1(17) Plats och tid Kommunhuset, sammanträdesrum 1, onsdagen den 19 september 2018 kl 09:00-11:30 Beslutande Ledamöter Monica Forsgren (S), Ordförande Mats Jakobsson (S), 1:e vice ordförande Monica Georgsson (S) Sören Åhlström (S) Kristina Karlsson (M) Bjarne Magnusson (C) Christer Gåsfors (S) Ersättare Vanja Larsson (V) Yvonne Johansson (MP) Cecilia Tomtlund (M) Solweig Nyrede (S) Tjänstgörande Tjänstgörande Övriga närvarande Justerare Catrin Hedlund Elisabet Zimmer Anette Billström Teresa Ramqvist Sara Palmqvist Bjarne Magnusson Kommunal Förvaltningschef Förvaltningsekonom Förvaltningssekreterare Sekreterare Justeringens plats och tid Johan Ahlbäcks plats 7, kl. 14:00 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 57-68 Sara Palmqvist Ordförande Monica Forsgren Justerare Bjarne Magnusson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Instans Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned 2018-10-11 Förvaringsplats för protokollet Johan Ahlbäcks plats 7, Smedjebacken Underskrift Sara Palmqvist
2(17) Ärendelista 57 Dnr 3027 Informationsärende... 3 58 Dnr 3066 Individärende... 4 59 Dnr 2018/00068 Anmälan av delegation 2018... 5 60 Dnr 2018/00059 Rapportering icke verkställda beslut 1:a kvartalet 2018... 6 61 Dnr 2018/00095 Rapportering icke verkställda beslut 2:a kvartalet 2018... 8 62 Dnr 2018/00006 Delegationsbeslut 2018... 10 63 Dnr 2018/00005 Anmälningsärenden 2018... 11 64 Dnr 2018/00017 Budget 2019 samt plan 2020-2021... 13 65 Dnr 2018/00092 Delårsbokslut 2018... 14 66 Dnr 2018/00093 TV-utbud boenden... 15 67 Dnr 2018/00094 Kungörelse om granskning... 16 68 Dnr 3026 Informationsärende... 17
3(17) 57 Dnr 3027 Informationsärende beslutar Tacka för informationen. Personalchef Ann-Sofie Westman presenterar sig själv. Har haft sin tjänst i kommunen sedan 1 mars i år. Innan hon började arbeta i Smedjebacken arbetade hon som HR-specialist i Fagersta. Ann-Sofie informerar bland annat om att sedan hon kom till kommunen har mycket internt arbete på personalavdelningen gjorts. Hon beskriver sitt ledarskap och nämner att hon tror på dialog och att det är viktigt med prestigelöshet och ansvar. Ann-Sofie presenterar sjukfrånvaron för omsorgsförvaltningen med en jämförelse mellan första halvåret 2017 och första halvåret 2018. Under perioden har den sammantagna sjukfrånvaron sjunkit från 10,25 % till 9,09 %. Hon har utifrån en schablon tagit fram en ungefärlig kostnad för sjukfrånvaron, vilken är cirka 7 miljoner kronor. Detta är dock inte den faktiska kostnaden. Sjuk- och friskanmälan via Previa. Personen som sjukanmäler sig får återkoppling från sjuksköterska eller annan rådgivande person. Chefen får direkt återkoppling om att medarbetare sjukanmält sig. Detta infördes på prov för cirka 2 år sedan på olika enheter i kommunen, bland annat inom hemtjänsten. Från införandet till och med första halvåret i år sjönk sjukfrånvaron med 2, 26 %. Besked måste lämnas senast 1 oktober om tjänsten ska fortsätta användas. Personalsekreterare Magnus Pettersson har skickat ut utvärdering till berörda chefer för att se om de varit nöjda med tjänsten. Förvaltningschef Elisabet Zimmer ska prata med omsorgsförvaltningens chefsgrupp för att höra vilka tankar de har om tjänsten.
4(17) 58 Dnr 3066 Individärende beslutar Ge omsorgsnämndens arbetsutskott i uppdrag att genomföra ett arbetsmiljöbesök. Med anledning av att en enhetschef har returnerat delegation gällande ansvar att utföra arbetsmiljöuppgifter i en del av verksamheten behöver besök göras.
