Arbetsordning för Sahlgrenska akademins Studentkår Antagen av Fullmäktige 2 december 2013 I arbetsordningen står föreskrifter av stadgekaraktär som berör hur Sahlgrenska akademins Studentkår, nedan kallat SAKS, ska skötas. Arbetsordningen är kopplad till SAKS stadga. Arbetsordningen ändras genom beslut på ett fullmäktigemöte och utgör ett något mer dynamiskt dokument än stadgan. Arbetsordningen ska innehålla principiella föreskrifter som kan väntas ha en lång giltighetsperiod. I arbetsordningen finns också föreskrifter av policykaraktär rörande alkohol, festverksamhet, grafisk profil och liknande. Innehåll Föreskrifter av policykaraktär 3 Sponsorpolicy 3 Festverksamhet och policy för alkohol och droger 4 Policy för hantering av studentärenden 5 Introduktion 6 Tjänsteresor, representation, arbetsmiddagar och avslutningsmiddagar 7 Föreskrifter för externt och internt arbete 9 Kommunikation 9 Grafisk profil för SAKS 9 Informationskanaler 11 Pedalenpriset 13 Studentrepresentation och instanslista för SAKS 15 Stödmedlemskap 18 Fullmäktige 19 Val till Fullmäktige 22 Valnämnd 23 Valberedning 24 Styrelsen 25 Råd allmänt 29 Doktorandrådet DoR 32 Utskott allmänt 33 Alarm 36 Utskottet för disputerade studenter - Disput 37 Fotoutskottet FotU 38 Idrottsutskottet IdrU 39 Internationella utskottet Intet 40 Introduktionsutskottet IntrU 41 Marskalkeriutskottet Mask 42 Sida 1 av 58
Miljöutskottet SASS (Sahlgrenska academy students for sustainability) 43 Musikalutskottet Gleeacellerna 44 PR-utskottet 45 Programutskottet PU 46 Sex Elegans 47 HävSex 48 Projektgrupp inom SAKS 49 Kårhusstyrelsen 50 Villa Medici 52 Ekonomisk hantering 54 Arkivering 55 Arvodering 57 Corpserna och SAKS 58 Sida 2 av 58
Föreskrifter av policykaraktär Sponsorpolicy Denna del av arbetsordningen är ett stöd för den/de förtroendevalda som jobbar med sponsringsfrågor, och redogör för kårens agerande gentemot företag eller andra externa intressenter. Definitioner Sahlgrenska akademins Studentkårs definition av sponsring lyder: Sponsring är ett affärsmässigt samarbete till ömsesidig nytta för två eller fler parter. Den sponsrade ger vissa förmåner till sponsorn och får som motprestation kontanta medel, varor eller tjänster. Om inga krav på motprestationer föreligger är det fråga om gåva eller donation. Principer för sponsring I huvudsak kan sponsring ge kåren två saker, intäkter och möjlighet att erbjuda medlemmar service/aktiviteter utöver grundläggande verksamhet. Att samarbeta med ett företag är ett ställningstagande då kåren blir förknippad med företaget i fråga. SAKS bedriver en professionell verksamhet som präglas av självständighet och integritet, varför eventuella samarbeten bör väljas med stor omsorg. SAKS kan acceptera alla former av sponsring under förutsättning att inga lagar, förordningar eller andra bestämmelser överträds, eller att sponsringen strider mot SAKS stadga respektive arbetsordning. Varje sponsoravtal som kåren tecknar ska medföra en tydlig medlemsnytta och/eller exponering av kåren. I utbyte mot kontanta medel, varor eller tjänster kan SAKS erbjuda exponering i de forum kåren förfogar över (anslagstavlor, hemsida, utskick och nyhetsbrev). SAKS tar dock endast ansvar för de anslagstavlor som specifikt är märkta som kårens på Hälsovetarbacken, Medicinareberget, Odontologen och sjukhusen. Tecknande av Sponsoravtal Ett sponsoravtal tecknas mellan SAKS, efter godkännande från Styrelsen, och sponsorn. Avtal bör ej tecknas med politiska partier eller religiösa organisationer. De bör ej heller tecknas med företag/organisationer som bedriver verksamhet vilken skadar miljö/människor eller som av andra etiska skäl kan ifrågasättas. Tecknade avtal bör ses över i början av varje verksamhetsår. Sida 3 av 58
Festverksamhet och policy för alkohol och droger Allmänt SAKS festverksamhet ska vara en del i att skapa en god social miljö för medlemmarna. SAKS inställning i fest- och alkoholfrågor ska betonas i all festverksamhet med särskild tonvikt vid introduktionen för nya studenter. Alkoholfria alternativ ska finnas lättillgängliga vid alla arrangemang där alkohol serveras. SAKS inställning till alkohol och droger Sahlgrenska akademins Studentkår ska verka för: att SAKS arrangemang genomsyras av en sund och mogen inställning till alkohol, att en diskussion i alkoholfrågan fortlöpande hålls mellan SAKS och alla som är inblandade i alkoholfrågor, att inga olagliga droger förekommer på våra aktiviteter samt att ansvariga för alkoholhantering ska känna till tecken på avvikande dryckesbeteende och kunna hjälpa studenter med alkoholproblem att få professionell vård i samarbete med Akademihälsan. Sahlgrenska akademins Studentkår accepterar inte: att alkoholkonsumtion sätts i centrum vid våra aktiviteter, att kraftig berusning förekommer vid våra aktiviteter att det uppstår risk för personskada eller materiell skadegörelse, att individens integritet ej respekteras, till exempel genom grupptryck eller alkoholhets eller att olagliga droger förekommer i någon form. Åtgärder SAKS ska visa stor intolerans för avvikelser från dessa punkter. Ansvarig för åtgärder är SAKS styrelse. Ansvar Huvudansvarig för SAKS festverksamhet är Sexmästeriutskotten. SAKS ordförande, vice ordförande med ansvar för information och medlemsrekrytering och alkoholansvarig i Sex Elegans, är personer med betydande inflytande för alkoholutskänkning (PBI) och ska stå på SAKS tillstånd. Två av dessa ska erlägga FHI:s prov i alkoholagstiftning. Av PBI utses serveringsansvariga som ska genomgå av kommunens tillståndsenhet godkänd utbildning i ansvarsfull alkoholhantering. De serveringsansvariga anmäls till kommunens tillståndsenhet och är sedan ytterst ansvariga för alkoholutskänkningen på Villa Medici. Vid varje tillfälle som alkoholutskänkning sker på Villa Medici ska en av de serveringsansvariga vara närvarande och denna person ansvarar för att övrig personal är delgivna innehållet i denna arbetsordning samt SAKS arbetsbeskrivning för alkoholutskänkning på Villa Medici. Sida 4 av 58
