Revisionsrapport Granskning av kommunens näringslivsarbete Motala kommun December 2009 Matti Leskelä Håkan Lindahl
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning och revisionell bedömning... 3 2 Bakgrund och syfte... 3 3 Metod... 3 4 Granskningsresultat... 4 4.1 Näringslivsarbetets organisering... 4 4.2 Budget för näringslivsverksamheten... 5 4.3 Styrning av näringslivsarbetet... 5 4.4 Insatser och aktiviteter inom näringslivsarbetet... 6 4.5 Uppföljning av näringslivsarbetet... 8 5 Våra kommentarer och rekommendationer... 8 2
1 Sammanfattning och revisionell bedömning Granskningen visar att näringslivsarbetet de senaste åren varit intensivt med ett stort antal företagsbesök, starten av en uppskattad Expo för företagarna samt skapandet av olika forum för kontakter mellan kommunen och näringslivet på både tjänstemanna- och politikernivå. Samtidigt visar granskningen att kommunstyrelsens styrning av näringslivsarbetet inte är tillräckligt tydlig och ändamålsenlig. I dagsläget saknas tydliga mål för verksamheten vilket innebär att de insatser som görs inom näringslivsområdet inte kan följas upp och utvärderas på ett systematiskt sätt. Granskningen visar också att den centrala tjänstemannastyrningen av näringslivsarbetet upplevs som otydlig. 2 Bakgrund och syfte För att samla resurser och kompetens att arbeta med näringslivsfrågor väljer många kommuner att inrätta näringslivskontor, företagskontor etc. Den organisatoriska tillhörigheten varierar från att vara en egen styrelse till att vara en stabsfunktion inom kommunstyrelsen. Uppgifterna varierar likaså från att vara enbart strategiska till att svara för direkt service till företag inom kommunen. Oavsett organisation är det väsentligt att det finns rutiner och samverkan mellan olika förvaltningar för att kunna ge effektiv service till såväl befintliga företag som till företag som önskar etablera sig i kommunen. I nuvarande samhällsekonomiska och arbetsmarknadsläge är det särskilt viktigt att kommunens insatser inom näringslivsområdet är effektiva och målinriktade. Huvudsyftet är att granska och bedöma om kommunstyrelsens styrning och uppföljning av näringslivsverksamheten är ändamålsenlig och om verksamheten bedrivs på ett övrigt tillfredsställande sätt. 3 Metod Granskningen har skett genom intervjuer med kommunstyrelsens ordförande, kommunstyrelsens andra vice ordförande, kommunchefen, kommunens näringslivschef, kommunens näringslivsutvecklare, chefen för nyföretagarcentrum och ordföranden för Företagarna i Motala. 3
Vi har även gått igenom ett flertal dokument där kommunens olika insatser inom näringslivsarbetet redovisas. 4 Granskningsresultat 4.1 Näringslivsarbetets organisering I kommunen finns en näringslivsenhet som tillhör kommunchefens stab. Enheten utgörs av en näringslivschef och en näringslivsutvecklare. Näringslivsenheten har ett visst administrativt stöd via en assistent på kommunledningsförvaltningen. Till staben hör även turistverksamheten, Upplevelse Motala, informations- och marknadsenheten, utvecklingsfrågor och säkerhetsfrågor. Internt inom näringslivsenheten finns en grov uppdelning där näringslivschefen är den som främst arbetar med regional samverkan, företagsbesök, arbetsmarknads- och varselfrågor samt policy- och andra mer övergripande frågor. Näringslivsutvecklaren arbetar främst med olika projekt, med att underlätta för företag som vill etablera sig i kommunen mm. Från politiskt håll har man inom kommunstyrelsen skapat en särskild näringslivsgrupp. Gruppen har bl.a. till uppgift att genomföra företagsbesök. Förutom den formella strukturen finns det i kommunen en Företagsgrupp som består av näringslivschefen, näringslivsutvecklaren, alkoholhandläggaren, utvecklingschefen, representanter från bygg och miljöverksamheterna, gatuenheten, vuxenutbildningen, stadsbyggnadskontoret och turistverksamheten. Syftet med gruppen är att kunna diskutera hur kommunen ska agera i olika företagsrelaterade frågor för att kunna lämna en bra service till företagare i kommunen. Gruppen träffas en gång i månaden. På initiativ från företagarna bildats något som kallas Positiva klubben. Gruppen leds av representant från näringslivet och kommunen är representerad av kommunchef, samtliga förvaltningschefer och näringslivschefen. I gruppen ingår sedan motsvarande antal representanter för näringslivet i Motala. Syftet med gruppen är att den ska vara ett forum för diskussion kring olika aktuella näringslivsfrågor. 4
