Kommunstyrelsen 2017-11-02 Kommunledningskontoret Välfärd KSKF/2016:432 Ulrika Hansson 016-710 73 25 1 (4) Kommunstyrelsen Slutrapport samarbete/samorganisering mellan Torshälla och Eskilstuna Förslag till beslut Förslag till kommunfullmäktige 1. Slutrapporten godkänns och läggs till handlingarna. 2. Kommunstyrelsen får i uppdrag att utvärdera den nya organisationen år 2020. Sammanfattning Under våren 2017 har Torshälla stads förvaltning samorganiserats med fackförvaltningarna utifrån kommunfullmäktiges beslut den 15 december 2016 (KSKF/2016:432 290). Genomförandet har skett i projektform och en slutrapport har beslutats av styrgrupp. Projektet avslutades den 9 oktober 2017. Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige beslutade i november 2015 genom kompletteringar till Årsplan för 2016 att en utredning och analys avseende Torshälla Stads förvaltning skulle genomföras i syfte att finna synergier och kostnadseffektiviseringar och uppnå långsiktig kvalitet. (KSKF/2015:254). Syftet med utredningen var att analysera och lämna förslag på hur Torshälla Stads nämnd och förvaltning kunde utvecklas och eventuellt samorganiseras med övriga förvaltningar inom Eskilstuna kommun. Utredningen utformade fyra förslag utifrån identifierade utvecklingsområden. Utredningens rekommendation var att ett förslag som kallades Orten i centrum som innebar att Torshälla stads förvaltning skulle avvecklas i sin nuvarande form och att respektive fackförvaltning gavs i uppdrag att utföra de kommunala åtagandena i Torshälla. Utredningens förslag behandlades politiskt under hösten 2016 genom remissomgång i samtliga nämnder. Det följdes senare av ett beslut i kommunfullmäktige med 58 JA-röster för bifall och 19 NEJ-röster för bifall till Eskilstuna den stolta Fristaden
Eskilstuna kommun 2017-11-02 2 (4) återremiss. Beslutad förändring innebar att utförandet av de kommunala åtgärderna skulle samorganiseras med respektive fackförvaltning senast den 1 augusti 2017. Torshälla stads nämnd gavs ansvar för kultur- och fritidsverksamhet, ort näringslivs- och föreningsfrågor samt gatu- och parkverksamhet. Torshälla stads nämnd gavs även uppdraget att följa utvecklingen av de kommunala verksamheterna i Torshälla. Torshälla stads förvaltning och fackförvaltningarna fick huvudansvaret för genomförandet av beslutet. Därtill tillsatte kommunledningskontoret ett genomförandeprojekt för att stödja organisationen och säkerställa verkställighet. Konsult och uppdrag fick i uppdrag att leda projektet. Uppdraget genomfördes under våren 2017 genom verksamhetsflytt av samtliga verksamheter i Torshälla stads förvaltning. Verksamhetsflytten genomfördes i två omgångar: 1 maj och 1 juni. Torshälla stads förvaltning upphörde den 31 juli. Nya reglementen och budgetramar för Torshälla stads nämnd, kultur- och fritidsnämnden, stadsbyggnadsnämnden och vård- och omsorgsnämnden, beslutades av kommunfullmäktige den 27 april. Den 1 maj fördes gatu-parkfritidsverksamheten över till stadsbyggnadsförvaltningen och kultur- och fritidsförvaltningen, vård- och omsorgsverksamheten fördes över till vård- och omsorgsförvaltningen och projektet Torshälla 700 fördes över till kultur- och fritidsförvaltningen. Kommunfullmäktige beslutade sedan den 18 maj om nya reglementen och budgetramar för Torshälla stads nämnd, barn- och utbildningsnämnden, arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden och socialnämnden. Den 1 juni fördes socialtjänstverksamheten över till socialförvaltningen, arbetsmarknads- och vuxenutbildningsförvaltningen och vård- och omsorgsförvaltningen, förskole- och grundskoleverksamheten fördes över till barn- och utbildningsförvaltningen och kultur- och ungdomsverksamheten fördes över till kultur och fritidsförvaltningen. Genomförandet följdes upp genom chefsintervjuer med samtliga 52 berörda chefer och avslutande workshops genomfördes med deltagare från projekt- genomförande och styrgrupp och den centrala samverkansgruppen. En samordningschef och en samordningsgrupp för Torshälla har tillsatts med uppdraget att utveckla nya former för samverkan och utveckla Torshälla som ort. På så sätt finns det nu en struktur, en organisation och resurser för att säkerställa efterlevnaden av beslutet. Gruppen har haft inledande möten för att gemensamt planera uppdraget och målbilden. Torshälla stads förvaltning är samorganiserad med övriga fackförvaltningar. En av utmaningarna framåt kommer att ligga i att samordna förvaltningarnas arbete i förhållande till Torshälla stads nämnd samt ta tillvara och utveckla samverkan mellan olika verksamheter inom ett specifikt geografiskt område. Här kommer samordningschefen och samordningsgruppen ha en mycket viktig roll. Det kommer Eskilstuna den stolta Fristaden
Eskilstuna kommun 2017-11-02 3 (4) även att krävas nya former för samverkan över förvaltningsgränserna. Det i förlängningen kan tjäna som modell för utveckling av en effektiv organisation och attraktiv stad. Den nya organisationen ska utvärderas 2020 för att se vilka resultat förändringen gett. Finansiering Inriktningen i beslutet var att effektivisera med minst 7 miljoner kronor med genomslag från 2018. Effektiviseringen av administrationen blev 6 mnkr för 2017 och 10,5 miljoner per år från 2018 och framåt. Fördelningen av medel till nämnderna beslutades enligt följande; Mottagande nämnd Budget, mnkr Arbetsmarknads- och 19,1 vuxenutbildningsnämnden Barn- och utbildningsnämnden 162,2 Kommunstyrelsen 1,7 Kultur- och fritidsnämnden* 19,7 Socialnämnden 32,7 Stadsbyggnadsnämnden* 15,3 Vård- och omsorgsnämnden 112,3 Summa 363,1 *Verksamheten utförs åt Torshälla stads nämnd Torshälla stads nämnds budget för 2017 fastställdes till 49,5 mnkr och 42,2 mnkr för 2018. Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation Beslutet innebar att Torshälla stads förvaltning avvecklades och att respektive fackförvaltning gavs i uppdrag att utföra de kommunala åtagandena i Torshälla. Torshälla stads nämnd gavs fortsatt ansvar för verksamheter med stark lokal prägel. Det innebär även fortsättningsvis goda förutsättningar för insyn och delaktighet i lokala frågor. Beslutet bidrog till en resurseffektivisering. Beslutet skickas till: KOMMUNLEDNINGSKONTORET Eskilstuna den stolta Fristaden