5(17) 59 Dnr 2018/00068 Anmälan av delegation 2018 beslutar Med beaktade lägga delegationsbeslutet till handlingarna. Beslut fattat på arbetsutskottets sammanträde 2018-09-05 enligt följande: 54 Beslut om nedskrivning av eller befrielse från skuld avseende debiterad avgift inom äldre- och handikappområdet enligt 4 kap. 2 SoL Dnr 2018.74 709 Tjänsteskrivelse från förvaltningssekreterare, 2018-09-07 s arbetsutskott 2018-09-05 54
6(17) 60 Dnr 2018/00059 Rapportering icke verkställda beslut 1:a kvartalet 2018 beslutar Godkänna rapporten och överlämna rapporten till kommunfullmäktige. Rapportering icke verkställda beslut och avbrott enligt 4 kapitlet 1 socialtjänstlagen (SoL) samt 9 LSS avseende 1:a kvartalet 2018. Rapportering gäller gynnande beslut om bistånd enligt 4 kap. 1 socialtjänstlagen och beslut enligt 9 lag om stöd och service till vissa funktionshindrade LSS, som inte verkställts inom tre månader från beslutsdatum. Motsvarande rapporteringsskyldighet gäller även beslut som inte verkställs på nytt inom tre månader efter det att verkställigheten avbrutits. När ett ärende som tidigare rapporterats som icke verkställt, senare verkställs, ska detta rapporteras. Rapporteringen sker till Inspektionen för Vård och Omsorg IVO, kommunens revisorer och kommunfullmäktige (avidentifierad). En kvartalsrapport lämnas där det anges om det finns beslut att rapportera in eller inte. Varje icke verkställt beslut rapporteras till IVO i en individrapport med typ av verksamhet, insats, beslutsdatum, personnummer och kön samt anledning till att beslutet icke verkställts: SoL ÄO - äldreomsorg SoL OF - omsorg om personer med funktionsnedsättning LSS OF - omsorg om personer med funktionsnedsättning När ett ärende som tidigare rapporterats som icke verkställt, senare verkställs, ska detta rapporteras till IVO och revisorerna. Rapporteringen görs via e-tjänst. För äldre- och handikappomsorg fanns 1:a kvartalet 2018 inget beslut att rapportera.
7(17) Datum för avbrott Verksamhet Insats Kön Födelseår Anledning till att beslutet ej verkställts på nytt inom 3 månader Datum för beslut Verksamhet Insats Kön Födelseår Anledning till att beslutet ej verkställts inom 3 månader Rapportering till Inspektionen för Vård och Omsorg gjord 2018-04-20. Rapportering till kommunens revisorer 2018-04-20. föreslås överlämna rapporten till kommunfullmäktige. Skrivelse från avgiftshandläggare, 2018-04-25 s arbetsutskott 2018-09-05 52
8(17) 61 Dnr 2018/00095 Rapportering icke verkställda beslut 2:a kvartalet 2018 beslutar Godkänna rapporten och överlämna rapporten till kommunfullmäktige. Rapportering icke verkställda beslut och avbrott enligt 4 kapitlet 1 socialtjänstlagen (SoL) samt 9 LSS avseende 2:a kvartalet 2018. Rapportering gäller gynnande beslut om bistånd enligt 4 kap. 1 socialtjänstlagen och beslut enligt 9 lag om stöd och service till vissa funktionshindrade LSS, som inte verkställts inom tre månader från beslutsdatum. Motsvarande rapporteringsskyldighet gäller även beslut som inte verkställs på nytt inom tre månader efter det att verkställigheten avbrutits. När ett ärende som tidigare rapporterats som icke verkställt, senare verkställs, ska detta rapporteras. Rapporteringen sker till Inspektionen för Vård och Omsorg IVO, kommunens revisorer och kommunfullmäktige (avidentifierad). En kvartalsrapport lämnas där det anges om det finns beslut att rapportera in eller inte. Varje icke verkställt beslut rapporteras till IVO i en individrapport med typ av verksamhet, insats, beslutsdatum, personnummer och kön samt anledning till att beslutet icke verkställts: SoL ÄO - äldreomsorg SoL OF - omsorg om personer med funktionsnedsättning LSS OF - omsorg om personer med funktionsnedsättning När ett ärende som tidigare rapporterats som icke verkställt, senare verkställs, ska detta rapporteras till IVO och revisorerna. Rapporteringen görs via e-tjänst. För äldre- och handikappomsorg fanns 2:a kvartalet 2018 inget beslut att rapportera.