4.2 Budget för näringslivsverksamheten Den totala budgeten för näringslivsinsatserna, förutom lönekostnaderna för berörd personal, ser ut på följande sätt: Insats Budget Mässor (Motala Expo + Elmia) 150 000 Näringsliv Motala 4 nr. á 15 000 kr. 60 000 Frukostmöten 20 000 Lokalt resurscentrum 30 000 Bef. databaser 30 000 Årets Motalaföretag 25 000 Övriga verksamhetskostnader 35 000 SUMMA 350 000 Utöver dessa medel som disponeras av näringslivsenheten satsar kommunen även medel på Nyföretagarcentrum 400 tkr samt Leader landsbygdsverksamhet 400 tkr. 4.3 Styrning av näringslivsarbetet I augusti 2007 antog fullmäktige ett lokalt utvecklingsprogram, LUP, för Motala 2020. I detta nämns kommunens styrning av och arbete med näringslivsfrågorna endast kortfattat under rubriken Handlingsplan för näringslivsutvecklingen. Några konkreta åtgärder som skulle kunna tjäna som riktlinjer för näringslivsarbetet finns inte i programmet. I kommunens budget för 2009 med plan för 2010-2011 återfinns ett kommungemensamt inriktningsmål som har koppling till näringslivsarbetet Motala kommun ska ge en god och effektiv kommunal service i framgångsrik dialog med invånare, företagare och besökare. Som resultatmål för att kunna följa upp inriktningsmålet sägs bl.a. följande Minskade handläggningstider för kommunala ärenden 2010. Resultatmål sätts under 2008 för prioriterade företagsärenden. Arbetet med servicemål inom andra områden påbörjas 2008. I dokumentet servicemål och resursplan för 2010-2012 återfinns följande inriktningsmål under rubriken Näringsliv/arbetsmarknad Kommunstyrelsen ska i sin verksamhet medverka till att skapa förutsättningar för en mer differentierad arbetsmarknad. 5
Näringslivsenheten har själv under 2009 utarbetat en Handlingsplan för Näringslivsverksamheten 2009. I handlingsplanen redovisas mer översiktligt hur näringslivsarbetet ska prioriteras under året. Några konkreta mål för näringslivsarbetet finns dock inte. Vilken status denna handlingsplan har är oklart. Planen har inte antagits av KS. Av intervjuerna framkommer att både förtroendevalda och tjänstemän är eniga om att det saknas tydliga mål och uppdrag för näringslivsverksamheten. Detta har lett till att verksamheten i stor utsträckning själv fått prioritera vilka insatser som ska göras. 4.4 Insatser och aktiviteter inom näringslivsarbetet Trots avsaknaden av tydliga styr- och måldokument har en hel del olika typer av insatser gjorts de senaste åren. Under 2007 lades mycket tid och energi på att undersöka vad företagarna förväntade sig av näringslivsarbetet och vilka som var de viktigaste frågorna att arbeta med. Näringslivsenheten genomförde då i projektet FILESföretagsdialog med hjälp av projektanställd personal en omfattande enkätundersökning till många av kommunens företag. Under 2008 lades fokus bl.a. på att söka skapa olika mötesplatser. Under 2009 har mycket av arbetet påverkats av den varselsituation som uppstått i och med den ekonomiska situationen i flera företag. Även kommunstyrelsens ordförande har de senaste åren, ofta tillsammans med näringslivschefen, genomfört ett stort antal företagsbesök. Enligt näringslivschefen har man totalt de senaste tre åren genomfört mellan 250-300 företagsbesök. En viktig åtgärd har varit att internt få förvaltningarna att agera med en mer tydlig serviceinriktning gentemot företagen och företagarna. Detta rör både myndighetsutövning som bygglov, alkoholtillstånd, miljö- och hälsoskyddsfrågor men även frågor om teknisk service, gatuunderhåll mm. Diskussioner har förts i kommunen om att ta fram servicemål eller liknande för olika verksamheter för att därigenom tydliggöra styrningen av servicen till företag. Några servicemål har dock inte ännu utarbetats. Man ger även ut en enkel företagstidning Näringsliv Motala med 4 nr. årligen. Tidningen skickas till c:a 1600 företag i kommunen. Syftet med företagstidningen är att informera och att marknadsföra kommunen. Under 2009 har tidningen förnyats och getts en mer professionell utformning. 6
