Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund 2004-10-02--03 (Föregående möte var 2004-07-24--25) Vid protokollet, Vid ordförandeklubban Justeras, mötessekreterare mötesordförande mötesordförande justerare
Protokoll fört vid styrelsemöte i Sverok 2004-10-02--03. sida 2 Dagordning 1. Formalia...3 2. Diskussion: Om arbetsbelastning, ansvarsfördelning med mera...5 3. Diskussion: Krav på framtida databasen...7 4. Diskussion: Inför riksmötet...14 5. Diskussion: Diskussionsunderlag: Lobbyarbete och lyssnade under hösten...17 6. Diskussion: Riktad satsning mot föreningar som saknar konto...19 7. Beslut: Anta föreningar...22 8. Beslut: Antagning av Styrdokument: Hemsidegruppen...29 9. Beslut: Antagning av Styrdokument: Hemsida...34 10. Beslut: Förändring av Styrdokument: Hemsidearbetet...38 11. Beslut: Kansliflytt...42 12. Beslut: Layout av informationstidning...44 13. Beslut: Arvodering av arbete med profiltryck...47 14. Beslut: Folkbildningsprojektet i Sverok Ost...49 15. Beslut: Utökat uppdrag för förbundets revisor...51 16. Beslut: Projekt Viktor Johan...53 17. Rapporter...56 Rapport: Arbetsledning av ordförande...57 Rapport: Distriktsarbete...58 Rapport: Ekonomi...61 Rapport: Folkbildning...62 Rapport: Framtidsstrategigruppen (FSG)...63 Rapport: Från Karl Lampinen...64 Rapport: Förbundskansliet...65 Rapport: Förbundsordförande augusti-september...70 Rapport: Hemsidesarbetet...73 Rapport: Informationsarbetet...75 Rapport: Jämla...77 Rapport: Kansli- och arbetsgivarfrågor...78 Rapport: Marknadsföring...79 Rapport: Nationella Spelveckan (NSV)....80 Rapport: Projektsamordning...81 Rapport: Riksmöte 2005...82 Rapport: Sverox....83 Rapport: Ungdomspolitiska propositionen...84 Rapport: Upphandlingsstyrdokument...85 Rapport: Utbildning....86 Rapport: Utvecklingschef...87 Rapport: Verksamhetsgrupper...89 Rapport: Vice ordförande...90 Därefter följer projektbeskrivningen för Folkbildningsprojektet i Sverok Ost (punkt 14) och projektbeskrivningen för ViktorJohan (punkt 16).
Protokoll fört vid styrelsemöte i Sverok 2004-10-02--03. sida 3 1. Formalia Mötet öppnades. Röstlängden fastställdes. Mötet förklarades behörigt. Andreas Brodin och Andreas Granander valdes till mötesordförande. Christer Pettersson valdes till mötessekreterare. Jon Nilsson valdes till justerare och rösträknare. Dagordningen fastställdes. Adjungeringar. Handlingar i ärendet Dagordning. (sidan 2) Röstlängd. Adjungerade.
Protokoll fört vid styrelsemöte i Sverok 2004-10-02--03. sida 4 Röstlängd Personerna deltog under hela eller delar av mötet. Närvarande ur förbundsstyrelsen var Andreas Brodin Andreas Granander Andreas Svedin Elin Gullberg Bohlin Jon Heinpalu Jon Nilsson Linus Perlerot Mikael Leisjö Petra Malmgren Frånvarande ur förbundsstyrelsen var Anders Östlund Karl Lampinen Karolina Staël Adjungerade Personerna deltog under hela eller delar av mötet. Christer Chrisp Pettersson adjungerades som funktionär. Lars Molle Johansson adjungerades som funktionär. Anders Hultman adjungerades som funktionär. Personerna kan adjungeras som något av Gäst, med närvarorätt på mötet. Sakkunnig, med närvarorätt på mötet och yttranderätt i enskild fråga. Föredragande, med närvarorätt på mötet och yttrande- och yrkanderätt i enskild fråga. Funktionär, med närvaro och yttranderätt på mötet.
