Kallelse Fullmäktigemöte 4. Preliminär föredragningslista. Härmed kallas Fullmäktige till sammanträde

Transkript

1 FULLMÄKTIGE MÖTE Kallelse Fullmäktigemöte 4 Härmed kallas Fullmäktige till sammanträde Tid: , Plats: Festsalen, Villa Medici Sändlista: kallelse@saks.gu.se Fullmäktiges ledamöter Preliminär föredragningslista Preliminärer ( 1) 1.1 Mötets öppnande 1.2 Mötets behöriga utlysande 1.3 Justering av röstlängd 1.4 Val av mötesordförande 1.5 Godkännande av föredragningslista 1.6 Adjungeringar 1.7 Val av justeringsperson 1.8 Föregående mötes protokoll 1.9 Avstämning av ärendeplan Bilaga Avstämning av beslutsuppföljning Bilaga 2 Beslutsärenden ( 2) 2.1 Revidering av stadga Föredragande: JC alt. Bilaga Revidering av arbetsordning Föredragande: JS/JB alt. Bilaga Revidering av corpsavtalet Föredragande: JS alt. Bilaga Revidering av budget Föredragande: SE alt. Bilaga 6 Sida 1 av 2

2 FULLMÄKTIGE MÖTE Diskussionsärenden ( 3) 3.1 Utvärdering av Styrelsens arbetsfördelning Föredragande: JS alt. Bilaga 7 Rapporter ( 4) 4.1 Presidiets rapport Föredragande: JC alt. Bilaga Kårhusstyrelsens rapport Föredragande: SF alt. Bilaga Rådens rapporter Föredragande: JB alt. Bilaga Utskottens rapporter Föredragande: JS alt. Bilaga Corpsernas rapporter 4.6 Verksamhetsrevisorers rapport Föredragande: TO Övrigt ( 5) 5.1 Övriga frågor 5.2 Nästa möte 5.3 Mötesutvärdering 5.4 Mötets avslutande Göteborg, dag som ovan Jim Collander Ordförande Sahlgrenska akademins Studentkår Sida 2 av 2

3 FULLMÄKTIGE Ärendeplan för Fullmäktige Bilaga 1 Bilaga 1 Ärendeplan för Fullmäktige Den 18 september 2012 Jim Collander Utdrag ur SAKS stadgar: 5.10 Första ordinarie fullmäktigemöte, som ska hållas senast 1 oktober, åligger: att godkänna verksamhetsberättelse, fastställa resultaträkning och balansräkning, samt godkänna revisionsberättelse avseende föregående verksamhetsår. att pröva frågan om ansvarsfrihet för Styrelsen, Kårhusstyrelsen, råd och utskott samt övriga förtroendevalda avseende föregående verksamhetsår Tredje ordinarie fullmäktigemöte åligger: att välja valberedning för innevarande år Sista ordinarie fullmäktigemöte, som ska hållas tidigast 1 maj, åligger: att fastställa verksamhetsplan, budget och medlemsavgifter för nästkommande verksamhetsår. att för nästkommande verksamhetsår välja: Styrelsen samtliga ledamöter Råd ordförande, sekreterare och kassör Utskott ordförande, sekreterare, kassör och ledamöter Kårhusstyrelsen samtliga ledamöter Intendent och intendentassistenter Revisorer att utse firmatecknare för nästkommande verksamhetsår Sida 1 av 1

4 FULLMÄKTIGE Bilaga 2: Beslutsuppföljning Beslutsuppföljning Den 31 januari 2014 Josefin Sööderpalm Val av Valberedning De av Fullmäktige valda ledamöterna i Valberedningen har meddelats. Revidering av stadga SAKS stadga reviderades och beslut om revidering av stadga skall åter tas på Fullmäktigemöte 4, för att beslut ska gå igenom. Detta i enlighet med SAKS stadga. Revidering av arbetsordning Förändringarna i arbetsordningen har tillämpats. Val av Valnämnd De av Fullmäktige valda ledamöterna i Valnämnden har meddelats. Fastställande av vårens mötestider Vi har försökt boka Festsalen som möteslokal för de beslutade datumen och inväntar besked från intendenturen och Gleeacellerna, som har ordinarie reptid i Festsalen på måndagar. Sida 1 av 1

5 FULLMÄKTIGE BILAGA 3 REVIDERING AV STADGA Borttaget: STADGA Stadga för Sahlgrenska akademins Studentkår Den 26 november 2013 Jim Collander Formaterat: Namnrad Innehåll Innehåll...1 KAPITEL 1: Studentkåren och dess ändamål...2 KAPITEL 2: Medlemskap & avgifter...2 KAPITEL 3: Stödmedlemskap...3 KAPITEL 4: Organisation...3 KAPITEL 5: Fullmäktige...4 KAPITEL 6: Styrelsen...5 KAPITEL 7: Råd...6 KAPITEL 8: Utskott...7 KAPITEL 9: Kårhusstyrelsen...7 KAPITEL 10: Inspektor...8 KAPITEL 11: Seniorskollegium...9 KAPITEL 12: Beslut...9 KAPITEL 13: Ändring av beslut...10 KAPITEL 14: Val...11 KAPITEL 15: SAKS och dess omgivning...11 KAPITEL 16: Information och arkivering...12 KAPITEL 17: Hedersledamöter...12 KAPITEL 18: Villa Medici...12 KAPITEL 19: Corpser...13 KAPITEL 20: Arvoden...13 KAPITEL 21: Revision...13 KAPITEL 22: Ändring och tolkning av stadga och arbetsordning...14 KAPITEL 23: SAKS upplösning...14 Borttaget: Antagen av Fullmäktige den 31 oktober Borttaget: KAPITEL 1: Studentkåren och dess ändamål 2 KAPITEL 2: Medlemskap & avgifter 2 KAPITEL 3: Stödmedlemskap 3 KAPITEL 4: Organisation 3 KAPITEL 5: Fullmäktige 4 KAPITEL 6: Styrelsen 5 KAPITEL 7: Sektioner 6 KAPITEL 8: Råd 7 KAPITEL 9: Utskott 7 KAPITEL 10: Kårhusstyrelsen 8 KAPITEL 11: Inspektor 9 KAPITEL 12: Seniorskollegium 9 KAPITEL 13: Beslut 10 KAPITEL 14: Ändring av beslut 10 KAPITEL 15: Val 11 KAPITEL 16: SAKS och dess omgivning 12 KAPITEL 17: Information och arkivering 12 KAPITEL 18: Hedersledamöter 12 KAPITEL 19: Villa Medici 13 KAPITEL 20: Corpser 14 KAPITEL 21: Arvoden 14 KAPITEL 22: Revision 14 KAPITEL 23: Ändring och tolkning av stadga och arbetsordning 14 KAPITEL 24: SAKS upplösning 15 Formaterat: Normal Sida 1 av 14