Utbildning SAKS ska sträva efter att så många som möjligt inom de utskott som verkar under kårens utskänkningstillstånd genomgår av kommunens tillståndenhet godkänd utbildning i ansvarsfull alkoholhantering. I mån av plats bör även övriga som under kårens verksamhet hanterar alkoholpåverkade personer ges möjlighet att genomgå denna typ av utbildning. Policy för hantering av studentärenden Ett utbildningsbevakande förtroendeuppdrag inom studentkåren innebär att man ibland blir anförtrodd information om enskilda studenters hälsomässiga, studiemässiga eller sociala situation. Student som genom sitt förtroendeuppdrag för tillgång till känsliga uppgifter om enskilda individer ska inte utan individens uttryckliga godkännande föra dessa uppgifter vidare. Alla förtroendevalda inom studiebevakning ska informeras om denna policy när de tillträder sin post. Styrelsen är ytterst ansvarig för att denna information sker samt ska hantera ärenden där misstanke om brott mot denna policy föreligger. Sida 5 av 58
Introduktion Allmänt SAKS introduktion för nya studenter ska ha som främsta syfte att ge en möjlighet att lära känna andra studenter samt att upplysa om SAKS och dess verksamhet. Annan praktisk information som underlättar tiden vid Sahlgrenska akademin och i Göteborg ska också ges. Alla studenter som deltar i introduktionen ska vara medlemmar i SAKS. Introduktionens utformning SAKS ska verka för: att nya studenter endast deltar i introduktionen av fri vilja, att så många som möjligt blir medlemmar i SAKS, att alla aktiva i introduktionen får adekvat utbildning, bl.a. avseende SAKS organisation och arbetsordning, särskilt gällande festverksamhet och alkohol samt att i allt introduktionsarbete markera SAKS inställning vad gäller festverksamhet och alkohol. SAKS accepterar inte: aktiviteter där någon form av pennalism förekommer, aktiviteter där någon form av diskriminering förekommer, att individens integritet kränks, t ex genom grupptryck eller introduktionsaktiviteter som åstadkommer skadegörelse eller där återställande i ursprungligt skick inte är möjligt Åtgärder SAKS ska visa stor intolerans för avvikelser från dessa punkter. Ansvarig för åtgärder är SAKS styrelse. Nollefrid Introduktionens syfte är att alla nya studenter på Sahlgrenska akademin ska få en så bra början på sina studier som möjligt. Alla SAKS engagerade inom introduktionen ska sträva efter att ge samtliga nya studenter lika förutsättningar till detta och särskild uppmärksamhet ska inte tillägnas någon enskild ny student. Med anledning av detta så ska inte de personer som inom SAKS på något sätt är inblandade i introduktionsverksamhet inleda någon form av romantisk och/eller sexuell kontakt med nya studenter under den period som introduktionsverksamheten pågår. Brott mot nollefriden ska resultera i avstängning från introduktionsverksamheten under resten av terminen. Beslut att brott mot nollefriden har förekommit tas av Styrelsen. Styrelsens AU kan tillfälligt stänga av en person från resten av terminens introduktionsverksamhet om misstanke om brott mot nollefriden föreligger, dock längst fram till nästkommande Styrelsemöte. Sida 6 av 58
Tjänsteresor, representation, arbetsmiddagar och avslutningsmiddagar Med representation avses i denna arbetsordning både extern och intern representation. Tjänsteresor och representation inom SAKS får normalt endast göras av förtroendevalda. Övrig resa och representation ska beslutas om av det organ som har budgetansvar för aktiviteten. Resor Medel beviljas endast till resor som medför klar nytta för SAKS i enlighet med studentkårens syfte som anges i dess stadga. Avsikten med resa/boende ska redogöras för i samband med ansökan. Berört organ avgör i beslut om att lämna bidrag till resan om denna enligt ovanstående innebär nytta för SAKS. Bidrag till resor och boende ska godkännas av berört organ innan resan påbörjas. Resor och boende som betalas av SAKS ska göras på billigast möjliga sätt. Vid tillfällen då billigaste rese-/boendesätt inte valts ska tydlig motivering inlämnas tillsammans med reseräkningen. Om val av dyrare rese-/boendesätt inte befinns vara motiverat betalar den resande själv den fördyring som resan/boendet innebar jämfört med billigaste rese- /boendesätt. Representation Bidrag till representation ska godkännas av berört organ i förväg. Representation får normalt ske inom varje organ motsvarande upp till 1000 kronors värde per verksamhetsår. Enskild person får ej mottaga representation eller gåva motsvarande mer än 200 kronors värde från samma organ inom SAKS. Sådan representationskostnad ska rymmas inom organets budget. Undantag från ovanstående beloppsgränser kan beslutas om av SAKS styrelse. Alkohol Alkohol ska endast i undantagsfall användas vid representation. Om alkohol används vid representation ska detta ha godkänts av SAKS styrelse i förväg. Avslutningsmiddagar SAKS vill genom avslutningsmiddagarna tacka/belöna de personer som engagerar sig i kåren. De aktiva ledamöterna i varje organ ska kunna gå ut och äta en bit mat och koppla av. Middagsbidraget är om 240 kr per person och verksamhetsår. Pengar för avslutningsmiddag fås mot uppvisande av kvitto från restaurangen/affären där maten inhandlats. Kvittot ska ej avse alkoholhaltiga drycker. Således kommer inga kvitton som visar på alkoholköp att godkännas och utlägget kommer inte att kompenseras för. Med aktiv inom SAKS avses: moment 1 samtliga förtroendevalda valda av Fullmäktige moment 2 person i samtliga organ och undergrupper inom SAKS som uppfyller de krav som ställs för att räknas som aktiv. Dessa krav bestäms av det berörda organet. Sida 7 av 58
För att erhålla fullt middagsbidrag måste en rapport lämnas in från kårens samtliga organ och undergrupper till alla SAKS ordinarie fullmäktigemöten under verksamhetsåret. En rapport ska lämnas in till SAKS ordförande senast en vecka innan mötet. Dessutom måste justerade protokoll från samtliga hållna möten ha lämnats in till SAKS administratör. Vid inlämnad rapport till ett ordinarie fullmäktigemöte tilldelas det berörda organet 40 kr per person till en avslutningsmiddag. Ett organ kan alltså totalt tilldelas 240 kr per person vilket motsvarar fullt middagsbidrag. Sida 8 av 58