Protokoll fört vid styrelsemöte i Sverok 2004-10-02--03. sida 5 2. Diskussion: Om arbetsbelastning, ansvarsfördelning med mera Mötet diskuterade ärendet.
Protokoll fört vid styrelsemöte i Sverok 2004-10-02--03. sida 6 Diskussionsunderlag: Om arbetsbelastning, ansvarsfördelning med mera av Jon Nilsson, jon.nilsson@sverok.se När vi i våras satte ramarna för vårt arbetssätt sa vi också att vi under året skulle utvärdera det. Under varje möte har vi tagit upp en del allmänna diskussioner om ämnet, men till vårt möte nu i början av oktober vill jag sätta av mer fokus på just en aspekt av vårt arbetssätt, nämligen fördelningen av ansvarsområde och den arbetsbelastningen det inneburit för oss. Vi har nu kommit halvvägs in i vår mandatperiod och det kan vara så att de förhållande vi utgick från när vi i våras valde ansvarsområde förändrats. Vi kanske fått mer eller mindre att göra i vårt liv utanför Sverok, vi kanske kommit på att ett visst område intresserar oss eller att något man inte har inom sitt område hänger ihop med något som är ens område och så vidare. Till mötet vill jag att samtliga funderar över sin situation och sina områden samt tittar på vårt arbete i stort. Följande frågor kanske kan vara till hjälp: Känner du att du trivs med dina områden? Känner du att du får ut tillräckligt mycket av din förmåga, eller finns det något som gör att du inte kommer igång ordentligt? Har du för lite att göra? För mycket? Begränsar våra definitioner av ansvarsområden och gränserna mellan dem ditt arbete? Är vi för smala? Är det för mycket ensamarbete? Vill du byta ansvarsområden? Bli av med något? Ha något till? I utskicket från förra veckan finns en genomgång av varje ledamots områden, av det allmänna läget just nu samt av prioriteringar inför hösten. Använd gärna det som bas och inspiration för att se om ni kan hitta något sätt att göra vårt arbete ännu effektivare och roligare. Tänk fritt
Protokoll fört vid styrelsemöte i Sverok 2004-10-02--03. sida 7 3. Diskussion: Krav på framtida databasen Mötet diskuterade ärendet. Styrelsens anteckningar: Arbetet kommer gå vidare genom att en specifikation av prioriteringar mellan funktioner görs utifrån diskussionerna på mötet och det material som finns sedan tidigare. Därefter kommer externa intressenter ges möjligheten att kommentera och ställa frågor. Möjligheten finns att antingen genomföra en begränsad upphandling eller dela ut uppdraget till den grupp eller individ som anses vara bäst lämpad för uppdraget. Ett ytterligare beslut i förbundsstyrelsen krävs för att uppdrag ska kunna delas ut. Frågan kommer komma upp på kommande förbundsstyrelsemöte. Handlingar i ärendet Diskussionsunderlag: Krav på framtida databasen Brev från Johan Strömquist, VD och projektledare, The House of World Design Sverok FDB - Förbundsdatabasen av Johan Strömquist, VD och projektledare, The House of World Design
Protokoll fört vid styrelsemöte i Sverok 2004-10-02--03. sida 8 Diskussionsunderlag: Krav på framtida databasen av Jon Nilsson, jon@sverok.se Inom kort kommer vi få in anbud från minst ett företag som vill avsluta arbetet med att ta fram vår internetbaserade databas. Av någon outgrundlig anledning finns det inget material tillgänglig som specificerar vad vi vill ha ut av databasen utöver de grundläggande föreningsadministrationsfunktionerna. Under mötet behöver vi spåna runt detta, så att vi kan ge vår uppdragstagare information. Troligen kommer vi inte kunna ha alla funktioner vi kan tänka oss klara när databasen bör börja användas, men vi måste specificera dem så mycket vi kan redan nu för att inte bygga in oss i ett hörn och omöjliggöra eller försvåra framtida utbyggnad av systemet. Nedan har jag skrivit ihop