6 FULLMÄKTIGE BILAGA 3 REVIDERING AV STADGA Borttaget: STADGA KAPITEL 1: Studentkåren och dess ändamål 1.1 Sahlgrenska akademins Studentkår (SAKS) är studentkåren vid Sahlgrenska akademin, Göteborgs universitet. SAKS står fri gentemot partipolitiska och religiösa sammanslutningar. 1.2 SAKS har till ändamål att främja studenternas vid Sahlgrenska akademin studier och vad som har sammanhang med studierna. 1.3 SAKS är en demokratiskt uppbyggd studentkår. 1.4 SAKS verksamhet ska följa lagar och förordningar. 1.5 SAKS har utöver denna stadga följande styrdokument: arbetsordning och verksamhetsplan. 1.6 SAKS verksamhet ska följa SAKS stadga, arbetsordning och verksamhetsplan. KAPITEL 2: Medlemskap & avgifter 2.1 SAKS organiserar samtliga studenter vid Sahlgrenska akademin, Göteborgs universitet. 2.2 Medlem i SAKS är den som innefattas av kapitel 2.1 och har erlagt kåravgift. 2.3 Hedersmedlemskap i SAKS tillfaller inspektor, hedersledamot och senior. 2.4 Kåravgiftens storlek bestäms av Fullmäktige. 2.5 Befrielse från avgift tillkommer hedersledamot eller senior, vilken samtidigt ej innefattas av kapitel Utträde ur SAKS sker skriftligen och ska behandlas omgående. Vid icke betald kåravgift upphör medlemskap automatiskt första februari för vårterminen och första augusti för höstterminen. 2.7 Om medlem i SAKS agerar oförenligt med studentkåren värdegrund och verksamhet eller skadat studentkårens anseende har Fullmäktige rätt att besluta om att temporärt utestänga medlemmen från kårens aktiviteter och lokaler. Medlemmen måste innan beslut om utestängning fattas få möjlighet att framställa sin talan inför Fullmäktige. Ny prövning kan begäras efter sex månader. Sida 2 av 14

7 FULLMÄKTIGE BILAGA 3 REVIDERING AV STADGA Borttaget: STADGA KAPITEL 3: Stödmedlemskap 3.1 En stödmedlem är en person som väljer att stödja SAKS och dess aktiva i deras arbete. För stödmedlemskap krävs: att personen är myndig samt att personen inte är student vid Sahlgrenska akademin 3.2 Stödmedlem i SAKS är den som uppfyller krav enligt kapitel 3.1 och har erlagt stödmedlemskapsavgift. 3.3 Stödmedlemskap löper över ett verksamhetsår eller över en termin. Uppsägning av stödmedlemskap ur SAKS sker skriftligen och ska behandlas omgående. Vid icke betald stödmedlemsavgift upphör medlemskap automatiskt första augusti innevarande år. 3.4 Stödmedlemskap kan innefatta förmåner vilka regleras av arbetsordningen. KAPITEL 4: Organisation 4.1 SAKS verksamhets- och räkenskapsår är 1 juli 30 juni. 4.2 SAKS firma tecknas av 2 personer i förening. En av SAKS firmatecknare ska vara ordföranden. Den andra firmatecknaren utses av Fullmäktige. 4.3 Ansvarsområden och åligganden för SAKS organ och förtroendevalda ska specificeras i arbetsordningen. 4.4 I SAKS finns följande organ: Fullmäktige, Styrelsen, råd, utskott, Kårhusstyrelsen och projektgrupp. 4.5 Samtliga förtroendevalda inom SAKS ska vara medlemmar eller stödmedlemmar, med undantag för revisorer. 4.6 Fullmäktige är SAKS högsta beslutande organ där alla studenter enligt 2.1 har närvaro-, yttrande- och förslagsrätt. 4.7 Styrelsen utövar den omedelbara ledningen av SAKS verksamhet, samt fungerar som SAKS högsta verkställande organ. Styrelsen är för sin ekonomi och verksamhet ansvarig inför Fullmäktige. 4.8 Inom SAKS finns det råd som är ansvariga för utbildningsbevakning inom sitt program/område. Sida 3 av 14 Kommentar [E1]: Borttaget: vid valmötet. Borttaget: sektion, Borttaget: 5 Borttaget: 6 Borttaget: 4.7 Inom SAKS finns det sektioner som ansvarar för samordning mellan olika råd. De ingående råden är ansvariga för sektionens arbete inför Fullmäktige. Borttaget: 8

8 FULLMÄKTIGE BILAGA 3 REVIDERING AV STADGA Borttaget: STADGA Råden är för sin ekonomi och verksamhet ansvariga inför Fullmäktige. 4.9 Inom SAKS finns det utskott som är organ för verksamheter gentemot medlemmar samt studenter enligt 2.1. Utskotten är för sin ekonomi och verksamhet ansvariga inför Fullmäktige Kårhusstyrelsen utövar den omedelbara ledningen över SAKS kårhus, Villa Medici. Kårhusstyrelsen är för sin ekonomi och verksamhet ansvarig inför Fullmäktige Projektgrupper är tillfälliga organ med uppgift att bereda och verkställa specifika projekt. Projektgrupper kan inrättas och avskaffas av Styrelsen, råd eller utskott. Projektgrupper är för sin ekonomi och verksamhet ansvariga inför det inrättande organet. Borttaget: 9 Borttaget: 10 Borttaget: 1 KAPITEL 5: Fullmäktige 5.1 Fullmäktiges ledamöter utses årligen genom val. Arbetsordningen slår fast hur mandaten i Fullmäktige fördelas. 5.2 Ledamot i Fullmäktige måste vara medlem i SAKS och får ej samtidigt inneha förtroendepost i Styrelsen. 5.3 Fullmäktige sammanträder på kallelse av SAKS ordförande. 5.4 Fullmäktige är beslutsmässigt då SAKS ordförande eller vice ordförande samt minst hälften av ledamöterna är närvarande. 5.5 Fullmäktige ska under verksamhetsåret hålla sex ordinarie möten. Därutöver kan extra fullmäktigemöten sammankallas då Styrelsen så beslutar eller då så begärs av moment 1 10 % av SAKS medlemmar eller minst 50 personer i SAKS. moment 2 inspektor. moment 3 revisorerna var för sig. moment 4 minst 1/3 av Fullmäktiges ledamöter, avrundat uppåt Vid sådan begäran ska Styrelsen utlysa fullmäktigemöte inom två veckor. Sida 4 av 14

9 FULLMÄKTIGE BILAGA 3 REVIDERING AV STADGA Borttaget: STADGA 5.6 Fullmäktigemöte får ej hållas under tiden 1 juni t.o.m. 10 september och 20 december t.o.m. 15 januari. 5.7 Kallelse, föreslagen föredragningslista och handlingar inför fullmäktigemöte ska anslås i enlighet med arbetsordningen. 5.8 Fullmäktigemöte ska ledas av en mötesordförande, vilken väljs av Fullmäktige. Sekreterare vid fullmäktigemöte väljs av Fullmäktige. Protokoll ska jämte mötesordföranden justeras av två justeringspersoner. 5.9 Fullmäktige åligger allmänt: att fastställa riktlinjer för SAKS verksamhet, att granska den verksamhet som utövas av Styrelsen, Kårhusstyrelsen, råd och utskott samt att fatta beslut av större vikt för SAKS. att godkänna verksamhetsberättelse, fastställa resultaträkning och balansräkning, samt godkänna revisionsberättelse avseende föregående verksamhetsår. att pröva frågan om ansvarsfrihet för Styrelsen, Kårhusstyrelsen, råd och utskott samt övriga förtroendevalda avseende föregående verksamhetsår. att välja valberedning för innevarande år. att fastställa verksamhetsplan, budget och medlemsavgifter för nästkommande verksamhetsår. att för nästkommande verksamhetsår välja: Styrelsen samtliga ledamöter Råd ordförande, sekreterare och kassör Utskott ordförande, sekreterare, kassör och ledamöter Kårhusstyrelsen samtliga ledamöter Intendent och intendentassistenter Revisorer att utse firmatecknare för nästkommande verksamhetsår 5.10 Ärendeplan för Fullmäktige regleras i arbetsordningen. Borttaget:, sektioner Borttaget: 5.10 Första ordinarie fullmäktigemöte, som ska hållas senast 1 oktober, åligger: Borttaget: 5.11 Tredje ordinarie fullmäktigemöte åligger: Borttaget: 5.12 Sista ordinarie fullmäktigemöte, som ska hållas tidigast 1 maj, åligger: Kommentar [E2]: KAPITEL 6: Styrelsen 6.1 Styrelsen består av totalt nio ledamöter. Styrelsen ska ha en ordförande, minst en vice ordförande, en ekonomiansvarig samt en informationsansvarig Ledamöternas arbetsområden är reglerade av arbetsordningen. Sida 5 av 14