Föreskrifter för externt och internt arbete Kommunikation SAKS kommunicerar huvudsakligen med medlemmar respektive potentiella medlemmar och inom den egna organisationen samt med andra kårer, samarbetsorgan, Göteborgs universitet, media och det omgivande samhället. I all kommunikation ska SAKS verka inkluderande och professionellt. Kårordförande och vice kårordförande med ansvar för information och medlemsrekrytering har det yttersta ansvaret för all kommunikation. Grafisk profil för SAKS Allmänt Syftet med SAKS grafiska profil är att göra studentkåren tydligare utåt och öka känslan av samhörighet internt inom SAKS. Den grafiska profilen ska således användas i all kommunikation. Vad består den grafiska profilen av? SAKS grafiska profil består av (1) emblemet, sjöormen med omslutande krans och (2) utseendet på de handlingar, broschyrer, webbsidor och andra publikationer som används inom och utgår från SAKS. Mallar Mallar för kallelse, handlingar, protokoll, affischer och powerpoint-presentationer finns upprättade och ska användas av SAKS alla organ. Mallarna bör finnas lättillgängligt, exempelvis på hemsidan. Användning av Sahlgrenska akademins Studentkårs emblem SAKS emblem får endast användas av förtroendevald och organ inom SAKS. Profilprodukter SAKS ska erbjuda sina medlemmar och potentiella medlemmar användbara profilprodukter som gör att kårens emblem syns i korridorerna och på stan. Hur skrivs Sahlgrenska akademins Studentkår? Sahlgrenska akademins Studentkår skrivs med stort s i både Sahlgrenska och Studentkår samt med litet a i akademin. Om förkortning är nödvändig ska SAKS användas, inga punkter mellan. Villa Medici Villa Medici kan även benämnas Villan. Villa Medici skrivs med stort v och m. Villan skrivs med stort v. SAKS på andra språk På engelska heter SAKS The Sahlgrenska academy Students Union, Sweden. På franska heter vi L'Association des Etudiants de l'académie Sahlgrenska, Suède. Övriga organ Programutskottet, Läkarutbildningsrådet, Seniorskollegiet och övriga organ skrivs med stor initial, då de är namn. Notera att versal bara ska användas när namnet är just ett namn. Det heter alltså Styrelsen beslutade men Sahlgrenska akademins Studentkårs styrelse. Sida 9 av 58
Titlar på förtroendevalda skrivs med liten begynnelsebokstav, t.ex. ordförande, sekreterare, kassör. Underskrifter SAKS olika organ kan endast producera handlingar som undertecknas med respektive organs namn. Fullmäktige respektive ordförande och alla vice ordförandena i Styrelsen äger rätt att underteckna med Sahlgrenska akademins Studentkår. Utseende på handlingar och speciella publikationer Möteshandlingar, protokoll, kallelser och liknande ska formges enligt arbetsbeskrivning Grafisk profil för SAKS. SAKS använder huvudsakligen Garamond som brödtexttypsnitt och Arial i rubriker. Förkortningar som gäller Fullmäktige FuM Styrelsen Sty Apotekarutbildningsrådet AUR Biomedicinsk analytiker-utbildningsrådet BUR Dietistutbildningsrådet DiUR Doktorandrådet DoR Folkhälsovetenskapliga utbildningsrådet FhUR Logoped och audionomutbildningsrådet LoudUR Läkarutbildningsrådet LUR Odontologiska utbildningsrådet OUR Rehabiliteringsutbildningsrådet ReUR Vårdvetenskapliga utbildningsrådet VUR Arbetsmarknadsutskottet Alarm Fotoutskottet FotU Idrottsutskottet IdrU Internationella utskottet Intet Introduktionsutskottet IntrU Marskalkeriutskottet Mask Miljöutskottet Sahlgrenska academy students for sustainability SASS Musikalutskottet Gleeacellerna Gleea PR-utskottet Programutskottet PU Utskottet för disputerade studenter Disput Hälsovetenskapliga sexmästeriet HäVSex Sex Elegans Sida 10 av 58
Informationskanaler Se även SAKS stadga, kapitel 17. Hemsidan www.saks.gu.se är SAKS hemsida. Där finns all information om SAKS organisation och verksamhet. Styrelsens vice ordförande med ansvar för information och medlemsrekrytering har det övergripande ansvaret för SAKS hemsida. Varje råd och utskott ansvarar för att informationen på respektive organs del av hemsidan är aktuell. Nyhetsbrev SAKS nyhetsbrev ska innehålla händelser som inträffar inom en månad. Det ska komma ut varannan vecka under terminstid. Nyhetsbrevet sammanställs av Styrelsens vice ordförande med ansvar för information och medlemsrekrytering och skickas ut med mail till SAKS alla medlemmar som uppgett mailadress och som inte avsagt sig nyhetsbrevet. Kursombuden Information av större vikt bör, som komplement till övriga informationskanaler, även gå via klassernas kursombud. Anslagstavlor SAKS har egna anslagstavlor vid varje kårexpedition och dessa bör alltid hållas uppdaterade med info om aktuella händelser inom SAKS eller andra studentnyttiga arrangemang. Direktmail Direktmail till SAKS medlemmar kan användas men bör så göras sparsamt i och med risken att uppfattas som spam. Spionen SAKS ska använda minst en sida i varje ordinarie nummer av Spionen, tidningen för studenter och anställda vid Göteborgs universitet, för att informera om kårens verksamhet. SAKS vice ordförande med ansvar för information och medlemsrekrytering sammanställer sidorna, som bör vara mer reportage än information. Sociala medier För att snabbt kunna informera SAKS medlemmar om vad som händer inom och runt kåren ska SAKS arbeta aktivt med sociala medier. SAKS vice ordförande med ansvar för information och medlemsrekrytering ansvarar för SAKS i sociala medier. Sändlistor För information mellan SAKS organ och till studentkårens omgivning ska det finnas sändlistor. Dessa ska användas för spridning av beslutsprotokoll till förtroendevalda, samt till berörda personer och instanser utanför SAKS. Styrelsens vice ordförande med ansvar för information och medlemsrekrytering är ansvarig för dessa maillistor. Styrelsens vice ordförande med ansvar för information och medlemsrekrytering är ansvarig för kommunikationen med SAKS organ i frågor om information och arkivering. Sida 11 av 58
Protokoll Ett skriftligt justerat protokoll samt eventuella bilagor ska efter varje möte skickas till SAKS administratör för arkivering och bör sedan publiceras på hemsidan. Personligt bemötande För att öka känslan av gemenskap och tillgänglighet inom kåren ska studenterna på Sahlgrenska akademin kunna möta kårens förtroendevalda personligen. Styrelsen ansvarar för att varje termin gå ut till de nya klasserna och informera om kåren samt att SAKS kontor hålls öppna. Tryckt material Det åligger Styrelsen att se till så att det alltid finns aktuellt digitalt och tryckt material om SAKS och kårens verksamhet. Sida 12 av 58
