Kriskommunikation Praktisk handledning Juni 2017 Kriskommunikation Praktisk handledning Detta dokument innehåller praktisk handledning för dig som arbetar med kommunikation i krissituationer. Dokumentet baseras på universitetets övergripande krisplan och kriskommunikationsplan samt följer övriga rutiner och checklistor framtagna för krishantering (rutiner för dödsfall etc.). Samtliga dokument och checklistor för krishantering finns på Medarbetare, under Kris och säkerhet. Ansvarig grupp för kriskommunikation är kommunikationschef, pressansvarig och sektionschef ledningsstöd på kommunikationsavdelningen. Arbetsgrupp för kriskommunikation är ledningskommunikatörer på kommunikationsavdelningen. Vid behov kan samtliga anställda på KOM ringas in. Rutinerna gäller även den personal som har sommaransvar på kommunikationsavdelningen. Uppstart När en kris, allvarlig händelse eller dödsfall inträffar ska kommunikationschef informeras enligt rådande rutiner. Krisplan vid Linnéuniversitetet - praktisk handledning / Checklista B - Sammankallande av krisledningsorganisation. Om kommunikationschef inte informeras enlig rutin kommer informationen till KOM via funktionsmail eller enskild person. Kanal: kommunikationschef Meddela pressansvarig, sektionschef och ledningskommunikatörer vad som hänt. pressansvarig, sektionschef, kommunikatör ledningsstöd Meddela ansvariga samt arbetsgrupp vad som hänt. övrig personal på KOM Meddela någon i ansvarig grupp eller arbetsgrupp, lämna över den information du har. Informera via telefon eller ansikte mot ansikte samt mail. 1 (5)
Checklista - uppstart 1. Skapa tydlig ansvarsfördelning. Kommunikationsansvar, omvärldsbevakning, formulera budskap, intern kommunikation, extern kommunikation. 2. Skapa tydligt budskap. Baserat på lägesbild från krisledning eller person som mottagit informationen initialt. 3. Verifiera information och budskap innan publicering/spridning. Stäm av med kommunikationsansvarig. 4. Informera krisledning och infocenter/växel. 5. Publicera internt och externt. Gör en avvägning vilka målgrupper som behöver nås via vilka kanaler (se exempel nästa sida). Checklista nästa steg 1. Vid behov, ring in arbetsgrupp för kriskommunikation. 2. Vid behov, bege dig till samlingslokalen. 3. Kontakta nyckelpersoner. 4. Omvärldsbevaka, håll dig uppdaterad, följ våra kanaler och var tillgänglig. 5. Var flexibel. Alla kriser är olika. Checklista presskonferens 1. Beslut tas av kommunikationschef eller pressansvarig. 2. Ordna lokal. Vid behov distanslokal andra orten. 3. Skicka inbjudan. 4. Samråd med krisledning om medverkande, agenda och rollfördelning. 5. Ta fram pressmaterial. 6. Coacha medverkande kring budskap och formuleringar. 7. Förbered lokalen. Vatten, teknik, namnskyltar, pressmaterial, roll-up. 8. Skylta till lokalen. 9. Efter presskonferensen, bevaka responsen. 2 (5)
Målgrupper Interna Rektorsgruppen och ledningsgruppen (dekaner och prodekaner) Informationscenter (telefonväxeln) Chefer Medarbetare Fackliga organisationer Studenter Universitetsstyrelsen Studentkåren Externa Närstående Blivande studenter och tidigare studenter Medier Allmänhet Fastighetsbolag Samverkansparter Länsstyrelserna Blåljusorganisationer; polisen, räddningstjänst, sjukvården Kommuner Andra myndigheter Samverkansparter och organisationer (kyrkor och samfund, regionförbund mfl) Studentkåren Kanaler Interna Chefer för vidare kommunikation Intranätet Medarbetare (vid behov använd funktionen Viktig information ) Säkerhetssamordnare Sms-kedjor Telefonuppringning E-postlistor Informationscenter/telefonväxeln Möten Anslag till arbetsplatser (om IT/el är utslaget) Affischer Externa Lnu.se Sociala medier (Facebook, Instagram) Pressmeddelande, presskonferenser och andra mediekontakter Informationscenter/telefonväxeln Krissamverkan Kronoberg och Krissamverkan Kalmar Trafik och service informationsmeddelande via Sveriges Radio Möten Anslag på entrédörrar och andra platser 3 (5)
Rutiner vid dödsfall 1. Verifiera information tillsammans med krisstöd och infocenter/växel. Namn på den avlidne, institution, avdelning etc. 2. Publicera på Medarbetare och Lnu.se/student. På svenska och engelska. Textförslag för student och anställd finns sist i detta dokument. 3. Säkerställ ansvarsfördelning tillsammans med krisstöd och infocenter/växel. Utgå från Linnéuniversitets checklista Rutiner vid dödsfall och säkerställ om KOM ska bidra med något mer (ligger på Medarbetare/Kris och säkerhet). 4 (5)
Dödsfall / minnesstund anställd - textförslag In Memoriam Namn Vår kollega Namn avled datum. Namn var anställd som xxx vid Institutionen xxx/xxxavdelningen, ort. En minnesstund kommer att anordnas, mer information om minnesstunden publiceras så snart som möjligt. In Memoriam Name Our colleague Name passed away on Date. Name worked as xxx at the Department/School of xxxx/xxx department, in City. A commemorative gathering will be held - more information to follow soon. Minnesstund Namn En minnesstund hålls dag datum tid i sal, adress, med anledning av Namns bortgång. Namn var anställd vid Institutionen xxx/xxxavdelningen, ort. Commemorative gathering Name A commemorative gathering to mark the death of Name will be held at time on date. Location: room, address. Name worked at the Department/School of xxx/xxx department, in City. Dödsfall / minnesstund student - textförslag In memoriam Namn Studenten Namn har avlidit. Namn studerade vid xxx på Institutionen xxx, ort. En minnesstund kommer att anordnas, mer information om minnesstunden publiceras så snart som möjligt. In Memoriam Name Student Name has passed away. Name studied xxx at the Department/School of xxx, in City. A commemorative gathering will be held - more information to follow soon. Minnesstund Namn En minnesstund hålls dag datum tid i sal, adress, ort, med anledning av Namns bortgång. Namn var student vid Institutionen xxx, ort. Commemorative gathering Name A commemorative gathering to mark the death of Name will be held on day date time. Location: room, address, city. Name was a student at the Department/School of xxx, in City. 5 (5)