland (inklusive Åland) och Lettland. Totala budget för fonden är 122 miljoner fördelat under hela programperioden. 22 Strukturfondspartnerskapet prioriterar vilka projekt som ska finansieras från regionala och sociala fonden. Landstinget är representerat via politiker och tjänstemän. Partnerskapet har möjlighet att fatta beslut om projekt inom en EU-budget på drygt 1,1 miljarder kronor, fördelat på ca 298 mnkr för regionalfonden och ca 845 mnkr för socialfonden 23 Sweco, Utvecklingsarbete i Stockholms läns med EU-stöd Strategier för finansiering och koordinering perioden 2014-2020, 2014 24 LSF Analys & Utveckling, Kartläggning av externa bidrag 11
Bedömning Enligt landstingets reglemente har LS det övergripande ansvaret för internationella kontakter. TRN har ansvaret för internationella frågorna inom nämndens ansvarsområde regional utveckling och ansvar för att koordinera landstingets strategier för deltagande i EU:s regional-, struktur och socialfondprogram 25. Denna ansvarsfördelning framgår inte av landstingets riktlinjer för internationellt arbete. Revisionen bedömer att TRN och LS i samverkan bör förtydliga riktlinjerna i linje med reglementet för att klargöra det övergripande ansvaret för landstingets strategi gentemot EU. Revisionen bedömer att TRN arbetar aktivt för att stärka landstingets möjligheter att nyttja EU:s strukturfonder genom att erbjuda tjänstemanastöd i Strukturfondspartnerskapet och Central Baltic. Initiativ har även tagits till en politiskt sammansatt avstämningsgrupp för att stärka samverkan mellan olika landstingspolitiker. TRN bör systematiskt utvärdera insatserna för att kunna utveckla och förbättra möjligheten att koordinera landstingets strategier i att nyttja EU-medel. Rekommendation Tillväxt- och regionplanenämnden bör i samverkan med landstingsstyrelsen tydliggöra landstingets internationella riktlinjer för att klargöra ansvar och roller för nämnderna när det gäller landstingets strategi gentemot EU. Tillväxt- och regionplanenämnden bör systematiskt utvärdera genomförda insatser för att koordinera landstingets strategi av EU:s strukturfonder så att landstingets strategiska nyttjande av EU-medel kan stärkas. Upphandling av konsultstöd Revisionen har granskat nämndens upphandling och uppföljning av anlitande av konsulter. Granskningen har genomförts genom intervjuer och dokumentgranskning. Nämndens budget för konsulter har minskat från 11,4 mnkr 2015 till 9,4 mnkr 2016. Under 2016 användes 13,3 mnkr till konsulter (2015 14,6 mnkr), se avsnitt 2.1. En av de främsta anledningarna till ökningen jämfört med budget är den utökning av intäkter som erhölls från regionala aktörer för projekt som bedrivits under året. Omfördelning har även gjorts från budgeterade poster som inte nyttjats, exempelvis kommunikatörstjänster, för att täcka upp den ökade kostnaden. Under 2015 påbörjades en omfördelning från att använda konsulter till att anställa egen personal för att säkerställa en breddad kompetens och mindre sårbarhet. Konsulter upphandlas främst för att tillföra expertkunskap. Fördelningen av konsultbidragen beslutas av ledningsgruppen utifrån hur varje ansvarig handläggare för uppdragen formulerar sina behov. Exempelvis erhåller verksamhetsuppdraget att ta fram en ny regionalutvecklingsplan för Stockholm, RUFS 2050, närmare en tredjedel av konsultbudgeten. 25 SLL, Arbetsordningar, reglementen och delegationsordning, 2015 12
Närmare 90 procent av konsulterna avropas från centralt upphandlade ramavtal och främst det centrala ramavtalet SLL3607. 26 Avtalet är specifikt framtaget för TRN:s regionalplaneringsuppdrag. Internt på förvaltningen finns framtagna rutiner och riktlinjer för hur handläggare ska gå till väga för att avropa från ramavtalet. I rutinerna framkommer det att specifikt namngivna konsulter på bolagen ska utföra uppdragen. Avtalet har av denna anledning varit administrativt tungt att förvalta i de fall namngivna konsulterna avslutar sin anställning eftersom de ersättande konsulternas kompetens då måste granskas utifrån de specifika ska-kraven i ramavtalet. Ramavtalet SLL3607 är giltigt till och med den 10 juni 2017 och ett nytt ramavtal upphandlas nu av SLL upphandling. Handläggare på TRF har agerat expertgrupp för att utvärdera