Eskilstuna kommun 2017-11-02 4 (4) Pär Eriksson Kommundirektör Marita Skog Utvecklingsdirektör Eskilstuna den stolta Fristaden
SLUTRAPPORT 1 (23) Slutrapport för genomförandet av samorganisering mellan Torshälla stads förvaltning och övriga förvaltningar Sammanfattning Detta dokument är en slutrapport för genomförandet av samorganisering mellan Torshälla stads förvaltning och övriga förvaltningar. Projektet påbörjades i februari 2017 efter beslut i kommunfullmäktige den 15 december 2016. Projektet avslutas med denna slutrapportering. Fortsatt utveckling av Torshälla kommer att ske genom Torshälla stads nämnd och tillsatt samordningsgrupp och samordningschef för Torshälla. Genomförd förändring kommer att utvärderas 2020. Innehåll 1 Projektbeskrivning... 2 2 Projektorganisation... 4 3 Intressenter... 6 5 Projektresultat jämfört med projektmål... 9 6 Uppföljning av budget och tidplan... 9 7 Erfarenheter och lärdomar... 10 8. Utvärdering 2020... 15 9. Stängning av projektet... 17 10. Avslutande ord... 18 Bilaga 1 Redovisning av antal medarbetare som berörts... 18 Bilaga 2 Uppföljning av övergripande tidplan... 19
SLUTRAPPORT 2 (23) 1 Projektbeskrivning 1.1 Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade den 15 december 2016 att Torshälla stads förvaltning ska avvecklas och samorganiseras med övriga förvaltningar. Detta efter att en utredning genomfördes våren 2016 med uppdraget att. Utreda och analysera hur samarbete/samorganisering kan ske mellan Torshälla stads förvaltning och övriga förvaltningar i syfte att finna synergier och kostnadseffektiviseringar och uppnå långsiktig kvalitet. (KS, alla nämnder och bolag) (Kompletteringar till Årsplan för 2016-2018, KSKF/2015:254) Utredningens rekommendation var att avveckla Torshälla stads förvaltning och ge respektive fackförvaltning i uppdrag att utföra de kommunala åtagandena i Torshälla. Vidare skulle det finnas en fortsatt politisk styrning över Torshälla som ort och nya arbetssätt för samverkan utformas mellan fackförvaltningarna avseende Torshälla. Den politiska styrningen skulle kvarstå genom en nämnd. Utredningens förslag behandlades politiskt under hösten 2016 genom remissomgång i samtliga nämnder Det följdes senare av ett beslut i kommunfullmäktige med 58 JA-röster för bifall och 19 NEJröster för bifall till återremiss. Beslutad förändring innebar att utförandet av de kommunala åtgärderna skulle samorganiseras med respektive fackförvaltning senast den 1 augusti 2017. Torshälla stads förvaltning och fackförvaltningarna fick huvudansvaret för genomförandet. Därtill tillsatte kommunledningskontoret ett genomförandeprojekt för att stödja organisationen och säkerställa verkställighet av beslutet. Konsult och uppdrag fick i uppdrag att leda projektet. Uppdraget genomfördes under våren 2017 genom verksamhetsflytt av samtliga verksamheter i Torshälla stads förvaltning. Verksamhetsflytten genomfördes i två omgångar: 1 maj och 1 juni. Torshälla stads förvaltning upphörde den 31 juli. Här följer projektets slutredovisning. 1.2 Projektets syfte Torshälla stads nämnd bibehålls för att stärka fokus på frågor med stark lokal prägel. Torshälla stads förvaltning avvecklas för att säkerställa likvärdig service, resurseffektivitet och kompetensförsörjning. 1.3 Projektets mål Målet är att Torshälla stads nämnd bibehålls och Torshälla stads förvaltning avvecklas och samorganiseras med fackförvaltningarna senast den 1 augusti 2017.
SLUTRAPPORT 3 (23) 1.4 Sammanfattning av större händelser och beslut Styrgruppen hade sitt första möte den 3 februari 2017 och beslutade då att starta projektet (TG0). Därefter etablerades organisationen och den inledande analysen och planeringen av uppdraget tog fart. Intressent- och riskanalys gjordes av projektoch styrgrupp. Den 27 februari beslutade styrgruppen att gå vidare och förbereda ett genomförande (TG1). Beslutsunderlag skulle tas fram liksom rutiner och checklistor för genomförandet. Genomförandegrupper tillsattes och de fackliga organisationerna involverades via den centrala samverkansgruppen. Planeringsfasen övergick sedan i etablering i och med styrgruppens beslut den 13 mars (TG2). Då gick projektet in i själva genomförandet som inledningsvis till stor del handlade om att få alla beslut på plats, liksom facklig förhandling om verksamhetsflytt. Detta kom efter styrgruppens beslut den 10 april att realiseras (TG3). Inför varje flytt av verksamhet gjordes risk- och konsekvensanalys inom samtliga berörda verksamheter, vilket följdes av samverkan i lokala samverkansgrupper, information på arbetsplatsträffar och i den centrala samverkansgruppen. Nya reglementen och budgetramar för Torshälla stads nämnd, kultur- och fritidsnämnden, stadsbyggnadsnämnden och vård- och omsorgsnämnden, beslutades av kommunfullmäktige den 27 april. Den 1 maj fördes gatu-parkfritidsverksamheten över till stadsbyggnadsförvaltningen och kultur- och fritidsförvaltningen, vård- och omsorgsverksamheten fördes över till vård- och omsorgsförvaltningen och projektet Torshälla 700 fördes över till kultur- och fritidsförvaltningen. Kommunfullmäktige beslutade sedan den 18 maj om nya reglementen och budgetramar för Torshälla stads nämnd, barn- och utbildningsnämnden, arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden och socialnämnden. Den 1 juni fördes socialtjänstverksamheten över till socialförvaltningen, arbetsmarknads- och vuxenutbildningsförvaltningen och vård- och omsorgsförvaltningen, förskole- och grundskoleverksamheten fördes över till barn- och utbildningsförvaltningen och kultur- och ungdomsverksamheten fördes över till kultur och fritidsförvaltningen. Styrgruppen beslutade om att inleda avslut den 16 juni (TG4). Den 31 juli upphörde Torshälla stads förvaltning. Genomförandet följdes upp genom chefsintervjuer med samtliga 52 berörda chefer och avslutande workshops genomfördes med deltagare från projekt- genomförande och styrgrupp och den centrala samverkansgruppen. Styrgruppen avslutade projektet den 9 oktober (TG5).