ett antal områden jag på något vis tycker ska integreras i databasen. En del bör vara klara redan nu under året i första versionen, en del får nog vänta till framtida utveckling nästa år. Titta på det, tänk till om ni kan komplettera eller förtydliga det eller komma på helt nya områden. Skriver detta mellan Nässjö och Jönköping, så jag kanske är otydlig och tänker fel. Det är lösa tankar och idéer till viss del, så var kritisk och kreativ. Saker som bör inkluderas i databasen (någon gång ) Moduler Föreningsadministration Detta är den allra mest grundläggande delen av databasens uppdrag. Målet är att all förningsadministration ska ske över den. En förening ska kunna: registrera sig (och på sikt även slippa skicka in underskrivna handlingar för att antas kräver dock system för elektroniskt id) söka bidrag (med samma villkor som ovan, med det möjliga tillägget att vi här kan ha ett internt system om det gäller föreningar som vi redan antagit och kan skicka ut id till) uppdatera sina kontaktuppgifter kontinuerligt få allmän och specifik information från kansliet etc angående när bidrag är på väg, vilka uppgifter de eventuellt glömt registrera, att de glömt rösta m.m. Nationella spelveckan (nsv) Föreningar ska kunna anmäla sitt intresse att vara med, beställa material (demospel, nsv-paket), söka specifika nsv-bidrag, rapportera sin verksamhet, se vilka föreningar som är aktiva i deras område/kommun Riksmötet En förening ska kunna nominera ombud och rösta via databasen. Det ska även gå att lämna in motioner och nomineringar till förtroendeuppdrag direkt den vägen.
Protokoll fört vid styrelsemöte i Sverok 2004-10-02--03. sida 9 De nominerade ska ges möjlighet att ladda upp en presentation, bild på sig själv etc. Detta ska presenteras på ett snyggt sätt och vara sökbart på t.ex. namn, valkrets man blivit nominerad i och bör vara integrerat med röstningssystemet för att lätt kunna låta föreningarna rösta. Riksmöteshandlingar (motioner, verksamhetsberättelse etc) ska presentera här, och integreras med möjligheten att köra polls samt kopplingar till de nominerades presentationer (ev förslagsställare också kanske) Distrikten Ska kunna logga in och få tillgång till relevanta uppgifter från databasen såsom kontaktuppgifter för sina föreningar och förtroendevalda för hela förbundet, sammanställningar över medlemsstatistiken för deras område m.m. Ska kunna utföra delar av sin demokratiska process genom databasen i de fall där det är relevant (om de t.ex. inför ombudsval de också) Sverox Det ska gå att anmäla sig som prenumerant, både som enskild förening och ev även för föreningar att kollektivansluta sina medlemmar på ett bra sätt (genom att t.ex. ladda upp medlemslistor i ett antal lämpliga format). Helst borde det gå att inkludera själva tidningen också, i pdf-format men helst i form av enskilda artiklar som är sökbara och som kan kompletteras med t.ex. material som kommer in från annat håll eller inte får plats i tidningen. Kopplingar till forumet Föreningar bör ges en möjlighet att med samma login och lösen få tillgång till vårt nuvarande forum och kunna skriva inlägg där. Möjligheter för föreningar att skapa ett krypin Minihemsida med grundläggande uppgifter om sig själva som senare skulle kunna byggas ut till ett community-liknande system för förningar. Detta ska presenteras på ett snyggt sätt och intresserade ska kunna söka efter föreningar på t ex namn, postnummer, verksamheter. Föreningarna ska även kunna kommunicera med varandra, och på sikt även internt genom möjligheter att få tillgång till enkla forum, mejlinglistor, fildelningssytem etc, Möten Möjlighet för föreningar att hålla styrelsemöten eller årsmöten genom integrerade tjänster.