Pedalenpriset Allmänt Pedalen är SAKS pedagogiska pris. Före 2010-07-01 var det Medicinska föreningens i Göteborg pedagogiska pris. Pedalen delas ut årligen, på Valborgsmässoafton. Priset består av ära och berömmelse, en vandringspokal samt ett diplom. Pedalen delas ut till lärare eller undervisningsmiljöer som på ett förtjänstfullt sätt förmedlat kunskap och engagemang till studenterna. Vem kan få Pedalen? Pedalen kan erhållas av lärare eller undervisningsmiljöer som bedriver undervisning för SAKS studenter. Nominering Det står alla SAKS medlemmar fritt att nominera till Pedalenpriset. Nomineringar får inte ske anonymt. Nomineringar ska innehålla en motivering. Beslut om Pedalenpristagare Beslut om Pedalenpristagare tas av Styrelsens vice ordförande med ansvar för utbildningsfrågor i samråd med utbildningsråden Den nominerade granskas enligt följande kriterier: Uteslutningskriterier, absoluta: Pensionerad lärare Tidigare Pedalenpristagare Lärare som på något sätt förgripit sig mot student, t.ex. könskränkning eller negativ särbehandling Uteslutningskriterier, relativa: Lärare som är i slutet av sin undervisningsgärning Meriterande kriterier, objektiva: Eventuella tidigare nomineringar Antal studenter som nominerat Antal studenter som läraren möter Meriterande kriterier, subjektiva: Studenterna får med sig kunskaper som är viktiga i det framtida yrkeslivet Läraren stimulerar och väcker intresse för ämnet Bra motivering I beslutet bör även beaktas pristagarens utbildningstillhörighet och kön. Det är önskvärt att man över tiden kan se att priset gått till både män och kvinnor, och till lärare vid alla de utbildningar SAKS representerar. Det viktigaste måste dock vara pedagogisk skicklighet. Ansvar Styrelsens vice ordförande med ansvar för utbildningsfrågor ansvarar för: att nomineringsanmodan går ut i god tid, att i samråd med Utbildningsråden granska de nominerade enligt ovan nämnda kriterier, Sida 13 av 58
att i samråd med Utbildningsråden utse Pedalenpristagare samt att dela ut Pedalenpriset och därmed sköta praktiska arrangemang. Sida 14 av 58
Studentrepresentation och instanslista för SAKS Allmänt Studentrepresentation i universitetens beredande och beslutande organ är en av SAKS viktigaste uppgifter. SAKS tillsätter studentrepresentanter till de universitetsorgan som beslutar inom områden som specifikt berör studenter på Sahlgrenska akademin. Därtill utser SAKS representanter i lokala och nationella studentsamarbeten med både utbildningsbevakning och studiesocial orientering. Val av studentrepresentanter Se även SAKS stadga, 6.3, 7.3 och 8.4. Organ inom SAKS har rätt att välja representanter till instanser i enlighet med instanslistan nedan. Till instanser som behandlar företrädesvis en utbildning väljer respektive råd. Till övriga instanser inom Sahlgrenska akademin där SAKS har rätt att vara representerade väljer Styrelsen eller av Styrelsen utsett organ. Studentrepresentanter bör utses för en bestämd mandatperiod. Om ingen mandatperiod anges i protokollet förutsätts att mandatperioden är från mötesdatumet till och med det innevarande verksamhetsårets slut. Varje val ska beredas av respektive organs arbetsutskott. AU:s förslag bör finnas ute en vecka innan mötet. Organets ledamöter har rätt att nominera fram till två veckor före mötet. Poster dit man ej hittat studentrepresentant ska vakantsättas. Mötet kan besluta om att tillåta nominering på sittande möte till poster som föreslås vakantsättas i början på mötet. Nominerade som ej föreslagits av AU kan lyftas på mötet. I det fall det finns fler förslag än platser bör sluten omröstning tillämpas. Val av studentrepresentanter ska dokumenteras i justerat protokoll. Mellan möten har ordföranden rätt att temporärt utse representanter till grupper där det finns vakanser, det ska dock ske ett val på nästa ordinarie möte. Informationsspridning Alla SAKS studentrepresentanter och var de sitter bör finnas på hemsidan. Vakanta studentrepresentantposter bör anges på hemsidan. Instanslista SAKS styrelse Sahlgrenska akademins styrelse (2 ordinarie, 1 ersättare) Sahlgrenska akademins arbetsutskott (1 ordinarie) Utbildningsrådet - UR (3 ordinarie, 3 ersättare) Utbildningsrådets arbetsutskott (1 ordinarie) Lokala arbetsmiljökommittén LAK (3 ordinarie) Lokalgruppen (1 ordinarie) Miljörådet (1 ordinarie, 1 ersättare) Lärarförslagsnämnden (1 ordinarie, 2 ersättare) Internationaliseringskommittén (1 ordinarie, 1 ersättare) Göteborgs Universitets Studentkårer GUS (3 ordinarie, 3 ersättare) GUS valberedning (2 ordinarie) Göteborgs Förenade Studentkårer GFS (1 ordinarie, 1 ersättare) Sida 15 av 58
GFS ägarutskott (1 ordinarie) GFS valberedning (1 ordinarie) SAKS vänförening (2 ordinarie) Seniorskollegiet (1 ordinarie, bör vara SAKS ordförande) Institutionen för medicin Institutionsrådet (1 ordinarie, 1 ersättare) Prefektens beslutsmöte (1 ordinarie) Institutionen för neurovetenskap och fysiologi Institutionsrådet (1 ordinarie, 1 ersättare) Prefektens beslutsmöte (1 ordinarie) Instanslista Apotekarutbildningsrådet SNAPS, Swedish National Association of Pharmaceutical Students Utbildningskommittén för farmaci (3 ordinarie, 3 ersättare) och därtill hörande arbetsgrupper Utbildningskommittén på institutionen för biomedicin (1 ordinarie, 1 ersättare) Instanslista Logoped- och audionomutbildningsrådet Nationellt samarbete Utbildningskommittén för audiologi och logopedi (3 ordinarie, 3 ersättare) och därtill hörande arbetsgrupper Instanslista Läkarutbildningsrådet Ordförandekonventet för Medicine Studerande i Sverige (OMSiS) Programkommittén för läkarprogrammet (2 ordinarie, 2 ersättare, 1 adjungerad) och därtill hörande arbetsgrupper Utbildningskommittén på institutionen för biomedicin (1 ordinarie, 1 ersättare) Institutionsrådet på Institutionen för kliniska vetenskaper (1 ordinarie, 1 ersättare) Prefektens beslutsmöte på Institutionen för kliniska vetenskaper Instanslista Biomedicinska analytikerprogrammets utbildningsråd Utbildningskommittén på Institutionen för biomedicin (1 ordinarie, 1 ersättare) och därtill hörande arbetsgrupper samt till eventuellt programutskott för biomedicinska analytikerprogrammet Institutionsrådet på Institutionen för biomedicin (1 ordinarie, 1 ersättare) Prefektens beslutsmöte på Institutionen för biomedicin (1 ordinarie) Instanslista Dietistutbildningsrådet Utbildningskommittén på Institutionen för medicin (1 ordinarie, 1 ersättare) och därtill hörande arbetsgrupper samt eventuellt programutskott för dietistprogrammet Instanslista Folkhälsovetenskapliga utbildningsrådet Utbildningskommittén på institutionen för medicin (2 ordinarie, 2 ersättare) och därtill hörande arbetsgrupper samt eventuellt programutskott för de folkhälsovetenskapliga programmen. Sida 16 av 58