Näringslivsenheten ordnar i princip varje månad frukostmöten för företagarna i kommunen. Mötena hålls på olika företag och syftet är dels att företagarna ska få träffas och lära känna varandra samtidigt som näringslivsenheten får möjlighet att informera om olika angelägna frågor. Mötena brukar samla 60-80 deltagare. År 2008 ordnades för första gången en FöretagsExpo. Syftet var att under två dagar skapa en mötesplats för företagen i Kommunen. Första året ställde c:a 100 företag ut medan siffran 2009 steg till 130. Man planerar att i slutet av mars 2010 genomföra den tredje Expon då man upplever ett stort gensvar från företagen. Näringslivsutvecklaren lägger också tid på att bevaka vilka lediga industri- och kontorslokaler som finns i kommunen. Denna information läggs ut på kommunens hemsida med en länk till den mäklarfirma som ansvarar för objektet. Detta ses som en service till företag både i kommunen och som kan tänka sig att flytta till Motala. Näringslivsenheten har själva arbetat mycket aktivt med att på olika sätt förbättra kontaktytorna mellan kommunen och företagen. Detta betonas även i handlingsplanen för näringslivsverksamheten där man bl.a. skriver att..ambitionen i de kommande årens näringslivsarbete är att.. fortlöpande söka samarbetspartners i näringslivsutvecklingen, såväl finansiellt som praktiskt. När det gäller samverkan och kontakter med olika näringslivsorganisationer visar granskningen att detta fungerar olika. Nyföretagarcentrum har man täta kontakter med och då oftast i konkreta frågor och ärenden. Kommunstyrelsens ordförande sitter dessutom i Nyföretagarcentrums styrelse. Även med organisationen Företagarna i Motala har näringslivsenheten regelbundna kontakter, främst med dess ordförande. Även med Centrumföreningen sker löpande kontakter, medan kontakterna med organisationen Svensk handel är mer begränsade. Tillsammans har kommunen och olika företag också nyligen startat en digital mötesplats kallad MotalaAndan. Idén med denna mötesplats är att på ett enkelt sätt kunna nå ut med information till företagen och också kunna få deras reaktion på förslag eller idéer som presenteras. Företagen måste anmäla sig för att kunna logga in och ta del av informationen. Hittills finns ett drygt tjugotal företag anmälda, däribland även universitetet. Under våren kommer man att på bred front presentera den digitala mötesplatsen för företagen i kommunen. 7
4.5 Uppföljning av näringslivsarbetet Då några tydliga mål för verksamheten inte finns visar granskningen också att det i princip inte sker någon systematisk uppföljning av näringslivsarbetet och dess effekter från kommunstyrelsens sida. Näringslivschefen brukar vid ett tillfälle varje år kallas till kommunstyrelsen för att kortfattat berätta om verksamheten. Inte heller på tjänstemannanivå sker någon mer systematisk uppföljning av näringslivsarbetet från kommunchefens sida. Näringslivsenheten har dock själva tagit initiativ till att undersöka företagens syn på kommunens näringslivsarbete. Man har därför låtit djupintervjua drygt 200 företag. 5 Våra kommentarer och rekommendationer Granskningen visar att det har gjorts många olika insatser för att förbättra näringslivsarbetet i kommunen. Nya arenor för dialog med representanter för företagarorganisationer har skapats och servicetänkandet har betonats internt inom den kommunala förvaltningen. Flera av de som intervjuats lyfter också fram att det finns en hög ambitionsnivå och att det skett förbättringar. Samtidigt ser man också att det saknas en tydlig struktur med fastställda mål för näringslivsinsatserna. Man saknar även en kontinuerlig uppföljning av gjorda insatser och deras effekter. Mot bakgrund av vad som framkommit i denna granskning vill vi föreslå följande åtgärder: Kommunstyrelsen bör snarast utarbeta en tydligare strategi med inriktningsmål eller motsvarande för kommunens samlade näringslivsarbete En årlig verksamhetsplan med konkreta resultatmål för verksamheten bör tas fram och även fastställas av kommunstyrelsen i syfte att i större omfattning styra verksamheten mot beslutad strategisk inriktning Det vore av stort värde att utarbeta servicemål/servicedeklarationer som tydliggör kommunens ambition vad gäller servicen inom olika verksamhetsområden mot såväl företag som privatpersoner. 8
Det är också viktigt att kommunen löpande arbetar med fortbildning och information till berörda tjänstemän när det gäller bemötandefrågor och servicetänkande mm. Kommunstyrelsen bör mer systematiskt och formaliserat årligen följa upp och utvärdera de olika näringslivsinsatser som görs utifrån målen i verksamhetsplanen. Kopplingen mellan näringslivsinsatserna och det lokala utvecklingsprogrammet LUP bör göras tydligare som ett led i en bättre styrning av näringslivsinsatserna Vi anser slutligen att man bör diskutera hur den centrala tjänstemannastyrningen av näringslivsarbetet ska utformas i framtiden. I dagsläget upplevs denna som otydlig. 9