10 FULLMÄKTIGE BILAGA 3 REVIDERING AV STADGA Borttaget: STADGA 6.2 Styrelsen sammanträder på kallelse av SAKS ordförande. Kallelse ska ske i enlighet med arbetsordningen. 6.3 Styrelsen åligger: att leda och samordna arbetet i SAKS, att besluta i frågor som innefattar mer än ett utskotts eller ett råds verksamhetsområde, att förmedla information till studenter enligt 2.1, mellan SAKS organ och till externa organisationer, att upprätta förslag till verksamhetsplan för nästkommande verksamhetsår, att inför Fullmäktige svara för SAKS ekonomi, verksamhet samt förvaltning av dess egendom som ej faller inom annat organs ansvar, att upprätta förslag till budget för nästa verksamhetsår, att utöva övergripande ekonomisk kontroll, att avge verksamhetsberättelse, att upprätta bokslut för verksamhetsåret samt att, såvida detta ej faller under annat organs ansvar, representera SAKS och dess medlemmar samt studenter enligt 2.1 mot omgivande instanser. 6.4 SAKS ordförande, vice ordförande och ekonomiansvarig har närvaro-, yttrande- och förslagsrätt vid möten i SAKS samtliga organ. Styrelsens ledamöter är skyldiga att närvara vid fullmäktigemöten såvida ej synnerliga skäl till förhinder föreligger. KAPITEL 7: Råd 7.1 Ett råd består av ordförande, sekreterare, kassör, eventuella övriga ledamöter samt av utbildningsområdets studenter valda representanter. Ordförande, sekreterare och kassör utgör rådets arbetsutskott. Rådet ska utse antingen sekreteraren, kassören eller av Fullmäktige vald övrig ledamot till vice ordförande. 7.2 Ett råd sammanträder på kallelse av dess ordförande. Kallelse ska ske i enlighet med arbetsordningen. Villkoren för ett råds beslutsmässighet fastställs i arbetsordningen. 7.3 I SAKS ska finnas minst ett råd med ansvar för utbildning på forskarnivå samt minst ett råd med ansvar för utbildning på grundnivå och avancerad nivå. Övriga råd kan inrättas och avskaffas genom beslut av Fullmäktige. Dessa råd ska finnas upptagna i arbetsordningen. Borttaget: Alla ledamöter i Styrelsen måste vara medlemmar i SAKS. Borttaget:, råds eller en sektions Borttaget: 8 Kommentar [E3]: Borttaget: 8 Borttaget: 8 Sida 6 av 14

11 FULLMÄKTIGE BILAGA 3 REVIDERING AV STADGA Borttaget: STADGA 7.4 Råden åligger: att ansvara för utbildningsbevakning inom sitt utbildningsområde, att inom ramen för tilldelad budget bereda, fatta och verkställa beslut inom det egna verksamhetsområdet, att utse studentrepresentanter i universitetets organ inom det egna utbildningsområdet, att bistå Styrelsen med underlag för verksamhetsplan, budget, verksamhetsberättelse och bokslut samt att på begäran bistå Styrelsen eller Fullmäktige med underlag för beslut i övriga frågor. 7.5 Rådens ordförande har närvaro-, yttrande- och förslagsrätt vid Styrelsens möten. KAPITEL 8: Utskott 8.1 Ett utskott består av: ordförande, sekreterare och kassör dessutom bör minst två övriga ledamöter ingå. 8.2 Ett utskott sammanträder på kallelse av dess ordförande. Kallelse ska ske i enlighet med arbetsordningen. 8.3 I SAKS ska finnas minst ett utskott med ansvar för studiesocial verksamhet samt minst ett utskott med ansvar för mottagande av nya studenter enligt 2.1. Ytterligare utskott kan inrättas och avskaffas genom beslut av Fullmäktige. Dessa utskott ska finnas upptagna i arbetsordningen. 8.4 Utskotten åligger: att inom ramen för tilldelad budget bereda, fatta och verkställa beslut inom det egna verksamhetsområdet, att bistå Styrelsen med underlag för verksamhetsplan, budget, verksamhetsberättelse och bokslut samt att på begäran bistå Styrelsen eller Fullmäktige med underlag för beslut i övriga frågor. 8.5 Utskottens ordförande har närvaro-, yttrande och förslagsrätt vid Styrelsens möten. KAPITEL 9: Kårhusstyrelsen 9.1 Kårhusstyrelsen består av: ordförande, sekreterare, kassör samt fem övriga ledamöter. Kårhusstyrelsens sammansättning regleras vidare i arbetsordningen. Kårhusstyrelsen väljs av Fullmäktige. Utöver av Fullmäktige valda ledamöter är även intendenten ledamot i Kårhusstyrelsen. Sida 7 av 14 Borttaget: 8 Borttaget: 8 Borttaget: 9 Borttaget: 9 Borttaget: Alla ledamöter i ett utskott ska vara medlemmar i SAKS. Borttaget: 9 Borttaget: 9 Borttaget: 9 Borttaget: 9 Borttaget: 10 Borttaget: 10 Borttaget: Kårhusstyrelsen ska bestå av en majoritet kårmedlemmar.

12 FULLMÄKTIGE BILAGA 3 REVIDERING AV STADGA Borttaget: STADGA 9.2 Kårhusstyrelsen sammanträder på kallelse av dess ordförande. Kallelse ska ske i enlighet med arbetsordningen. 9.3 Kårhusstyrelsen åligger att inom ramen för tilldelad budget bereda, fatta och verkställa beslut gällande Villa Medici, att verka för Villa Medicis långsiktiga underhåll, att bistå Styrelsen med underlag för verksamhetsplan, budget, verksamhetsberättelse och bokslut samt att på begäran bistå Styrelsen eller Fullmäktige med underlag för beslut i övriga frågor. 9.4 Kårhusstyrelsens ordförande har närvaro-, yttrande och förslagsrätt vid Styrelsens möten. KAPITEL 10: Inspektor 10.1 Som inspektor utses av Fullmäktige på obestämd tid en lärare vid Sahlgrenska akademin, Göteborgs universitet Inspektor tillkommer: ständig närvaro-, yttrande- och förslagsrätt i SAKS samtliga organ, att få del av beslut fattade av SAKS organ samt att då han/hon finner skäligt begära fullmäktigemöte eller styrelsemöte Inspektor åligger att bistå SAKS i frågor av stor vikt, att hjälpa SAKS i kontakter med myndigheter, företag och andra organisationer samt att vara rådgivande för SAKS verksamhetsrevisorer Är inspektor under längre tid förhindrad att utöva sin befattning kan proinspektor utses av Fullmäktige Om Inspektor missköter sitt uppdrag under en längre tid kan han/hon avskiljas från sitt uppdrag av Fullmäktige. Detta genom samstämmiga beslut med 2/3 majoritet vid två möten under två efterföljande verksamhetsår. Borttaget: 10 Borttaget: 10 Borttaget: 10 Borttaget: 1 Borttaget: 1 Borttaget: 1 Borttaget: 1 Borttaget: 1 Borttaget: 1 Sida 8 av 14