SLUTRAPPORT 4 (23) 2 Projektorganisation Projektsponsor: Pär Eriksson Styrgrupp: Annika Tjernström, Eva Königsson, Eva Norberg, Ingrid Sköldmo, Pär Eriksson, Sara Schelin Johan Lindstand, Tommy Malm, Mehmed Hasanbegovic, Marianne Hagman, Thure Morin, Jörgen Axelsson och Åsa Lundqvist Hans Ringström. Projektledare: Madelene Fager samt biträdande Helena Andersson, KOU Samordnare: Ulrika Hansson, TSF, KLK Projektkommunikatör: My Svensson, KOU Projektgrupp: Madelene Eriksson, KOU, Britt-Inger Klingensjö, KLK Anders Rehnman, KLK, Andreas Lindbom, KLK, Lena Sjöberg, KLK Eliano Ferrari KOU, Ulrika Hansson, KLK Genomförandegrupper verksamheter Förskola och grundskola Sammankallande: Anna Olofsson Carstedt, (BOU) Deltagare: Anna Olofsson Carstedt (BOU), Ulrika Hansson (TSF), Bo Söderberg (TSF) och Hans Ringström (BOU). Socialtjänst Sammankallande: Kerstin Eriksson, (SF) Deltagare: Camilla Nyström (TSF), Caroline Andersson (TSF), Pia Svennerholm Moberg (VOF), ch Ingrid Sköldmo (TSF). Vård och omsorg Sammankallande: Elizabeth Lundh (VOF) Deltagare: Annasarah Pavasson (VOF), Pia Svennerholm Moberg (VOF). Anna Werner (TSF), Karin Björkryd (VOF), Marie Holmberg (VOF) och Ulrika Hansson (KLK) Stadsbyggnad och fritid Sammankallande: Ingrid Bergh Bertilsson, (SBF)Deltagare: Ingrid Bergh Bertilsson (SBF), Jorma Seimilä (SBF), Mathias Thuen (SBF), Anders Enesved (SBF), Dan Bauman (TSF), Jim Eriksson (TSF), Mattias Albers (KFF) och Sara Nordlund (KFF) och Cathrine Olsson (TSF) Kultur och fritid Samankallande: Sara Nordlund, (KFF) Deltagare; Cathrine Olsson (TSF), Nils Mosberg (KFF), Karin Zetterberg (KFF),
SLUTRAPPORT 5 (23) Lena Rehnholm (KFF), Mattias Albers (KFF), Birgitta Gillberg (KFF), Anne-Li Johansson (KFF), Mattias Anglemark (KFF) Ortsutveckling Sammankallande: Ulrika Hansson Deltagare: Rina Oord lundh, Mattias Rosensköld, Marianne Hagman, Chatrine Olsson (TSF) Kostorganisation Sammankallande: Åsa Lundqvist (BOU). Deltagare: Åsa Lundqvist (BOU) Ingrid Sköldmo (TSF) Tomas Åkerblom (BOU) Ulrika Hansson (TSF). Genomförandegrupper - Stödprocesser HR Sammakallande: Britt-Inger Klingensjö (KLK) Ekonomi och kvalitet Sammankallande: Anders Rehnman (KLK) Juridik och allmänna handlingar Sammankallande: Andreas Lindbom (KLK) IT/administration Sammankallande: Eliano Ferrari (KOU) Kommunikation Sammankallande: Lena Sjöberg (KLK)
SLUTRAPPORT 6 (23) 3 Intressenter Intressentanalys genomfördes 2017-02-27. Syftet var att identifiera viktiga projektintressenter, bedöma deras påverkan på projektet och påbörja framtagande av en strategi för deltagande. Nedan följer en uppföljning av strategierna och status. Intressent Strategi för delaktighet Status Medarbetare i TSF Medarbetare som direkt berörs Medarbetare i fackförvaltningarna Medarbetare som direkt berörs i fackförvaltningarna. Samverkan och löpande information Samverkan och löpande information Samverkan och löpande information Samverkan och löpande information Löpande överlämnande och mottagande chefer. Löpande överlämnande och mottagande chefer. FSG/CSG, IP och chefer FSG/CSG, APT, närmsta chef KOU, Löneservice, redovisning och ekonomi, upphandling KLK Systemförvaltare Förvaltningsledningarna Destination Eskilstuna Förenings- och näringsliv Eskilstuna direkt Involveras i arbetsgrupperna Specialistfunktioner deltar i projektgrupp Involveras genom genomförandegrupp för IT och administration Genom respektive förvaltningschef Involveras i arbetet med ortsutveckling Löpande information, stormöte. Via projekt- och genomförandegrupp Genomförandegrupp IT/Admin Specialister från HR, Ledningsstab, kvalitet och ekonomi och kommunikation har medverkat i projektgrupp. Medverkat genom genomförandegruppen för IT/admin. Löpande Löpande efter styrgruppsmöten Genomförandegruppen för ortsutveckling. Kultur och fritid kommer att bjuda in till stormöte efter sommaren. Genomgång av aktuella förändringar.
SLUTRAPPORT 7 (23) Brukare inom socialtjänst (Försörjningsstöd, IFO, ÄoF) Myndigheter Information om förändring via webb och medborgakontor. Ansvarig chef informerar om förändring Information via verksamheten. Information via verksamheten. Media Pressmeddelande Bedömdes ej aktuellt CSG FSG Månatlig information och beslut Månatlig information och beslut Månatligen enligt tidplan. Löpande via förvaltningarna PU Löpande information Muntlig information KSAU/KS Kommunala råd Information och beslut i april Information om förändringen i maj/juni Muntlig information Tillgänglighetsråd 5/9 Berörda chefer Genomförandegrupp Löpande Processutvecklingsgrupperna Stödfunktioner (Ekonomi, kommunikation, HR) Torshällabor Via projektgruppens medlemmar. Föreslagvis punkt på dagordning. Via genomförandegrupper na för stödprocesserna. Sammankallande håller ihop. Torshälla runt, webben, medborgardialog. Varierad grad via projektgruppens medlemmar. Via genomförandegrupperna Torshälla runt, webben. Medborgardialog 15/8.
SLUTRAPPORT 8 (23) 4 Projektvärde (uppnått jämfört med förväntat) 4.1 Förväntat projektvärde Projektets syfte Torshälla stads nämnd bibehålls för att stärka fokus på frågor med stark lokal prägel. Torshälla stads förvaltning avvecklas för att säkerställa likvärdig service, resurseffektivitet och kompetensförsörjning. Värde för intressenter Syftet med förändringarna är i huvudsak att ge bättre förutsättningar för likvärdig service, resurseffektivitet och kompetensförsörjning i Torshälla såväl som Eskilstuna samt utveckla nya former för samverkan inom den kommunala organisationen. 4.2 Uppnått projektvärde Torshälla stads nämnd har fått ett nytt reglemente. En samordningschef och en samordningsgrupp för Torshälla är tillsatt med uppdraget att utveckla nya former för samverkan och utveckla Torshälla som ort. På så sätt finns det nu en struktur, en organisation och resurser för att säkerställa efterlevnaden av beslutet. Gruppen har haft inledande möten för att gemensamt planera uppdraget och målbilden. Torshälla stads förvaltning är samorganiserad med övriga fackförvaltningar enligt följande: 2017-05-01 Gatu-park-fritidsverksamheten fördes över till stadsbyggnadsförvaltningen och kultur- och fritidsförvaltningen. 2017-05-01 Vård- och omsorgsverksamheten fördes över till vård- och omsorgsförvaltningen. 2017-05-01 Torshälla 700 fördes över till Kultur- och fritidsförvaltningen. 2017-06-01 Socialtjänstverksamheten fördes över till socialförvaltningen, arbetsmarknads- och vuxenutbildningsförvaltningen och vård- och omsorgsförvaltningen. 2017-06-01 Förskole- och grundskoleverksamheten fördes över till barn- och utbildningsförvaltningen. 2017-06-01 Kultur- och ungdomsverksamheten fördes över till kultur och fritidsförvaltningen. 2017-06-01 Ortsutvecklingsarbetet fördes över till stadsbyggnadsförvaltningen.