Instanslista Odontologiska utbildningsrådet Utbildningskommittén på Institutionen för odontologi (3 ordinarie, 3 ersättare) och därtill hörande arbetsgrupper Institutionsrådet på Institutionen för odontologi (1 ordinarie, 1 ersättare) Prefektens beslutsmöte på Institutionen för odontologi (1 ordinarie) Instanslista Rehabiliteringsutbildningsrådet Utbildningskommittén för arbetsterapi och fysioterapi (3 ordinarie, 3 ersättare) och därtill hörande arbetsgrupper Instanslista Vårdvetenskapliga utbildningsrådet Utbildningskommittén på Institutionen för vårdvetenskap (3 ordinarie, 3 ersättare) och därtill hörande arbetsgrupper Institutionsrådet på Institutionen för vårdvetenskap (1 ordinarie, 1 ersättare) Prefektens beslutsmöte på Institutionen för vårdvetenskap (1 ordinarie) Instanslista Doktorandrådet Sahlgrenska akademins styrelse (1 ordinarie, 1 ersättare) Göteborgs Universitets Doktorandkommitté GUDK (1 ordinarie, 1 ersättare) Rådet för forskarutbildningsfrågor FUR (3 ordinarie, 3 ersättare) Rådet för forskningsfrågor FOR (3 ordinarie, 3 ersättare) 1 ordinarie och 1 ersättare till varje institutionsråd samt representanter till institutionernas forsknings-/forskarutbildningsutskott. Instanslista SASS Miljörådet (2 ordinarie, 2 ersättare) Instanslista Intet Internationaliseringskommittén (2 ordinarie, 2 ersättare) Sida 17 av 58
Stödmedlemskap Se SAKS stadga, kapitel 3. Stödmedlem i SAKS är individ som, efter erläggande av SAKS fullmäktige beslutande stödmedlemsavgift, önskar stödja SAKS verksamhet. Stödmedlemskap gäller till innevarande termins eller verksamhetsårs slut. Stödmedlem kan uteslutas ur organisationen om denne skadar organisationen. SAKS styrelse beslutar om sådan uteslutning. Stödmedlem har, om den så önskar, rätt till Informationsutskick från SAKS Götheborgske Spionen Medlemsrabatt på profilprodukter För stödmedlemmar specifik rabatt på hyra av Villa Medici Sida 18 av 58
Fullmäktige Se även SAKS stadga, kapitel 4.5, 5 och 13. Allmänt Fullmäktige är SAKS högst beslutande organ. Det har som uppgift att fastställa riktlinjer för och granska studentkårens verksamhet, samt att i övrigt fatta beslut av större vikt. Alla studenter som innefattas av SAKS stadga kapitel 2.1 har närvaro-, yttrande- och förslagsrätt på fullmäktigemötena. Styrelsen, Kårhusstyrelsen samt alla råd och utskott är ansvariga inför Fullmäktige. De ska avlägga rapport om pågående verksamhet på varje ordinarie sammanträde. Fullmäktiges sammansättning Fullmäktige består av 25 mandat. Varje råd har ett grundmandat i fullmäktige. Övriga mandat fördelas så att en så jämn som möjligt procentuell fördelning uppnås baserat på HST(helårsstudent) och antal aktiva heltidsforskarstudenter. Följande beräkningsmodell skall användas: Varje råds procentuella representation i fullmäktige, efter grundmandatsfördelningen, räknas ut. Det råd som missgynnas mest i förhållande till sin procentuella del av kårens HST får det första extra mandatet, rådets procentuella representation i Fullmäktige räknas om med hänsyn till det nya mandatet. Proceduren upprepas till det totala antalet mandat i Fullmäktige är utdelade. Mandatfördelningen skall baseras på HST och antal aktiva heltidsforskarstudenter för januari samma år som valet skall hållas. Uträkningen av mandatfördelningen skall göras av valnämnden innan valet utlyses. Varje råd har rätt till ersättare. Antalet ersättare baseras på hälften av rådets mandat avrundat till närmsta heltal. Val till fullmäktige Fullmäktigeledamöter väljs genom val enligt nedan. Valnämnden ansvarar för val till Fullmäktige. Fullmäktigeledamot Ledamot i Fullmäktige åligger: att verka för SAKS bästa, att verka för studenternas vid Sahlgrenska akademin bästa, att hålla kontinuerlig kontakt med utbildningsrådet som ansvarar för utbildningen ledamoten i fråga går, att vara väl påläst inför varje fullmäktigemöte, att ha god kännedom om SAKS struktur och verksamhet samt att vid förfall kontakta ersättare så rätt antal representanter för rådet finns på mötet. Fullmäktigeledamot får ej delta i beslut i fråga om ansvarsfrihet, val till förtroendepost eller misstroendeförklaring där ledamoten själv är föremål för beslut. Kallelse och föredragningslista Kallelsen till fullmäktigemöten ska vara tillgänglig för SAKS medlemmar. Kallelse anslås på hemsidan tillsammans med föreslagen föredragningslista senast 2 veckor före fullmäktigemötet. Sida 19 av 58
Information om mötet ska även komma med i nyhetsbrev innan fullmäktigemötet. Denna information ska vara en kort summering av de viktigaste punkterna i kallelsen. Handlingar till fullmäktigemöten ska skickas ut till ledamöterna via e-post samt läggas upp på hemsidan senast sex dagar före fullmäktigemötet. Motioner Person med yrkanderätt till Fullmäktige som önskar ta upp fråga i Fullmäktige ska skriftligen anmäla detta till SAKS ordförande senast 16 dagar före mötet. Talordning Principen om förstatalarlista följs. De som begär ordet för första gången i ett ärende antecknas på en talarlista och de som redan yttrat sig på en annan talarlista. Förstatalarlistan ska alltid vara tom innan någon på den andra talarlistan får ordet. Talare får inte överskrida tre minuter i första anförandet och en minut i senare anförande. Man har själv ansvar att se till att denna princip följs. Den som har blivit apostroferad i visst anförande har rätt till replik om högst en minut. Kontrareplik, d.v.s. replik på replik, beviljas inte. Valpunkter Person som blivit nominerad men ej förordad av valberedningen kan lyftas. Detta sker muntligen till mötet eller skriftligen innan mötet till SAKS ordförande. Beslut Fullmäktige bör inte vid möte ta beslut i ärenden som inte funnits upptagna på den föredragningslista som funnits tillgänglig sex dagar innan mötet. Detta för att gynna den demokratiska processen. Ärendeplan Vid årets första ordinarie fullmäktigemöte ska Fullmäktige besluta om: att godkänna verksamhetsberättelse, fastställa resultaträkning och balansräkning, samt godkänna revisionsberättelse avseende föregående verksamhetsår. att pröva frågan om ansvarsfrihet för Styrelsen, Kårhusstyrelsen, råd och utskott samt övriga förtroendevalda avseende föregående verksamhetsår. Vid årets tredje ordinarie fullmäktigemöte ska Fullmäktige besluta om: att välja valberedning för innevarande år. Vid årets femte ordinarie fullmäktigemöte ska Fullmäktige besluta om: att välja Styrelse för nästkommande verksamhetsår att utse firmatecknare för nästkommande verksamhetsår Sida 20 av 58