ramavtalet och TRF:s ledningsgrupp har varit styrgrupp för hur det nya ramavtalet bör vara utformat. Det framtida ramavtalet kommer vara utformat så att det är bolag som avropas och inte specifika personer på bolagen. Direktupphandlingar utförs när efterfrågade tjänster inte finns inom befintliga ramavtal. Sammanlagt har förvaltningen direktupphandlat för närmare 1,4 mnkr 2016 vid 15 tillfällen, vilket motsvarar närmare 10 procent av totalsumman för konsultkostnader. Av granskningen har det framkommit att inga specifika rutiner eller avropsmallar för direktupphandlingar är framtagna. På förvaltningens intranät finns dock kortfattade riktlinjer för hur direktupphandlingar bör genomföras. I dessa riktlinjer poängteras det att offerter från minst tre konsulter helst ska begäras in. Förvaltningens administrativa enhet kan vid behov ge stöd till den handläggare som ska upphandla. Godkännande av direktupphandling sker via verkställighetsbeslut. Respektive handläggare har ansvaret för att säkerställa att konsulterna levererar i enlighet med avtal. Revisionen har granskat fyra direktupphandlingar till ett belopp av drygt 520 tkr utan avvikelser mot regelverket för upphandling. Bedömning Revisionen anser att nämnden har tillräckliga rutiner och riktlinjer för avrop på ramavtal för konsulttjänster. Även om avrop från ramavtal främst ska användas vid behov av att anlita konsult så bedömer revisionen att förvaltningen kan förtydliga sina rutiner för direktupphandlingar för att garantera en god konkurrensutsättning vid direktupphandlingar. Bidragshantering Revisionen har tidigare 27 rekommenderat förvaltningsledningen att implementera rutiner som säkerställer den interna kontrollen för fraktbidragen. I samband med uppföljningen av denna rekommendation har revisionen även granskat den interna kontrollen avseende utbetalningsrutiner för bidrag till skärgårdens intresseföreningars kontaktorganisation (SIKO). 26 Konsulttjänster inom regional utvecklingsplanering och genomförande. 27 Landstingsrevisorerna, RK 201511-0081, Årsrapport 2015 TRN 13
Utbetalning av stöd till SIKO är en del av de miljö-, skärgårds- och fraktbidragen på ca 8 mnkr som nämnden betalar ut årligen. SIKO har fått 450 tkr i verksamhetsstöd uppdelat i två utbetalningar under 2016. Av granskningen har det framkommit att förvaltningen inte i detalj verifierar nedlagda kostnader eller har en dokumenterade rutin som tydliggör hur och vad som ska granskas när det gäller SIKO:s ansökan om bidrag samt organisationens delår- och slutredovisning. Förvaltningen för en dialog med SIKO för att stärka upp redovisningen av nyttjat bidrag, vilket är ett led i det övergripande arbetet kring utveckling av bidrags- och redovisningshantering. Detta utvecklingsarbete inkluderar även förvaltningens hantering av fraktbidragen. Bedömning Revisionen ser positivt på att förvaltningen har påbörjat ett arbete med att stärka den interna styrningen och kontrollen avseende bidragshantering. Revisionen bedömer att rutinerna bör tydliggöras för vilka kontroller som ska genomföras avseende SIKObidragen för att säkerställa att lämnat bidrag används på avsett sätt. Bedömningen ligger i linje med revisionens rekommendation från 2015 om att rutiner som säkerställer den interna kontrollen för fraktbidragen bör implementeras. Därmed reviderar revisionen tidigare lämnad rekommendationen för att även inkludera hanteringen av SIKO-bidragen. Ledningsnära kostnader och representation En granskning har gjorts av ledningsnära kostnader och representation för perioden augusti till december 2016. Avvikelser från regelverket har noterats för tre av tio granskade leverantörsfakturor. Bland annat har attest av extern representation utförts av person som själv deltagit i representationen. Revisionen menar därmed att förvaltningen kan stärka den interna kontrollen avseende ledningsnära kostnader och representation. Avrapporterade granskningar i delrapport Delar av årets granskning har tidigare avrapporterats i delrapporterings-pm för nämnden. Nedan sammanfattas väsentliga iakttagelser från detta PM. Granskning av behörigheter i ekonomisystemet Raindance Revisionen granskade inför delårsrapporten 2016 upprättade attestförteckning jämfört med registrerade attestanter i ekonomisystemet Raindance utan avvikelser. Vid avstämning mot behörighetsblanketter kunde inte revisionen verifiera inrapporteringen av nya behörighetsblanketter till LSF. I samband med revisionens årsrapport bekräftades det att undertecknade behörighetsblanketter finns för samtliga som är angivna i attestantförteckningen. Tidigare rekommendation 28 från revisionen anses därmed åtgärdad. 28 Ledningen bör säkerställa att behörigheter i Raindance är godkända och att undertecknade behörighetsblanketter finns för samtliga med behörighet i systemet 14