Protokoll fört vid styrelsemöte i Sverok 2004-10-02--03. sida 10 Brev från Johan Strömquist, World Design av Johan Strömquist, VD och projektledare, The House of World Design Här kommer en liten förbundsdatabasintroduktion sett från mitt perspektiv. Kan vara värt att ha med de funderingarna när du pratar med de övriga så kan du jämföra med vad andra har för uppfattning om saker och ting. Jag tror att det vore en mycket god start på arbetet om ni lyckas produera någon form av kravtrappa med funktioner sorterade på prio i stil med: "vill ha nu på en gång", "imorgon allra senast", "kan vänta till i övermorgon" och "det tar vi när det känns bra". Det är en förutsättning för att man skall kunna göra sig en bild över det verkliga arbetet tror jag.
Protokoll fört vid styrelsemöte i Sverok 2004-10-02--03. sida 11 Sverok FDB Förbundsdatabasen av Johan Strömquist, VD och projektledare, The House of World Design Täby 2004-09-28 Med anledning av utvecklingen av Sveroks förbundsdatabas Bakgrund Sedan 1996 har Sverok haft långtgående planer att utveckla en databas med gränssnitt för extern access. Grundidén har varit att distribuera det administrativa ansvaret för datainsamlingen av föreningsrelaterade uppgifter till fler intressenter än förbundets kansli i Linköping. Sedan 2000 har ett mer eller mindre strukturerat utvecklingsarbete skett för att skapa tekniska förutsättningar för detta. Arbetet har under denna tid gått från att försöka skapa en generell plattform för att hantera data relaterat till dessa administrativa sysslor, till att skapa en generell motor för att på ett enkelt sätt skapa gränssnitt mot godtyckliga data. Arbetet har under hela tiden i alla väsentliga avseenden skötts av Kristoffer Andsten. Sedan årsskiftet 2003/2004 har Kriss arbetat med att skapa en konceptuell modell för att hantera en uppsjö av tänkbara tillämpningar för den applikation på vilken en förbundsdatabas skall kunna byggas. Han har även programmerat en basmodul, kallad kärna, som hanterar vissa grundläggande generella funktioner. Bristen på tydlig arbetsledning, projektets illa specificerade målsättning som med tiden blivit alldeles för yvig och utvecklarnas dragning till generella tillämpningar är grundläggande orsaker till att Sverok idag, trots lång tid, mycket arbete och många bra idéer, inte har något färdigt resultat i projektet att visa upp för sina medlemsföreningar. Nulägesanalys Den tid som lagts ner i projektet har trots bristen på konkreta resultat inte varit bortkastad. De konceptuella idéer som projektledningen fått genom projektets löpande utveckling är enligt undertecknad en mycket god grund att stå på och koden för kärnan som skrivits är fullt användbar för ändamålet den författats. För att projektet skall kunna bära mer konkret frukt än vad det hittills lyckats med krävs dock ett antal saker som hittills saknats i tillräcklig utsträckning. Målbeskrivning och specifikation Projektet i dess nuvarande form har i hög grad saknat en tydlig målbeskrivning och specifikationer på vad utvecklingen skall resultera i och vilka krav slutprodukten skall uppfylla. I en öppen process har önskemål i hög grad accepterats som krav och slutproduktens användningsområde har efter dessa tämligen yviga önskemål sedan länge lämnat ramarna för vad som kan anses som effektivt ur ett utvecklings- och administrativt perspektiv. Projektet måste ges en tydlig målbeskrivning. Utvecklingsprocessen är att betrakta som en öppen process och en av de viktigaste förutsättningarna för projektets långsiktiga fortlevnad är att flera människor med skiftande erfarenhet kan använda sig av slutprodukten och hjälpa till i dess vidare utveckling. Detta gör det också lämpligt att utvecklingen specificeras i någon form av utvecklingstrappa för att man på kort tid skall kunna nå någon form av måluppfyllelse, samtidigt som projektets ledning hela tiden kan ha ett vidare perspektiv för ögonen.
