Projektets rekommendationer för utveckling av utbildningssystem och dess organisation

1(1) Utbildningsavdelningen 2015-02-23 Projektets rekommendationer för utveckling av utbildningssystem och dess organisation Syftet med detta dokument är att presentera rekommendationer för utveckling av SLU:s utbildningssystem och dess organisation för att nå verksamhetskraven. Utifrån verksamhetens önskemål, som framkommit i intervjuerna, lyfter vi i projektgruppen här fram den utveckling som bör göras för att nå verksamthetens krav på systemen. Alla önskemål från intervjuerna finns redovisade i ett separat dokument, se bilagan Synpunkter och önskemål från intervjuerna. Våra rekommendationer i detta dokument har en fotnot för att enkelt kunna koppla ihop den rekommenderade utvecklingen till ursprungsdokumentets önskemål. Alla system Slukurs, Fronter och Slunik Idag använder SLU Slukurs som utbildningsdatabas. För information till studenter på ett kurstillfälle används både Fronter och Slunik (som visar informationen på kurssidorna). Projektet anser att SLU bör arbeta mot att ha två system som täcker in kraven för de tre systemen. Alternativt att användargränssnittet görs om till en eller två ingångar trots att användarna arbetar i flera system. Projektet anser även att denna förändring tidigast kan göras efter att Ladok3 är produktionssatt och implementerat på SLU. Innan dess bör vi ha bytt utbildningsdatabas alternativt bestämt att ta ett omtag gällande utvecklingen och användningen av Slukurs. (Se stycket om Slukurs nedan för mer information om val av utbildningsdatabas.) Det arbete och den utveckling som görs innan produktionssättningen av Ladok 3 ska ha till syfte att övergången till två system ska förenklas. 1 Utveckling för alla system Vi ska sträva efter att alla system: Ska fungera i olika webbläsare, på PC och Mac samt på olika mobila enheter. 2 Ska använda AD-uppgifter för inloggning. 3 1 SL31, A05 2 A01, A02, E04 3 A03 SLU, Box 7070, SE-750 07 Uppsala, Sweden tel: +46 (0)18-67 10 00 Org.nr 202100-2817 info@slu.se www.slu.se

Ska vara tvåspråkiga, svenska och engelska. 4 Systemen bör även utvecklas så att de kan bli arkiveringsgodkända, vilket skulle innebär mindre manuellt arbete för institutionerna. 5 Studenter, lärare och administratörer efterfrågar möjligheten att bli påminda om när det är dags att göra olika moment för olika kurser. Systemen bör utvecklas för att kunna ge sådana påminnelser. 6 Support av system Utbildningsavdelningen har det övergripande ansvaret att sprida information, hålla utbildningar och lära upp verksamheten inom respektive system. Utbildningar, manualer och support för utbildningssystemen bör ses över för att matcha verksamhetens behov. 7 Organisationen kring systemen Systemanvariga behöver ha bättre stöd för planering av utvecklingar och kommunikation med verksamheten behöver bli bättre. Projektgruppen föreslår: Utbildningssystemen ska ha en referensgrupp. Syftet med referensgruppen ska vara att: o sprida information från systemgruppen till verksamheten o staka ut och prioritera utvecklingar tillsammans med systemgruppen 8 Systemägaren har det yttersta ansvaret för systemet och mandat att fatta större beslut. På medarbetarwebben ska systemansvariga kommunicera information om systemet. Det kan handla om driftstopp, uppdateringar och utvecklingar av systemen. De som är intresserade av detta ska kunna prenumerera på händelserna. Det ska även vara lätt att lämna feedback om systemen för användarna9 Fronter - lärplattform En lärarplattform använder man för att ge information och kommunicera med studenten inom en specifik kurs. SLU måste ta ett långsiktigt beslut om vilken lärarplattform vi ska ha. När beslutet tas ska det valda systemet ha samma funktioner som Fronter samt funktioner för önskemålen nedan. 10 4 SL36, A13 5 A12, F28, L10, SK28, SL24 6 AP01, AP02, AP03, AP04, AP05, AP06, AP07, AP08 7 K02, A06, F43, F45, U02, U03, U05, F46, F13, F19, F21, F35, F43, F45 8 A07, A08, A09 9 A10, A11, SL02, F12, W11 10 F47 2(11)