SLUTRAPPORT 9 (23) Genomförd förändring har skapat en renodlad fackförvaltningsorganisation och därmed förutsättningar att skapa mer likvärdig service, en mer resurseffektiv verksamhet samt säkerställa kompetensförsörjningen. Nu återstår ett stort förändringsarbete i verksamheter där olika kulturer, arbetssätt och rutiner möts. 5 Projektresultat jämfört med projektmål 5.1 Uppföljning av projektmål: Projektmål Ny organisation träder i kraft senast den 1 augusti 2017. 6.1 Resultat Måluppfyllelse Samorganisering mellan Torshälla stads förvaltning och övriga förvaltningar genomfördes under våren 2017. Torshälla stads förvaltning upphörde den 31 juli 2017. En samordningschef tillsattes i januari 2017 och en samordningsgrupp i juni. Torshälla stads nämnd har därtill fått förändrat ansvar och nya befogenheter. En effektiviseringen av administrationen motsvarande 6 mnkr har genomförts för 2017 och 10,5 miljoner per år från 2018, Period 27 februari 31 september Projektbudget 630 000 kr Slutresultat på 610 815 kronor. Totalt Budget Planering Genomförande utfall Interna poster KOU Projektledning (700h) 490 000 197 400 217805 415 205 Kommunikation /It 109 000 39700 30962 70662 KOU övriga resurser 122553 Övriga kostnader 0 2395 2395 Totalt 630 000 239 495 248767 610 815
SLUTRAPPORT 10 (23) Projektet har involverat stora delar av organisationen som har fått avsätta resurser inom befintlig ram och personalstat. Specialistfunktioner inom HR, ekonomi, kommunikation och juridik har involverats i mycket hög grad. Utöver tillsatt projektorganisation har ytterligare grupper fått uppdrag. Inom HR sammankallades tillfälliga grupperingar för att göra risk- och konsekvensanalys. I arbete med att se över och revidera reglementen har samtliga nämndsekreterare involverats. Kvalitetsoch ekonomichefer har involverats i arbetet med att få till en bra process för uppföljning och redovisning. Det har funnits ett stort engagemang i alla förvaltningar. 6.2 Uppföljning av tidplan Samtliga milstolpar och tollgate-beslut i milstolpeplanen har genomförts. Mindre avvikelser har skett från den detaljerade tids- och aktivitetsplanen. Uppföljning av tidplanen görs i bilaga 2. 6 Erfarenheter och lärdomar Efter beslut om att inleda avslut den 16 juni genomfördes 51 chefsintervjuer och workshops med styr- projekt- och genomförandegrupper samt fackliga företrädare. Nedan redovisas en sammanfattning av erfarenheter och lärdomar. 6.1 Projektgenomförande Torshälla stads förvaltning upphörde den 31 juli 2017 och samtliga verksamheter har samorganiserats. Flytten av verksamheten genomfördes i två omgångar, 1 maj och 1 juni, efter beslut i KF om nya budgetramar och reglementen för facknämnderna. Projektet har planerat och samordnat arbetet. Det största arbetet har skett i förvaltningarna. Förändringen har till största del handlat om förankring, förändrade reglementen, beslut och administrativa anpassningar i kommunens personal och ekonomisystem. Totat har 845 medarbetare (inklusive visstidsanställningar) och chefer direkt berörts av förändringen. För flera arbetsgrupper, framförallt inom gatu-, park, kultur, fritid, socialtjänsten och ledningsfunktionen har förändringen varit mer märkbar med byte av arbetsplats, chef och arbetsuppgifter. Flertalet menar att arbetet har bedrivits på ett ändamålsenligt sätt men att det finns anledning att se över vissa processer inför framtida organisationsförändringar. Arbetet med personalrapporter, interportalen och andra interna processer kräver mycket manuellt arbete. Något som skulle kunna effektiviseras betydligt. Inledningsvis togs det fram en grundstruktur och stöd till genomförandegrupperna i form av checklistor, rutiner och informationsmaterial. Projektledning har haft återkommande träffar med genomförandegrupperna under våren för att lyssna av aktuella frågor och stödja arbetet. Det har däremot framförts att det hade varit bättre med en tydligare styrning med gemensamma beslut i frågor som rör stödprocesserna HR, ekonomi, kommunikation.
SLUTRAPPORT 11 (23) I utvärderingen har det framförts att Torshälla stads förvaltningar har gjort ett mycket bra förberedelsearbete. Samtidigt menar några att mottagande förvaltning kom in försent. Mottagande av medarbetare och chefer har dessutom sett olika ut. Överlag är flertalet mycket nöjda. Det har framförallt varit uppskattat när chefer hälsat på, bjudit in och haft enskilda introduktionssamtal. Andra har efterlyst mer introduktion på den nya arbetsplatsen. Tidpunkten har varit föremål för diskussion. Möjligen finns det ingen bra tidpunkt som är optimal för alla. För vissa verksamheter var tidpunkten mycket olycklig. Framförallt för verksamheter som är mycket såbara bemanningsmässigt. För andra har det fungerat bra tidsmässigt. För enskilda medarbetare har det framförts fördelar med en snabb process. Flera har i utvärderingen framfört att projektet skulle ha startat tidigare, direkt efter beslut. Då hade verksamheterna fått mer tid på sig. Nu ägnades mycket tid åt förberedelser och själva genomförandetiden blev mycket kort. 6.2 Kommunikation Projektet har kommunicerats via styr-, projekt- och genomförandegrupper, samarbetsyta, internportalen, chefer, eskilstuna.se och veckoannonsen. Projekt- och styrgrupp har varit nöjda med hur projektet har kommunicerat. Även chefer som vi talat med har framför att de fått tillräckligt med information. Likaså de fackliga organisationerna som har uppskattat den information de försetts med. Genomförandegrupperna hade gärna sett en bättre kommunikation mellan alla grupperingar. De har även framfört att deras informationsbehov inte gick helt i takt med det som kommunicerades från projektet. Centralt material var ibland klart för sent. Det kan till viss del förklaras av att genomförandegruppen kom igång för sent och att det fanns en viss otydlighet i ansvarsfördelningen mellan olika funktioner. För berörda medarbetare har ansvariga chefer haft det direkta kommunikationsansvaret. För de allra flesta har det fungerat bra. För enskilda medarbetare som har fått en ny eller delvis ny roll hade det varit önskvärt att kunna kommunicera i ett tidigare skede. Inom några arbetsgrupper uppstod oro för förändringen. Fler öppna möten och mer information på arbetsplatsträffar hade kunnat förebygga den oro som uppstod hos vissa medarbetare. Det har framförts att beslut på individnivå kommunicerades för sent. Det hade varit önskvärt om det hade funnit möjlighet att kommunicera förslag till förändring innan beslut. När det gäller kommunikation externt så har den främst skett via kommunens webbplats, text i tidningen Torshälla runt, direkt till berörda brukargrupper och medborgardialog. Utifrån att förändringen främst är organisatorisk har vi inte sett anledning att göra ytterligare.