Protokoll fört vid styrelsemöte i Sverok 2004-10-02--03. sida 12 Genom detta tankesätt kan projektet ge frukt inom en överskådlig framtid och det blir lättare att kostnadsuppskatta och värdera de olika delmomenten i projektet. Utöver en målbeskrivning behöver projektet en projektspecifikation som drar upp vettiga riktlinjer och direktiv för hur projektet skall genomföras, och som också inkluderar en teknisk specifikation över vad som faktiskt skall programmeras. Tidsplan Historiskt sett har det under utvecklingsarbetet saknats konkreta tidsramar och milstolpar för projektet. Projektet har bedrivits på ideell eller semiideell basis och tidsramar har inte betraktats som riktigt tillämpliga. För att uppnå konkreta resultat på kort tid är detta inte en hållbar väg att gå. Kopplat till målbeskrivningen och inlemmat i projektspecifikationen/-planen måste det finnas en tydlig tidsplan. Denna tidsplan bör vara uppdragen på ett sådant sätt att varje delmoment får sin avdelade tidsmängd och en deadline. Med på tidsplanen bör även finnas ett antal milstolpar där avstämning av utvecklingsarbetet som helhet görs. Ansvarsfördelning och arbetsledning Projektet har tidigare saknat styrning både i form av specifikationer och meningsfull arbetsledning. Detta har visat sig i hög grad genom att motivationen för de ingående i projektgruppen minskat allt mer under projektets gång, men även genom att det inte funnits någon som kunnat dra gränsen för vad som är relevant för projektet och vad som är trevligt om man skall skriva en generell applikationsserver som kan servera vad som helst var som helst. För att komma till rätta med detta föreslås att projektet får en ny ledningsgrupp och att denna rekryteras från professionellt håll. Vårt förslag är att The House of World Design kontrakteras för uppgiften, dels på bas av att företaget besitter nödvändig kompetens inom området (specialister på säkerhetslösningar och utveckling av internetbaserade affärssystem), och dels på bas av att de som därigenom skulle komma att arbeta med projektet har lång erfarenhet från förbundet och från förbundsdatabasens historiska utveckling. Ansvarig för projektet från företagets sida skulle vara undertecknad (VD, projektledare, utvecklare, tidigare distriktsaktiv i förbundet), projektägare skulle vara Niklas Bendelius (projektledare, utvecklare, dokumentationsvarig, kvalitetsansvarig, tidigare distriktsaktiv i förbundet) och slutligen skulle Kriss Andsten som idag är anställd av företaget (utvecklare, systemadministratör, tidigare distriktsaktiv i förbundet) stå som referens och bistå som tekniskt sakkunnig. Det är även av största vikt att förbundets styrelse har en person som står som beställare av slutprodukten och kan vara behjälplig både under specifikations-, utvecklings- och uppföljningsarbetet. Denna person bör ha möjlighet att besöka utvecklingsgruppen åtminstone tre fyra gånger innan det första delmålet har uppfyllts för att stämma av och följa upp arbetet. Utöver detta är det vår bedömning att det kommer att krävas att personal från kansliet, föredragsvis Christer Pettersson, ingår i projektets ledningsgrupp och har möjlighet att arbeta som beställare med främst specifikationerna av systemets gränssnitt under arbetstid. Detta betraktas som en förutsättning för att arbetet skall kunna gå med så hög hastighet som möjligt. Under förutsättning att de krav som ställs ovan och under rubriken budget nedan infrias är det troligt att ett grundsystem enligt nedan skall kunna färdigställas på mellan tre-fyra månader.