Vid årets sjätte ordinarie fullmäktigemöte ska Fullmäktige besluta om: att fastställa verksamhetsplan, budget och medlemsavgifter för nästkommande verksamhetsår. att för nästkommande verksamhetsår välja: Råd ordförande, sekreterare och kassör Utskott ordförande, sekreterare, kassör och ledamöter Kårhusstyrelsen samtliga ledamöter Intendent och intendentassistenter Revisorer Sida 21 av 58
Val till Fullmäktige Se även SAKS stadga kapitel 15. Kandidatur Kandidatur till Fullmäktige ska anmälas skriftligen till Valnämnden senast det datum som nämnden beslutat. I samband med detta ska kandidaten kunna styrka betald kåravgift. Valförfarande Val till Fullmäktige genomförs elektroniskt via internet. Varje student inom Sahlgrenska akademin har rätt att avge så många röster som det utbildningsråd studenten representeras av har mandat i Fullmäktige men max en röst per kandidat. Röstsammanräkningen är offentlig och ska övervakas av minst tre övervakare utsedda av Valnämnden. Röstsammanräkningen ska vara avslutad inom 72 timmar efter valförrättningens avslutande. Den kandidat som får flest röster blir ordinarie ledamot i Fullmäktige. Om utbildningsrådet i fråga har flera mandat i Fullmäktige blir de personer som fått flest röster ordinarie ledamöter. Ersättare blir den/de kandidater som bortsett från ordinarie ledamöter fått flest röster, upp till maxantalet ersättare. För att en kandidat ska få mandat i Fullmäktige måste kandidaten få minst två godkända röster. Val kan överklagas till samma instans som tolkar stadgan (se stadgan kap 23.4). Överklagan måste i så fall göras inom två veckor efter rösträkningens färdigställande. Fyllnadsval Fyllnadsval till Fullmäktige ska arrangeras om Fullmäktige beslutar att fyllnadsval ska arrangeras eller om antalet valda ledamöter vid verksamhetsårets första fullmäktigemöte understiger hälften av det totala antalet mandat. Beslut om fyllnadsval kan endast ske på Fullmäktiges första eller andra ordinarie möte. Informationsspridning Senast sex veckor innan val ska första annonseringen om val till Fullmäktige anslås. Denna information ska innehålla kort om information om valet samt hur det går till för att kandidera. När kandideringstiden gått ut ska information om kandidaterna göras tillgängligt. Sida 22 av 58
Valnämnd Ändamål Valnämnden ansvarar för val av ledamöter till Fullmäktige. Sammansättning Valnämnden väljs av verksamhetsårets tredje ordinarie fullmäktigemöte. Detta val ska beredas av Styrelsen. Medlemmar äger rätt att till Styrelsen nominera personer och nomineringsanmodan ska anslås senast 3 veckor innan fullmäktigemötet. I övrigt förrättas valet i enlighet med SAKS stadga kapitel 15. Valnämnden ska bestå av tre till fem ledamöter samt en ordförande. Samtliga ska vara medlemmar i SAKS. Valnämnden utser bland sina ledamöter en vice ordförande. En heltidsarvoderad förtroendevald bör ingå i Valnämnden. Beslut Valnämnden är beslutsmässig när ordförande eller vice ordförande, samt minst hälften av valnämndens ledamöter, är närvarande. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Åligganden Valnämnden åligger: att arrangera ett demokratiskt val till Fullmäktige, att aktivt delta i sökandet efter lämpliga fullmäktigekandidater från alla utbildningar, att minst sex veckor innan valet annonsera när valet hålls, att sammanställa kandidatlistor och göra dem tillgängliga, att ansvara för att kandidaterna får möjlighet att presentera sig för Sahlgrenska akademins studenter, att upprätta röstlängd, att utse kontrollanter vid röstsammanräkning samt att ansvara för framräkning och kungörelse av valresultat. Sida 23 av 58
Valberedning Se även SAKS stadga kapitel 15. Ändamål Valberedningen ansvarar för att bereda val till de poster som väljs av Fullmäktige. Sammansättning Valberedningen väljs av verksamhetsårets tredje ordinarie fullmäktigemöte. Detta val ska beredas av SAKS styrelse. Medlemmar äger rätt att till Styrelsen nominera personer och nomineringsanmodan ska anslås senast 3 veckor innan Fullmäktigemötet. I övrigt förrättas valet i enlighet med SAKS stadga kapitel 15. Valberedningen ska bestå av en ordförande, tillika sammankallande och minst fyra ledamöter. Det bör finnas representanter från flera olika utbildningsområden. Vid sammansättningen ska också spridning avseende kön och bakgrund beaktas. Åligganden Valberedningen åligger: att tillgodose informationsspridning enligt nedan, att delta aktivt i arbetet med att finna lämpliga personer till förtroendeuppdrag, att kontakta samtliga nominerade, att vid behov genomföra intervju, att endast förorda en person till varje post, att delta på fullmäktigemötet och där presentera sitt förslag med motivering samt att genomföra fyllnadsval under verksamhetsåret. Informationsspridning Nomineringsanmodan ska anslås senast 5 veckor innan fullmäktigemötet. Person måste acceptera sin nominering för att räknas som nominerad. Person som accepterar sin nominering godkänner samtidigt att hans/hennes namn publiceras på nomineringslistan. Valberedningens definitiva förslag ska anslås senast 1 vecka innan fullmäktigemötet. Vid fyllnadsval ska det preliminära förslaget anslås senast 2 veckor innan fullmäktigemötet. Beredning av val Vid val till poster där det förekommer flera nomineringar ska valberedningen tydligt redogöra för motivet till sitt förslag. Om valberedningen inte varit i kontakt med en nominerad måste ett rimligt skäl redovisas för att denna person ska kunna väljas. Sida 24 av 58