SLUTRAPPORT 12 (23) 6.3 Delaktighet och transparens Projektet har haft delaktighet och transparens som vägledande princip. Det har varit en stor förändring som berört ett stort antal medarbetare. Projektorganisationen bemannades med representanter från berörda verksamheter. Samtliga grupperingar har bemannats med representanter från Torshälla stads förvaltning vilket har varit uppskattat. Totalt har över 60 personer varit direkt involverade och delaktiga genom styr- projekt eller genomförandegrupp. Sen tillkommer mer tillfälliga gruppering och resurser. Material från styr- projekt- och genomförandegrupperna har varit tillgängliga för alla i projektet. Kommunikationsaktiviteter har genomförts utifrån kommunikationsplan. Projektet har så långt det har varit möjligt arbetat med en öppen process både internt och extern. Några har framfört att det har varit stort fokus på övergripande processer för planering och beslut. Mer hade kunnat göras för att involvera, skapa delaktighet och transparens i alla led. Förankring på individnivå kom för sent. Själva beslutprocessen hade kunnat kommuniceras på ett tydligare sätt för att minska oro hos enskilda medarbetare. De fackliga organisationerna upplever att det har varit en tydlig och öppen process med bred förankring. De menar även att förberedelsearbetet och dialogen med medarbetare i förstudien har haft stor betydelse för slutresultatet. Ytterligare specialistfunktioner hade gärna varit mer delaktiga i arbete för att säkerställa kritiska frågor. Då främst inom juridik och administration. Många frågor hade kunnat avhjälpas om specialister varit mer delaktiga i förarbetet och den utrednings som låg grund för beslutet. För att skapa mer delaktighet hade erfarenhetsutbyte mellan projektgrupp och genomförandegrupperna kunnat byggas in. 7.4 Resursåtgång Genomförandet har involverat stora delar av organisationen som har avsatt resurser. Tillfälliga grupperingar har fått uppdrag. Specialistfunktioner inom HR, ekonomi, kommunikation och juridik har involverats i mycket hög grad. Projektet har haft högt prioritet och berörda förvaltningar har lagt ner stora resurser. Det har funnit ett bra administrativt stöd men det saknades stöd vad gäller övergripande struktur i genomförandegrupperna. Utsedda projektledarare/samordnare som fått avsatt tid per förvaltning/verksamhetsområde hade varit önskvärt. Nu har stora delar av genomförandet skett parallellt inom ramen för ordinarie uppdrag.
SLUTRAPPORT 13 (23) 7.5 Projektstrategi LPM har använts som projektmetodik. Det har skapat en tydlighet i vad som ska göras. Att arbeta med beslutspunkter har varit uppskattat av styrgruppen. Projektmetodiken har i viss mån gjort att projektet legat i otakt med genomförandegruppernas arbete som har att göra med att mycket tid i inledningen ägnades åt analys och planering när verksamheterna ville komma igång. Förvaltningschefsgruppen har utgjort styrgrupp. Ett centralt projekt har planerat, samordnat och följt upp genomförandet. Genomförandegrupper för verksamheterna har samordnat genomförandet inom respektive området. Genomförandegrupper för stödprocesserna har tagit fram rutiner och stöttat i genomförandet. Sammankallande har hållit ihop arbetet. Det hade varit önskvärt om stödprocesserna varit mer delaktiga i genomförandegruppernas arbete. Redan inledningsvis diskuterades om genomförandegrupperna skulle bemannas upp från HR och ekonomi så blev däremot inte fallet. Det har därför funnit en upplevelse att stödprocesserna kom in för sent. Vissa frågor hade behövts lösas i ett tidigare skede. Arbetet i genomförandegrupperna har fungerat bra men det har varit mycket tidskrävande. Fler har framfört att det möjligen hade det varit bättre att använda befintliga ledningsgrupper där kompetenser adjungerats vid behov istället för att bygga upp parallella grupperingar. Inom vissa verksamhetsområden hade det däremot inte varit möjligt. 6.6 Projektets operativa funktion Projektets operativa organisation har bestått av en projektgrupp och åtta genomförandegrupper för olika verksamhetsområden och stödprocesser. Genomförandegruppernas sammansättningar har varierat. Stödfunktioner har varit delaktigt i den mån de blivit kallade. Projektledarfunktionen deltog enbart vid uppstart. Projektgruppen gjorde den övergripande tidplanen och processen för genomförandet som konkretiserades av genomförandegrupperna. Projektgruppen har träffats veckovis mars-juni månad för arbetsmöten för planering och behandling av aktuella frågor. Samtliga frågor som lyfts till styrgrupp har behandlats av projektgruppen. Projektgruppens arbete har varit direkt kopplat till styrgruppens och genomförandegruppernas arbete. Projektledarfunktionen och ansvariga för genomförandegrupperna har haft gemensamma träffar.
SLUTRAPPORT 14 (23) Projektets operativa funktion har bestått av flera viktiga funktioner och alla har tagit ett stort ansvar för uppdraget. Det som framkommit är att genomförandegrupperna med fördel skulle ha bemannats upp av stödfunktioner inom HR, ekonomi och kommunikation. På så sätt hade arbetet blivit mer enhetligt och frågor hade kunnat lösas direkt i genomförandegruppen istället för att ta en omväg och diskuteras på flera håll. Resursmässigt finns det givetvis en stor förståelse för att stödfunktionerna inte valdes in direkt i genomförandegrupperna utan skulle bjudas in. Om genomförandegrupperna för stödprocesserna däremot hade kommit igång tidigare hade det funnits större möjligheter att göra en grundstruktur. Projektgruppen skulle ha haft mer tid för att sätta grundstrukturen. 7.7 Projektets styrande funktion Sponsor och styrgrupp har genomgående visat på stort engagemang och styrt projektet. Det har också funnit en stor tillit till hela projektorganisationen vilket har gett förtroende i arbetet. Strategin att använda befintlig förvaltningschefsgrupp visades sig fungera mycket bra. Både för att få till styrning och förankra arbetet. Sponsor har visat ett tydligt ägarskap, lett styrgruppen och kommunicerat projekterat internt och externt. Styrgruppen har träffats månatligen under våren 2017. Närvaron vid styrgruppsmöten har varit mycket god. Styrgruppen har fattat nödvändiga beslut. 7.8 Projektledningsfunktion Projektet har genomförts i projektform enligt LPM-metodik. Det har gett en grundstruktur till projektet. En övergripande plan beslutades i mars av styrgruppen som genomförandegrupperna har arbetat efter. Projektet har genomförts efter beslutspunkter tagna av styrgruppen. Projektmetodiken är dock för snäv och skapar alldeles för mycket administration i relation till det faktiska åtagandet. Metodiken lämpar sig väl till större affärsmässiga projekt, investeringar och satsningar men är inte anpassad till denna typ av förändringsarbete. Det finns all anledning att fundera över och göra anpassningar av metodiken till offentliga uppdrag av denna typ. Frågor för styrgruppen att hantera har lyfts av projektledaren som har fungerat som en länk mellan projekt- genomförande-, och styrgrupp. Styrgruppen har fått lägesrapporter till samtliga möten. Uppdragets komplexitet har dessutom inneburit att styrgruppen har varit delaktig i arbetet långt mer än vad projektmetodiken rekommenderar. Framgången i projektet har bestått i en engagerad organisation som har bidragit till det gemensamma målet att samorganisera att samorganisera Torshälla stads förvaltning med fackförvaltningarna.