Övriga granskningar Revisionen har utan väsentliga iakttagelser granskat gällande rutin för attest och kontroll av löneutbetalningar samt upprättad attestförteckning jämfört med registrerade attestanter i lönesystemet Heroma. Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer I tidigare revisionsrapporter har det framförts ett antal rekommendationer avseende den interna styrningen och kontrollen. I bilaga 1 framgår hur rekommendationerna har hanterats. Samlad bedömning av intern styrning och kontroll Revisionen bedömer att tillväxt- och regionplanenämnden i samverkan med landstingsstyrelsen bör förtydliga nämndens ansvar när det gäller landstingets strategi gentemot EU. Nämnden bör även systematiskt utvärdera insatserna som de genomför inom uppdraget av att koordinera landstingets strategi gentemot EU för att kunna stärka nyttjandet av EU-medel i landstinget. I övrigt bedömer revisionen att nämnden stärkt verksamhetsstyrningen genom att tydliggöra nämndens roll och ansvar i budget respektive verksamhetsplan. Även nämndens arbete med riskanalys och internkontrollplanen har stärkts och omfattar nu stora delar av kärnprocesserna i nämndens verksamhet. Det kvarstår att tydligare koppla internkontrollplanen till verksamhetsnära nämndmål när dessa är framtagna. Därmed gör revisionen en annan bedömning av nämndens interna styrning och kontroll för 2016 jämfört med 2015, då detta granskningsområde bedömdes inte helt tillräckligt. Den interna styrningen och kontrollen bedöms nu, utifrån genomförd granskning, sammantaget vara tillräcklig. 4 Räkenskaper I detta avsnitt görs en bedömning av om nämndens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. Samlad bedömning av räkenskaper Årsbokslutet är i allt väsentligt upprättad enligt lagen om kommunal redovisning, god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. Räkenskaperna bedöms vara rättvisande. 15
Bilaga 1 1(1) Sammanställning och uppföljning av lämnade rekommendationer avseende tidigare år och innevarande år: Tillväxt- och regionplanenämnden, Årsrapport 2016 2015 Årsrapp ID: 769 2015 Årsrapp ID: 768 2015 Delår ID: 673 2016 Årsrapp ID: 962 2016 Årsrapp ID: 961 Rekommendation Nämnden bör i sitt budgetbeslut tydligt redovisa nämndens tolkning av fullmäktiges uppdrag. Nämnden bör utveckla arbetet med riskanalys och internkontrollplan till att omfatta nämndens hela ansvarsområde och arbetet mot fullmäktiges mål. Nämnden bör bryta ner egna verksamhetsnära mål och indikatorer utifrån fullmäktiges mål och indikatorer. Tillväxt- och regionplanenämnden bör systematiskt utvärdera genomförda insatser för att koordinera landstingets strategi av EU:s strukturfonder så att landstingets strategiska nyttjande av EU-medel kan stärkas Tillväxt- och regionplanenämnden bör i samverkan med landstingsstyrelsen uppdatera landstingets internationella riktlinjer för att förtydliga ansvar och roller för nämnderna när det gäller landstingets strategi gentemot EU. Åtgärdat Ja Granskningsår Delvis Nej Kommentar X Nämnden har i budgeten för 2016 förtydligat redovisningen av nämndens tolkning av fullmäktiges uppdrag genom att kortfattat och systematiskt redogöra vilka uppdrag som är ålagda nämnden. X X Interna kontrollplanen har tydligare prioriterats utifrån verksamhetens kärnprocesser, men eftersom nämnden inte arbetat fram verksamhetsnära nämndmål ännu kan det inte säkerställas att riskerna rör nämndens hela ansvarsområde. Följs upp i samband med årsgranskningen 2017. Arbete pågår och beräknas vara avklarat till Budget 2018, alternativt 2019 Följs upp i samband med årsgranskningen 2017. Följs upp i samband med årsgranskningen 2017. Följs upp i samband med årsgranskningen 2017.