13 FULLMÄKTIGE BILAGA 3 REVIDERING AV STADGA Borttaget: STADGA KAPITEL 11: Seniorskollegium 11.1 Seniorskollegiet är en sammanslutning av medlemmar och före detta medlemmar i Hälsovetenskapliga studentkåren, Medicinska föreningen i Göteborg, Odontologiska föreningen i Göteborg och/eller SAKS, som särskilt verkat för en eller flera av dessa föreningars bästa Medlem i Seniorskollegiet (senior) är moment 1 f.d. ordförande. moment 2 f.d. styrelseledamot, ordförande för råd eller utskott, intendent eller intendentassistent under sammanlagt minst två år. moment 3 av Fullmäktige utsedd medlem eller före detta medlem i Hälsovetenskapliga studentkåren, Medicinska föreningen i Göteborg, Odontologiska föreningen i Göteborg och/eller SAKS. Förslag ska då framföras av antingen Seniorskollegiet eller minst 25 medlemmar i SAKS Seniorskollegiets ordförande kallas senator Seniorskollegiet har till uppgift att verka för kontinuitet och traditionsbevarande inom SAKS. Seniorskollegiet ska dessutom tjänstgöra som rådgivande organ åt SAKS i övrigt Seniorskollegiet äger ej rätt att uttala sig eller fatta beslut i SAKS namn Medlem av Seniorskollegiet tillkommer närvaro- och yttranderätt vid möte i Fullmäktige. KAPITEL 12: Beslut 12.1 Organ i SAKS får endast fatta beslut i ärenden som finns upptagna på föreslagen föredragningslista Organ i SAKS är beslutsmässigt då dess ordförande, eller vid dess frånvaro vice ordförande, samt minst hälften av övriga valda ledamöter är närvarande, såvida inte annat framgår av denna stadga eller arbetsordningen. Organ i SAKS har rätt att välja en mötesordförande för att leda ett sammanträde Organ i SAKS fattar beslut med enkel majoritet, såvida inte annat framgår av stadgan. Votering förrättas genom acklamation, öppen omröstning eller med slutna sedlar. Borttaget: 2 Borttaget: 2 Borttaget: 2 Borttaget: 2 Borttaget: 2 Borttaget: 2 Borttaget: 2 Borttaget: 3 Borttaget: 3 Borttaget: 3 Borttaget: 3 Sida 9 av 14

14 FULLMÄKTIGE BILAGA 3 REVIDERING AV STADGA Borttaget: STADGA Omröstning med slutna sedlar företas på begäran av närvarande, röstberättigad student enligt 2.1 samt i de fall då sluten votering stadgas. Vid lika röstetal vid öppen omröstning har organets ordförande utslagsröst. Vid lika röstetal vid sluten omröstning avgör lotten. Röstning med fullmakt är ej tillåten Reservationer, protokollsanteckningar och röstförklaringar ska anmälas på mötet och skriftligen överlämnas till organets sekreterare senast ett dygn därefter Protokoll ska justeras av organets ordförande och en justeringsperson, för Fullmäktige två justeringspersoner. Detta ska ske senast till nästa möte, dock ej längre än en månad efter mötesdatum. Protokollet ska därefter göras tillgängligt enligt arbetsordningen Medlem i studentkåren får ej delta i beslut rörande ansvarsfrihet för honom/henne själv eller för organ som han/hon tillhört under avsedd tid. KAPITEL 13: Ändring av beslut 13.1 Har SAKS fattat beslut som uppenbart strider mot studentkårens ändamål får beslutet undanröjas moment 1 i enlighet med Studentkårsförordning (SFS 2009:769). moment 2 av SAKS inspektor och Seniorskollegiets senator tillsammans. Förslag ska då väckas av minst 100 medlemmar inom tre veckor från den dag beslutet anslogs Har råd, utskott eller Kårhusstyrelsen fattat beslut som strider mot SAKS stadga eller arbetsordning får beslutet undanröjas av SAKS styrelse. Har råd eller utskott misskött sitt uppdrag, sin ekonomi och/eller fattat beslut som strider mot såväl gällande lagar och förordningar som SAKS stadga eller arbetsordning, får Styrelsen besluta att överta organets hela verksamhet och ansvar samt i enlighet med 14.3 avsätta en eller flera ledamöter Om förtroendevald i råd eller utskott missköter sitt uppdrag ska han/hon omedelbart skiljas ifrån detsamma av Styrelsen. Om förtroendevald i Styrelsen missköter sitt uppdrag ska han/hon skiljas ifrån detsamma av Fullmäktige. Förtroendevald som inte får ansvarsfrihet för tidigare uppdrag inom SAKS, får ej inneha uppdrag och ska därför snarast avsättas av Styrelsen Beslut som fattas i enlighet med 14.2 eller 14.3 ska omgående prövas av ett för ändamålet utlyst extra fullmäktigemöte. Borttaget: 3 Borttaget: 3 Borttaget: 3 Borttaget: 4 Borttaget: 4 Borttaget: 4 Borttaget: 4 Borttaget: 4 Sida 10 av 14

15 FULLMÄKTIGE BILAGA 3 REVIDERING AV STADGA Borttaget: STADGA KAPITEL 14: Val 14.1 För beredande av val till Styrelsen, utskott samt ordförande, sekreterare och kassör i råden ansvarar Valberedningen. Valberedningen ska bestå av minst fem ledamöter och ska inom sig utse en ordförande Val till Fullmäktige arrangeras av Valnämnden Valnämndens arbete styrs vidare av arbetsordningen Val till Valberedningen och Valnämnden bereds av Styrelsen enligt arbetsordningen Om ledamot i Valberedningen ej kan fullfölja sitt uppdrag ska Styrelsen utse ny ledamot Valberedningens arbete styrs vidare av arbetsordningen Student enligt 2.1 äger rätt att till Valberedningen inkomma med nominering. Nominering ska vara skriftlig, innehålla motivering och vara valberedningens ordförande tillhanda senast två veckor före sista ordinarie fullmäktigemöte Om förtroendevald avsäger sig uppdraget innan mandattiden löpt ut, eller då post ej kunnat besättas vid sista ordinarie fullmäktigemöte, sker fyllnadsval. Fyllnadsval kan ske på ordinarie eller extra fullmäktigemöte Valberedningens mandat löper från fullmäktigemöte 3 innevarande år till och med fullmäktigemöte 3 följande år. KAPITEL 15: SAKS och dess omgivning 15.1 SAKS företräder studenter på grundnivå och avancerad nivå samt forskarnivå i organ vid Göteborgs universitet, främst vid Sahlgrenska akademin SAKS företräder även, då så är påkallat, de som innefattas i 2.1 i kontakt med personal vid Göteborgs universitet samt i kontakt med myndigheter och andra organisationer vid ärenden i anledning av studierna För samarbete med andra organisationer gäller ingångna avtal och/eller respektive samarbetsorgans stadga. Borttaget: 5 Borttaget: 5 Borttaget: 5 Borttaget: 5 Borttaget: 5 Borttaget: 5 Borttaget: 5 Borttaget: 5 Borttaget: 5 Borttaget: 5 Borttaget: 6 Borttaget: 6 Borttaget: 6 Borttaget: 6 Sida 11 av 14