SLUTRAPPORT 15 (23) 8. Utvärdering 2020 Den nya organisationen ska utvärderas 2020 för att se vilka resultat förändringen gett. Här följer en utvärderingsplan som beskriver utvärderingens syfte, omfattning och metod. Det som återstår är att besluta om organisation och vem som ska genomföra uppdraget. 8.1 Syfte och förväntat resultat Syftet med utvärderingen är att se om genomförd förändring har bidragit till måluppfyllelse. Vad blev resultat av förändringen? Gav förändringen önskad effekt? Utvärderingen ska även bidra till ett lärande för hela den kommunala organisationen. Utvärderingen ska ske mot bakgrund av det uppdrag som kommunfullmäktige beslutande om den 15 december 2015 och dess 12 beslutspunkter, se bilaga1. Beslutet i korthet handlar om att utveckla orten i centrum enligt följande: Torshälla stads nämnd bibehålls med uppdraget att följa upp, samordna och utveckla orten Torshälla och de kommunala verksamheterna. Torshälla stads förvaltning avvecklas i sin nuvarande form och samorganiseras med fackförvaltningarna. För att säkerställa samverkan på orten utses chefer med ansvar för att ta tillvara Torshällas intressen och utvecklingen av verksamheterna. Det kan vara hela eller delar av tjänster och det är upp till respektive förvaltning i dialog med Torshälla stads nämnd att bedöma behovet. 8.2 Områden för utvärdering Ett antal nyckelområden har ringats in för utvärdering. Torshälla stads nämnd Den politiska styrningen av Torshälla som ort kom att säkerställas genom att Torshälla stads nämnd fick fortsatt och delvis nya ansvarsområden. Har förändringen bidragit till att Torshälla stads nämnd har stärkts i frågor som är av lokal prägel? Nya former för samverkan Beslutet innebar ett tydligt uppdrag att ta tillvara och fortsätta utveckla samverkan mellan verksamheter i Torshälla. En organisation och ett uppdrag är tillsatt. Har organisationen lyckats ta tillvara och utvecklat samverkan i den nya organisationen?
SLUTRAPPORT 16 (23) Likvärdig service för invånare I förarbetena uppdagades skillnader i service till invånare, brukare och kunder som härrör till olika arbetssätt och utbud. Det finns även skillnader i delegationsordningar och riktlinjer. Har servicen blivit mer likvärdig? Tillgänglighet för invånare Betydelsen av närhet och lokal anknytning bedömdes som mycket hög för samtliga verksamheter. Har förändringen bidragit till fortsatt hög tillgänglighet för invånare i Torshälla? Kompetensförsörjning Kompetensförsörjning inom vissa specialistfunktioner bedömdes som sårbar i den tidigare organisationen. Har organisationen blivit mindre sårbar kompetensmässig? Tvärprofessionell samverkan lära av varandra Samarbetet mellan förskola, skola och socialtjänst i Torshälla utmärkte sig särskilt med gemensamma metoder i det förebyggande arbetet. Det lilla sammanhanget bidrar till en känsla för helhet och det gemensamma uppdraget. Har förändringen bidragit till fortsatt utveckling och stärkt samverkan mellan förskola, skola och socialtjänst? Resurs och kostnadseffektivitet I förarbetet framfördes att organisationen skulle kunna göra stora vinster genom att göra mer tillsammans. En organisation med både fackförvaltningar och en kommundelsförvaltning skapade parallella processer och upplevdes ineffektiv. Har den nya organisationen bidragit till en mer resurs- och kostnadseffektiv verksamhet? Socialtjänsten Skillnader i arbetssätt, samverkan mellan verksamheter och förebyggande arbete kom att bli tydligt både i förarbetet men också i samband med själva genomförandet. Sammantaget stod socialtjänsten för störst förändring. Det finns därför ett värde att följa utveckling även inom detta område? Har förändringen inom socialtjänsten bidragit till nya arbetssätt och metoder med stärkt fokus på samverkan mellan förskola, skola och socialtjänst i det förebyggande arbetet?
SLUTRAPPORT 17 (23) 8.3 Metodval Utvärderingen kan med fördel genomföras genom kvalitativa fokusgrupper och intervjuer. En idé skulle vara att följa representanter från olika verksamheter under en två- årsperiod. Detta för att inte riskera att tappa viktiga lärdomar. Därtill följs ett antal nyckeltal. Fokusgrupper och intervjuer Fokusgrupper skulle kunna genomföras som en del av det fortsatta utvecklingsarbetet med start våren 2018. Dessa kompletteras sedan med grupp- och enskilda intervjuer. Tillvägagångssätt och urval görs med fördel av samordningsgruppen. Nyckeltalsuppföljning Nöjd inflytandeindex NII (inflytande, påverkan, information och förtroende) Nöjd medborgarindex (NMI) Gator och vägar, gång och cykelvägar, idrott och motionsanläggningar och kultur, äldreomsorg. Kunskapsresultat i grundskolan Insatser för barn och unga (Vårddygn familjehem och institution) Insatser för vuxna (Vårddygn familjehem och institution) NKI, brukarundersökningar Personal boende dag/natt Försörjningsstöd Ekonomisk analys 8.4 Organisation En organisation och resurser för utvärdering tillsätts. Samarbete sökes med fördel med Mälardalens högskola. Fortsatt planering av uppdraget föreslås med fördel ske i samordningsgruppen med förslag till förvaltningschefsgruppen som beslutar. 9. Stängning av projektet Efter leverans av slutrapport och TG5 beslut i styrgruppen stängs projektet i Antura. Dokumentation i form av beställningar, planer, lägesrapporter och minnesanteckningar arkiveras i LE enligt gällande rutin.
SLUTRAPPORT 18 (23) 10. Avslutande ord Torshälla stads förvaltning är vid projektets avslut samorganiserat med övriga fackförvaltningar. Eskilstuna kommun har nu en renodlad organisation med fackförvaltningar. Samtidigt har Torshälla stads nämnd med sin unika särprägel getts nya ansvarområden kopplat till ortsutveckling, detaljplanarbete, näringslivsfrågor samt besöks- och turismnäring. Detta ska ses som starten på fortsatt utveckling av Torshälla som ort utifrån ortsutvecklingsuppdraget. En av utmaningarna framåt kommer att ligga i att samordna förvaltningarnas arbete i förhållande till Torshälla stads nämnd samt ta tillvara och utveckla samverkan mellan olika verksamheter inom ett specifikt geografiskt område. Här kommer samordningschefen och samordningsgruppen ha en mycket viktig roll. Det kommer även att krävas nya former för samverkan över förvaltningsgränserna. Det i förlängningen kan tjäna som modell för utveckling av en effektiv organisation och attraktiv stad. Bilaga 1 Redovisning av antal medarbetare som berörts Antal Medarbetare som har flyttat från Torshälla till Fackförvaltningar Från Torshälla Till Fackförvaltning Antal Månad Gatu-Park och Fritid KFF 8 Maj Gatu-Park och Fritid SBF 14 Maj Vård och Omsorg TSF/Tillsvidare VOF 211 Maj Vård och Omsorg TSF/Timvik VOF 86 Maj Vård och Omsorg TSF/Ledning VOF 5 Maj Socialförvaltningen SF 12 Juni Socialförvaltningen AVF 11 Juni Socialförvaltningen VOF 9 Juni SKU KFF 13 Juni Edvardslundslundsskolan BOU 100 Juni Förskolor Torshälla BOU 163 Juni Gökstensskolan BOU 147 Juni Kostenheten Torshälla BOU 40 Juni Ledning Skola Förskola TSF BOU 5 Juni Ledning o Admin 16 Total antal personer 840 Siffrorna inkluderar visstidsanställda.