BEDÖMNINGSMÅL OCH BEDÖMNINGSKRITERIER FÖR 2016 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Bedömningsmål: 1. Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges resultatkrav och övriga ekonomiska mål. 2. Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges mål för verksamheten och genomfört tilldelade uppdrag. 3. Nämndens/styrelsens verksamhet har bedrivits i enlighet med för verksamheten gällande lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Bedömningskriterier: Tillfredsställande Bedömningsmålen bedöms i allt väsentligt vara uppfyllda. Avvikelser kan förekomma. Inte helt tillfredsställande Bedömningsmålen bedöms delvis vara uppfyllda. Det finns större och/eller flera avvikelser. Otillfredsställande Bedömningsmålen bedöms inte vara uppfyllda. Det finns allvarliga avvikelser som måste åtgärdas snarast. Kommentar: Avvikelserna är så stora att frågan om anmärkning eller avstyrkt ansvarsfrihet bör prövas. Intern styrning och kontroll Nämnd/styrelse ansvarar för att det finns en intern styrning och kontroll som med en rimlig grad av säkerhet leder till måluppfyllelse, effektiv verksamhet och regelefterlevnad. Bedömningsmål: 1. Nämnden/styrelsen har fastställt en organisation med tydlig fördelning av ansvar och befogenheter. 2. Nämnden/styrelsen har i budget/verksamhetsplan fastställt ekonomiska och verksamhetsmässiga mål i linje med fullmäktiges mål och övriga uppdrag. Målen är mätbara/uppföljningsbara. 3. Nämnden/styrelsen har riktlinjer och rutiner för väsentliga områden för att säkerställa att verksamhetens uppdrag och mål uppnås samt att lagar, föreskrifter m.m. följs. 4. Nämnden/styrelsen har genomfört en riskanalys som identifierar, värderar och prioriterar väsentliga risker. Nämnden/ styrelsen har i en internkontrollplan fastställt vilka åtgärder/ kontroller som ska hantera prioriterade risker. 5. Nämnden/styrelsen följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi och verksamhet, såväl för verksamhet i egen regi som för sådan som uppdragits åt annan att utföra, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov. 6. Nämnden/styrelsen har ett informations- och kommunikationssystem som stödjer styrning, kontroll och uppföljning av verksamheten. 7. Nämndens/styrelsens rapportering ger en rättvisande och tillförlitlig information om ekonomi och verksamhet. Bedömningskriterier Tillräcklig Bedömningsmålen bedöms i allt väsentligt vara uppfyllda. Avvikelser kan förekomma. Inte helt tillräcklig Bedömningsmålen bedöms delvis vara uppfyllda. Det finns större och/eller flera avvikelser. 1
Otillräcklig Bedömningsmålen bedöms inte vara uppfyllda. Det finns allvarliga avvikelser som måste åtgärdas snarast. Kommentar: Avvikelserna är så stora att frågan om anmärkning eller avstyrkt ansvarsfrihet bör prövas. Räkenskaper Nämndens/styrelsens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning och kan ligga till grund för styrning, ledning, uppföljning och kontroll av den verksamhet som bedrivs. Bedömningsmål: 1. Nämndens/styrelsens räkenskaper är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen, god redovisningssed samt landstingets regler och anvisningar. 2. Nämndens/styrelsens delårsrapport och årsbokslut/årsredovisning ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Bedömningskriterier: Rättvisande Räkenskaperna uppfyller i allt väsentligt bedömningsmålen. Avvikelser kan förekomma. Eventuella värderings-, klassificerings- och/eller upplysningsfel är inte av sådan karaktär att de väsentligen påverkar bilden av nämndens/styrelsens resultat och ställning. Inte rättvisande Räkenskaperna innehåller allvarliga avvikelser i förhållande till bedömningsmålen. 2
Vad gör Landstingsrevisorerna? Landstingsrevisorerna granskar den verksamhet som bedrivs av landstingets nämnder och bolagsstyrelser. Revisionsuppdraget är det största inom kommunal verksamhet. Att vara revisor är ett förtroendeuppdrag vars syfte är att med oberoende, saklighet och integritet främja, granska och bedöma verksamheten. Den övergripande uppgiften för revisorerna är att granska hur nämnder och styrelser tar sitt ansvar. De förtroendevalda revisorerna är fullmäktiges och ytterst medborgarnas instrument för den demokratiska kontrollen. De har därmed en viktig funktion i den lokala självstyrelsen. Ledamöter i nämnder och styrelser ansvarar inför fullmäktige för hur de själva, anställda och uppdragstagare genomför verksamheten. I ansvaret ingår att genomföra en ändamålsenlig verksamhet utifrån fullmäktiges mål, beslut och riktlinjer samt de föreskrifter som gäller för verksamheten, på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt och med en tillräcklig intern kontroll samt att upprätta rättvisande räkenskaper. I årsrapporter för nämnder och styrelser sammanfattar revisionskontoret den granskning som genomförts under det gångna året. Verksamhetsrevisionen redovisas löpande i projektrapporter. Publikationerna finns på Landstingsrevisorernas hemsida www.sll. se/rev. De kan också beställas från revisionskontoret. Det går även att prenumerera på Landstingsrevisorernas nyhetsbrev Nytt från landstingsrevisionen genom att anmäla intresse via e-postmeddelande till landstingsrevisorerna.rev@sll.se. Postadress: Box 22230, 104 22 Stockholm Besöksadress: Hantverkargatan 25 b (T-bana Rådhuset) Telefon: 08-737 25 00 E-post: landstingsrevisorerna.rev@sll.se Hemsida: www.sll.se/rev Org.nr: 232100-0016