16 FULLMÄKTIGE BILAGA 3 REVIDERING AV STADGA Borttaget: STADGA KAPITEL 16: Information och arkivering 16.1 Student enligt 2.1 ska kontinuerligt informeras om SAKS verksamhet och fattade beslut. Informationen ska finnas lättillgänglig för samtliga studenter vid Sahlgrenska akademin. I arbetsordningen ska närmare specificeras hur informationen ska spridas SAKS informationsansvarige ansvarar för informationssamordning. Detta ansvar innefattar såväl att tillse att informationsvägar är tillgängliga, som att tillse att informationen mellan SAKS organ fungerar Organ i SAKS är skyldigt att i samråd med informationsansvarig informera student enligt 2.1 om sina beslut och i förekommande fall om sin verksamhet SAKS verksamhet ska fortlöpande dokumenteras och dokumentationen ska arkiveras enligt arbetsordningen. För detta ändamål ska Styrelsen utse en arkiveringsansvarig. KAPITEL 17: Hedersledamöter 17.1 Till hedersledamot kan utnämnas person av utmärkt vetenskapligt, konstnärligt eller allmänt medborgerligt anseende; i synnerhet sådan som främjat SAKS verksamhet Förslag till utnämning av hedersledamot kan jämte motivering ställas till Styrelsen av enskild studentkårsmedlem. Om förslaget tillstyrks av Styrelsen ska ärendet behandlas på nästkommande fullmäktigemöte Beslut om utnämning av hedersledamot fattas av Fullmäktige med minst tre fjärdedelar av de vid sluten omröstning avgivna rösterna Om Styrelsen avslår förslaget eller tre fjärdedels majoritet ej uppnås vid möte i högst beslutande organ förfaller frågan och varken förslag eller beslut ska då tagas till protokollet Hedersledamot tillkommer närvaro- och yttranderätt vid fullmäktigemöten. KAPITEL 18: Villa Medici 18.1 Villa Medici är SAKS kårhus För förvaltningen av Villa Medici ansvarar Kårhusstyrelsen, se även kapitel Förslag om försäljning av Villa Medici ska väckas av 20 % av SAKS medlemmar. eller minst 100 personer i SAKS. Borttaget: 7 Borttaget: 7 Borttaget: 7 Borttaget: 7 Borttaget: 7 Borttaget: 8 Borttaget: 8 Borttaget: 8 Borttaget: 8 Borttaget: 8 Borttaget: 8 Borttaget: 9 Borttaget: 9 Borttaget: 9 Borttaget: 9 Sida 12 av 14

17 FULLMÄKTIGE BILAGA 3 REVIDERING AV STADGA Borttaget: STADGA Beslut om försäljning av Villa Medici måste fattas på två ordinarie fullmäktigemöten med minst två tredjedels majoritet åtskilda av ett val till Fullmäktige Till Villa Medici är kopplat en kårhusfond. Kårhusfondens avkastning disponeras av Kårhusstyrelsen efter hörande av inspektor och Seniorskollegiets senator. Kårhusfondens kapital disponeras av Fullmäktige endast med stöd av inspektor och Seniorskollegiets senator För det löpande arbetet på Villa Medici svarar en intendent och två intendentassistenter. Intendenten är ledamot i Kårhusstyrelsen. Intendenten och de två intendentassistenterna äger rätt att för egen del disponera för dem avsedd våning på Villa Medici Alla som nyttjar Villa Medici förbinder sig att ej bedriva verksamhet som strider mot lagar, förordningar, SAKS stadga eller arbetsordning. KAPITEL 19: Corpser 19.1 Hos SAKS finns corpser. Corpserna är fristående från SAKS, men får i samråd med Kårhusstyrelsen och mot skälig kompensation disponera SAKS lokaler. KAPITEL 20: Arvoden 20.1 Fullmäktige äger på förslag från Styrelsen rätt att besluta om arvoden till nästkommande års förtroendevalda. Fullmäktige eller Styrelsen kan närhelst under verksamhetsåret besluta om tillfällig ersättning till förtroendevalda då detta enligt arbetsordningen anses skäligt. KAPITEL 21: Revision 21.1 SAKS verksamhet och räkenskaper ska fortlöpande granskas. För detta ändamål ska väljas två verksamhetsrevisorer samt två ekonomiska revisorer, varav minst en skall vara auktoriserad. Även personliga suppleanter för revisorerna ska väljas SAKS revisorer och revisorsuppleanter ska vara myndiga och får inte inneha något uppdrag inom SAKS som omfattas av revision SAKS revisorer och revisorsuppleanter äger närvaro-, yttrande- och förslagsrätt i SAKS samtliga organ. Borttaget: 9 Borttaget: 9 Borttaget: 9 Borttaget: 20 Borttaget: 20 Borttaget: 1 Borttaget: 1 Borttaget: 2 Borttaget: 2 Borttaget: 2 Borttaget: 2 Sida 13 av 14

18 FULLMÄKTIGE BILAGA 3 REVIDERING AV STADGA Borttaget: STADGA KAPITEL 22: Ändring och tolkning av stadga och arbetsordning 22.1 Förslag till ändring av SAKS stadga och arbetsordning får väckas av enskild student enligt 2.1 och ska i enlighet med arbetsordningen skriftligen inlämnas till Styrelsen, som ska ta upp förslaget till behandling på nästkommande ordinarie fullmäktigemöte För ändring av denna stadga krävs samstämmiga beslut vid två fullmäktigemöten åtskilda av val till Fullmäktige eller samstämmiga beslut vid två på varandra följande ordinarie fullmäktigemöten med minst en månads mellanrum vid vilka minst tre fjärdedels majoritet uppnås För ändring av arbetsordningen ska träda i kraft krävs beslut vid ett fullmäktigemöte Uppstår tvist vid tolkning av SAKS stadga eller arbetsordning ska frågan överlåtas till SAKS inspektor, SAKS seniorskollegiums senator och SAKS ordförande för gemensamt avgörande. Stadgetolkning är prejudicerande. KAPITEL 23: SAKS upplösning 23.1 Beslut om upplösning av SAKS måste fattas på ordinarie fullmäktigemöten med minst tre fjärdedels majoritet åtskilda av ett val till Fullmäktige Upplöses SAKS ska alla dess tillgångar överlämnas till den organisation vars ändamål det är att främja studenters enligt 2.1 studier och vad som har sammanhang med studierna. Om sådan organisation ej finns ska SAKS tillgångar placeras i en fond vars avkastning ska generera stipendier sökbara av studenter enligt 2.1. Borttaget: 3 Borttaget: 3 Borttaget: 3 Borttaget: 3 Borttaget: 3 Borttaget: 4 Borttaget: 4 Borttaget: 4 Sida 14 av 14