SLUTRAPPORT 19 (23) Bilaga 2 Uppföljning av övergripande tidplan 2016-12-21 2017-02-02 2017-02-03 2017-02-02 2017-02-27 2017-02-28 2017-03-02 2017-03-13 2017-03-21 2017-03-23 2017-03-27 2017-03-30 2017-04-06 2016-12-21 2017-02-02 2017-02-03 2017-02-02 2017-02-27 2017-02-28 2017-03-02 2017-03-13 2017-03-21 2017-03-23 2017-03-27 2017-03-30 2017-04-06 2017-04-10 2017-04-11 2017-04-11 2017-04-27 2017-04-27 2017-05-01 2017-05-01 Styrgruppsmöte FCG (TG0) Projektgruppsmöte Styrgruppsmöte FCG Projektgruppsmöte Styrgruppsmöte FCG (TG1) Torshälla stads nämnd Information CSG Information Styrgruppsmöte FCG (TG2) Slutlig projektplan CSG Beslut om tidplan och information om verksamhetsflytt för gatu-park-fritidsverksamhet och vårdomsorgsverksamhet samt Torshälla 700 år. FSG Stadsbyggnadsförvaltningen FSG Vård och omsorgsförvaltningen FSG Kultur och fritidsförvaltningen CSG - Beslut om verksamhetsflytt, gatu-park-fritidsenheten Styrgruppsmöte FCG (TG0) Projektgruppsmöte Styrgruppsmöte FCG Projektgruppsmöte Styrgruppsmöte FCG (TG1) Torshälla stads nämnd Information CSG Information Styrgruppsmöte FCG (TG2) Slutlig projektplan CSG Beslut om tidplan och information om verksamhetsflytt för gatu-park-fritidsverksamhet och vårdomsorgsverksamhet samt Torshälla 700 år. FSG Stadsbyggnadsförvaltningen FSG Vård och omsorgsförvaltningen FSG Kultur och fritidsförvaltningen CSG - Beslut om verksamhetsflytt, gatu-park-fritidsenheten vårdoch omsorgsverksamhet, Torshälla 700 år. Information om verksamhetsflytt förskole- och grundskoleverksamhet, kostverksamheten, socialtjänstverksamhet, arbetsmarknads och vuxenutbildningsförvaltningen och kultur- och ungdomsverksamhet. Styrgruppsmöte FCG FSG Socialförvaltningen Kommunstyrelse Beslut om förändrad ansvarsfördelning mellan TSN, KFN, SBN och VON Kommunfullmäktige Beslut om förändrad ansvarsfördelning mellan TSN, KFN, SBN och VON. CSG - Beslut om verksamhetsflytt, förskole- och grundskoleverksamhet, kostverksamheten, socialtjänstverksamhet och kultur- och ungdomsverksamhet. Verksamhetsflytt gatu-, park- och fritidsverksamhet Verksamhetsflytt vård- och omsorgsverksamhet
SLUTRAPPORT 20 (23) 2017-05-01 Verksamhetsflytt Torshälla 700 2017-05-02 Kommunstyrelse Beslut om förändrad ansvarsfördelning mellan TSN, BUN, AVN och SN. 2017-05-08 Styrgruppsmöte FCG (TG3) 2017-05-09 FSG Socialförvaltningen 2017-05-18 Kommunfullmäktige Beslut om förändrad ansvarsfördelning mellan TSN, BUN, AVN och SN. 2017-06-01 Verksamhetsflytt socialtjänstverksamhet 2017-06-01 Verksamhetsflytt förskola- och grundskoleverksamhet och kostverksamhet. 2017-06-01 Verksamhetsflytt kultur- och ungdomsverksamhet 2017-06- 01 Verksamhetsflytt verksamhet för ortsutveckling 2017-06-16 Styrgruppsmöte FCG (TG4) 2017-09-11 Styrgruppsmöte FCG 2017-10-09 Styrgruppsmöte FCG (TG5) Före varje verksamhetsflytt sker samverkan mellan arbetsgivare och fackliga organisationer enligt samverkansavtalet. Risk- och konsekvensanalys inför verksamhetsförändringen görs mellan information och beslut. Mottagande förvaltningen har huvudansvaret för att detta sker. Information till medarbetare ges av berörda chefer. Förkortningar AVN Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden BUN Barn- och utbildningsnämnden KFN Kultur- och fritidsnämnden VON Vård- och omsorgsnämnden SN Socialnämnden TSN Torshälla stads nämnd FCG Förvaltningschefgrupp Bilaga 3 Uppföljning av kommunikationsplan I d Aktivitet Syfte Intressent/ målgrupp Information till chefer och ledningsgrupper Information till chefer som tar emot verksamheter Tydliggöra ansvar och nuläget Säkerställa gott mottagande Torshälla stads förvaltnings ledninggrupp, KLG/förvaltnin gschefer Chefer i mottagande verksamheter Kanal Material Färdigt Ansvari g Ledningsgrupp Muntlig Löpan Styrgrup er information de p, PE Styrgruppsmöt och ppt vid en möten. Möten/e-post Checklistor Löpan de Genomf örandeg rupper stödpro cesser
SLUTRAPPORT 21 (23) Information från styrgruppsmöten Information till genomförandegrupper. Tydligöra beslut. Förankra syfte och förändringen. Tydliggöra ansvar Medarbetare och chefer. Medlemmar i genomförandegr upper Internportalen, IP Samtal med sammankalland e. Nyhet på IP Ppt vid möten. Vid behov, 11 april, 9 maj, 19 juni, 12 septem ber, 10 oktobe r, 14 novem ber Löpan de ME, MS ME Information från genomförandegrupper. Tydliggöra beslut och nuläge, Medarbetare IP Anteckningar i mapp för respektive grupp i samarbetsytan. Valfria lämpliga kanaler, t.ex. APT Minnesantec kningar enligt mall, läggs i mapp för respektive grupp i samarbetsyt an för IP. Privat info mejlas till ME. Löpan de Samman kallande för genomf örandeg rupper Information till Torshällabor Information till CSG Information till FSG och APT Tydliggöra vad beslutet innebär i praktiken Förankra syfte och förändringen, visa på konsekvenser. Förankra syfte och förändringen, undvika otydlighet Föreningar, näringslivet och liknande i Torshälla. Fackliga företrädare Fackliga företrädare, medarbetare Ev. veckoannons Nyhet på eskilstuna.se Torshälla runt Möte/medborg ardialog Muntlig information vid CSG Muntlig info, ev. APTmaterial Ev. PPT Veckoanno ns Nyhet på eskilstuna.se Torshälla runt PP- bilder Risk- och konsekvensa nlays. Maj. Efter kfbeslut 27 april. Se tidplan. ME, MS och genomf örandeg rupper ME pp-bilder mars Genomf örandeg rupper, MS APT mall