Protokoll fört vid styrelsemöte i Sverok 2004-10-02--03. sida 13 Budget Under projektets utveckling har tilltron till ideell arbetskraft varit stor och man har hittills tagit mycket små ekonomiska resurser i anspråk för att ro projektet i land. Detta har resulterat i att mycket små krav har kunnat ställas kring utveckling och framför allt dokumentation rörande projektet, med påföljden att projektet varit svårt att följa för någon som inte varit direkt involverad i det. Man kan givetvis även spekulera kring de små resursernas inverkan på slutresultatet. Projektet måste även i framtiden kunna luta sig tillbaka på ideella insatser, dels för att inte bli finansiell snöboll och dels för att systemet i förlängningen skall syfta till att distribuera administrativt ansvar till ideella runt om i förbundet och därmed bör kunna utvecklas av dem som använder det. Däremot är det vår uppfattning att det är nödvändigt att projektet leds av erfarna och professionella utvecklare till dess att de första trappstegen på utvecklingstrappan uppnåtts om man vill se konkreta resultat någorlunda snabbt. Med detta i åtanke är det lämpligt att den tidsplan och de tidsuppskattningar som skall inlemmas i projektplanen åtföljs av ekonomiska kalkyler som speglar vad de olika stegen i utvecklingen kommer att kosta så att man på så sätt kan väga deras potentiella användning mot den kostnad som de uppskattas bära. Det är vår uppfattning att ett system baserat på Kriss framtagna konceptuella modeller och den kärna som har författats, skall kunna konstrueras för hantering av kansliets centrala funktioner, ett mindre antal distribuerade gränssnitt till distrikt och föreningar, samt en koppling mot förbundets riksmötesombudsval inte skall behöva kosta mycket mer än ca 50.000 kr exklusive moms. Detta med förbehållet att en ordentlig specifikation först måste tas fram för en precisare uppskattning av tidsåtgången.
Protokoll fört vid styrelsemöte i Sverok 2004-10-02--03. sida 14 4. Diskussion: Inför riksmötet Mötet diskuterade ärendet. Handlingar i ärendet Diskussionunderlag: Inför riksmötet
Protokoll fört vid styrelsemöte i Sverok 2004-10-02--03. sida 15 Diskussionsunderlag: Inför riksmötet av Jon Nilsson, jon.nilsson@sverok.se Det är nu hög tid att börja fundera kring nästa år och vad vi vill föreslå riksmötet. Av tradition så är det den sittande förbundsstyrelsen som tar fram förslag på verksamhetsplan, budget och också en del motioner (oftast av det lite tyngre slaget). Min åsikt är att detta bör ske även i år. Tidigare år har förbundsstyrelsen oftast varit ute för sent med detta arbete, och påbörjat det först i december. Detta ger sämre resultat och skapar stress och oro. Därför har jag tidigarelagt det hela så att vi börjar redan nu. Huvudinriktning för nästa års verksamhet En verksamhetsplan kan läggas upp på många olika sätt, men i alla varianter som jag känner till så slår man här an huvudtonen för det kommande årets verksamhet. Det vi behöver fundera på redan nu är just huvudtonen, ramarna, för nästa års verksamhet. Årets tema har varit konsolidering. Läs de senaste årens verksamhetsplaner, eller andra organisationers om ni behöver få grepp om hur de kan se ut. Tänk efter ser du några centrala frågeställningar/problem/möjligheter som förbundet behöver arbeta med under 2005? Har du några förslag på själva formen för verksamhetsplanen som avviker från årets? Tongivande motioner Enskilda, stora frågor som inte är av rutinkaraktär eller rör mindre förändringar av löpande verksamhet kan vi välja att lyfta som enskilda motioner. Tidigare års motioner från förbundsstyrelsen har rört till exempel antagandet av en ny motion, byte av namn på förbundet, om Sverok ska ha en förbundstidning eller satsa på något annat kommunikations- och informationsmedium etc. Ser du några konkreta frågor där du vill lyfta en fråga som motion? Tänk fritt, och lyft gärna även frågor som du inte är helt säker på om de passar som motion eller där du är osäker. Vi behöver få in så många idéer som möjligt i detta skede, sålla bland dem kan vi göra senare! Budgeten Ett annat viktigt dokument är budgeten. Det styrs till stor del av vilken inriktning vi väljer att lägga för verksamhetsplanen och de motioner vi väljer att lyfta. Den enskilt största posten är föreningsbidragen (mer än 50% i år och förra året) och det kan vara svårt att diskutera den posten utan att gå in på budgeten, eller tvärtom. Titta på den ekonomiskarapporten till detta mötet, på resultatet från förra året och årets budget. En väldigt, väldigt lös prognos är att vi för 2005 kommer få mer pengar än för 2004, men att ökningen är betydligt mindre än mellan 2003 och 2004. Samtidigt fortsätter föreningsantalet och medlemsantalet att öka. Detta kommer troligen bli de viktigaste faktorerna i vår budgeteringsprocess. Vilka områden vill du prioritera ekonomiskt nästa år? Var har inte pengarna räckt till i år? Var ser du större eller mindre behov nästa år? Var har vi slösat i år? Hur stor buffert anser du att förbundet bör bygga upp? Vidare arbete inför riksmötet Denna diskussionspunkt kommer att upprepas i lite annorlunda form på det kommande mötet i slutet av oktober. Därefter kommer vi förhoppningsvis har tillräckligt med grund att stå för att kunna ägna minst halva mötet i december åt att börja skissa på konkreta utkast till texter och
Protokoll fört vid styrelsemöte i Sverok 2004-10-02--03. sida 16 förslag. Dessa kommer vi sedan slipa på, låta gå på informella remissrundor fram till vårt möte i slutet av januari då vi återigen ägnar huvuddelen av ett möte till att formellt klubba de färdiga förslagen. I värsta fall även åt att renskriva och putsa på dem. Har du förslag på hur denna process kan förbättras? Ta upp dem under mötet så tar vi en diskussion om detta.