19 Arbetsordning för Sahlgrenska akademins Studentkår I arbetsordningen står föreskrifter av stadgekaraktär som berör hur Sahlgrenska akademins Studentkår, nedan kallat SAKS, ska skötas. Arbetsordningen är kopplad till SAKS stadga. Arbetsordningen ändras genom beslut på ett fullmäktigemöte och utgör ett något mer dynamiskt dokument än stadgan. Arbetsordningen ska innehålla principiella föreskrifter som kan väntas ha en lång giltighetsperiod. I arbetsordningen finns också föreskrifter av policykaraktär rörande alkohol, festverksamhet, grafisk profil och liknande. Innehåll Arbetsordning för Sahlgrenska akademins Studentkår 1 Innehåll 1 Föreskrifter av policykaraktär 43 Sponsorpolicy 43 Festverksamhet och policy för alkohol och droger 54 Policy för hantering av studentärenden 65 Introduktion 76 Tjänsteresor, representation, arbetsmiddagar och avslutningsmiddagar 98 Föreskrifter för externt och internt arbete 1110 Kommunikation 1110 Grafisk profil för SAKS 1110 Informationskanaler 1312 Pedalenpriset 1514 Studentrepresentation och instanslista för SAKS 1716 Fullmäktige 2120 Val till Fullmäktige 2423 Valberedning 2625 Råd allmänt 3130 Utskott allmänt 3534 Fotoutskottet FotU 4039 Idrottsutskottet IdrU 4140 Marskalkeriutskottet Mask 4443 Miljöutskottet SASS (Sahlgrenska academy students for sustainability) 4544 Musikalutskottet Gleeacellerna 4645 PR-utskottet 4746 Programutskottet PU 4847 Sex Elegans 4948 Villa Medici 5453 Sida 1 av 60

20 Arkivering 5756 Corpserna och SAKS 6059 Föreskrifter av policykaraktär 3 Sponsorpolicy 3 Festverksamhet och policy för alkohol och droger 4 Policy för hantering av studentärenden 5 Introduktion 6 Tjänsteresor, representation, arbetsmiddagar och avslutningsmiddagar 7 Föreskrifter för externt och internt arbete 9 Kommunikation 9 Grafisk profil för SAKS 9 Informationskanaler 11 Pedalenpriset 13 Studentrepresentation och instanslista för SAKS 15 Stödmedlemskap 18 Fullmäktige 19 Val till Fullmäktige 22 Valnämnd 23 Valberedning 24 Styrelsen 25 Råd allmänt 29 Doktorandrådet DoR 32 Utskott allmänt 33 Alarm 36 Utskottet för disputerade studenter - Disput 37 Fotoutskottet FotU 38 Idrottsutskottet IdrU 39 Internationella utskottet Intet 40 Introduktionsutskottet IntrU 41 Marskalkeriutskottet Mask 42 Miljöutskottet SASS (Sahlgrenska academy students for sustainability) 43 Musikalutskottet Gleeacellerna 44 PR-utskottet 45 Programutskottet PU 46 Sex Elegans 47 HävSex 48 Projektgrupp inom SAKS 49 Kårhusstyrelsen 50 Villa Medici 52 Sida 2 av 60

21 Ekonomisk hantering 54 Arkivering 55 Arvodering 57 Corpserna och SAKS 58 Sida 3 av 60

22 Föreskrifter av policykaraktär Sponsorpolicy Denna del av arbetsordningen är ett stöd för den/de förtroendevalda som jobbar med sponsringsfrågor, och redogör för kårens agerande gentemot företag eller andra externa intressenter. Definitioner Sahlgrenska akademins Studentkårs definition av sponsring lyder: Sponsring är ett affärsmässigt samarbete till ömsesidig nytta för två eller fler parter. Den sponsrade ger vissa förmåner till sponsorn och får som motprestation kontanta medel, varor eller tjänster. Om inga krav på motprestationer föreligger är det fråga om gåva eller donation. Principer för sponsring I huvudsak kan sponsring ge kåren två saker, intäkter och möjlighet att erbjuda medlemmar service/aktiviteter utöver grundläggande verksamhet. Att samarbeta med ett företag är ett ställningstagande då kåren blir förknippad med företaget i fråga. SAKS bedriver en professionell verksamhet som präglas av självständighet och integritet, varför eventuella samarbeten bör väljas med stor omsorg. SAKS kan acceptera alla former av sponsring under förutsättning att inga lagar, förordningar eller andra bestämmelser överträds, eller att sponsringen strider mot SAKS stadga respektive arbetsordning. Varje sponsoravtal som kåren tecknar ska medföra en tydlig medlemsnytta och/eller exponering av kåren. I utbyte mot kontanta medel, varor eller tjänster kan SAKS erbjuda exponering i de forum kåren förfogar över (anslagstavlor, hemsida, utskick och nyhetsbrev). SAKS tar dock endast ansvar för de anslagstavlor som specifikt är märkta som kårens på Hälsovetarbacken, Medicinareberget, Odontologen och sjukhusen. Tecknande av Sponsoravtal Ett sponsoravtal tecknas mellan SAKS, efter godkännande från Styrelsen, och sponsorn. Avtal bör ej tecknas med politiska partier eller religiösa organisationer. De bör ej heller tecknas med företag/organisationer som bedriver verksamhet vilken skadar miljö/människor eller som av andra etiska skäl kan ifrågasättas. Tecknade avtal bör ses över i början av varje verksamhetsår. Sida 4 av 60

23 Festverksamhet och policy för alkohol och droger Allmänt SAKS festverksamhet ska vara en del i att skapa en god social miljö för medlemmarna. SAKS inställning i fest- och alkoholfrågor ska betonas i all festverksamhet med särskild tonvikt vid introduktionen för nya studenter. Alkoholfria alternativ ska finnas lättillgängliga vid alla arrangemang där alkohol serveras. SAKS inställning till alkohol och droger Sahlgrenska akademins Studentkår ska verka för: att SAKS arrangemang genomsyras av en sund och mogen inställning till alkohol, att en diskussion i alkoholfrågan fortlöpande hålls mellan SAKS och alla som är inblandade i alkoholfrågor, att inga olagliga droger förekommer på våra aktiviteter samt att ansvariga för alkoholhantering ska känna till tecken på avvikande dryckesbeteende och kunna hjälpa studenter med alkoholproblem att få professionell vård i samarbete med Akademihälsan. Sahlgrenska akademins Studentkår accepterar inte: att alkoholkonsumtion sätts i centrum vid våra aktiviteter, att kraftig berusning förekommer vid våra aktiviteter att det uppstår risk för personskada eller materiell skadegörelse, att individens integritet ej respekteras, till exempel genom grupptryck eller alkoholhets eller att olagliga droger förekommer i någon form. Åtgärder SAKS ska visa stor intolerans för avvikelser från dessa punkter. Ansvarig för åtgärder är SAKS styrelse. Ansvar Huvudansvarig för SAKS festverksamhet är Sexmästeriutskottetn. SAKS ordförande, vice ordförande med ansvar för information och medlemsrekrytering och alkoholansvarig i Sex Elegans, är personer med betydande inflytande för alkoholutskänkning (PBI) och ska stå på SAKS tillstånd. Två av dessa ska erlägga FHI:s prov i alkoholagstiftning. Av PBI utses serveringsansvariga som ska genomgå av kommunens tillståndsenhet godkänd utbildning i ansvarsfull alkoholhantering. De serveringsansvariga anmäls till kommunens tillståndsenhet och är sedan ytterst ansvariga för alkoholutskänkningen på Villa Medici. Vid varje tillfälle som alkoholutskänkning sker på Villa Medici ska en av de serveringsansvariga vara närvarande och denna person ansvarar för att övrig personal är delgivna innehållet i denna arbetsordning samt SAKS arbetsbeskrivning för alkoholutskänkning på Villa Medici. Sida 5 av 60