Kursrum bör skapas automatiskt, precis som i Slunik. Rummen som skapas ska alla ha en förvald grund med samma layout, funktioner och grafisk profil. 11 I nuläget går det inte att bli meddelad i Fronter eller via mejl då en ny händelse, som exempelvis för läraren att en ny inlämningsuppgift har kommit in. Detta gör arbetet för användarna ineffektivt då de själva behöver bevaka flera kursrum samtidigt. Användarna bör därför kunna få ett mejl när t.ex. en inlämningsuppgift har kommit in i Fronter. 12 Behörigheter En annan fråga som projektet anser behöver tas i beaktning är behörighetsfrågan. En översyn bör göras för att se över vilka studenter som har behörighet till rum och hur länge. 13 Kursadministratörer och programstudierektorer ska automatiskt få tillgång till rum, precis som kursledare. 14 Dubbla identiteter ska stödjas. 15 System behöver ha stöd för att lärare och studenter själva kan skapa grupper för att underlätta kommunikationen. 16 Inlämningsmapp Här efterfrågas funktionalitet i systemet som förenklar inlämningen av uppgifter eftersom Fronter idag inte tillåter att inlämningsuppgifter skickas fram och tillbaka inom samma mapp 17. Läraren måste skapa en ny mapp för varje inlämning även om inlämningsuppgiften inte är ny utan endast kompletterats av studenten. Inlämninsmappen behöver även uppfylla följande krav: Det måste gå att särskilja studenter med samma namn. 18 Studenter och olika lärare bör kunna kommentera på arbeten om så önskas. 19 Portfolion är en bra funktion men behöver utvecklas för att bli optimal. Gärna med integration till Ladok där resultatet förs över via systemen. 20 Webbprov I Fronter kan lärare lägga ut webbprov till studenten. Funktionen fungerar dock inte optimalt och buggar förekommer. Verksamhetskravet på Fronter är att 11 F02, F26, F34, F01 12 F30 13 F23, F20, F14, F15 14 F16, F17 15 F32, F33 16 F08, F41, NS10 17 F39, F40 18 F03 19 F05, F07 20 F36, F27, F44 3(11)

tentor/duggor ska kunna göras även i fortsättningen på webben och det är viktigt att man kan lita på funktionaliteten. 21 Slunik kurshemsidor Slunik är SLU:s system för kurssidor. Kurssidor som skapas i Slunik innehåller obligatorisk information för varje kurstillfälle som ges. Utbildningsavdelningen måste fortsätta att stödja dessa verksamhetskrav men ett beslut måste tas om vilket system som ska användas för ändamålet. Utöver de funktioner som redan finns i Slunik finns det ytterligare önskemål på utveckling i systemet som vi delar upp i kommunikation, administrera en sida, behörigheter samt övrigt. Kommunikation Kommunikationen via Slunik behöver förbättras, t.ex. genom följande förändringar: Man ska kunna välja att skicka meddelanden även som e-post till studenterna. 22 Det ska gå att skicka meddelanden även till antagna studenter och till vald personal. 23 Det ska gå att publicera ett meddelande på flera kurssidor samtidigt, alt. kopiera från en kurssida till en/flera sidor. 24 Det ska gå att mejla alla studenter eller valda studenter från studentlistan. 25 Administrera en kurssida Det ska finnas en direktlänk i gränssnittet för att förhandsgranska kurssidan. 26 Det bör finnas möjlighet att kunna slå hop flera kurstillfällen till en och samma kurssida, t.ex. för examensarbeten och klinikrotationen för veterinärerna. 27 Möjlighet att kunna ladda upp en fil samtidigt som man skapar en länk till den. 28 Förbättra kopieringsfunktion mellan den gamla kurssidan till den nya, t.ex. klona hela gamla kurssidan och kopiera hela gamla kurslitteraturlistan. 29 Gränssnittet använder sig av Flash vilket gör att systemet inte kan administreras från bl.a. Ipad. Vi bör utveckla systemet så det inte bygger på Flash. 30 21 F29 22 SL06 23 SL07, SL33 24 SL18, SL19 25 SL20, SL21 26 SL32, SL25 27 SL13 28 SL22 29 SL09 4(11)