Protokoll fört vid styrelsemöte i Sverok 2004-10-02--03. sida 17 5. Diskussion: Diskussionsunderlag: Lobbyarbete och lyssnade under hösten Mötet diskuterade ärendet. Handlingar i ärendet Diskussionsunderlag: Lobbyarbete och lyssnade under hösten
Protokoll fört vid styrelsemöte i Sverok 2004-10-02--03. sida 18 Diskussionsunderlag: Lobbyarbete och lyssnade under hösten av Jon Nilsson, jon.nilsson@sverok.se Under hösten är det en hel del som händer inom folkrörelsesverige, ungdomspolitiken och andra områden där det är viktigt för Sverok att synas, att höras och att ha koll på vad som händer. Här nedanför har jag satt samman ett litet kalendarium med hjälp av Lars Johansson. Det skulle vara kul om så många som möjligt tog chansen och deltog på åtminstone ett arrangemang. Det är lärorikt, och ofta rätt kul. Det är också bra att vi visar upp flera olika ansikten och röster, och sprider kontakter och kompetens bland så många som möjligt. Så titta igenom listan här nedanför, och försök hitta minst ett arrangemang som ni är intresserade av. Tänk också efter om det är något inom just ert område (eller någon annans ) som ni känner till och som kan vara värt att besöka. 4 oktober. Möte med Landstingsförbundet om landstingsbidragsproblematiken (10:00 på Landstingsförbundets kontor) 15 oktober. Referensgruppen för validiseringskommisionen möts för första gången. (14:00-17:00 på LSU). 15 oktober. Sverok överlämnar bidragsansökan till Ungdomsstyrelsen. Förmöte inför riksdagshearingen etc här nedanför med personer från LSU. I Stockholm. Datum ej satt ännu. 27 oktober. Riksdagshearing om (13:00-16:00 i Nubiska Rummet, Riksdagshuset) 27 oktober. Träffpunkt med ungdomsminister Lena Hallengren kl.17.00 till 19.00, Nubiska Rummet, Riksdagshuset, Stockholm 29 oktober. Justitiedepartementets seminarium om ideella organisationers statliga bidrag och övrig finansiering (09:00-15:00 på Södra Paviljongen, Stockholms centralstation) 5 eller 6 november. Förhoppningsvis möte m.m. med Ungdomsstyrelsens generaldirektör på Boråsspelkonvent. 10-11 november. Ungdomsstyrelsens årliga rikskonferens i Robertsfors. 9 11 november. Studiefrämjandets verksamhetskonferens i Skövde 20 november. LSU:s årsmöte. Troligen i Stockholm 21-22 januari. Ideell Arenas ledarskapsseminarium, Stockholm. Vi kan också efter detta ta en kort genomgång av och diskussion om vilka frågor vi anser vara viktiga att prata om och driva för våra medlemmar och spelhobbyn just nu. Så tänk gärna till även om detta. Förhoppningsvis har Mikael Leisjö möjlighet att närvara på det kommande styrelsemöte, annars kommer denna del av diskussionen och delar av den ovanstående få tas över vårt forum eller andra kontaktvägar då det i högsta grad involverar hans ansvarsområde.