SLUTRAPPORT 22 (23) Information till medarbetare Information och dialog med PUG och PLG grupperna Information till media Information till Eskilstuna Direkt Information till systemförvaltare Information till chefer på KoU Förankra syfte och förändringen, tydliggöra tidplan, förebygga osäkerhet Förankra syfte, och ge information om delaktighet Nå ut till medarbetare och invånare om vad besluten innebär i praktiken, exempelvis förändringar i socialtjänst. Säkerställa gott bemötande till invånare, förankra syfte och tidplan. Säkerställa att alla system kommer fungera vid verksamhetsfl ytt Säkerställa att det finns tillräckligt med resurser Medarbetare Nyckelpersoner Eskilstunakurire n, SVT Sörmland, Radio Sörmland Medarbetare på Eskilstuna direkt Internportalen, möten Information via genomförandeg rupperna för stödprocessern a Eskilstuna.se Pressrum/Cisio n Nyhetsnotis er Ledningsgru pp PP-bilder, muntligt. Pressmeddel ande Löpan de Löpan de Juni Samtal/möte PPT Mars ME Systemförvaltare Möte Samtal Löpan de Chefer på KoU Ledningsgrupp, bemanningsgru pp Samtal Löpan de PE, ME, styrgrup p, MS, chefer mottaga nde och lämande förvaltni ng, genomf örandeg rupper Samman kallande för genomf örandeg ruppern a stödpro cesser. MS Genomf örandeg rupp stödpro cess IT admin EF
SLUTRAPPORT 23 (23) Information till leverantörer Information till myndigheter Information till KSAU/KS Säkerställa att fakturor kommer rätt och att avtal skrivs om Säkerställa myndighetsut övning Ge underlag för beslut Leverantörer E-post Samtal Löpan de Myndigheter, landstinget E-post/samtal Löpan de Poltiker Möte PPT Se tidplan Ekono miansva rig på mottaga nde förvaltni ng Chef på mottaga nde förvaltni ng ME Information till kommunala råd pensiorsråd, invamdrar, funtinshinder Tydliggöra vad beslutet innebär i praktiken Invånare Möte PPT maj/ju ni ME
Kommunfullmäktige Protokollsutdrag Sammanträdesdatum 2016-12-15 Sida 1(10) 290 Samarbete/samorganisering mellan Torshälla och Eskilstuna (KSKF/2016:432) Beslut 1. Torshälla stads nämnd bibehålls och stärks med fokus på frågor med stark lokal prägel. Torshälla stads förvaltning avvecklas för att säkerställa likvärdig service, resurseffektivitet och kompetensförsörjning. 2. Torshälla stads nämnd ska ha ansvar för kultur- och fritidsverksamhet, ort näringslivs- och föreningsfrågor samt gatu- och parkverksamhet. Torshälla stads nämnd ges även uppdraget att följa utvecklingen av de kommunala verksamheterna i Torshälla. Detta gäller från och med den 1 augusti 2017 om inte kommunfullmäktige beslutar annat. 3. Torshälla stads nämnd beslutar om budget och verksamhetsplan för de verksamheter som nämnden har ansvar för. Förslag till verksamhetsplan och budget tas fram av fackförvaltningarna. Förvaltning tillhörande kommunstyrelsen, kultur- och fritidsnämnden och stadsbyggnadsnämnden ska följa verksamhetsplan, budget och övriga beslut som fattas av Torshälla stads nämnd för respektive verksamhet. 4. Respektive nämnd ska föra dialog med Torshälla stads nämnd innan beslut om budget och verksamhetsplan fattas. Skyldigheten att föra dialog avser de nämnder som har ansvar för verksamhet i Torshällas geografiska område. 5. Stadsbyggnadsnämnden ska ge Torshälla stads nämnd möjlighet att yttra sig i detaljplaneärenden inom Torshällas geografiska område. Stadsbyggnadsnämndens ansvar för kommunens uppgifter enligt plan- och bygglagen kvarstår oförändrat. 6. Torshälla stads nämnds kostorganisation hålls ihop och förs över till barn- och utbildningsnämnden. 7. Kommunledningskontoret får i uppdrag att samordna förvaltningarnas arbete i förhållande till Torshälla stads nämnd samt tillse att administrativt stöd ges till nämnden. Inom kommunledningskontoret ska det finnas en samordnare med ett särskilt ansvar för att stödja Torshälla stads nämnd. Samordnaren ska leda en grupp med en representant med ett särskilt Torshällaansvar från respektive Eskilstuna den stolta Fristaden Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Kommunfullmäktige Protokollsutdrag Sammanträdesdatum 2016-12-15 Sida 2(10) berörd förvaltning. Gruppens uppgift är att följa och utveckla arbetet i Torshälla. 8. Berörda nämnder ges i uppdrag att ta tillvara och vidareutveckla de erfarenheter och kunskaper som gjorts i den nära och tvärprofessionella samverkan som finns mellan verksamheterna i Torshälla för barn, ungdomar, vuxna och familjer. 9. Arbetet med verksamhetsöverflyttning påbörjas efter beslut och genomförs efter överenskommelse mellan Torshälla och respektive förvaltning, dock senast 31 juli. Torshälla stads förvaltning kvarstår tills dess omställning av eventuellt övertaliga medarbetare slutförts. 10. Inriktningen är att effektivisera med minst 7 miljoner kronor med genomslag från 2018. 11. Kommunstyrelsen får i uppdrag att ta fram förslag till reviderade reglementen för berörda nämnder. Reservation Magnus Arreflod (MP) och Marielle Lahti (MP) reserverar sig mot beslutet. Skriftlig reservation lämnas (bilaga A). Niklas Frykman (L), Helen Wretling (L), Stefan Krstic (L), Jan Svensson (L) och Aza Safari (-) reserverar sig mot beslutet. Skriftig reservation lämnas (bilaga B). Maria Chergui (V), Joel Hamberg (V), Maria Forsberg (V), Solveig Pohjola (V), Anette Stavehaug (V) och Alar Kuutmann (V) reserverar sig mot beslutet. Skriftig reservation lämnas (bilaga C). Ingrid Sermeno Escobar (-) reserverar sig muntligt mot beslutet. Lotta Jonsson (KD) och Bo Hellmark (KD) reserverar sig muntligt mot beslutet. Ärendebeskrivning Kommunledningskontoret har inkommit med en skrivelse i ärendet daterad den 14 november 2016. Av skrivelsen framgår att kommunfullmäktige beslutade i november 2015 genom kompletteringar till Årsplan för 2016-2018 att en utredning och analys avseende Torshälla Stads förvaltning ska genomföras i syfte att finna synergier och kostnadseffektiviseringar och uppnå långsiktig kvalitet. (KSKF/2015:254). Syftet med utredningen har varit att analysera och lämna förslag på hur Torshälla Stads nämnd och förvaltning kan utvecklas och eventuellt samorganiseras med övriga förvaltningar inom Eskilstuna kommun. Eskilstuna den stolta Fristaden Justerandes sign Utdragsbestyrkande