Tydligare visa vilka kurssidor som är publicerade. 31 Behörigheter Behörighetshanteringen behöver bli smidigare och vi föreslår en mer frekvent uppdatering mot Slukurs. Även se över om det är flera funktioner som behöver ha automatisk tillgång, t.ex. programstudierektorer 32 Övrigt Det bör finnas en funktion som automatiskt tar bort dubbla felaktiga kurssidor. 33 Möjlighet att kunna sammanställa all kurslitteratur från kurser som är kopplat till ett program i en rapport. 34 Evald Evald är SLU:s system för elektroniska kursvärderingar som är kopplade till kurshemsidorna i Slunik. Projektet föreslår följande utveckling av Evald: Språket i Evald bör styras av vilket undervisningsspråk som anges i Slukurs. 35 Antalet studenter på kursen bör korrigeras automatiskt mot antal registrerade i Ladok. 36 Standardfrågorna bör ses över tillsammans med representanter från fakulteterna och SLUSS, beslut tas av Utbildningsnämnden (UN). 37 Det ska vara möjligt att dela upp utvärderingen i flera block som besvaras av studenterna under olika tider under kursen. 38 Informationen för studentrepresentanter behöver lyftas fram igen. 39 Det ska vara lättare att kopiera frågor från tidigare år. 40 Se över regelverket när kursledare och studentrepresentantens kommentarsfält låses för redigering. 41 Se över behovet av olika grupper inom SLU som behöver ha automatiskt tillgång till kursvärderingar. 42 30 SL08 31 SL26 32 SL14, SL15, SL16, SL15 33 SL05 34 SL34 35 E07 36 E09 37 E10, E11 38 E03 39 E12 40 E01 41 E05 42 E06, E13 5(11)

Idis student Idis är systemet som hanterar anställda, verksamma och studenter vid SLU. Utvecklingen av Idis för studenter är i slutskedet. Två funktioner återstår att utvecklas. Dynamiska e-postlistor för programkullar. 43 Studentkonton ska skapas när studenten blir antagen och inte när denna väljer att hämta ut sitt konto. 44 Kronox schema- och lokalbokningssystem SLU använder Kronox som lokalbokningssystem för undervisningslokaler. Valet är troligtvis det rätta för SLU, men en omvärldsanalys bör göras för att vi ska vara helt säkra på vårt val. Det är ett flertal lärosäten som just nu gör utvärderingar av lokalbokningssystem och vi borde kunna ta del av deras utvärderingar. 45 Ett önskemål på utveckling som framkom under projektet var att studenter vill kunna boka grupprum på webben. Detta håller just nu på att införas i Uppsala, Alnarp och Umeå. 46 Projektet anser att följande utveckling och implementering bör göras för Kronox: Alla scheman på grund- och avancerad nivå ska ha samma layout och finnas på ett och samma ställe. 47 På schemat bör följande information finnas med: o Datum och tider o Lokalnamn 48 o Information om momentet samt vem eller vilka som är ansvariga o Vilken typ av moment det är; föreläsning, tenta, labb, exkursion mm. 49 o Senast uppdaterat 50 Det ska finnas ett schema för undervisande personal som visar standardschemat samt hjälpmedel som är bokat. Oavsett vilken del man befinner sig på i Kronox bör detta gå att exportera till Excel. 51 Kursadministratörer bör få automatisk tillgång till beställningsformuläret för ett kurstillfälle, precis som lärare får. 43 Id02 44 Id01 45 K15 46 K06 47 K03 48 K05 49 K09 50 K16 51 K08, K11 6(11)

Studentwebben (SW) Studentwebben är studenternas internwebb där studentrelaterade nyheter, kalendariehändelser och studieinformation finns. Studentwebben har ett viktigt syfte eftersom studenten via studentwebben får tillgång till flera system/funktioner som visar information om studentens studier och kurser/program. Startsidan SW Mina kurser När studenten är inloggad på SW startsida så visas Mina kurser med information om bl.a. vilka kurser studenten är antagen/registrerad på. Informationen visas när studenten antas i Ladok och visningen försvinner när studenten registreras som godkänd på kursen i Ladok. Studenter vill även kunna se godkända kurser under Mina kurser, för att lättare hitta till gamla kurssidor. 52 Projektet anser även att startsidan på SW bör ses över och anpassas efter studenternas önskemål och behov. 53 Kurssidor visning av information från Slukurs, Slunik och Evald på SLU:s webb Sommaren 2014 började kursinformationen från Slunik visas direkt på webben istället för i Slunik. Denna förändring uppskattades av studenterna eftersom de då kunde se viktig kursinformation direkt på studentwebben och dessutom utan Flash. Dock måste denna funktion utvecklas vidare för att fungera optimalt och uppfylla sitt syfte. Projektet anser att kurssidorna ska ses över och målgruppsanpassas för slu.se och studentwebben 54. Bland annat bör följande tas i beaktning: Från en kurssida ska man lätt kunna nå tidigare kurstillfällens kurssidor. 55 Återinför välkomsttexten. Denna information bör dock vara valbar. 56 Meddelanden behöver lyftas upp och få en tydligare plats på kurssidan. 57 Presentationen av litteratur och länkar bör ses över. 58 Mina studier Studenter kan logga in på Mina studier för att få information om sina studier. Här visas den mesta av den information som SLU har om en student i Ladok. Även här anser vi att det finns utvecklingspotential, se nedanstående önskemål: Mina studier bör kunna visa ECTS-betyg 59 och dubbelklassningen av kurser. 60 52 SW03 53 SW17, SW16, SW12, SW11, SW10 54 KS09, KS10, K11, KS12, K13 55 KS01, KS08 56 KS04 57 KS07 58 KS05, KS06 59 MS04 60 MS05 7(11)

