Lyckad satsning på trainee-platser?!

Lyckad satsning på trainee-platser?! Så här gick det och vad har vi dragit för lärdomar. Anders Kuylser, upphandlingschef

Upphandlingsformer och tröskelvärden Vad styr? Upphandlingens förväntade värde. För tjänster, kategori av tjänst, vilket styr vilket kapitel och förfarande som ska tillämpas. Över tröskelvärdet ( över 1,9 mkr) Öppen upphandling Selektiv upphandling Förhandlad upphandling. Under tröskelvärdet ( under 1,9 mkr) Förenklad upphandling Urvalsupphandling Direktupphandling

Vår befolkning 82 400 invånare En av Sveriges yngsta befolkningar medelålder 37 år En av Sveriges mest internationella kommuner hälften av befolkningen har utländsk bakgrund

Expansivt näringsliv 5 000 arbetsplatser 95% är små och medelstora företag 22 000 arbetstillfällen Botkyrka kommun den största arbetsgivaren, ca 6 000 anställda

Botkyrkas profil Tydlig målstyrning och ekonomi i balans En anda präglad av kreativitet och entreprenörskap. Omtalade kultur- och upplevelsesatsningar. Tät dialog mellan politiker, tjänstemän och fackliga organisationer Bred samverkan internt och externt

Bakgrund 2008: Socialförvaltningen tillsammans med utbildning- och arbetsmarknadsförvaltning samt serviceförvaltningen utarbetade ett förslag till insats för personer inom målgruppen 16-24 år som saknar arbete och fullföljda gymnasiestudier. Förslaget syftade till att ge unga personer trainee- anställningar. Beslut om förändring av kommunens styrande dokument kring upphandling samt riktlinjer för det sociala ansvarstagandet i kommunens verksamheter.

Upphandling Förslaget innebar att vid kommunens upphandling av vissa tjänster och entreprenader ska särskilda kontraktsvillkor utifrån sociala hänsyn ställas. Villkoret ska innefatta att personer inom målgruppen ska anställas som trainees. Förutsättningar i form av krav på anställningen samt stöd och information till den anställande leverantören ska framgå av Botkyrka kommuns gällande program för traineeanställningar

Upphandling En delegation till berörd tjänsteman på kommunledningsförvaltningen inrättas för att besluta om när villkoret kan tillämpas. Som stöd för detta beslut ska ligga förslag från en tjänstemannagrupp med representation från socialförvaltningen, utbildning och arbetsmarknad samt serviceförvaltningens upphandlingsorganisation. Gruppens förslag ska vara en lämplighetsbedömning ur utbildningsperspektiv, socialt perspektiv och marknadsperspektiv där det senare innebär en bedömning av marknadssituationen inom det aktuella upphandlingsområdet.

Upphandlingar Viktigt att de krav som ställs i upphandlingar med anledning av beslutet ska uppfattas som seriösa av de företag som berörs på marknaden. Därför ska ett beslut att använda tillkommande kontraktsvillkor med social hänsyn inom ett upphandlingsområde automatiskt innebära att egenregiverksamhet inom samma område, åläggs att så långt det är möjligt tillämpa samma villkor

Paraplyprojektet inom kommunen Företag/arbetsgivare som kommunen, efter upphandling, ingår avtal med anställer en ung Botkyrkabo i en traineeanställning under en begränsad tid. Arbetsgivaren kommer att ha möjlighet att intervjua några olika kandidater och väljer sedan i samråd med Paraplyprojektet ut vem som kommer att erbjudas anställning. Kortare praktik (1-3 veckor) kommer att kunna användas som en prövoperiod. Under kontraktstiden kan det i praktiken innebära att olika ungdomar är anställda för en och samma traineeanställningsplats.

Paraplyprojektet Arbetsgivaren erbjuder ungdomen en traineeanställning under en tidsbegränsad period i sitt företag som en allmän visstidsanställning. Arbetsgivaren förhandlar med aktuellt fackförbund om lönenivå och gällande anställningsvillkor. Arbetsgivaren ansvarar även för att utse handledare på arbetsplatsen. Botkyrka kommun har förhandlat fram ett kollektivavtal med Kommunal, för traineeanställningar inom kommunens eget verksamhetsområde. Kontakt med kommunen för att få mer tips kring detta.

Paraplyprojektet Varje arbetsgivare som anställer en trainee får, genom Paraplyprojektet, en kontaktperson som kommer att ha ett nära samarbete med arbetsplatsen och ungdomen under hela traineeanställningen. Denna kontaktperson kommer att ha kontinuerlig uppföljning av hur det går för ungdomen. Det kan innebära att kontaktpersonen ibland kommer att vara med ute på arbetsplatsen under hela eller del av arbetsdagen för att underlätta inträdet för den unge eller om situation som behöver lösas uppstått. Stödet kommer att utformas individuellt utifrån ungdomens och arbetsplatsens behov.