Styrelsen Se även SAKS stadga, framförallt kapitel 6 och 13. Ändamål och åligganden Styrelsen är SAKS högsta verkställande organ. Den har till uppgift att leda och samordna studentkårens verksamhet. Styrelsen åligger att arbeta efter verksamhetsplanen, att fatta beslut i för studentkåren brådskande ärenden, att bereda ärenden som behandlas av Fullmäktige samt lägga fram förslag till beslut och diskussion, att hålla löpande kontakt med råd, utskott samt corpser, att inom fastställd budgetram anställa och entlediga tjänstemän och personal, samt utfärda instruktioner och ge riktlinjer för deras verksamhet samt att bereda val till valberedning och valnämnd inför verksamhetsårets tredje fullmäktigemöte. Organisation sammansättning Styrelsen består av nio ledamöter; ordförande, vice ordförande med ansvar för utbildningsfrågor, vice ordförande med ansvar för information och medlemsrekrytering, vice ordförande med ansvar för studiesociala frågor, arbetsmiljöansvarig, likabehandlingsansvarig, internationaliseringsansvarig samt två övriga ledamöter. Styrelsens vice ordförande med ansvar för information och medlemsrekrytering är även SAKS ekonomiansvarige. Utöver Styrelsens ledamöter har SAKS inspektor, ordföranden i Kårhusstyrelsen samt ordföranden i varje råd och utskott närvaro-, yttrande- och förslagsrätt på Styrelsens sammanträden. Styrelsen har ett arbetsutskott (AU) som bör bestå av ordförande, vice ordförande med ansvar för utbildningsfrågor, vice ordförande med ansvar för information och medlemsrekrytering samt vice ordförande med ansvar för studiesociala frågor. Förutom dessa kan ytterligare personer knytas till AU. AU ansvarar inför Styrelsen för sin verksamhet. AU åligger att bereda de ärenden som behandlas vid Styrelsens sammanträden samt att fatta beslut i för Styrelsen brådskande eller mindre betydelsefulla ärenden, beslut i sådana ärenden ska underställas Styrelsen vid närmast följande sammanträde. att handlägga stipendieärenden Ordföranden åligger att utöva ledningen av studentkårens verksamhet, att representera studentkåren och därvid föra dess talan, att utfärda kallelse och ombesörja föredragningslista till fullmäktigemöten, att via SAKS nyhetsbrev informera medlemmarna om kommande fullmäktigemöten, Sida 25 av 58
att sammankalla Styrelsen och leda dess sammanträden, att sammankalla AU, att tillsammans med vice ordförande med ansvar för information och medlemsrekrytering skapa och bibehålla goda relationer till samarbetspartners, att övervaka att av Styrelsen fattade beslut verkställs samt att i övrigt deltaga i studentkårens utskotts och råds sammanträden när så erfordras. Vice ordförande med ansvar för information och medlemsrekrytering åligger att aktivt arbeta för en god medlemsrekrytering till SAKS, att tillsammans med råd och utskott rekrytera aktiva till kårens alla organ, att tillsammans med valnämnd och valberedning skapa förutsättningar för att fylla alla poster som kåren har, internt och externt, att tillsammans med ordförande skapa och bibehålla goda relationer till samarbetspartners, att aktivt arbeta för att information sprids till SAKS medlemmar, att varannan vecka skicka ut nyhetsbrevet, att ha det övergripande ansvaret för hemsidan att ha det övergripande ansvaret för SAKS kårsidor i tidningen Götheborgske Spionen, att vid behov hjälpa till med bokföringen, att löpande uppdatera Styrelsen och Fullmäktige om kårens ekonomiska läge samt att löpande hålla kontakt med rådens och utskottens kassörer samt med SAKS administratör. Vice ordförande med ansvar i utbildningsfrågor åligger att biträda ordföranden och vid förfall för denne fullgöra ordförandes åligganden, att samordna utbildningsbevakningen på alla nivåer i SAKS, att stödja råden i sitt arbete, att sammankalla företrädare för råden till rådssammankomst minst 2 gånger per termin att tillsammans med råden ha löpande kontakt med prefekterna och studierektorerna på alla institutioner samt studievägledarna i frågor rörande utbildningarna, att deltaga i rådens möten när så erfordras, att genomföra internutbildningar för SAKS aktiva i frågor som rör deras kårarbete, att informera sig om och samordna samtliga interna utbildningar i SAKS, att aktivt arbeta med att utveckla utbildningsbevakningen på Sahlgrenska akademin, att aktivt arbeta med utvecklingen av utbildningsbevakningen på Göteborgs universitet i samarbete med samtliga kårer på universitetet genom Göteborgs universitets studentkårer samt att informera SAKS medlemmar i studiebevakande frågor. Vice ordförande med ansvar för studiesociala frågor åligger att samordna och utveckla verksamheten i SAKS utskott, att sammankalla möten med företrädare för SAKS utskott samt corpser Sida 26 av 58
att deltaga i utskottens möten när så erfordras att verka traditionsbevarande i samarbete med representanter för nämnda utskott och corpser att informera studenterna vid Sahlgrenska akademin i studiesociala frågor att leda arbetsmarknadsutskottet Alarm att samordna Styrelsen, Kårhusstyrelsen och Intendenturen kring frågor gällande kårhuset Ledamot med ansvar för internationaliseringsfrågor åligger att stödja Intet i dess verksamhet, att arbeta aktivt med och utveckla SAKS och Sahlgrenska akademins internationaliseringsarbete att hålla löpande kontakt med de internationella koordinatorerna på Sahlgrenska akademin, Ledamot med ansvar för arbetsmiljöfrågor åligger att stödja råden i deras arbetsmiljöarbete, att samordna och stödja studentarbetsmiljöombuden i deras arbete samt att aktivt arbeta med att utveckla arbetsmiljön såväl inom kåren som på Sahlgrenska akademin och sjukhusen. Ledamot med ansvar för likabehandlingsfrågor åligger att aktivt stödja SAKS organ i likabehandlingsfrågor att arbeta aktivt med att utveckla likabehandlingsarbetet såväl inom kåren som på Sahlgrenska akademin. Övrig ledamot åligger att vid förfall för ledamot inom styrelsen utom ordföranden fullgöra dennes åligganden till dess ny ledamot utsetts att i övrigt handha uppgifter som inte uttryckligen ligger inom någon annan styrelseledamots ansvarsområde att vid behov bistå styrelseledamöter i deras uppgifter Möten och beslut Styrelsen sammanträder på kallelse av ordföranden minst fem gånger per termin, samt då inspektor, revisorerna var för sig eller någon styrelseledamot så yrkar. Stående punkter på föredragningslistan är, förutom preliminärer, beslutsuppföljning, ärendeplan och rapporter från alla ledamöter. Information Vice ordförande med ansvar för information och medlemsrekrytering åligger att sprida information om Styrelsens verksamhet, samt att ha kontakt med informationsansvariga i råd och utskott. Styrelsen och dess omgivning Styrelsen är för sin verksamhet och ekonomi ansvarig inför Fullmäktige, och ska där avlägga rapport. Sida 27 av 58