Protokoll fört vid styrelsemöte i Sverok 2004-10-02--03. sida 19 6. Diskussion: Riktad satsning mot föreningar som saknar konto Mötet diskuterade ärendet. Styrelsens anteckningar: Styrelsen var överens om att gå vidare med den handlingsplan som beskrivs i diskussionsunderlaget. Handlingar i ärendet Diskussionsunderlag: Riktad satsning mot föreningar som saknar konto.
Protokoll fört vid styrelsemöte i Sverok 2004-10-02--03. sida 20 Diskussionsunderlag: Riktad satsning mot föreningar som saknar konto av Jon Nilsson, jon.nilsson@sverokse Vi har, som vi tidigare diskuterat vid flera tillfällen, problem med att många av våra föreningar saknar konto. Visserligen minskar andelen nya föreningar med problem sedan någon gång i vintras - troligen beror detta på bättre och mer information på hemsidan men det är ändå ett stort problem. Det är viktigt att vi satsar på att hjälpa till ännu mera här. I detta diskussionsunderlag tar jag upp tre grupper av åtgärder som jag anser vi bör börja jobba med så snart som möjligt. Tänk till om ni kan komma på fler och bättre sätt att uppnå målet fler föreningar som har konto. Detta är en viktig del av årets arbete med konsolidering utan konto faller många föreningar ihop och får ingen riktig chans att växa och komma igång. Konkret åtgärd kort sikt På kort sikt inom de närmaste 5-6 veckorna så vill jag sätta ihop ett särskilt utskick till samtliga föreningar som idag saknar konto. I det ska vi sammanställa den informationen vi har idag (exempelvis här: http://www.sverok.se/331.0.html) samt lägga till en del nytt. Vi bör t.ex. har med nya kopior av de protokollsutdrag för att fixa firmatecknare och ta beslut om att öppna konto, samt också utdrag ur den lärobok i juridik som vi tidigare berört som slår fast att det inom rimliga gränser inte är några problem för minderåriga att t.ex. öppna ett konto genom en förening. Arbetet med att göra detta bör inte vara så oerhört omfattande, och eftersom folkbildningen tagit mindre tid än planerat från vår utvecklingstjänst på kansliet anser jag att vi bör lägga detta på den tjänsten. En väldigt lös uppskattning är att det borde ta mindre än 2-3 arbetsdagar att sätta samman texten, och sedan kanske en del tid för folk i förbundsstyrelsen och på andra håll att komma med kommentarer och ändringsförslag. Sedan tillkommer det kanske en dags arbete med tryck och kuvertering. Konkret åtgärd lite längre sikt På lite längre sikt inom de närmast 2-3 månaderna så tycker jag vi bör gå vidare med den idé Petra Malmgren kom med på vårt forum för ett par veckor sedan. Klipper in hennes inlägg här nedanför: Min idé är att vi ska gå högre upp i bankhierarkin och prata med dem som bestämmer. Det borde ju finnas regler som gäller för alla bankkontor inom samma bank även om kontoren och personalen inte är medvetna om detta. Därför borde man kunna få "högre ort" inom bankerna att skriva ett dokument med bankloggan och allting så det ser officiellt ut där de förklarar vilka alternativ just den banken erbjuder och att detta gäller alla banker inom landet. Dessa dokument kan sedan föreningarna ladda ner från vår hemsida, skriva ut och ta med till bankerna och visa svart på vitt vad som verkligen gäller. Om vi gör en riktad satsning på kontolösa föreningar skulle vi kunna skicka med dessa dokument också så de redan har dem utskrivna. Även detta arbete bör inte vara oöverskådligt stort. Det finns i fyra stora banker i Sverige, och kanske 2-3 mindre som är relevanta för oss (dvs som har kontor ute i landet). Om man skriver ett