24 Utbildning SAKS ska sträva efter att så många som möjligt inom de utskott som verkar under kårens utskänkningstillstånd genomgår av kommunens tillståndenhet godkänd utbildning i ansvarsfull alkoholhantering. I mån av plats bör även övriga som under kårens verksamhet hanterar alkoholpåverkade personer ges möjlighet att genomgå denna typ av utbildning. Policy för hantering av studentärenden Ett utbildningsbevakande förtroendeuppdrag inom studentkåren innebär att man ibland blir anförtrodd information om enskilda studenters hälsomässiga, studiemässiga eller sociala situation. Student som genom sitt förtroendeuppdrag fåör tillgång till känsliga uppgifter om enskilda individer ska inte utan individens uttryckliga godkännande föra dessa uppgifter vidare. Alla förtroendevalda inom studiebevakning ska informeras om denna policy när de tillträder sin post. Styrelsen är ytterst ansvarig för att denna information sker samt ska hantera ärenden där misstanke om brott mot denna policy föreligger. Sida 6 av 60

25 Introduktion Allmänt SAKS introduktion för nya studenter ska ha som främsta syfte att ge en möjlighet att lära känna andra studenter samt att upplysa om SAKS och dess verksamhet. Annan praktisk information som underlättar tiden vid Sahlgrenska akademin och i Göteborg ska också ges. Alla studenter som deltar i introduktionen ska vara medlemmar i SAKS. Introduktionens utformning SAKS ska verka för: att nya studenter endast deltar i introduktionen av fri vilja, att så många som möjligt, av de nya studenterna, blir medlemmar i SAKS, att alla aktiva i introduktionen får adekvat utbildning, bl.a. avseende SAKS organisation och arbetsordning, särskilt gällande festverksamhet och alkohol samt att i allt introduktionsarbete markera SAKS inställning vad gäller festverksamhet och alkohol. SAKS accepterar inte: aktiviteter där någon form av pennalism förekommer, aktiviteter där någon form av diskriminering förekommer, att individens integritet kränks, t ex genom grupptryck eller introduktionsaktiviteter som åstadkommer skadegörelse eller där återställande i ursprungligt skick inte är möjligt. Åtgärder SAKS ska visa stor intolerans för avvikelser från dessa punkter. Ansvarig för åtgärder är SAKS styrelse. Nollefrid Introduktionens syfte är att alla nya studenter på Sahlgrenska akademin ska få en så bra början på sina studier som möjligt. Alla SAKS engagerade inom introduktionen ska sträva efter att ge samtliga nya studenter lika förutsättningar till detta och särskild uppmärksamhet ska inte tillägnas någon enskild ny student. Med anledning av detta så ska inte de personer som inom SAKS på något sätt är inblandade i introduktionsverksamhet inleda någon form av romantisk och/eller sexuell kontakt med nya studenter under den period som introduktionsverksamheten pågår. Brott mot nollefriden ska resultera i avstängning från introduktionsverksamheten under resten av terminen. Beslut att brott mot nollefriden har förekommit tas av Styrelsen. Styrelsens AU kan tillfälligt stänga av en person från resten av terminens introduktionsverksamhet om misstanke om brott mot nollefriden föreligger, dock längst fram till nästkommande Styrelsemöte. Åtgärder SAKS ska visa stor intolerans för avvikelser från dessa punkter. Ansvarig för åtgärder är SAKS styrelse. Sida 7 av 60

26 IntrU ansvarar för att upprätta kontrakt med medlemmarna i dess kommittéer, där dessa bekräftar att de tagit del av, och förstått, vad arbetsordningen säger om introduktionen. Kommittéerna ansvarar i sin tur för att deras faddrar har kännedom om detta. SAKS vice ordförande med ansvar för studiesociala frågor ansvarar för att övriga föreningar, involverade i introduktionen, har kännedom om vad arbetsordningen säger om densamma. Sida 8 av 60

27 Tjänsteresor, representation, arbetsmiddagar och avslutningsmiddagar Med representation avses i denna arbetsordning både extern och intern representation. Tjänsteresor och representation inom SAKS får normalt endast göras av förtroendevalda. Övrig resa och representation ska beslutas om av det organ som har budgetansvar för aktiviteten. Resor Medel beviljas endast till resor som medför klar nytta för SAKS i enlighet med studentkårens syfte som anges i dess stadga. Avsikten med resa/boende ska redogöras för i samband med ansökan. Berört organ avgör i beslut om att lämna bidrag till resan om denna enligt ovanstående innebär nytta för SAKS. Bidrag till resor och boende ska godkännas av berört organ innan resan påbörjas. Resor och boende som betalas av SAKS ska göras på billigast möjliga sätt. Vid tillfällen då billigaste rese-/boendesätt inte valts ska tydlig motivering inlämnas tillsammans med reseräkningen. Om val av dyrare rese-/boendesätt inte befinns vara motiverat betalar den resande själv den fördyring som resan/boendet innebar jämfört med billigaste rese- /boendesätt. Representation Bidrag till representation ska godkännas av berört organ i förväg. Representation får normalt ske inom varje organ motsvarande upp till 1000 kronors värde per verksamhetsår. Enskild person får ej mottaga representation eller gåva motsvarande mer än 200 kronors värde från samma organ inom SAKS. Sådan representationskostnad ska rymmas inom organets budget. Undantag från ovanstående beloppsgränser kan beslutas om av SAKS styrelse. Alkohol Alkohol ska endast i undantagsfall användas vid representation. Om alkohol används vid representation ska detta ha godkänts av SAKS styrelse i förväg. Avslutningsmiddagar SAKS vill genom avslutningsmiddagarna tacka/belöna de personer som engagerar sig i kåren. De aktiva ledamöterna i varje organ ska kunna gå ut och äta en bit mat och koppla av. Middagsbidraget är om 240 kr per person och verksamhetsår. Pengar för avslutningsmiddag fås mot uppvisande av kvitto från restaurangen/affären där maten inhandlats. Kvittot ska ej avse alkoholhaltiga drycker. Således kommer inga kvitton som visar på alkoholköp att godkännas och utlägget kommer inte att kompenseras för. Med aktiv inom SAKS avses: moment 1 samtliga förtroendevalda valda av Fullmäktige moment 2 person i samtliga organ och undergrupper inom SAKS som uppfyller de krav som ställs för att räknas som aktiv. Dessa krav bestäms av det berörda organet. Sida 9 av 60

28 För att erhålla fullt middagsbidrag måste en rapport lämnas in från kårens samtliga organ och undergrupper till alla SAKS ordinarie fullmäktigemöten under verksamhetsåret. En rapport ska lämnas in till SAKS ordförande senast en vecka innan mötet. Dessutom måste justerade protokoll från samtliga hållna möten ha lämnats in till SAKS administratör. Vid inlämnad rapport till ett ordinarie fullmäktigemöte tilldelas det berörda organet 40 kr per person till en avslutningsmiddag. Ett organ kan alltså totalt tilldelas 240 kr per person vilket motsvarar fullt middagsbidrag. Sida 10 av 60