9(17) Datum för avbrott Verksamhet Insats Kön Födelseår Anledning till att beslutet ej verkställts på nytt inom 3 månader Datum för beslut Verksamhet Insats Kön Födelseår Anledning till att beslutet ej verkställts inom 3 månader Rapportering till Inspektionen för Vård och Omsorg gjord 2018-08-29. Rapportering till kommunens revisorer 2018-08-29. föreslås överlämna rapporten till kommunfullmäktige. Skrivelse från avgiftshandläggare, 2018-08-29 s arbetsutskott 2018-09-05 53
10(17) 62 Dnr 2018/00006 Delegationsbeslut 2018 beslutar Lägga delegationsbesluten till handlingarna. Anmälan om anställningar inom omsorgsförvaltningen. Delegationsbeslut från biståndshandläggare för maj, juni, juli och augusti 2018. Delegationsbeslut från handläggare LSS och psykiatri för maj, juni, juli och augusti 2018. s arbetsutskott 2018-09-05 55
11(17) 63 Dnr 2018/00005 Anmälningsärenden 2018 beslutar Lägga anmälningsärendena till handlingarna. Alkohol, drog- och missbrukspolicy Dnr 2018.63 709 Arkivreglemente för Smedjebackens kommun Dnr 2018.64 709 Dom, mål nr 2053-18 Granskning av bokslut gällande Hjälpmedelsnämnden Dalarna Dnr 2018.72 709 Handlingsplan för alkohol, droger och missbruk Dnr 2018.63 709 Protokoll från handikapprådet 2018-03-05 Protokoll från handikapprådet 2018-05-21 Protokoll från pensionärsrådet 2018-02-26 Protokoll från pensionärsrådet 2018-05-14 Protokoll Hjälpmedelsnämnden 2018-05-17 Dnr 2018.81 006 Protokollsutdrag 2018-04-23 41. Översyn av nämndsorganisationen inför mandatperioden 2019-2022 Dnr 2018.65 709 Protokollsutdrag 2018-04-23 44. Avsägelse som ersättare i omsorgsnämnden - Anette Andersson Dnr 2018.66 709
12(17) Protokollsutdrag 2018-04-23 47. Budgetanvisningar och internpriser 2019 Dnr 2018.17 041 Riktlinjer för arbete mot diskriminering Dnr 2018.78 709 Protokollsutdrag 2018-06-18 51. Budget 2019 Dnr 2018.17 041 Protokollsutdrag 2018-06-18 60. Val av ersättare i omsorgsnämnden (S) Dnr 2018.66 709 Protokollsutdrag 2018-08-21 60. Omdisponering av investeringsmedel Allégården Dnr 2018.91 709 s arbetsutskott 2018-09-05 56
13(17) 64 Dnr 2018/00017 Budget 2019 samt plan 2020-2021 beslutar Ge omsorgsförvaltningen i uppdrag att fortsätta det pågående budgetarbetet. Förvaltningsekonom Anette Billström och förvaltningschef Elisabet Zimmer informerar om det pågående budgetarbetet. s arbetsutskott 2018-09-05 57
14(17) 65 Dnr 2018/00092 Delårsbokslut 2018 beslutar 1. Godkänna upprättat delårsbokslut och överlämna det till kommunfullmäktige. 2. Ge omsorgsförvaltningen i uppdrag att till omsorgsnämndens nästa sammanträde ta fram förslag till åtgärder för problemen som finns. Förvaltningsekonom Anette Billström och förvaltningschef Elisabet Zimmer informerar om delårsbokslutet för 2018. Delårsbokslut 2018, 2018-09-14 s arbetsutskott 2018-09-05 58
15(17) 66 Dnr 2018/00093 TV-utbud boenden beslutar Tacka för informationen. Förutsättningarna för tillgång till TV skiljer sig åt mellan kommunens särskilda boenden. Hedgården ägs av Bärkehus och har sitt utbud via AntennTeknik. Munkbogården ägs av Bärkehus och har sitt utbud via ComHem. På Allégården och Lyktan gör de nuvarande tekniska lösningarna för TV det svårt att utöka utbudet. Fortsatt utredning kring Allégården och Lyktan kommer att göras. På Solgården finns inget analogt nät, fiber är dock indraget. Kommunen köper en tjänst som levererar tv-kanaler till de gemensamma lokalerna. De boende som vill ha tillgång till TV i sin lägenhet får teckna egna abonnemang. s arbetsutskott 2018-09-05 59
16(17) 67 Dnr 2018/00094 Kungörelse om granskning beslutar Godkänner arbetsutskottets beslut. Kungörelse om granskning gällande förslag till detaljplan för Smedjebacken 3:1, Förskola Moga har inkommit till omsorgsnämnden. Synpunkter på förslaget ska skriftligen lämnas in till Miljö- och byggnadsnämnden senast den 18 september 2018. s arbetsutskott beslutade den 5 september att inte ha något att erinra mot förslaget. Förslag till detaljplan för Smedjebacken 3:1, Förskola Moga s arbetsutskott 2018-09-05 60
17(17) 68 Dnr 3026 Informationsärende beslutar Tacka för informationen. Förvaltningschef Elisabet Zimmer informerar bland annat om: Tekniksatsning från regeringen har efter ansökan gett knappa 600 tkr att satsa på teknik inom äldreomsorgen under detta år. Alla gamla datorer i omsorgsförvaltningen ska bytas ut. Förvaltningen undersöker även om det är möjligt att byta inloggningsmetod till Procapita. Ska även se över olika typer av tekniska hjälpmedel som kan köpas in. 79 % av de 229 tillsvidareanställda på omsorgsförvaltningen är utbildade undersköterskor. 11 % utbildade vårdbiträden och 10 % är outbildade. Funderingar finns kring hur sårbarheten ska kunna minskas för förvaltningschefens arbete. Diskussioner om en biträdande chef behöver finnas på förvaltningen ska hållas. den 5 december blir en heldag.