Studenter borde kunna ansöka om tillgodoräknade i Mina studier, precis som de kan ansöka om examen. 61 Önskemål finns om att kunna förtydliga visningen av titel på ett examensarbete. 62 Ta bort länken till Antagning.se från Mina studier. 63 Ramschema På studentwebben får studenten tillgång till sitt ramschema. Visningen av ramschemat på webben bör dock ses över och göras tydligare med en bättre layout. 64 Ladok och Ladok på webb Ladok är ett nationellt system för studiedokumentation, vilket inkluderar registrering och resultat av studentens prestation vid examination och andra obligatoriska uppgifter. Ladok på webb är ett läsgränssnitt för Ladok som lärare kan begära behörighet till. Då Ladok är ett nationellt system med flera ägare kan det vara svårt att påverka utvecklingen. Nedan är funktioner som projektet dock anser att man bör ta i beaktning i kommande utvecklingsarbete. Fler och bättre manualer bör finnas. 65 Listor som kan skrivas ut från Ladok bör kunna anpassas efter användarens behov. 66 Sommartermin borde införas. 67 Ladok borde ha information om både studenternas privata e-postadresser och deras SLU-adresser. 68 Möjligt att ändra mobilnummer för studenter av administratörer. 69 Ladok på webb borde förbättras både innehållsmässigt och stabilitetsmässigt. 70 En utveckling tillsammans med Ladok bör även göras, så att studenter ska kunna testa förkunskapskraven på kurser mot det som de har läst eller tänker sig läsa. 71 61 MS06 62 MS07 63 MS02 64 R01,R02, R05, R03, R04, R06 65 L07 66 L08, L05, L01, L11 67 L02 68 L03 69 SL35 70 L06, L09, L12 71 KS02 8(11)

NyA och NyA-webben NyA är ett nationellt antagningssystem som används för antagning till kurser och program på både grund- och avancerad nivå. I systemet gör respektive lärosäte behörighetskontroll, meritvärdering och antagning.. NyA-webben är ett läsgränssnitt för NyA som lärare och administratörer kan få behörighet till. Projektet anser att: Informationen som går ut till antagna studenter bör ses över och förtydligas. 72 Administratörer bör kunna skriva ut en lista med alla villkorade studenter på en kurs och få med vilka villkor de har. 73 SLU borde införa ett sätt att skriva villkor på, en villkorsstandard. 74 Utbytesstudenter borde finnas med i NyA. 75 På NyA-webben borde man kunna se information om kurser som inte tillhör den egna institutionen. 76 Slukurs utbildningsdatabas Slukurs är SLU:s utbildningsdatabas för dokumentation av program, kurser och kurstillfällen. Information i Slukurs används i flera olika system, såsom SLU:s webb, Kronox, Ladok och antangning.se. Projektet anser att en översyn behöver göras över vilket system SLU ska använda som sin utbildningsdatabas. Översynen bör göras nu i början av 2015. i och med övergången till Nya Ladok då måste utbildningsdatabasen anpassas till det nya systemet. Den Detta behöver göras för att Slukurs inte bygger på modern teknik och för att få personer kan systemet. och Därmed har SLU svårt att förvalta och utveckla systemet på ett hållbart och stabilt sätt. Flera lärosäten 77 har eller ska se över sina utbildningsdatabaser och vilka alternativ som finns. Översynerna tittar på för- och nackdelar med de olika systemen samt möjligheten att ingå i ett samarbete. Vi ska få ta del av dessa översyner. I slutet av sommaren 2015 kommer Nya Ladok presentera de utbildningsdatabas-delar som kommer ingå i Ladok. I början av hösten 2015 bör beslut tas om vilken utbildningsdatabas SLU ska ha. En eventuell ny utbildningsdatabas bör ha samma funktionalitet som Slukurs samt även tillmötesgå följande funktioner: 72 N01, N02 73 N04 74 N05 75 N06 76 N11 77 Linköpings universitet, Luleå Tekniska Universitet, Karolinska Institutet, Mälardalens Högskola och Selma-gruppen (Uppsala Universitet, Karolinska Institutet, Umeå Universitet och Mäldardalens Högskola) 9(11)