29 Föreskrifter för externt och internt arbete Kommunikation SAKS kommunicerar huvudsakligen med medlemmar respektive potentiella medlemmar och inom den egna organisationen samt med andra kårer, samarbetsorgan, Göteborgs universitet, media och det omgivande samhället. I all kommunikation ska SAKS verka inkluderande och professionellt. Kårordförande och vice kårordförande med ansvar för information och medlemsrekrytering har det yttersta ansvaret för all kommunikation. Grafisk profil för SAKS Allmänt Syftet med SAKS grafiska profil är att göra studentkåren tydligare utåt och öka känslan av samhörighet internt inom SAKS. Den grafiska profilen ska således användas i all kommunikation. Vad består den grafiska profilen av? SAKS grafiska profil består av (1) emblemet, sjöormen med omslutande krans och (2) utseendet på de handlingar, broschyrer, webbsidor och andra publikationer som används inom och utgår från SAKS. Mallar Mallar för kallelse, handlingar, protokoll, affischer och powerpoint-presentationer finns upprättade och ska användas av SAKS alla organ. Mallarna bör finnas lättillgängligt, exempelvis på hemsidan. Användning av Sahlgrenska akademins Studentkårs emblem SAKS emblem får endast användas av förtroendevald och organ inom SAKS. Profilprodukter SAKS ska erbjuda sina medlemmar och potentiella medlemmar användbara profilprodukter som gör att kårens emblem syns i korridorerna och på stan. Hur skrivs Sahlgrenska akademins Studentkår? Sahlgrenska akademins Studentkår skrivs med stort s i både Sahlgrenska och Studentkår samt med litet a i akademin. Om förkortning är nödvändig ska SAKS användas, inga punkter mellan. Villa Medici Villa Medici kan även benämnas Villan. Villa Medici skrivs med stort v och m. Villan skrivs med stort v. SAKS på andra språk På engelska heter SAKS The Sahlgrenska academy Students Union, Sweden. På franska heter vi L'Association des Etudiants de l'académie Sahlgrenska, Suède. Övriga organ Programutskottet, Läkarutbildningsrådet, Seniorskollegiet och övriga organ skrivs med stor initial, då de är namn. Notera att versal bara ska användas när namnet är just ett namn. Det heter alltså Styrelsen beslutade men Sahlgrenska akademins Studentkårs styrelse. Sida 11 av 60

30 Titlar på förtroendevalda skrivs med liten begynnelsebokstav, t.ex. ordförande, sekreterare, kassör. Underskrifter SAKS olika organ kan endast producera handlingar som undertecknas med respektive organs namn. Fullmäktige respektive ordförande och alla vice ordförandena i Styrelsen äger rätt att underteckna med Sahlgrenska akademins Studentkår. Utseende på handlingar och speciella publikationer Möteshandlingar, protokoll, kallelser och liknande ska formges enligt arbetsbeskrivning Grafisk profil för SAKS. SAKS använder huvudsakligen Garamond som brödtexttypsnitt och Arial i rubriker. Förkortningar som gäller Fullmäktige Styrelsen Apotekarutbildningsrådet Biomedicinsk analytiker-utbildningsrådet Dietistutbildningsrådet Doktorandrådet Folkhälsovetenskapliga utbildningsrådet Logoped och audionomutbildningsrådet Läkarutbildningsrådet Masterprogrammet i Affärsskapande och Entreprenörskap inom biomedicin-utbildningsrådet Odontologiska utbildningsrådet Rehabiliteringsutbildningsrådet Vårdvetenskapliga utbildningsrådet Arbetsmarknadsutskottet Fotoutskottet Idrottsutskottet Internationella utskottet Introduktionsutskottet Marskalkeriutskottet Miljöutskottet Sahlgrenska academy students for sustainability Musikalutskottet Gleeacellerna PR-utskottet Programutskottet Utskottet för disputerade studenter Hälsovetenskapliga sexmästeriet Sex Elegans FuM Sty AUR BUR DiUR DoR FhUR LoudUR LUR CorpUR OUR ReUR VUR Alarm FotU IdrU Intet IntrU Mask SASS Gleea PU Disput HäVSex Sida 12 av 60

31 Informationskanaler Se även SAKS stadga, kapitel 17. Hemsidan är SAKS hemsida. Där finns all information om SAKS organisation och verksamhet. Styrelsens vice ordförande med ansvar för information och medlemsrekrytering har det övergripande ansvaret för SAKS hemsida. Varje råd och utskott ansvarar för att informationen på respektive organs del av hemsidan är aktuell. Nyhetsbrev SAKS nyhetsbrev ska innehålla händelser som inträffar inom en månad. Det ska komma ut varannan vecka under terminstid. Nyhetsbrevet sammanställs av Styrelsens vice ordförande med ansvar för information och medlemsrekrytering och skickas ut med mail till SAKS alla medlemmar som uppgett mailadress och som inte avsagt sig nyhetsbrevet. Kursombuden Information av större vikt bör, som komplement till övriga informationskanaler, även gå via klassernas kursombud. Anslagstavlor SAKS har egna anslagstavlor vid varje kårexpedition och dessa bör alltid hållas uppdaterade med info om aktuella händelser inom SAKS eller andra studentnyttiga arrangemang. Direktmail Direktmail till SAKS medlemmar kan användas men bör så göras sparsamt i och med risken att uppfattas som spam. Spionen SAKS ska använda minst en sida i varje ordinarie nummer av Spionen, tidningen för studenter och anställda vid Göteborgs universitet, för att informera om kårens verksamhet. SAKS vice ordförande med ansvar för information och medlemsrekrytering sammanställer sidorna, som bör vara mer reportage än information. Sociala medier För att snabbt kunna informera SAKS medlemmar om vad som händer inom och runt kåren ska SAKS arbeta aktivt med sociala medier. SAKS vice ordförande med ansvar för information och medlemsrekrytering ansvarar för SAKS i sociala medier. Sändlistor För information mellan SAKS organ och till studentkårens omgivning ska det finnas sändlistor. Dessa ska användas för spridning av beslutsprotokoll till förtroendevalda, samt till berörda personer och instanser utanför SAKS. Styrelsens vice ordförande med ansvar för information och medlemsrekrytering är ansvarig för dessa maillistor. Styrelsens vice ordförande med ansvar för information och medlemsrekrytering är ansvarig för kommunikationen med SAKS organ i frågor om information och arkivering. Sida 13 av 60

32 Protokoll Ett skriftligt justerat protokoll samt eventuella bilagor ska efter varje möte skickas till SAKS administratör för arkivering och bör sedan publiceras på hemsidan. Personligt bemötande För att öka känslan av gemenskap och tillgänglighet inom kåren ska studenterna på Sahlgrenska akademin kunna möta kårens förtroendevalda personligen. Styrelsen ansvarar för att varje termin gå ut till de nya klasserna och informera om kåren samt att SAKS kontor hålls öppna. Tryckt material Det åligger Styrelsen att se till så att det alltid finns aktuellt digitalt och tryckt material om SAKS och kårens verksamhet. Sida 14 av 60