Bilaga i upphandling Villkor för att främja sysselsättningen m.m. (sociala hänsyn) Leverantören är skyldig att acceptera och iaktta att det för uppdragets utförande fordras att sysselsättningen främjas för, av kommunen särskilt anvisade personer mellan 16 och 24 år, vilka är boende inom Botkyrka kommun. Detta villkor förutsätter både att uppgift om antalet personer som skall anställas i samband med att uppdrag utförs, och att Botkyrka kommuns gällande program för traineeanställningar, är redovisade i förfrågningsunderlag och i kontrakt. Samma avtalsvillkor skall gälla för eventuella underentreprenörer som leverantören anlitat för att fullgöra upphandlingskontraktet. Botkyrka kommun förbinder sig att stödja aktuella leverantörer med råd och stöd enligt Botkyrka kommuns gällande program för traineeanställningar. På begäran av kommunen skall leverantören inom tio (10) arbetsdagar lämna erforderliga uppgifter och handlingar för att skyldigheterna enligt ovan skall kunna kontrolleras. Skulle leverantören brista i fullgörandet av detta åtagande äger kommunen rätt att omedelbart och utan ekonomiska förpliktelser häva detta upphandlingskontrakt.

Hur gick det. Enklare arbete med framförhållning i de fall där upphandlingsenheten ägt upphandlingen Svårt att identifiera lämpliga upphandlingar och arbeta med framförhållning eftersom det varit tillåtet att genomföra egna upphandlingar,

Hur gick det.. 2009 genomförde samhällsbyggnadsförvaltning en upphandling gällande drift och underhåll av markanläggningar för hela Botkyrka kommun, två traineeplatser 2011 driftentreprenad markskötsel (städning, vinterväghållning och grönområdesskötsel) En traineeplats 2011 driftentreprenad markskötsel (skötsel och tillsyn av grönytor och lekplatser) En traineeplats 2011 driftentreprenad vinterväghållning och skötsel och tillsyn av grönytor och lekplatser. En traineeplats 2011 driftentreprenad markskötsel, en traineeplats 2011 driftentreprenad renhållning gatu och parkmark, vinterväghållning och skötsel och tillsyn av grönytor och lekplatser, en traineeplats JUST NU: 6 traineeplatser enligt avtal - 4 traineeplatser igång alla inte tillsatta

Erfarenheter Kostnadspåverkan av anbuden svårt att se. Få frågor i samband med upphandling och anbudsräkning Merkostnad för kommunen när inte platsen är tillsatt? Annat tänk i kommande upphandlingar. Svårt att hitta rätt ungdomar, Projektet intervjuat 25 st, 17 bedömdts aktuella för uppdraget, 8 påbörjat traineeplats. Internt inom kommunen 22 intervjuade, 10 bedömdes aktuella för trainee inom kommunen, 7 påbörjade traineeplats, samma frekvens av avhopp. Avhopp på grund av t ex personliga skäl, domar, flytt, annat jobb, arbetsgivaren sa nej m.m.

Erfarenheter Upptäckt av brister hos leverantören avseende andra krav, ex personalutrymmen Begränsade områden där villkoret är tillämpningsbart Tydlighet vid kontraktsskrivning och samordningsmöten med leverantören Svårt med acceptans i vår egen verksamhet Tar tid att driva

Framtid - åtgärder Kommunikation För att förbättra kommunikationen föreslås att beredningsgruppen och paraplyprojektet gemensamt får i uppdrag att muntligen informera vid förvaltningarnas ledningsgrupper. Delaktighet För att öka delaktigheten i verksamheten behöver informationsinsatserna öka i organisationen. Förvaltningscheferna föreslås få i uppdrag att sprida informationen vidare i organisationen. Rutiner Ge förvaltningarna i uppdrag att kontinuerligt rapportera sina planerade upphandlingar till utsedd kontaktperson i beredningsgruppen Förändra rutinerna vid upphandlingar genom nytt förslag till upphandlingspolicy och riktlinjer som innebär att samtliga upphandlingar ska utföras av serviceförvaltningens upphandlingsenhet

Framtid Tydlig inriktning från politiken att använda sociala villkor i upphandlingar Kommunen ska tillämpa sociala villkor om upphandlingens art medger det. En avtalsbestämmelse avseende insatser för unga 16 24 år som riskerar socialt utanförskap, tillämpas vid entreprenad- och tjänsteupphandlingar som inte är direktupphandlingar, och där kommunstyrelsen beslutat att avtalsbestämmelserna ska tillämpas. Kommunen ska också i upphandlingar, där det är möjligt, använda sociala villkor i upphandling för att främja insatser för personer från missgynnade grupper, långtidsarbetslösa och äldre arbetslösa/arbetstagare. Sociala villkor kan också användas som främjar en jämn könsmässig och/eller etnisk sammansättning, program för social integration och främja den sociala ekonomins utveckling.