Moment och genomförande borde finnas i en kursplan. 78 Det bör tydligt framgå vilka fält som webbredaktörer kan välja att visa på webben. 79 Möjlighet att redigera flera kurstillfällen samtidigt. 80 Kunna söka ut kurser efter sina egna val. 81 De utsökningar som gjorts bör kunna exporteras till Excel och eller Word. 82 Dokument med stöd och riktlinjer för användarna bör ej ligga i systemet, utan endast länk till dokumentet/sida på medarbetarwebben. 83 Sidor ska inte laddas om när man väljer spara. 84 Systemet borde kunna ge förslag på slutdatum och poäng utifrån inmatningar som görs. 85 Stabiliteten måste vara pålitlig. 86 Preliminärt ramschema bör kunna göras för att visas på webben. 87 Fält för kursledare, examinator och kursadministratör bör kunna stödja att man lägger in flera per fält samt att denna information ska gå att kommuniceras till andra system. 88 Automatisk sparning och längre tid innan man loggas ut bör införas. 89 En skicka-tillbaka-funktion borde finnas för administratörerna på fakulteterna så de kan skicka tillbaka kursplaner/kurstillfällen till administratörerna på institutionerna. 90 Möjlighet att visa senast arbetsdatum. 91 Utöver ovanstående önskemål behöver även utbildningsavdelningen bli bättre på att kommunicera deadlines för när moment måste vara klara i Slukurs. 92 Två önskemål på utveckling som framkom under projektet som redan är genomförda är: De obligatoriska texterna för kursplaner bör visas vid de fälten, så användaren får se hela texten för kursen, och inte bara det som de själva skriver in. 93 Vid fält som ska vara datum bör det finnas en kalenderfunktion så man väljer rätt datum. 94 78 SK02 79 SK04, SK30 80 SK05 81 SK06, SK14, SK21, SK43 82 SK07, 83 SK13 84 SK18, SK17 85 SK39, SK40 86 SK20 87 SK09 88 SK29, SK03, SK32 89 SK37 90 SK38 91 SK42 92 SK15, SK08 93 SK16 10(11)

Convertus Convertus är SLU:s översättningsverktyg för kursplaner. Projektet anser att vi inte bör ha kvar Convertus, som det fungerar idag. Ska SLU ha ett översättningssystem bör det vara öppet för flera system än bara Slukurs. Beslutas det att vi ska ha kvar Convertus, så som SLU:s språkkoordinator förespråkar, måste den tekniska integrationen ses över samt hur systemet används av administratörer i Slukurs. 95 Nya system Utöver önskemål på befintliga system har verksamheten även kommit med önskemål på funktioner och processer som vi inte har systemstöd för. Några av dessa önskemål är följande: En mall/system borde finnas för att kunna göra översikter/studieplan för kurstillfällen. 96 System där olika obligatoriska moment kan föras in och som finns kvar för senare kursansvarig. 97 System där lärare lätt kan kommunicera med studenter gällande resultat på tentor och uppgifter, samt vilken rest de har. Verktyg/system för att köra behörighetskontroller på institutionsnivå vid villkorsantagning. En plats där studenter kan läsa om alla öppna föreläsningar. 98 Plattform/forum där programstudierektor m.fl. kan kommunicera med en programkull. 99 Systemstöd för tentamensorganisation 100 Digitala signaturer som kan användas i olika system. 101 Kursbudgetsystem stöd vid budgetarbetet kring ett kurstillfälle. 102 System för programutvärderingar som gör det möjligt för endast programstudenter att besvara. 103 94 SK19 95 C01 96 NS01 97 NS03 98 NS13, NS14, NS16 99 NS08 100 OT01-6, OT08, OT11 101 D01 102 EK02 103 NS07 11(11)