Styrelsen ska hålla sig informerad om vad som händer i studentkårens utskott och råd. Den är också ansvarig att tillse att SAKS verksamhet fungerar, och att stötta de råd och utskott som inte fungerar tillfredställande. Ekonomi Styrelsens ekonomi sköts av SAKS administratör tillsammans med vice ordförande med ansvar för information och medlemsrekrytering, inom ramar givna i SAKS budget och Styrelsens beslut. Styrelsen har det löpande ansvaret för studentkårens ekonomi. Det är därför viktigt att vid styrelsemöten noga följa upp det aktuella ekonomiska läget, och vidta åtgärder då så behövs. Styrelsens synlighet Styrelsens arbete ska vara synligt i studentkåren, och styrelsens ledamöter ska så långt det är möjligt vara tillgängliga för medlemmarna. Styrelsen ska ha detta i åtanke vid val av mötestid och -plats. Sändlista Kallelse och protokoll ska sändas till följande: SAKS Styrelse SAKS verksamhetsrevisorer SAKS inspektor SAKS råds- och utskottsordföranden Kårhusstyrelsens ordförande Sida 28 av 58
Råd allmänt Råd inom SAKS Apotekarutbildningsrådet (AUR) Apotekarprogrammet Biomedicinsk analytiker-utbildningsrådet (BUR) Biomedicinska analytikerprogrammet Dietistutbildningsrådet (DiUR) Dietistprogrammet Doktorandrådet (DoR) Forskarutbildningen på Sahlgrenska akademin Folkhälsovetenskapliga utbildningsrådet (FhUR) Folkhälsovetenskapligt program Logoped och audionomutbildningsrådet (LoudUR) Logopedprogrammet, audionomprogrammet Läkarutbildningsrådet (LUR) Läkarprogrammet Odontologiska utbildningsrådet (OUR) Tandläkarprogrammet, Tandhygienistprogrammet samt Tandteknikerprogrammet Rehabiliteringsutbildningsrådet (ReUR Arbetsterapeutprogrammet och Sjukgymnastprogrammet Vårdvetenskapliga utbildningsrådet (VUR) Sjuksköterskeprogrammet, Röntgensjuksköterskeprogrammet, Barnmorskeprogrammet samt Specialistsjuksköterskeprogrammen Rådens åligganden Det åligger råden: att följa sin av Fullmäktige fastställda verksamhetsplan och budget, att ha möten minst fyra gånger per termin eller på begäran av minst 1/3 av ledamöterna, att informera SAKS medlemmar om beslut av större vikt, att i enlighet med SAKS arbetsordning, avsnitt Studentrepresentation och instanslista, utse studentrepresentanter, att utse studentarbetsmiljöombud, att utse representant till Rådssammankomsterna att vid behov utreda och vidta lämpliga åtgärder avseende den representerade utbildningen, att ansvara för att relevant information om rådets verksamhet finns tillgänglig på kårens hemsida, att löpande hålla kontakt med övriga organ inom SAKS, särskilt med övriga utbildningsråd och Styrelsen, särskilt vice ordförande med ansvar för utbildningsfrågor, att till sista ordinarie möte i Fullmäktige upprätta ett förslag till verksamhetsplan för kommande verksamhetsår, att i slutet av varje verksamhetsår upprätta en verksamhetsberättelse som ska läggas fram på första ordinarie fullmäktigemöte följande verksamhetsår att senast tre veckor innan verksamhetsårets sista ordinarie fullmäktigemöte inkomma med budgetförslag inför kommande verksamhetsår till styrelsen samt Sida 29 av 58
att utföra utbildningsbevakning för fristående kurser inom rådets utbildningsområde. Sammansättning Ledamöterna i ett råd utgörs av de av studenterna eller doktoranderna valda kursombud respektive institutionsrepresentanter så att samtliga studenter inom respektive utbildning har representation i rådet. Rådet har ett arbetsutskott (AU) som består av ordförande, sekreterare och kassör. Dessa väljs av Fullmäktige. Övriga ledamöter kan väljas av Fullmäktige. Sekreteraren, kassören, eller av Fullmäktige vald övrig ledamot ska utses till vice ordförande. Samtliga studenter vid den/de utbildningar rådet representerar har närvaro- och yttrande- och förslagsrätt vid rådens möten. Beslutsmässighet Rådet är beslutsmässigt när minst hälften av ledamöterna samt halva AU är närvarande. AU åligganden Det åligger AU: att bereda ärenden som ska behandlas vid rådets sammanträden samt att fatta beslut i brådskande eller mindre betydelsefulla ärenden. Sådana beslut ska underställas rådet vid närmast följande sammanträde. Ordförandes åligganden Det åligger ordföranden: att sammankalla rådet minst en vecka före mötet, att sammankalla AU, att fungera som den huvudsakliga länken för samråd med övriga delar av SAKS (särskilt övriga råd, ordförande och Styrelsens utbildningsansvarige) samt med omvärlden, att ansvara för att till varje fullmäktigemöte lämna in en skriftlig rapport om rådets verksamhet, att stödja enskilda studenter/doktorander i frågor som rör utbildningen samt att presentera sitt års verksamhetsberättelse på första ordinarie fullmäktigemöte påföljande år. Sekreterares åligganden Det åligger sekreteraren: att ansvara för administrativa uppgifter inom rådet, att ansvara för att protokoll förs vid rådets möten, att ansvara för att register över telefonnummer och e-postadresser till rådets medlemmar och övriga representanter är uppdaterat, att ansvara för att aktuell information om rådets verksamhet finns tillgänglig på SAKS hemsida, att lämna in justerat protokoll och eventuella bilagor till SAKS administratör för arkivering samt att samråda med SAKS vice ordförande med ansvar för information och medlemsrekrytering i frågor gällande informationsspridning. Sida 30 av 58
Kassörens åligganden Det åligger kassören: att ansvara för ekonomisk administration inom rådet att vara uppdaterad om budgetläget i rådet samt att samråda med SAKS vice ordförande med ansvar för information och medlemsrekrytering Vice ordförandes åligganden Det åligger vice ordföranden: att bistå ordförande och vid dennes förhinder uppfylla dennes åligganden. Kursombud (gäller ej Doktorandrådet) Minst två kursombud väljs av studenterna på respektive kurs vid varje verksamhetsårs början. Valet förrättas av föregående verksamhetsårs kursombud. Val av kursombud för termin ett förrättas av respektive utbildningsråds AU. Det åligger kursombuden: att vara kursdeltagarnas representanter i råden samt att informera kursen om SAKS och rådets verksamhet. Råd och Villa Medici Rådens verksamhet utgör en stor och viktig del av SAKS. Råden ska ha tillgång till Villa Medici för sin verksamhet. Sändlista Kallelse och protokoll ska sändas till följande: Rådets ordförande, sekreterare och kassör Kursombud/institutionsrepresentanter Övriga utbildningsråds ordföranden SAKS ordförande SAKS vice ordförande med ansvar för information och medlemsrekrytering SAKS vice ordförande med ansvar för utbildningsfrågor SAKS vice ordförande med ansvar för studiesociala frågor SAKS administratör SAKS verksamhetsrevisorer SAKS inspektor Sida 31 av 58